Guía de la semana 1

REDACCIÓN ADMINISTRATIVA
Tema:
 Introducción al curso
 El oficio
 Plan de redacción
INTRODUCCIÓN

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, reflejan en

los documentos el testimonio de la actividad que realiza la institución, materializando
de forma externa cada acto de la administración.

EL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Según la RAE documento es aquel que prueba algo. El documento es un escrito en el

que constan datos fidedignos, sirve de prueba, de testimonio (constancia) o que
proporciona una información (comunicación).
Información especialmente de carácter formal, oficial, legal o histórico.
Documento Administrativo
Esta definición se resume en la combinación de un soporte y los actos externos de la
administración pública o privada, que es la información que registra el documento y
logra resultados.

EL DOCUMENTO
El documento como soporte material cumple dos funciones:

 Función de constancia.
 Función de comunicación.

Tienen lenguaje especializado, redactados de manera peculiar (formatos, estructura,

finalidad)

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

a) Produce efectos, el documento, en tanto como soporte del acto administrativo que
contiene, produce los mismos efectos de éste, tanto para el ciudadano, frente a
terceros y ante la propia organización administrativa, logrando resultados. Quedan
fuera de la condición de documentos administrativos aquellos otros que, como
resúmenes, extractos, índices o anotaciones, no están destinados a producir efecto
alguno.

b) Son emitidos por un órgano administrativo-oficial: El emisor de un documento

administrativo es aquel que lo produce, es siempre uno de los órganos que integran
la organización de una administración pública. Constituyen la materia prima para la
toma de decisiones y el establecimiento de objetivos y estrategias para lograr el
éxito.

c) Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos

formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad
administrativa, existen con la finalidad de recopilar, procesar, conservar y proveer
información.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS SEGÚN SU CONTENIDO Y
NATURALEZA

DOCUMENTO RESOLUTIVOS
Resolución
Dictámenes

DOCUMENTOS NORMATIVOS
Estatutos
Reglamentos
Manuales administrativos
EL OFICIO

CONCEPTO:
Es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector
Público; y por extensión, en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y
deportivas que no dependen del Estado.

El oficio es un documento protocolar que vincula, especialmente, a las autoridades de

más alta jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar,
pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos del
trabajo administrativo.

ÁREA DE DIFUSIÓN O CIRCULACIÓN

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad,

especialmente con aquellas que ocupan cargos directivos. Las entidades que conforman
el Sector Privado emplean Cartas Comerciales en lugar de oficios para su comunicación
externa.

A nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una
institución o entidad.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

Los oficios de difusión o circulación externa son firmados solamente por la máxima
autoridad de la institución o por quien lo represente.

Los oficios de difusión o circulación interna son firmados por los que desempeñan
cargos directivos en la institución.

Las personas que no desempeñan cargos directivos no están facultadas para hacer uso
del oficio, porque no representan a la institución, ni a sus órganos, ellos podrán
comunicarse mediante informes, memorandos, cartas o solicitudes.
El oficio se utiliza en representación de una entidad o institución, por ejemplo lo usan
los rectores, decanos, directores de los ministerios, directores de los centros educativos.
UTILIDAD Y FINES

El oficio tiene como función relacionar a las dependencias administrativas de

más alta jerarquía, y por consiguiente debe ir firmado, por el representante de más alta
jerarquía en la institución que lo emita.
Se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también
para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación de felicitación, de
agradecimiento.

PARTES DEL OFICIO:

El oficio tiene las siguientes partes obligatorias y complementarias (rojo):

1. Membrete
2. Nombre del año (obligatoria únicamente en los oficios de circulación externa)
3. Lugar y fecha
4. Código o Numeración
5. Destinatario
6. Asunto
7. Referencia
8. Cuerpo o texto
9. Despedida
10. Firma, pos firma y sello
11. “con copia”
12. Anexo
13. Pie de página
 ESQUEMA DEL OFICIO

MEMBRETE (1)

(2) “ Nombre del año”

Lima, 20 de febrero de 2019 (3)

OFICIO Nº XX-SIGLAS/2019 (4)

Señor : …………………………………………………………………(5)
…………………………………………………………………
Asunto : …………………………………………………………………(6)

Ref. : ………………………………………………………………..(7)

--------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------

(8)
-------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------

Atentamente (9)

----------------------------
---------------------------- (10)

c.c (11)
Anexo (12)
--/-- (13)

1. MEMBRETE

Es el nombre o razón social de la empresa, incluye dirección, teléfono, correo

electrónico, pagina web, también puede incluir un logotipo que es el símbolo
publicitario de la empresa. El membrete nunca se utiliza en la segunda página.
 2. NOMBRE DEL AÑO

Es el nombre oficial del año que es empleado en documentos oficiales del ámbito
público y, de manera opcional, en instituciones privadas.

