PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Asistencia en Organizacion de Archivos .

Código del Programa de Formación: 134400
Nombre del Proyecto ( si es formación
Titulada)
Fase del Proyecto ( si es formación
Titulada)
Actividad de Proyecto(si es formación
Titulada)
Competencia Desarrollo de procesos de comunicación eficaces y
efectivos, oral y escritos
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar acciones de mejoramiento en el desarrollo
de procesos comunicativos según
requerimientos del contexto.
Duración de la guía 10 horas

2. PRESENTACIÓN

Bienvenidos estimados aprendices a esta nueva guía de aprendizaje donde iniciamos una

competencia nueva, que permitirá que ustedes en sus funciones laborales, cuenten con la

capacidad de identificar los tipos de documentos que se elaboran de acuerdo a las necesidades o a

lo requerido por los diferentes procesos que se realizan dentro de una organización.

De acuerdo a lo anterior, en esta guía se trabajará en conceptos y en identificación de

tipos de documentos; para alcanzar este objetivo se desarrollaran actividades de aprendizaje

orientadas entécnicas didácticas activas como lectura, casos de estudio, y en demostraciones

prácticas.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

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 3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL

¿Qué entiende por documento?

¿Cuáles parecen ser los documentos más

importantes en una oficina? ¿Por qué son tan

importantes?

¿Cuál es la diferencia entre una carta personal y

una comercial?
3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Teniendo en cuenta sus

conocimiento cognocitivos elabore una

carta de carácter personal donde el

destinatario y el asunto sean elegidos

por Usted.

Luego de elaborar la carta

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO
identifique (CONCEPTOS
las partes que esta tiene. Y
TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

Identificar el concepto de documento y 1. Lectura Dirigida

GFPI-F-135 V01
 tipos de documentos. 2. Taller
3. socialización dirigida
AMBIENTE Y MATERIALES: Tiempo invertido en el desarrollo de la
Aula, Documento GTC 185 actividad:
Presencial Desescolarizada 4 Virtual
0 horas horas 2 horas

Participa en la exposición realizada por su instructora sobre los documentos

organizacionales y realiza cinco proposiciones de lo que usted comprendio sobre el tema.

1. _______________________________________________________________

_______________________________________________________________.

2. _______________________________________________________________

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3. ______________________________________________________________

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4. ______________________________________________________________

______________________________________________________________

5. ______________________________________________________________

______________________________________________________________.

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 Un documento recoge un acto o hecho

realizado por una institución o por una persona, ya

sea física, jurídica, pública o privada.  ra a su vez

un archivo, que puede ser de todo tipo, desde el

arqueológico, audiovisual, legal, etc.

Este acto o hecho se recoge en un soporte, bien sea en un papel o, como la tecnología ha

avanzado muchísimo, actualmente puede hacerse en un cd, una cinta, fotografía, o cualquier otro

tipo de soporte que pueda conservarse.

El valor que se encuentra en el documento está en que no sólo recoge un acto, hecho, sino

que una vez realizado y archivado, con el paso del tiempo se convierte en una parte de la historia,

que puede ser pequeña o grande.

Los documentos son fuente de la historia de cada país y del mundo, recogen muchos

hechos históricos de todo tipo, ya sean legales, jurídicos, bélicos, sociales, lúdicos, culturales, etc.

Gracias a estos podemos hacernos una imagen histórica y real de cómo vivían nuestros

antepasados y como se organizaban en todos los aspectos de la vida.

Un documento, además de un soporte, es una forma de archivar el saber del ser humano.

Cada vez más, al avanzar la tecnología, podemos guardar en espacios mucho más pequeños

muchísimas más cantidad de información de todo tipo. Si bien es fundamental entender que el

conocimiento hoy día, si no infinito, se le acerca, gracias a las tecnologías como los ordenadores,

GFPI-F-135 V01
Internet y todas las relaciones sociales, laborales, culturales, etc. que se establecen dentro de la

red, existen numerosos filtros de todo tipo que nos ayudan a recoger lo esencial de todo el

conocimiento que tenemos y guardarlo.

