TALLER N.

2 –TRAMITAR CORRESPONDENCIA

NICOLE ALEJANDRA GONZÁLEZ DELGADO

SENA: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

PROGRAMA DE FORMACIÓN: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN: 134101

PUERTO ASIS PUTUMAYO

12/04/2021
 TALLER N.2 –TRAMITAR CORRESPONDENCIA

PRESENTADO POR

NICOLE ALEJANDRA GONZÁLEZ DELGADO

PRESENTADO A

EDNA YASMIN REAL PINEDA

SENA: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

PROGRAMA DE FORMACIÓN: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN: 134101

PUERTO ASIS PUTUMAYO

12/04/2021
 3.1 Actividades de reflexión inicial
ACTIVIDAD 1

Identificar el sitio donde está y realiza una descripción de que actividad

realizan las dos personas que muestra la imagen.

RTA: El procedimiento que se lleva a cabo es la entrega de documentos por parte

de un cliente hacia el responsable de la recepción de estos por medio de una
ventanilla ubicada en el lugar conocido como despacho o recepción.

ACTIVIDAD 2

• ¿Qué entiende por trámite?

Un trámite es una actuación que implica una acción o conjunto de acciones para lograr
obtener un beneficio o cumplir con una obligación. Se realizan trámites de todo tipo en
ámbitos de la educación, legales, financieros, o de salud entre otros.

• ¿Que entiende por Proceso?

Los procesos son mecanismos de comportamiento que diseñan los hombres para mejorar
la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema. 

• ¿Que entiende por despacho de documentos?

Es la operación de verificación y control que realizan las organizaciones para la admisión

de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

• Explique un trámite que usted haya desarrollado en una empresa,

institución o en el gobierno. (Paso a paso)

TRAMITE TARJETA DE IDENTIDAD

 Acudir a cualquier Registraduria o Consulado con el menor, previa solicitud de cita en los
casos en que se requiera. Pedir cita en Asignación de citas

 Aportar el documento base según corresponda:

1. Para los colombianos por nacimiento: presentar copia del registro civil de nacimiento con
espacio de notas (en los casos en que se hayan realizado correcciones, debe ser reciente)
2. Para los colombianos por adopción: presentar el registro civil de nacimiento, el cual deberá
elaborarse con base en la copia auténtica de la carta de naturaleza o la resolución de
inscripción del padre o madre nacionalizado, con la anotación de que se hace extensiva la
nacionalidad al menor de edad.

 Confirmar el RH y grupo sanguíneo o presentar certificado en caso de que no figure en el

Registro Civil de Nacimiento.
 Fotografías; Llevar dos fotografías del menor, tamaño pequeño

Rellenar el formulario con los datos antes mencionados y por último agregar firma donde lo
indique la persona que está a cargo y esperar tres meses para reclamar el documento.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos

necesarios para el aprendizaje.

ACTIVIDAD 1

Estimado aprendiz, es conveniente que lea detenidamente estas preguntas, busque sus
respuestas, consúltelas con sus compañeros, socialícelas, para que dialoguemos sobre el
concepto que podamos tener previamente de este conocimiento. Puede apoyarse con el
material entregado por su instructor como también realizar consultas en google. Como
evidencia se entregara un documento informe con los conceptos consultados.

¿QUÉ ES UNA UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL, VENTANILLA ÚNICA O UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA?

Es aquella que gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de

recepción, radicación, distribución de las comunicaciones, contribuyendo al
desarrollo del programa de gestión documental. Debe contar con personal
suficiente y capacitado y debe contar con medios necesarios, que permitan recibir
enviar y controlar el trámite de todas las comunicaciones, que permitan atender las
solicitudes de los ciudadanos.

¿QUÉ ES UNA EMPRESA?

Una empresa es una organización de personas y recursos que buscan la

consecución de un beneficio económico con el desarrollo de una actividad en
particular. Esta unidad productiva puede contar con una sola persona y debe
buscar el lucro y alcanzar una serie de objetivos marcados en su formación
. ¿Qué es un puesto de trabajo?

