FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE COMUNICACIONES

Asignatura: Protocolo y Oratoria

Sección: 01

Docente: Lic. Silvia Sandoval

Actividad: Planificación y montaje de evento/ contexto de pandemia mundial

Integrantes:

N. Nombres Carné
1 Castro Chávez, Eli Marihya 09-5884-2016
2 De Paz Vanegas, Kenia Areli 09-4260-2016
3 Díaz Miranda, Katherine Johanna 34-1637-2013

4 Hernández Hernández, Yesenia Carolina 09-3830-2008

5 Reyes Palacios, David Antonio 34-0402-2013

6 Parada Roldan, Víctor Salvador 34-5872-2014

7 Portillo Cubias, Erika Celina 34-3498-2016

San Salvador, sábado 13 de junio de 2020

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Contenido
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 4
CONFERENCIA DE PRENSA HIBRIDA DEL MINISTERIO DE TURISMO .......................... 6
Lugar del evento: ....................................................................................................................... 6
OBJETIVOS DEL EVENTO ........................................................................................................... 7
TIPO DE EVENTO ........................................................................................................................... 8
DEFINICIÓN DE AUDIENCIAS ................................................................................................... 10
PROGRAMA, ANFITRIONISMO Y PROTOCOLIZACIÓN DEL EVENTO........................... 11
VEXILOLOGÍA Y PRECEDENCIA DEL EVENTO ................................................................... 12
Etiqueta del evento y descripción del código de vestuario del evento ......................... 14
ELEMENTOS GRÁFICOS DEL EVENTO ................................................................................. 17
Comisiones para la planeación, organización y ejecución del evento .......................... 20
Comisión de Relaciones Públicas ....................................................................................... 20
PROGRAMACIÓN DE CONFERENCIA DE PRENSA DE MINISTERIO DE TURISMO ... 26
DENOMINADA TURISMO EN NUESTRA TIERRA ................................................................. 26
DIA: Miercoles 10 de junio de 2020 ......................................................................................... 26
Comisión de Prensa y Audiovisuales ................................................................................. 32
Comisión de logística: ............................................................................................................ 37
Comisión de decoración: ....................................................................................................... 40
Comisión de finanzas .............................................................................................................. 44
Comisión de Recepción y Anfitrionismo: .......................................................................... 45
Comisión de Gastronomía: .................................................................................................... 46
CONCLUSIÓN ................................................................................................................................ 48
ANEXOS .......................................................................................................................................... 49
CUADRO DE RESPONSABILIDADES...................................................................................... 50
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INTRODUCCIÓN
Las comunicaciones y las relaciones publicas deben estar en constante
actualización frente a los tiempos actuales, ya que el avance de las tecnologías y
los acontecimientos a nivel mundial deben ser constantemente evaluados para así
definir las estrategias a implementar en los actos y eventos organizados por una
institución.
En vista de la actual pandemia que existe a nivel mundial del COVID-19, ha sido
necesario aplicar medidas preventivas y de distanciamiento social, con el fin de
evitar la propagación de la enfermedad y continuar con las actividades planificadas
durante el año.
Por lo tanto, los actos se han convertido en virtuales, presenciales o híbridos, en
este ultimo caso los eventos tienen participación presencial y virtual, permitiendo
así un numero de asistentes menor al que usualmente se tenia de forma presencial
y un mayor numero de asistentes virtuales, el cual tienen la facilidad y la comodidad
de participar desde el lugar donde se encuentran sin estar físicamente en el evento.
No obstante, a pesar de la ingeniosa aplicación hibrida, se deberán tomar en cuanta
diferentes factores tales como la verificación de los invitados que no corren riesgo
de contagio y de los invitados que deberán participar de forma virtual, así como la
realización de pruebas de conexión para aquellos invitados que contaran con
intervención durante el evento.
El montaje del evento y la alimentación que se proporcionará deberá incluir las
medidas definidas por el Ministerio de Salud y a su vez contar con los implementos
necesarios para resguardar la salud de todos los participantes presenciales.
Los encargados y colaboradores del evento también deberán conocer sobre las
medidas establecidas con el fin de no correr riesgos de ninguna índole.
Es importante considerar que la actualización de la organización de los actos no
interfiere con las leyes ceremoniales y normas ya establecidas, así como el uso de
la heráldica y la vexilología en los mismos.
A pesar de que las nuevas recomendaciones para la realización de eventos fueron
creadas con el fin de evitar contagios por una enfermedad, es importante resaltar
que esta estrategia de actos híbridos es la nueva era. Los tiempos cambian, pero la
vida pública y social no se detiene, pues siempre es importante dar a conocer a los
públicos sobre avances, lanzamientos, proyecciones u otros acontecimientos de las
instituciones y organizaciones a las que representamos. ‘
 4

OBJETIVOS

Objetivo general:

Aplicar los conocimientos adquiridos sobre el montaje y desarrollo de un evento en

una conferencia de prensa, implementando las nuevas medidas brindadas por la
Organización Mundial de la Salud debido al contexto de la pandemia COVID-19,
considerando en la ejecución la etiqueta y el protocolo.

Objetivos específicos:

• Planificar el montaje de una conferencia de prensa considerando la

aplicación de un evento hibrido donde se incluyan participaciones virtuales y
presenciales.
• Crear una agenda adecuada para la realización de una conferencia de
prensa hibrida donde se consideren los tiempos de participación según las
actuales recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud.
• Implementar estrategias para la organización y ejecución del evento
aplicando la etiqueta y el protocolo, como las leyes y normas establecidas
por el organismo considerando las nuevas medidas de distanciamiento social
en la intervención de los invitados.
5
 6

CONFERENCIA DE PRENSA HIBRIDA DEL MINISTERIO DE TURISMO

Nombre del evento:

“Turismo en nuestra tierra”

Lugar del evento:

Museo de Ruinas de San Andrés, km. 35 de la carretera Panamericana,

departamento de La Libertad.
 7

OBJETIVOS DEL EVENTO

• Difundir información actualizada veraz y oportuna sobre las medidas que se

tomaran en cuenta ante el COVID-19 con el propósito que las personas
asistan a los diferentes sitios turísticos.

