Oficio Circular N Maria Ines Elaboracion de Informe

Oficio Circular N° 001-DPM-GAD de PORTOVIEJO-2019 Sección: Auditoría
Asunto: Notificación de Inicio de Acción de Control
Portoviejo, 26 de abril de 2019

Ingeniero
Luis Miguel Intriago Mora

Concejal
GAD de Portoviejo
Ciudad
De conformidad a lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General

del Estado y 21 de su Reglamento, notifico a usted que la Delegación Provincial de Manabí se
encuentra realizando un examen especial a la cuenta ingreso, gasto, tecnología de la
información y talento humano por el periodo comprendido entre del 1 de enero al 31 de
diciembre de 2018 al GAD de Portoviejo de acuerdo con el plan de planificación Plan Anual de
Control del año 2018.
Los objetivos del examen son:
- Analizar el proceso de emisión, recaudación, depósito y registro de los
ingresos.
- Verificar que los gasto se encuentre sustentado con la documentación de
respaldo suficiente competente y pertinente.
- Verificar que la información de las TIC proporciona adecuado flujo de
información, manteniendo la integridad y seguridad de la misma.
- Verificar que el talento humano de la entidad haya sido reclutado bajo el
proceso de selección establecido legalmente.
Agradeceré enviar respuesta señalando nombres completos, cargo, periodo de actuación,

dirección domiciliaria, número de cédula de ciudadanía (adjuntar fotocopia) a las oficinas de la
Delegación Provincial de Manabí ubicada en la Avenida Reales Tamarindos y Paulo Emilio
Macías.
Atentamente.
Franklin Gustavo García Mera

Auditor Jefe De Equipo
Oficio Circular N° 001-DPM-GAD de PORTOVIEJO-2019
Sección: Auditoría

Ingeniero
Jorge Luis Gutiérrez Zambrano

Concejal
GAD de Portoviejo
Ciudad

ingresos.

Macías.
Atentamente.


Ingeniero
Rodolfo Francisco Rodríguez Hernández

Director De Técnica De La Información
GAD de Portoviejo
Ciudad

ingresos.

Macías.
Atentamente.


Ingeniera
Paola Íngrid Vásquez Vélez

Contadora
GAD de Portoviejo
Ciudad

ingresos.

Macías.
Atentamente.


Ingeniero
Juan Luis Sánchez Farías

Guarda almacén
GAD de Portoviejo
Ciudad

ingresos.

Macías.
Atentamente.

Oficio N° 003-DPM-RPCPEP-2018
Asunto: Solicitud de información

Ingeniera
Juan Leonardo Zamora Vélez

Directora Financiera
GAD de Portoviejo
Portoviejo
Como es de su conocimiento la Delegación Provincial de Manabí de la Contraloría General del

Estado se encuentra realizando un examen especial con cargo al Plan Anual de Control del año
2018 en Gobierno Autónomo Descentralizado De Portoviejo, a la cuenta ingreso, gasto,
tecnología de la información y talento humano por el periodo comprendido entre del 1 de
enero al 31 de diciembre de 2018 al GAD de Portoviejo de acuerdo con el plan de planificación
Plan Anual de Control del año 2018 y de conformidad a lo dispuesto en los artículos 76 y 88 de
la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, solicito a usted la siguiente información:
 Fotocopia de estado financiero con corte al 31 de diciembre del 2018
 Fotocopia del presupuesto año 2018, con sus reformas.
 Fotocopia de ingreso y gastos en el año 2018.
 Fotocopia de la política contable que utiliza la entidad.
 Inventarios de bienes de larga duración
Debido al tiempo limitado para la ejecución del examen agradeceré a usted remitir lo
solicitado en el menor tiempo posible.
Atentamente.


Ingeniero
Agustín Elías Casanova Cedeño
Máxima Autoridad
GAD de Portoviejo
Portoviejo

 Fotocopia del plan estratégico
 Fotocopia del plan operativo.
 Organigrama estructural.
 Base legal de creación de la entidad.
Atentamente.

