CASO OA 2

Para el desarrollo de esta actividad debe responder los 2 planteamientos: El estudio de

caso y el informe. (Puede desarrollar los dos puntos en este mismo documento)
1. ESTUDIO DE CASO
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya
determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
➢ Gestión Gerencial
➢ Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
➢ Diseño y patronaje
➢ Extendido, marcado y corte
➢ Confección, revisado y etiquetado
➢ Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
➢ Clientes
➢ Compras
➢ Mantenimiento
➢ Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar
la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen
la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la
codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es
necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados
para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada ó montar los procedimientos
operativos?
Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de
la Información Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la calidad

ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las
siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

• Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

• Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de
Gestión de Calidad (SGC) ISODOC.
• Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los
puntos de uso.
• Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en
los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

 4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan
cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema
de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y
el detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de
cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

• Cambios en ortografía.
• Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
• Mejoramiento en la redacción de párrafos.
• Re direccionamiento de Hipervínculos.
• Cambio en el nombre de un cargo.

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior.
Desarrollo punto 1:
 2. INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe
luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.

Desarrollo punto 2:

1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,

guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de

Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la

Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la

información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.
Política
Mapa de procesos
Procedimientos - Instructivos
Manuales - Matrices
protocolos - programas
Formatos - fichas - Guías
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

▪ Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
▪ Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
▪ No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:
▪ Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
▪ Exactos: debe ser verificado.
▪ Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
▪ Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
▪ Claros: debe ser entendible para todos.
▪ Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
▪ Legible.
▪ No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
▪ Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 ▪ Toma de muestras

▪ Procesamiento y análisis de información

▪ Almacenamiento y distribución

▪ Exámenes realizados

▪ Calibración de equipos

▪ Abastecimiento y vigencia de los insumos

▪ Control de calidad

▪ No conformidades

▪ Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

N ACTIVID RESPONSAB OBSERVACIONES

o AD LE
INICIO

Elaborar borrador del documento y

Identifica necesidad enviar por correo a la Directora del
1 de creación o Departamento de Biblioteca con
mejora de Líder del proceso
copia al Profesional de Apoyo de
documento corrección de estilo para su
respectiva revisión.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Las correcciones de ortografía y

sintaxis se hacen de manera directa
en la documentación en los casos
donde la mejora sea evidente. Sin
Revisa la adecuación de la embargo, en los casos problemáticos
documentación para la interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias y
2 Corrector de Estilo comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de
su envío como versión final al
Sistema de Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el corrector hará

llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

La documentación requiere
ajustes?
SI En caso de requerir ajustes en partes
Modifica y problemáticas para la interpretación
3 envía el líder del proceso hará las
nuevamente al Líder del proceso modificaciones en las partes
corrector indicadas por el corrector y le enviará
nuevamente el documento
NO modificado al corrector de estilo.

Solicitud de
Solicita y justifica
creación,
creación, mejora o Enviar por correo al Coordinador de
mejora o
anulación de documento Salud, Seguridad e Higiene en el
anulación
de trabajo con copia a la Profesional de
4 Apoyo del SG-QHSE el formato
documentos
Líder del proceso Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-SO-OH-
12 junto con el documento sometido
a consideración (Resultado de la
revisión del corrector de estilo)
1

1
Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la
Apoyo SG-QHSE necesidad de crear, modificar o
5 anular el documento.
Revisa solicitud y verifica
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Si es una solicitud de anulación, se
registra y el proceso termina
Aprobada la Solicitud? NO Coordinador del Área
Informa al
de Salud, Seguridad e
líder del
Higiene en el Trabajo
proceso Cuando se considere necesario
define la intervención de un experto a
6 fin de retroalimentar el documento
SI 3 antes de su aprobación final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro

Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
7 Solicitud de creación, Anulación de Documento F-SO-OH-
Mejora o Anulación 12, marcando la casilla de aprobado,
de Auxiliar del
Documentos SG-QHSE diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

Profesional de
Apoyo Para el caso de creación de
Codifica y/o actualiza la
8 SG-QHSE documentos se realiza la respectiva
versión codificación y para mejora se
Auxiliar del
SG-QHSE actualiza la versión.

