JESSICA FABIOLA RUIZ HERRERA

50 CONTADURIA Y FINANZAS
INFORMATICA CONTABLE
PROFESOR: AGUSTIN GRANADOS NAVARRETE.

SOFTWARE CONTABLE: contpaqi

MANEJO DE INFORMACIÓN FINANCIERA EN UN SOFTWARE
CONTABLE
ENTRAR AL SISTEMA
 Para acceder al sistema, con el “mouse” se debe dar doble
clic al icono de:
 CONTPAQi CONTABILIDAD.

 Nos mostrará la ventana del sistema con la versión que se tiene instalada.
 Después nos muestra la ventana para el ingreso al sistema.

 El sistema solicitara los siguientes datos:

 Código de usuario
 Clave de acceso,
  Das clic en el botón Aceptar el sistema permitirá el acceso.
Si se muestra la palabra supervisor significa que el usuario esta predefinido por lo
cual no necesitas contraseña.
 Al ingresar al sistema de CONTPAQi® CONTABILIDAD, se mostrará la
ventana del
 sistema.

 También se muestra la ventana de últimas noticias, con mensajes de

Twitter sobre los
sistemas.

 Si se cierra la ventana, desde el menú de ayuda del sistema podemos

volver a abrirla.
CREAR UNA EMPRESA
Para crear una empresa
 Dar clic en el icono de la casita o en el menú de Empresas, y selecciona
empresa o presionar la combinación de teclas Ctrl + E

 Se abre una ventana que se llama “Catálogos de Empresas” y se le da

un clic al icono de “Nueva Empresa”
 Nos abrirá un cuadro en donde tendremos que ingresar los siguientes
datos :
 Nombre de la empresa
 RFC empresa
 Catalogo Preinstalado: Aquí se puede seleccionar el catálogo que
ya cuenta con las agrupadoras del SAT
 Estructura: Si seleccionamos la opción ninguna podemos manipular
la estructura del catálogo con hasta 30 caracteres sin restricción
alguna. Separando con “- “guiones medios cada nivel.
 Valores: El catálogo puede trabajar con valores numéricos o
alfanuméricos
 Niveles: En esta configuración le indicamos al catálogo de cuentas
la forma que queremos agrupar las cuentas contables.
 Inicio del Ejercicio: Aquí es donde se configura el ejercicio de la
empresa
 Tipo de periodo: Si usted elige el tipo de período mensual,
CONTPAQi® CONTABILIDAD siempre creara ejercicios de 12
meses. El sistema trae más periodos para poder usar el que se
adapte a sus necesidades.
También se puede modificar el periodo , pero solamente al momento de crear la
empresa
 Periodo Vigente: Se refiere a cuál de los periodos del ejercicio creado
comenzaremos a trabajar.
 Manejar periodos abiertos: Si habilitamos esta opción
CONTPAQi®CONTABILIDAD nos permitirá modificar un año adelante y un
año atrás, siempre y cuando existan los periodos en la base de datos.
Para guardar la configuración de la empresa se le da un clic al icono de guardar o
presionamos la tecla F8 y el sistema mostrara un mensaje de que se ha creado
con éxito.

Al darle aceptar vemos la ventana de Catálogo de Empresas ya con la empresa

que acabamos de
crear.

Para cerrar esta ventana solo le damos un clic en el icono de cerrar.

Cerrando la aplicación

Para concluir, seleccionaremos el icono de Salir.

Esta es la manera correcta de finalizar la ejecución del programa
Otra forma de salir del sistema es en el menú de Empresa, seleccionamos salir.

CATÁLOGO DE EMPRESAS
Para abrir el catálogo de Empresas hay que darle un clic al icono de la “Casita”,
en el menú de Empresas y seleccionar empresas o usar la combinación de teclas
<CTRL + E>

Y nos muestra la siguiente ventana:

 Abrir Empresa: Abre una empresa ya existente

 Nueva Empresa: Nos muestra la ventana para dar de alta una empresa
nueva en el sistema
 Respaldar: Nos muestra una ventana para poder respaldar nuestra
información
 Restaurar: Nos muestra la ventana para subir un respaldo previamente
hecho
 Borrar: Borra una empresa ya existente en el sistema
 Ayuda: Aquí nos muestra ya ayuda del sistema si se tiene instalada
 Cerrar: Cierra la ventana del “Catalogo de Empresas”

REDEFINIR UNA EMPRESA CREADA

Para redefinir una empresa ya creada, primero hay que abrirla dándole un clic al
icono de la casita,
darle doble clic, o seleccionarla y darle abrir empresa o presionar la tecla Enter.
Una vez abierta la empresa nos vamos al menú de configuración, y seleccionamos
la opción de
REDEFINIR EMPRESA
Para redefinir una empresa tenemos 6 pestañas para hacerlo:
1-Generales
2- Fechas y periodos
3- Cuentas y su estructura
4.Pólizas y su captura
5- IVA
6. CSD/FIEL

