GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Sistemas.

 Código del Programa de Formación: 228185 V1.
 Nombre del Proyecto: Diseño de página web, blogs y redes sociales como apoyo a la
comercialización de productos y servicios de empresas en el municipio de Pamplona, Norte de
Santander.
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Construir bases de datos sencillas para dar soluciones a problemas.
 Competencia: Aplicar herramientas ofimáticas, redes sociales y colaborativas de acuerdo con el
proyecto a desarrollar.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Construir bases de datos utilizando un sistema de gestión de
bases de datos relacional para uso personal en pequeñas organizaciones.
 Duración de la Guía: 30 horas.

2. PRESENTACION

BIENVENIDOS AL PROGRAMA DE FORMACIÓN TITULADA: TÉCNICO EN SISTEMAS

La información es un elemento valioso que se ha universalizado con la aparición del internet y las redes
sociales. De manera voluntaria o inconscientemente estamos suministrando información día tras día a las
grandes compañías del sector privado o público que se benefician con el análisis y la difusión de la misma
(empresas de telecomunicaciones, bancos, agencias de seguros, entidades educativas, del estado y otras).
Toda la información se encuentra almacenada y actualiza en infinidad de base de datos alrededor de todo
el mundo. Constantemente realizamos actividades que requieren interacción con base de datos (uso de
aplicaciones móviles, reserva de un vuelo, ingreso al cine, compra de productos, etc.), por ejemplo cuando
vamos a nuestra entidad de salud a solicitar una cita médica o una autorización con el especialista nos
solicitan información que luego es consignada en base de datos que la almacenan y a su vez permiten
hacer actualizaciones y realizar consultas adicionales como la dirección de nuestra residencia, nuestra
edad, teléfono y otros datos.

El trato que se le da a la información hoy día es diferente, gracias a las nuevas Tecnologías de la
Información y la Comunicación, las redes y los dispositivos móviles que han facilitado el trato de grandes
volúmenes de información, logrando procesos de digitalización, almacenamiento, consulta y actualización
de manera fácil y ágil, y asegurando la conservación de los datos y la duplicidad de los mismos. Estas
nuevas herramientas y los gestores de base de datos como Microsoft Office Access, han abolido
procedimientos manuales con elementos físicos que antes tomaban más tiempo como el uso de carpetas,
clasificadores y otros que no garantizaban la conservación de la misma por el trasiego de un lado a otro.
Access es un gestor de base de datos relacional, es decir, un programa que permite crear relaciones entre
tablas a través de datos comunes que facilitan el intercambio y actualización de información de manera
sincronizada y evitando su duplicidad.

Al finalizar esta guía, el aprendiz desarrollará las habilidades y competencias necesarias en el manejo del
gestor de base Microsoft Office Access, planteando alternativas para el manejo eficaz de la información.

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es):

 Demostrar conocimiento del entorno de trabajo y las herramientas del gestor de base de
datos Office Access.
 Utilizar las herramientas de Microsoft Access para crear base de datos y relaciones, de
acuerdo a problemas específicos.
 Ambiente Requerido: Ambiente real de aprendizaje.
 Materiales: Computadores con conectividad.

3.1 Actividades de reflexión inicial:

Según Ramez Elmasri, los datos son hechos conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado
implícito. Una base de datos es una colección de datos que guardan relación entre sí y que además
pueden gestionarse. Por ejemplo, una lista de contactos que almacena datos comunes como nombre,
número telefónico, email, dirección, entre otros. En los sistemas digitales la información puede
manipularse con el uso de aplicaciones y herramientas de software llamados sistemas gestores de base de
datos. De código cerrado tenemos a Oracle, SQLServer, Microsoft Access, entre otros, y de código abierto
a MySQL, PostgreSQL, SQLite, Apache, etc.

Antiguamente los usos que se le daba a la información era tipo manual, los datos se almacenaban de
forma individual, dispersa, con dificultades en su consulta y actualización. Considerando lo anterior, ¿qué
ventajas considera aportan las nuevas plataformas informáticas en el manejo de base de datos? Reflexione
y socialice su punto de vista con los demás compañero y el instructor.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje:

Conforme equipos de 3 aprendices y apoyado en el manejo del programa Microsoft Power Point y el
material de estudio suministrado por el instructor, diseñe una presentación sobre los siguientes
conceptos: Bases de datos y tipos (Jerárquicos, en red, relacionales, multidimensionales), entidades,
modelo entidad relación, claves primarias, claves foráneas, Access, tablas, campos, registros, formularios,
consultas, informes, módulos y macros.

Prepare el material en clases y socialice con el instructor y demás compañeros.

Nota: El “Manual de Office Access” se encuentra disponible a través del enlace de Google Drive
suministrado por el instructor.
3.3. Actividades de apropiación del conocimiento

Microsoft Access es un programa dedicado a la gestión de base de datos relacionales a través de tablas
que almacenan información específica. Las tablas están compuestas por columnas (campos) y filas
(registros). Para crear una base de datos en Access se debe definir sus tablas y la información que incluirán
los campos, acto seguido determinar las relaciones entre tablas y por último diligenciar los registros
directamente desde las tablas o utilizando formularios. Finalmente se pueden crear informes y aplicar
eventos a los datos (buscar, agregar, modificar, eliminar, guardar, cerrar y otros) mediante el uso de
botones de acción.

