ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Aplicación De Diseño De Rutas Para Una Distribución Logística

NOMBRE DEL PROYECTO:
Eficiente Y Óptima De La Empresa J.CH Comercial S. A

CÓDIGO DEL PROYECTO: 1005919

INICIADOR/PATROCINADOR
DEL PROYECTO: Choquecota Viscacho Julio Vidal- Gerente General

CLIENTE DEL PROYECTO: Área De Ventas Y Servicio De J. Ch Comercial S.A. (Sucursales-Lima)

DIRECTOR DEL PROYECTO: Piñin Álvarez, Brayan Antonio

FECHA DE ELABORACIÓN: 25/10/2020

ELABORADO POR: Piñin Álvarez, Brayan Antonio

PROPÓSITO DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Esta Acta de Constitución del Proyecto tiene la finalidad primordial de designar formalmente a la persona
indicada arriba como director del Proyecto y de establecer/delimitar formalmente el nivel y el alcance de su
autoridad dentro del mismo con respecto a los recursos a emplear en el proyecto. Secundariamente, este
documento es un resumen ejecutivo del por qué se está llevando a cabo este proyecto, en qué consiste este
proyecto y las consideraciones de alto nivel con respecto al mismo al momento de iniciar este proyecto.

ANTECEDENTES, PROPÓSITO Y/O JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La empresa J.CH COMERCIAL S.A es una empresa líder dedicada a la venta y distribución de llantas, aros
accesorios y servicios del mercado automotriz.

ANTECEDENTES DEL PROYECTO

Observaciones directas realizadas durante el tiempo de contrato como practicante se detectaron una serie
de debilidades en cinco de las nueve sucursales, estas se repetían exactamente obedeciendo al mismo
patrón de falla que en la primera sucursal llegando a la conclusión de que por lo menos aplicar un sistema
de mejora en la distribución de los productos a través de las sucursales beneficiaria a la empresa y
aumentarían las probabilidades de que las ventas se realicen satisfactoriamente.

ANTECEDENTES NACIONALES E INTERNACIONALES.

Eduardo Jhon Arrieta Aldave (11 mayo 2010 Lima-Perú) Universidad Católica Del Perú

Propone la mejora de un operador logístico mejorando los flujos logísticos de su centro de distribución, para
ello como objetivo específico es optimizar el recorrido de los flujos logísticos, a través de los recursos
operativos y la eficacia de los procesos del centro de distribución, lográndolo mediante propuestas de
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mejora en los flujos críticos con la finalidad de reducir los costos operativos incurridos e incrementar el nivel
de servicio prestado.

Lilian Johana González Alzate (junio 2013 Bogotá Colombia)

En este proyecto se busca Desarrollar un sistema de planeación, programación de rutas, y gestión de

inventarios de la empresa a la cual se están fijados a realizar una mejora con el fin de la optimización del
proceso logístico de dicha organización.

Determinando la viabilidad de la implementación de las estrategias considerando la reducción de costos en

el escenario propuesto, Validando los resultados del sistema estructurado propuesto a través de un modelo
de simulación de las posibles soluciones para las variables críticas que afectan los procesos de logística de
distribución y almacenamiento de la empresa

JUSTIFICACION DEL PROYECTO

El presente proyecto de innovación pretende mejorar las deficiencias en los procesos de distribución de los
productos, ya que, al no haber aplicado métodos adecuados de ruteos con mucha eficiencia, podemos
distinguir una ligera disminución de clientes por la propia insatisfacción de las mismas cuando realizan su
compra.

El proyecto busca implementar un sistema de mapeo de rutas a las que se le asignará al propio encargado
cuyo enlace será en tiempo real, enlazado con cada uno de los locales para su respectivo control y gestión
de solicitudes de pedidos, garantizando la optimización de dicho proceso.

