Aa2 Caso A21

AA2 CASO A21
IVONNE DAYAN BELTRAN SALAZAR

1.032.412.153
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el
procedimiento de control de la información documentada o montar los
procedimientos operativos?
Lo primero sería diseñar el procedimiento de control de la información para que
de esta manera logremos saber cómo se manejaran los documentos que se
generen o se necesiten dentro de Confecciones S.A.Una vez sea terminado lo
anterior se procede a montar los procedimientos operativos, después procede a
añadir los códigos a cada documento SGC aplicándola norma NTC, para
después enviar y mantener actualizada y disponible dicha información día a día.
Si se llegaran a presentar cambios de menor proporción a la documentación sea
cual sea no afectaría de ninguna manera el proceder de SGC pero si es
necesario que quede un registro de los cambios efectuados
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.
Corresponde al proceso de elaboración e instrucciones de trabajo, es allí
donde se detalla de manera muy minuciosa y documentada como realizar los
diferentes procesos y procedimientos de una organización, saber que alcances
tienen, y saber los responsables de cada una de las actividades realizadas. La
norma ISO 9001:2015 establece la obligatoriedad de documentación de una
serie de procesos concretos como: manual de calidad, procedimientos,
instrucciones de trabajo, registros
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información
documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y
formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
OBJETO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y control de los
documentos del sistema integrado de gestión de la empresa Confecciones SA con
el fin de facilitar su presentación y utilización
ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de
los documentos del sistema integrado de gestión de la empresa Confecciones S.A
DEFINICIONES:
Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la
adecuación del documento revisado previamente
Caracterización del proceso: documento en el cual se describen las características
generales del proceso.
Cobertura dl documento: campo o área que cubre el documento
Difusión: es la utilización de cualquier medio de comunicación para así dar a
conocer la información del SGC de la empresa Confesiones S.A
Documento: información y su medio de soporte.
Documento Controlado: es llamado documento controlado por el SGC a todo
aquel que cumpla con lo registrado en este procedimiento y su anexo
Documento Obsoleto: es aquel documento que derivado de un cambio o de su
cancelación y así pierde su vigencia
Formato: documento empleado para registrar la información necesaria para la
realización de un proceso o actividad
Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización
Guía: documento que establece pautas de acción, se encarga de suministrar
información específica para orientar una o varias actividades
Instructivo: describen como se realiza una tarea
Manual: documento que proporciona información coherente interna y
externamente acerca del SGC
Manual de Calidad: documento que especifica el SGC de Confecciones S.A
Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para
generar valor
Procedimiento: describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar,
desarrollar o concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un
proceso
Programa de gestión en seguridad y salud ocupacional: documento que establece
requisitos para prevenir o controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades
específicas en el desarrollo del trabajo diario
Protocolo: documento que establece instrucciones sobre el manejo de
disposiciones de carácter referencial
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
objetiva de actividades desempeñadas
Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos.
Revisión. Actividad establecida para asegurar la conveniencia y adecuación del
documento objeto de la revisión
Tabla de Retención Documental: listado de series con sus correspondientes tipos
de documentales, a los cuales se asigna el tiempo de pertenencia en cada etapa
del ciclo vital del registro
Versión: indica mediante un número la cantidad de veces que sea masificado el
documento objeto de la revisión
Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez del documento
CREACION: para la anulación y creación de documentos nuevos se deberán
cumplir los siguientes pasos:
 Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada
mediante resolución, dicha solicitud debe ser aprobada mediante un
memorando por el jefe de la oficina de planeación
 Procedimientos manuales, guías e instructivos, formatos. Deberá ser
aprobado mediante memorando adjuntando los procedimientos manuales o
guías donde se relacione el ajuste d las actividades el que como y quien
utiliza el formato
REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar
técnicamente los documentos estarán a cargo del líder de proceso, la
responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a
cargo del área de planeación
DIVULGACION: todos los documentos del sistema integrado de gestión de la
superintendencia nacional de salud son e libre acceso para los servidores
IDENTIFICACION: los documentos del sistema integrado de gestión se identifican
de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento, la estructura
documental del sistema integrado de gestión esta jerarquizada en 4 niveles

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