• Concientizar a los turistas a que manejen de forma responsable e inmediata

las medidas de higiene solicitadas por el Ministerio de Salud.

• Impulsar el turismo interno para reactivar la economía y enriquecer el

conocimiento de nuestra cultura.
 8

TIPO DE EVENTO

En el evento se desarrollará el tema de las medidas de protocolo de atención de

visitantes a los sitios turísticos ante en COVID-19. Por lo que será un evento Oficial/
carácter especial/ públicos-privados.

Preside evento:
El encargado de la planificación, organización y ejecución del evento será el
Ministerio de Turismo.
Para ello contara con la participación de un moderador, 2 anfitriones y 2 invitados
en la conferencia de prensa, los cuales contaran con una intervención presencial o
virtual, a continuación, se detalla:

Participación presencial:

Excelentísima Ministra de Turismo:

Licenciada Morena Valdez

Director de Ruinas de San Andrés: José

Heriberto Erquicia Cruz
 9

Participación virtual:

Excelentísimo Ministro de salud: Doctor Francisco Alabí Montoya

Excelentísima Ministra de cultura: Suecy Callejas Estrada

 10

DEFINICIÓN DE AUDIENCIAS

Geográfica:
• País: El salvador
• Ciudades: La Libertad y San Salvador
Demográfica:
• Edad: entre los 18 a 55 años
• Sexo: Masculino y Femenino
Psicográfica:
• Clase social: Alta, Media y Baja

Manera presencial: estarán aquellas personas que dirijan el evento como tal y
algunas personas que estarán como público en dicho evento.
Manera presencial:
• Excelentísima Ministra de Turismo: Licenciada Morena Valdez
• Director de Ruinas de San Andrés:
• Moderador
Como publico estarán:
• Coordinadores de Relaciones públicas del Ministerio de Turismo y del
lugar donde se ha realizado el evento.
• Coordinadores de planificación de ambas instituciones.
• Representante de operaciones del ministerio de salud
• Medios de comunicación: TCS, canal 12, canal 10, grupo mega visión, La
prensa gráfica, El diario de hoy.
Manera Virtual:
• Excelentísimo Ministro de salud: Doctor Francisco Alabí Montoya
• Excelentísima Ministra de cultura: Suecy Callejas Estrada
• Publico invitado de las diferentes instituciones que han organizado el evento.
(25 personas dentro de la plataforma) a ellos se les enviara el ID y
contraseña, además de la previa inscripción al evento si no están inscritos no
podrán ingresar a la plataforma.
 11

PROGRAMA, ANFITRIONISMO Y PROTOCOLIZACIÓN DEL EVENTO

Protocolo de montaje del evento:

Antes de comenzar el montaje, se iniciará una desinfección del lugar con químicos
para eliminar virus o bacterias, así como también antes de su ingreso, se
desinfectará, manteles, sillas, tarimas, equipos de audio, pantallas, micrófonos,
mesas, y demás objetos que se ocupen para el desarrollo del evento.

Protocolo de ingreso al salón del evento:

Dicho evento se llevará a cabo el miércoles 10 de junio, en el museo de las Ruinas

de San Andrés, de 9:00 a.m. a 9.30 a.m., donde se darán a conocer las medidas de
protocolo de atención de visitantes a los sitios turísticos ante en COVID-19.

Por tal motivo el día del evento tomaremos en cuenta diferentes puntos los cuales
deberán someterse los invitados a participar en dicho evento, deberán pasar por un
punto de desinfección, al entrar al museo, el cual contara con un especialista de
salud, en la entrada, donde se le tomara la temperatura a cada uno de los invitados,
donde también como parte del protocolo de prevención se instalará una alfombra la
cual estará empapada de cloro para desinfectar los zapatos, y que todos porten
debidamente su mascarilla, también se verificara que afuera de las instalaciones se
guarde el distanciamiento físico, así como el debido distanciamiento en el parqueo
de los vehículos, para evitar aglomeraciones y contactos físicos.

Luego de verificar estos puntos, a cada uno de los invitados se les echará alcohol
gel en sus manos, antes de entrar al museo.

Protocolo dentro del salón del evento:

Dentro de las instalaciones se verificará que los periodistas guarden el

distanciamiento físico de al menos metro y medio, así como también invitados, y
quienes estarán en la mesa de honor, también se verificara que todos porten su
mascarilla debidamente.

Cuando uno de los invitados, pase al pódium a hablar se procederá a desinfectar,

antes de su uso, así como también al finalizar su discurso, esto con el fin de prevenir.

Luego para el retiro de todas las personas se procederá a la desinfección del lugar,
y se guarde el distanciamiento físico al salir del museo.
 12

VEXILOLOGÍA Y PRECEDENCIA DEL EVENTO

Presentación de la Vexilología

Cuando hablamos de vexilología, nos referimos a las diferentes técnicas y

directrices para el diseño y sobre todo lectura de banderas. Fundamentado en la ley
de los símbolos patrios, la utilizar en eventos oficiales o donde requieran de las más
altas autoridades del estado.