REDEFINIENDO LA EMPRESA

Para poder cambiarle el nombre a la empresa, es en esta ventana en donde dice

“Nombre de
la empresa”, una vez realizado el cambio solo se le da un clic en aceptar para
guardar el cambio.
Pestaña 1 Generales
En esta pestaña tendremos datos generales de la empresa creada.
Y se divide en 4 partes que son:
1-Datos generales de la empresa -Aquí va el R.F.C, nombre registro de cámara,
etc.
2. Datos del representante.
3-Domicilio- Aquí capturamos la dirección de la empresa.
4-Ubicación de los datos de los archivos de la empresa- Aquí nos muestra la ruta
por default de donde se guardará la información de esta empresa.
Pestaña 2 Fechas y periodos
En esta pestaña podremos ver la fecha de inicio de la historia, que tipo de periodo
estamos
usando, desde cuando tiene información esta empresa.

Pestaña 3 Cuentas y su estructura

Esta pestaña se divide en 4 secciones, que se describen a continuación.
 Manejo de cuentas (1)
Nosotros habilitaremos o deshabilitaremos con un clic la opción deseada:
• Usar cuenta de cuadre: Con esta opción el sistema mandara la diferencia de
cualquier
póliza a la llamada cuenta de cuadre con lo cual ninguna póliza quedara
descuadrada,
Si esta opción es deshabilitada todas las pólizas tendrán que ser cuadradas
obligatoriamente.
• Usar cuenta de Flujo de efectivo: Es uno de los requerimientos para habilitar en
el sistema la parte fiscal, ya que de acuerdo a la ley del IETU e IVA estos
impuestos son gravados en el momento en que la operación es aplicada
efectivamente en bancos.
• Permitir cambiar números de cuenta: Existe la posibilidad de cambiar el número
de cuenta aunque esta ya tenga una historia, al cambiar el número afectara todo el
histórico cantable de la misma sin necesidad de abrir póliza por póliza.
• Mostrar el árbol de cuentas: Al entrar al menú catálogo de cuentas, lo va a
mostrar si
tenemos activada esta opción, de lo contrario estará oculto y solo podremos
consultar y
dar de alta cuentas si conocemos el número de esta.
• Búsqueda por páginas: En pólizas o filtros de reportes para buscar la cuenta
deseada
podemos presionar la tecla F3, búsqueda por páginas optimiza la búsqueda de la
cuenta
deseada
• Asumir siguiente cuenta: Sirve para a búsqueda de cuentas.
• Obligar asignar agrupador SAT al dar de alta cuentas: si se desea que la
asignación del
agrupador del SAT sea obligatoria o no, al registrar cuentas contables. Por
omisión, dicha
opción se encuentra habilitada.
 Estructura de las cuentas (2)

Aquí nos muestra la estructura del catálogo de cuentas y si estamos manejando

valores numéricos o alfanuméricos, además de cómo estamos usando los niveles
del catálogo de cuentas.

La estructura del catálogo de cuentas puede ser cambiada, el requisito es que

debe aumentarse, esto se logra presionando el botón cambiar estructura, nos
muestra el menú de cambio de estructura en el cual conformaremos la nueva
estructura y posteriormente damos clic en el botón procesar.
 Segmento de negocios (3)
En esta parte configuramos si vamos a utilizar segmentos de negocios y cómo van
a ser
asignados.

 Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar)

Esta cuenta puede ser cambiada en cualquier momento y deberá ser una cuenta
agrupadora, para incluir todas las cuentas dependientes como cuentas de flujo de
efectivo.
Cambiar cuenta de flujo de efectivo
Presionar el botón cambiar la cuenta Asignar la nueva cuenta de flujo de efectivo,
misma que previamente debe crearse en nuestro catálogo de cuentas.
Procesar