Por ello es necesario aplicar y poner en marcha este método, ya que es el adecuado que forma parte del
área logística dentro de la empresa, y así poder lograr un mayor nivel de satisfacción del cliente,
beneficiando a la empresa y todos sus colaboradores.

DESCRIPCIÓN DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO, PRODUCTO(S) Y ENTREGABLE(S)

Desarrollar un plan de gestión para aplicar el manejo, distribución y transporte de la cadena de
abastecimiento, efectuando análisis capaces de proponer mejoras en la distribución, que permitan, al
culminar la gestión, contar con todas las herramientas necesarias y las aplicaciones para una distribución
eficiente.

Se proponen las siguientes entregables por cada fase o capítulo del proyecto:

 Generalidades de la empresa.
 Plan del proyecto.
 Análisis de la situación.
 Propuesta técnica.
 Costos de implementación.
 Evaluación técnica.

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 Conclusiones y cierre del proyecto.

OBJETIVOS DEL PROYECTO Criterio de Éxito/Aceptación Persona que Aprueba

Alcance:
Crear un sistema de aplicación y Proyecto con el 100% de las Gerente general
diseño de rutas para una actividades
distribución logística eficiente y
optima de la empresa J.CH
COMERCIA S.A
Tiempo:
Finalizar el proyecto en un Fecha de finalización no menor de Gerente general
máximo de 1 mes a partir de la 30 días calendario.
fecha del acta de constitución del
proyecto
Costo:
Poner en marcha un presupuesto Ejecución presupuestal al 100% Gerente general

REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO:

 realizar un seguimiento y control interno de la distribución de la mercadería entre sucursales.

 La aplicación de este sistema debe permitir acelerar la entrega de la mercadería solicitante.
 la aplicación de este sistema debe generar tranquilidad y confianza a los encargados del punto de
venta pudiendo determinar la fecha y hora exacta de la entrega.
 la aplicación de este sistema debe permitir crear un orden sistemático en cuanto a todo el manejo de
las distribuciones.

REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO:

 Implementación dentro de un plazo no mayor de un mes.

 Implementación usando las estadísticas y antecedentes de la empresa.

Se va a desarrollar un sistema de rutas optimizado cuya aplicación y ejecución permitirá una mejora en el
área de distribución y logística interna de la empresa, creando nuevas rutas en las cuales el encargado de
distribución le será de gran utilidad para reducir el tiempo de entrega y cumplir con las expectativas
planteadas, dándole así una visión muy satisfactoria al cliente.

ENCARGADO A DESARROLLAR

Lo va a desarrollar el personal encargado de sistemas en conjunto con la jefa de sucursales, el director del
proyecto ya que será el encargado de dirigir y evaluar todo el proceso.

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REQUERIMIENTOS QUE SE USARÁ PARA IMPLEMENTAR EL PROYECTO

Para la implementación del proyecto se necesitarán al personal encargado de sistemas las cuales la
empresa ya cuenta a su disposición y solo sería cuestión de coordinar e iniciar la ejecución del proyecto y la
programación.

Otro recurso muy importante es la adquisición del dispositivo GPS localizador la cual servirá para la propia
configuración del sistema y analizar las rutas.

TIEMPO Y PRESUPUESTO QUE TOMARÁ LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA

La implementación de ese este sistema de rutas tomara 1 mes realizarlo, para su pronta ejecución,
empezando con la capacitación entre cada jefe de cada sucursal y el encargado de la distribución de la
mercadería, para lograr la buena comunicación, posteriormente buena coordinación para los despachos de
los productos y en cuanto al presupuesto se estima que no debe sobrepasar el monto establecido.

REQUERIMIENTOS PARA LA APROBACIÓN FINAL DEL PROYECTO

¿Qué se considerará un final exitoso?

Para el diseño y aplicación de un sistema de gestión de rutas se considerará un final exitoso cuando el nivel
de satisfacción del cliente y el nivel de ventas culminen con gran margen de éxito en un 70%

¿Quién(es) lo decide(n)?
Para el diseño y aplicación del sistema de gestión de rutas la decisión se verá reflejada y expresada en la
cadena principal de clientes externos.

