República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez (UNESR)
Sección: “J”
Presupuesto
Administración mención Mercadeo

Presupuesto
Unidad II.

Facilitador: Participante:
Raul Morales Diego Alejandro Artigas Porras
C.I: 29.974.157

PRESUPUESTA DE CAJA
 Concepto. Objetivos. Determinación de ingresos y desembolsos. Financiamiento de saldos
desfavorables. Preparación del presupuesto de caja. Control del presupuesto de caja.
Responsable. Relación con otros presupuestos.

Concepto
Es un presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de efectivo (dinero
en efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado. El presupuesto de
caja muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de dinero en efectivo de una compañía
para un periodo de tiempo concreto. A través de esta herramienta, será posible prever si existirá
un déficit o un excedente de efectivo.

Objetivos
- Conocer los sobrantes o faltantes de dinero y tomar medidas para invertir adecuadamente los
sobrantes y financiar los faltantes.

- Identificar el comportamiento del flujo de dinero por entradas, salidas, inversión y financiación
en períodos cortos y establecer un control permanente sobre dichos flujos.

- Evaluar la razonabilidad de las políticas de cobro y de pago.

- Analizar si las inversiones en títulos valores y otros papeles negociables dan posibilidad de
conservar el poder adquisitivo del dinero y si hay sub o sobre inversión.

- Determinar la probable posición de caja al fin de cada periodo, como resultado de las
operaciones planificadas.

- Identificar los excedentes o déficits de efectivo por periodos.

- Establecer la necesidad de financiamiento y/o la disponibilidad de efectivo ocioso para

inversión.

- Coordinar el efectivo con:

a) el total del capital de trabajo,

b) los ingresos por las ventas,

c) los gastos,

d) las inversiones y

e) los pasivos.

- Establecer una base sólida para la vigilancia continua de la posición de caja.

El logro de los objetivos reseñados, a través del presupuesto de tesorería, cobra importancia en
virtud de su relación directa con los activos y pasivos corrientes y éstos permiten medir la liquidez
de cualquier organización.
Determinación de Ingresos y Desembolsos.
Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un período de tiempo
cualquiera, entre los más usuales se encuentran las ventas al contado, el recaudo de las cuentas
por cobrar o a crédito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de representar una
entrada de efectivo.

El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede analizarse
para determinar si se espera un déficit o un excedente.

Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de efectivo que se

presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier período de tiempo, entre los
más comunes están las compras en efectivo, cancelación de cuentas por pagar, el pago de
dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los salarios, pago de impuestos, compra de activos
fijos, pago de intereses sobre los pasivos, el pago de préstamos y abonos a fondos de amortización
y la readquisición o retiro de acciones.

Financiamiento de Saldos Desfavorables.

El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede
analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período
que abarca el pronóstico. El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las
medidas necesarias para solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el
presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los
pronósticos de ventas. Es la cantidad de fondos que requiere la empresa si el efectivo final del
periodo es menor que el saldo de efectivo mínimo deseado; comúnmente, está representada por
documentos por pagar. Además de cuidar la preparación de los pronósticos de ventas y de otros
cálculos incluidos en el presupuesto de efectivo, existen formas de enfrentar la incertidumbre del
presupuesto de efectivo. Una consiste en preparar varios presupuestos de efectivo: uno basado en
un pronóstico pesimista, otro basado en el pronóstico más probable y otro basado en un
pronóstico optimista. A partir de esta gama de flujos de efectivo, el gerente de finanzas es capaz
de determinar la cantidad de financiamiento necesario para afrontar la situación más adversa. El
uso de varios presupuestos de efectivo, cada uno basado en suposiciones distintas, también debe
proporcionar al gerente de finanzas una idea del riesgo de las alternativas, de tal manera que
pueda tomar decisiones financieras a corto plazo más inteligentes. Este análisis de sensibilidad se
utiliza a menudo para examinar los flujos de efectivo en diversas circunstancias posibles. Las
computadoras y las hojas de cálculo electrónicas se usan con frecuencia para simplificar el análisis
de sensibilidad. Al obtener un resultado del presupuesto con un saldo desfavorable, él encargado
de llevar esta acción, debe buscar alguna manera, en corto plazo y efectiva, de financiarse
nuevamente, para que de esta manera, la empresa pueda seguir planificando una inversión
segura.

