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Caso 2

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AUDITORÍA INTEGRAL.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS YANEL BLANCO LUNA

CASO No 2

EL GIRASOL S.A.
MEMORANDO DE PLANEACIÓN
PARA EL AÑO 20-10

1. OBJETIVO

Desarrollar una Auditoría Integral para el año de 20-10, que comprende dictamen
sobre razonabilidad de las cifras de los estados financieros, evaluación del sistema
de control interno de la entidad, opinión sobre el cumplimiento de la normatividad
interna, externa y ecológica que le es aplicable, opinión sobre la gestión en el
manejo de los recursos en concordancia con los principios de eficiencia, eficacia
y economía, así como los actos de los administradores en el logro de los objetivos,
todo lo cual se encuentra incluido en la propuesta de auditoría integral que fue
discutida y aceptada por el cliente.

2. CONOCIMIENTO DE CLIENTE

Actividad Económica

La sociedad El Girasol S.A. es una entidad pequeña que tiene como objeto social
la comercialización de derivados del petróleo, equipos afines, combustibles,
lubricantes, grasa y aceites.
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3. Planeación

Órganos de dirección, administración y representación

La Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva y la Gerencia.


La Junta Directiva de El Girasol S.A. se reúne dentro de los diez primeros días de
cada mes, podrá deliberar con asistencia de dos de sus miembros.

El Gerente es el representante legal de la sociedad y el ejecutor de las decisiones


tomadas por la Junta Directiva.

Composición del capital

Accionista 1 $ 51.000.000
Accionista 2 51.000.000
Accionista 3 18.000.000

El capital autorizado está representado en 12 millones de acciones de valor


nominal de $10,oo.

Planta física

La planta física de El Girasol S.A. comprende: sala para vendedores, módulo de


facturación y ventas, módulo de contabilidad y sistemas, gerencia y sala de juntas
y bodega.

Comercialización

El Girasol S.A. es distribuidor de Shell y otros productos complementarios de


Loctite, Radiox y STP (Rocket).
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La Shell Colombia es el encargado de promover extensivas campañas de


comercialización, publicidad y promoción a todos los niveles, así como la
capacitación para el personal de la distribuidora.

Inventario

Las políticas de la Sociedad para el manejo de inventarios, están determinados


por su principal proveedor (Shell). Dos pedidos al mes, de acuerdo al volumen de
ventas y a la experiencia de la gerencia.

Con relación a los productos complementarios anaeróbicos refrigerantes y


aditivos, la empresa realiza los pedidos de acuerdo a las necesidades de ella y de
sus clientes.

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No se mantienen grandes stocks de inventarios para evitar costos financieros,


debido a que la política de la empresa por compras a Shell es de contado con
descuento del 12%.

El inventario físico lo realiza el Gerente y la contadora el primer día hábil de


cada mes y se compara con los resultados que arroje el sistema, y las diferencias
por faltantes se cobran al almacenista y diferencias positivas o negativas de los
productos en presentación se verifican y se ajustan con su traslado respectivo.

Cartera

Las políticas para los clientes están establecidas como sigue:


Contado 15 días = 12%
Crédito 30 días = 6%
Crédito 45 días = 15%, condicionado para ventas de $6.000.000
en adelante.

Descuentos especiales para concesionarios de Shell entre el 15% y el 17% a 30


días.
El pago de comisión para los vendedores se realiza sobre los respectivos cobros
de acuerdo a los plazos fijados.

3. COMPRENSIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y


CONTROL INTERNO

3.1 PROCESO CONTABLE DE VENTAS


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3. Planeación

3.2 PROCESO CONTABLE DE INGRESOS

El vendedor con las facturas vencidas realiza el cobro, elabora un recibo


provisional de caja, diariamente entrega cuentas a la tesorera, quien además de
recibir los pagos archiva en el fuelle las facturas no canceladas.

El auxiliar contable elabora recibo de caja con la respectiva imputación contable,


para alimentar el sistema.

El Girasol S.A. procesa su información contable utilizando el programa Escorpio,


el cual cuenta con los módulos de contabilidad, cartera e inventarios, los cuales
se enlazan simultáneamente generando la información contable y oportuna
necesaria.

El Girasol S.A. carece de manuales de funciones y de procedimientos; sin embargo


tiene definidos procedimientos de control para cartera e inventarios.

