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Los sistemas de información gerencial en empresas cartageneras

Article · April 2018

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2 authors:

Ivan Javier Monterrosa-Castro Monica Esther Ospino Pinedo

Fundación Universitaria Tecnológico Comfenalco Universidad de Cartagena
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 Abril 2018 - ISSN: 1696-8352

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN EMPRESAS

CARTAGENERAS

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS IN ENTERPRISES IN CARTAGENA

Iván Javier Monterrosa Castro

Mónica Esther Ospino Pinedo ••
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:

Iván Javier Monterrosa Castro y Mónica Esther Ospino Pinedo (2018): “Los sistemas de
información gerencial en empresas cartageneras”, Revista Observatorio de la Economía
Latinoamericana, (abril 2018). En línea:
https://www.eumed.net/rev/oel/2018/04/informacion-gerencial-colombia.html

RESÚMEN

Este artículo presenta los resultados del proyecto de investigación relacionado con los sistemas de
información gerencial en empresas de la ciudad de Cartagena de Indias. El objetivo del trabajo fue
realizar un diagnóstico del uso de los sistemas de información gerencial en las empresas
cartageneras, con el fin de determinar el apoyo de estos en el proceso de toma de decisiones por
parte de quienes lideran las organizaciones.

Para este estudio, el grupo investigador utilizó un tipo de investigación exploratoria, con muestreo
probabilístico a 33 empresas establecidas en Cartagena, se realizaron grupos de discusión con
personal de la dirección, usuarios claves en la organización y personal del departamento de
sistemas, lo cual permitió recolectar información del objeto de estudio los cuales fueron
corroborados con entrevistas formales e informales aplicadas a 90 personas informantes claves y
conocedores en el tema.


Maestría en Dirección Estratégica. Especialidad: Tecnologías de la Información, Universidad Internacional Iberoamericana
Máster en Dirección Estratégica de Tecnologías de la Información, Universidad de León.
Especialista en Docencia Universitaria, Universidad Santo Tomás.
Administrador de Empresas, Universidad de Cartagena.
Analista Programador de Sistemas, Centro de Idiomas y Comercio “CEICO”.
Docente Universidad de Cartagena.
Coordinador de Investigación Programa de Administración de Empresas de la Fundación Universitaria Tecnológico
Comfenalco.
Líder Grupo de Investigación Gestión y Desarrollo Empresarial.
••
Maestría en Dirección Estratégica. Especialidad: Tecnologías de la Información. Orientación: Empresas de Software,
Universidad Internacional Iberoamericana.
Especialista en Gerencia Educativa, Universidad de San Buenaventura.
Ingeniera de Sistemas, Universidad Tecnológica de Bolívar.
Docente Universidad de Cartagena.
Según los resultados arrojados se podrían asegurar que las organizaciones en Cartagena se
encuentran en un nivel alto en cuanto al manejo de información importante para el proceso de toma
de decisiones.

PALABRAS CLAVES: Sistemas, Datos, Información, Gerencia, Toma de Decisiones.

ABSTRACT
This paper presents the results of a research project related to Information Management Systems in
enterprises in the city of Cartagena de Indias. The objective of this study was to diagnose the use of
Information Management Systems in companies from Cartagena, in order to determine the support
of these in the process of decision-making by those who lead organizations.

In order to realize this study, the research team used an exploratory research method, with a
probability sampling of 33 companies in Cartagena. Discussion groups with administrative staff, key
users in the organizations and systems department staff were conducted, making possible to collect
information related to the subject of the study. This information was confirmed by formal and
informal interviews applied to 90 key informant people and expert people in the topic.

As a result of this study, it can be drawn as conclusion, that organizations in Cartagena have a high
level in the managing information for the decision-making process.

KEYWORDS: Systems, Data, Information, Management, Decision Making.

INTRODUCCIÓN

En particular “Me interesé por la Edad de la Información la primera vez que oí hablar de ella. Yo
había oído hablar de la Edad del hierro y de la Edad del bronce, períodos de la historia humana
denominados de acuerdo con los metales que los hombres habían descubierto para fabricar sus
herramientas y armas. Por supuesto había estudiado en el colegio la Edad industrial, pero cuando
leí las predicciones eruditas de que los países lucharían por el control de la información y no de los
recursos naturales, no estaba seguro del significado que se le daba al término información.”
(Gates, 1997, pág. 20)

Ante todo, la acción que determina el éxito o fracaso de una empresa es el proceso de toma de
decisiones. La mayoría de las empresas conocidas como exitosas a nivel mundial han logrado
desarrollar una ventaja competitiva en cuanto a la generación de información veraz y efectiva.
Además de estas características, la información debe ser suministrada a la alta gerencia de forma
oportuna y acertada, con eficacia y eficiencia.

Por esta razón, las empresas que cuentan con esta ventaja competitiva, tienen la oportunidad de
generar un gran volumen de información, lo que en determinado momento puede llegar a ser
perjudicial para la organización, por lo que se hace necesario de igual manera filtrar de manera
rápida y eficiente la información para analizar oportunamente y tomar decisiones con la información
correcta y adecuada.