Ingeniera
Amelia Lila Cedeño Cedeño

Directora De Talento Humano
GAD de Portoviejo
Portoviejo

 Detalle de principales servidores que han intervenido en el sujeto a examen.
 Fotocopia de reglamento interno.
 Horario de trabajo institucional.
Atentamente.

Memorando De La Planificación Preliminar
Gobierno Autónomo Descentralizado De Portoviejo
Examen Especial A La Cuenta Ingreso, Gasto, Tecnología De La Información Y
Talento Humano.
De 01 de enero al 31 de diciembre del 2018
1.- Antecedentes
La Delegación Provincial de Manabí realizara un examen especial a la cuenta ingreso, gasto,
tecnología de la información y talento humano por el proceso de contratación por el periodo
comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2017 cuyo informe fue numerado DPM-
GADP-2017 y aprobado el 30 de mayo de 2018.
2.- Motivo Del Examen.
El examen especial se realizará Gobierno Autónomo Descentralizado De Portoviejo se
realiza según oficio N°: 286- DPM-2018 de la orden de trabajo.
3.- objetivo del examen.
ingresos.
4.- alcance.
El examen especial se realiza la cuenta ingreso, gasto, tecnología de la información y talento
humano por el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2018.
5.- conocimiento de la entidad.
5,1 base legal (creación de la entidad)
Gobierno Autónomo Descentralizado De Portoviejo fue creado mediante acuerdo número 329,
el 12 de marzo de 1535.
5,2 principales disposiciones legales (disposiciones legales que rigen las actividades)
 Constitución de la república del Ecuador.
 código orgánico de organización territorial, autonomía y descentralización.
 ley orgánica de la contraloría general del estado y su reglamento.
 código orgánico de planificación y finanza públicas.
 ley orgánica de seguro social obligatorio y su reglamento.
 ley que regula las declaraciones patrimoniales.
 reglamento general sustitutivo para el control de bienes.
 planos de control interno.
 demás disposiciones legales.
5,3 estructura orgánica (el organigrama o los niveles de la organización)

5,4 objetivo de la entidad
- Planificar, construir y mantener el sistema ambiental de la ciudad
- Fomentar las actividades productivas y agropecuarias
- Asegurar la sostenibilidad económica y financiera de la empresa públicas.
5,6 principales políticas y estrategias institucionales

- Utilización de materiales de buena calidad
- Gestionar la cooperación internacional para el cumplimiento de sus
competencias.
- Construir mercados funcionales que mantenga limpios y seguro con espacio
adecuado, para optimizar el funcionamiento del sistema comercial.
5.7 recursos financieros.

La entidad para el desarrollo de sus actividades en el año 2018 conto con los siguientes
recursos.
Concepto Valore
Ingresos de autogestión $800000
Ingresos de capital $1300000
Ingresos corrientes $4000000
Ingresos de inversión $200000
Total $6300000
5,8 funcionarios principales
Periodo D Actuación
Nombre Completo Cargo Desde Hasta
Agustín Elías Casanova Cedeño alcalde 24/5/2019 24/5/2023
Jorge Luis Pérez Loor concejal 24/5/2019 24/5/2023
Luis Miguel Intriago Mora concejal 24/5/2019 24/5/2023
Jorge Luis Gutiérrez Zambrano concejal 24/5/2019 24/5/2023
Vicente Armando Veliz Briones concejal 24/5/2019 24/5/2023
José Ricardo Vera Loor concejal 24/5/2019 24/5/2023
Juan Leonardo Zamora Vélez concejal 24/5/2019 24/5/2023
Juan Leonardo Zamora Vélez tesorera 24/5/2019 24/5/2023
Amelia Lila Cedeño Cedeño DTH 24/5/2019 24/5/2023
Rodolfo Francisco Rodríguez
Hernández DTIC 24/5/2019 24/5/2023
Paola Íngrid Vásquez Vélez contadora 24/5/2019 24/5/2023
Guarda
Juan Luis Sánchez Farías
almacén 24/5/2019 24/5/2023
Alicia María Mora Navarrete DAL 24/5/2019 24/5/2023
SECRETARIA
Delmira Liceth Castro Menéndez
G 24/5/2019 24/5/2023
6- Principales políticas contables