Preparación y Control del Presupuesto de Caja.

La preparación del presupuesto de caja se basa casi exclusivamente en los demás presupuestos;
por lo tanto, el tesorero, quien es usualmente el encargado de la preparación del presupuesto de
caja debe trabajar muy cerca con los demás gerentes, cuyas decisiones puedan afectar de manera
directa a los flujos de efectivo. Un programa que abarca de una manera total la planificación y
control de las utilidades, crea las bases para un presupuesto realista de efectivo (o caja). Es
esencial, en la preparación de un presupuesto de efectivo, que haya un equilibrio entre el efectivo
disponible y las actividades que requieren de efectivo (operaciones, desembolsos de capital y
otros), ya que con demasiada frecuencia, no se percibe la necesidad de efectivo adicional sino
hasta que la situación alcanza un grado de emergencia.

Periodos de Tiempo en la Planificación y control del Efectivo

El presupuesto o planificación de efectivo así como su control debe cubrir tres diferentes periodos
de tiempo:

1. El de largo plazo

2. El de corto plazo

3. El de horizonte inmediato

Presupuesto de efectivo a largo plazo; El presupuesto de efectivo a largo plazo debe ser
congruente con las dimensiones de tiempo de:

a) El plan estratégico de utilidades de largo plazo y

b) Los proyectos de desembolsos de capital

Planificar los flujos de entradas de efectivo a largo plazo (principalmente por conceptos de
ventas, servicios y financiamientos), así como los flujos de salidas de efectivo a largo plazo
(principalmente por gastos, desembolsos de capital y pago de la deuda), es fundamental para las
sanas decisiones financieras y para el uso óptimo del efectivo se enfoca sobre los flujos de
entradas de efectivo más relevantes.

Presupuesto de efectivo a corto plazo; El presupuesto de efectivo a corto plazo naturalmente

debe ser congruente con el plan táctico de utilidades a corto plazo. La planificación del efectivo
para este horizonte del tiempo exige planes detallados para los flujos de entradas y salidas de
efectivo, que se relacionan de manera directa con el plan anual de utilidades (es decir, el efectivo
derivado de las ventas y el efectivo requerido para pagar el nuevo equipo). El presupuesto de caja
a corto plazo se desarrolla principalmente con base en las distintas partes del presupuesto que son
incluidas en el plan anual de utilidades.

Presupuesto de efectivo inmediato. El presupuesto de efectivo inmediato se emplea en muchas

empresas, principalmente para estimar, controlar y administrar los flujos de entradas y salidas de
efectivo, a menudo sobre una base diaria continua.

La información necesaria para el proceso de planeación financiera a corto plazo es él pronóstico

de ventas, este pronóstico es la predicción de las ventas de la empresa correspondiente a un
periodo especifico, que proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente financiero. Con
base en este pronóstico, el gerente financiero calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan
de las ventas proyectadas y de la disposición de fondos relacionada con la producción, el
inventario y las ventas.

El tesorero, quien es usualmente el encargado de la preparación del presupuesto de caja debe

trabajar muy cerca con los demás gerentes, cuyas decisiones puedan afectar de manera directa a
los flujos de efectivo. Un programa que abarca de una manera total la planificación y control de las
utilidades, crea las bases para un presupuesto realista de efectivo (o caja).

Relación con otros presupuestos

El presupuesto de caja, está estrechamente relacionado con el presupuesto de ventas, ya que
este es el que nos dará un pronóstico de la información necesaria sobre las ventas proyectadas, el
fondo monetario de la empresa y la rentabilidad de la misma, para poder empezar a elaborar el
presupuesto de caja

PRESUPUESTO DE VENTAS.

Concepto. Objetivos y responsabilidad. Estimación de ventas. Estadísticas internas y externas

de ventas. Tendencias. Determinación del presupuesto de ventas. Preparación y control del
presupuesto de ventas.