Actualmente, Cartagena es una zona de gran impacto para Colombia, pues es el punto donde
convergen muchos de los empresarios de diversas áreas y de diversas ciudades del país, tanto
pequeños como grandes, convirtiéndose en uno de los mercados centrales y atractivos para
constituir y consolidar empresas.

2
Luego, de realizar un estudio exploratorio sobre el diagnóstico de los sistemas de información en
empresas de la ciudad de Cartagena, se proponen en esta investigación una serie de
intervenciones que influirán en el desarrollo del mismo y a la vez repercutirá en el mejoramiento de
las condiciones de las empresas en Cartagena, ya que los sistemas de información constituyen
hoy, no sólo soportes de los negocios, sino un instrumento de ventajas competitivas y sostenibles
al permitir gestionar los activos tangibles e intangibles de la empresa y convertirse en una
herramienta integral de la gerencia. Considerar a la información como la base del conocimiento, la
inteligencia y el talento organizacional, y como una de las principales fuentes de ventaja
competitiva sostenible, permite colocar a la organización en condiciones emprendedoras ante el
aprendizaje, la innovación y la toma de decisiones. (Diaz Perez, De Liz Contreras, & Rivero
Amador, 2009, pág. 69)

Los resultados del estudio indican la necesidad de una mayor vinculación, compromiso y
capacitación a los usuarios de los sistemas de información gerencial. Además una mayor gestión
en la generación de ambientes organizacionales, dónde se puedan conformar y desarrollar trabajos
en equipo.

1. ¿Qué es un sistema de información gerencial?

Se realizó un análisis de la bibliografía, y marco teórico relacionado con los sistemas de

información en diversas épocas para evidenciar su evolución, las cuales se citan a continuación:

Se da este nombre al sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente, que
captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa, que
filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes,
proporcionándoles los medios para generar información deseada. (Murdick, 1988, pág. 6)

El sistema de información gerencial es un sistema integrado de personas, procedimientos, datos y

equipos destinados a proporcionar información para apoyar las operaciones, el control y las
actividades de planeación de una organización. (Hampton, 1989, pág. 741)

Los sistemas de información administrativa ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver
problemas. (Senn, 1992, pág. 6)

Sistema de información computarizada para lograr que la planificación, la toma de decisiones y el

control sean más efectivos. (Stoner & Freeman, 1996, pág. 669)

Define un sistema de información gerencial (MIS) como un sistema basado en computadoras que
proporciona información a usuarios que tienen necesidades similares. (Mcleond, 2000, pág. 5)

Un sistema de información administrativa (MIS, Management Information System) es un conjunto

organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar
información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones. (Stair & Reynolds, 2000, pág.
22)

Los sistemas de información para la dirección, MIS, también como de Generación de Informes para
la Gestión, MRS (Management Reporting Systems), se conciben como respuesta a las
necesidades asociadas a la toma de decisiones del nivel intermedio de la dirección y de los
mandos del nivel operativo. (López Hermoso, 2000, pág. 19)

El termino sistema de información administrativa (SIA) se refiere al desarrollo y al uso de sistemas

de información eficaces dentro de la organización, lo cual no se aplica sólo a los niveles

3
gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. El SIA se refiere a
la suma de todos los sistemas de información de la empresa. (Da Silva, 2002)

Un sistema de información se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes

interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información
para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. (Laudon & Laudon, 2004, pág.
8)

El Sistema de Información Gerencial es, esencialmente, una federación de sistemas de información

que están diseñados para apoyar los subsistemas funcionales de la organización. (García Suarez,
2004, pág. 4)

Los sistemas de información administrativa, son sistemas que proporcionan datos de carácter
estructurado para la adopción de medidas eficientes, en todos los niveles de la empresa. Estos
sistemas pueden ser interactivos o, por el contrario, basados en informes. (López Viñegla, 2004)

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de

apoyar las actividades de una empresa o negocio. (Cohen Karen & Asin Lores, 2005, pág. 4)

Sistema de información se define como un subsistema que soporta las necesidades de información
de otros procesos comerciales dentro de una empresa. (Beekman, 2005, pág. 455)

Un sistema de información administrativa es una estructura de elementos interrelacionados que

recopila, organiza y comunica datos a los administradores con el fin de que puedan planear,
controlar, tomar decisiones y evaluar el desempeño. (Barfield, Raiborn, & Kinney, 2005)
Un sistema de información administrativa (MIS, por sus siglas en inglés) es un sistema basado en
un equipo de cómputo el cual proporciona información y apoyo para una toma de decisiones
administrativas efectivas. (Daft & Marcic, 2006)

Un sistema de información para la administración (SIA) es un sistema automatizado que

proporciona información y apoyo para la toma de decisiones. (Daft R. , 2007, pág. 298)

Un sistema de información en una organización es un conjunto coordinado de contenidos y

servicios, basados en tecnologías digitales y en red, que una organización pone a disposición de
sus stakeholders (personas con intereses en la misma) internos y externos, para facilitarles la
producción y el consumo de conjuntos estructurados y selectos de datos, orientados a convertirse
en información de valor para la actividad de la organización. (Cobarsi-Morales, 2011)

2. Las empresas cómo sistema

Las empresas vistas como un sistema, poseen tres elementos: entradas, proceso y salida. El
cuadro siguiente, muestra ejemplos de varias empresas y sus recursos de entrada y salida.