Para el registro de las operaciones la entidad sujeta a examen sigef que es el sistema
informático dispuesto por el ministerio de finanzas, tiene para tesorería, nominas control de
inventario, le permite general los modelo estados financiero con sus notas explicativas,
anexos, reporte de caja, entre otros.
7- grado de confiabilidad de la información.
Se solicito comprobante de egreso de los meses de febrero abril, octubre de 2018 observando
que exista ingreso en bodega falta orden cronológica, no se encontraba legalizado.
8- sistema de información computarizada
Sistema de información computarizado.
Nombre Y Cargo Descripción Actividad Que Ejecuta

autoriza pago, recibe correo
revisa información
aprueba planes
Agustín Elías Casanova quipux
Cedeño alcalde laptop hp 500 memoria monitorea actividad
Elabora informe
Juan Leonardo Zamora Dell Xps 13 9370 - Ordenador Evalúa registro contable
Director Financiero Portátil 13.3 Dispones pagos

Mariana De Jesús Pico Computadora Lenovo Windows 10 Revisión de correo
Valencias Reporte de recaudación
Tesorera Control de garantía
Paola Íngrid Vásquez Realiza transacciones
Vélez Envía y recibe correo
Contadora Realiza declaraciones
Laptop Toshiba corie 5
Juan Luis Sánchez Farías Custodia de los bienes tangible de la

Guarda almacén Computadora sonny corie 7 empresa
Rodolfo Francisco Rodríguez
Hernández Monitorea la empresa con sistema
Director De Técnica De La informáticos
Información Laptop Toshiba corie 7 memoria de 500 Registro de sistema operativo
9- punto de interés para el examen

- Recaudación por venta de servicio
- Ingreso por cobros
- Remuneraciones
- Adquisiciones de bienes
- Procesos de selección de talento humano
- La contratación de servicio de internet
10- transacciones importantes identificadas
Se solicita un crédito a el banco central por el valor de $4000000 para la construcción de
edificio administrativo para el periodo de junio 2018 con un plazo de 3 años.
11- estado actual de los problemas observados en auditoria anteriores.
De la evaluación al cumplimiento de la recaudación contenida en el informe 0032 y aprobada
el 2 de mayo de 2018 se determino que no fueron cumplida 2 lo que origino que sigan
persistiendo esta deficiencia.
12- identifique de los componentes importantes a ser examinados en la planificación
especifica.
Se analizará los rubros que tenga mayor representatividad en la cédula presupuestaria de
gasto.
13- matriz de evaluación preliminar de riesgo de auditoria
Matriz De Evaluación Preliminar Del Riesgo De Auditoria
Enfoque preliminar Instrucciones para
componentes Riesgo inherente de la auditoria el plan detallado
Activo fijo Bajo/ moderado Cumplimiento Determinación
Movimiento no es Verificación contrales claves.
significativo los cumplimiento de Determinar
bienes están procesos de incidencia sobre
controlados por el adquisición los estados
departamento de Sustantivos financieros sobre
inventario no se Procedimiento la falta de
depreciaron los analítico observación depreciación
bienes de la existencias y
pruebas de propiedad
conciliaciones de los
subsistemas con las
cuentas de registros
en contabilidad
Inventarios Bajo/bajo Cumplimiento:
Registros bajo el Verifique que se
método periódico su cumpla con todos los
saldo representa el procedimientos
valor de la toma física especiales para la
toma física
Sustantivos
Verificar que las actas
de constatación física
concuerden con los
saldos al cierre del
ejercicio
selectivamente
conste varios ítem a
la fecha de actuación
Memorándum de la planificación especifica
Examen especial a Gobierno Autónomo Descentralizado De Portoviejo

