POLITICAS DE COBRANZA

DEFINICIÓN
Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto
de la compra de un producto o el pago de algún servicio.
Esto incluye el pago de documentos como:
 Facturas
 Pagares
 Letras de cambio
 Otros títulos
 Valores
Se dice que la venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo y es tan cierta
esta frase que cualquier empresa comercial mantiene un adecuado capital de
trabajo , cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes , por lo tanto se
considera la labor de cobranza de gran importancia en la administración.
POLÍTICAS DE COBRANZA
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para
cobrar sus cuentas una vez vencidas.
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar
parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Una
efectiva labor de cobranza está relacionado con efectiva una política de créditos
por lo que se minimiza los gastos de cobro por cuentas difíciles o de dudosa
recuperación.
Una política de cobranza debe basarse en su recuperación sin afectar la
permanencia del cliente .La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado
agresiva en su gestión de cobros Los diferentes procedimientos de cobro que
aplique una empresa están determinados por su política general de cobranza.
Cuando se realiza una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su
pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos
convenidos para asegurar así el margen de beneficio previsto en la operación. En
materia de política de cobranza se pueden distinguir tres tipos , las cuales son;
políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales.
 Políticas restrictivas. Caracterizadas por la concesión de créditos en
períodos sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de
cobranza agresiva. Esta política contribuye a reducir al mínimo las pérdidas
en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de fondos en las
cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de políticas pueden traer como
 consecuencia la reducción de las ventas y los márgenes de utilidad, la
inversión es más baja que las que se pudieran tener con niveles más
elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.

 2. Políticas Liberales. Como oposición a las políticas restrictivas, las

políticas liberales tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la
competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son
menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para el
pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia un
aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las
pérdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de política no
estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades.