SISTEMA ELEMENTOS
EMPRESAS ENTRADAS PROCESO SALIDAS
Estudiantes
Universidad Docentes Enseñanza – Aprendizaje Egresado
Información
Clientes
Banco Recursos Captaciones – Colocaciones Intereses
Financieros
Clientes
Restaurante Transformación de insumos Clientes
Insumos

4
(O'brien, 2001) Marcó la norma para llevar la realidad corporativa a la enseñanza de lo sistemas de
información en los salones de clase.

La organización es un sistema abierto, en constante interacción con el medio, recibiendo materia

prima, personas, energía e informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en productos y
servicios que se exportan al medio ambiente. (Chiavenato, 1999, pág. 411)

En las organizaciones más modernas el sistema de información administrativa es computarizado y

ello facilita notablemente el acceso a la información, la confiabilidad de los insumos y del
procesamiento, y la capacidad para simular resultados de situaciones alternativas, a diferencia de
la empresa cuyos procedimientos son manuales.

El término sistema implica orden, arreglo y propósito. Más aún, un Sistema de Información
Gerencial se concentra específicamente en proporcionar a la gerencia información, no sólo datos.
Estos dos conceptos son importantes y es necesario profundizar en ellos, para tener claridad.

Datos son la materia prima para la producción de información. Puede ser un número, una palabra,
una imagen. (Robbins, 1996)

La información puede ser definida como un dato, o un conjunto de datos, que ha sido procesado de
forma significativa para el receptor con el objeto de tomar decisiones. (García Suarez, 2004) La
Información son los datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para alguien.

En ocasiones los términos datos e información se utilizan como sinónimos, lo cual es un error.

Los datos son hechos crudos sin analizar, como cifras, nombres o cantidades. Pero como datos,
estos hechos tienen poca utilidad para los gerentes. Cuando los datos se analizan y procesan, se
convierten en información.

3. Pasos para el diseño de un Sistema de Información Gerencial

(Robbins, 1996), Describe 4 pasos que representan los elementos claves para formar un programa
SIG.

1. Analice todo el sistema de decisiones. Las decisiones que toman los gerentes deben guiar y
orientar el diseño de cualquier programa de SIG. Por tanto, el primer paso es identificar todas
las decisiones administrativas y gerenciales para las cuales la información es primordial. Esto
debe cubrir todas las funciones tanto administrativas como operativas dentro de la
organización y cada nivel de gerencia, desde el supervisor de primera línea hasta la alta
gerencia o director ejecutivo.

Este paso también debe considerar si cada decisión se toma por la persona o grupo de
personas indicadas. ¿Se está haciendo a nivel apropiado, por el departamento correcto? No
formular estas preguntas puede afectar la estructura y el diseño de todo el proceso SIG. Si las
personas equivocadas están tomando la decisión y este problema no se corrige antes de que
un sistema de información complejo se ponga en funcionamiento, estas personas seguirán
tomando las decisiones de manera desacertada, pero mucho más rápido.

2. Analizar los requisitos de información. Una vez que las decisiones son detalladas y
analizadas, necesitamos saber la cantidad exacta de información requerida para tomar estas
decisiones.

5
 La información necesita ser diferente de acuerdo a la función gerencial en la organización. La
información que un gerente de mercadotecnia necesita es completamente diferente a la que
requiere un gerente de finanzas. Así, el SIG tiene que diseñarse para cubrir las diversas
necesidades de los diferentes gerentes funcionales.

3. Conjuntar o agrupar las decisiones. Después de que se ha identificado cada área funcional y
las necesidades de los gerentes, aquellos que tengan los mismos requisitos de información
deben agruparse. Si bien las necesidades varían ascendente y descendentemente y a todo lo
largo de la organización, las redundancias acontecen con frecuencia. Tanto los ejecutivos de
ventas como los de producción, por ejemplo, pueden necesitar información de
retroalimentación sobre el nivel de calidad de un determinado producto. Un ejecutivo, sin
embargo quiere la retroalimentación para asegurar la satisfacción de los clientes, en tanto que
el otro la quiere para controlar las variaciones en los procesos de producción. Al identificar
estas redundancias, la gerencia puede crear sistemas que contengan la menor cantidad de
duplicación posible y que agrupen decisiones similares bajo un solo gerente.

4. Diseño del proceso de información. En este paso, técnicos especialistas internos o consultores
externos se contratan para desarrollar el sistema de recopilación, almacenaje, procesamiento,
transmisión y obtención de la información. Se elabora un diagrama de flujo detallado del
sistema deseado y apropiado. Influirán entre otros, fuentes y tipos de datos, localización de
usuarios y los requisitos de almacenamiento. Se determinarán también los requisitos de
equipo, tecnologías y programas de computador. Estos pasos buscan introducir a los
administradores de la informática de la organización en la perspectiva estratégica de los
sistemas. (Cohen, 2000)

4. Pasos para la puesta en práctica de un SIG

Antes de poner en práctica el sistema, se evalúa con todo cuidado para asegurar que hará
exactamente lo que la gerencia requiere. Un diseño que satisfaga la mayor parte de las
necesidades de los gerentes o las necesidades de casi todos los gerentes proporcionará la
cantidad o calidad óptima de información para la organización como un todo.

