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ESTUDIO DE CASO
Actividad De Aprendizaje OA 2
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya

determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano
Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y
aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de
área tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la

codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es

necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de

control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.
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3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de
la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001
en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las
siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
SOLUCION
1. Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID) es la

constancia documental del resultado de la aplicación de los procedimientos operativos
o técnicos específicos, y por ende su control también es posterior a dichos
procedimientos. Dejando esto claro, mi recomendación seria hacerlo al mismo tiempo,
ya que el diseño de cómo debe ser la documentación, orden ,formato, codificación,
clasificación, nomenclatura es indispensable para estandarizar los procesos. Pero es
cierto también, que hasta que no se tienen redactados todos los procedimientos, no se
sabe exactamente qué información documentada se genera y por lo tanto, no se
puede completar los registros de control de documentos. Por lo tanto, debe ser al
mismo tiempo, e ir corrigiendo a medida que se va redactando todos los
procedimientos.
2. Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo Esta etapa es

muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y documentada cómo realizar
los diferentes procesos y procedimientos de la organización, qué alcance tienen éstos,
así como los responsables de cada una de las actividades señaladas. La norma ISO
9001:2015 estable la obligatoriedad de documentación de una serie de procesos
concretos, como: Manual de calidad, Procedimientos, Instrucciones de trabajo.
Registros.
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3.
1. INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos del
Sistema Integrado de la empresa Confecciones S..A. con el fin de facilitar su presentación y utilización.
ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
DEFINICIONES:
1. Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del
documento revisado previamente.
2. Caracterización de procesos: Documento que describe las características generales del proceso,
esto es los rasgos diferenciadores del mismo.
3. Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
4. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del
Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
5. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación,
procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. L medio de soporte puede ser papel,
magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
6. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de
Gestión, todo aquel que cumpla con lo registrado en este procedimiento y su anexo.
7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación
pierde su vigencia.
8. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un
proceso o actividad.
9. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, maneo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa
Confecciones S.A. desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
10. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos
en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los
mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar
una o varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo
que se desea realizar del procedimiento.
12. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca
del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Confecciones S.A.
14. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
15. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y
concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como
resultado final un producto o un servicio.
16. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece
requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas en
el desempeño del trabajo diario mediante el programa de Gestión en S&SO se describen
estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
17. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones
de carácter referencial.
18. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de
actividades desempeñadas.
19. Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política, los objetivos y para lograrlos.
20. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los registros.
21. Versión: Indica mediante un numero la cantidad de veces que se ha modificado el documento.
22. Vigencia del Documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento.
DOCUEMNTOS DE REFERENCIA:
1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica NTCGP 1000:2009
2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad - Requisitos
CONDICIONES GENERALES:
CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes
lineamientos:
 Proceso: Deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la oficina asesora
de planeación. Previo a la adopción, la solicitud dese ser aprobada mediante memorando por el
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
 Procedimientos, manuales Guías e instructivos, formatos, deberán ser aprobados mediante
memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste de
las actividades que describa el que, como y quien utiliza el formato.
REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos

estará a cargo del líder del proceso (Secretariado General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).
DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia

Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos o
descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una
copia física o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente
a la Oficina Asesora de Planeación mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).
IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificaran con lo establecido
en el presente procedimiento. La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, esta
jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental.
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está compuesta
por un encabezado, el contenido específico y un pie de página como se muestra
a continuación:
Encabezado:
El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación,
y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente figura:
El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:
 Manual de Calidad
 Caracterización de Proceso
 Otros manuales
 Nomograma
 Procedimiento
 Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental yS&SO y
Programa Gestión Ambiental y S&SO
 Formato.
Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1,por el manual de
identidad visual de la Institución
Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o
pertenece el documento que se está elaborando.
Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control
(Manual de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.),
información que relaciona el contenido del mismo y el título del documento que se va
a referenciar.
Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad
se realizará de manera alfanumérica
Codificación de los documentos: El siguiente ejemplo indica la forma como estarán
codificados los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones
S.A

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