El nombre oficial del año se elige entre las propuestas que hacen durante el año los
ministerios, representados por los ministros, quienes conforman el Poder Ejecutivo, es
el jefe de Estado quien escoge entre todas las propuestas presentadas. Desde 1963, en
el Perú es una tradición que cada año lleve un nombre según dispuso Fernando
Belaúnde Terry durante su primer mandato, en 1963.

El Gobierno le asigna un nombre oficial a cada año para que sea utilizado por todas las
instituciones del Estado.

Asimismo, es importante que exista un nombre del año porque este resume el objetivo
del Gobierno del Perú. Además, debe ser utilizado por las entidades del Estado de forma
obligatoria. El nombre oficial del año es utilizado como membrete en documentos
oficiales de oficinas del ámbito público, es decir, todas las oficinas que dependan del
Estado.

En el caso de las entidades privadas, el uso del nombre del año es opcional. A menos
que la empresa decida agregarlo en los documentos que emiten por la formalidad que
transmite.

3. LUGAR Y FECHA
Aquí se escribe el lugar de donde se envía la comunicación, día, mes y año en curso.

4. CÓDIGO O NUMERACIÓN

Se escribe tres elementos principales, al igual que el memorando que lleva código. En
el oficio se escribe:

 Todo en mayúsculas la palabra OFICIO.

 Número correlativo de expedición.
 El año en curso o año calendario.
 Las siglas de la oficina de procedencia, es decir la oficina que emite el oficio, las
siglas se escriben en mayúsculas.

El código o numeración se escribe separado por guión o línea oblicua.

5. DESTINATARIO
Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: El
nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige o envía la
comunicación.
 6. ASUNTO
Se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, el asunto es la
síntesis de la comunicación, luego se detalla con claridad el mensaje en el desarrollo del
cuerpo o texto. Su uso es opcional.

7. REFERENCIA
Se usa sólo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con
anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. En algunos casos se usa para
mencionar Directivas, Decretos, Resoluciones, Convenios.

8. CUERPO O TEXTO
Es la parte más importante, aquí se detallará el mensaje, en forma clara y precisa.

CUALIDADES DEL TEXTO:

a) SENCILLEZ.- Escribir con palabras conocidas y de uso común, no usar
vocablos pedantes ni rebuscados, tampoco por intentar ser muy sencillo evitar
caer en el vulgarismo, modismos, trivialidad expresiva.
b) CLARIDAD.- No debe prestarse a falsas interpretaciones. Las oraciones y los
párrafos deben ser de poca extensión para evitar ambigüedades en el mensaje.
c) PRECISIÓN.- Incidir directamente en el tema, sin palabras ni frases
innecesarias. Las ideas se transmitirán sin rodeos, en forma directa.
d) ORIGINALIDAD.- Cuando se busca nuevas formas de decir las cosas, sin
imitar a nadie, es decir, ser original, cada persona tiene un estilo inconfundible
muy peculiar para redactar.
e) RESPETO Y CORTESIA.- El tono de la redacción debe ser respetuoso,
cordial, capaz de persuadir positivamente al lector. Aunque hay circunstancias
que obligan a ser duro en la exposición de las ideas, siempre se guardará mesura
y buen tino para no afectar la susceptibilidad de los receptores.

9. DESPEDIDA
En la despedida debemos demostrar amabilidad y cortesía. En los oficios existen,
también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Luego la palabra muy simple: Atentamente

10. FIRMA
Está conformada por la rúbrica hecha a mano,
Posfirma, que es el nombre y apellidos escritos en letras.
Cargo de la persona que firma.