El control de cartera es diario, lo ejecuta facturación con cada vendedor y


finalmente el Gerente ejerce el control del cumplimiento de las políticas
establecidas. Para clientes nuevos existen procedimientos para verificar las
referencias presentadas.

Debido a la poca complejidad de las operaciones, la adecuada segregación de


funciones, la idoneidad del personal y el sistema de información contable, el
control interno es apropiado.

3.3 IMPORTANCIA RELATIVA

El riesgo e importancia relativa del trabajo de auditoría se evaluará con base en


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estudio de variables del entorno interno y externo del cliente, mediante la matriz
DOFA, matriz de análisis de riesgo inherente a la actividad y matriz de análisis
de control.

Las variables definidas para El Girasol S.A, en el entorno interno son: Cartera,
Inventarios, Clientes y competencia y en el entorno externo: Políticas del
sector, Políticas del gobierno y condiciones de orden público, como el paro de
transportadores que son de verdadera importancia para la empresa, por cuanto es
en este gremio y en especial el transporte pesado y el transporte urbano, los que se
definen como los mayores consumidores de los productos distribuidos.

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4. OTROS ASUNTOS DEL PLAN GENERAL

4.1 PLAN DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO

La firma realizará la auditoria en cuanto al cumplimiento de normatividad interna


y externa. Se evaluará el cumplimiento de la administración con relación a los
estatutos, actos administrativos de Junta Directiva y políticas establecidas.
Así mismo, por ser Sociedad Anónima, deberá regirse por normas del Código
de Comercio, Código Sustantivo de trabajo, Decretos 2649 y 2650/93, Estatuto
tributario y Ley 99/93.

4.2 PLAN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

Se ha diseñado un plan estratégico que permita evaluar y emitir una opinión


sobre la gestión de la administración en el cumplimiento de los objetivos,
planes, políticas, en razón de los principios de eficiencia, eficacia y economía
en la utilización de los recursos económicos, humanos y técnicos, estableciendo
indicadores y su comparación con el sector.

4.3 PLAN DE AUDITORÍA CONTROL INTERNO

Las técnicas para la evaluación del sistema de control interno, serán las
entrevistas con el personal responsable de cada actividad, diseño de flujo gramas
e identificación de ciclos operativos y de información.
Así mismo, se diseñarán cuestionarios de control interno para confrontarlo con la
realidad de cada operación.

4.4 POSIBILIDAD DE QUE EL PRINCIPIO DE NEGOCIO EN MARCHA,


PUEDE SER PUESTO EN DUDA
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La evaluación del riesgo del principio del negocio se tendrá en cuenta:

a. Indicadores Financieros:
x Razones Financieras.
x Otros Indicadores:
- Pérdidas sustanciales de operación
- Incapacidad de obtener financiamiento para nuevos productos o líneas.

b. Indicadores en Operación:
x Pérdida de nuestro proveedor principal (Shell)
x Dificultad de cumplimiento con las cuotas asignadas por nuestro proveedor
principal.

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3. Planeación

x Escasez de materia prima o falta de producción de nuestro proveedor


principal.
x Pérdida de mercado.

c. Otros Indicadores:
x Procedimientos legales pendientes: Fusión con otros dos distribuidores del
departamento.
x Cambio de políticas del gobierno o legislación en cuanto a transporte de carga,
pasajeros y taxis.

4.5 EXISTENCIA DE OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS

a. En la revisión analítica de cuentas.


x Ambiente de control: Si el personal es adecuado para la ejecución y registro
de las operaciones.
x Monitoreo continuo a cerca del control interno en cuanto a los procedimientos
utilizados en las operaciones.

b. Durante el curso de la auditoria


x Revisar la aplicación de los procedimientos establecidos por la administración
en cuanto a la autorización registro y ejecución de las operaciones.
x Revisar si las decisiones tomadas por la gerencia se ajustan a las disposiciones
emanadas en la junta de accionistas.
x Revisar confirmaciones de pedidos u órdenes de pago de nuestro principal
proveedor.

4.6 INDICIOS DE INCUMPLIMIENTO DE LEYES O REGULACIONES

x Pago de pólizas para transporte de mercancías a zonas rojas


x
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Transacciones no autorizadas o transacciones registradas en forma indebida.


x Prestamos o compra de productos entre distribuidores de la zona.
x Incumplimiento de normas estatutarias y tributarias.