(Robbins, 1996) También describe 6 pasos para puesta en práctica del SIG. Una vez que el diseño
del SIG se haya decidido, deberá ponerse en práctica. La fase de implementación debe empezar
con pruebas previas del sistema y concluir con la elaboración de evaluaciones regulares en el
sistema. Los siguientes puntos enfatizan elementos que deben atenderse durante la fase de
implementación.

1. Pruebe el sistema antes de su instalación. Las fallas detectadas antes de que un sistema de
información se instale son mucho más fáciles y menos costosas de corregir que las que se
descubren cuando ya el sistema está instalado, en funcionamiento y las personas dependen de
él. Si no es factible hacer una prueba previa completa, la gerencia debe considerar introducir
el nuevo sistema paralelamente con el antiguo. Al correr los dos sistemas en paralelo durante
un período corto, las fallas, errores u omisiones del nuevo sistema pueden identificarse y
corregirse con una alteración mínima a las operaciones de la organización.

2. Prepare a los usuarios mediante un entrenamiento adecuado. Por muy bien que esté diseñado
un sistema, si los usuarios no están conscientes de todas sus competencias, capacidades y
saben cómo obtenerlas, nunca logrará todo su potencial. Por tanto, el presupuesto de
cualquier instalación de un nuevo SIG debe abarcar tiempo y dinero para el entrenamiento y la
capacitación de los usuarios.

3. Prepárese para la resistencia. Abundante investigación indica que la introducción de nuevos

sistemas de información basados en computadora puede ser muy amenazador. Algunas

6
 personas tienen dificultad para adaptarse a la introducción de cualquier tecnología o equipo
nuevo. Algunos también temen ser incapaces de asimilar y aprender el nuevo sistema. Otros
pueden sentirse amenazados por el potencial del nuevo sistema para disminuir su poder y
posición en la organización, realizar cambios en las relaciones interpersonales o al reducir su
estabilidad o seguridad en el empleo.

4. Haga participar a los usuarios. Una de las formas más efectivas para disminuir la resistencia a
un programa SIG es hacer que aquellos que se verán afectados por el sistema participen
activamente en su diseño e implementación. La participación familiariza a los usuarios con el
sistema antes que tengan que utilizarlo, incrementa su compromiso a él porque participaron en
su creación y diseño, lo cual reduce la posibilidad de que sus necesidades e ideas se ignoren.

5. Verifique la seguridad. Conforme los sistemas de información se descentralizan, existe la

necesidad fundamental de asegurarse que personas no autorizadas no tengan acceso a datos
o información valiosa o privilegiada. Cuando la información estaba centralizada en una sola
fuente, sólo algunas personas podían tener acceso a bases de datos importantes como
programas de producción, registros de clientes, cuentas de inventarios, datos de crédito y
expedientes empleados. Hoy, sin embargo, tales bases de datos son mucho más vulnerables
a un acceso no autorizado.

6. Establezca revisiones regulares. La información que un gerente necesitaba el año pasado no

necesariamente es la misma que necesita hoy. Conforme clientes, proveedores, reglamentos
gubernamentales y otros factores del entorno cambian, también cambiará la información
necesaria para la toma de decisiones de un gerente. La implementación debe considerarse
como el principio de un proceso constante. Si un sistema de información ha de ser valioso
para los gerentes a lo largo del tiempo, debe evaluarse y modificarse regularmente para
adaptarlo a las necesidades cambiantes de sus usuarios.

5. Soluciones informáticas para las organizaciones

Se presentan dos soluciones informáticas que se utilizan en las empresas para gestión de la
información en la gerencia. La implantación de un SIG en una pyme tiene una duración estimada
de 6 meses. La duración real, sin embargo, puede variar en función de la mayor o menor
complejidad del área de actividad de la empresa, de la situación de su sistema de información
previo. (Zaintek, 2004)

1. SAP: SAP está en el centro de la revolución tecnológica actual. Como líder de mercado en
software de aplicaciones para empresas, SAP ayuda a las organizaciones a combatir los
efectos de la complejidad, generar nuevas oportunidades para la innovación y el crecimiento, y
mantenerse a la delantera de la competencia. (SAP, s.f.)

7
 Fuente: http://www.sap.com

2. Open Bravo: es el proveedor de la plataforma de Comercio y ERP. Una solución de

vanguardia de comercio para minoristas ágiles y una sólida solución ERP horizontal para todo
tipo de industrias, ambas construidas sobre una flexible y fácilmente extendible plataforma de
desarrollo, web, móvil y lista para la nube, para potenciar las ideas de las compañías y
construir soluciones empresariales inteligentes. (Openbravo, s.f.)

Fuente: http://www.openbravo.com/

MATERIALES Y MÉTODOS

Para llevar a cabo este estudio, el grupo investigador utilizó un tipo de investigación exploratoria,
con muestreo probabilístico a 33 empresas establecidas en Cartagena de los diversos sectores de
la economía.

