GESTIÓN DE COMPRAS INFORMATIZADAS

TEMA 2 FICHEROS MAESTROS

 2. FICHEROS MAESTROS
2.1. Internos. - Artículos. - Clientes. - Formas de pago. - Formas de cobro

Los ficheros maestros internos son aquellos cuyo contenido refleja la situación
interna y específica de una empresa u organismo en un momento dado.

El archivo maestro debe ser actualizado periódicamente.

Entre los ficheros maestros internos destacan los siguientes ficheros:

 Artículos.
 Clientes.
 Formas de pago.
 Formas de cobro.
Artículos

En esta opción se indican las referencias de los artículos y las materias primas
del almacén. Se dispone de un botón de acceso directo en la barra de
herramientas del programa:

Botón de acceso directo

Al acceder a esta opción aparecerá una pantalla como la mostrada a

continuación.

Pantalla donde se visualizan los artículos

Esta opción está formada por distintas carpetas, que a continuación detallamos:

 Alta de artículos.
 Impresión de artículos.
  Etiquetas de artículos.
 Gestión del conocimiento.
 Precios.

ALTA DE ARTÍCULOS

En el alta de artículos se pueden modificar los siguientes datos generales:

Referencia: campo de 18 caracteres para la identificación del artículo.

Descripción: campo alfanumérico de 100 caracteres para el nombre del artículo.

Junto a este campo aparece un botón que da acceso a una ventana de
comentarios. En esta ventana se podrá escribir todo el texto que sea necesario.
No tiene limitación en cuanto al número de caracteres.

Familia: código de la familia a la que pertenece el artículo. Debe estar

previamente creada.

Código de Barras: campo en donde incluiremos el código de barras del artículo.

Se procede a la activación de los tipos de códigos de barras disponibles en
función del tipo del formato:

 EAN 8.
 EAN 13.
 Code 39.
 Code 128.

Artículo Anticipo: marcando esta casilla, se puede seleccionar la referencia de

este artículo para incluirla en los pedidos y albaranes y así incluir las cantidades
correspondientes con anticipos. Esta opción permite rellenar en la carpeta del
grupo de ventas solo el tipo de I.V.A y las subcuentas contables
correspondientes.

Control de Stock: si activamos esta opción el programa efectuará el control del

stock del producto.

Artículo Tipo Kit: se refiere a artículos que engloban un conjunto de productos.

Esta opción activa la carpeta Kit, que abarca los artículos componentes del kit,
y el stock aproximado de estos.

Utilizar Unid. /Envase: permite incluir los envases para el artículo, mediante el
marcado del check de Capturar unidades por envase, en la carpeta Cálculo de la
opción Personalización\Entorno del Sistema\Útil.

Envasado: campo informativo sobre el formato de envasado del artículo.

Precios por Propiedades: si la familia del artículo tiene propiedades asociadas,
permite el marcado de las opciones de precios para cada propiedad. De esta
forma cuando se rellenan las tablas Proveedores (Carpeta Precios Compra) y
Precios Divisa (Carpeta Precios Venta) se pueden indicar los precios a aplicar
según diferentes rangos de propiedades.

Imagen: se hace click en la linterna azul, que abre una ventana para incluir la foto
al artículo. Recomendamos que el formato de la fotografía para la publicación de
los artículos a través de internet sea JPG o GIF. Estos formatos gráficos ocupan
muy poco espacio y dan una calidad muy alta. Si tan sólo se desea la
visualización de la fotografía del artículo en la pestaña de datos generales del
artículo, ha de ir en formato BMP. Si al seleccionar la fotografía del artículo,
aparace el logo de SP y un texto "Formato no visible en la aplicación", indica que
la imagen no se puede mostrar en pantalla, aunque sí puede ser publicada en
Internet.

Período de Garantía: por defecto el período de garantía asignado a la familia

del artículo. Modifica por artículo, no por familia.

Alta desde Sist. Simplificado: se activa para artículos correspondientes con el

filtro de Cambio Estado Altas Sist.Simplificado, de forma automática e indicará
la fecha de alta del mismo.

Altas de artículos

En la opción de Código de Barras, aparecen dos botones el primero nos permite

acceder a la ventana Códigos de Barras. Se indican los códigos de barras
diferentes para el artículo en función de las propiedades asignadas a la familia
correspondiente. El segundo estimará el cálculo del dígito 8 o 13, si se trata del
código EAN 8 o EAN 13 respectivamente, ya que está deshabilitado para el resto
de casos.