4.7 ASUNTOS VARIOS

x La responsabilidad de la firma comprende la realización de una auditoría


integral.
x Se presentaran informes parciales cada trimestre y en enero del año 20-11 se
presentara el informe final.
x Nuestra empresa responderá por la elaboración de los informes que a bien
soliciten las entidades de control y vigilancia y firmará las declaraciones de
retención, IVA, Renta e industria y comercio, siempre y cuando se envíen con
ocho días de anticipación al vencimiento.

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5. AMBIENTES DE SISTEMAS E INFORMACIÓN POR


COMPUTADOR

x En cuanto al Hardware es adecuado para cada uno de las áreas que realiza el
trabajo es decir: gerencia, contabilidad, facturación y auxiliar contable.
x Los equipos se actualizan constantemente de acuerdo a las necesidades de la
empresa y condiciones del mercado.
x En cuanto al Software la empresa posee el programa Escorpio, el cual satisface
las necesidades de información para contabilidad, facturación y cartera hasta
la emisión de estados financieros según el PUC.
x El personal posee una clave de acceso para ingresar a su área y sólo es
modificada por la gerencia, ningún área puede ser consultada o modificada
por otra.
x El programa es actualizado generalmente cada año, no obstante cuando existen
reformas se actualiza en el momento oportuno.
x Cuenta con controles adecuados para verificar consecutivos de facturas,
comprobantes de ingreso, comprobantes de egreso, notas de contabilidad,
recibos de caja etc.
x El módulo de cartera genera listados de vencimientos así: de 0 a 30 días, de 30
a 60, de 60 a 90 y más de 90 días.
x Se sacan copias de seguridad diariamente de toda la contabilidad la cual está
bajo la custodia y responsabilidad de la contadora.

MATRIZ DOFA - DISTRIBUIDORA DE


COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
EL GIRASOL S.A.

NIVEL IDENTIFICACIÓN DETERMINACIÓN DE EFECTOS AMENAZAS/


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DE VARIABLES OPORTUNIDADES
Próximo 1. Socios Oportunidades: Por ser sociedad anónima garantiza
mayor grado de responsabilidad de los socios hacia
terceros.
Amenazas: De acuerdo a la participación accionaria
puede existir manipulación por parte de socio
mayoritario.
2. Cartera Oportunidades: Recaudo en el tiempo estipulado y
trayectoria en el mercado.
Amenazas: El compromiso que existe para la selección
del cliente.
3. Inventarios Oportunidades: Alta rotación y bajo stock
Amenazas: Debido a los bajos stock, se pueden
incumplir con los pedidos a los clientes.

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3. Planeación

NIVEL IDENTIFICACIÓN DETERMINACIÓN DE EFECTOS AMENAZAS/


DE VARIABLES OPORTUNIDADES
4. Mercadeo Oportunidades: Definiciones precisas de estrategias que
conlleven a un mejor posicionamiento en el mercado.
Amenazas: Pérdida de mercado por carencia de
estrategias.
5. Clientes Oportunidades: - Aparición de nuevos proyectos
de infraestructura. - Reactivación económica para la
creación de empresas industriales y comerciales.
Amenazas: - Infidelidad de los clientes. - Publicidad
de la competencia. - Descuido del control de calidad. -
Falta de atención al cliente.
6. Proveedores Oportunidades: Por ser monopolio en un 80% y cuando
no cambien las reglas de juego. El 20% restante se
realiza con productos accesorios innovadores.
Amenazas: - Mermas en los inventarios por suspensión
de algún producto. - Condiciones por metas exageradas
en volúmenes de ventas.
7. Competencia Oportunidades: Aparición de nuevas distribuidoras
compitiendo de manera leal, promociones y publicidad
Fortalecimiento de la atención al cliente.
Amenazas: - Competencia desleal de otros distribuidores.
- Competencia de otras marcas de productos similares
con mejores promociones e incentivos. - Errores en
formulación de estrategias de publicidad y promoción.
Medio 8. Tecnología Oportunidades: - Mejoramiento de los sistemas
de información en materia contable - financiero y
mercadeo.
- Tecnología e innovación en la fabricación de los
productos por parte del proveedor.
9. Políticas del sector Oportunidades: - Realización de estudios de los
territorios en los cuales la distribución es baja y la
propensión al consumo es alta. - Las políticas de precios
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por ser distribuidor de un monopolio, son estables