¿Quién(es) lo aprueba(n)?
Gerente general de la empresa J.CH COMERCIAL S.A

CALENDARIO RESUMIDO DE HITOS CLAVES

Hito Fecha
Capacitación efectiva 04 de enero 2021
Creación y elaboración de formatos para la ejecución 09 de enero 2021
Adquisición de equipamiento 14 de enero 2021
Análisis de indicadores y trayectos de vías 16 de enero 2021
Ejecutar y completar la información en los formatos 23 de enero 2021
Capacitación a colaboradores 27 de enero 2021
Evaluación y control del proyecto, resultados 29 de enero 2021

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Hitos claves Ene-21

Ene10-
Ene11-
Ene12-
Ene13-
Ene14-
Ene15-
Ene16-
Ene17-
Ene18-
Ene19-
Ene20-
Ene21-
Ene22-
Ene23-
Ene24-
Ene25-
Ene26-
Ene27-
Ene28-
Ene29-
Ene30-
INICI FINA

4-Ene
5-Ene
6-Ene
7-Ene
8-Ene
9-Ene
Nº ACTIVIDAD
O L
Capacitación Efectiva 4/01/ 8/01/
(Proyecto) 2021 2021                                                      
Elaboración De 13/0
9/01/
Formatos Para La 1/20
2021
Ejecución 21                                                      
14/0 15/0
Compra De Los 1/20 1/20
Dispositivos 21 21                                                      
Ruteo Con 16/0 22/0
Indicadores Del 1/20 1/20
Trayecto 21 21                                                      
Plasmar Toda La 23/0 26/0
Información A Los 1/20 1/20
Formatos 21 21                                                      
Capacitación A 27/0 28/0
Personal De Área A 1/20 1/20
Cargo 21 21                                                      
Evaluación Y Control 29/0 30/0
Del Proyecto 1/20 1/20
Ejecutado 21 21                                                      

PRESUPUESTO ESTIMADO Y FUENTE(S) DE FINANCIAMIENTO RESUMIDOS

El presupuesto estimado del proyecto en general es de s/4620.00 soles en términos generales para la
ejecución

PRESUPUESTO ESTIMADO PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO DE MEJORA

ITEM COSTOS COSTO TOTAL
1 COSTO DE MATERIALES S/ 1,030.00
2 COSTO DE MANO DE OBRA S/ 2,970.00
3 COSTO DE MAQUINARIA HERRAMIENTAS S/ 0.00
4 COSTO DE PROCESO DE CAPACITACION S/ 620.00
  TOTAL S/ 4,620.00

INTERESADOS CLAVES
Interesado(s) Rol
Director del proyecto Persona encargada de dirigir el proyecto.
Cliente externo Cotizar y analizar los productos y evaluar su
atencion.
Encargado de la distribución Distribuir la mercadería entre las sucursales.
Patrocinador o gerente general Proporciona los recursos financieros
Jefa de sucursales Encargada de evaluar y supervisar cada sucursal.

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SUPUESTOS DE ALTO NIVEL

Costes: se estima que la culminación o finalización del proyecto de cada sucursal está asignado un proceso
la cual es ajustar el tiempo de entrega para cada local y debido a estos retrasos se asume un mayor gasto
ya que al ser rechazada la compra, él envió queda totalmente invalido y se procede a regresar a la sucursal
donde provino.
La planificación del envío de mercadería debe ser coordinada directamente con el distribuidor determinando
y siguiendo las fases del proyecto.

