DIAGRAMA DE FLUJO

CONVENCIONES
PROCESO: GESTION DE RECURSOS FISICOS
# #
Conector
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: DESPACHO DE BIENES (GR-P04) Operación Decisión de página
Conector a otra parte
del diagrama Documento Inicio - Fin

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD arae de REGISTROS
area interesada almacen tramsportadora elaboracion de RELACIONADOS
guias

solicitud mediante un memorando o correo electronico indicando: nombre completo de

memorando o correo
1 quien recibe, ciudad, direccion y telefono a demas de la descripcion del bien y
electronico
cantidad.

2 recepcion de la solicitud.

si
3 hay existencias ? no

no se responde la solicitud citando que no hay existencias correo electronico

se remite al procedimiento de compras

doc 011 (salida de bienes de

consumo) y/o doc. 103
si elaboracion del documento para el envio
(traslado de activos fijos) de
nova
doc 011 (salida de bienes de
separacion, alistamiento y empaque con el documento de movimiento de almacen en consumo) y/o doc. 103
4
el caso de entrega a transportadora (traslado de activos fijos) de
nova
relacion de envio indicando: nombre completo de quien recibe, ciudad, direccion y
5 telefono a demas de la descripcion del bien, cantidad de cajas o paquetes y el costo cuadro en excel impreso
por caja o paquete para asegurar el despacho
no
se entraga las cajas o paquetes a un funcionario ?
si

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# #
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: DESPACHO DE BIENES (GR-P04) Conector Conector a otra parte
Operación Decisión de página del diagrama Documento Inicio - Fin

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD arae de REGISTROS
area interesada almacen tramsportadora elaboracion de RELACIONADOS
guias
doc 011 (salida de bienes de
consumo) y/o doc. 103
si se entrega el bien al funcionario solicitante
(traslado de activos fijos) de
nova
doc 011 (salida de bienes de
consumo) y/o doc. 103
firma el documento de movimiento de almacen
(traslado de activos fijos) de
1 nova

no se entrega las cajas a una trasportadora

8 solicitud de elaboracion de las guias a la persona encargada guia de transporte

elaboracion de guias guia de transporte

9 revision de guias en cuanto a la informacion suministrada. guia de transporte

10 se registra el numero de guia en la relacion de envio para su posterior seguimiento. cuadro en excel impreso

11 poner la guia a cada una de las cajas o paquetes guia de transporte

12 entrega de cajas o paquetes al transportador.

recibo de cajas o paquetes

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# #
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: DESPACHO DE BIENES (GR-P04) Conector Conector a otra parte
Operación Decisión de página del diagrama Documento Inicio - Fin

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD arae de REGISTROS
area interesada almacen tramsportadora elaboracion de RELACIONADOS
guias

con el numero de guia por

13 seguimiento de entrega.
internet o llamada telefonica

recibo de cajas o paquetes por la persona interesada guia del tranprtador

doc 011 (salida de bienes de

consumo) y/o doc. 103
revision de los bienes y firma de documentos para enviar al almacen central
(traslado de activos fijos) de
nova
firma de los documentos: doc
011 (salida de bienes de
14 recibo de informe de recepcion de bienes enviados consumo) y/o doc. 103
(traslado de activos fijos) de
nova

1 firma de los documentos: doc

011 (salida de bienes de
15 archivo consumo) y/o doc. 103
(traslado de activos fijos) de
nova

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# #
Operación Decisión Conector Documento Inicio - Fin
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: SOLICITUD DE BAJA DE BIENES (GR-P04) de página
Conector a otra parte
del diagrama

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD coordinacion REGISTROS
area interesada almacen informatica RELACIONADOS
administrativa

valoracion del estado del equipo mueble (escritorio, silla, archivador, mesa auxiliar). Y
carta concepto tecnico con el
1 para neveras, plantas electricas y otros equipos se requiere concepto tecnico por
rut
persona natural o juridica con su rut
formato de solicitud de baja
cuando la solicitud de baja es por hurto anexar la correspondiente denuncia ante
2 con la denuncia
autoridad competente.
corespondiente
formato (-solicitud de baja de
equipos
3 elaboracion del formato para la solicitud de baja de bienes. -solicitud de baja de bienes
muebles)

formato (-solicitud de baja de

equipos
4 aprobacion del coordinador URDG. -solicitud de baja de bienes
muebles)

5 envio de documentos por correo guia del trasportador

guia transportador, solicitud de

baja de equipo y/o solicitud de
6 recibo de documentos en almacen. baja de muebles y/ o
denuncia, concepto tecnico y
el rut.