SELLO
Las firmas van acompañadas del sello respectivo. Los sellos son instrumentos que se
usan para acreditar la autenticidad de los documentos o para encausar su tratamiento, se
coloca el sello a la izquierda de la firma. Las clases de sellos son redondos y
rectangulares.
Los sellos redondos llamados también sellos circulares los usan los funcionarios o las
personas que ocupan cargos administrativos para oficializar, o autorizar los documentos
que suscriben, refrenda la firma del responsable de la comunicación.
 11. CON COPIA
Sirve para indicar la cantidad de copias que tiene el documento y en que dependencias
se archiva. Por ejemplo:

c.c.: Archivo
Dirección
Secretaria

12. ANEXO O APÉNDICE

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas,
tarjetas, programas, etc. Constituyen el conjunto de fotografías, copias fotostáticas,
modelos de documentos, planes de proyecto, entre otros anexos que sustentan el
documento, se considera fundamental mayormente en los informes.

13. DISTRIBUCIÓN
Sirve para señalar las dependencias a las que llegará el documento. Se escribe con
mayúsculas, seguido de las dependencias. Ejm:

DISTRIBUCIÓN:
Área Académica
Secretaria General

14. INICIALES O PIE DE PÁGINA

En esta parte se indica el responsable del documento, por un lado se considera a la
persona que firma, que remite (iniciales de su nombre y apellidos con letras
mayúsculas) y de la persona que digita (iniciales de su nombre y apellidos con letras
minúsculas). Por ejm:

JMS/ass

REMITENTE DIGITADOR (A)

REDACCIÓN DEL TEXTO

a) Fórmula de apertura en el párrafo inicial: En muchas instituciones públicas o

privadas, los oficios se inician con frecuencia con las siguientes fórmulas de apertura,
por ejemplo:
“Tengo el honor de dirigirme a usted……….….”
“Tengo el agrado de dirigirme a usted……..”
“Es grato dirigirme a usted…….………………..”

Otras formas de iniciar la redacción de un oficio:

 Me complace comunicarle que mi Despacho organizó………………..

 En relación con el oficio Nº 258-20-MINJUS-DG del 20 de marzo, en el que

solicita……………….

 Con gran satisfacción, recibimos su comunicación del 22 de julio, en la que nos

manifiesta que se programarán cursos de actualización para el personal
administrativo.

 En atención a su consulta referente a……

 Pongo en su conocimiento…………………

b) Exposición: Es la parte sustancial de todo el documento comprende el desarrollo

ordenado del mensaje que se quiere transmitir, este desarrollo se organizara en orden
cronológico o temático.
La complejidad del trabajo administrativo nos obliga a ser prácticos en la exposición, la
cual debe ser clara, íntegra, precisa, breve y verídica, no utilizar términos ambiguos,
monótonos, en algunas dependencias reglamentan su redacción.

c) Párrafo de cierre o conclusión: En la conclusión del documento existen frases muy

usuales, por ejemplo:

 Hago propicia la ocasión para reiterarle los sentimientos de mi especial

consideración.
  Es propicia la ocasión para expresarle los sentimientos de mi mayor
consideración.

 Aprovecho la oportunidad para renovarle mi mayor consideración y estima.

 Le agradezco y expreso las muestras de mi especial consideración y estima.

Otras formas de cerrar la redacción de un oficio:

 Le reiteramos nuestro agradecimiento……..

 Agradecemos la atención que le conceda a nuestra pedido y esperamos acepte

ser nuestro nuevo auspiciador….

 Con el deseo que su despacho apruebe lo solicitado en este documento, le

reiteramos nuestro aprecio y consideración.

 En espera de su amable respuesta, aprovecho la oportunidad para reiterarle los

sentimientos de mi mayor consideración y estima personal.

 En espera de su amable comprensión, aprovecho la oportunidad para reiterarle

los sentimientos de mi mayor consideración y estima personal.