La investigación que se llevó a cabo en este estudio es de tipo exploratoria porque se acudió con
anterioridad a técnicas de recolección de datos instrumento validado sobre el perfil de valoración
de la organización y los sistemas de información, tomado de (Gómez Vieites & Suarez Rey, 2012),
como también se acudió a la observación y entrevista que se tuvo con personal de las
organizaciones objeto de este estudio, las cuales suministraron la recolección de datos, se
utilizaron registros cuya información ayudó a interpretar los procesos. Luego de recopilada la
información se procedió a tabularla en un software estadístico (SPSS) para la realización de los
análisis.

RESULTADOS

Seguidamente, se muestran los resultados arrojados sobre el diagnóstico de los sistemas de

información en las empresas Cartageneras, lo que permitió hacer la triangulación con la teoría de

8
los sistemas de información gerencial la cual concibe la información, como un conjunto de datos
organizados útil para el proceso de toma de decisiones. En este diagnóstico, se distribuyen las
respuestas dadas por los encuestados en las siguientes opciones:

1. Captura eficiente de los datos.

Tabla 1 - Captura de Datos.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
3 3,3 3,3 3,3
desacuerdo
En desacuerdo 8 8,9 8,9 12,2
NI de acuerdo ni en
16 17,8 17,8 30,0
desacuerdo
De acuerdo 38 42,2 42,2 72,2
Totalmente de acuerdo 25 27,8 27,8 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

Se puede observar que el 42,2% de los encuestados están de acuerdo en que los datos se
capturan en el momento que se producen, y no hay demoras en la grabación de documentos.
Cómo los datos son hechos crudos sin analizar, como cifras, nombres o cantidades, estos hechos
tienen poca utilidad para los gerentes. Cuando los datos se analizan y procesan, se convierten en
información útil para la gerencia en el proceso de toma de decisiones, por eso se debe garantizar
que los datos sean capturados de manera eficiente, ya que de este procedimiento, dependerá el
éxito de un sistema de información gerencial. Los datos son la materia prima en la producción de
la información (Oz, 2001).

2. Disposición de información adecuada.

Tabla 2 - Información adecuada

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido En desacuerdo 6 6,7 6,7 6,7
NI de acuerdo ni en
17 18,9 18,9 25,6
desacuerdo
De acuerdo 47 52,2 52,2 77,8
Totalmente de acuerdo 20 22,2 22,2 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

9
En la tabla se puede observar que el 52,2% de los encuestados, está de acuerdo que las empresas
disponen de información adecuada (contenido, formato, fiabilidad, oportunidad) sobre el entorno
que afecta a nuestra organización (legal, política, del medio local/ciudad, ambiental). Lo cual
garantiza una eficiente toma de decisiones por parte de la gerencial. La valoración que las
pequeñas y medianas empresas hacen de la información estratégica sigue siendo relativamente
baja. Es probable que si les preguntásemos si la consideran interesante para su futuro, la mayoría
contestaría que sí, pero la realidad demuestra que el acercamiento sigue siendo esporádico.
(Goitia, Saenz de la Cuesta, & Bilbao, 2008)

3. Necesidades de Información

Tabla 3 - Las necesidades de información relativas al desempeño de funciones.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
3 3,3 3,3 3,3
desacuerdo
En desacuerdo 6 6,7 6,7 10,0
NI de acuerdo ni en
10 11,1 11,1 21,1
desacuerdo
De acuerdo 44 48,9 48,9 70,0
Totalmente de acuerdo 27 30,0 30,0 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

Se puede observar que el 48,9% de los encuestados, está de acuerdo que las funciones de las
personas y la asignación de responsabilidades están bien definidas, así como las necesidades de
información relativas al desempeño de dichas funciones. Estos resultados demuestran que las
organizaciones cuentan con un buen diseño organizacional, que permitirá que la información fluya
de manera eficiente hacia la gerencia y ésta pueda tomar las decisiones de manera eficiente.

10
4. Los procedimientos de trabajo.

Tabla 4 - Los procedimientos de trabajo para el desarrollo de las funciones.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
1 1,1 1,1 1,1
desacuerdo
En desacuerdo 5 5,6 5,6 6,7
NI de acuerdo ni en
17 18,9 18,9 25,6
desacuerdo
De acuerdo 47 52,2 52,2 77,8
Totalmente de acuerdo 20 22,2 22,2 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas

El primer paso para proceder al diseño de un SIG, es analizar el sistema de decisiones, en relación
a este aspecto, se encontró que el 52,2% está de acuerdo que los procedimientos de trabajo para
el desarrollo de las funciones en las organizaciones cartageneras, están bien definidos, lo cual se
reflejará en una buena gestión.

5. Los procesos de trabajo.

Tabla 5 - Estabilidad de los procesos de trabajo.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
1 1,1 1,1 1,1
desacuerdo
En desacuerdo 9 10,0 10,0 11,1
NI de acuerdo ni en
16 17,8 17,8 28,9
desacuerdo
De acuerdo 58 64,4 64,4 93,3
Totalmente de acuerdo 6 6,7 6,7 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 64,4% están de acuerdo con que los procesos de trabajo son muy estables en lo que se refiere a
la existencia de imprevistos o de excepciones. Lo cual permitirá documentar los procesos de una
manera eficiente.