Cuando se utiliza la opción "Generación de códigos de barras", ocurre que:

 Si generamos códigos de barras sin propiedades, el código se guardará

directamente en el campo cód.barras.
 Si generamos códigos de barras por propiedades, los podremos visualizar
desde el botón situado a la derecha de este campo.

Otros datos que se pueden modificar desde esta opción son:

 Precios de compra.
 Precios de venta.
 Stocks.
 Clientes.
 Agentes.
 Proveedores.
 Campos definibles.
 Comentarios.
 Kit.

IMPRESIÓN DE ARTÍCULOS

En la opción de Impresión de artículos nos aparecerá la siguiente pantalla,

donde se añade el rango de familias que deseamos para el listado.

Pantalla donde se añaden el rango de familias

Se dan varias opciones:

 Ordenar por: el programa permite seleccionar entre dos tipos de

ordenación: por referencia y por descripción.
 IVA incluido en PVP: si marcamos este campo visualizará un listado con
el IVA incluido.
 Sólo artículos desde Sistema simplificado: si marcamos esta opción se
imprimirán solo aquellos artículos añadidos desde el Sistema
simplificado de entradas en Almacén, para el rango de fecha indicado.

ETIQUETAS DE ARTÍCULOS

Para acceder a esta opción disponemos del siguiente botón:

Botón etiquetas de artículos

En ella se encuentra un botón fundamental y específico de esta opción, Filtro. La

configuración de las etiquetas corresponde con el apartado Documentos,
dentro de la opción Entorno del Sistema incluida en el menú Útil.

Este botón permite la selección de los artículos a los que se desee hacer la
etiqueta. Aparecerá una pantalla como la siguiente:

Pantalla para la selección de artículos

En esta ventana se ofrecen diferentes opciones:

 Selección: Posicionándose en los diferentes registros existentes en la

lista de artículos, se hace click en el botón de selección sobre los que se
desee, los cuales se marcarán con una X de color azul en la columna de
la izquierda. Cuando se realice la selección de artículos, se hace click en
"Salir" y se imprimen las etiquetas de los artículos seleccionados.

Botón de selección

 Filtro: En este botón visualizaremos la siguiente pantalla, y en ella

aparecerán los campos del artículo que permiten filtrar por diferentes
campos. Una vez introducidas las condiciones de búsqueda, pulsaremos
el botón filtro y quedarán marcados con una X azul en la columna
izquierda todos aquellos registros que cumplan las condiciones
marcadas.

Sumar: se incrementa el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del

artículo de forma individual y de una a una.

Restar: disminuimos el número de etiquetas que se van a imprimir sobre el

registro del artículo de una a una.
Valor: colocamos un número de etiquetas a imprimir sobre el registro del
artículo.

Inicializar: se modifica el número de etiquetas a imprimir a uno, correspondiente

con todos los registros de artículos.

Stocks/Compras: Permite seleccionar el número de etiquetas a imprimir en

función del stock o las compras. Si seleccionamos Stock, tendremos que rellenar
el campo Almacén y podremos seleccionar la cantidad de las etiquetas por Stock
de Envases. Si elegimos Compras, se indica el intervalo de albaranes
correspondiente y se indica la cantidad de etiquetas por Compras de Envases,
cuando se utilice el control del almacén con la captura de unidades y envases en
Útil\Entorno de Sistema\Personalización\Cálculo, y también en el artículo en la
pestaña de datos generales que activa la opción de utilizar sistema de
Unidades\Envases para el artículo.

Trazabilidad: indicaremos los Datos de Trazabilidad para la impresión de

etiquetas de cada artículo. Esta información será accesible cuando tengamos
configuración en la Familia del artículo Capturar información de trazabilidad. Si
la trazabilidad se ha configurado utilizando propiedades, serán los campos
propiedades los que llevarán la información de trazabilidad correspondiente,
para seleccionar el número de etiquetas por cada información de trazabilidad
(propiedades) podremos utilizar el botón Valor, para indicar el número de
etiquetas para cada combinación o el de Stock, para imprimir una etiqueta por
cada unidad en stock.
Divisas: seleccionaremos las divisas en que deseamos se impriman las
etiquetas.

Una vez establecidas las condiciones de impresión de etiquetas de artículos, se

hace click en "Salir" y se vuelve a la pantalla de impresión para finalizar el
proceso.