TIPOS DE OFICIOS

Oficio Simple o directo

Oficio múltiple

Oficio de transcripción

OFICIO SIMPLE O DIRECTO.- Se utiliza cuando va dirigido a una sola persona;

por lo general en el caso de una invitación, felicitación, petición, agradecimiento,
invitación a eventos actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se
dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

OFICIO MÚLTIPLE.- Se utiliza cuando la misma información va dirigida a varios

destinatarios, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de
oficio y dejan puntos suspensivos o el espacio para escribir el nombre y el cargo del
destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo amerite.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones,

recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos
simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical o descendente y horizontal. Es
decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o
jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no
obstante es importante recordar que:
Se escribe necesariamente la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a constituir la última
parte  de este tipo de oficio.
Aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

OFICIO DE TRANSCRIPCIÓN.- Transcribir o trascribir significa copiar o

reproducir al pie de la letra en un documento lo que está escrito en otro documento. El
oficio es el documento más utilizado para transcribir otros documentos, en forma total o
parcial, aunque también se puede usar copias certificadas o memorandos. Los
documentos que se pueden transcribir son actas, dictámenes, certificados, resoluciones.
El texto del oficio que transcribe un documento o parte de él se divide en tres secciones:

 Fórmula de apertura: Hace referencia al documento o fragmento que se

transcribe, por ejemplo: “Se ha expedido la siguiente resolución directoral
regional que dice:”

 Transcripción propiamente dicha: Que proporciona en forma literal y

continuada el documento o fragmento que se ha enunciado.

 Párrafo de cierre: Que contiene las disposiciones o motivaciones que impulsan

realizar la transcripción. La fórmula más usada es: “Lo que transcribo a Ud.
para su conocimiento y demás fines”.

Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio, tal como aparece en
el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el párrafo transcrito debe ir
entre comillas y fiel al original.

El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de
autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera de la
institución. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.

“AÑO DE LA UNIVERSALIZACIÓN DE LA SALUD”

 Tumbes, 12 de julio de 2019

OFICIO Nº 055-19-MEM/DR

Señor : Ing. Eduardo Gabana Díaz

Jefe de la Oficina Zonal del Ministerio de Energía y Minas de
Zarumilla

Asunto : Renovación contrato de arrendamiento de local

Se ha expedido la siguiente resolución directoral regional que dice:

RESOLUCIÓN DIRECTORAL REGIONAL Nº 115-19-MEM/DR.- Tumbes 25 de

junio de 2019.- Visto:.- El Oficio Nº 077-19-OZT, del 09 de junio de 2019, por el que el
jefe de la Oficina Zonal del Ministerio de Energía y Minas de Tumbes solicita
autorización para renovare el contrato de arrendamiento del local que actualmente
ocupa dicha oficina.- CONSIDERANDO:.- Que es conveniente regularizar tal situación,
ya que se cuenta con presupuesto para el presente año:.- Estando a lo informado por el
Asesor Legal:.- De conformidad con la Ley 26768. Ley General de Presupuesto de la
República para 2019:.- SE RESUELVE: AUTORIZAR, en vía de regularización, al Ing.
Eduardo Gabana Díaz, Jefe de la Oficina Zonal del Ministerio de Energía y Minas de
Zarumilla, para que renueve el contrato de arrendamiento del local donde funciona en la
actualidad dicha oficina zonal, por el periodo de un año, con retroactividad al 01 de
enero de 2019 hasta el 31 de diciembre del mismo año, por una merced conductiva de
mil quinientos soles mensuales (S/ 1500.00), con cargo al presupuesto de esa jefatura.-.
Regístrese, comuníquese y archívese.- (Fdo. Y sellado) Ing. Luis Luque Mozombite,
Director Regional de Minería de la Región Grau.
------------------------------------------------------------------------------------------------

Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y demás fines.

Atentamente

Ing. Killer Arrieta Vargas

Jefe Unidad de Administración

c.c.: Dirección Regional

Unidad de Presupuesto
Archivo (02)

KAV/epb
PLAN DE REDACCIÓN DE OFICIOS
A desarrollar en clase

MODELOS DE OFICIOS

FORMATO A
FORMATO A
Referencias bibliográficas
Pág. Web:

http://sistemas.ipd.gob.pe:8190/secgral/Resoluciones/P/2015/167-2015-P-IPD.pdf

https://sgp.pcm.gob.pe/wp-content/uploads/2018/11/Lineamientos-para-
elaboracion-y-aprobacion-del-TUPA.pdf

VIDEO:
https://www.youtube.com/watch?v=phPyQUnmB4w

Bibliografía de la biblioteca virtual sise

https://elibro.net/es/ereader/bibliotecasise/36452