El Proceso Administrativo

Las funciones de la
administración
Presupuestos
Ing. Mildred Barrientos A
 El Proceso Administrativo

El Proceso Administrativo
• Las funciones de la administración

• La planificación directiva

• El proceso de la toma de decisiones: variables

internas y externas

• Organizar. Factores internos y externos

• El control administrativo
El Proceso Administrativo

El Proceso Administrativo
El proceso administrativo es una serie de
actividades utilizadas por la
administración para el desempeño de
las funciones que tiene a su cargo,
con el único fin de cumplir con los
objetivos de la empresa.
 El Proceso Administrativo

Funciones de la Administración:
Las funciones administrativas se relacionan y sincronizan entre sí; entre ellas se
encuentran las siguientes :

Suministrar el
personal y Controlar:
administrar los Asegurar el
Organizar: Dividir
recursos Dirigir y motivar: desempeño
Planificación: el trabajo entre
humanos: Es el Es el proceso de eficiente de los
Desarrollo de los grupos y coordinar
proceso de motivar a las recursos
objetivos las actividades para
asegurar que se personas en el disponibles para
empresariales. el cumplimiento de
recluten empleados logro de los alcanzar los
los objetivos de la
competentes, y se objetivos. objetivos
empresa.
les recompense por planteados
lograr los objetivos
de la empresa.

5 MOOC Presupuestos
La planificación directiva
El Proceso Administrativo

Planificación Directiva
Es la primera función de la administración.
Es un proceso continuo que comprende las
siguientes fases:

1. Establecer los objetivos y las metas

empresariales.
2. Desarrollar premisas acerca del medio
ambiente en el que opera la unidad.
3. Tomar decisiones.
4. Emprender acciones que tiendan a activar
los planes.
5. Evaluar la retroalimentación del desempeño.
El proceso de toma de
decisiones
 El Proceso Administrativo
Reconocer
un problema.
Implantar el
Identificar
Proceso de toma de curso de acción
seleccionado.
alternativas.

decisiones:
La toma de decisiones entraña un Elegir la Especificar las
compromiso o resolución de hacer mejor fuentes de
alternativa. incertidumbre.
algo, dejar de hacerlo o de adoptar o
rechazar una actitud. Se ve cercada
por el riesgo, la incertidumbre y la
crítica. Evaluar Escoger un
Los pasos en el proceso de toma de alternativas. criterio.
decisiones son: Considerar
preferencias
de riesgo.
Organizar factores internos
y externos.
 El Proceso Administrativo

Organizar: Factores internos y externos.

Organizar es una de las bases fundamentales del proceso administrativo.
La actividad de organización depende de los planes de la empresa, consiste en:

La subdivisión de
Asignación o
una empresa en Definición del
delegación de
unidades de lugar de las
responsabilidades
trabajo decisiones.
administrativas.
manejables.

La toma de decisiones que la dirección realice involucrara el manejo de

variables controlables y no controlables, están y deberán ser consideradas
influyentes en el éxito de la empresa a largo plazo.
 El Proceso Administrativo
Organizar: Factores internos y externos.
Los factores que influyen en la estructura de la organización son:

FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS

• Enfoque conceptual adoptado. Toma de • Tecnología

decisiones centralizada y descentralizada. • Características del mercado (estabilidad,
• Espacio de control (número de empleados extensión, tipos de clientes).
que reportan a un supervisor). • Dependencias del medio ambiente
• Diversidad de productos y clase de (competencia, restricciones legales,
operación. proveedores y efectos del extranjero).
• Tamaño de la organización.
• Características de los empleados
(profesionales, trabajadores).
El control administrativo.
 El Proceso Administrativo
El control administrativo:
Es un mecanismo que siempre debe
estar operando en una empresa; no Control Control Control por
preliminar: coincidente: retroalimentación:
olvidemos que el controlar se puede asegurar que se vigilar las replanificación
definir como el proceso para medir y preparen los actividades sobre los
evaluar el desempeño de cada recursos y el corrientes para resultados
personal asegurar que se pasados para
componente organizacional de una necesarios para cumplan las controlar las
empresa, y efectuar la acción correctiva. iniciar las políticas y los actividades
actividades. procedimientos. futuras.
A continuación identificaremos tres tipos
de control:
 Fundamentos de la
planificación y control de
utilidades.
 Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Fundamentos de la
planificación y control de
utilidades (PCU).
• Planificación empleando la PCU
• Objetivos, metas y estrategias.
• El control administrativo. Informes de
desempeño.
• Contabilidad por centros. Principio de
excepción.
• Coordinación utilizando PCU.
 Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Fundamentos de la Planificación
y Control de Utilidades (PCU)
Los conceptos fundamentales de la PCU
comprenden las actividades o tareas
subyacentes que generalmente deben
llevarse a cabo para lograr el máximo
provecho de la PCU.
Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