Modelo entidad Relación (relaciones de Cardinalidad)

Uno a uno (1:1). Se da cuando un registro se relaciona con un único registro en otra tabla y caso contrario.
Ejemplo: La población de una ciudad solo puede tener un único alcalde y un alcalde lo será únicamente de
una población.

Uno a muchos (1:N): Cuando un registro sólo puede estar relacionado con un único registro de otra tabla
y el registro de la otra tabla puede relacionarse con más de un registro. Ejemplo: Una persona puede tener
varias cuentas bancarias pero una cuenta bancaria le pertenece a una sola persona.

Varios a Varios (N:N): Cuando el registro de una tabla puede estar relacionado con varios registros en otra
tabla y en sentido inverso. Ejemplo: Un estudiante puede ver muchas asignaturas. Una asignatura puede
ser vista por varios estudiantes.

Actividad 1: Demostrar conocimiento del ambiente gráfico y las herramientas del gestor de base de datos
Office Access.

El objetivo principal de esta actividad es lograr que el aprendiz asimile conceptos básicos de una base de
datos y se familiarice con las herramientas de Access. Para ello se plantea la siguiente situación:

La Institución educativa Ignacio Pescador, es una entidad comprometida con el medio ambiente, por lo
cual ha decidido modernizar sus procesos a través de la implementación de nuevas herramientas
tecnológicas y sistemas de información. Entre las necesidades se tiene mejorar las actividades que se
llevan a cabo en la biblioteca y específicamente, sustituir el tradicional proceso de registro y control que se
lleva de forma manual por uno digital.

A usted como docente encargado del área de sistema en dicha institución, el coordinador académico lo
hace partícipe del proyecto y le encarga el desarrollo de una base de datos en Access que permita
gestionar la información de los libros, usuarios y préstamos. Para ello debe crear una base de datos del
escritorio en blanco y guardarla con el nombre Biblioteca Ignacio Pescador. Acto seguido crear las tablas,
campos y registros.
1. TABLA LIBROS: Cambie la vista a modo diseño y cree la tabla LIBROS. Adicione en ella los
siguientes campos y configuración.

2. TABLA USUARIOS: Ubíquese en el menú CREAR y elija la opción Diseño de Tabla. Diligencie los
campos correspondientes y guarde la tabla con el nombre USUARIOS (asignar llave principal al
campo Identidad). La tabla debe lucir así:

3. TABLA PRESTAMOS: Ubíquese en el menú CREAR y elija la opción Diseño de Tabla. Diligencie los
campos correspondientes y guarde la tabla con el nombre PRESTAMOS (asignar llave principal al
campo Num_Prestamo). La tabla debe tener la siguiente apariencia:
 DILIGENCIAR REGISTROS (en vista hoja de datos)
En este punto deberá agregar los registros en cada una de las tablas.

TABLA USUARIOS

TABLA LIBROS

TABLA PRÉSTAMOS
 MODELO ENTIDAD / RELACIÓN
En este punto deberá establecer la relación existente entre las tablas considerando las siguientes pautas:

1. Diríjase al menú herramientas de base de datos y presione clic en el botón Relaciones.

2. Seleccione todas las tablas y pulse el botón agregar. Las relaciones deberían quedar de la siguiente
manera:

La relación entre las entidades LIBROS Y PRESTAMOS es de tipo 1:N, dado que un libro se puede prestar
varias veces pero en un préstamo solo se puede entregar un libro.

La relación entre las entidades USUARIOS Y PRESTAMOS es de tipo 1:N, dado que un usuario puede hacer
varios prestamos, pero un préstamo puede ser solicitado por un solo usuario.

FORMULARIOS
1. Cree 3 formularios en blanco que permitan gestionar los registros de las 3 tablas. Diríjase a la ficha
CREAR. Inserte 4 botones con los siguientes eventos: Nuevo, Guardar, Consultar, Actualizar y
Eliminar.

Comandos para los botones: RegistrosIrANuevo, GuardarRegistro, Buscar, Actualizar y EliminarRegistro.

FORMULARIO LIBROS
 FORMULARIO PRÉSTAMOS

FORMULARIO USUARIOS

2. Agregue 6 registros nuevos en cada tabla. Hágalo desde los formularios.

3. Actualice 2 de los últimos registros agregados en la tabla Libros.
4. Elimine 1 registro en cada tabla.
5. Cree una consulta que según el número de documento me muestre el nombre de Usuario.
6. Genere una consulta que dado el código del libro me muestre su autor.
7. Cree una consulta que según el documento del cliente me indique los códigos de los libros en su
poder (tabla préstamos).
8. Diseñe un informe que muestre los préstamos efectuados.
9. Genere un archivo ACCDE de la base de datos.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento

Actividad 2: Utilizar las herramientas de Microsoft Access para crear base de datos y relaciones, de acuerdo
a problemas específicos.