Concepto.
Es un documento que anticipa la rentabilidad de una empresa durante cierto periodo con base en
los registros históricos de la misma y las condiciones del entorno. Todo plan financiero comienza
con el presupuesto de ventas en tanto que es parte fundamental de la gestión empresarial. El
presupuesto de ventas se erige como la principal herramienta para la administración, gestión y
control del departamento comercial. Muchas empresas se apoyan en la información y los datos
extraídos del presupuesto de ventas para tomar sus decisiones financieras. Este tiene influencia
directa sobre el nivel de producción. Si se estima que las ventas aumentarán, se deberá aumentar
proporcionalmente la producción para satisfacer la demanda. De ser al contrario, se deberá
ajustar la producción para economizar y rentabilizar recursos.

Objetivos y Responsabilidad.
En la elaboración de un presupuesto de ventas hay que tener bien en claro los objetivos de este:

 Conocer la rentabilidad: determinar cuánto se puede llegar a vender para saber si el

negocio es rentable y, en tal caso, obtener una buena tasa de rendimiento.

 Aumentar el volumen de ventas: una vez determinada la rentabilidad, el objetivo

consistirá en aumentar las ventas y los clientes.

 Manejar la competencia: establecer estrategias para afrontar a la competencia, ya sea

con alguna inversión, reduciendo procesos o mejorando los tiempos.
 La responsabilidad de preparar el presupuesto de ventas es del gerente de Ventas, asesorado por
el director de presupuestos. Una vez terminado el presupuesto de ventas se envía para su
aprobación tentativa. Esto lo diferencia de los otros presupuestos, ya que ninguno puede ser
aprobado hasta que no se haya aprobado el presupuesto de ventas. La responsabilidad de
establecer el presupuesto de ventas queda a cargo del departamento de ventas. Tanto en este
como en los demás presupuestos, el análisis debe realizarse contemplando las tres fases
fundamentales: previsión, presupuesto y control.

Estimación de Ventas.
Es la estimación o previsión de las ventas de un producto, ya sea un bien o servicio, durante un
determinado período futuro. La demanda de mercado para un producto es el volumen total
susceptible de ser comprado por un determinado grupo de consumidores, en un área geográfica
concreta, para un determinado período, en un entorno definido de marketing y bajo un específico
programa de marketing. Las estimaciones de ventas son indicadores de realidades económico-
empresariales (básicamente la situación de la industria en el mercado y la participación de la
empresa en ese mercado). El pronóstico determina qué puede venderse con base en la realidad, y
el plan de ventas permite que esa realidad hipotética se materialice, guiando al resto de los planes
operativos de la empresa. El objetivo principal de los pronósticos se transforma entonces en el de
convertirse en la entrada para el resto de los planes operativos. El pronóstico de ventas es la
proyección en el futuro de la demanda esperada dando un conjunto de restricciones ambientales.
Muchas empresas confunden la función de pronósticos con la planeación. La definición de plan de
ventas no incluye las actividades de hacer proyecciones de niveles de demanda y esa es una de las
diferenciaciones más importantes a este respecto.

De este modo, el sistema de pronósticos se configura como un “sistema de aprendizaje”. Se

pretende determinar los errores contenidos en pronósticos basados en los cambios ambientales
que los generaron, para de ese modo mejorar su precisión en el futuro.

Estadísticas Internas y Externas de Ventas.

Al efectuar los estimados de ventas será útil el empleo de las estadísticas internas y las externas.
Las internas las constituyen los datos compilados por la Contabilidad y otros registros de la misma
empresa. Las eternas son provenientes de fuentes gubernamentales y de organizaciones privadas
especializadas; tales son las publicaciones del Ministerio de Fomento, Banco Central y empresas
privadas.

Se elaborarán cuadros estadísticos comparativos, por productos, por regiones y por meses; para
hacer resaltar las variaciones estacionales y comparar lo que costaron las ventas de cada producto,
en cada zona, cada mes. Un estudio de esta naturaleza nos permitirá comprender mejor
el comportamiento del pasado y poder predecir mejor el futuro.
 Tendencias.
Para poder llegar a estimar la cantidad de ventas que una empresa va a tener en un periodo
determinado de tiempo, se deberá de llevar a cabo un análisis de la tendencia de las ventas.

La tendencia en ventas es el análisis que se realiza a una serie histórica de datos (por ejemplo, las
ventas de años anteriores) que pueden ser en pesos (valor monetario) o en unidades.