RESTRICCIONES DE ALTO NIVEL

Alcance Crear un sistema de Aplicación y Diseño De Rutas Para Una Distribución Logística Eficiente Y
Óptima De La Empresa J.CH Comercial S. A
Tiempo Finalizar el proyecto en un máximo de 1 mes a partir de la fecha del acta de constitución del
proyecto
Costo Poner en marcha un presupuesto de S/4620.00 soles
Calidad Entrega del proyecto finalizado cumpliendo con todos los objetivos planteados en el proyecto,
contando con el mejor servicio de calidad de atención al cliente, desarrollando mejoras y en el
incremento de las ventas exitosas gracias a la entrega de la mercadería en su tiempo
estimado.
Recursos Se espera que la cantidad de recursos necesarios para la ejecución del proyecto.
Riesgos Para esta restricción se estima y se evalúa un riesgo más resaltante y que en el trayecto de la
ejecución del proyecto se optimizará los medios y adecuarse a las expectativas del cliente para
que no rechace su compra y posteriormente sea cancelado.
RIESGOS DE ALTO NIVEL
Área de Riesgo Riesgo Impacto Valoració Mitigación
n
Gerencial Desmotivación o Perdida de interesados alto Mostrar los avances
rechazo y abandono (alto) y resultados
del proyecto
Alcance El objetivo del proyecto Desvíos del objetivo Alto retroalimentación
se puede profundizar general (alto)
Tiempo No culminar en el Presión y evaluación del Bajo Horas extras
tiempo establecido gerente de proyecto
Costos Sobrepasar el Reducir y perdida de Alto Reducir en gastos
presupuesto estimado financiamiento (alto) innecesarios.
Calidad Mala impresión hacia el Pérdida de clientes (alto) Alto Asegurar la mejor
cliente atención al cliente
Recursos No contar con el apoyo No contar con la Bajo Recurrir a la alta
Humanos del resto de las áreas información necesaria gerencia.
Comunicaciones Mala coordinación y Retrasos y errores Alto Brindar charlas de
comunicación consecutivos(alto) apoyo
Gestión de Control y análisis Proyecto dado de baja bajo retroalimentación
Riesgos deficiente

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Adquisiciones No contar con lo Posibles fallas alto Proveedor seguro y
solicitado consecutivas confiable
Interesados Déficit en el manejo y Perdida de la empresa alto Mantenimientos
control de los recursos preventivos
técnicos evitando los
correctivos.

RESPONSABILIDADES Y NIVEL DE AUTORIDAD DEL DIRECTOR DEL PROYECTO

Responsabilidades:
 responsabilidad principal es satisfacer las necesidades de todas las áreas que la requieren.
 necesidades de trabajo en equipo para lograr el objetivo planteado.
 identifica y analiza criterios y el Foda de un proyecto.
 Completar y culminar con todos los requerimientos en cuanto a calidad.
 Responsable y aceptación de éxito y fracaso un proyecto.
 Culmina todo el proyecto con todas las fases y resultados
Nivel (y límites) de autoridad: limitada
 Posee gran autoridad para asignar los requerimientos que necesita el proyecto.
 Gran autoridad y dar solución a problemáticas
Gestión del presupuesto y varianzas:
 Estimación de presupuesto.
 Estimación de costos.
 Control y gestión de los costos.
Decisiones de dotación de personal:
 el director del proyecto en conjunto con la jefa de sucursales estará en la obligación de asignar
funciones a los colaboradores de la empresa en la que se está ejecutando el proyecto de mejora.
Decisiones técnicas:
 Realizar El Plan Del Proyecto.
 Realizar Un Análisis De La Situación.
 Gestionar La Propuesta Técnica.
 Asignar Costos De Implementación.
 Realizar Una Evaluación Técnica.
 Extraer Conclusiones Y Resultados
Resolución de conflictos
 Buscar la mejor solución, con enfoque al entendimiento, sin efectuar l violencia, que se percibe entre
una ambiente laboral o personal.

APROBACIÓN
Nombre Cargo Firma Fecha
Choquecota Viscacho, Iniciador/Patrocinador del 01/01/2021
Julio Vidal Proyecto

Piñin Álvarez, Brayan Director del Proyecto 01/01/2021

Antonio

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