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FGPR - 450 - 04 Lecciónes Aprendidas Gestión de La Integración

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Este documento presenta tres lecciones aprendidas de un proyecto de desarrollo de una herramienta para cifrado de archivos. La primera lección es la importancia de dedicar suficiente tiempo a la planificación para estimar con precisión variables como tiempo y costos. La segunda lección es considerar análisis de riesgos para tener en cuenta posibles imprevistos al definir planes y procesos. Y la tercera lección es la necesidad de involucrar a los interesados en cada fase para ajustar los entregables a sus necesidades.

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Título original

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CONTROL DE VERSIONES

Versió Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo


n
1.0 Julio 16/10/20 Creación Documento
Chica 20

LECCIÓN APRENDIDA N.º 1


NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Herramienta para cifrado de archivos HCA

FASE ENTREGABLE
1.0 Inicio del Proyecto Acta de constitución del proyecto
TEMAS DE REFERENCIA
1 Objetivos del proyecto
2 Justificación del proyecto
3 Cronograma de hitos del proyecto

DESCRIPCIÓN DEL ENTREGABLE


El entregable contiene toda la información inicial requerida para comenzar con la ejecución del
proyecto, así como para oficializar el inicio de este.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA


Cuando se inicia con la ejecución de proyectos es muy complicado tener en cuenta muchas
variables como tiempo, costos y compromiso de los integrantes del equipo.

DESCRIPCIÓN DE LAS CAUSAS (ADJUNTAR DIAGRAMA DE ISHIKAWA)


Muchas veces no se dedica el tiempo necesario en las fases de planeación de los proyectos y por
ende no se estima con suficiente cuidado los temas relacionados con tiempo y costos que
acarreará la ejecución de los proyectos.
ACCIONES CORRECTIVAS TOMADAS
Se repartieron las áreas del conocimiento entre diferentes grupos de trabajo para distribuir las
cargas y de esta manera abarcar mas procesos en el desarrollo del proyecto.
RAZONAMIENTO DETRÁS DE LAS ACCIONES
El trabajo colaborativo es hoy en día de las actividades mas importantes pues no sólo permite
tener éxito en los proyectos si no que también permite abarcar una gran cantidad de actividades
que entregan un nivel de detalle adecuado en el desarrollo de estos.

RESULTADOS OBTENIDOS
Cada equipo de trabajo gestionó de manera adecuada su área de conocimiento, generando los
entregables requeridos para el cierre del proyecto.
LECCIÓN APRENDIDA (CONOCIMIENTO REUTILIZABLE QUE SE PUEDA APROVECHAR PARA MANEJAR LA PERFORMANCE
FUTURA DE PROYECTOS )

Es necesario inyectar más tiempo y recursos a las fases de planeación de los proyectos de
manera que se pueda estimar con mayor exactitud y se puedan tener en cuenta todas las
variables que puedan afectar la ejecución de los mismos.

Contacto: informes@dharma-consulting.com Página Web: www.dharmacon.net

The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el Project
Management Institute (PMI) para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma
Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

LECCIÓN APRENDIDA N.º 2


NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Herramienta para cifrado de archivos HCA

FASE ENTREGABLE
2.0 Organización y preparación Plan de Gestión del Proyecto
TEMAS DE REFERENCIA
1 Procesos de gestión
2 Enfoque de trabajo
3 Plan de gestión de cambios

DESCRIPCIÓN DEL ENTREGABLE


En el entregable se describen los procesos de gestión bajo los cuales se operará la ejecución del
proyecto, así como los planes transversales como cambios y configuración que afectan
directamente el proyecto.
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
Para el tema de gestión de cambios, a pesar de desarrollarse un proceso completo para la
ejecución de cambios controlados, en toda ejecución de proyectos suceden imprevistos que
requieren de la ejecución de cambios inmediatos sin que se pueda dar lugar a cada una de las
etapas del proceso de gestión de cambios.