Clientes

En esta opción podremos introducir los clientes y direcciones comerciales. Esta

opción lleva asociado un icono de acceso directo a la ventana de Clientes.
Antes de la creación de clientes, es necesario realizar el enlace con ContaPlus,
en el apartado de Útil\Entorno de sistema\Personalización\ContaPlus,
seleccionando la opción de actualización de los datos de los clientes en
modificaciones. De lo contrario, ContaPlus no crea las subcuentas contables de
los clientes de forma automática, teniendo que añadirse de forma manual.

Al acceder a esta opción, visualizaremos una pantalla como la mostrada a

continuación.

Con este programa, se pueden realizar diferentes acciones con la información de

los clientes con el objetivo de actualizar la información de:

 Alta de clientes.
 Impresión de clientes.
 Etiquetas de clientes.
 Gestión del conocimiento.
 Importación/exportación.

ALTA DE CLIENTES

Al dar de alta a un nuevo cliente, las opciones que ofrece FacturaPlus 2012 son
variadas.

Al acceder a esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

 Código Cliente: campo numérico de seis dígitos que permite la
identificación del cliente. Se introducen solo números para la codificación,
que se utiliza como enlace de facturación a contabilidad.

Doc. Identidad: tipo de Documento (por defecto aparecerá NIF) y número
de Identificación correspondiente.

 Si on-line: desde este botón se introduce el Login o usuario y Password o

contraseña. Si se registra en el mismo momento, se hace click en el botón
"Registrar". Seguidamente aparece una nueva ventana con información. Si
se hace click en el botón "Continuar" aparece una ventana indicando que
se está realizando el proceso. Cuando se termina, se actualizan los datos
en la ficha del cliente.

 Nombre: campo donde introduciremos la identificación del cliente,

nombre y apellidos.

 Grupo de Clientes: código del grupo de clientes al que pertenece el

cliente.

Nombre Comercial: descripción comercial del cliente.

 Dirección: calle, número de la calle, piso y letra.

 Población: ciudad a la que corresponde la dirección.

  Código Provincia: campo compuesto por cuatro dígitos que aparece en el
menú de Tablas Generales, en la opción Provincias.

 País: campo compuesto de cuatro dígitos que corresponden a la

nacionalidad del cliente.

 Código Postal: campo para la introducción del código postal del cliente

 Código Edi (EAN): es un código alfanumérico de 17 dígitos, siendo

rellenado por importaciones y exportaciones Edi.

Pantalla de datos generales

 Tfno. 1: primer teléfono de contacto.

 Tfno. 2: segundo teléfono de contacto.
 Fax: campo donde se reflejará el número de fax.
 E-Mail: dirección de correo electrónico del cliente. Permitiendo si pulsa el
botón con forma de arroba mandar un e-mail al cliente desde esta
pantalla. En este campo se pueden indicar más de una dirección de correo
electrónico, separando las direcciones con un punto y coma, de esta
manera los e-mails podrán dirigirse a más de un destinatario.
 Persona Contacto: nombre de la persona que estará encargada de ser el
contacto con el cliente.
 Observaciones: anotaciones sobre cualquiera de los datos generales a
los que nos hemos referido anteriormente.
  Representante legal para menores de 14 años: datos de la persona que
representa al menor de 14 años.
 Nombre: nombre de la persona que representa al menor de 14 años.
 CIF/NIF: el número de CIF/NIF del representante del menor de 14 años.

Si se ha modificado algún dato del cliente, la aplicación le mostrará una ventana

preguntándole si desea actualizar esa información en las Facturas– Facturas
Rectificativas o Abonos que afecten a ese cliente. Debe indicar un rango de
fechas para la actualización.

FacturaPlus 2012 permite gestionar otra información sobre los clientes, como:

 Datos comerciales.
 Banco.
 Direcciones.
 Contabilidad.
 Atípicas.
 Comentarios.

IMPRESIÓN DE CLIENTES

Para acceder a esta opción disponemos del siguiente botón de Imprimir.

Se cumplimentan las condiciones de los clientes para generar el listado
correspondiente.

El programa permite un listado de clientes con dos tipos de ordenación:

 Por código: se podrá elegir el rango de códigos para la impresión.

 Por nombre: a continuación, elegiremos las condiciones de los clientes
que queramos imprimir.

Además, es posible conseguir información de clientes bloqueados y sobre el

motivo del bloqueo, de forma que la presentación en el informe se compone de
dos columnas con un SÍ o NO según el bloqueo del cliente.