 3. Políticas racionales. Estas políticas son aquellas que deben aplicarse

de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de
cobranzas; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo
de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en
general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la
inversión de la empresa Se conceden los créditos a plazos razonables
según las características de los clientes y los gastos de cobranzas se
aplican tomando en consideración los cobros a efectuarse obteniendo un
margen de beneficio razonable.
COBRANZA EFECTIVA
Una excelente gestión de cobranza se basa en aspecto como:
1.- Actitud frente a la Gestión que realiza y la Empresa que representa. Una
actitud positiva no solo frente al trabajo sino también frente a la organización y/o
actividad que represente.
2.- Organización Interna hacia el Trabajo Es la importancia de prepararse para una
gestión, como el conocimiento de su empresa, de la industria en la que se
desarrolla y su capacidad de trabajar organizadamente potencializa la posibilidad
de hacer efectiva una cuenta por cobrar .
3.- Percepción del Cliente Este concepto influye en la morosidad de una cuenta y
es una herramienta para mejorar la gestión, en la medida que el cliente pueda
percibir que la organización monitorea las cuentas, y que existe una política de
crédito definida y respetada por sus trabajadores
4.- Comunicación como herramienta de persuasión en tu gestión de cobros. Una
buena comunicación y utilizar un canal apropiado de vínculo con el cliente. Es
ayudar al cliente a superar situaciones difíciles. El gestor de cobros es el que
puede convertirse en un apoyo para el cliente con dos objetivos El primero de
ellos, salvar la relación comercial sin caer en el detrimento de los intereses de la
empresa. El segundo es recuperar la totalidad de los montos
5.- El seguimiento y evaluación permanente de las acciones y reacciones sobre
las cuentas que gestiona. Es hacer conciencia de la importancia de medir y
evaluar sobre cada una de las acciones reconociendo que la efectividad radica en
el análisis permanente de las acciones Vs las reacciones que estas producen.
FORMAS Y MECANISMOS DE PAGO
Los medios de pago son la herramienta que las empresas adoptan para transferir
valor monetario producto de una transacción comercial a fin de logra el pago por
algún bien, servicio . Las empresas comerciales deben ofrecer mas de un sistema
de pago con el fin de ampliar las posibilidades de recuperación de cartera Los
medios de pago genéricos pueden ser:
 EL CHEQUE Un documento contable de valor en el que la persona que es
autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular),
extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada
cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
 TRANSFERENCIA BANCARIA Modo de mover dinero de una cuenta
bancaria a otra. Es una manera de traspasar fondos entre cuentas
bancarias sin sacar físicamente el dinero.
 TARJETA DE CRÉDITO Es emitida por un banco o entidad financiera que
autoriza a la persona a cuyo favor es emitida, utilizarla como medio de pago
en los negocios adheridos al sistema, mediante su firma y la exhibición de
la tarjeta. Es otra modalidad de financiación, por lo tanto, el usuario supone
asumir la obligación de devolver el importe dispuesto y de pagar los
intereses, comisiones bancarias y gastos pactados.
 PAGO DE FACTURAS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS Algunas ventajas
del pago electrónico es reducir el riesgo y ofrecer mejores servicios a sus
clientes, incrementar la eficiencia operativa y reducir los costos de
transacción. Los medios de pago electrónicos por su flexibilidad,
confiabilidad y conveniencia, le ha dado una nueva dimensión al uso de
algunos medios de pago tradicionales.
NEGOCIACION EN PROCESO DE COBRANZA
El gestor o negociador de cobranzas debe personalizar cada gestión en función a
las características del deudor. Una primera diferenciación viene dada por la
personería jurídica del deudor, puesto que no es lo mismo reclamar el pago a una
persona particular por deudas personales, que a una empresa que sea sociedad
comercial. En cada caso el procedimiento ha de ser diferente, puesto que no es lo
mismo tratar directamente con el propio deudor cuando es una persona física y
que puede tomar por si mismo y sobre la marcha las decisiones que afectan el
pago de su deuda, que con el empleado de una sociedad que deberá consultar
con varios niveles de responsabilidad antes de dar alguna respuesta.
Por lo tanto existen muchos factores relativos a las peculiaridades de cada deudor
que hay que tener en cuenta antes de iniciar el proceso de reclamación. Los
diferentes tipos de deudores Uno de los aspectos que hay que tener en cuenta en
el reclamo de deudas es el perfil del deudor, puesto que no todos los deudores
son iguales ni se les puede tratar de forma indiscriminada. Cada deudor requiere
un tratamiento diferenciado para conseguir la recuperación de la deuda, y es
misión del responsable de cobros de averiguar haciendo de “investigador de
morosos” cual es la tipología del deudor para decidir la estrategia de recobro más
idónea a utilizar.
Las cinco preguntas clave para analizar a un deudor De entrada, para hacer un