A. Se requiere diseñar un sistema que gestione clientes, pedidos y productos. Su tarea consiste en diseñar
el modelo E/R y la base de datos en Microsoft Access. La información debe gestionarse por medio de
formularios y botones de acción. Las entidades a considerar serían las siguientes:

 CLIENTES (ID cliente, nombre, apellido, dirección, teléfono, email).

 PEDIDOS (Número de pedido, dirección pedido, fecha de envío, nombre cliente, ID cliente, ID producto).
 PRODUCTOS (ID producto, cantidad, tipo de producto, precio).

B. El Instituto Tecnológico CorpoPamplona solicita sus servicios como desarrollador de sistemas para
desarrollar una BD que permita gestionar las calificaciones de alumnos de una de sus sedes. Para ello
deberá crear las siguientes tablas en Access: Estudiantes, Docentes, Materias, Calificaciones. Agregar los
siguientes atributos:
 Estudiantes: Identificación, Nombre, Apellidos, Fecha de Nacimiento, Sexo, Dirección, Teléfono, e-
mail.
 Docentes: ID docente, Nombre, Apellidos, Teléfono, e-mail.
 Materias: Código, Nombre, Descripción, Créditos, ID docente.
 Calificaciones: Identificación, Código, Calificación.

Realice las siguientes tareas:

 Cree las tablas requeridas y establezca las llaves primarias de cada entidad.
 Determine las relaciones de las tablas.
 Genere formularios y botones para gestionar la información de cada tabla.

C. La papelería JK Colombia ha crecido exponencialmente y hace una semana cambió de administración.

El cargo lo ocupa el señor Francisco García, una persona que trae nuevas ideas para mejorar los procesos
en la empresa. Francisco lo contrata a usted para que diseñe una base de datos de inventarios para la
empresa. Para ello le deja claro los siguientes puntos:
 La papelería no hace intercambio ni devolución de productos, dado que todo se vende en
promoción.
 La empresa cuenta solo con 4 proveedores: ofixpres (suministra resmas y cajas de papel),
papelesdecolombia (provee rollos de papel y suministros de aseo empresariales), K&Co SAS ( surte
de insumos de oficina y línea de archivo) y Papelist (aprovisiona tecnología).
 Se requiere tener control sobre los productos. Saber que se vende y que productos estan en stock.

Entidades y atributos:
 VENTA (ID venta, fecha venta, ID cliente, Código producto, cantidad, total)
 PRODUCTOS (Código producto, nombre producto, descripción, categoría, marca, precio compra,
precio venta, stock, observaciones).
 CLIENTES (ID cliente, Nombre cliente, dirección cliente, teléfono cliente, email cliente)
  PROVEEDOR (ID proveedor, nombre proveedor, dirección proveedor, teléfono proveedor, email
proveedor, sitio web proveedor, representante)
 COMPRA (ID compra, fecha compra, precio compra, cantidad compra, código producto, ID
proveedor.)

Requerimientos adicionales:

1. Establezca las relaciones pertinentes.

2. Cree las tablas, los formularios e informes requeridos para la base de datos.
3. Diseñe una interfaz inicial que permita el acceso por acción de botones a los diferentes
formularios de la base de datos.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Técnica

Demostrar conocimiento del Reconoce el ambiente de Observación

ambiente gráfico y las trabajo de Access y las
herramientas del gestor de base herramientas del programa. Instrumento
de datos Office Access. Taller

Evidencias de Producto: Técnica

Domina el programa Access y
Utilizar las herramientas de resuelve problemas según Observación - valoración del
Microsoft Access para crear base requerimientos. Producto.
de datos y relaciones, de
acuerdo a problemas Instrumento
específicos.
Lista de chequeo

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Base de datos: Información almacenada de manera sistemática y organizada para su posterior uso.

Base de datos relacional: permiten crear relaciones entre diferentes tablas.

Access: es el gestor de base de datos relacional desarrollado por Microsoft e incluido en la suite de Office.
El programa permite manejar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

Tabla: es el objeto básico de una base de datos. Permiten almacenar la información. Integra campos y
registros.

Dato: es la unidad mínima de información dentro de una base de datos.

Campo: hace alusión a la información incrustada en columna y que a su vez, puede incluir muchos registros,
por ejemplo, Identificación, Nombres, Dirección.

Registro: información que es incluida en filas y que pertenece a un campo específico.

Consultas: procedimientos que permite obtener información específica de las tablas.

Formularios: facilitan la inserción, consulta, visualización y almacenamiento de los datos en las tablas.

Informe: permiten obtener copia en papel de la información que almacenan las bases de datos.

Macros: son aquellas que permiten automatizar las acciones que se realizan de manera frecuente en las
bases de datos.

Módulos: amplían la funcionalidad de las bases de datos. Estas se programan a través del lenguaje Visual
Basic para Aplicaciones (VBA).

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

http://exceltotal.com/diseno-de-bases-de-datos/

https://goo.gl/MTWC22

https://goo.gl/6UiSB2

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Carlos Alberto De La Instructor SENA CEDRUM 21/09/2018

Barrera Gutiérrez
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)