Artículo 5: La Bandera nacional se compone de dos franjas horizontales color azul,

e interpuesta entre ellas una franja blanca, en un rectángulo de tela. Las tres franjas
tendrán las mismas dimensiones. Art.6.- Habrá tres clases de banderas nacionales
oficiales: la magna, la de uso en edificios y oficinas públicos y la de desfiles.

Art.7.- La bandera magna será de tres metros treinta y cinco centímetros de largo
por un metro ochenta y nueve centímetros de ancho, en la cual irá dibujado el
Escudo de Armas con todos sus blasones. Sin embargo, cuando las condiciones
del local y las circunstancias lo ameriten, podrá usarse una bandera de mayores
dimensiones.

Utilización de Banderas

Utiliza la bandera de la institución, y también usan la bandera del país, estas son
ubicadas en la parte de atrás de la mesa de honor, El Salvador a lado derecho y la
Institucional siempre al costado Izquierdo de la de El Salvador, dependiendo del
acto la mesa de honor se coloca los colores de la institución.

Heráldica

Lo definimos como el código de reglas que permiten representar y describir

correctamente lo escudos de armas.

Fundamentado en la ley de símbolos patrios:

Artículo 2- El Escudo de Armas de El Salvador, será un triángulo equilátero de líneas

doradas. En su base aparecerá la cordillera de cinco volcanes en forma decreciente
de izquierda a derecha y en color verde, colocados sobre un terreno que se figura
bañado por dos mares; en la parte superior un arco iris que los cubra; bajo el arco,
el gorro de la Libertad esparciendo luces; y en forma de semicírculo se leerá entre
sus rayos: 15 DE SEPTIEMBRE DE 1821 o su abreviatura 15 DE SEPT. DE 1821.
 13

El gorro frigio irá sobre una asta dorada. En torno del triángulo y en figura circular
se escribirá en letras de oro o doradas: REPUBLICA DE EL SALVADOR EN LA
AMERICA CENTRAL, y en la base del triángulo: DIOS UNION LIBERTAD. Saliendo
del triángulo habrá cinco Pabellones de El Salvador, dos a cada uno de los lados
del triángulo y uno sobre el vértice superior del mismo, las banderas laterales se
entrelazan en la mitad de la base del triángulo. Bajo la leyenda DIOS UNION
LIBERTAD, llevará dos ramas de laurel en forma circular entrelazadas con un listón
color azul y blanco, cuyos gajos serán igual al número de Departamentos
administrativos de la República, hasta terminar en las dos Banderas laterales
superiores.

Precedencia de la Mesa de Honor

• Cuatro banderas de 1 de El Salvador con dos franjas azules y una franja

blanca, siguiéndole la bandera de MITUR, bandera de Ministerio de Salud y
bandera de Ministerio de Cultura
• La ubicación de los invitados en la mesa de honor se realizará por el orden
de precedencia y alternancia tomando en cuenta lo que está plasmado en la
Ley Del Ceremonial Diplomático de La República De El Salvador
específicamente en el art. 62 donde menciona sobre la ley de precedencia.

1. Excelentísima Ministra de Turismo: Licenciada Morena Valdez (a la

derecha)
2. Director de Ruinas de San Andrés (A la izquierda)
3. Moderador
 14

En videollamada:

1. Excelentísimo Ministro de salud: Doctor Francisco Alabí Montoya

2. Excelentísima Ministra de cultura: Suecy Callejas Estrada

ETIQUETA DEL EVENTO Y DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO DE VESTUARIO DEL

EVENTO

Código de vestuario para anfitriones: Traje tipo sastre, traje color oscuro.
Zapatillas de tacón mediano para dama y para caballero zapatos negros lustres.
 15

Código de vestuario para invitado:

Dama: Traje de chaqueta o vestido de cóctel informal zapatillas de tacón mediano.
Caballero: Traje oscuro (nunca negro) zapatillas lustres

Vestimenta de moderadora: Vestimenta formal pantalón corte recto, zapatillas de

tacón mediano y blusa color blanco.
 16

Para comisión de recepción: Traje color negro y blanco con un moño, y su

respectivo chaleco zapatillas de tacón para damas y para caballero zapatos lustres.

Comisiones en general vestirán con traje estilo sastre color negro con la mejor
presentación para damas cabello suelto y lacio zapatillas de tacón mediano y para
caballero traje formal sastre y zapatos lustres.
 17

ELEMENTOS GRÁFICOS DEL EVENTO

Para la creación de los elementos gráficos del evento, se aplicará según lo
establecido en el Manual de uso de Marca del Gobierno de El Salvador del periodo
2019-2024, que aplica para ministerios y dependencias.
Logotipos de ministerios:
Este logotipo es exclusivo para la comunicación publicitaria y redes sociales. El uso
del nombre legal de los ministerios es para comunicación interna y oficial.

Colores corporativos en valores: Estos son los valores autorizados para el uso
del emblema en aplicaciones en negativo por lo que no podrán modificarse en
ninguna circunstancia.
 18

Diseño de brochure (programación):

Frente:

Reverso:
 19

Tarjeta de invitación:

Convocatoria de prensa:
 20

Promoción del evento:

La promoción de la conferencia se realizará a través de las diferentes redes sociales
del Ministerio de Turismo.
Se creará un video invitando a sintonizar la transmisión de la conferencia por
Facebook, en él se brindarán los detalles de la hora del evento y el tema a
desarrollar para despertar el interés del publico objetivo en este caso los turistas.