Entendemos por puesto de trabajo a aquello que es tanto metafórica como

concretamente el espacio que uno ocupa en una empresa, institución o entidad
desarrollando algún tipo de actividad o empleo con la cual puede ganarse la vida
ya que recibe por ella un salario o sueldo específico. El puesto de trabajo es
también lo que se ofrece y por lo que uno busca en los clasificados.

¿Qué es una estructura orgánica funcional?

La estructura orgánica y funcional es un instrumento de gestión que ayuda a

definir con claridad las funciones de las diferentes unidades administrativas de una
organización. Apoya al cumplimiento del Plan Estratégico; y, facilita la
coordinación institucional.

¿Qué es el Proceso administrativo en la organización?

El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación,

organización, dirección y control) cuya finalidad es conseguir los objetivos de
una empresa u organización de la forma más eficiente posible.

En palabras aún más sencillas, el proceso administrativo se compone de una serie de

etapas que nos ayudarán a conseguir los objetivos propuestos. El proceso
administrativo es continuo. No se trata de realizar cada una de las etapas y todo
termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente. Normalmente se utiliza
para el objetivo general de la empresa, objetivos particulares o incluso para proyectos
menores.

¿Qué es un manual de funciones y procesos?

El Manual de funciones y procedimientos es un documento que orienta a los

miembros de las organizaciones en la ejecución de su trabajo y son instrumentos
que facilitan la evaluación de la gestión al interior de la entidad por parte de los
organismos de control.

¿Qué es organización documental?

Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación y

descripción de los fondos documentales de las entidades, respetando el principio
de procedencia y orden original de los documentos de archivo. » Nota: Es
indispensable contar con TRD y/o TVD convalidada.
¿Documento, archivo?

Un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho,

situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos
susceptibles de ser utilizados para comprobar algo

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al conjunto de

documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en
ejercicio de su actividad. Esta definición es la propuesta por el Consejo Internacional
de Archivos, y contrasta con la de Elsevier (que se detiene en la conservación del
documento), y con la de la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la
utilización del archivo)

¿Documento apoyo?

Documentación de apoyo informativo es fuente secundaria de información, es

decir, ya elaborada. Ejemplo: un boletín, una revista. - Ejemplares únicos: reflejan
una actuación o conjunto de actuaciones encaminadas a la resolución de un
asunto. Son, por tanto, originales o, en cualquier caso, son tratados como tales.

¿Documento electrónico?

Una definición comúnmente aceptada es aquella que declara que un documento

electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo
electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún
tipo de código digital.

¿Mensaje de datos?

Es la información, generada, enviada, recibida o archivada por

medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología. Este mensaje de
datos contiene la manifestación de la voluntad de contratar.

¿Soporte documentales?

Medios físicos sobre los que se plasma la información del documento de acuerdo
al material empleado, papel, audiovisual, fotográfico, fílmico, informático, orales y
sonoro.

¿Archivo central?
Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos
en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que
son transferidos por las diferentes oficinas de la empresa,

¿Archivo de gestión?

 La gestión documental hace referencia al ejercicio de la correcta administración

técnica de la información producida y recibida en una empresa, durante todo su
ciclo de vida. Lo anterior garantiza la integridad y el acceso seguro a la
información registrada en todos los archivos.

¿Archivo histórico?

Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte

material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo
servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya
conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias
necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de
su valor archivístico”.

¿Archivo público?

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se

derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

¿Ciclo vital del documento?

Es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo

establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su
archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un
organismo biológico: nacer, crecer y morir. De la misma manera que se crea un
documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa
para determinar su eliminación o retención.

¿Radicación de comunicaciones oficiales?

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual,

las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente
de radicado el documento.

¿QUÉ ES UNA UNIDAD DE CORREPONDENCIA?

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada los

servicios de la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal
manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de
gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos
de gestión, centrales e históricos. Las actividades que se desarrollan para el
cumplimiento de esta función son: Recepción de documentos, Radicación de
estos, Registro de documentos, Distribución de documentos internos y externos,
Trámite y respuesta, Organización de los documentos, Clasificación documental,
Ordenación documental, Conservación y consulta de documentos. En el
alistamiento de correspondencia la documentación circula a través de todos los
conductos o áreas encargadas para llegar al destino final, estipulado inicialmente
por el destinatario

¿QUÉ ES UN MANUAL DE OPERACIONES DE EQUIPOS: RELOJ RADICADOR,

BALANZAS PARA CORRESPONDENCIA, DESTRUCTOR DE PAPEL?