Con el botón "Imprimir", se consigue la información por papel, y se enlaza con

Plantillas formato Word. Para ello, se pulsa sobre "Imprimir" de la barra de
herramientas, y se selecciona el campo "Emitir carta Word" en la ventana de
"Impresión de documentos". A través de MS Word se envía una
carta (predeterminada por la aplicación) con la información relacionada en
función de los datos del filtro.

Se imprime una carta por cliente. Toda la información obtenida en la carta se

puede modificar en el momento de la visualización de la misma y conservar
dicha información si se guarda adecuadamente en el fichero correspondiente.
De no modificar nada, permanecen los datos intactos.
ETIQUETAS DE CLIENTES

La configuración de las etiquetas se lleva a cabo en el apartado "Documentos"

de la opción "Entorno del Sistema" del menú Útil.

En esta ventana se ofrecen diferentes opciones:

 Etiquetas: con este botón se seleccionan aquellos clientes a los que se

desee hacer la etiqueta.

 Selección: posicionándose en los diferentes registros existentes en la

lista de clientes, se marca con una X de color azul en la columna de la
izquierda, se pulsa el botón "Salir" y al imprimir las etiquetas aparecen los
clientes elegidos.

 Filtro: en la pantalla aparecerán los campos del cliente para poder filtrar
por uno o varios de ellos. Una vez introducidas las condiciones de
búsqueda, pulsaremos el botón filtro y quedarán marcados con una X azul
en la columna izquierda todos aquellos registros que cumplan las
condiciones marcadas.
  Sumar: se incrementa el número de etiquetas a imprimir en el registro del
cliente de una a una.

 Restar: se reduce el número de etiquetas a imprimir sobre el registro del

cliente de una a una.

Valor: se indican un número de etiquetas a imprimir sobre el registro del cliente.

Inicializar: con este botón se modifica el número de etiquetas a imprimir a uno,

de los registros de clientes.

Dirección: se modifica el código de la dirección comercial del cliente a imprimir.

Cambiamos el código de la dirección comercial del cliente que queramos

imprimir. Se pulsa el botón "Salir" y se finaliza el proceso.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Desde esta opción (por defecto seleccionado el botón de Gestión) tendremos

acceso a una determinada información sobre la situación del cliente
seleccionado dentro de la ventana de clientes.
Desde la ventana de "Gestión del Conocimiento" podremos acceder a:

Esta opción permite realizar diferentes acciones:

 Los recibos pendientes de cobrar pulsando el botón de "Deudas

Pendientes".
 Las mercancías que todavía no hemos enviado en el botón de "Pendiente
de Servir".
 En el botón de "Condiciones Particulares", aquellas situaciones
particulares que tenemos con un cliente como precios especiales,
descuentos y todos aquellos datos que hayamos introducido en las
distintas pestañas de atípicas.
 Desde "Contribución Ventas" se accede a un resumen de facturación que
señala el porcentaje de ventas de dicho cliente en relación al volumen total
de ventas.
 Si se seleccionan las Condiciones Comerciales se recogen datos sobre
las formas de pago acordadas, riesgo alcanzado y riesgo máximo
autorizado. Esta información estará disponible en la pestaña "Comercial"
de la ficha del cliente.
 En el botón de "Llamadas", podremos ver información de las llamadas
mantenidas con ese cliente.
  El botón de "ContaPlus" estará activo si tiene enlace con la Contabilidad,
e indicando un mayor de la subcuenta contable de ese cliente limitado por
las fechas indicadas al programa, si pulsamos doble clic de ratón sobre el
mayor, nos mostrará el asiento del mismo.

IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN

Estos botones solo estarán visibles si tiene enlace a Contabilidad, es decir, si ha

asignado una ruta en la carpeta "ContaPlus" en la opción "Personalización" del
menú Útil y asociado al menos una empresa. Sin enlace esta opción no aparece.

Este botón conlleva un proceso de generación de información, que se localiza en

las carpetas Importación/Exportación, de subcuentas a importar de la aplicación
de ContaPlus, sin necesidad de que aparezcan en FacturaPlus, y viceversa.

En esta ventana encontrará los siguientes datos: Empresa. Se elige la empresa

para la importación o exportación de ficheros, asociadas a ContaPlus para esta
operación. Por defecto el programa selecciona la primera de ellas, en el caso de
que se selecciona otra empresa desde esta ventana se genera una nueva
cantidad de información de registros de clientes y subcuentas a exportar. (Si el
programa tiene enlace a una sola empresa, se muestra la información de la
empresa por defecto).

