LABORATORIO DE NEGOCIOS

CONTROL DE INVENTARIOS

SESION: 04
FACULTAD SANCIONADORA DE LA ADM. TRIBUTARIA
Administración Tributaria tiene la facultad de discrecional
de sancionar las infracciones tributarias de acuerdo a lo
previsto en el Artículo 82 del Código Tributario.
Teniendo en cuenta este aspecto podemos afirmar que
discrecionalidad es cosa distinta a arbitrariedad, todas ves
que ella consiste en permitir un cierto campo de acción a
las facultades otorgadas a la administración, pero siempre
en sometimiento al ordenamiento jurídico.
 ALGUNAS GENERALIDADES
• La gestión y control de inventarios son actividades complejas que el
directivo de una organización debe conocer para lograr los beneficios
que éstos generan.
• Los responsables de las empresas están cada vez más preocupados
y son conscientes de la necesidad de realizar una óptima gestión de
los inventarios.
 LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

• Se define como la serie de políticas y controles que

monitorean los niveles de inventario y determinan los
niveles que se deben mantener, el momento en que las
existencias se deben reponer y el tamaño que deben tener
los pedidos.

¿Cómo lograr una adecuada gestión de inventarios?

Un sistema de inventario provee las políticas operativas
para mantener y controlar los bienes que se van
almacenar.
 EL SISTEMA DE INVENTARIO
 El sistema de inventario es responsable de ordenar y
recibir los bienes; de coordinar la colocación de los
pedidos y hacerle seguimiento al mismo. Además, el
sistema debe mantener un control para responder a
preguntas como:
 ¿El proveedor ha recibido el pedido? ¿Este ha sido
despachado?.
 ¿Las fechas son correctas?.
 ¿Existen procedimientos para hacer un nuevo pedido o
devolver la mercancía no deseada?.
 …. ENTONCES, SE PUEDE DEDUCIR QUE:

• La Administración o Gestión de Inventarios es todo lo

relativo al control y manejo de las existencias de
determinados bienes, en la cual se aplican métodos y
estrategias que pueden hacer rentable y productivo la
tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los
procedimientos de entradas y salidas de productos.
SIGNIFICADO ECONÓMICO DE LOS INVENTARIOS
• La gestión de inventarios implica dos costos
básicos:

Costos de penalización por inexistencia de materiales:

Estos costos son proporcionales a las ventas perdidas
por inexistencia del producto, produce problemas de
pérdida de imagen en la empresa.

Costos de almacenamiento: representan costos tanto en

capital inmovilizado, como en costos de gestión física y
administrativa de estos. Estos costos de acumulación son
importantes por el capital invertido.
ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA GESTIÓN DE
INVENTARIOS
1.- Determinación de las existencias: la cual se refiere a
todos los procesos necesarios para consolidar la
información referente a las existencias físicas de los
productos a controlar incluyendo los procesos de:
 Toma física de inventarios.
 Auditoria de Existencias.
 Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas
(entradas y salidas).
 Conteos cíclicos.
…. ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA GESTIÓN DE
INVENTARIOS
2. Análisis de inventarios: se refiere al análisis estadístico que
se realice para establecer si las existencias que fueron
estimadas previamente, son las que deberíamos tener en
la planta. Es decir, aplicar aquello de que "nada sobra y
nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que
pueden producir estas existencias.
• Algunas metodologías aplicables para lograr este fin:
 Formula de Wilson (máximos y mínimos).
 Just in Time (Justo a Tiempo).
…. ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA GESTIÓN DE
INVENTARIOS

3. Control de la producción: la cual se refiere a la

evaluación de todos los procesos de manufactura
realizados en el departamento a controlar, es decir
donde hay transformación de materia prima en
productos terminados para su comercialización.
 Los métodos más utilizados para lograr este fin son:
 MPS (plan maestro de producción).
 MRP II (planeación de recursos de manufactura).
 IMPACTO EN LAS COMPRAS

Genera mayores recursos financieros para utilizar en la

compra de materiales o activos.

Brinda la posibilidad de planear las compras y saber el

stock que se necesita para una determinada actividad.

Controla el flujo de efectivo, es decir, cuánto será la

inversión.

Reduce el desperdicio de material que no se usa o que no

se llegó a vender.

Aumenta la productividad y permite el incremento de la

competitividad.
 LA FUNCIÓN DE ALMACENAMIENTO
• Se basa en dos acciones principales:
 La primera consiste en preservar la calidad de los
productos desde que ingresan al almacén hasta que
salen para ser usados como materias primas en
producción o ser vendidos como productos terminados.
 La segunda función se basa en mantener siempre
actualizado el registro de materiales físicos con el
material registrado en tarjetas o en sistemas electrónicos
como el kardex.

Llevar un mal controlde los registros

significaría una pérdida de dinero.
Los inventarios de acuerdo a las características físicas de
los objetos a contar, pueden ser de los siguientes tipos:

De materias primas e De productos en proceso De productos

insumos (semielaborado) terminados

De inventario en TIPOS DE De soporte de

tránsito INVENTARIOS operaciones

De inventario en
consignación
 …. TIPOS DE INVENTARIOS
 Inventarios de materia prima o insumos: Son aquellos
en los cuales se contabilizan todos aquellos materiales
que no han sido modificados por el proceso productivo de
las empresas, Ejemplo: En una tapicería su inventario de
materia prima o insumos está conformado por: Madera,
barniz, clavos, tela, etc.
 Inventarios de productos en proceso o semielaborado:
Son aquellos materiales que han sido modificados por el
proceso productivo de la empresa, pero que todavía no
son aptos para la venta. Ejemplo: Ensambladora de
vehículos tienen como inventario asientos de cuero.
 …. TIPOS DE INVENTARIOS
 Inventarios de productos terminados: Son aquellos
donde se contabilizan todos los productos que van a ser
ofrecidos a los clientes. Es decir, que se encuentran aptos
para la venta.