11
6. Flujo de trabajo y la coordinación entre las distintas áreas/servicios

Tabla 6 - Frecuencia el flujo de trabajo.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
1 1,1 1,1 1,1
desacuerdo
En desacuerdo 11 12,2 12,2 13,3
NI de acuerdo ni en
22 24,4 24,4 37,8
desacuerdo
De acuerdo 39 43,3 43,3 81,1
Totalmente de acuerdo 16 17,8 17,8 98,9
44 1 1,1 1,1 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 43,3% está de acuerdo con que se analiza con frecuencia el flujo de trabajo y la coordinación
entre las distintas áreas/servicios, con el fin de mejorar la operatividad de las organizaciones.
Cuando la información se encuentra integrada y coordinada permite una buena integración entre
los niveles jerárquicos de la pirámide organizacional, contribuyendo a mejoras en los sistemas de
información y excelente apoyo para los (DSS) sistemas de soporte a la toma de decisiones (Gil
Pechuan, 1997).

7. Definición de funciones.

Tabla 7 - Definición de funciones.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
2 2,2 2,2 2,2
desacuerdo
En desacuerdo 7 7,8 7,8 10,0
NI de acuerdo ni en
14 15,6 15,6 25,6
desacuerdo
De acuerdo 48 53,3 53,3 78,9
Totalmente de acuerdo 19 21,1 21,1 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

12
El 53,3% está de acuerdo con que cada servicio tiene claro donde empiezan y acaba sus
funciones, no existen ni vacíos ni yuxtaposición de funciones. Esto elimina la duplicidad de
información y da mayor claridad a la hora de realizar los procesos. A pesar de estas posibles
limitaciones, la propuesta que hoy se engloba en la teoría de sistemas resulta innovadora y
oportuna, porque la complejidad de los fenómenos y hechos del mundo actual, así como el
desarrollo de diferentes disciplinas y sus respectivas convergencias, requieren de una visión
integradora en sus funciones. (Reyes Ramirez, 2007).

8. La organización con base en servicios y departamentos.

Tabla 8 - La organización en base a servicios y departamentos

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido En desacuerdo 5 5,6 5,6 5,6
NI de acuerdo ni en
14 15,6 15,6 21,1
desacuerdo
De acuerdo 51 56,7 56,7 77,8
Totalmente de acuerdo 20 22,2 22,2 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 56,7% está de acuerdo que la organización en base a servicios y departamentos actuales es

adecuada para llevar a cabo la operativa diaria. Esto garantiza un éxito en las actividades a
realizar

9. Disposición de información externa.

Tabla 9 - Disposición de información externa.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido En desacuerdo 6 6,7 6,7 6,7
NI de acuerdo ni en
17 18,9 18,9 25,6
desacuerdo
De acuerdo 47 52,2 52,2 77,8
Totalmente de acuerdo 20 22,2 22,2 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 52,2% está de acuerdo que se dispone de información adecuada (contenido, formato, fiabilidad,
oportunidad…) sobre el entorno que afecta a nuestra organización (legal, política, del medio
local/ciudad, ambiental…). Esto garantiza que el proceso de toma de decisiones sea basado en
información real. Una toma de decisión, es aquella que contribuye a resolver problemas, y es una
acción que forma parte del proceso de planeación. (Koontz, 1998)

13
10. Disposición de información interna.

Tabla 10 - Disposición de información interna.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido En desacuerdo 3 3,3 3,3 3,3
NI de acuerdo ni en
6 6,7 6,7 10,0
desacuerdo
De acuerdo 47 52,2 52,2 62,2
Totalmente de acuerdo 34 37,8 37,8 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 52,2% está de acuerdo que se dispone de información adecuada sobre la misión, los servicios,
estructura y el funcionamiento de nuestra organización (nuestra organización a día de hoy). Esto
genera mayor compromiso con la organización.

11. Proyectos de futuro de nuestra organización.

Tabla 11 - Proyectos de futuro de nuestra organización.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
3 3,3 3,3 3,3
desacuerdo
En desacuerdo 4 4,4 4,4 7,8
NI de acuerdo ni en
21 23,3 23,3 31,1
desacuerdo
De acuerdo 37 41,1 41,1 72,2
Totalmente de acuerdo 25 27,8 27,8 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 41,1% está de acuerdo que se dispone de información adecuada sobre los principales
acontecimientos (noticias) y los proyectos de futuro de nuestra organización. Esto permite que los
empleados se comprometan con el futuro de la organización, ya que la estrategia de alto nivel para
resolver problemas y construir una solución, se le conoce como diseño de sistemas (Whitten,
1999).

12. Las necesidades de información de los distintos puestos.

14
 Tabla 12 - Las necesidades de información de los distintos puestos.
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
1 1,1 1,1 1,1
desacuerdo
En desacuerdo 7 7,8 7,8 8,9
NI de acuerdo ni en
18 20,0 20,0 28,9
desacuerdo
De acuerdo 50 55,6 55,6 84,4
Totalmente de acuerdo 14 15,6 15,6 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 55,6% está de acuerdo que las necesidades de información de los distintos puestos están
suficientemente definidas. Sin embargo, se puede resaltar que el 20% de los encuestados se
encuentra en la categoría ni de acuerdo, ni en desacuerdo. Esto sugiere que se debe capacitar a
los empleados en el conocimiento de esta falencia.