1- Referencias de la planificación.
El memorándum de planificación se elaboro el 8 de mayo de 2019, en el que se
elaboro la matriz de evaluación preliminar de riesgo por cada componente con sus
respectivas pruebas.
2- objetivos
Los objetivos se señalan en los programas respectivos.
3- resultados de la evaluación de control internos
- No Se realizan conciliaciones bancarias por lo menos una vez al mes
- No Se adopta medidas suficientes para resguardar la recaudación
- No Se entrega al usuario el comprobante permanente
- No Se lleva registros sobre la emisión ventas y bajas de especies valoradas
- No Existen controles adecuados que garantices la confiabilidad y seguridad de la
información
- No Se dio uso adecuado y mantenimiento de la información tecnológica
- No Existen mecanismos de autogestión para cada usuario
- No Se mantienen un plan de contingencia
aplicación ponderació
numero preguntas si no observaciones n calificación
la aplicación de los ingresos es Fotocopia de
realizada por una persona distinta a informe de
la encargada de efectuar la verificación e
1 recaudación y sus registros x informe designado 1 1
Son determinados los ingresos de Fotocopia parte de
2 acuerdos al ordenamiento jurídico? x recaudación 1 1
Los ingresos obtenidos a través de
la caja recaudadora son revisado, Fotocopia de la base
3 depositados en forma completa ? x legal 1 1
Las recaudaciones son realizadas de Fotocopia parte de
4 manera directa? x recaudación 1 1
El directo financiero
5 Se realizan conciliaciones bancarias no desino un
por lo menos una vez a el mes ? servidor
independiente de la
x recaudación 1 0
La máxima
Cuenta con medida de protección autoridad no
6 para resguardar los fondos que se autorizo la
recaudan directamente contratación de
medida de
x seguridad 1 0
Fotocopia acta de
Se lleva registros sobre la emisión baja especies
7 ventas y bajo de especies valoradas x valoradas 1 1
Se encuentra respaldados por El director talento
8 garantías razonables y suficiente el X humano no solicito
personal encargado del manejo de a los servidores la
recursos. respetivas garantías 1 0
El director
Son partes del presupuesto los financiero no
ingresos de autogestión. incluyo los ingresos
de autogestión en el
9 x presupuesto 1 0
Fotocopia del
La máxima autoridad y el director ordenamiento
financiero son responsables de la jurídico y la
determinación y ejecución de los determinación de
10 ingresos x ingresos 1 1
Cuestionario de control interno
Cuenta de ingresos
- Cuestionario de control interno
TIC
aplicació
n ponderació calificació
numero preguntas si no observaciones n n
Se elaboran planes operativos de
1 TIC x Fotocopia de plan operativo 1 1
Se estableció una estructura Fotocopia de la estructura
2 organizacional x organizacional 1 1
Se implemento un plan
informático para el administrar y Fotocopia del plan
3 dirigir los recursos tecnológicos x informáticos 1 1
Existen controles adecuados que El director de tic no desino un
garantices la confiabilidad y servidor para que efectué
4 seguridad de la información x control 1 0
Se garantizo una adecuada Fotocopia orgánica funcional
5 segregación de funciones x de la tic 1 1
Se realizará evaluaciones
periódicas a los sistemas de Fotocopia de los informe de
6 información x evaluación 1 1
Se dio uso adecuado y El director financiero no asigno
mantenimiento de la información un partido presupuestario para
7 tecnológica x el mantenimiento 1 0
Se implanta procedimiento de
8 supervisión de las funciones x Fotocopia de procedimiento 1 1
Se aprobaron políticas y Fotocopia del plan de
9 procedimiento para el área de tic x procedimiento 1 1
El dtic no desarrollo un
Existen mecanismos de programa que permite asigna
10 autogestión para cada usuario x para cada persona 1 0
El director de tic no solicito a
Se mantienen un plan de la máxima autoridad un
11 contingencia x servidor de mayor capacidad 1 0
Conciliación bancaria
Se comprobó que no se realizan conciliaciones bancarias en forma periódica o por lo
menos una vez a el mes porque el director financiero no designo un servidor
independiente de la recaudación deposito y registros para que realice esta actividad.
Inobservando la norma de control interno 403-07 conciliación bancarias, lo que no
permitió asegurar que tanto el saldo según registro contable como saldo el banco sean lo
correcto.
Conclusión
No se realizaron conciliaciones bancarias en forma periódica o por lo menos una vez a
el mes, lo que no permitió asegurar que tanto el saldo según registro contable como
saldo según el banco sean los correctos.
Recomendación
Al director financiero designara a servidores que no tenga relación alguna con la
recepción de valores tanto como depósitos transferencias y registros contables para que
realice las actividades de conciliaciones bancarias a fin de asegurar que los saldos según
registros contables como los saldos según el banco sean los correctos.
Medidas de protección
Se constato que no se cuenta con medida de protección para resguardar los fondos que