La importancia del documento es que es algo que en su momento ha sido tangible, que

recoge un hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y, de la misma manera, podemos

guardar todo tipo de documentación hoy día para que en nuestras futuras generaciones sepan y se

informen de cómo era nuestra sociedad.

El documento ha sido siempre una necesidad de las personas por recoger cualquier tipo de

acto o hecho por escrito, para que éste quede registrado y, en caso de que una de las dos partes lo

niegue, se pueda presentar como elemento que dirima la veracidad del acto en sí.[ CITATION

www3 \l 9226 ]

TIPOS DE DOCUMENTOS

En toda empresa, oficina o institución pública o privada se manejan documentos

administrativos. Estos son muy variados y diferentes entre sí, ya que varían en su estructura o su

finalidad. Eso sí, la función es la misma para todos: comunicar y dejar constancia. Los

documentos garantizan la conservación de todas las actuaciones y demostrar su existencia. Es

decir, se deja por escrito todo aquello hablado o pactado. Además, este tipo de archivos sirven

como medio de comunicación interna o externa. Los estudios para ser recepcionista te preparan

para saber manejar documentos de este tipo.

GFPI-F-135 V01
 Tipos de documentos administrativos que existen

Como hemos mencionado anteriormente, los documentos administrativos son muy

variados. Aún así, hay algunos que son los más utilizados en los distintos sectores de la sociedad.

A continuación te resumimos los documentos de gestión más utilizados en el sector

público y privado:

Instancia o solicitud. La instancia es un documento que utilizan las empresas o los

particulares para requerir algo de los organismos públicos. Estos organismos habilitan

normalmente los modelos impresos que se necesitan para la presentación de instancias.

Certificado. Es un tipo de documento que se utiliza para confirmar o dar fe de un

determinado hecho. Por ejemplo, se suelen pedir en las entrevistas de trabajo para constatar tu

formación y experiencia.

Acta. El acta es un texto que agrupa los puntos tratados y los acuerdos que se han tomado

en una reunión de un órgano colegiado o asamblea para que tengan validez. Estas pueden ser, por

ejemplo, las reuniones de un Parlamento, comunidad de vecinos, Ayuntamiento, etc. El acta debe

ser aprobada por la mayoría de los asistentes. Si existe algún desacuerdo, se detalla en una

diligencia. Son muy comunes las actas notariales.

Circular. Es una carta, aviso u orden mediante el que una autoridad se dirige a órganos

inferiores para trasladarles una instrucción. La circular debe ser sencilla y breve.

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 Oficio. Se utiliza para la comunicación entre diferentes departamentos o administraciones.

Si los departamentos forman parte de la misma entidad u órgano, éste tendría el nombre de nota

interior.

Saluda. Es un escrito en el cual una persona que ocupa un cierto cargo, comunica un

cambio o un aviso. Siempre se hace de forma breve. No requiere alguna acción por parte de

quienes lo reciben, es meramente informativo.

Declaración Jurada. Es una declaración escrita o verbal cuya veracidad se asegura

mediante un juramento ante una autoridad administrativa o jurídica. Esto hace que el contenido se

tome como cierto hasta que se demuestre lo contrario.

Currículum vitae. Es un documento en el cual se enumera la formación, las habilidades y

la experiencia laboral de una persona con el fin de conseguir u optar a un trabajo.

Carta comercial. Es un documento formal que se hace con el objetivo de mantener

comunicación con otros comercios o empresas. Se utiliza para realizar, por ejemplo, estrategias

de marketing o campañas de publicidad conjuntas.

Informe. Este puede ser oral o escrito e informa sobre el estado de una cosa o persona, o

sobre un hecho en particular. Puede ser un informe comercial, policial, médico, etc.

Poder. Documento en el que se constata la cesión de la capacidad que da una persona a

otra para que pueda actuar en su nombre. El que da el poder se llama poderdante y el que lo

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recibe tiene el nombre de apoderado.