13. Información de procedencia interna.

Tabla 13 - Información de procedencia interna.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido En desacuerdo 3 3,3 3,3 3,3
NI de acuerdo ni en
18 20,0 20,0 23,3
desacuerdo
De acuerdo 45 50,0 50,0 73,3
Totalmente de acuerdo 24 26,7 26,7 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 50% está de acuerdo con que se cuenta con la información de procedencia interna (generada
dentro de la propia organización) adecuada para realizar las funciones y apoyar en las decisiones y
el control. Esto ayuda, a la gerencia de primer nivel en su proceso de toma de decisiones.

15
14. Información de procedencia externa.

Tabla 14 - Información de procedencia externa.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido En desacuerdo 8 8,9 8,9 8,9
NI de acuerdo ni en
17 18,9 18,9 27,8
desacuerdo
De acuerdo 51 56,7 56,7 84,4
Totalmente de acuerdo 14 15,6 15,6 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 56,7% está de acuerdo que la empresa cuenta con la información de procedencia externa
(informes, revistas, información técnica, bases de datos…) adecuada para realizar las funciones.
Esta información es muy útil para la alta gerencia en su proceso de toma de decisiones.

15. Retrasos en la información.

Tabla 15 - Retrasos en la información.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
1 1,1 1,1 1,1
desacuerdo
En desacuerdo 7 7,8 7,8 8,9
NI de acuerdo ni en
26 28,9 28,9 37,8
desacuerdo
De acuerdo 49 54,4 54,4 92,2
Totalmente de acuerdo 7 7,8 7,8 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 54,4% está de acuerdo con que la información se recibe sin retrasos para el cometido que se
requiere. Sin embargo es puntual resaltar que el 28,9% es un porcentaje relativamente alto, que
muestra que se presentan retraso en la entrega de la información.

16
16. Información histórica.

Tabla 16 - Información histórica.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
4 4,4 4,4 4,4
desacuerdo
En desacuerdo 7 7,8 7,8 12,2
NI de acuerdo ni en
12 13,3 13,3 25,6
desacuerdo
De acuerdo 49 54,4 54,4 80,0
Totalmente de acuerdo 18 20,0 20,0 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 54,4% está de acuerdo con que se cuenta con un buen nivel de acceso a información histórica,
facilitado fundamentalmente por sistemas informáticos. Esto muestra que en las empresas se
puede acceder a información histórica de la compañía.

17. Establecimiento de objetivos.

Tabla 17 - Establecimiento de objetivos.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
1 1,1 1,1 1,1
desacuerdo
En desacuerdo 6 6,7 6,7 7,8
NI de acuerdo ni en
25 27,8 27,8 35,6
desacuerdo
De acuerdo 44 48,9 48,9 84,4
Totalmente de acuerdo 14 15,6 15,6 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 48,9% está de acuerdo con que se establecen objetivos a priori en relación a los diferentes
aspectos de la gestión, para disponer así de una referencia para el control de la gestión. Pero
también es de resaltar que el 27,8% se encuentra que en una posición intermedia, lo cual muestra
que se deben revisar el procedimiento mediante el cual se establecen los objetivos de la
organización.

17
18. Fluidez de la información.

Tabla 18 - Fluidez de la información.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido En desacuerdo 6 6,7 6,7 6,7
NI de acuerdo ni en
24 26,7 26,7 33,3
desacuerdo
De acuerdo 44 48,9 48,9 82,2
Totalmente de acuerdo 16 17,8 17,8 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 48,9% está de acuerdo que en la empresa, no se generan “islas de información” ya que la

comunicación entre áreas es fluida. Seguidamente, el 26,7% se encuentran en una posición que
es muy significativa y muestra que la información puede no estar fluyendo de la forma en que esta
se espera.

19. Nivel de reuniones programadas/organizadas.

Tabla 19 - Nivel de reuniones programadas/organizadas.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
3 3,3 3,3 3,3
desacuerdo
En desacuerdo 4 4,4 4,4 7,8
NI de acuerdo ni en
14 15,6 15,6 23,3
desacuerdo
De acuerdo 54 60,0 60,0 83,3
Totalmente de acuerdo 15 16,7 16,7 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 60% está de acuerdo que el nivel de reuniones programadas/organizadas es el adecuado para

coordinar las actividades y tomar decisiones.

18
20. Eficacia de las reuniones.

Tabla 20 - Eficacia de las reuniones.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
2 2,2 2,2 2,2
desacuerdo
En desacuerdo 5 5,6 5,6 7,8
NI de acuerdo ni en
15 16,7 16,7 24,4
desacuerdo
De acuerdo 58 64,4 64,4 88,9
Totalmente de acuerdo 10 11,1 11,1 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 64,4% de los encuestados está de acuerdo que las reuniones que se realizan son eficaces y se
organizan adecuadamente. Esto garantiza grandes compromisos por parte del personal con la
organización.

