Representante: Laura Durango

Dirección: CRA 29d tranv 54 diag 83

Tel: 3255555
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: empresasdecolombia@colombia.com.co

De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad calidad@colombia.com.co

Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación

Jose Antonio Londoño
Fecha: abril 29 de 2020

OBJETIVO:

Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema
de Gestión de Calidad de CCEMT, en los procedimientos de prestación de servicios del
Laboratorio de Investigación y Ensayos.

Alcance:

Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación del

departamento de Calidad de la empresa CCEMT

Criterios de Auditoria

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente
• Manual de Procedimientos
• Políticas Corporativa
 Norma ISO 9001:2008
 Manual de Procedimientos de Laboratorio
 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio
 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos
 Manual de Formatos y Registro de Ensayos
 Manual de Calidad

Reunion de Apertura:
3 de noviembre de 2019
Hora 6:45 am
Reunion de Cierre:
3 de noviembre de 2019
Hora 2:30 pm
Cordial saludo

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia
de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace
mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están
aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del
Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los documentos
relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (4)
auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del
Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los
Analistas de Laboratorio de Calidad, el día 3 de noviembre del presente año, con una
duración de 8 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos.
Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el
proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente
comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 1 de Octubre de
2019. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las
personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la
auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para
la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de
seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos
de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de
esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de
la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente

Gerencia de productividad y calidad

Indicadores Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno
Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:
• Gerencia General
• Secretaria de Gerencia
• Superintendencia de Logística
• Supervisor de Logística
• Oficina Asesora de Control interno
ASISTENTES

Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

LAURA DURANGO Experto Tecnico SGC firma
CAMILO MONSALVE Ingeniero de Procesos firma
MARIA LONDOÑO Representante de Gerencia firma
AUDITADOS
Isabel Orozco Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma
Martina Patiño Coordinador de Analisis y Ensayos firma
Diana Garcia Analista Instrumental firma
Mauricio perez Analista Fisicoquimico firma
Irma rios fuentes Fisicoquimico firma
Jeronimo Durango Auxiliar Laboratorios firma

PROCESOS Y/O ACTIVIDAD

fecha: 3 noviembre 2019      
HOR
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO
A
LAURA Representante Experto
Reunion de apertura 06:45
DURANGO tecnico
direccion de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 DAVID
08:45
5,5 MONTOYA Secretaria General
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 SARA RIOS Coordinador de plantas 10:30
ALMUERZO     11:30
SOFIA
Admon rrhh: 6,2 8,2,3 01:00
ESCUDERO Director GDRH
medicion y analisis de mejora ELIDA MUÑOZ Ingeniero de proceso 02:00
LAURA Representante Experto
Reunion de cierre 02:30
DURANGO tecnico

OBSERVACIONES:
La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma español.
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas
que van a recibir la auditoria, al E-mail @keu.ko Cualquier duda comunicarse al celualr:
315478985.
Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3
(Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3
(acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las
areas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la
denominación dada por la empresa.
Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes. b- Revisión
documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado Observaciones
del documento.

OBSERVACIONES DEL
NO DOCUMENTO REVISADO
DOCUMENTO
 1 Política de Logística y Servicio al Cliente Última actualización 18 de julio 2015
Última actualización 5 de enero 2015
Política de Gestión Financiera Instructivos de
2 I-EL-002 Carpetas de Protocolos e
desarrollo de Ensayos de laboratorio
Instructivos
Manual de Procedimientos. Cap. Compras y Última actualización 9 de febrero
3
Logística. 2016
4 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Marzo de 2016
Manual de Documentos de Retención y M-DR-005 Libros de registro de
5
Archivo del Laboratorio de Ensayos muestras
6 Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2016

C. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación

que usará durante la auditoría. La escucha activa
D. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo). • Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas
y escritas.

e- Generación de hallazgos de auditor.

FECHA AUDITOR
PROCESO AUDITADO AUDITADO
CRITERIO
N S DE HALLAZGOS DE NC
EVIDENCIAS C NCm
o AUDITORI AUDITORIA M
A
Falta agregar
Procedimientos de política de implementación de
1 costos en materiales en gestión procedimiento para     X
bodega y stand by financiera costos en materiales de
bodega y stand by
No se tiene en cuenta el
formato único de Cap. formato único de
2 despachos, Manual de Compras y despachos y recibo de   X  
procedimientos logística mercancía en el
procedimiento
 Falta actualización de la
política de logística, cuya
Política de última actualización fue
Cambios logística y el 18 de julio 2011 y no
3   X  
organizacionales servicio al se han agregado los
cliente cambios
organizacionales del año
2012

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para

el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.
 Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de
procedimientos.
 Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han
agregado los cambios organizacionales del año 2012.
Conclusiones de la Auditoria:
 Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento
para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
 Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno
solo.
 Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
 Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
libros de registros de muestras.
 Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las
tarjetas de datos y resultados de análisis.
 Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores
que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos

G. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad. Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de
actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin
de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización.