NOVEDADES Y CLASES DE NOVEDADES.

NOVEDADES

El informe de novedades es como su nombre lo dice el informe que muestra las novedades que tuvo el
empleado en el mes, el sistema muestra correctamente los días de incapacidad y los que van para el
empleado y trabajador, es decir el informe cumple con la función de mostrar novedades (días). El informe
nunca mostrara los valores a no ser que sean novedades de préstamo ahorro y novedades generales, que
fueron capturadas por valor y se pueden visualizar.

Las novedades de incapacidad, vacaciones y las demás que son novedades que se liquidan por formula no
van a mostrar valor, pues para que muestre el valor sería necesario cambiar la estructura del programa para
que se incluya que lea el liquidador y cambiaría la filosofía del informe.

Clases de novedades:

1. REGISTRÓ NOVEDADES DE INCAPACIDAD

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía
por concepto de Incapacidades, inicialmente el sistema y posteriormente solicitará el registro de la
información relacionada con la novedad generada por incapacidades.

 Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina.

Tipo: Tipo de incapacidad, según la legislación laboral: Incapacidad General       Licencia de Maternidad 
Accidente de Trabajo Enfermedad Profesional.

Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se genera la incapacidad

Días de Incapacidad: Número de días de duración de la incapacidad.

Fecha Final: Fecha en que termina la incapacidad. El sistema la calcula automáticamente.

Prórroga: Indicar si es prórroga de una capacidad anterior a la que se está registrando.

2- REGISTRO DE NOVEDADES DE APORTES SEGURIDAD SOCIAL

Días E.P.S.: Número de días a partir de los cuales pagará la E.P.S. Según la normatividad la E.P.S., pagará la
incapacidad a partir de los tres (3) días, dato que el sistema trae por defecto en este campo.
Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el
icono.

Es de aclarar que en el caso de las incapacidades por Accidente de trabajo / enfermedad profesional solo
debe habilitar los días de Empleador / ARL no el concepto de EPS, porque este tipo de incapacidades son
cubiertas 100% por las ARL no por las EPS

3. REGISTRO NOVEDADES DE LICENCIAS

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía
por concepto de Licencias

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se

utilizará el concepto de Licencias.

Tipo: Se indica si corresponde a una licencia remunerado o no remunerada.

Grupo Contable: del empleado en el momento de tomar la licencia.

Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se hará efectiva la licencias

Fecha Final: Fecha hasta de terminación de la licencia.

Días Laborables: Número de días laborables que comprende la licencia

Días Disfrutados: Número total de días de la licencia, incluyendo los días no laborales (sábados, domingos y
festivos).

En caso de ser una licencia no Remunerada, se indica si es voluntaria o disciplinaria, para efectos de
presentación de informes.

4. REGISTRO NOVEDADES DE PRÉSTAMOS Y LIBRANZAS

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía
por concepto de Préstamos.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se

utilizará el concepto de Préstamos.

Clase: La modalidad de liquidación de intereses que se trabajará con el préstamo.

Libranza: Documento mediante el cual un funcionario se compromete a pagar una obligación financiera a
favor de un tercero y mediante el cual la Entidad es autorizada a desembolsar del pago mensual al
empleado, el valor que se haya acordado
  
Fecha Préstamo: Fecha inicial del préstamo.

Activo: En esta opción se puede activar o desactivar la novedad.

Concepto de Interés: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina los

intereses originados por el préstamo

Valor Total: Valor total del préstamo solicitado por el empleado.

Porcentaje Interés a Capital: Porcentaje a aplicar sobre el monto del préstamo.

Saldo Actual: Calculo realizado por el sistema, donde indica el total acumulado por concepto de saldo
pagado.

Número de Cuotas: Cantidad de cuotas a diferir para realizar el pago del préstamo.

Total de Interés Pagado: Cálculo realizado por el sistema, donde indica el total acumulado por concepto de
interés pagado.

Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se tomará dentro de las novedades de Nómina del empleado,
para su respectivo descuento.

Documento Cruce: Este campo se habilitara cuando la cuenta amarrada al concepto que se indica en la
captura de préstamo esta detallada por Cobrar o por pagar.
.
Nota: Cuando se tiene una novedad de préstamos en su captura aparece el campo de saldo el cual se
alimenta con la contabilización del pago de la nómina y puede cambiar con el saldo reflejado en el cargue
automático de novedades ya que este es el mismo volante de nómina y muestra el saldo más la cuota que
cancelara el empleado en dicha nómina.

5. REGISTRO NOVEDADES DE EMBARGOS

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la compañía
por concepto de Embargos.

 Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se

utilizará el concepto de Préstamos, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de
Conceptos.

Tipo: El sistema registra novedades por dos tipos de embargos: Judicial y de Alimentos.

Fecha del Embargo: Fecha en la cual se realiza el registro de la novedad.

Fecha Final: Fecha de la última cuota que pagará el empleado por concepto de Embargo.
Valor Cuota Embargo: Valor de la cuota a descontar por nómina.

Valor Total Embargo: Valor por el cual está la orden de Embargo.