21. Trabajo en equipo.

Tabla 21 - Trabajo en equipo.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido En desacuerdo 5 5,6 5,6 5,6
NI de acuerdo ni en
16 17,8 17,8 23,3
desacuerdo
De acuerdo 45 50,0 50,0 73,3
Totalmente de acuerdo 24 26,7 26,7 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 50% de los encuestados está de acuerdo que las actitudes personales favorecen el trabajo en
equipo, la participación en la toma de decisiones o el intercambio de información/conocimiento. El

19
17,8% no está ni de acuerdo ni en desacuerdo, esto lleva a desarrollar estrategias que permitan un
mayor trabajo en equipo en las organizaciones.

22. Diseño de los formularios.

Tabla 22 - Diseño de los formularios.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido En desacuerdo 5 5,6 5,6 5,6
NI de acuerdo ni en
12 13,3 13,5 19,1
desacuerdo
De acuerdo 45 50,0 50,6 69,7
Totalmente de acuerdo 27 30,0 30,3 100,0
Total 89 98,9 100,0
Perdidos Sistema 1 1,1
Total 90 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 50% está de acuerdo que los documentos que se utilizan para registrar datos (formularios, etc.)
están bien diseñados. El 30% están totalmente de acuerdo en sus diseños, los cual representa un
80%, porcentaje bastante significativo en lo que tiene que ver con rediseños de formularios.

23. Instrumentos para obtener y difundir información general.

Tabla 23 - Instrumentos para obtener y difundir información general.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
3 3,3 3,3 3,3
desacuerdo
En desacuerdo 7 7,8 7,8 11,1
NI de acuerdo ni en
25 27,8 27,8 38,9
desacuerdo
De acuerdo 35 38,9 38,9 77,8
Totalmente de acuerdo 20 22,2 22,2 100,0
Total 90 100,0 100,0

20
 Fuente: Encuestas realizadas

El 38,9% está de acuerdo que existen instrumentos para obtener y difundir información general,
como boletines internos, notas internas, buzones de sugerencias, tablones, revistas internas, etc.
También existe un 38,9% al que hay que prestar atención, ya que opinan que no existen tales
instrumentos.

24. Formación de los usuarios en las nuevas aplicaciones.

Tabla 24 - Formación de los usuarios en las nuevas aplicaciones.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
3 3,3 3,3 3,3
desacuerdo
En desacuerdo 11 12,2 12,2 15,6
NI de acuerdo ni en
19 21,1 21,1 36,7
desacuerdo
De acuerdo 45 50,0 50,0 86,7
Totalmente de acuerdo 12 13,3 13,3 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas realizadas

El 50% está de acuerdo que se dedica el tiempo suficiente para la formación de los usuarios en las
nuevas aplicaciones que se van introduciendo. Sin embargo es de resaltar, que un 36,7% piensa
que no se está dedicando el tiempo suficiente para la capacitación a los usuarios.

21
25. Planificación de los sistemas y tecnologías de la información.

Tabla 25 - Planificación de los sistemas y tecnologías de la información.

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
Válido Totalmente en
4 4,4 4,4 4,4
desacuerdo
En desacuerdo 7 7,8 7,8 12,2
NI de acuerdo ni en
20 22,2 22,2 34,4
desacuerdo
De acuerdo 35 38,9 38,9 73,3
Totalmente de acuerdo 23 25,6 25,6 98,9
22 1 1,1 1,1 100,0
Total 90 100,0 100,0
Fuente: Encuestas

El 38,9% está de acuerdo que se planifican adecuadamente los sistemas y tecnologías de la

información (definición anticipada y coordinada con los servicios y establecimiento adecuado de
prioridades). Hay un alto porcentaje que opina lo contrario, lo cual permite evidenciar que se
deben involucra al personal en las actividades de diseño y planificación de sistemas de información
gerencial.

CONCLUSIONES

El desarrollo del sistema de información gerencial fue extremadamente lento antes del siglo XX.
Con el desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, los sistemas de
información gerencial (SIG) cobraron gran auge en el desarrollo y aplicación en las organizaciones.

Es de resaltar que los gerentes o administradores exitosos son aquellos que están mejor
capacitado para administrar y utilizar la información, con el fin de que la toma de decisiones sea
oportunas y eficaces lo cual permite una mayor productividad en las organizaciones. Un 36,7%
piensa que no se está dedicando el tiempo suficiente para la capacitación a los usuarios.

En las empresas estudiadas se puede resaltar que las personas solicitan mayor inducción o
capacitación al personal para que los mismos le puedan dar el mejor uso a los sistemas de
información gerencial con los que cuenta la empresa ya que esto les permitirá realizar más
eficientemente sus tareas.

Un alto porcentaje opina que se debe mejorar la comunicación de la empresa ya que el adecuado
uso les permitirá acceder a funciones que desconocían y que ayudaran a una mejor sincronización
entre todas las áreas lo cual podría ser considerado en un futuro para descentralizar un poco la
toma de decisiones.

22
Adicional a esto también se busca generar confianza por parte de los trabajadores frente a los
datos que depositan en el sistema o que comparten en la red de la compañía así como también
tener certeza de la fiabilidad de los datos que el sistema suministra.

Se enfatiza nuevamente en la disposición que deben tener los directivos de la organización frente a
la implementación de sistemas que les permitan ser más eficaces y eficientes en la consecución de
sus objetivos.

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