Un manual de operaciones es una guía de referencia que contiene toda la información

sobre cómo funciona una organización.

El propósito que persigue un manual de operaciones es introducir a cualquier persona

interesada en conocer cómo se desempeña la organización, así como los elementos que
la componen como: su contexto, la estructura, los puestos, los procesos y procedimientos,
las actividades, las políticas y reglas establecidas, entre otra información relevante
relacionada a su operación.

También contempla aquellas condiciones alternas o excepcionales que ocurren, a la

ejecución normalmente esperada de la secuencia de actividades para conseguir un
objetivo o resultado.

Usualmente las empresas tienen sus manuales de operaciones en documentos físicos o

impresos, pero también hay aquellas que los implementan de forma digital en
herramientas o plataformas de software en línea para facilitar su disponibilidad y acceso.

¿QUÉ ES UN SOPORTE DOCUMENTAL?

Medios físico sobre el que se plasma la información del documento de acuerdo al material
empleado: papel, audiovisual, fotográfico, fílmico, informático, orales y sonoro.

¿QUÉ ES UN RELOJ ELECTRÓNICO EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y

PARA QUÉ SIRVE Y CÓMO FUNCIONA?

Reloj radiador Este medio es utilizado en la unidad de correspondencia para la recepción

de comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación de las mismas, el funcionamiento
de este depende de su programación, es una eficiente herramienta ya que se le pueden
ingresar los datos necesarios para dicha dependencia.

¿QUÉ ES UN SELLO RADICADOR Y CUANDO SE DEBE UTILIZAR?

El sello es una herramienta con imágenes grabadas que, mediante la impresión de una
tinta sobre una superficie, permite dar autorización o conformidad a documentos o cerrar
un pliego. Es habitual que el sello se realice junto a una o varias firmas. Este cuenta con
un lado, que permite aplicar una imagen o texto grabado sobre una superficie, por medio
de tinta que es puesta en esta zona y que tiene como fin autorizar un documento o incluir
información precisa. De igual forma, se utiliza a veces como reemplazo de una firma.

¿ELEMENTOS DE PROTECCIÓN (TIPOS Y CLASES)?

EPP es equipo usado para reducir la exposición a una variedad de

peligros. Ejemplos incluye artículos como guantes, protección de pies y ojos, protección
de oídos (orejeras, tapones) cascos y respiradores.

