“Documentación de un sistema de gestión de la calidad

Norma NTC ISO 9001"

Curso Virtual

Actividad De Aprendizaje caso AA 2

Tutor
Olga Osorio De Quimbayo

Aprendiz

Claudia Tamayo Ochoa

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el
procedimiento de control de la información documentada o montar los
procedimientos operativos?
Primeramente, se debe tener en cuenta la definición de la norma ISO 9001:2015 la
información documentada (ID) es la constancia documental del resultado de la
aplicación de los procedimientos operativos o técnicos específicos, y por ende su
control también es posterior a dichos procedimientos.
Después de analizar la norma, se puede recomendar realizar la actividad al mismo
tiempo, porque el diseño permite realizar él debe de la documentación, orden,
formato, codificación, clasificación, nomenclatura es indispensable para
estandarizar los procesos.
Pero es de saberse que al no tener redactados todos los procedimientos, no se
puede saber exactamente qué información documentada se genere y por lo tanto,
no se puede completar los registros de control de documentos.
Por todo esto, es recomendable realizarlo al mismo tiempo, e ir corrigiendo a
medida que se va redactando todos los procedimientos
Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.
Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo
Esta etapa es muy importante, porque es donde se detalla de manera minuciosa y
documentada cómo realizar los diferentes procesos y procedimientos de la
organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables de cada una
de las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad
de documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad,
Procedimientos, Instrucciones de trabajo. Registros
Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información
documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato,
y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control
de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa
Confecciones S.A. con el fin de facilitar su presentación y utilización
ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución
de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa
Confecciones S.A.
DEFINICIONES:
Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la
adecuación del documento revisado previamente.
Caracterización de procesos: Documento que describe las características
generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo
Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la
información del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones
S.A.
Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro,
especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de
soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una
combinación de estos.
Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema
Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en este
procedimiento y su anexo.
Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su
cancelación pierde su vigencia
Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la
realización de un proceso o actividad.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por la empresa Confecciones S.A., desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación
Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o
sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los
procesos o la documentación de estos o documento que se caracteriza por
suministrar información específica para orientar una o varias actividades,
recursos y responsables entre otros aspectos.
Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se
puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. Los instructivos, Se
limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y
externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Confecciones S.A.
Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la
empresa Confecciones S.A.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan
para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados
Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar,
desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en
un proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO):
Documento que establece requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados
al desarrollo de actividades específicas en el desempeño del trabajo diario.
Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se describen estrategias y
planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de
S&SO.
Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo
de disposiciones de carácter referencial
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para
lograr dichos objetivos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación
del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los registros.
Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado
el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el
documento
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad
CONDICIONES GENERALES:
CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán
cumplir los siguientes lineamientos:
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por
la Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser
aprobada mediante memorando por el jefe de la Oficina Asesora de
Planeación.
• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, deberán ser
aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o
guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que describa el qué,
cómo y quién utiliza el formato.
REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar
técnicamente los documentos estará a cargo del líder del proceso (secretario
general, jefes de Oficina Asesora y jefes de Oficina). La responsabilidad de
revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la
Oficina Asesora de Planeación.
DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores
públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, página web
o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o
electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso
correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo
electrónico o memorando (código ASFL01).
IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se
identificarán de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento. La
estructura documental del Sistema Integrado de Gestión estará jerarquizada en
4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental:
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión está

compuesta:
Encabezado: El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos
para su identificación, y deberá ir en todas las páginas, EJEMPLO
El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:
Manual de Calidad
Caracterización de Proceso
Otros manuales
Normograma
Procedimiento
Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental y S&SO y
Programa Gestión Ambiental y S&SO
Formato.
Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de
identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:
Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.
Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de
control (Manual de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía,
Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido de este y el título del
documento que se va a referenciar.
Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Calidad se realizará de manera alfanumérica:
Codificación de los documentos: El siguiente ejemplo indica la forma como
estarán codificados los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Empresa Confecciones S.A.
 Referencia bibliográfica
https://www.nueva-iso-9001-2015.com/7-5-informacion-documentada/

https://leonardomartinezp.blogspot.com/2018/04/diseno-de-procedimiento-de-
control-de.html

http://gestionacalidad.blogspot.com/2015/11/informacion-documentada-en-
sistemas- de.html#.XLaOBugzayI

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN Unal.edu.co.
(2018). [online] Available at: http://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-PR-
11.005.020_Procedimiento_Control_de_documentos_V5.pdf [Accessed 14 Feb.
2018].