COMISIONES PARA LA PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL

EVENTO
El éxito de la ejecución del evento es el trabajo en equipo por lo que se han creado
diferentes comisiones que serán las encargadas de velar por la planeación y el
desarrollo del evento. A continuación, se detallan:
Comisión de Relaciones Públicas

Su principal objetivo será fortalecer los vínculos con los distintos públicos,
escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y
apoyo de estos durante el evento.
Las funciones asignadas para la planificación, organización y ejecución de la
conferencia de prensa serán:

a) Descripción de las fases del evento:

 21

Pre evento

Esta fase es la investigación para desarrollar una amplia

planificación del evento, se define qué tipo de evento se
llevará a cabo, tipo de protocolo, los objetivos que quieren
alcanzar, fecha, lugar, presupuesto, elementos a utilizar,
medidas sanitarias, datos que se ofrecerán en el evento los
recursos, las personas que participarán, así como la
conformación de las comisiones para que sea de forma
exitosa.

A partir de tener todos estos sectores establecidos se

comienza a llevar en ejecución por cada comisión se realiza
su respectivo trabajo y pone en marcha un plan estratégico
con un cronograma de actividades para que sean hechas
profesionalmente.

Por medio de las cotizaciones se pueden solicitar de forma

rápida e inmediata los insumos indispensables, ya que antes
hemos definido la cantidad de dinero para el evento. Reservar
el lugar y verificar si es de forma accesible para nuestros
invitados, Anticipadamente enviar cartas a los ponentes y
recibir las confirmaciones para poder agregarlos al programa.

Se establece además el programa que se llevara a cabo el día

del evento, planificando un ensayo previo con la moderadora
y realizando las pruebas necesarias para la conferencia
hibrida. Los elementos de sanitizacion son indispensables
para el evento que se llevara a cabo en medio de la pandemia.

La confirmación de todo lo establecido para la conferencia es

esencial para que sea exitosa.
 22

Evento
El día de evento es el desarrollo de la planificación, las
comisiones son citadas horas antes de dar inicio, lo que
primero es resguardar la salud de todos los presentes por
esta razón las medidas sanitarias se cumplen al orden exigido
ya que se debe de evitar contagios ante la pandemia, se
respeta la distancia solicitada por el ministerio de salud.

Las pruebas de sonido y de video llamadas minutos antes de

dar inicio sin público presente son de parte importante del
evento que se llevara a cabo en cuestión de tiempo

Respetar el horario de inicio es indispensable ya que los

invitados tienen un tiempo determinado para poder cumplir
con su asistencia, verificar que se cumplan las normas de
etiqueta en cuanto al vestuario, la logística del recibimiento y
las indicaciones de colocación dentro del lugar de la
conferencia hacen sentir cómodos y atendidos a los
presentes por el anfitrión

El programa debe de ser estrictamente dirigido al pie de la

letra, ya que a los asistentes se les brinda un broucher para
tener una guía de lo que se informara en la conferencia, pero
además se debe de contar con un plan b por cualquier
inconveniente que pueda suceder en el momento.

Se debe de respetar además el horario para finalizar el evento ya que se sabe que
los ponentes cuentan con una agenda muy apretada al igual que los periodistas
deben de cumplir con otras obligaciones.

A la hora de servir el coctel debe de tenerse preparado para que este sea entregado
de forma inmediata, con insumos biodegradables, pero antes pasar por la mesa de
sanitización para un cuido de salud de calidad.
 23

Post evento

Ya finalizado el evento el comité dirige para que se realice el desmontaje de los

implementos utilizados en la conferencia de prensa, se verifican los pagos
pendientes por los servicios brindados y los compromisos adquiridos para el evento.

Se envían las cartas de agradecimiento para los ponentes e invitados, además de

un rastreo de publicity en los diferentes medios de comunicación para evaluar el
nivel alcanzado a través de las diferentes publicaciones que se dieron en tiempo
real y al finalizar la conferencia.

Se velará que la información publicada sea la correcta y de no ser así

inmediatamente ponerse en contacto con el medio de comunicación de forma
amistosa para que el reportero la pueda corregir

Se evaluará el desarrollo del evento si este alcanzo o no las expectativas deseadas

y también los errores cometidos durante el misma, esto con el fin de tener todo
documentado. Y así tener mejoras en un futuro

Se realizarán propuestas para los futuros eventos y planificaciones de mejoras que

beneficiarán a la institución y sus organizadores, para que alcancen un nivel de
imagen exitosa en el mismo entorno.
 24

b) Invitación y convocatoria de los ponentes:

San Salvador, viernes 08 de mayo de 2020.

Excelentísimo Ministro de salud

Doctor Francisco Alabí Montoya
Presente.

Asunto: Invitación como ponente en la conferencia de

prensa del Ministerio de Turismo
denominada Turismo en nuestra tierra.

Placer saludarle de parte del Ministerio de Turismo de El Salvador, esperando que se

encuentre bien en sus labores diarias.

La razón de esta carta es para invitarle a participar en la conferencia de prensa, presidida

por Excelentisima Ministra de Turismo, Licenciada Morena Valdez. Se llevará a cabo el día
miércoles 10 de junio, en Ruinas de San Andrés, su participación es requerida de manera
hibrida en el horario de 9:00 a 9:30 am.

Tema a tratar será el siguiente: Medidas de protocolo de atención de visitantes a los sitios
turísticos ante en COVID-19. Con los objetivos de Difundir información actualizada veraz y
oportuna sobre las medidas que se tomaran en cuenta ante el COVID-19 con el propósito
que las personas asistan a los diferentes sitios turísticos.

Concientizar a los turistas a que manejen de forma responsable e inmediata las medidas
de higiene solicitadas por el Ministerio de Turismo.

Impulsar el turismo interno para reactivar la economía y enriquecer el conocimiento de

nuestra cultura.

Atentamente: Alma de Pérez

Relaciones Publicas de MITUR

Confirmar su participación al Tel. (503) 2241-3200 Departamento de Relaciones

Publicas de Ministerio de Turismo de El Salvador
 25

San Salvador, viernes 08 de mayo de 2020.