A continuación se encuentran los términos fundamentales

de la planificación y control de utilidades:

• Proceso administrativo
• Compromiso de la alta administración
• Estructura de organización
• Proceso de planificación
• Proceso de control
• Coordinación
• Canales de comunicación
• Plan estratégico
• Plan táctico
• Contabilidad por áreas o centros de responsabilidad
• Principio de excepción
• Administración del comportamiento
 Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Funciones de la
Administración:
El proceso de alimentación adelantado es
un propósito fundamental de la planificación
por parte de la administración.
La función de planificar es generalmente
reconocida como la tarea más difícil que
acomete el gerente y que, por tal motivo, es
muy fácil de aplazar.
 Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

En la etapa inicial del proceso de planificación se

desarrollan tres tipos diferentes de proyecciones:

Proyección para
referencia. Estado futuro Proyección anhelada.
Proyección planificada.
de la empresa si no se Caso altamente
Es el caso mas probable
hace nada, caso estático. optimista.

La planificación por la administración superior es un

proceso continuo porque una proyección planificada
jamás puede considerarse como producto final y
definitivo. Debe ser modificada al cambiar las condiciones
y disponer de nueva información.

7 MOOC Presupuestos
Objetivos, metas y
estrategias.
 Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Objetivos, Metas y Estrategias:

Los objetivos generales de la empresa
expresan el estado futuro general, a largo
plazo, de la compañía.
Las metas representan los objetivos
generales enfocados con mayor definición,
especificando las dimensiones del tiempo
para el logro, las medidas cuantitativas y las
responsabilidades.

MOOC Presupuestos
Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Las estrategias especifican el cómo, el plan para

conseguir las metas.

El nivel más alto tiene lugar cuando la

administración operacionaliza los objetivos, metas
y estrategias, incorporándolos al plan de utilidades.
Se desarrollan dos planes coincidentes de
utilidades:

1. Plan estratégico de utilidades, el mismo que

se desarrolla a largo plazo (tres o más años).
2. Plan táctico de utilidades, es detallado y
comprende un horizonte de tiempo de un año.
 Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Relación de la
planeación: Objetivos,
metas y planes de
utilidades
Control administrativo e
informes de desempeño
 Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

El control administrativo
e informes de
desempeño:
El control es un factor importante con el
cual queremos asegurar el cumplimiento de
las metas y objetivos trazados; este control
lo podemos realizar a través de informes de
desempeño.
Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Los informes de desempeño deben cumplir

con características esenciales, que son:

1. El desempeño se clasifica por las

responsabilidades que se asignan.
2. Se designan los conceptos que son
controlables y los que no lo son.
3. Se formulan informes oportunos.
4. Se concede importancia a la
comparación con los resultados
planificados.
Contabilidad por áreas
Principio de excepción
 Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Contabilidad por áreas:

Principios de excepción.
Un sistema de contabilidad por áreas
de responsabilidad constituye una de
las bases fundamentales de la PCU;
este sistema debe ser diseñado de tal
manera que permita obtener
información financiera separada para
cada unidad organizacional.
Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Contabilidad por áreas:

Principios de excepción.
Cuando nos referimos al costeo de las
actividades, se trata del resultado de la
distribución de la contabilidad por áreas de
responsabilidad, ya que acumulan costos por
departamentos y los sistemas de costeo de
productos asocian los costos con las unidades
de productos o servicios. Los análisis de costos
por actividades pueden ayudar a los gerentes a
eliminar algunas reiterativas viéndolas desde la
óptica costo/beneficio.
 Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Contabilidad por áreas:

Principios de excepción.
Los presupuestos base cero son una
técnica que se fundamenta en una
condición de que cada actividad
considerada dentro del presupuesto debe
ser completamente justificada.
Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Contabilidad por áreas:

Principios de excepción.
El principio de excepción sostiene que la
gerencia debe concentrar vigilancia en las
partidas excepcionales o anormales que surjan
en los informes diarios, semanales y mensuales.
Estas partidas obligatoriamente demandan de
una atención especial y oportuna para poder
establecer sus causas y emprender las acciones
correctivas.
Coordinación utilizando
PCU
Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Coordinación utilizando
PCU:
Debe ser prioridad para cualquier tipo
de organización que su personal,
independientemente de su nivel
jerárquico, tenga conocimiento de
manera anticipada sobre la
planificación y todo su proceso, desde
cómo, cuándo y quién ha de llevarlo a
cabo.
Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

PCU:
Efecto que se produce necesariamente cuando se llevan a cabo funciones
gerenciales de:

• Planificar. • Dirigir.

• Organizar. • Controlar

• Proveer personal.