DESCRIPCIÓN DE LAS CAUSAS (ADJUNTAR DIAGRAMA DE ISHIKAWA)


Cuando se tienen muy bien definidos los procesos se piensa que toda actividad debe ejecutarse
bajo esta línea base, sin embargo, casi nunca se tienen en cuenta las situaciones bajo las cuales
no es posible dar lugar a la ejecución completa del proceso y suele tenerse efectos muy
negativos.
ACCIONES CORRECTIVAS TOMADAS
Dentro del proceso de Gestión de Cambios se definió las acciones a tomar en caso de que los
cambios requieran su implementación inmediata de manera que el impacto de una
implementación sin los debidos controles pueda ser mínimo.
RAZONAMIENTO DETRÁS DE LAS ACCIONES
Siempre será necesario tener en cuenta los imprevistos que pueden ocurrir a la hora de ejecutar
un proyecto ya que muchas veces los procesos no podrán desarrollarse con normalidad, es por
esto que debe efectuarse análisis de riesgos que permitan tener controladas estas situaciones.

RESULTADOS OBTENIDOS
Para los cambios que requirieron de una implementación inmediata fue posible la aplicación del
proceso definido en el plan de gestión de cambios logrando minimizar los impactos negativos
luego de la aplicación de los cambios.
LECCIÓN APRENDIDA (CONOCIMIENTO REUTILIZABLE QUE SE PUEDA APROVECHAR PARA MANEJAR LA PERFORMANCE
FUTURA DE PROYECTOS )

Se deben efectuar análisis de riesgos cuando se vayan a definir planes y procesos de manera que
no sólo se tenga en cuenta el flujo ideal si no también las posibles variables que puedan afectar
el logro de los objetivos del proyecto.
LECCIÓN APRENDIDA N.º 3
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Herramienta para cifrado de archivos HCA

FASE ENTREGABLE
2.0 Cierre del proyecto Checklist de cierre de proyecto
TEMAS DE REFERENCIA
1 Resultados del proyecto
2 Recursos del proyecto
3 Percepciones de los stakeholders

DESCRIPCIÓN DEL ENTREGABLE


En el entregable se detallan todas las características bajo las cuales se da por finalizado el
proyecto y se aprueban los entregables con las respectivas observaciones.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA


Cuando no se tienen reuniones parciales durante la ejecución de los proyectos, se corre el riesgo
de que al final en la entrega del proyecto no se tenga una satisfacción completa de los
stakeholders.

DESCRIPCIÓN DE LAS CAUSAS (ADJUNTAR DIAGRAMA DE ISHIKAWA)


El no programar reuniones durante la ejecución del proyecto de manera que no se puede ir
ajustando los entregables en la medida que los stakeholders van solicitando o requiriendo.

ACCIONES CORRECTIVAS TOMADAS


Cada semana se efectuaron reuniones con los stakeholders donde la premisa era recibir de
parte de ellos las solicitudes o requerimientos de información para moldear y ajustar la entrega
final del proyecto según sus necesidades.

RAZONAMIENTO DETRÁS DE LAS ACCIONES


Recibir solicitudes controladas de cambio para ajustes al proyecto es la manera perfecta de
controlar las modificaciones que se requieran aplicar y entregar finalmente un producto que
satisfaga las necesidades de los stakeholders.

RESULTADOS OBTENIDOS
Un producto de calidad que cumple con las necesidades y requerimientos de los stakeholders
gracias a la aplicación de cambios controlados recibiendo las solicitudes de cambio en los
tiempos ideales.

LECCIÓN APRENDIDA (CONOCIMIENTO REUTILIZABLE QUE SE PUEDA APROVECHAR PARA MANEJAR LA PERFORMANCE
FUTURA DE PROYECTOS )

Se deben tener en cuenta en cada fase del proyecto la participación de los stakeholders para
poder ir ajustando los productos y procesos a la medida que estos requieren.

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