6.5.2 Comunicación Durante La Auditoría

6.5.
2 Comunicación durante la auditoría

Dependiendo del alcance y de la complejidad de la auditoría, puede ser necesario llegar a
acuerdos formales para la comunicación entre el equipo auditor y con el auditado durante
la auditoría.

Los miembros del equipo auditor deberían consultarse periódicamente para intercambiar
información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar las tareas entre los miembros
del equipo auditor según sea necesario.

Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debería comunicar periódicamente los
progresos de la auditoria y cualquier inquietud al auditado y, cuando sea apropiado, al
cliente de la auditoría. Las evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieren un
riesgo inmediato y significativo (por ejemplo: para la seguridad, el medio ambiente o la
calidad) deberían comunicarse sin demora al auditado y, si es apropiado, al cliente de la
auditoría.

Cualquier inquietud relacionada con un aspecto externo al alcance de la auditoría debería
registrarse y notificarse al líder del equipo auditor, para su posible comunicación al cliente
de la auditoría y al auditado.

Cuando las evidencias disponibles de la auditoría indican que los objetivos de la misma
no son alcanzables, el líder del equipo auditor debería informar de las razones al cliente
de la auditoría y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones
pueden incluir la reconfirmación o la modificación del plan de auditoría, cambios en los
objetivos de la auditoría o en su alcance, o la terminación de la auditoría.

Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditoría que pueda evidenciarse a
medida que las actividades de auditoría in situ progresan, debería revisarse con el cliente
de la auditoría y aprobarse por él y, cuando sea apropiado, por el auditado.

6.5.3 Papel y responsabilidades de los guías y observadores
Los guías y observadores pueden acompañar al equipo auditor, pero no forman parte del
mismo. No deberían influir ni interferir en la realización de la auditoria.

Cuando el auditado designe guías, éstos deberían asistir al equipo auditor y actuar
cuando lo solicite el líder del equipo auditor. Sus responsabilidades pueden incluir las
siguientes:

a) establecer los contactos y horarios para las entrevistas;
b) acordar las visitas a partes específicas de las instalaciones o de la organización;
c) asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientos relacionados con la
protección y la seguridad de las instalaciones son conocidos y respetados por los
miembros del equipo auditor;
d) ser testigos de la auditoría en nombre del auditado; y
e) proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación de la información.

6.5.4 Recopilación y verificación de la información
Durante la auditoría, debería recopilarse mediante un muestreo apropiado y verificarse, la
información pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo
la información relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos.
Sólo la información que es verificable puede constituir evidencia de la auditoría. La
evidencia de la auditoría debería ser registrada.

La evidencia de la auditoría se basa en muestras de la información disponible. Por tanto,
hay un cierto grado de incertidumbre en la auditoría, y aquéllos que actúan sobre las
conclusiones de la auditoría deberían ser conscientes de esta incertidumbre.
Los métodos para recopilar esta información incluyen:
⎯ entrevistas,
⎯ observación de actividades, y
⎯ revisión de documentos.

Ayuda práctica - Fuentes de información
Las fuentes de información seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y la
complejidad de la auditoria y pueden incluir:
a) entrevistas con empleados y con otras personas;
b) observación de las actividades y del ambiente de trabajo y condiciones circundantes;
c) documentos, tales como política, objetivos, planes, procedimientos, normas,
instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y pedidos;
d) registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de auditorias,
registros de programas
de seguimiento y resultados de mediciones;
e) resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño;
f) información sobre los programas de muestreo del auditado y sobre los procedimientos
para el control de los procesos de muestreo y medición;
g) informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente, otra información
pertinente de partes externas y la calificación de los proveedores; y
h) bases de datos informáticas y sitios de Internet.

Ayuda práctica - Realización de entrevistas
Las entrevistas son uno de los medios importantes de recopilar información y se deberían
llevar a cabo de manera tal que se adapten a la situación y a las personas entrevistadas.
Sin embargo, el auditor debería considerar lo siguiente:
a) las entrevistas deberían mantenerse con personas de niveles y funciones adecuadas
que desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría;
b) las entrevistas deberían realizarse durante las horas normales de trabajo y, cuando sea
práctico, en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada;
c) se debería hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a entrevistar
antes y durante la entrevista;
d) debería explicarse la razón de la entrevista y de cualquier nota que se tome;
e) las entrevistas pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su trabajo;
f) deberían evitarse preguntas que predispongan las respuesta (es decir, preguntas
inductivas);
g) los resultados de la entrevista deberían ser resumidos y revisados con la persona
entrevistada; y
h) se debería agradecer a las personas entrevistadas su participación y cooperación.

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