Al editar los documentos se deben

registrar las firmas de elaboró, revisó
Coordinador del Área y aprobó, si aplica. El coordinador del
Emite y Aprueba
de Salud, Seguridad e Área de Salud Ocupacional informa
Documento
Higiene en el Trabajo al líder sobre la aprobación del
9 documento.

Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos se

SG-QHSE identifican con Copia No Controlada,
se graban en PDF (No Aplica para
Auxiliar SG- formatos) y se adaptan en el
QHSE aplicativo disponible.

Se publican los nuevos documentos

en la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos Profesional de
10 Al documento físico se le coloca el
Apoyo SG-
QHSE sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que corresponda
y se destruye la versión anterior.
 No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Profesional de
Actualiza Listado Maestro Control de DocumentosListado Maestro Apoyo SG-QHSE
de Control de
11
Documentos AuxiliarActualizar
del Listado Maestro Control de Documentos F-SO-OH-013

SG-QHSE

22

Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo

12el líder del proceso y/o funcionario que realizó solicitud
Socializa con Se comunica al líder que el documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.

Aplica documento en el proceso correspondiente Informar los cambios de la

documentación a los participantes del
13 Líder del proceso proceso.
3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO
1

Identificar los registros a controlar

Coordinador de Gestion
Los líderes de proceso con apoyo del coordinador
endel ÁreaSeguridad
Salud, de salud,eseguridad e Higiene
Higiene en en el trabajo identifican los registros incorporados en el sistema de
el Trabajo

Líderes de procesos

Enviar por correo al Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a la Profesional de Apoyo delSG-QHSE el formato Solicitud de Creación, Mejora o Anulac
Hay solicitud o necesidades de
registros NO
1
3

SI Líderes de procesos

Coordinador de Gestion enRevisar

Salud,laSeguridad
solicitud ey Higiene
evaluar la
ennecesidad
el Trabajode crear, modificar o anular el documento.
Revisar solicitudes o necesidades de registros
4

Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina.

NOInforma
Cuando al
selíder del proceso
considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el documento antes de su ap
Aprobación de solicitud o necesidad de registros Code Gestion
ordinador
Según corresponda se epresenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, mejora o anulación.
5 n Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo

SI

Se autoriza
El Coordinador y controla
de Gestion los registros
en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza los registros que se generaron cambios y controla los cambios o nuevos documentos re
Coordinador de Gestion
6 en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
 No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
1

Establecer criterios de control de registros

El Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo establece criterios de control sobre los
7
Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo

Listado Maestro de Control de Documentos

Actualización del listado maestro
8 Actualizar Listado Maestro Control de Documentos F-SO-OH-013
Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo

Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizó solicitud

9
Se comunica al líder que el documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.
Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
1

Aplica documento en el proceso correspondiente

Líder del proceso

13
Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso.

Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.

FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSAB
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
LE
DILIGENCIAR
LO
SOLICITUD DE Coordinador de Gestion
Intranet /Proceso Gestión en
CREACIÓN, en Salud, Seguridad e
F-SO-OH- Salud, Seguridad e Higiene en el
MEJORA O Higiene en el Trabajo/
012 Trabajo y/o Aplicativo del
ANULACION DE Líder del Proceso
Sistema
DOCUMENTOS
Coordinador de Gestion Intranet / Proceso Gestión en
LISTADO
en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en el
F-SO-OH- MAESTRO
Higiene en el Trabajo/ Trabajo y/o Aplicativo del Sistema
013 CONTROL DE
Profesional de Apoyo
DOCUMENTOS

7. GLOSARIO

▪ Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la

universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
▪ Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
▪ Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
▪ Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
▪ Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
▪ Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
▪ Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
▪ Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
▪ Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
▪ Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
▪ Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-.QHSE
▪ LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
▪ LMCR: Listado Maestro Control de Registros
▪ Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
▪ Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
▪ Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
▪ Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-
9000)
▪ Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
▪ Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
▪ Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
▪ Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del
tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
▪ SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
▪ Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en
una oración
▪ Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas
en términos de precisión o claridad en su redacción.