El análisis de esta tendencia es importante, porque a través de esta se pueden observar las
políticas, las estrategias y los procedimientos que la empresa ha utilizado para enfrentar las
condiciones del mercado en cada uno de los periodos. El pronóstico lo podemos llevar a cabo
mediante la aplicación de métodos basados en la experiencia o estadísticos. Hay tres tipos de
tendencias de ventas que son significativas para propósitos de predicción:

 Tendencias Seculares (a largo plazo): pueden calcularse trazando los datos de ventas sobre
una base de promedio móvil.

 Tendencias Cíclicas: reflejan la presión de los ciclos comerciales sobre las ventas. Son
importantes para las proyecciones de venta a largo plazo.

 Tendencias Estacionales: puede determinarse al trazar las ventas mensuales durante

varios años.

Para fines de predicción, las tendencias de ventas son prácticamente inútiles en los momentos en
que cambian las tendencias económicas o cuando las condiciones del mercado están cambiando
rápidamente. La probable continuación de una tendencia debe inferirse de la lógica de la
situación.

El mayor beneficio que se puede derivar de un análisis de tendencias de las ventas ocurre cuando
éste se emplea conjuntamente con un análisis de correlación, evaluación del potencial del
mercado y juicios de los ejecutivos referentes a la competencia, nuevos productos, publicidad, etc.
de ahí la importancia de este tipo de análisis.

Determinación del Presupuesto de Ventas.

En el ámbito de las empresas privadas, el  Presupuesto de Ventas es la base de todos los
presupuestos, debiendo iniciar por el respectivo Pronóstico, el cual consiste en determinar los
estimados de las unidades que se proyecta vender en un determinado período de tiempo.
 El presupuesto de Ventas corresponde a la proyección de las cantidades de dinero que ingresarán
por concepto de la venta de las unidades estimadas en el Pronóstico de Ventas, es decir, un
presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en
términos cuantitativos, realizado por una organización.

En el caso de las empresas públicas gestionadas por el Estado, que se dedican a la producción y
venta de bienes y/o servicios, el presupuesto de Ventas también es la base de los otros
presupuestos, procurando que esas ventas generen la renta suficiente que le permita cubrir sus
costos y un remanente para hacer mejoras, ampliaciones y/o nuevas inversiones, todo esto sin
olvidar el fin social de su gestión.

Preparación y Control del Presupuesto de Ventas.

La preparación de un presupuesto de ventas incluye los siguientes cuatro pasos:

• El pronóstico de ventas

El pronóstico de ventas está formado: por las ventas de productos actuales a los clientes actuales,
a los nuevos, y por las ventas de nuevos productos esos clientes. Existen varios métodos para
hacerlo: el estadístico, la investigación de mercado, encuestas a clientes individuales (cuando son
pocos y grandes, como en el mercado industrial) y la simulación del mercado por computadora. La
principal fuente de datos para la base de datos de ventas es las facturas de los clientes que surgen
durante el proceso contable, por lo que es necesario darle gran interés a la forma de codificación
de facturas (es decir, qué información deben contener).
Para que los diversos elementos del pronóstico fluyan y se reúnan de modo adecuado, es
necesario cumplir con los siguientes pasos:

1. Establecimiento de las suposiciones básicas que deben ser usadas en el desarrollo del
pronóstico (tendencias económicas, cambios en la línea de productos, en la distribución, etc.)

2. Ejecución de estudios de investigación y simulación de mercado.

3. Distribución de la información necesaria al personal de ventas para un mejor análisis de las
necesidades de los clientes.
4. Recolección de las encuestas a clientes importantes.
5. Refinamiento de las suposiciones básicas sobre la base de nuevos estudios y objetivos de la
administración.
6. Ejecución de proyecciones estadísticas
7. Consolidación en un pronóstico combinado.

• El plan de mercadotecnia.

Las metas de un plan de mercadotecnia deben ser obtenibles, porque los departamentos de la
Cía. Serán dirigidos hacia la ejecución de éste. Por ello, el plan se prepara sobre una base mucho
más centralizada que el pronóstico de ventas. Su preparación comienza con una comparación de
los pronósticos externo e interno de ventas. Los datos adicionales considerados son: objetivos
generales de venta, estrategias de la competencia, características de los productos y relación
esperada entre promoción y volumen de venta. El plan debe mostrar las unidades y pesos de
ingresos de venta por producto, con un comentario sobre los supuestos hechos.