1. Protectores de la cabeza: Cascos de seguridad (Clasificación A, B, C y D).

Prendas de protección para la cabeza (gorros, gorras, sombreros, etc., de tejido,
de tejido recubierto, etc.). Cascos para usos especiales (fuego, reflectantes, etc.)
2. .Protectores auditivos: Protectores auditivos de inserción, tipo tapón desechable
(espuma). Protectores auditivos de inserción, tipo tapón reutilizable o pre-
moldeable (de silicona u otro material liviano). Protectores auditivos supra aurales,
tipo disco plano (sobre el pabellón). Protectores auditivos supra aurales, tipo
banda ajustable (tapa el inicio del canal auditivo). Protectores auditivos
circumaurales, tipo orejera universal (arnés de cabeza y/o nuca y/o barbilla).
Protectores auditivos circumaurales, tipo orejeras con arnés fijo de cabeza.
Protectores auditivos circumaurales, tipo orejeras con arnés fijo de barbilla.
Protectores auditivos circumaurales, tipo orejeras con arnés fijo de nuca.
Protectores auditivos de encerramiento, tipo cascos anti ruido. Protectores
auditivos circumaurales, tipo orejeras acopladas a casco. Protectores auditivos con
circuitos electrónicos incorporados, del tipo dependientes del nivel y con aparatos
de intercomunicación.
3. Protectores oculares y de la cara: Lentes de seguridad (gafas) tipo: montura
universal, montura integral, montura cazoletas. Pantallas faciales. Pantallas para
soldadores (de mano, de cabeza, acoplables a casco de protección para la
 industria). Lentes para usos especiales (rayos x, v, agentes biológicos, químicos,
etc.)
4. Protección de las vías respiratorias: Equipos filtrantes de partículas (molestas,
nocivas, tóxicas o radiactivas). Equipos filtrantes combinados frente a gases y
vapores. Equipos filtrantes mixtos. Equipos suministradores de aire (línea de aire).
Equipos suministradores de aire (equipos autónomos). Equipos respiratorios con
casco o pantalla para soldadura. Equipos respiratorios con máscara amovible para
soldadura. Equipos de submarinismo.
5. Protectores de manos y brazos: Guantes anti-vibración. Guantes contra las
agresiones mecánicas (perforaciones, cortes, etc.). Guantes contra las agresiones
químicas. Guantes de protección contra agentes biológicos Guantes contra las
agresiones de origen eléctrico. Guantes contra las agresiones de origen térmico.
Guantes contra las radiaciones Manoplas.
6. Protectores de pies y piernas: Calzado de seguridad. Calzado ocupacional
Calzado para riesgos especiales (riesgo eléctrico, químico, etc.)) Botas de goma o
caucho 6.1 Elementos adicionales al calzado: Cubre-calzado de protección contra
el calor. Cubre-calzado de protección contra el frío. Protectores meta-tasarles.
Polainas. Plantillas de acero. Plantillas antitérmicas o aislantes del calor y el frío.
Rodilleras.
7. Protectores de la piel: Cremas de protección y pomadas (radiaciones por trabajo
al aire libre).
8. Protectores del tronco y el abdomen: Chalecos, chaquetas y cotonas de
protección contra las agresiones mecánicas (perforaciones, cortes, proyecciones
de metales en fusión, etc.). Chalecos, chaquetas y cotonas de protección contra
las agresiones químicas. Chalecos termógenos o resistentes a la temperatura.
Chalecos salvavidas. Delantales de protección contra los rayos x (gonadal,
tiroideo, etc.) Cinturones de sujeción del tronco. Fajas y cinturones anti-
vibraciones. 9. Protección total del cuerpo
9. Equipos de protección contra las caídas distinto nivel: Tipo arnés. Cinturones
de posicionamiento. 9.2 Dispositivos disipadores de energía Dispositivos de caídas
de tipo deslizante. Dispositivos con amortiguador. 9.3 Ropa de protección. Ropa
de protección contra las agresiones mecánicas (perforaciones, cortes, etc.). Ropa
de protección contra las agresiones químicas. Ropa de protección contra
proyecciones de metales en fusión y radiaciones infrarrojas. 4 Ropa de protección
contra fuentes de calor intenso o estrés térmico. Ropa de protección contra el frío
o bajas temperaturas. Ropa de protección contra agentes biológicos. Ropa de
protección contra la contaminación radiactiva. Ropa anti-polvo. Ropa y accesorios
(brazaletes, guantes, etc.) de señalización (retro-reflectantes, fosforescentes, etc.).

¿EQUIPOS O MEDIOS DE INGRESO DE LOS DOCUMENTOS: MENSAJERÍA,

FAX, CORREO TRADICIONAL, CORREO ELECTRÓNICO, PÁGINA WEB?

Mensajería: Empresa cuyo fin es hacer  llegar mensajes y paquetes  lo más,

rápida mente posible.

Fax: es un sistema de telecomunicaciones que permite enviar copias de

documentos a la distancia utilizando  por lo general  las líneas  telefónicas.
Este  acto es de enviar un fax, se puede realizar  a cualquier parte  del mundo  en
la medida que  tanto  el emisor como el receptor, tengan un aparato de estos.
 Correo tradicional: El servicio postal es un sistema  dedicado y
transportar  documentos  escrito y otros paquetes de tamaño pequeño alrededor del
mundo. Todos  los documentos enviados atreves  del sistema postal es llamado
correo  a correspondencia, un sistema postal  puede ser privado o estatal.

CORREO ELECTRÓNICO. El estadounidense fue quien incorporo el arroba (@) a las

direcciones de correo electrónico con la intención de separar el nombre del usuario y
el servicio en el que aloja la casilla de correo.

