CASO PRÁCTICO CLASE 4

NOMBRE

JEFFERSON HARRY LOPEZ MORENO

PROFESOR

*LUCAS ADOLFO GIRALDO RÍOS

ASTURIAS

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA

PROGRAMA: GERENCIA DE PROYECTOS

ASIGNATURA: GERENCIA DE PROYECTOS II

BARRANQUILLA

2020
Enunciado.

Se ha estudiado la Gestión de las Comunicaciones del proyecto, como una

herramienta fundamental para conseguir el involucramiento de los interesados a

través del desarrollo de estrategias adecuadas de comunicación con los mismos.

Para desarrollar una correcta estrategia de comunicaciones es necesario efectuarse las

siguientes consideraciones:

 ¿Quién necesita información?

 ¿Qué información necesita?

 ¿Cuándo necesita la información?

 ¿Cómo será enviada la información, es decir, en qué formato?

 ¿Quién va a distribuir la información?

 ¿Existe alguna restricción legal o tecnológica a tener en consideración?

Debe quedar muy claro que no todos los interesados deben recibir la misma

información, por tanto, resulta crítico para evitar conflictos dentro del proyecto,

analizar muy bien las necesidades de comunicación de cada interesado y desarrollar

las estrategias adecuadas para cumplir sus expectativas.

El caso práctico de este capítulo consiste en, cada uno de vosotros puede pensar en

los proyectos en los desarrollar una Matriz de Comunicaciones para un proyecto

cualquiera que esté o haya estado involucrado. Como aún queda mucha materia por
estudiar en el Máster, no será posible elaborar una matriz completa y detallada. Sin

embargo, con el conocimiento de la gestión de integración, alcance, cronograma,

costo, calidad y comunicación, la matriz debe incluir la información principal que

debería distribuirse a los principales interesados del proyecto relacionadas con esas

áreas

Objetivo General.

Desarrollar una Matriz de Comunicaciones para un proyecto cualquiera bajo los

lineamientos establecidos en los documentos guías de las comunicaciones establecido

en el documento “Gestión de las comunicaciones”

Objetivos específicos.

 Reconocer la importancia de la correcta gestión de las comunicaciones en un

proyecto como herramienta para cumplir las expectativas de los interesados

del proyecto

 Conocer los diferentes tipos de comunicación existentes para saber cuál

utilizar en cada momento y con cada interlocutor

RESPUESTA.

La matriz de comunicaciones contiene una descripción de toda la información que se

debe comunicar a los distintos stakeholders del proyecto. La distribución de la

información va más allá del acto de proporcionarla, ya que incluye pasos para

asegurar que los receptores recibieron y entendieron la información.

También podemos consideras que es una herramienta gráfica que permite gestionar la

asignación de responsabilidades y dar seguimiento a las tareas que componen un

proyecto de trabajo en equipo. Facilita la comunicación entre todos y vuelve más ágil

el proceso de toma de decisiones.

A continuación, se presenta la matriz de comunicación, adaptada al proyecto de la

empresa RECITOL S.A.S, dedicada a la recolección, transporte y disposición final de

sustancias químicas.
 MATRIZ DE COMUNICACIÓN DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Grado de Adaptación a las buenas prácticas en el área de operaciones de la

GABPAO-RECITOL S.A.S
empresa RECITOL S.A.S
NIVEL RESPONSABLE
GRUPO METODOLOGÍA FRECUENCIA DE CÓDIGO DE
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO DE DE
RECEPTOR O TECNOLOGÍA COMUNICACIÓN ELEMENTO WBS
DETALLE COMUNICAR

Datos y comunicación Documento digital

Iniciación del Project personal área de
sobre la iniciación del Alto Project Manager (PDF) vía correo Una sola vez 1.1.1 Project Chárter
Proyecto Chárter operaciones
proyecto electrónico.

Datos preliminares Documento digital

Iniciación del Project personal área de 1.1.2 Alcance plan de
sobre el alcance del Alto Project Manager (PDF) vía correo Una sola vez
Proyecto Chárter operaciones Gestión
proyecto electrónico.

Planificación detallada
del Proyecto: Alcance,
Tiempo, Costo, Calidad, Documento digital
Planificación del Plan del personal área de 1.1.3 Planificación del
RRHH, Alto Project Manager (PDF) vía correo Una sola vez
Proyecto Proyecto operaciones Proyecto
Comunicaciones, electrónico.
Riesgos y
Adquisiciones.

