SENA, Centro de Gestión Administrativa, Jornada Diurna

COMPETENCIA: TRAMITAR LOS DOCUMENTOS

Con relación al Acuerdo 060 realizar lo siguiente:

1. Cuál es la identificación del acto administrativo Acuerdo 060 de 2001.

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades
legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la
Ley 594 de 2000.

2. Qué entiende usted por comunicaciones oficiales.

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

3. De acuerdo a las definiciones contempladas en el Artículo Segundo, realizar los

siguientes ITEM:

a. Escoge tres conceptos y defina con sus palabras lo entendido.

 Documento electrónico de archivo: El registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su vida.
 Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por el cual la
s empresas asignan un numero consecutivo a la correspondencia que se ha
enviado o recibido.
 Firmas responsables: Las entidades deben establecer los cargos de los
funcionarios autorizados para firmar la documentación que genere la
institución.

b. Busque un compañero y comparta sus definiciones con los otros tres conceptos
de él.
 Correspondencia: Son comunicaciones privadas que llegan a una entidad
de modo personal donde se puede decir o no el cargo el funcionario.
 Documento público: Lo realiza un funcionario público a su cargo o su
intervención.
 Tabla de retención documental: Es un listado de series y sus
correspondientes tipos documentales hechos o recibidos en una unidad
administrativa cumpliendo sus funciones, a los cuales se les asigna el
tiempo y la permanencia en cada fase del archivo.
 Estas tablas pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura
de las mismas, las generales se refieren a los documentos administrativos y
las comunes a cualquier administración, las específicas se refieren a
documentos característicos de cada organización.

c. Ambos compartirán los conceptos y los relacionará en el trabajo de cada uno

indicando de qué compañero corresponde
 La persona con quien compartí mis conceptos es Martha Fajardo Marín.

4. Defina con sus propias palabras que entiende por unidad de correspondencia.

Es una estación de trabajo que se encarga de recibir clasificar controlar registrar y

distribuir de forma centralizada los documentos y Comunicaciones para todos los
miembros de una organización entre las diferentes divisiones. Su objetivo es el de
garantizar que sean entregados a su destinatario de manera rápida y en buenas
condiciones.

5. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de las

disposiciones. Consideras que un documento sin firma debe ser:

Devuelto al remitente, para que realice su correcto procedimiento.

6. Realiza un cuadro comparativo entre: radicación de comunicaciones oficiales,

comunicaciones internas, control comunicaciones oficiales, comunicaciones
oficiales recibidas, comunicaciones oficiales enviadas, comunicaciones vía fax,
comunicaciones por correo electrónico.
Radicación de comunicaciones Los procedimientos para la radicación
oficiales de comunicaciones oficiales, velarán
por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual, no se
podrán reservar números de
radicación, ni habrá números
repetidos, enmendados, corregidos o
tachados, la numeración será asignada
en estricto orden de recepción de los
documentos
Comunicaciones internas Para las comunicaciones internas de
carácter oficial, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos
que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas
Control comunicaciones oficiales Las unidades de correspondencia,
elaborarán planillas, formatos y
controles manuales o automatizados
que permitan certificar la recepción de
los documentos
Comunicaciones oficiales recibidas Las comunicaciones oficiales que
ingresen a las instituciones deberán
ser revisadas, para verificar la
competencia, los anexos, el destino y
los datos de origen del ciudadano o
entidad que las remite, dirección donde
se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente, si es competencia de
la entidad, se procederá a la radicación
del mismo
Comunicaciones oficiales enviadas Las comunicaciones oficiales enviadas
en soporte papel, se elaborarán en
original y máximo dos copias,
remitiéndose el original al destinatario,
la primera copia a la serie respectiva
de la oficina que genera el documento,
teniendo en cuenta los anexos
correspondientes y la segunda copia
reposará en el consecutivo de la
unidad de correspondencia, por el
tiempo establecido en su tabla de
retención documental
Comunicaciones vía fax Las comunicaciones recibidas y
enviadas por este medio, se
tramitarán, teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de
las series establecidas en las tablas de
retención documental, para la
respectiva radicación en la unidad de
correspondencia, la cual se encargará
de dar los lineamientos para el control
y establecer los procedimientos
adecuados para su administración
Comunicaciones por correo electrónico Las entidades que dispongan de
Internet y servicios de correo
electrónico, reglamentarán su
utilización y asignarán
responsabilidades de acuerdo con la
cantidad de cuentas habilitadas

7. Cuáles son las normas técnicas laborales que se involucran en el procedimiento

de conservación documental.
Los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los
soportes digitales.

8. Cómo debe ser el horario de atención al público, como debe ser divulgado.

Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al

público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

9. De acuerdo a la siguiente gráfica consulta cada término e interprétala según lo

investigado:

Recepción: Es el lugar donde se reciben las comunicaciones de las distintas

fuentes.
Clasificación: Consiste en clasificar los archivos jerárquicamente, usualmente se
les da una ruta especifica dada por una sucesión de nombres de directorios y
subdirectorios.
Apertura: Es la apertura del sobre o empaque de los documentos oficiales, para la
extracción de Su contenido.
Revisión: Todos los documentos deben ser revisados, para verificar el destino los
datos del origen, la dirección de a dónde se deba a enviar y el asunto
correspondiente, sí es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del
mismo.
Radicación: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío con el propósito de oficializar
su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Registro: Una vez se ha radicado un documento, se procede al registro qué
consiste en una anotación de los datos más significativos de la comunicación en
un formato de registro para su control y trámite dentro de la entidad.
Reparto: Una vez ya se han registrado los documentos se procede a la
distribución de los mismos a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.
Dependencia:  La subordinación o hipotaxis es un tipo de relación sintáctica entre
diferentes constituyentes sintácticos.
10. De acuerdo a la siguiente gráfica consulta cada término e interprétala
según lo investigado:

Oficina productiva: Es una habitación destinada al trabajo, este espacio se

distribuirá según la función y cuántas personas trabajarán en esta habitación.
Elaboración: Acción y efecto de crear un documento.
Firma: Signo o escritura manuscrita qué una persona pone al pie de un escrito o
de un documento para identificarse.
Traslado: Mover a una persona u objeto de un lugar a otro.
Verificación: Es comprobar la autenticidad o verdad de una cosa.
Numeración y fechado: Consiste en asignar un número a cada documento, el
número que se asigna es el que le corresponde consecutivamente en el orden de
salida.
Registro: Consiste en la notación de los datos más significativos del documento en
un formato de registro para su control y trámite.
Separación: Numerado un documento se procede a su distribución separando las
piezas de salida para realizar su despacho.
Envió: Hacer llegar el documento a su destinatario.
11- Elabore un Mapa Mental del contenido del acuerdo 060 de 2001.