Seguidamente visualizará dos carpetas: Importación y Exportación.

En la importación se observará una tabla donde se indican los registros de las

subcuentas existentes en el programa de ContaPlus sin vinculación con
FacturaPlus. Estas subcuentas serán definidas como cuenta de clientes en el
apartado de la carpeta ContaPlus del apartado "Personalización" del menú Útil
en el campo "Definición de cuentas".

Si estos registros poseen un punto verde, indica que se pueden seleccionar e

importar. Si el punto es rojo, indica que no se puede realizar esta operación por
la existencia de dichas subcuentas en ContaPlus. Los datos correspondientes a
la columna "Código de cliente", indican un código propuesto para la importación,
siendo los últimos 6 dígitos de la subcuenta (exceptuando la cuenta) de
ContaPlus, que se completan con ceros en la parte de la izquierda del campo.

Desde esta carpeta podrá: Seleccionar (Filtrar), Seleccionar Todos, Seleccionar,

Modificar, Aceptar, Cancelar y obtener Ayuda.

Una vez aceptado el proceso, el programa importa de forma automática los

registros de la carpeta de importación que se han seleccionado, con los datos de
las subcuentas, junto con los datos por defecto para la importación y exportación
de clientes que se encuentran en la carpeta "Plantilla" en la opción
"Personalización" del menú Útil.

La importación de las subcuentas en moneda extranjera las importará si dicha

divisa existe previamente en la tabla divisas del programa FacturaPlus, con el
mismo código que el existente en la tabla Divisas del programa ContaPlus, para
poder formar parte del filtro o relacionarse con alguna divisa del programa de
ContaPlus. De no ser así, no se importan dichas subcuentas. Sin embargo, ante
cualquier variación de los datos, si se marca la opción "Act. datos clientes en
modificaciones" automáticamente el programa procede a la actualización de los
datos de dicho cliente en el programa ContaPlus.

EXPORTACIÓN

En la exportación se observará una tabla donde aparecen los registros de

subcuentas de clientes en el programa FacturaPlus no presentes en el programa
de ContaPlus.

Las subcuentas se componen del mismo número de dígitos que las subcuentas
de la empresa que están vinculadas a contabilidad. Se puede obtener la
información de las subcuentas de moneda extranjera si se definen en la opción
correspondiente de Divisas en el programa de ContaPlus.

La tabla de esta carpeta se compone de:

 E: indica la columna selección del registro a exportar.

 Código Subcuenta: muestra la subcuenta del cliente en el programa
FacturaPlus no presente en ContaPlus en la empresa asociada para la
exportación con el mismo desglose.
 Código Cliente: código del cliente al que corresponde la subcuenta.

Desde esta carpeta se utilizan las opciones de Seleccionar filtro (desde/ hasta
subcuenta), seleccionar de forma masiva o un solo registro, aceptar, cancelar y
obtener la ayuda que corresponda a la opción.

Al aceptar el proceso, automáticamente el programa procede a la exportación de

las subcuentas de la empresa seleccionada, incluyendo la información en todos
los campos comunes de facturación junto con los datos bancarios de clientes
de la empresa que esté asociada a ContaPlus. Sin embargo, la modificación de
los datos junto con la marca de la opción "Act. datos clientes en modificaciones",
conlleva la actualización de los datos en el programa ContaPlus.
Formas de pago

Esta opción nos permitirá tener reflejadas las diferentes formas de pago de los
clientes. Es importante indicar las formas de pago antes de incluir a los clientes,
ya que es un dato importante en este caso. Todo el control de "Tesorería y
Vencimientos" dentro del programa se relaciona con los datos indicados en las
formas de pago.

Dependiendo de los datos que se introduzcan, las facturas pueden generar varios
recibos, indicando el tipo de vencimientos, las fechas y porcentajes del importe
total.

En la ventana de "Introducción de datos" aparecerán los siguientes campos:

Código: código alfanumérico de dos dígitos para la forma de pago.

Descripción: nombre de la forma de pago.

Tipo Aplazamiento: este campo es configurable, destacando:

Importe Fijo: cantidad fija a pagar en varios plazos hasta que se termine la deuda.
 Importe Porcentual: porcentajes sobre la cantidad total a pagar en varios
plazos hasta liquidar la deuda.
 Pagos a Plazos: importe fraccionado del importe total de la factura, según
los plazos acordados.