PÁGINA WEB: es una página  web, es un documento  electrónico  diseñado para

Word, Wilde  web (internet) que contiene algún  tipo de  información  como texto ,
imagen, video , animación, u otros  una de las  principales  características   de las
páginas  web   son los hipervínculos también conocidos como links o enlaces  y su
función es la de vincular una página con otra.

¿UTILES, ELEMENTOS Y MOBILIARIO?

Útiles, elementos y mobiliario de un puesto de trabajo

*Lapiceros, libreta, hojas en blanco, tijeras, pegante, cinta, corrector, lápiz.

*Silla y escritorio.

*Computadora, Word, Excel y programa adicional.

CLIENTES

*Herramientas de escritura

¿CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS: CONCEPTOS, DIGITAL Y

FÍSICO, ELEMENTOS DE CONSERVACIÓN?

La Conservación de Documentos es un proceso técnico-archivístico que consiste en

mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a
través de la implementación de medidas de preservación y restauración

Elementos para conservar archivos físicos

Las características fundamentales que debe presentar un contenedor son: resistencia,
durabilidad y brindar protección. El empleo de contenedores (cajas, sobres, fundas, etc.)
es un método muy eficaz a largo plazo para proteger físicamente los documentos. Entre
sus beneficios destacan:

 Reducen las variaciones de humedad.

 Impiden el paso del polvo.
 Eliminan por completo la luz.
 Los que son transparentes permiten consultar el documento sin manipularlo
directamente.
 Constituyen un almacenamiento seguro para los documentos de gran tamaño

. Elementos para conservar archivos digitales.

La tarea de conservación de documentos electrónicos pretende identificar los documentos a

conservar, promover la preservación digital y proporcionar acceso a la información digital que
contienen. Las aplicaciones de la conservación de los documentos son múltiples; desde la
protección de derechos, hasta la viabilidad de la rendición de cuentas, pasando por la
promoción de la participación de los actores afectados por, o vinculados a, las estrategias de
conservación a largo plazo o copias de seguridad.

Gracias al uso intensivo de las tecnologías de la información y la comunicación, cada vez

existen más documentos digitales nativos y más digitalizaciones de documentos, que deben
ser preservados a la vez que se garantizan los siguientes atributos: autenticidad, fiabilidad,
legibilidad y funcionalidades. La evolución técnica ha hecho que nuestra capacidad de
registrar información haya aumentado exponencialmente con el tiempo, mientras que la
longevidad de los medios digitales utilizados para la preservación de los documentos, ha
disminuido a la misma velocidad.

¿CONCEPTO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles
son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de
conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o
utilidad
 ACTIVIDAD 2

A continuación encontrarán una lista de palabras a su izquierda y a su derecha una serie

de definiciones, las cuales deberá relacionar unas con otras de acuerdo a su
conocimiento y material de apoyo entregado por su instructor.

DEFINICION TÉRMINO

Actividades relacionadas con la totalidad del Responsabilidad de los funcionarios

quehacer archivístico, que comprende públicos
desde la elaboración del documento hasta
su eliminación o conservación permanente. Función archivística

Procedimiento por medio del cual, la entidad Disposición final de documentos

asigna un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, Radicación de Comunicaciones
dejando constancia de la fecha y hora de Oficiales
recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la
Ley.

Son todas las comunicaciones de carácter Comunicaciones oficiales

privado y/o personal que llegan a las
entidades, citando o no el cargo del correspondencia
funcionario. No generan trámites para las
instituciones

Etapas sucesivas por las que atraviesan los Principio fundamental de la Ventanilla
documentos desde su producción o Única de Correspondencia
recepción, hasta su disposición final.
Ciclo vital del documento

Esquema que refleja la jerarquización dada a Comunicaciones internas

la documentación producida por una
institución y en el que se registran las Cuadro de clasificación
secciones y subsecciones y las series y sub
series documentales

La ventanilla única debe contar con el Conservación preventiva

talento humano y recurso tecnológico
necesario para desarrollar el proceso de Ventanilla Única de Correspondencia
recibir, registrar, radicar, enviar y controlar
el trámite de las comunicaciones oficiales,
mediante servicios de mensajería interna,
externa y por medios electrónicos; que
faciliten la atención de las solicitudes
presentadas por los usuarios internos y
externos a la Institución, además de brindar
el servicio de información a los usuarios
sobre las comunicaciones oficiales que
salgan o ingresen a la institución