análisis del deudor y averiguar su tipología, simplemente hay que plantearse 5
preguntas clave:  ¿Quiere pagar el deudor?  ¿Puede pagar el deudor? 
¿Sabe el deudor que tiene que pagar?  ¿Es de buena fe el deudor?  ¿Tiene
el deudor una razón objetiva para no pagar? Del resultado de este análisis el
gestor de cobros puede averiguar, por ejemplo, si el deudor está motivado en los
siguientes aspectos:  Existe un problema de calidad en el producto o servicio al
cliente o por culpa de un error del propio proveedor que ha ocasionado un
problema comercial (razón objetiva para no pagar).
 Hay un problema ocasionado por algún intermediario en la relación comercial
con el cliente y que ha cometido un fallo de servicio que provoca la retención del
pago por parte del cliente (razón objetiva para no pagar).
 El deudor tiene liquidez pero de momento no tiene intención de pagar ya que
tiene otras prioridades o pretende financiarse a costa del proveedor (morosidad
intencional).
 El deudor no tiene actualmente liquidez y tampoco intención de hacer el pago ya
que se trata de un cliente insolvente en origen (morosidad en origen e intencional).
 El deudor no tiene actualmente liquidez para abonar la factura pero tiene
voluntad de hacer el pago en cuanto tenga disponible para poder hacerlo
(morosidad fortuita y transitoria).
 El deudor compró con la intención de no abonar la factura o sólo pagarla si se
ve coaccionado por la justicia (morosidad intencional y profesional)
 El deudor tiene una mala organización interna pero tesorería suficiente para
hacer el pago (morosidad por incompetencia) 1. Los morosos intencionales; que
pueden pagar pero no quieren Son los de mala fe, ya que podrían pagar puesto
que tienen suficiente liquidez pero no quieren hacerlo: son los caraduras que
pretenden ganar dinero a costa de los proveedores. Se dividen en dos subtipos:
 Los que acaban pagando la deuda (tarde pero al final pagan). A este grupo
pertenecen todos los morosos intencionales, que retienen el pago algunos días
para beneficiarse de una financiación gratuita a costa del proveedor.  los morosos
profesionales que no pagan nunca ( amenos que se les obligue ejerciendo una
coerción suficiente)
EL EJECUTIVO DE COBRANZA
El ejecutivo de cobranza debe tener en cuenta:
1) El éxito de su departamento depende de que logre una cobranza puntual. No
debe permitir que se retrasen los clientes. Esta es la clave para que el porcentaje
de eficiencia de la cobranza sea alto. Cuanto más tiempo pase en la cobranza,
mayor será la probabilidad de que se vuelva incobrable.
2) Debe desarrollar habilidades especiales para cobrar las cuentas vencidas sin
perder al cliente.
3) No debe aplicar tratamientos generales . Cada cliente es un caso especial que
requiere estudios de la técnica que debe aplicarse en el momento adecuado. Sus
cualidades deben ser similares al ejecutivo del crédito, porque lo más
recomendado es que la misma persona quien se responsabilice de la cobranza,
debe tener conocimientos de los créditos otorgados por la empresa. El cobrador
debe tener un conocimiento completo de las técnicas de cobranza y saber como y
cuando aplicarla.
El cobrador debe poseer las siguientes cualidades:  Honestidad 
Responsabilidad  Integridad  Creatividad  Iniciativa  Paciencia entre
otros.
La cobranza puntual es vital para el éxito de cualquier negocio que vende a
crédito, es por ello la importancia de la persona que ejerce esa función. Depende
del cobrador que las utilidades de la empresa retornen al capital para que la
empresa obtenga sus ganancias.
El éxito de la cobranza depende del cobrador al desarrollar sistemas para el cobro
de las mismas. Un sistema efectivo que incluya procedimientos de seguimiento
rutinario de la mayoría de las cuentas en gestión. Funciones y responsabilidades:
a) Elaborar los programas mensuales de trabajo y vigilar que se cumpla las metas.
b) Elaborar el presupuesto mensual de cobranza, con base en el presupuesto de
ingresos y de acuerdo con las políticas de plazo de la empresa.
c) Cumplir con el objetivo departamental y de la empresa dentro de las políticas
señaladas por la dirección.
d) Establecer la políticas de cobranza, de acuerdo con la Gerencia General.
e) Llevar el control de sus actividades.
f) Diseñar formularios y reportes.
g) Supervisar los procedimientos de cobro.
h) Llevar el control del grupo de riesgo alto.
i) Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se retrasen o que
representen un riesgo mayor del normal o aceptado.
j) Informar a la Gerencia General en forma oportuna, de las actividades
relacionadas con la cobranza.
CONTROLES POR CLIENTES
El cobrador con la finalidad de controlar y mantener al día la información necesaria
de un cliente debe diseñar e implementar una Tarjeta del Cliente donde se deben
registrar todos los movimientos y al final de cada mes se deben totalizar los
saldos. Esta contiene los siguientes datos:
 Nombre, domicilio, población, estado, teléfono del cliente. Condiciones de
venta Fecha de la operación.

BIBLIOGRAFÍAS:
Morales C. José Antonio. (2007).Crédito y Cobranza. Ed. Patria.
Morales C. Arturo. (2014). Economía Digital, Ed. Patria.
http://fcaenlinea.unam.mx/apuntes/interiores/docs/98/opt/credito_cobranza.pdf.