Porcentaje Embargo: Valor del porcentaje  a aplicar sobre el saldo del Embargo

Número de Cuotas: Número de cuotas a diferir para el pago del Embargo.

Periodos de Nómina: Hace referencia a los periodos de pago en los cuales se hará efectivo el descuento para
el empleado. El usuario puede indicar si desea realizar el descuento en todas las nóminas  del mes o en
algunas o alguna. Ejemplo Nomina quincenal corresponde a dos periodos si se marcan las dos casillas el
descuento lo realizara en las dos quincenas.

Juzgado: Registro de Juzgado que emitió la Orden de Embargo.

Ciudad: Ciudad donde se emitió la Orden de Embargo.

Sueldo Mínimo Exento: Aplica en el caso que el empleado tenga descuentos adicionales al embargo y su
sueldo no alcanza a cubrirlos por completo, y quede por ese periodo exento del pago de la cuota del
Embargo.
Aplica a  partir de: Fecha a partir de la cual se hará efectivo el descuento por nómina del Embargo.

 Monto del salario que se puede embargar.

Se puede embargar hasta la quinta parte (20%) del valor que exceda el salario mínimo mensual
según estipulación del artículo 155 del código sustantivo del trabajo, de manera que si un trabajador
devenga un salario mínimo su salario no puede ser embargado.
Tendríamos que el monto embargable de un salario se determina de la siguiente forma:
(Salario mensual – Salario mínimo) * 20% = Salario embargable.

 Casos en que se puede embargar el salario mínimo.

El artículo 154 del código sustantivo del trabajo impone por regla general la  inembargabilidad del
salario mínimo, pero el artículo 156 del mismo código crea dos excepciones en favor de las
cooperativas y en caso del pago de pensiones de alimentos.
En los anteriores casos se puede embargar hasta el 50% del salario mínimo o de cualquier monto.

 Embargo de salarios para cubrir pensiones de alimentos.

Cuando el embargo se trate del pago de pensiones de alimentos se puede embargar hasta el 50% del
salario sin importar el monto del salario.

-Hijos -Nietos Padres.

-Conyugue -Hermanos

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DEFINICIÓN DEL PROCESO NOVEDADES DE NÓMINA:

Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales,
judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.

Cronograma de novedades

Todas las novedades deben cumplir con el trámite administrativo previamente establecido por parte de la
Universidad, a través de los formatos correspondientes y atendiendo a un cronograma preestablecido.

Modificaciones contractuales

Procedimiento mediante el cual se cambia la situación laboral actual del empleado, bien sea por cambio de
cargo, traslado de dependencia, cambio de dedicación, cambio de salario. Para este proceso las
dependencias deben tramitar el FORMATO DE MODIFICACIÓN DE CONTRATO. Las modificación de contratos
personal administrativo de planta, se tramitan a través de la Oficina de Selección y Promoción.

Cambio de Cuenta Bancaria Trabajador

Reporte Cambio Números de Cuenta para Consignación del Salario: Si el empleado cambia de entidad
bancaria y/o su número de cuenta para la consignación de su salario, debe remitir a la Dirección General de
Recursos Humanos, un certificado de la Entidad Financiera, en el que conste el nuevo número de cuenta y/o
la nueva entidad y cuenta respectiva, este trámite lo debe realizar antes del día veinte (20) de cada mes

Cambio de datos del trabajador

Reporte Cambio Números de Identificación, tipo de identificación o nombres y/o apellidos: Si el empleado
cambia de documento de identificación, debe informar mediante una carta a la Dirección General de
Recursos Humanos, anexando copia del documento y en el caso de cambio de nombres y/o apellidos, debe
anexar copia del nuevo documento y de la escritura pública en donde conste la modificación.

OTRAS NOVEDADES

Para poder calificar si una bonificación debe ser considerada como salarial o no, será necesario el determinar
si las actividades por las cuales se está reconociendo el correspondiente pago, son o no propias de las
funciones para las cuales el trabajador ha sido contratado por la Universidad.

Por lo tanto debemos distinguir dos escenarios:

1. Si las funciones que se asignan al trabajador están inmersas dentro de su contrato de trabajo: es
claro que no sería necesario el entrar a reconocer suma adicional alguna por un mismo servicio,
porque mal haríamos en entrar a cancelar un mismo servicio dos veces.
2. Si las funciones que se asignan al trabajador NO están inmersas dentro de su contrato de
trabajo: es necesario que la Universidad entre a reconocer un mayor valor por un servicio prestado,
siempre y cuando estos servicios hayan sido realizados por fuera de la jornada de trabajo convenida
o de lo contrario estaríamos incurriendo en un doble pago.
Por otra parte, si la Universidad ha adquirido el compromiso con un tercero de prestarle un servicio, todo
valor que ella pague a sus trabajadores que intervengan en la ejecución de dicho servicio no podrá ser
considerado como un pago por mera liberalidad, toda vez que existe una obligación para ello.

Adicionalmente debemos recordar como no solamente es la mera liberalidad en el pago de una suma de
dinero lo que nos permite determinar si ella es o no salario, sino que también debemos observar la
habitualidad de dicho pago, es decir si los pagos que se efectúan a un trabajador, así se trate de
reconocimiento de actividades para las cuales no fue inicialmente contratado, son habituales, debemos
entender que son salariales y tienen por lo tanto la correspondiente incidencia prestacional.