Son todas aquellas recibidas o producidas Radicación de Comunicaciones Oficiales

en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, Responsabilidad de los funcionarios
independientemente del medio utilizado públicos

Estrategias de orden político u operativo, Foliación

que directa o indirectamente contribuyen al
mantenimiento de los bienes de archivo sin Conservación preventiva
entrar a intervenir su materia, contempla
manejos administrativos, uso de materiales
adecuados, sistemas de almacenamiento y
depósito, unidades de conservación,
manipulación y mantenimiento periódico

La Ley 594 de 2000 en su artículo 15 Comunicaciones Internas

establece que los servidores públicos, al
desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos que
estén a su cargo, debidamente
inventariados conforme a las normas y
procedimientos que establezca el Archivo
General de la Nación.

Son todas las comunicaciones oficiales Ventanilla Única de Correspondencia

recibidas o generadas en la institución en
función de sus actividades Comunicaciones oficiales

Son todas las comunicaciones oficiales Ciclo vital del documento

generadas entre las dependencias tanto
académicas como administrativas Comunicaciones Internas
(funcionarios administrativos y cuyo trámite
sea de carácter interno)

Procedimiento de asignación de un número Correspondencia

a cada documento por su cara recta,
permitiendo controlar la cantidad de folios Foliación
de una unidad de conservación, es el
registro técnico y legal de la gestión
administrativa

El principio fundamental de la Ventanilla Función archivística

Única es administrar adecuadamente las
comunicaciones oficiales y el servicio de Principio fundamental de la Ventanilla
información a los usuarios Única de Correspondencia

Decisión resultante de la valoración hecha Cuadro de clasificación

en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de Disposición final de documentos
retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación
total, eliminación, selección y/o
reproducción
 3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

ACTIVIDAD 1

Querido aprendiz a continuación, usted encontrará una serie de preguntas en un crucigrama,

relacionadas TRAMITE DE DOCUMENTOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL y los demás organismos
adjuntos. Relacione cada término con su respectiva definición en el número que le corresponde.

Horizontales verticales
1. Uno de los objetivos de los archivos 1. Archivo que satisface las
es Servir la información de manera ágil necesidades de conservación y
y consulta permanente.
2. Ordenamiento metódico y adecuado 2. Libro de los Dos Testamentos,
de los documentos para su llamado también Libro de los Siete
conservación y consulta. Sellos.
3. Cualidad del archivo que hace 3. Archivo memorial más perfecto que
referencia a la sencillez en la se conoce hasta nuestros días.
identificación del contenido. 4. Archivo que lleva cada dependencia
4. Tallaban en madera y mármol de la empresa.
documentos y testamentos. 5. Origina el sistema de memoria
5. Siglo de oro de las falsificaciones irracional.
hispanas. 6. Archivo al que se transfieren desde
6. Archivo que Comprende el cambio el archivo central los documentos de
de los documentos en intervalos conservación permanente.
determinados (una o dos veces al año) 7. Recubrían las columnas de sus
para su conservación y consulta menos templos con inscripciones, para
frecuente. 7. Siglo en que nace la consulta de sus Sacerdotes.
Microfilmación. 8. Archivo que comprende el traspaso
8. Archivo donde se agrupan definitivo de los documentos para su
documentos transferidos por los conservación perpetua.
distintos archivos de gestión de la 9. Archivo que Comprende toda la
entidad respectiva, cuya consulta no es documentación que es sometida a
tan frecuente. continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten.
10. Archivo que reúne documentos
pertenecientes a personas naturales o
jurídicas de derecho privado y aquellos
que se deriven de la prestación de sus
servicios.
HORIZONTALES VERTICALES

1) OPORTUNA 1) ACTIVO

2) ARCHIVO 2) APOCALIPSIS

3) SIMPLE 3) CEREBRO HUMANO

4) ROMANOS Y GRIEGOS 4) DESCENTRALIZADO

5) XII 5) MATERIA GRIS

6) SEMIACTIVO 6) HISTORICO

7) XIX 7) EGIPCIOS

8) INTERMEDIO 8) INACTIVO

9) GESTION

10) PRIVADO
 ACTIVIDAD 2

En sus grupos de trabajo realice la siguiente actividad, usted encontrará una

serie de preguntas relacionadas con el Archivo General de la Nación AGN y
los demás organismos adjuntos. Relacione cada término con su respectiva
definición, enviar a correo de su instructor para ser evaluado.