por períodos y permiten medir utilidades reales de
acuerdo con ventas proyectadas. - Las confederaciones
y agremiaciones permiten negociar con el gobierno,
ciertas políticas convenientes para el sector distribuidor
de combustibles y lubricantes.
Amenazas: - Aparición de nuevas marcas de los mismos
productos en la jurisdicción en los cuales se han
proyectado estudios de distribución. - Incumplimiento
de los acuerdos concertadas con el gobierno por parte
de las agremiaciones o confederaciones como precios,
volúmenes de distribución, estímulos tributarios.
10. Moda o tendencia Oportunidades: Promover y estar a la vanguardia de
las nuevas tendencias del mercado.
Amenazas: Desconocimiento de las nuevas tendencias
del mercado.

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NIVEL IDENTIFICACIÓN DETERMINACIÓN DE EFECTOS AMENAZAS/


DE VARIABLES OPORTUNIDADES
General 11.Políticas de 11.1 Tasas de Interés
Gobierno Oportunidades: Las bajas tasas permiten el crecimiento
de créditos, reactivando la economía, generando capital
de trabajo para las empresas existentes y creación de
otras.
Amenazas: Tasas de interés altas restringen los
créditos.
11.2 Inflación
Oportunidad: Si la inflación es controlable los precios
son estables.
Amenaza: Si es incontrolable los precios se aumentan y
el consumo y las ventas disminuyen.
11.3 Reformas Tributarias
Oportunidades: Creación de incentivos tributarios
Amenaza: Debido al déficit fiscal del país, estas medidas
tienen tendencias a creación de nuevos impuestos o
incrementar los existentes.
11.4 Devaluación de la Moneda
Amenaza: Por la dependencia económica de monedas
como el dólar, esta tendencia es latente en nuestro país.
11.5Tarifas de Gobierno
Amenaza: Imposición de tarifas de peajes, incrementos
a sobretasa de la gasolina y otros gravámenes en
detrimento del transporte pesado y transporte público.
12. Condiciones de Amenazas: Inseguridad e incertidumbre en relación
Orden Público con las metas de ventas propuestas. Temor a realizar
actividades de trabajo en zonas rojas.
13. Narcotráfico Amenaza: Se presta para lavado de dinero adquiriendo
grandes volúmenes de producto a menor precio, dañando
el mercado.

El análisis ambiental para la identificación de las oportunidades y las amenazas se concentra básicamente en
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hechos que son incontrolables por parte del directivo pero, identificándolos tempranamente permiten evaluar
circunstancias que pudieran tener algún impacto sobre la empresa. Las oportunidades surgen cuando las
tendencias ambientales generan el potencial para que una compañía obtenga la ventaja competitiva.

Para un mejor análisis del entorno, éste se puede visualizar desde tres dimensiones según su cercanía o
proximidad a la empresa. La primera dimensión es el llamado entorno próximo, el cual es aquél conjunto
de variables externas que afectan de manera más directa a la compañía; en él se incluyen factores como la
posición de la empresa frente a proveedores, compradores, competidores, deudores y acreedores, entre otros.

Una segunda dimensión del ambiente externo, es el entorno medio, es decir, aquél conjunto de factores que
afectan a todo el sector en el cual se desempeña la compañía, pero que pueden incidir de manera particular sobre
la empresa. Estos factores son por ejemplo, el nivel de desarrollo actual de la tecnología, las políticas de las
entidades de regulación y control y la situación general de precios de los insumos y productos terminados.

Finalmente, se encuentra el entorno general, que es aquel conjunto de factores externos que afectan a todas las
empresas del país o de la región, tales como la situación política y legal, el comportamiento de la economía
(reflejado en sus indicadores), la situación ambiental, entre otros.

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3. Planeación

MATRIZ DE ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE CONTROL


DISTRIBUIDORA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES EL
GIRASOL S.A.