1.1.4 Informes de
Objetivos esperados,
Informes Acta de personal área de Avance de
análisis y resultados, Alto Project Manager Documento Impreso Solo una Vez
certificación Reunión operaciones Certificación al
conclusiones.
Modelo
Diseño Encuestas y evaluación, Documento digital 1.1.5 Diseño y
Acta de personal área de
realización lista de asistencia, Medio Project Manager vía correo Una sola vez Validación de
Reunión operaciones
encuesta resultados. electrónico. Entrevistas y Encuestas
 Diseño Encuestas y evaluación, Documento digital 1.1.6 Diseño y
Acta de personal área de
realización lista de asistencia, Medio Project Manager vía correo Una sola vez Validación de
Reunión operaciones
entrevista resultados. electrónico. Entrevistas y Encuestas
Informe de
Informe estado del performance Documento digital 1.1. 7 Diseño y
Estado del personal área de
proyecto en puntos de / estado de Alto Project Manager (PDF) vía correo Una vez al mes Validación de
Proyecto operaciones
control avance del electrónico. Entrevistas y Encuestas
proyecto

Identificación del
Problema central. Línea
base del problema y
análisis del contexto. Informe de
Informe Línea base del problema performance Documento digital 1.1.8 Informe
personal área de
Diagnostico del y análisis del contexto. / estado de Alto Project Manager (PDF) vía correo Una vez al mes Diagnostico Situación
operaciones
Proyecto Descripción de las avance del electrónico. Actual
necesidades y proyecto
soluciones actuales.
Actores involucrados.
Actores involucrados.

Documento digital 1.1.9 Entrevistas al

Entrevistas y Resultados de Formato de personal área de
Alto Project Manager (PDF) vía correo Una vez al mes Personal de
encuestas satisfacción registro operaciones
electrónico. Operaciones

Informe objetivos
Informe esperados y resultados.
Documento digital 1.1.10 Seguimiento
Diagnostico Sugerencias y Informe de personal área de
Alto Project Manager (PDF) vía correo Una vez al mes Propuesta Oportunidad
Situación recomendaciones del Sesión operaciones
electrónico. de Mejora
Deseada nivel de adherencia al
modelo de madurez

Documento digital 1.1.11 Informe

Cierre del Datos sobre el cierre del Cierre del personal área de
Alto Project Manager (PDF) vía correo Una vez al mes Diagnostico Situación
Proyecto proyecto. Proyecto operaciones
electrónico. Deseada
CONCLUSIONES.

Las herramientas identificadas son finalmente un buen mecanismo de apoyo para la

gestión de la comunicación; sin embargo, se precisa que se deben utilizar varias

herramientas para cubrir todas las actividades de los procesos, ya que no se cuenta

con una herramienta especializada que haya sido creada con el objetivo particular de

atender las necesidades por áreas internas de la empresa.

Pese a que la gestión de las comunicación no es un tema nuevo para los proyectos, se

evidencia que para los procesos de “Planificar las comunicaciones” y “Gestionar a los

interesados” existen mínimas herramientas de apoyo, entendiéndose entonces que

desde los inicios de un proyecto se da la falencia de identificar tempranamente a los

interesados que pueden afectar el proyecto y, por ende, se dificulta su gestión

La clave para establecer con éxito las comunicaciones, es planificarlas, y hacerlo, no

es tan complicado, basta con seguir unos simples pasos, como los que te indico, y

adaptarlos a la situación de tus proyectos:

 Identifica a los interesados de tu proyecto, y averigua sus

necesidades/requisitos de información.

 Equilibra esas necesidades de información.

 Establece un plan para comunicarte con tus interesados clave.

 Distribuye la información.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

 Borja Padilla, P. (2014). Propuesta de un modelo de gestión de catastro con

herramientas de administración de proyectos PMI. (Trabajo de Pregrado).

Ingeniería Geográfica y del Medio Ambiente. Sangolquí-Ecuador. Universidad

de las Fuerzas Armadas ESPE.

 Ampero, M. & Alarcón, L. (2008). Administración de proyectos civiles. 3ª ed.

Santiago de Chile: Ediciones Universidad Católica.

 González Rodríguez, P. (2014.). La comunicación interna como herramienta

para la toma de decisiones en la alta gerencia. Caso Industrias Galber S.A.S.

Diplomado en Alta Gerencia: Santa Fe de Bogotá: Universidad Militar Nueva

Granada.

 Espejo Alejandro Tesis PUCP (2013) “Aplicación de la extensión para la

construcción de la guía del PMBOK – Tercera edición, en la Gerencia de

proyecto de una presa de relaves en la unidad operativa Arcata-Arequipa”.

 Universidad ESAN Diplomado-Área de conocimiento: Gestión de

comunicaciones de un proyecto de construcción. (2014)

 Enrique Carlos “Gerencia de Control de Costos en obras civiles y montaje”,

CAPECO. (2008), Salazar C. Francisco, “Gestión De Valores Ganados –

EVM”, Planificación, programación y control de obras. (2011).