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    DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO

    9001

    ENSAYO

    APRENDIZ: MARIA FERNANDA ESCAMILLA ROJAS

    INSTRUCTOR: CESAR RAFAEL DIAZ SAFAR

    SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

    FICHA: (2210377)

    AÑO 2020
    ENSAYO

    ¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

    La documentación de una empresa constituye su capital intelectual, es decir el


    saber hace que se ha adquirido con la experiencia, por cuanto de no preservarse
    debidamente ese conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podría perder, ya
    que hay varias razones muy importantes que tiene la documentación para un
    sistema de gestión de calidad, entre ellas podemos destacar la estandarización de
    los procesos ya que para que un proceso sea debidamente estandarizado, debe
    estar documentado porque al hacerlo se asegurando que las personas ejecuten
    los procesos de acuerdo a como están escritos, por lo que se hace necesario que
    recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación que
    se debe mantener para lograr los resultados esperados.

    Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al


    documentar los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el
    tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y
    alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación
    ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

    Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los


    registros, que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la
    información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos
    va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades
    porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada.
    Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión
    de una empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos
    representan los criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de
    auditoría, y de la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen
    los hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

    Y con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos


    consistentemente ya que la documentación debe servir a los procesos y no los
    procesos servir a los documentos, con esto llamo la atención a no generar
    documentación que pueda entorpecer los procesos, porque un proceso bien
    diseñado debe tener un buen flujo documental.

    Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las


    organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este
    importante recurso a hechos que los estudiosos del tema definieran muchos
    sistemas de la forma correcta de la organización o administración documental.

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