Evaluación del
Identificación Objetivo del Calificación
Riesgo Control
del Control Control
Teórico Cumplido Fuerte Débil
Manipulación C1: Solicitud Garantizar
del socio de referencia solvencia en los
mayoritario de bancaria y pagos del cliente.
X X
la empresa comercial solo
para clientes
nuevos
Iliquidez y C2: Revisión Determinar la
reducción esporádica de cartera morosa
del capital de cartera X X
trabajo
Pérdida de C3: Revisión Determinar los
Clientes constante de productos de más
Inventarios para alta rotación, con
X X X
realizar compras datos estadísticos
y gráficos.
Pérdida de C4: Asignación Cubrir zonas de
Mercados de las zonas a influencia.
cada vendedor,
Basados en la
X X
experiencia y en
el conocimiento
del producto.
Pérdida de C5: El vendedor Manejar y
Clientes es el directo mantener en su
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responsable respectiva zona


de los clientes por parte del X X
y de las zonas vendedor.
asignadas.
Pérdida de la C7: Reuniones -Lanzamiento
Distribución esporádicas con de nuevos
el proveedor productos. -
Información
sobre la
actuación de la X X
competencia. -
Cumplimiento de
metas de ventas

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Pérdida C.8: Cumplir con las


Temporal del Acondiciona políticas fijadas
Mercado miento a las por el proveedor
X X
políticas fijadas
por el sector.
Desmejora- C9: Mantener
miento de las Responsabilizar actualizado al
actuales al vendedor de proveedor en
condiciones la recolección de cuanto a las
del Sector la información innovaciones del
sobre los mercado
X X
cambios
tecnológicos
(innovación) de
la competencia
en el mercado

MATRIZ DE AUDITORÍA INTEGRAL - EL GIRASOL S.A.

Control Control
Control Control Control
Áreas y o cuentas de análisis de de
Interno Financiero Físico
Legalidad Gestión

1. Junta de socios

1.1.Políticas Planes y Metas X X

1.2.Actos Administrativos X

2.Gerencia
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2-1.Políticas, Planes y Metas X X

2.2.Autorización del Gasto e


Inversiones. X X X X

2.3.Asignación y cumplimiento de
metas de vendedores X X

2.4. Selección de clientes y


definición de montos de créditos X X

3. Comerciali-zación X X

3.1`Pedidos a Proveedores X X

3.2.Bodegaje X X

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3. Planeación

3.3.Stock de mercancías. X X

3.4.Transporte y distribución X

3.5.Protección de mercancías X X

3.6 Incentivos y promociones X

4. Área Financiera

4.1 Sistema contable e


información F. X X

4.2 Bancos y Corporaciones X X

4.3 Efectivo X X

4.4 Cartera X X X

4.5 Inventario X X X X

4.6 Inversiones X X X

4.7 Propiedad, planta y equipo X X X

4.8 Cuentas por Pagar X X X

4.9 Obligaciones Financieras X X X

4.10 Otros Activos X X

4.11 Capital X X X

4.12 Utilidades X X
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4.13 Ventas X X X

4.14 Costo de Ventas X X X

4.15 Compras X X X
4.16 Descuentos y devoluciones
X X X
en Ventas

4.17 Descuentos en Compras X X

4.18 Presentación de
Declaraciones Tributarias X X X

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CRONOGRAMA TRIMESTRAL DE LA AUDITORÍA

Actividad 1ero 2do 3ero 4to


1. Conocimiento de la actividad del cliente.
2. Entrevistas con el personal de la empresa.
3. Elaboración de cuestionarios de control interno y
su respectiva evaluación. Determinación de áreas
críticas, matrices de riesgo, e importancia relativa
4. Elaboración del memorando de planeación,
programas de auditoría, diseño de papeles de
trabajo, marcas de auditoría e índices
5. Elaboración del trabajo de auditoría acorde con la
matriz de auditoría integral e informe sobre estados
financieros
6. Elaboración del primer informe con las respectivas
observaciones, producto de la evaluación del
control interno, financiero, legal y de gestión
7. Ejecución de trabajo sobre la marcha, realizando
comparación con la vigencia anterior
8. Elaboración y presentación del informe con
hallazgos y opiniones sobre los controles internos
financiero de cumplimiento y de gestión 1° semestre
del 20-09
9. Ejecución del trabajo sobre la marcha de acuerdo
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con la matriz integral.

10. Elaboración y presentación del informe 3° trimestre


del 20-09 sobre los controles realizados y sobre
estados financieros intermedios

11. Ejecución sobre la marcha acorde con las áreas y/o


cuentas de análisis según matriz integral

12. Elaboración y presentación del informe final,


dictamen de estados financieros, opinión sobre
la gestión de la administración, opinión sobre
cumplimiento de normas y evaluación del sistema
de control interno.

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