se recaudan directamente debidos a que la máxima autoridad no autorizo la contratación
de personal de seguridad además el director financiero no gestiono el plan de medidas
de protección para valores recaudados, inobservando la norma de control interno 403-05
medida de protección lo que no permitió garantizar el respaldo y protección de fondos
recaudados.
Conclusión
No se cuenta con medida de protección para resguardar los fondos que se recaudan
directamente lo que no permitió garantizar el respaldo y protección de fondos
recaudados.
Recomendación
Al director financiero asignar valores para la contratación de guardias de seguridad con
el objetivo de resguardar los fondos recaudados directamente mientras permanezcan en
la entidad.
Medida de protección
Se verifico que no se encontraron respaldos por garantía razonable y suficiente el
personal que maneja recursos monetarios, debidos a que el director financiero no
solicito las respectivas garantías para los servidores encargados. Inobservando la norma
de control interno 403- 05 medidas de protección lo que vulnera el grado de seguridad
del personal a cargo de dicha recursos.
Conclusión
No se encontraron respaldados por garantía razonable y suficiente el personal que
maneja recursos monetarios, lo que vulnera el grado de seguridad del personal a cargo
de dichos recursos.
Recomendación
Al director financiero contratar la póliza de seguros para cada servidor encargado de
manejar los recursos monetarios de la institución garantizando la seguridad de dicho
personal.
Ingresos de autogestión
Se constato que los ingresos de autogestión no forman partes del presupuesto debido
a que son manejados en efectivo. Inobservando la norma de control interno 403-01
determinación y reconocimiento de los ingresos, lo que no permitió un correcto uso del
dinero recaudados por autogestión.
Conclusión
Los ingresos de autogestión no forman parte del presupuesto, lo que no permite un
correcto uso del dinero recaudado por autogestión.
Recomendación
Considerara dentro del presupuesto los valores de ingresos por concepto de
autogestión con la finalidad de dar un correcto uso de este rubro de ingreso.
Entidades bancarias como medio de pago
Se verifico que no se utilizan las entidades bancarias para ejecutar pagos, debido a
que los valores son manejados en efectivos. Inobservando la norma de control interno
403-09 pagos a beneficiarios, lo que no permitió respaldar la obligación legalmente
exigible y de exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante.
Conclusión
no se utilizan las entidades bancarias para ejecutar pagos, lo que no permitió
respaldar la obligaciones legalmente exigible y de exclusiva responsabilidad de la
entidad solicitadas.
Recomendación
A el tesorero ejecutara pagos únicamente mediante las diferentes cuentas de
entidades financieras que maneja la institución con la finalidad de respaldar los pagos
efectuados a los beneficiarios.
Programa para gastos
Se constato que no se cuenta con un programa para gastos de conformidad con el
presupuesto debido a que el director financiero no designo un responsable para dicha
función. Inobservando la norma de control interno 403-08 control previo al pago, lo que
no permitió la planificación de los gastos de acuerdos al presupuesto de la institución.
Conclusión
No se cuenta con un programa para gasto de conformidad con el presupuesto, lo que
no permitió la planificación de los gastos de acuerdo al presupuesto de la institución.
Recomendación
Al director financiero elaborara programa para los gastos de conformidad con el
presupuesto institucional, con el fin de planificar lo egresos de la institución.
aplicación ponderació
numero preguntas si no observaciones n calificación
Fotocopia
Todos los gastos son autorizados designación de
1 por algún funcionario x funcionario 1 1
No existe una
programación de
caja el director
Los pagos efectuados están dentro financiero no asigno
2 del límite de programación de caja x funcionario 1 o
Fotocopia de
Los pagos están justificados con los documento de
3 documentos respetivo x respaldo 1 1
El pago de obligaciones a
beneficiarios es ordenado por el Fotocopia de
responsable tesoro nacional designación de
4 depositario de los fondos públicos x funciones 1 1
Utilizan medio de pagos como
5 (banco cooperativa, mediante
transferencia de valores) El director
financiero realizara
x pagos en efectivos 1 0
Se Cuenta con un programa para El director
6 gastos de conformidad con el financiero elaboro el
presupuesto presupuesto no fue
aprobado por la
x máxima autoridad 1 0
Fotocopia del plan
Cuenta con un adecuado control de de obligaciones a
7 vencimiento de obligaciones x cancelar 1 1
8 Las obligaciones son controladas Fotocopia
mediante conciliaciones registros conciliaciones de
detallados x saldo 1 1
Los gastos de operaciones constan
en el presupuesto institucional Fotocopia de
presupuesto
9 x institucional 1 1
Existe personal a cargo de cancelar
multa por injustificada ajena a las Fotocopia
10 actividades de tesorería x asignación de cargo 1 1
Cuestionario de control interno
Cuenta de ingresos