• El presupuesto de promoción y de gastos de ventas.

El plan de mercadotecnia completo se basa en un nivel adecuado de apoyo publicitario. El

presupuesto de gastos de ventas incluye todos los gastos del departamento de ventas y sus
subdivisiones, excepto los de promoción. El costo más importante es el de la fuerza de ventas.
Básicamente hay cinco factores que afectan el esfuerzo de ventas: la concentración de la clientela,
magnitud del cliente, rendimiento del producto (margen de utilidad), popularidad del producto y
condiciones económicas generales.

Una parte importante del valor de cualquier sistema de control presupuestario estriba en la
información adecuada. Los informes preparados deben proporcionar una base de control y esta
base existe en el sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad. Por eso, los informes de
mercado y ventas deben preparase para reflejar la forma como la organización asigna dichas
responsabilidades. En esta forma, cada gerente puede revisar su actuación sobre la base de los
ingresos y gastos que controla. La información presupuestaria debe proporcionar también la base
para hacer la planeación. Por ello, la información presupuestaria debe facilitar el control y la
replaneación. La clave para lograr esto es una buena estructura en términos de informar por áreas
de responsabilidad, y un buen análisis de variación para explicar las desviaciones del desempeño
planeado. La habilidad para explicar tales desviaciones y para identificar problemas y
oportunidades es clave en el control administrativo.

ANEXO DE PREGUNTAS EN BASE A SU INFORME PARA LA DEFENSA: (Valor 10 %)

N°1.-Qué importancia tiene el presupuesto de caja para:

a).-Un Ente Público: El presupuesto de caja cumple una función importante para un ente público,
tomando como ejemplo, la alcaldía, este realizaría un presupuesto de caja para tener
conocimiento de cuando dinero se deberá recolectar para realizar alguna obra, ya sea algo tan
simple como adornar alguna avenida o arreglar una calle, y para esto, se deberá realizar el cálculo
en base a los ingresos por los impuestos y a los egresos por los gastos y deudas qué esta tengan a
futuro y que todo sea en efectivo. Así se tendría un aproximado de cuánto dinero físico se tendría
disponible para invertir.

b).-Una Empresa Privada: El presupuesto de caja es importante para una empresa privada, ya que
este nos dará un aproximado del dinero físico que se obtendrá a través de las ventas
pronosticadas y tener un control en caso de que la empresa contraiga en un futuro en el plazo que
está determinado este presupuesto, y a su vez, nos indicará si la empresa tendrá un excedente de
efectivo, que nos permitirá poder invertir para obtener más ganancias o un déficit, que obligará a
la empresa a buscar un financiamiento para que, luego de recuperarse, esta puede invertir
nuevamente.
N°2.- ¿Por qué se debe aplicar control al presupuesto de Caja?

Este tipo de manejo permite realizar una previsión estimada del dinero que va a disponer una
empresa durante un tiempo determinado. Gracias a esta herramienta es posible tener una mejor
planificación y un óptimo control de los recursos económicos

N°3.- ¿Qué importancia tiene el presupuesto de ventas para una Empresa privada?

Es importante para ella porque sirve de regulador de toda la actividad de la empresa, por lo que
el mismo debe ser confeccionado con criterio profesional y con el mayor realismo posible. El
presupuesto de venta debe entenderse como la fiel expresión de lo que se espera vender.

N°4.- ¿Por qué se debe aplicar controles al presupuesto de ventas?

Se debe aplicar un control porque el presupuesto de ventas forma parte indispensable del
presupuesto operativo general de la empresa, por lo que debe recopilar información clara y
precisa para la planificación estratégica. Es la base sobre la cual se asientan las decisiones
financieras de la empresa y sirve de guía sobre los objetivos de ventas para la compañía. Todas las
ventas estimadas deben estar valoradas atendiendo a la cantidad, esto es, número de unidades, y
su valor económico. El departamento de ventas es determinante en la generación de ingresos y
volúmenes de producción de la empresa. Por lo tanto, debe tener unos objetivos claros,
alcanzables y realistas.