Excelentísima Ministra de cultura:

Licenciada, Suecy Callejas Estrada
Presente.

Asunto: Invitación como ponente en la conferencia de

prensa del Ministerio de Turismo
denominada Turismo en nuestra tierra.

Placer saludarle de parte del Ministerio de Turismo de El Salvador, esperando que se

encuentre bien en sus labores diarias.

La razón de esta carta es para invitarle a participar en la conferencia de prensa, presidida

por Excelentísima Ministra de Turismo, Licenciada Morena Valdez. Se llevará a cabo el día
miércoles 10 de junio, en Ruinas de San Andrés, su participación es requerida de manera
hibrida en el horario de 9:00 a 9:30 am.

Tema a tratar será el siguiente: Medidas de protocolo de atención de visitantes a los sitios
turísticos ante en COVID-19. Con los objetivos de Difundir información actualizada veraz y
oportuna sobre las medidas que se tomaran en cuenta ante el COVID-19 con el propósito
que las personas asistan a los diferentes sitios turísticos.

Concientizar a los turistas a que manejen de forma responsable e inmediata las medidas
de higiene solicitadas por el Ministerio de Turismo.

Impulsar el turismo interno para reactivar la economía y enriquecer el conocimiento de

nuestra cultura.

Atentamente: Alma de Pérez

Relaciones Publicas de MITUR

Confirmar su participación al Tel. (503) 2241-3200 Departamento de Relaciones

Publicas de Ministerio de Turismo de El Salvador
 26

c) Programa del evento:

PROGRAMACIÓN DE CONFERENCIA DE PRENSA DE MINISTERIO DE TURISMO

DENOMINADA TURISMO EN NUESTRA TIERRA

DIA: MIERCOLES 10 DE JUNIO DE 2020

TIEMPO ACTIVIDAD
9:00- 9:03 AM Inscripción de medios de comunicación asistentes
9:03 AM Inicio de conferencia de prensa.
9:04 - 9:06 AM Inicio: presentación de los participantes en mesa de honor de forma presencial
❖ Excelentísima Ministra de Turismo: Licenciada Morena Valdez
❖ Director de Ruinas de San Andrés: José Heriberto Erquicia Cruz

9:06 - 9:08 AM Presentación de participantes de forma virtual

❖ Excelentísimo Ministro de salud: Doctor Francisco Alabí Montoya
❖ Honorable Ministra de cultura: Licenciada, Suecy Callejas Estrada
9:08 – 9:10 AM Palabras de Bienvenida por parte de:
❖ Excelentísima Ministra de Turismo Licenciada Morena Valdez
9:10 – 9:13 AM Palabras por parte de
❖ Director de Ruinas de San Andrés: José Heriberto Erquicia Cruz
9:13 – 9:18 AM Palabras por parte de los invitados de forma virtual

9:13 - 9:16 AM ❖ Excelentísimo Ministro de salud: Doctor Francisco Alabí Montoya

9:16 - 9:18 AM ❖ Excelentísima Ministra de cultura: Licenciada, Suecy Callejas Estrada

9:18 – 9:23 AM Discurso por parte de:

❖ Excelentísima Ministra de Turismo Licenciada Morena Valdez
9:23 – 9:28 AM Preguntas por parte de los medios de comunicación presentes
9:28 – 9:30 AM Despedida
Invitamos a los medios de comunicación a dar un recorrido voluntario por Ruinas
de San Andrés así como el llamado a tomar en cuenta las medidas
sanitarias para dar paso al coctel
 27

Diseño de brochure (programación):

Frente:

Reverso:
 28

d) Elaboración de guion del evento para la maestra de ceremonia y

organización de Ordo Procedendi:

GUION DE MAESTRO DE CEREMONIA PARA CONFERENCIA DE PRENSA DE MINISTERIO DE

TURISMO DENOMINADA TURISMO EN NUESTRA TIERRA

TIEMPO ACTIVIDAD
9:03 AM inicio a conferencia de prensa
Moderadora: Muy buenos días, bienvenidos a la conferencia de prensa del Ministerio de
Turismo denominada Turismo en nuestra tierra, se les agradece a todos los medios de
comunicación por asistir a este evento
9:04 AM Moderadora: en mesa de honor nos acompañan,
❖ Excelentísima Ministra de Turismo: Licenciada Morena Valdez y
❖ Director de Ruinas de San Andrés: José Heriberto Erquicia Cruz
9:06 AM Moderadora Contamos con nuestros invitados de forma virtual
❖ Excelentísimo Ministro de salud: Doctor Francisco Alabí Montoya
❖ Excelentísima Ministra de cultura: Licenciada, Suecy Callejas Estrada

9:08 AM Moderadora: A continuación, palabras de bienvenida por parte de:

❖ Excelentísima Ministra de Turismo: Licenciada Morena Valdez

9:10 AM Moderadora: en estos momentos se dirige ante ustedes

❖ Director de Ruinas de San Andrés: José Heriberto Erquicia Cruz

9:13 AM Moderadora: damos la palabra a Honorable Ministro de salud:

❖ Excelentísimo Doctor Francisco Alabí Montoya quien nos acompaña de manera
virtual

9:16 AM Moderadora: a continuación, el discurso por parte de

❖ Excelentísima Ministra de cultura: Licenciada, Suecy Callejas Estrada

9:18 AM Moderadora: se dirige ante ustedes

❖ Excelentísima Ministra de Turismo: Licenciada Morena Valdez

9:23 AM Moderadora: se da inicio al espacio de las preguntas por parte de los medios de
comunicación que nos acompañan