(A) LEY 80/ 1.989 a) Creación del Archivo General de la Nación.

(B) DECRETO 4124 b) Sistema Nacional de Archivos

(C) ACUERDO 08 DE 1995 c) Reglamento de transferencias al AGN

(D) ACUERDO 038 DE 2002 d) Inventarios documentales

(E) ACUERDO 09 DE 1995 e) Reglamento presentación delas TRD

(F) ACUERDO 050 DE 2000 f) Prevención y riesgos documentales

(G) ACUERDO 056 DE 2000 g) Manejo de las comunicaciones

(H) ACUERDO 049 DE 2000 h) Condiciones de depósitos

(I) LEY 594 DE 2000 i) Normatividad Archivística

(J) LEY 527 DE 1999 j) Manejo de comercio electrónico

3.4 Actividades de transferencia de conocimiento

Para continuar con su proceso de aprendizaje, con la finalidad de desarrollar

comprensiblemente los conocimientos a adquirir que le permitirán afianzar
día tras día su proceso de formación.

ACTIVIDAD 1

Le invitamos a participar de las siguientes actividades, en grupos de

aprendices si se les facilita.

Con su grupo de trabajo o de manera individual como estén trabajando

visualice en el anexo 3 de la guía, una variedad de planillas y formatos para
radicación, registro de correspondencia recibida y enviada, relación de
préstamo de documentos, registro para entrega directa en las entidades,
ficha de fuera para préstamo de documentos.
 Realiza una simulación de radicación de correspondencia recibida y enviada,
para lo cual debe conformar una empresa, asigne un nombre y designe los
roles de cada integrante, incluyendo la unidad de correspondencia.
Diligencie los formatos de acuerdo a la necesidad de la Empresa que
Elegiste, con mínimo 5 registros los cuales deben ser entregados al
Instructor para ser valorados.

La actividad de simulación se realizará en dos sesiones de 3 aprendices, en

el ambiente de formación, harán primero la representación, identificando las
unidades administrativas, segundo identificar y clasificar los documentos
que se generen en cada una de ellas; tercero, su posterior despacho y como
cuarto preservación de los diferentes tipos de documentos.

REGISTRO Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

DATOS DEL DESTINATARIO

N. FECHA DATOS DEL REMITENTE ASUNTO ANEXOS ANTECEDE
RADICACIÓN NTES

DEPENDENCIA NOMBRE NOMBRE CIUDAD

DEL
FUNCIONARI
O

13/02/2021 CONTABILIDAD ALICE SMITH PAGO DE LA FACTURA PENELOPE BLOSSOM BOGÓTA

015 FACTURA N, 354

016 17/02/2021 DESPACHO DEL JUDHEAD MUESTRA LIBRO WANDA MAXIMOFF NEW YORK
AUTOR Y EDITOR JONES OFICIAL DEL
EN JEFE NUEVO LIBRO

13/03/2021 ADMINISTRACIÓN ARCHIE CONTRATO CONTRATO

HERMAIONE GOMEZ BOGOTA
027 FIRMADO FIRMADO
ANDREWS
EXITOSAMENTE
PARA EL
PATROCINIO DEL
JUGADOR

19/03/2021 DESOACHO DE BETTY INVITACIÓN A LA INVITACIÓN WANDA MAXIMOFF NEW YORK

048 EDICIÓN N, 21 DE
COMUNICACIÓN COOPER
LA MUESTRA DE
DE LA EDITORIAL ARTES.

07/03/2021 CONTABILIDAD VERONICA ENVÍO CHEQUE FRED ANDREWS BOGOTA

079
LOGDE OPORTUNO
DEL DINERO
PARA EL
PATROCINIO
DEL JUGADOR