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Oficio Circular N° 001-DPM-GAD de PORTOVIEJO-2019 Sección: Auditoría

Asunto: Notificación de Inicio de Acción de Control

Portoviejo, 26 de abril de 2019

Luis Miguel Intriago Mora

De conformidad a lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General

Agradeceré enviar respuesta señalando nombres completos, cargo, periodo de actuación,

Franklin Gustavo García Mera

Portoviejo, 26 de abril de 2019

Jorge Luis Gutiérrez Zambrano

De conformidad a lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General

Agradeceré enviar respuesta señalando nombres completos, cargo, periodo de actuación,

Franklin Gustavo García Mera

Portoviejo, 26 de abril de 2019

Rodolfo Francisco Rodríguez Hernández

De conformidad a lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General

Agradeceré enviar respuesta señalando nombres completos, cargo, periodo de actuación,

Franklin Gustavo García Mera

Portoviejo, 26 de abril de 2019

Paola Íngrid Vásquez Vélez

De conformidad a lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General

Agradeceré enviar respuesta señalando nombres completos, cargo, periodo de actuación,

Franklin Gustavo García Mera

Portoviejo, 26 de abril de 2019

Juan Luis Sánchez Farías

De conformidad a lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General

Agradeceré enviar respuesta señalando nombres completos, cargo, periodo de actuación,

Franklin Gustavo García Mera

Portoviejo, 8 de abril de 2019

Juan Leonardo Zamora Vélez

Como es de su conocimiento la Delegación Provincial de Manabí de la Contraloría General del

Franklin Gustavo García Mera

Portoviejo, 8 de abril de 2019

Como es de su conocimiento la Delegación Provincial de Manabí de la Contraloría General del

Franklin Gustavo García Mera

Amelia Lila Cedeño Cedeño

Como es de su conocimiento la Delegación Provincial de Manabí de la Contraloría General del

Franklin Gustavo García Mera

5,3 estructura orgánica (el organigrama o los niveles de la organización)

5,6 principales políticas y estrategias institucionales

5.7 recursos financieros.

6- Principales políticas contables

Nombre Y Cargo Descripción Actividad Que Ejecuta

Juan Luis Sánchez Farías Custodia de los bienes tangible de la

9- punto de interés para el examen

Examen especial a Gobierno Autónomo Descentralizado De Portoviejo

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