 Inventarios en tránsito: Se utilizan con el fin de sostener

las operaciones para abastecer los canales que conectan
a la empresa con sus proveedores y sus clientes,
respectivamente. Existen porque el material debe de
moverse de un lugar a otro.
 …. TIPOS DE INVENTARIOS

• Inventarios de materiales para soporte de operaciones,

o piezas y repuestos: Son los productos que no forman
parte directa del proceso productivo y pese a que no
serán colocados a la venta, hacen posible las
operaciones productivas de la misma. Pueden ser:
maquinarias, repuestos, artículos de oficinas, etc.

• Inventario en consignación: Son aquellos artículos que

se entregan para ser vendidos o consumidos en el
proceso de manufactura, pero la propiedad la conserva
el proveedor.
 ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

• La administración de almacenes controla y mantiene

todos los artículos inventariados; establece resguardo
físicos adecuados para proteger los artículos de algún
daño de uso innecesario debido a procedimientos de
rotación de inventarios defectuosos, de rotación de
inventarios defectuosos y de robos.

El almacén es el sitio o lugar destinado a

guardar, proteger, custodiar y despachar toda
clase de materiales y/o artículos.
….

• La palabra Almacén proviene de Almagacen, vocablo

árabe que significa "Tesoro", es por ello que se identifica
el almacén y sus mercancías como un tesoro valioso,
que se debe guardar, custodiar y cuidar para el futuro.

• El almacenista es aquella persona capaz de guardar,

proteger, custodiar y despachar toda clase de materiales.
 Tiene que contar, medir y pesar la mercancía.
 Compara el resultado del conteo con los documentos
respectivos.
 FUNCIÓN DE LOS ALMACENES

 Mantienen lasmaterias primas cubiertode incendios, robos y

deterioros.
 Permitira las personas autorizadas el acceso a los
materiales almacenados.
 Mantiene informado al departamento de compras, sobre las
existencias reales de materia prima.
 Lleva en forma minuciosacontrolessobre las materias primas
(entradas y salidas).
 Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Dr. Carlos A. Bernaola Martínez

 MOVIMIENTO DE MATERIALES
• Es el proceso que estos siguen desde su llegada a los almacenes
hasta su despacho.
• Es necesario:
 Separar las áreas de recepción y despacho de materiales.
 Considerar áreas separadas físicamente para materiales
dañados, reparables o no.
 Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de
almacenamiento en áreas especialmente acondicionadas para
tal fin.
 SEGURIDAD EN LOS ALMACENES

Aparte del problema de protección de incendios, se debe

brindar atención especial al problema de los hurtos,
considerado junto a la obsolescencia, el principal
elemento en los costos de almacenamiento.
 Crear controles de acceso.
 Hacer inventarios periódicos o permanentes.
 Involucrar al personal en el control de materiales.
 Los materiales de alto costo deben recibir especial
control.
 EL ALMACENAMIENTO DE MATERIALES
 Depende de la dimensión y características de los
materiales. Estos pueden requerir una simple estantería
hasta sistemas complicados, que involucran grandes
inversiones y tecnologías complejas.
 La elección del sistema de almacenamiento depende:
 Espacio disponible para el almacenamiento.
 Tipos de materiales que serán almacenados.
 Número de artículos guardados.
 Velocidad de atención necesaria.
 Tipo de embalaje.
 …. EL INVENTARIO FÍSICO
 En los mejores sistemas existen discrepancias entre lo
que existe físicamente y lo que el kardex o el sistema
computarizado indica, es por ello que es necesario
efectuar inventarios físicos para comparar cantidades.
 El inventario físico puede ser de dos tipos: puntuales y
permanentes. Los inventarios puntuales se efectúan una
vez por año y usualmente es necesario restringir el
movimiento de materiales durante ese proceso.
 Los inventarios permanentes o cíclicos se efectúan a lo
largo del año sobre cantidades pequeñas de producto.
Este tipo de inventario no causa tantas interrupciones a
las actividades del almacén.
 …. INVENTARIO EN EXCESO
• El empresario por lo general se centra en tener altos
niveles de inventario para asegurar su venta y se incurre
en exceso de materiales para la venta o la manufactura,
lo que tiene como consecuencia el aumento de la merma
y la disminución de la calidad en perecederos.

• En empresas comerciales tener exceso de inventarios

lleva a una disminución de la liquidez. Para mantener un
alto nivel de mercancía se debe obtener créditos con
proveedores y la recuperación del efectivo va sirviendo
para pagar dichos créditos y gastos fijos de la empresa.
 …. INVENTARIO INSUFICIENTE

• Sin el inventario suficiente para vender, no sólo

perdemos la venta sino que también podemos perder al
cliente. El negar productos demerita sobremanera la
concepción que el cliente tiene del negocio.
• El no contar con cierto producto provoca que el
consumidor asista a otro negocio, ya que la competencia
es cada vez más agresiva.
 CODIFICACIÓN DE MATERIALES

 Para facilitar la localización de materiales

almacenados las empresas utilizan sistemas de
codificación de materiales.
 Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se
hace casi imposible identificarlos por sus respectivos
nombres, marcas, tamaños, etc.
 Permite la clasificación, simplificación, especificación,
normalización, esquematización y codificación de
todos los materiales que componen las existencias
de la empresa.