Lo utilizaremos cuando necesitemos más de 5 aplazamientos. Si el

aplazamiento es fijo:

 Importe Aplazado: importe fijo de cada recibo generado.

 Días Aplazamiento: se indica la fecha de vencimiento del recibo,
considerando el/los día/s de pago del cliente y proveedor de forma
automática.

Cuando el tipo de aplazamiento es Porcentual se utilizan hasta cinco porcentajes

de aplazamiento seguidos de sus respectivos días de aplazamiento, permitiendo
así estimar el vencimiento de los recibos.

Cuando el tipo de aplazamiento es "Pagos a plazos", se indica:

 Número de Plazos: cantidad de plazos para fraccionar el pago,

correspondiente con el número de recibos.
 Días Aplazamiento: se indica la fecha de vencimiento de los recibos.
 Recibos por Defecto: cuando la forma de pago genere recibo, podremos
indicar si queremos que él/los recibos que genere se creen como
Cobrado, Emitidos o Cobro en metálico por defecto. En el caso de ser
 emitidos, podremos marcar la opción Pagado al Vcto., es decir, cuando el
recibo supere su fecha de vencimiento se actualiza como pagado,
actualizando también el Riesgo del Cliente y moviendo en el fichero de
vencimientos la información a utilizar para contabilizar el pago del recibo.
 Generar vencimientos a partir de: si lo hace a partir de la Fecha de
Operación, el vencimiento se generará con la fecha de la operación del
vencimiento, y si por el contrario marca la opción Fecha de Expedición, el
vencimiento llevará como fecha la del día en el que genera el vencimiento.
 Meses Completos: si los días de aplazamiento corresponden con
múltiplos de 30, se estima por meses en lugar de hacerlo por días.
 Pasar vctos. a ContaPlus: cuando pasemos un vencimiento a Contaplus,
si la forma de Pago que tiene seleccionada es Cobro en metálico, llevará
el importe total al Importe metálico del vencimiento.
 Dto. P.P.: indica el descuento por pronto pago que tiene asociada la forma
de pago.

Formas de cobro

Esta opción nos permitirá tener reflejadas las diferentes formas de cobro a los
clientes.

2.2. Externos. - Bancos. - Proveedores.

Los ficheros maestros externos también conocidos con el nombre de ficheros

de situación son los ficheros de:

 Bancos.
 Proveedores.

Bancos

Con este apartado se indican las entidades bancarias que utiliza el programa.

La ventana de introducción de datos contiene los siguientes campos:

  Entidad Bancaria: cuatro dígitos numéricos para la identificación de la
entidad bancaria.
 Agencia: cuatro dígitos numéricos para la identificación de la agencia
bancaria.
 Nombre: descripción de la entidad bancaria donde se encuentra la cuenta.
 Sucursal: descripción de la sucursal bancaria.
 Dirección: dirección de la entidad bancaria.
 Código de Provincia: campo compuesto por cuatro dígitos.
 C.P: código Postal correspondiente.
 Población: ciudad a la que corresponde la dirección.
 País: país al que se corresponde el banco.
 Teléfono: número del teléfono del banco.
 Fax: fax del banco o sucursal.
 Persona de Contacto: indica los datos de la persona o personas de
contacto del banco.
 Observaciones: campo abierto para introducir cualquier anotación sobre
el banco.

Proveedores

El Fichero Maestro de Proveedores y acreedores (FMP) consiste en un registro

de datos maestros de terceros compuesto por:

 Nombre.
 Dirección.
 Datos bancarios.
 Condiciones de pago.
 Etc.

Estos datos se utilizan tanto en el proceso de compra como de pago.

El mantenimiento eficaz del fichero maestro de proveedores se define como

un subproceso crítico en cuanto a la seguridad y el control, que contiene
información sensible, como por ejemplo los datos bancarios de los proveedores
junto con otros elementos de control.
 Mantenimiento de ficheros maestros de proveedores

Los controles sobre el FMP garantizan que la información de terceros está

actualizada y las modificaciones de esa información están autorizadas, y sean
completas, exactas y en tiempo oportuno.

Las principales áreas de riesgo que tiene el mantenimiento del FMP son dos:

El riesgo de adquisición de bienes y servicios de proveedores no autorizados u

obsoletos.
El riesgo de realizar pagos a cuentas bancarias o direcciones incorrectas.