9:28 AM Moderadora: Agradecemos la presencia de nuestros ponentes y medios de comunicación

por acompañarnos a la conferencia de prensa “Turismo en nuestra tierra” Por parte de
Ministerio de Turismo de El Salvador, se les solicita pasar a la mesa sanitaria para la
desinfección y tomar el respectivo coctel, los invitamos a que puedan dar el recorrido por las
instalaciones de Ruinas de San Andrés para poder tomar fotografías
 29

Ordo Procedendi del evento

En este apartado se define el orden de intervención en un evento o acto oficial, de
carácter general público, privado este se inicia de menor a mayor jerarquía, dejando
por último la intervención del anfitrión designado por Ministerio de Turismo de El
Salvador.
Por lo tanto, se detalla el Orden Procendendi del acto oficial, de forma presencial:

1. Director de 2. Excelentísima
Ruinas de San Ministra de
Andrés: José Turismo:
Licenciada
Heriberto Erquicia
Morena Valdez
Cruz
Por lo tanto, se detalla el Orden Procendendi del acto oficial, de forma hibrida:

1. Excelentísima 2. Excelentísimo
Ministra de cultura: Ministro de salud:
Licenciada, Suecy Doctor Francisco
Callejas Estrada Alabí Montoya
 30

e) Cronograma de Comisión de Relaciones Públicas

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE COMISION DE RELACIONES PUBLICAS POR EVENTO DE CONFERENCIA DE
PRENSA DEL MINISTERIO DE TURISMO DENOMINADA TURISMO EN MI TIERRA

OBJETIVO: Garantizar al 100% la ejecución de cada una de las actividades a realizar para el evento de la conferencia de
prensa el día miércoles 10 de junio de 2020

abril mayo junio

Acciones
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
Definir tema de conferencia junto con todo el equipo
Convocar a los ponentes por medio de cartas
Confirmación de los ponentes a conferencia de prensa
Hacer el programa del evento con sus respectivos
horarios
Elaborar el brochure que se entregará a los invitados
Elaborar el guion y entregarlo al maestro y maestra de
ceremonias
Elaborar banner del evento
Promover el evento junto con las comisiones de prensa
y audiovisuales
Elaborar check list de su comisión (lista de verificación
según las necesidades de su comisión para el evento)
Día del evento
 31

f) Mapa de distribución de Comisión de Relaciones Públicas

Segunda
• Definir el tema distribiucion • Entrega de
del evento de brouche del
actividades
• Convocatoria de evento
los ponentes • Confirmacion de • Colocacion
los ponentes banner el dia
Primera • Hacer brouche del evento
distribucion del evento
de Tercera
actividades • Programa de
evento distribucion
de las
actividades

g) Check list de Comisión de Relaciones Publicas

N° Elementos Cantidad SI NO Responsable Observaciones

1 Convocatorias de Ponentes 2 x
2 Confirmación de Ponentes 2 x
3 Programa del evento 3 x
4 Brouche del evento 15 x
5 Guion de maestra de ceremonia 2 x
6 Cronograma 1 x
7 Lapiceros 7 x
8 Paginas 15 x
9 Banner del evento 1 x
 32

Comisión de Prensa y Audiovisuales

Su principal objetivo será generar y proveer información a los medios de

comunicación locales y nacionales. El eje central de su labor es dar a conocer a
la opinión pública la conferencia de prensa que llevara a cabo el Ministerio de
Turismo.
Las funciones asignadas para la planificación, organización y ejecución de la
conferencia de prensa serán:

a) Convocar a los medios de comunicación: Esta convocatoria será

enviada por correo electrónico y su confirmación se realizará por
llamada telefónica, un día antes del evento. Ellos estarán de manera
presencial, por lo que no podrá exceder de 15 asistentes.
 33

b) Grabación y toma de fotografías:

Debido a que es una conferencia de prensa hibrida se ha considerado que la

comisión realice una sola grabación presencial en el lugar del evento la cual
permitirá la transmisión en vivo a través de las redes sociales donde se
transmitirá el evento.

c) Diseño de línea grafica para el evento y administración de Redes

Sociales para la promoción de la conferencia de prensa:
34
35
36
 37

Comisión de logística:

Su principal objetivo será en reunir los medios necesarios desde tareas de

planificación hasta la gestión de recursos para llevar a cabo la conferencia de
prensa.
Las funciones asignadas para la planificación, organización y ejecución de la
conferencia de prensa serán:

a) Logística de medidas de seguridad sanitaria que se aplicaran

durante antes y durante el desarrollo del evento (según documentos
oficiales de la OMS y Ministerio de Salud)

• Uso obligatorio de mascarilla

• Toma de temperatura a la hora de ingresar al lugar
• Aplicación de alcohol gel antes de ingresar al lugar
• Desinfestarse cada 15 minutos durante el evento
• Distanciamiento físico, distancia de 2 metros entre cada persona
• Limpiar y desinfecta los lugares donde se ha manipulado.
• Para las damas el cabello de preferencia tiene que estar recogido con una
coleta.
• Suministros como jabón y agua.

b) Mapeo del lugar del evento con la verificación de la señalética a

aplicar:

Al desarrollar el evento cada uno de los objetos que se utilizarán estarán

señalizados para una mejor ubicación, señalización de mesas, sillas reservadas,
área donde estarán los de medios de comunicación, área de ingreso, área de
ingreso al evento, señalización de los pódiums (2), mesa de honor.
Además, considerar los espacios en la colocación de la mesa de honor, la
ubicación de los dos pódiums, ubicación de las sillas especiales y el área donde
estarán los medios de comunicación invitados, personas que estarán atendiendo
a los invitados tanto asegurando las medidas de prevención del Covid-19 y
control de la logística del evento.
 38

c) Logistica de recepcion de invitados a la conferencia de prensa:

Invitados del evento
Invitados en la mesa de honor:
Ministra de Turismo: Licenciada Morena Valdez (1)
Director de Ruinas de San Andrés: (2)
Moderador (3)

2 1 3

Sillas reservadas para el público especial:

• Coordinadores de Relaciones públicas del Ministerio de Turismo y del
lugar donde se ha realizado el evento.
• Coordinadores de planificación de ambas instituciones.
• Representante de operaciones del ministerio de salud

Medios de comunicación: Estos se ubicarán en el área de reserva para medios

de comunicación.
• TCS canales 2, 4 y 6
• Canal 12
• Canal 10,
• Canal 19 (Grupo Megavisión),
• La Prensa Gráfica
• El Diario de Hoy
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d) Check List del evento

N° Elementos a considerar SÍ NO
1 Tema del evento

2 Elección del lugar donde se desarrollara el evento

3 Crear una agenda del evento

4 Invitación a las autoridades
5 Invitación a os medios de comunicación
Confirmación de asistencia de las personas que están presencial y
6
virtualmente
Selecciona la logística: medios de transporte, catering, gestión de
7
espacios, audiovisuales, etc.
8 Recopila contactos en los medios de comunicación para invitarles.
Contacta con los ponentes para hablar sobre fechas, schedule y
9
sus presentaciones.

10 Hacer un calendario de trabajo con sus tiempos y plazos.

Crea un cronograma con las ponencias y actividades durante el

11
evento.
Promociona tu evento. Aprovecha todos los medios de los que
12
dispongas y redes sociales.
Asignar tareas a cada miembro del equipo: coordinadores,
13 encargados del registro, encargados de recepción de ponentes o
de comunicación con los medios y manager de redes sociales
Prepara la documentación y los detalles para los invitados al
14
evento.

Confirma por email o teléfono todas las reservas de espacios,

15
alojamientos, desplazamientos y logística.

Habla con los medios de comunicación y envíales un dosier con los

16
contenidos y ponentes, que participan

Confirma el listado de participantes y asistentes, así como los

17
colaboradores y encargados de la logística.

18 Imprime la agenda de ponencias, charlas y actividades.

Redacta una nota de prensa para enviar a los medios el día antes
19
del evento.
 40

N° Elementos a considerar SÍ NO
Indica todos los detalles a cada ponente sobre desplazamiento,
20 alojamiento, duración de su ponencia o charla y la persona que les
recibirá.
Lleva todos los materiales al lugar de celebración de las ponencias
21
y actividades.

Asegúrate de llegar con tiempo suficiente al lugar de celebración

22
del evento, para confirmar que todo está correcto.

23 Confirma las tareas con cada persona de tu equipo

Verifica listado de asistentes, listado de ponentes y que los carteles

24
e indicadores están correctamente ubicados.

25 Actualiza redes sociales y publica fotos y contenido en tiempo real.

Personal encargado de verificar que se cumpla con los protocolos

26
con relación al covid-19
Señalización correcta de cada una de las áreas para una mejor
27
ubicación a los invitados

Suficientes insumos como alcohol gel, mascarillas, guantes, jabón

28
antibacterial, agua, caretas etc.

Mesa de honor con el mantel adecuado según las reglas de

29
protocolo

30 Sonido y preparación de los elementos y plataforma virtual

31 Logística del estacionamiento

32 Cumplimiento del distanciamiento físico
Cumplimiento del número de personas que se han autorizado
33
dentro del evento

Comisión de decoración:
 41

Su principal objetivo será transformar el espacio seleccionado considerando las

normas establecidas por la OMS.
Las funciones asignadas para la planificación, organización y ejecución de la
conferencia de prensa serán:

a) Check List de la Comisión de decoración

N° Elementos Cantidad Si No Responsable Observación

Banderas de El
1 4
Salvador
2 Podio 2
3 Micrófono para podio 2
4 Bocinas preamplificador 2
5 Mesa 3
6 Sillas 9
7 Mantel 1
8 Alcohol en gel 3
9 Gradas para tarima 1
10 Tarimas 2
11 Iluminación 4
12 Pantalla 1
13 Computadora 1
Banner prevención
14 1
COVID-19
15 Consola de 12 Canales 1
16 Cables de audio 8
17 Fardos de agua 3
2
18 Emparedados
docenas
 42

b) Realizacion y diseño de montaje de la conferencia de prensa:

Parte interna donde se realizará la conferencia de prensa: En esta parte del lugar de la conferencia de presa, tanto invitados como
periodistas, tendrá que tomas medidas sanitarias para evitar el contagio de COVID-19, guardando la distancia de 1 metro con 50
centímetros.
 43

Parte externa donde se realizará la conferencia de prensa: Se ha reservado los estacionamientos, en la parte derecha está
asignado para los vehículos de periodistas, en la parte izquierda, la reservación para vehículos para invitados y acompañante de
los ministros. También espacios reservados para las personas con discapacidad.
 44

Comisión de finanzas

Su principal objetivo será ser la responsable de supervisar la contabilidad y el

presupuesto asignado para la conferencia de prensa.
Las funciones asignadas para la planificación, organización y ejecución de la
conferencia de prensa serán:
a) Elaboración y verificación de presupuesto asignado para la
desinfección del lugar del evento.
Cantidad Productos de desinfección Costo
2 Galones de alcohol gel $30.00
1 Alfombra $15.00
1 Galón de cloro para la alfombra $8.00
12 Botes de Laysol $60.00
6 Toallas para limpiar $6.00
Total $119.00