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# #
Operación Decisión Conector Documento Inicio - Fin
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: SOLICITUD DE BAJA DE BIENES (GR-P04) de página
Conector a otra parte
del diagrama

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD coordinacion REGISTROS
area interesada almacen informatica RELACIONADOS
administrativa

guia transportador, solicitud de

baja de equipo y/o solicitud de
7 revision de documentos baja de muebles y/ o
denuncia, concepto tecnico y
el rut.

entrega de la denuncia para su tramite ante la aseguradora la denuncia.

la denuncia y la carta de
solicitud de reclamacion por hurto de un bien ante la aseguradora
reclamacion.
la denuncia y la carta de
redicacion de la reclamacion ante la aseguradora
reclamacion.
entrega de la carta radicada ante la aseguradora la carta de reclamacion.

recibo de la carta radicada ante la aseguradora la carta de reclamacion.

doc 202 (acta de baja)de nova

y doc GI-P02-FR03 (concepto
8 elaboracion y tramite del acta de baja
tecnico monitor-teclado-
impresora- mouse)

es equipo de computo y/o impresora ?

si
no no es equipo de computo y/o impresora.
no

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# #
Operación Decisión Conector Documento Inicio - Fin
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: SOLICITUD DE BAJA DE BIENES (GR-P04) de página
Conector a otra parte
del diagrama

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD coordinacion REGISTROS
area interesada almacen informatica RELACIONADOS
administrativa

doc GI-P02-FR03 (concepto

tecnico monitor-teclado-
si solicitud de revision a informatica impresora- mouse) y/o doc GI-
P02-FR04 (concepto tecnico
cpu)

doc 202 (acta de baja),

solicitud de baja de equipo y/o
solicitud de baja de muebles y/
o denuncia, concepto tecnico
solicitud de aprobacion de la baja mediante su firma por parte de almacen, la
y el rut. Y doc GI-P02-FR03
9 coordinacion administrativa, contabilidad, auditoria interna, subgerencia operativa y
(concepto tecnico monitor-
para bienes del FEP por el secretario tecnico.
teclado-impresora-mouse) y/o
doc GI-P02-FR04 (concepto
tecnico cpu) carta de
reclamacion

10 notificacion de la baja y desecho si es del caso al area solicitante correo electronico

actualizacion del archivo de activos fijos para la aseguradora y oficina juridica si es del
11 nova y excel
caso

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# #
Operación Decisión Conector Documento Inicio - Fin
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: SOLICITUD DE BAJA DE BIENES (GR-P04) de página
Conector a otra parte
del diagrama

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD coordinacion REGISTROS
area interesada almacen informatica RELACIONADOS
administrativa

doc 202 (acta de baja),

solicitud de baja de equipo y/o
solicitud de baja de muebles y/
o denuncia, concepto tecnico
y el rut. Y doc GI-P02-FR03
12 archivo
(concepto tecnico monitor-
teclado-impresora-mouse) y/o
doc GI-P02-FR04 (concepto
tecnico cpu) carta de
reclamacion

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PROCESO: GESTION DE RECURSOS FISICOS
# #
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: ENTREGA DE BIENES AL ALMACEN (GR- Operación Decisión Conector Conector a otra parte Documento Inicio - Fin
P04) de página del diagrama

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD REGISTROS
area interesada almacen informatica RELACIONADOS

valoracion del estado del equipo (computador, ups, estabilizador, impresoras),

1 concepto tecnico y rut
concepto tecnico con su rut cuando es proyecto local o regional urdg.

-solicitud de baja de equipos

-acta de traslado
-acta de traslado a bodega
2 elaboracion del formato para entrega de equipos al almacen
central
-solicitud de baja de bienes
muebles

3 alistamiento , empaque y envio del bien guia transportador

4 traslado fisico del bien. guia transportador

recibo de los elementos entregados confrontando la guia del trasportador guia transportador
si
concuerda la guia con los bienes entregados ?
no

no devolucion al transportador

si se confronta la guia del trasportador con los bienes entregados y se firma de recibido

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PROCESO: GESTION DE RECURSOS FISICOS
# #
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: ENTREGA DE BIENES AL ALMACEN (GR- Operación Decisión Conector Conector a otra parte Documento Inicio - Fin
P04) de página del diagrama

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD REGISTROS
area interesada almacen informatica RELACIONADOS

guia transportador, carta

remisoria, formatos (-solicitud
de baja de equipos
-acta de traslado
se recibe el bien en almacen revisando su estado de empaque, los documentos y
5 -acta de traslado a bodega
accesorios con que llega si es del caso
central
-solicitud de baja de bienes
muebles)

6 almacenamiento

doc 103 (ingreso por traslado

de activos), 111 (ingreso por
7 documento de entrada
devolucion de alguna
dependencia)

que tipo de bien, es un computador y/o impresora?. no

2
si carta remisoria, formatos (-
solicitud de baja de equipos
-acta de traslado
-acta de traslado a bodega
si solictud de revision al area de informatica con los documentos pertinentes
1 central
-solicitud de baja de bienes
muebles)

no
no es un mueble y/o un equipo para oficina ?