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los

que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo

con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital

importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una

compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las

partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización

de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de

tales acciones.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° Actividades (didácticas activas)

02 1. Lectura Dirigida
Reconoce las características, la utilidad, 2. Taller
las clases y las partes de los documentos 3. socialización dirigida
organizacionales.

AMBIENTE Y MATERIALES: Tiempo invertido en el desarrollo de la

Aula, Documento PDF GTC 185. actividad:
Presencial Desescolarizada 0 Virtual
12 horas horas 0 horas
Complete el siguiente cuadro realizando la consulta en el documento GTC 185

suministrado como material de apoyo por su instructora.

Para mayor conocimiento lo intivo estimado aprendiz a revisar el documento Guía

Técnica Colombiana 185 “Documentación Organizacional”. Este documento describe los

aspectos generales de los documentos y la descripción y estructura de cada uno de ellos.

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[ CITATION INC15 \l 9226 ]

CARACTERISTICAS UTILIDAD CLASES PARTES

DOCUMENTO
CARTA
MEMORANDO
CIRCULAR
ACTAS
INFORMES
CERTIFICADOS
CONSTANCIAS
HOJA DE VIDA
CORPORATIVA
SOBRES
TARJETAS
3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO
Dando aplicabilidad a lo aprendido a través de esta guía, se solicita de respuesta al

siguiente caso a través de un documento organizacional.

El Gerente general de Quesos Express S.A.S el señor Luis Alberto Ponce le

solicita a la señorita Claudia Martinez Asistente administrativa, que elabore un

comunicado para todos los colaboradores, invitándolos para el próximo 25 de Abril a las

8:00 a.m. en el auditorio principal a participar de la capacitación sobre el Sistema de

Gestión de Seguridad y salud en el trabajo evento que esta programado dentro de la

planeación estratégica para este año y que será orientado por el Asesor de la ARL

Positiva. De igual manera el Gerente le indica a la secretaria que la asistencia es de

carácter obligatoria, porque será adjunta el acta de asistencia del evento a la hoja de vida

de cada colaborador.

Usted como aprendiz será encargado de realizar la tarea encomendada.

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Utiliza el documento de Técnica: Formulación de

acuerdo con el asunto, la preguntas.
Respuesta a preguntas sobre norma técnica y tipo de Instrumento: Cuestionario
tipos de documentos texto.
organizacionales.
Evidencias de Desempeño: Utiliza el documento de Técnica: Observación directa
acuerdo con el asunto, la Instrumento: Lista de
Identifica y clasifica la norma técnica y tipo de chequeo
información correspondiente a texto.
cada documento organizacional
según la GTC 185.
Evidencias de Producto: Utiliza el documento de
acuerdo con el asunto, la Técnica: Valoración del
Taller sobre proposiciones norma técnica y tipo de producto.
frente al tema Documentos texto. Instrumento: Lista de
organizacionales. chequeo.
Taller sobre clasificación de las
características de los tipos de
documentos organizacionales.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

ABREVIATURA: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por

eliminación de unas letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa y se cierra con un

punto.

ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve

para complementar y aclarar.

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 CAPÍTULO: División en cualquier escrito para organizar y facilitar la comprensión del

texto.

CITA: Apoya o corrobora la propia idea para compararla.

CONCLUSIONES: Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe,

presentados de manera directa, clara y concisa.

INTERLÍNEA: Distancia vertical entre dos renglones.

NIVEL: Ubicación dentro de la jerarquía.

RADICACIÓN: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número

consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

INCONTEC. (10 de 08 de 2015). www.normasgtc185.blogspot.com. Obtenido de

http://normasgtc185.blogspot.com/

www.importancia.org. (s.f.). Obtenido de https://www.importancia.org/documento.php

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Adriana Pulido Instructo Centro de Desarrollo Aroindustrial y Abril

(es) Barragán r Empresarial 2020

Carol Barahona Instructo Centro de Desarrollo Aroindustrial y Abril

r Empresarial 2020

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fech Razón del

a Cambio

Autor
(es)

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