CONCLUSION:

 El artículo 127 del C.S.T., determina las circunstancias que excluyen las bonificaciones como salario.

 Tales circunstancias son:

o La liberalidad o no obligatoriedad en el pago

o La ocasionalidad (tendencia a constituir un hábito en su pago).

 Si el pago se hace en forma habitual deberá ser entendido como salario.

 Si el pago se hace por una sola vez, pero existe la obligación (por un contrato, acuerdo, convención o
la ley) de efectuarlo, será salario.

 Una bonificación será salarial si es:

o De pago obligatorio.
o Habitual en su pago.
o Si se reconocen actividades propias del cargo para el cual fue contratado.

 Una bonificación NO será salarial si:

o No es de pago obligatorio y
o No es de habitual en su pago y
o No se reconocen actividades propias del cargo para el cual fue contratado.

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Dotación.

Todo empleado con contrato a término indefinido que devengue una suma mensual inferior o igual a dos
SMLM, deberá recibir de su empleador, tres veces al año, un par de zapatos y un vestido de trabajo acorde
con la labor desempeñada. La dotación (calzado y overoles), es una prestación social a cargo del empleador
que se debe suministrar a los trabajadores que devenguen hasta dos veces el salario mínimo mensual. Se ha de
entregar al trabajador una dotación cada 4 meses para un total de tres dotaciones al año. Cada dotación debe
constar de un vestido (pantalón y camisa) y un par de zapatos. La dotación se debe entregar al trabajador a
más tardar en las siguientes fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.
No está permitido que la dotación sea compensada en dinero

-Licencia de maternidad

La licencia de maternidad es un beneficio que la ley laboral ha reconocido a la mujer que ha dado a luz
siempre que este sea cotizante del sistema de salud, y que además cumpla con algunos requisitos. La licencia
de maternidad es de 14 semanas según la reciente modificación que hiciera del artículo 236 del código
sustantivo del trabajo la ley 1468 de junio 30 de 2011, la cual en su artículo 1 dejó el artículo 236 del código
sustantivo del trabajo en la siguiente forma:

Artículo 236. Descanso remunerado en la época del parto.

1.Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de catorce (14) semanas en la época de
parto, remunerada con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso.

. Si se tratare de un salario que no sea fijo, como en el caso de trabajo a destajo o por tarea, se toma en cuenta
el salario promedio devengado por la trabajadora en el último año de servicios, o en todo el tiempo si fuere
menor.

3. Para los efectos de la licencia de que trata este artículo, la trabajadora debe presentar al empleador un
certificado médico, en el cual debe constar: a) El estado de embarazo de la trabajadora; b) La indicación del
día probable del parto, y c) La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta
que, por lo menos, ha de iniciarse dos semanas antes del parto.

4. Todas las provisiones y garantías establecidas en el presente capítulo para la madre biológica se hacen
extensivas, en los mismos términos y en cuanto fuere procedente, para la madre adoptante asimilando la fecha
del parto a la de la entrega oficial del menor que se adopta. La licencia se extiende al padre adoptante sin
cónyuge o compañera permanente. Estos beneficios no excluyen al trabajador del sector público.

5. La licencia de maternidad para madres de niños prematuros, tendrá en cuenta la diferencia entre la fecha
gestacional y el nacimiento a término, las cuales serán sumadas a las 14 semanas que se establecen en la
presente ley. Cuando se trate de madres con Parto Múltiple, se tendrá en cuenta lo establecido en el inciso
anterior sobre niños prematuros, ampliando la licencia en dos (2) semanas más.

6. En caso de fallecimiento de la madre antes de terminar la licencia por maternidad, el empleador del padre
del niño le concederá una licencia de duración equivalente al tiempo que falta para expirar el periodo de la
licencia posterior al parto concedida a la madre.

7. La trabajadora que haga uso del descanso remunerado en la época del parto tomará las 14 semanas de
licencia a que tiene derecho, de la siguiente manera: a) Licencia de maternidad Preparto. Esta será de dos (2)
semanas con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la
futura madre no puede optar por estas dos (2) semanas previas, podrá disfrutar las catorce (14) semanas en el
postparto inmediato. Así mismo, la futura madre podrá trasladar una de las dos (2) semanas de licencia previa
para disfrutarla con posterioridad al parto, en este caso gozaría de trece (13) semanas posparto y una semana
preparto. b) licencia de maternidad posparto. Esta licencia tendrá una duración de 12 semanas contadas desde
la fecha del parto, o de trece semanas por decisión de la madre de acuerdo a lo previsto en el literal anterior.

-Licencia de paternidad
Por decisión de la Corte constitucional, la licencia de paternidad en cualquier caso será de 8 días posición que
ha sido recogida por el artículo 1 de la ley 1468 de junio 30 de 2011 que modifica el artículo 236 del código
sustantivo del trabajo, en el cual se contempla la licencia de paternidad en 8 días hábiles sin considerar si los
dos padres son o no cotizantes al sistema de salud.