Pestaña 4 Pólizas y su captura

En esta parte encontraremos configuraciones para la captura de pólizas y
movimientos
Periodos abiertos
Le indicaremos al sistema, que periodos aparte del vigente, queremos que nos
permita modificar.
Habilitaremos o deshabilitaremos, la opción deseada con un clic en la casilla.
Manejo de pólizas y movimientos
 Calcular número de póliza automáticamente: el sistema de forma autónoma
asignará el consecutivo a las nuevas pólizas, de manera contraria, el
usuario captura el número de póliza.
 Calcular cifra de control: además de sumar que los cargos y abonos sean
iguales en cada póliza, sumara también el número de cuenta de cada
póliza, a esta sumatoria se le conoce como cifra de control.
 Usar pólizas estadísticas: el sistema permite crear pólizas con movimientos
estadísticos.
 Habilitar diarios en movimientos: podemos asignar un diario, pero a nivel de
movimiento, con esto cada movimiento de la póliza pudiera estar en un libro
diario diferente.
 Obligar el diario en movimientos de flujo de efectivo: Puede crearse un libro
diario ligado a la cuenta de flujo de efectivo, de ser este el caso el campo
no podrá quedarse sin libro diario.
 Habilitar conceptos en movimientos: cada movimiento puede tener un
concepto independiente.
 Habilitar referencia en movimientos: cada movimiento de la póliza puede
tener una referencia independiente.
 Habilitar moneda extranjera: CONTPAQi® CONTABILIDAD tiene la
capacidad de manejar en una sola cuenta contable el saldo en moneda
nacional y en moneda extranjera sin necesidad de usar cuentas
complementarias (curso intermedio explicación a detalle)
 Imprimir pólizas con formato para contadores: las pólizas pueden ser
impresas en un formato más amigable a la lectura si habilitamos esta
opción.
 Al imprimir póliza, incluir información relacionada: Nos muestra la
información de IVA y del XML.
 Guardar archivos asociados en el servidor: en cada póliza podemos
adjuntar archivos tales como PDF o XML de las compras, si habilitamos
esta opción los archivos serán guardados en el servidor, de lo contrario se
guardarán localmente en la máquina del usuario del sistema.
 Usar pólizas de orden: Le indicaremos al sistema si usamos o no cuentas
de orden.
 Habilitar diarios en pólizas: Los libros diarios son una clasificación que
podemos hacer para agrupar pólizas, por default todas las pólizas son
guardadas en un libro diario, sin embargo, existe la posibilidad de crear
múltiples libros diarios.
Captura rápida
Por omisión pólizas sin afectar: una póliza sin afectar es aquella que se
encuentra capturada, pero aún no forma parte de los estados financieros, si
 esta opción es habilitada, todas las pólizas generadas estarán sin afectar,
esperando que el usuario las valide y afecte, esta opción puede usarse como
filtro para autorización de la captura de pólizas.
 Habilitar mensajes de advertencia: el sistema nos notificara
automáticamente si una póliza esta descuadrada, si estamos intentando
capturar una póliza que corresponde a otro periodo que no es el vigente,
o si intentamos modificar el tipo, numero o fecha a una póliza existente.
 Usa búsqueda incremental para cuentas: cuando se comienza a escribir
el número de la cuanta contable, el sistema únicamente nos va
mostrando las cuentas que corresponden a los caracteres capturados.
 Mostrar ventana de asociación a CFDI al capturar la póliza: aquí
habilitamos o deshabilitamos que nos salga la ventana del ADD en cada
póliza.
 Mostrar ventana de pago al capturar la póliza de egresos: Al tener
habilitada esta opción nos muestra la ventana de egresos para la
captura de la información del pago.
 Mostrar la ventana de Asociar comprobantes a movimientos en
automático: Al tenerla habilitada en la póliza al capturar los movimientos
se abrirá la ventana del ADD (Administrador de documentos digitales)
para poder asociar el XML a través de los movimientos de la póliza.
Presupuestos
Con la opción marcada cuando se usen los presupuestos acumulada a las
cuentas superiores.
Pestaña 5 IVA
Al habilitar los parámetros de esta pantalla, generaremos la configuración para el
manejo control del IVA, IETU y DIOT.
Se encuentra dividido en:
 Causación de IVA – Definición de Base Gravable.
 Devolución y control de IVA
 Explicación detallada en páginas subsecuentes.
Pestaña 6 CSD/FIEL
Se agregó la opción de configurar los datos del certificado del sello digital para el
timbrado de retenciones y certificado del sello digital o la FIEL, para la entrega de
la contabilidad electrónica, desde la pestaña CSD/FIEL.

CATALOGO DE CUENTAS
El catálogo de cuentas se encuentra dividido en dos secciones, árbol de cuentas e
información de cuentas.
ARBOL DE CUENTAS INF DE CUENTAS CONTABLE Y FISCAL

CREACIÓN (DAR DE ALTA CUENTAS CONTABLES)

Para dar de alta una cuenta nueva seguimos los siguientes pasos
Nuevo: Para poder dar de alta una nueva cuenta
Cuenta: Aquí va el número de la cuenta a dar de alta
Nombre: El nombre de la cuenta
Subcuenta: En esta sección tenemos que seleccionar la cuenta en la que
deseamos acumular la nueva cuenta
Tipo de cuenta: Al seleccionar la cuenta de acumulación, por default nos indicara
el mismo tipo de cuenta y naturaleza.
Cuenta de Mayor: No. No es cuenta de mayor y no aparece impresa en los
estados financieros Si. Si es de mayor y aparecerá impresa en los estados
financieros.
De título. Aparecerá en los estados financieros como un título, y tendrá un gran
total de la cuenta, por ejemplo: ACTIVO.
De subtitulo. Aparecerá en los estados financieros como un subtítulo, y tendrá un
gran total de la cuenta, ejemplo. CIRCULANTE
Guardar: Darle un clic al icono de guardar para poder guardar la cuenta creada