Material 3 - Puede Que Odie Planificar Pero Debe Hacerlo de Todos Modos

Diplomado en Gestión Escolar con Liderazgo Pedagógico
Módulo 3 - Material S42
Puede que odie la planificación, pero debe hacerlo de todos modos
Algunas de las personas más inteligentes que

he conocido luchan por convencerse de hacer
una cosa: planificar su trabajo.
Son extraordinarios en términos de análisis de

todo tipo de cosas, desde procesos de
fabricación hasta gestión de mercadería y
partículas nucleares. Pero, cuando se trata de
su propia gestión del tiempo o de diseñar un
plan para realizar un gran proyecto, se resisten.
Algo sobre la programación hace que sus
cerebros se apaguen y pueden pasar de
brillante a blanco en un instante.
Una de las razones por la que estos individuos

luchan es porque pueden salirse con la suya sin
planificar por mucho más tiempo que la mayoría.
Si tienes algo de carisma y una gran habilidad
para atiborrarte de trabajo, es posible que hayas
sido capaz de lograr un trabajo decente en el
último minuto - o al menos encontrar formas de
obtener un aplazamiento. Si puedes continuar
de esta manera sin mayores problemas, no
sentirás la necesidad de cambiar.
Pero, a medida que aumenta la demanda de tiempo - obtienes un nuevo trabajo, tienes
poco personal, te casas o tienes hijos, o tu salud cambia -, una vida sin planificación o
rutinas puede hacerte sentir cansado en el mejor de los casos y miserable en el peor.
En algún momento, necesitas decidir que vale la pena el tiempo y el esfuerzo que
demanda crear planes y rutinas. Según mi experiencia en asesoría para la gestión del
tiempo, existen algunas verdades duras sobre la planificación que cada individuo
necesita aceptar antes de seguir adelante. Una vez que las acepte y haga de la
planificación un hábito, puede aprovechar su poder para crear una vida más feliz,
saludable y productiva.
La planificación provocará dolor, al menos inicialmente. Si tiene patrones de

planificación muy débiles en el cerebro, literalmente, sentirás dolor cuando comiences
a planificar. Es como cuando inicias una nueva rutina de ejercicios y ejercitas músculos
que ni siquiera sabías que tenías. Pero, a medida que desarrollas el hábito de planificar,
el dolor asociado con él, generalmente, disminuye. Y cuanto más refuerzo positivo
obtengas, más planificarás.
Por ejemplo, Camille Fournier, ex Gerente de Tecnología de “Rent the Runway”,

describió el dolor y la recompensa de la planificación. Ella enfrentó el estrés y la
frustración cuando comenzó a planificar sus proyectos. Explicó cómo su jefe observaría
sus planes - en cualquier punto que identificara incertidumbre o riesgo - y le pediría que
revisara y reconsiderara. "Fue absolutamente terrible", dijo, "me sentí profundamente
frustrada e impaciente durante todo el proceso". Y, sin embargo, al final de todo,
dividimos este gran proyecto en entregables parciales y llevamos a cabo, con éxito, un
cambio estructuralmente significativo que, a pesar de su complejidad, cumplió en gran
medida con el cronograma previsto. El recuerdo de la frustración de la planificación
1
quedó grabado en su cerebro, pero también el recuerdo del gran logro que obtuvo
gracias a esa planificación.
En algunos casos, la planificación funciona mejor cuando no tienes que hacerlo solo.
Considere planificar un proyecto importante en equipo o, al menos, con otra persona.
Dependiendo del tamaño del equipo y la superposición del trabajo, también puede
facilitar el proceso desglosando metas mensuales en planes semanales conjuntos.
La planificación lleva más tiempo de lo esperado (y también el trabajo). Es típico

que la planificación semanal tome entre 30 y 60 minutos, y que la planificación del
proyecto demore mucho más. Para aquellos que no están familiarizados con la
planificación, esto puede parecer una cantidad excesiva de tiempo. Pero, aquellos que
han visto el poder de la planificación, entienden que una hora a la semana puede hacer
que cientos de horas de trabajo reflexivo sean menos estresantes y más productivos.
Además, parte del beneficio de la planificación es que obtienes una mayor claridad sobre
cuánto tiempo lleva realmente el trabajo en comparación con el tiempo que pensabas
que tomaría. Esto puede conllevar un poco más de frustración inicial porque tienes que
enfrentar el hecho de que la realidad es diferente a lo que esperabas. La planificación
tampoco garantiza que todo saldrá según lo programado. Pero, permite conocer, desde
el principio, si algo se sale de curso, por lo que te da la oportunidad de hacer algo al
respecto de forma oportuna, en lugar de quedarse atascado con pocas o ninguna opción
más adelante.
Las cosas tienden a ir mejor cuando planificas. Cuando planificas, a menudo,

descubres algunas duras verdades sobre lo que demandará realizar un proyecto o,
simplemente, completar el trabajo semanal. Esto puede hacerte sentir un poco
incómodo porque ya no estás en un mundo imaginario y feliz donde existe una cantidad
infinita de tiempo, en el que puedes hacer todo de una sola vez y hacer felices a todos.
Pero, descubrir estos hechos lo antes posible te otorga la posibilidad de negociar
expectativas sobre los entregables oportunamente o atraer más recursos a un proyecto.
También, ayuda a establecer límites con confianza y decidir qué se va a hacer en el día,
porque conoces tu gama completa de opciones y prioridades vigentes. Esto maximiza
la efectividad y permite establecer, consistentemente, las expectativas y cumplirlas.
La planificación se convierte en “el canario”. En el pasado, los mineros llevaban

canarios a las minas como un sistema de alerta y detección temprana. Si el canario
moría, era señal del incremento de gases tóxicos en el ambiente y, por tanto, de la
necesidad de que los mineros evacúen la mina. La planificación puede proporcionar el
mismo tipo de señales de advertencia temprana - si se desvía significativamente del
plan estimado, es una señal de que algo está mal y es necesario realizar ajustes. Tener
un plan y verificarlo le permite advertir la necesidad de hacer ajustes antes de que sus
proyectos u otros compromisos sujetos a plazo de cumplimiento se encuentren en grave
peligro.
Muchas personas a las que no les gusta planificar tienden a abandonar la planificación
rápidamente, suponiendo que tienen las cosas bajo control. Pero, eso los envía a una
espiral descendente. Mantener un ojo en el plan y hacer ajustes es tan importante como
entregar un producto completo - mantiene la estabilidad del proceso. Si ignoras al
canario, tienes más posibilidades de fallar, solo por no advertir signos importantes.
¿Puede ser difícil planificar? Sí. Pero, ¿es posible que hagas más? Absolutamente. La
recompensa de pasar por el dolor de la planificación puede ser enorme en términos de
aumento de la productividad, disminución del estrés y, sobre todo, alineación intencional
con las cosas más importantes.
2
Editado de Saunders, E. G. (2016). You may hate planning, but you should do it anyway.
Harvard Business Review. Recuperado de https://hbr.org/amp/2016/09/you-may-hate-
planning-but-you-should-do-it-anyway [Consulta: 01 de julio de 2020]

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Algunas de las personas más inteligentes que

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Una de las razones por la que estos individuos

La planificación provocará dolor, al menos inicialmente. Si tiene patrones de

Por ejemplo, Camille Fournier, ex Gerente de Tecnología de “Rent the Runway”,

La planificación lleva más tiempo de lo esperado (y también el trabajo). Es típico

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