Cada subdivisión de una entidad trabaja eficazmente hacia objetivos

comunes apreciando debidamente todas las demás subdivisiones en una
unidad de esfuerzos.
Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

Congruencia de metas
Desarrollar y mantener las distintas actividades dentro de la empresa, en
apropiada relación entre sí.

Implica conciliación de
Congruencia diferencias en esfuerzos,
de metas tiempos, políticas y asignación
de recursos.

Ejemplo: debe existir coordinación muy estrecha entre el departamento de ventas

y el de producción.
Fundamentos de la Planificación y Control de Utilidades

¿Cómo se logra la coordinación?

Esto se hace posible mediante el desempeño eficaz de las funciones de
administración, y algunas de esas funciones ofrecen particular relevancia
al respecto.

La coordinación implica relaciones interpersonales de las personas en

situación de trabajo, ya que se intercambian opiniones, pericia, técnica,
diálogos y actitudes amigables.

Es importante que cada empleado de la administración, desde el nivel más

alto hasta el más bajo, conozca con anticipación lo que se planifica, cómo,
cuándo y quién ha de llevarlo a cabo.
El Proceso de Planificación y
Control de Utilidades y su
Planificación y Control de
los Flujos de Efectivo
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y…

El Proceso de Planificación y Control

de Utilidades y su Planificación y
Control de los Flujos de Efectivo

• Proceso de PCU y tiempos del proceso

• Responsabilidades y manual de políticas de PCU

• Métodos para el desarrollo del presupuesto de

efectivo

• Control de posición de efectivo y técnicas para

mejorar el flujo
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y…

El Proceso de Planificación y Control

de Utilidades y su Planificación y
Control de los Flujos de Efectivo

El esquema de las partes que integran un

programa característico de planeación y
control de utilidades para un determinado
año considera las siguientes partes: plan
sustantivo, plan financiero, presupuestos
variables de gastos, datos complementarios
e informes de desempeño.
El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

• Plan sustantivo. Es la parte narrativa del plan y

comprende objetivos, metas, estrategias y premisas de
planificación.
• El plan financiero cuantifica los resultados financieros de
implantar los objetivos, las estrategias planificadas, los
planes y las políticas de la alta administración.
• Todos los pasos básicos de la fase de planificación se
revisarían y evaluarían anualmente, lo cual tiene como
propósito actualizar cada parte sobre la base del juicio y
las expectativas realistas de desempeño de la alta
dirección.
• En un año dado, algunos de los elementos, como los
objetivos generales de la empresa, quizá no sufran
cambios mayores en ningún aspecto, mientras que otros
elementos tal vez podrían modificarse completamente
para el año próximo.
El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Proceso de PCU y tiempos

del proceso:

La planificación de utilidades tiene

como fondo una selección de
periodos definidos para los planes,
tanto estratégicos como tácticos.

Los planes estratégicos tendrán un

periodo de cinco años.
El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Proceso de PCU y
tiempos del proceso:
Los planes tácticos se enmarcarán
dentro un año, en tanto que para
algunas organizaciones estos se ven
bastante lejanos, para lo cual recurren
a una planificación continua de
utilidades que no es otra cosa que la
planificación y replanificación frecuente
a causa de la dinámica del medio
ambiente o de la tecnología.
Responsabilidades y manual
de políticas de PCU
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Responsabilidades y
manual de políticas de
PCU:
El programa de planificación y
control de utilidades debe
constituirse sobre una plataforma
firme de responsabilidad en línea y
la obligación de desarrollar,
implantar y cumplir el papel de
cada centro en lo que se refiere al
logro de los objetivos y las metas
de la empresa.
El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

A continuación se describen, de manera general,

algunas características que dentro de sus tareas debe
efectuar un director de presupuestos:

1. Orientar al nivel ejecutivo más alto.

2. Recomendar los procedimientos a emplearse en
la PCU.
3. Ser responsable de la organización del programa.
4. Continuo control técnico sobre los programas.
5. Diseño y recomendación de cédulas
presupuestales.
6. Constante análisis de los ingresos y los gastos.
7. Preparación de informes de desempeño.
8. Análisis de lo planificado con los datos reales.
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Responsabilidades y
manual de políticas de
PCU:
Un manual de planeación y control
de utilidades tiene el fin de
intensificar la comunicación,
especificar los procedimientos y
permitir una estabilidad razonable
en el funcionamiento del sistema.
El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Un manual de planeación y control debe comprender

los siguientes aspectos:

1. Manifestación de objetivos.
2. Procesos a seguir en el progreso de los planes de
utilidades.
3. Control del tiempo.
4. Instrucciones para distribución de las cédulas del
plan de utilidades.
5. Cómo proceder con los informes de desempeño.
6. Procedimiento de acciones correctivas.
7. Medios de seguimientos y replanificación.
Planificación del efectivo y
horizontes del tiempo
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Planificación de efectivo y
horizontes del tiempo:

La planificación y el control de las

entradas y salidas de efectivo y de su
adecuado financiamiento se constituyen
en una función trascendental en todas las
empresas, indistintamente de la actividad
que realicen.
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Planificación de efectivo y
horizontes del tiempo:

El presupuesto de efectivo consta de dos

partes: los ingresos de efectivo, o
llamados también flujos de entrada
planificados, y los desembolsos o flujos
de salida. Para poder determinar las
posiciones iniciales y finales de caja en
cada periodo presupuestal debemos
calcular los flujos de entrada con los de
salida.
El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Los principales propósitos del presupuesto de efectivo

son:
1. Determinar la probable posición de caja al fin de
cada periodo como resultado de las operaciones
de planificación.
2. Identificar los excedentes o déficits de efectivo
por periodos.
3. Establecer la necesidad de financiamiento y/o
disponibilidad de efectivo para la inversión.
4. Coordinar el efectivo con a) el total del capital de
trabajo, b) los ingresos por las ventas, c) los
gastos, d) las inversiones y e) los pasivos.
5. Establecer una base sólida para la vigilancia
continua de la posición de caja.
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….
Planificación de efectivo y horizontes
del tiempo:
Cuando se menciona al horizonte del tiempo en la planificación y control del efectivo
estos cubren tres periodos, que son: largo plazo, corto plazo y plazo inmediato.
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Planificación de
efectivo y horizontes
del tiempo:
La planificación a largo plazo tendrá
como soporte un plan estratégico de
utilidades a largo plazo y los
proyectos de desembolso de capital.
El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Planificación de
efectivo y horizontes
del tiempo:
Los de corto plazo se fundamentan
en las distintas cédulas del
presupuesto.

El horizonte inmediato se utiliza

para estimar, controlar y administrar
flujos de entrada y salida sobre una
base diaria continua.
Métodos para el desarrollo
del presupuesto de efectivo
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Métodos utilizados para el

desarrollo de un
presupuesto de efectivo
Cuando nos referimos a los métodos utilizados para
desarrollar un presupuesto de efectivo tenemos el
método de ingresos y desembolsos de efectivo su
elaboración es sencilla y apropiada cuando se utiliza un
plan detallado de utilidades empleado normalmente en
una planificación de efectivo a corto plazo y también
tenemos el método de la contabilidad financiera es muy
útil para efectuar proyecciones a largo plazo para el
efectivo en algunas empresas se utiliza para fines
analíticos.
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y….

Métodos utilizados para el

desarrollo de un
presupuesto de efectivo
Desarrolla de una manera más amplia
temas como:

• El método de los ingresos y los

desembolsos de efectivo para calcular los
ingresos de efectivo.

• Planificación de los pagos de efectivo.

• Determinación de las necesidades de

financiamiento temporal.
Control de posición de
efectivo y técnicas para
mejorar el flujo
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y…

Control de posición de efectivo

y técnicas para mejorar el flujo:
En el caso del control de la posición del efectivo
existen tres actividades fundamentales, que
son:

• La planificación sistemática de los flujos de

efectivo, tanto a largo como a corto plazo.

• La reproyección mensual de la posición de

caja.

• La evaluación diaria de caja.

 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y…

Control de posición de efectivo

y técnicas para mejorar el flujo:

Es importante contar con un sistema

eficaz de control del efectivo, debido a
que normalmente existen decisiones que
la administración aplica y que tienen
incidencia en la posición de este.
El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y…

Control de posición de
efectivo y técnicas para
mejorar el flujo:
Cabe recalcar que la persona responsable
de las finanzas de la empresa, también
llamado tesorero, es garante directo de la
posición del efectivo.
El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y…

Control de posición de efectivo

y técnicas para mejorar el flujo:
Destacamos tres técnicas para mejorar el flujo
de efectivo, para lo cual la administración debe
poner énfasis en:

1. El proceso de los cobros de efectivo con el

propósito de acelerar las cobranzas.
2. El proceso de los pagos de efectivo con el
fin de aplazar los desembolsos.
3. Políticas de inversión para la inmediata
colocación de saldos ociosos de efectivo.
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y…

Control de posición de
efectivo y técnicas para
mejorar el flujo:
Se deben desarrollar políticas
puntuales acerca de las posibles
situaciones de efectivo que se
encuentre inactivo.
 El Proceso de Planificación y Control de Utilidades y…

Control de posición de
efectivo y técnicas para
mejorar el flujo:
Dicha política debe ser específica
en cuanto a algunos aspectos
como a) tipos y mezcla de valores
aceptables, b) informes mensuales
y vigilancia de la cartera y c)
salvaguardia y disposición de las
inversiones temporales.