Cantidad Contratación de Costo

personal y empresas
de renta.
1 Doctor debidamente $60.00
equipado
1 Empresa de renta de $450.00
audio, iluminación,
pantallas.
1 Empresa de renta de $150.00
mobiliario
Total $660

COSTO FINAL TOTAL

Productos de desinfección $119.00

Contratación de personas y empresas de renta $660

TOTAL $779
 45

Comisión de Recepción y Anfitrionismo:

Su principal objetivo será ser la responsable y coordinar con los edecanes,

anfitriones y el personal que forme la comisión, para el recibimiento de los
invitados y la velar por el cumplimiento de la aplicación e instrucción de las
medidas sanitarias a tomar durante el evento.
Las funciones asignadas para la planificación, organización y ejecución de la
conferencia de prensa serán:
a) Logística del evento:

Acto 1
El anfitrión estará en la puerta principal encargándose del recibimiento de los
invitados, dirigiéndolos a la lista donde firmaran y confirmaran si van a hacer
preguntas directas a los de la mesa de honor luego se dirigirán hasta las sillas
asignadas
Acto 2
Se dará inicio a la conferencia de prensa
Acto 3
El anfitrión se encargará de ver si a los invitados se les ofrece algo o visita de
cortesía
Acto 4
Se despedirá de cada uno de los invitados agradeciendo la asistencia

b) Check List de verificación de Comisión de Recepción y

Anfitrionismo:

Elementos Cantidad Si No Responsable Observaciones

Anfitrión. 1
Vestuario de comisión de
15
recepción
Verificación de vestuario
4
de la mesa de honor
Verificar los manteles y
10
botellas de agua
Verificar el código de
-
vestimenta
Tener lista de invitados 1
Tener una agenda general 1
 46

c) Elaboración y control de lista de asistencia de invitados:

N° Nombre Medio Correo electrónico Firma

1
2
3
4
5

Comisión de Gastronomía:

Su principal objetivo será ser la responsable de organizar y supervisar los

alimentos y las bebidas durante el evento.
Las funciones asignadas para la planificación, organización y ejecución de la
conferencia de prensa serán:
a) Ubicación del Bufet y servicio y atención de los invitados:
Debido a las actuales normas de distanciamiento social se opta por la
contratación de un servicio buffet, ya que de esta manera se podrá tener mayor
control en la entrega y servicio de los alimentos a los invitados, asimismo se
evitará tener contacto entre los meseros y los invitados por lo que ellos deberán
pasar únicamente a tomar su bandeja de refrigerio. Esta mesa se ubicará al
costado derecho del montaje del evento, siendo un lugar no visible para las
cámaras.
 47

b) Contratación y verificación de aplicación de Manual de

Manipuladores de alimentos avalado por la OMS.

Para la contratación del catering del evento se deberá notificar en la solicitud de

cotización a los proveedores, que deben contar con la certificación de El Manual
para Manipuladores de Alimentos avalado por la OMS y el aval del Ministerio de
Salud. Asimismo, se deberá contar con una carta variada en donde se
consideren alimentos para invitados veganos o vegetarianos.
 48

CONCLUSIONES

La organización de un evento no puede realizarse sin una previa planificación en

donde se vean involucradas todas las áreas de la institución que será la
anfitriona.
Si no se consideraran los recursos con los que se cuenta, el elaborar un
cronograma de actividades donde se proyecte toda la planificación y se agenden
las actividades previas al evento puede ocasionar un estado de desorganización
que al final se proyectara en la ejecución del evento.
No obstante, las comisiones que se crean y la buena directriz de estas permitirá
tener un mayor control de los elementos a considerar antes, durante y después
del evento.
Asimismo, la actual situación mundial, nos obliga a actualizarnos y reinventarnos
en la materia de la protocolización, considerando y apoyándonos de las nuevas
tecnologías dando paso a la continuidad de los eventos e innovando en la
proyección y el alcance a los públicos objetivos que se tienen considerados.
El cuido de nuestros invitados debe ser primordial ya que de eso dependerá, la
secuencia de los eventos programados para la institución, ya que de no contar
con las medidas de salud brindadas por la OMS corremos el riesgo de ser
sancionados por las autoridades de salud y señalados por la opinión publica en
general.
Ser consientes que la creatividad hoy en día será nuestra arma, los diseños de
los mensajes deben ser precisos y directos ya que el tiempo para un evento
hibrido no debe ser mayor a 45 minutos, esto permitirá también lograr un mayor
impacto y alcance en las diferentes plataformas virtuales, ya que no será un
contenido pesado, sino liviano para cualquier publico que visite nuestras redes.
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ANEXOS

1) ANEXO 1. Manual de Marca de El Gobierno de El Salvador periodo 2019-

2024. (Ver adjunto PDF)

2) ANEXO 2. Manual para Manipuladores de Alimentos. (Ver adjunto PDF)

 50

CUADRO DE RESPONSABILIDADES

Cuadro de responsabilidades

Nombre Carnet Detalle de actividad Porcentaje

Castro Chávez, Eli Mariya 09-5884-2016 Comisión de 100%

Gastronomía
De Paz Vanegas, Kenia Areli 09-4260-2016 Comisión de Recepción y 100%
Anfitrionismo
Díaz Miranda, Katherine Johanna 34-1637-2013 Comisión de Logística 100%

Hernández Hernández, Yesenia 09-3830-2008 Comisión de Relaciones 100%

Carolina Publicas
Reyes Palacios, David Antonio 34-0402-2013 Comisión de Finanzas 100%

Parada Roldan, Víctor Salvador 34-5872-2014 Comisión de Decoración 100%

Portillo Cubias, Erika Celina 34-3498-2016 Comisión de Prensa y 100%

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