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PROCESO: GESTION DE RECURSOS FISICOS
# #
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: ENTREGA DE BIENES AL ALMACEN (GR- Operación Decisión Conector Conector a otra parte Documento Inicio - Fin
P04) de página del diagrama

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD REGISTROS
area interesada almacen informatica RELACIONADOS

si formatos (-solicitud de baja de

equipos
-acta de traslado
-acta de traslado a bodega
si evaluar si es para reasignar, reparar o dar de baja
central
-solicitud de baja de bienes
muebles)

si es para reparar solicitar concepto tecnico con su rut

doc. 103 (traslado de activos

el bien reparado se devuelve al remitente 1 fijos) de nova
doc 202 (acta de baja) de
nova, envio de correo
si es para baja elaborar el acta de baja con el cocepto tecnico y su rut.
electronico informando la baja
a su antiguo responsable

se remite al proceso de baja

no
no es un elemento de consumo ?
si
si bienes disponibles para reasignar.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: ENTREGA DE BIENES AL ALMACEN (GR- Operación Decisión Conector Conector a otra parte Documento Inicio - Fin
P04) de página del diagrama

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD REGISTROS
area interesada almacen informatica RELACIONADOS

no verificar que tipo de bien es

2

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PROCESO: GESTION DE RECURSOS FISICOS
# #
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: ASIGNACION O ENTREGA DE BIENES (GR- Operación Decisión Conector Conector a otra parte Documento Inicio - Fin
P04) de página del diagrama

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD REGISTROS
area interesada almacen RELACIONADOS

memorando o correo
1 solicitud por el area interesada
elkectronico
acumulados generales del
2 verificacion de existencia.
item en el programa nova

hay el bien solicitado en cantidad suficiente ? si

no
formato en excel de solicitud
no solicitud de compra de compra de bienes para el
almacen

5 asignacion o entrega del bien

doc 011 (salida de bienes de

consumo) y/o doc. 103
4 elaboracion del documento
(traslado de activos fijos) de
nova
doc 011 (salida de bienes de
consumo) y/o doc. 103
5 sepracion,,alistamiento y empaque
(traslado de activos fijos) de
nova

6 entrega o despacho del bien por transportadora guia transportador

7 seguimiento al despacho por transportadora guia transportador

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# #
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: ASIGNACION O ENTREGA DE BIENES (GR- Operación Decisión Conector Conector a otra parte Documento Inicio - Fin
P04) de página del diagrama

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD REGISTROS
area interesada almacen RELACIONADOS

doc 011 (salida de bienes de

consumo) y/o doc. 103
8 recibo y firma del documento por parte del area interesada
(traslado de activos fijos) de
nova
doc 011 (salida de bienes de
consumo) y/o doc. 103
9 archivo de documentos firmados
(traslado de activos fijos) de
nova

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PROCESO: GESTION DE RECURSOS FISICOS
# #
Operación Decisión Conector Documento Inicio - Fin
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: ALMACENAMIENTO DE BIENES (GR-P04) de página
Conector a otra parte
del diagrama

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD REGISTROS
almacen RELACIONADOS

doc 103 (ingreso por traslado

de activos), 008 (ingreso por
1 ingreso del bien a la bodega compra), 111 (ingreso por
devolucion de alguna
dependencia)

2 ubicación predeterminada

3 caja con embaleje establecido se marca con el codigo y su cantidad

cajas con cantidad inferior al embalaje establecido se marca la caja con el codigo y se
4
deja abierta.

precaucion con la temperatura ambiente, la humedad y el aseo del area de

5
almacenaje

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# #
Conector a otra
Operación Decisión Conector parte del diagrama Documento Inicio - Fin
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: RECIBO DE BIENES POR COMPRA (GR-P04) de página

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD coord. REGISTROS
proveedor almacen RELACIONADOS
Administrativa

1 acuerdo para la entrega de bienes

2 el almacen recibe los bienes comprados con el documento soporte del proveedor remision, factura.

si
verificacion fisica del bien comprado en cuanto a su descripcion, cantidad y calidad,
3 remision, factura.
es valida?
no

4 devoluciòn al proveedor con una nota en el documento con que entrega el bien. remision, factura.

5 almacenamiento

doc 007 (orden de compra) y

6 verificacion de la orden de compra y elaboracion de la entrada de almacen doc 008 (despacho a la orden
de compra) de nova
remision y/o factura y doc ·#
7 entrega de documentos a la coordinacion administrativa.
008 de nova

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PROCESO: GESTION DE RECURSOS FISICOS
# #
Conector a otra
Operación Decisión Conector parte del diagrama Documento Inicio - Fin
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - CODIGO: RECIBO DE BIENES POR COMPRA (GR-P04) de página

ROL RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
# DESCRIPCION ACTIVIDAD coord. REGISTROS
proveedor almacen RELACIONADOS
Administrativa

8 actualizacion de archivos si es un activo fijo para la aseguradora nova y excel

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