TEMA: Base de datos

GRADO: 10º
LOGRO: Reconocen la importancia de crear base de datos

I. CONCEPTUALIZACION:

1. BASE DE DATOS:

Colección de datos relacionados con un tema o propósito determinado.

Ejemplos: Los datos completos de lo empleados de una empresa, de los productos
de el inventario de un almacén, o los de el alquiler de automóviles.
2. MICROSOFT ACCESS:

Es un sistema de administración de base de datos relacionales, diseñados por

Microsoft, para trabajar bajo el ambiente Windows
3. BASE DE DATOS RELACIONAL:

Es una base de datos, en las que se almacena en tablas, las cuales se relacionan por
medio de campos comunes permitiendo su manejo en forma más eficiente y sin
redundancia de información.

PROVEDORES PRODUCTOS TIPOS DE

PRODUCTO
Cod_ Proveedor Código
Num_Provedor Cod_Tipo
Apell_Provedor Num_Producto
Telefono Tipo_Producto Tipo_Producto
Persona_contacto Cod_Provedor
Dirección Cod_Tipo

4. LLAVE O CLAVE PRINCIPAL:

Es un campo que permite identificar de manera única un registro, no puede

contener valores duplicados, ni valores nulos, ejemplo: la cedula del trabajador,
código del estudiante.
5. COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS:

A los componentes de una base de datos se le denominan Objetos:

5.1 Tablas:

Es la estructura fundamental de un sistema de administración de base de datos

relacionadas; una tabla es un objeto que almacena datos en filas y columnas, las filas
se denominas registros y las columnas campos.

1
 • Campo: Es el componente de una tabla que contiene un elemento específico
de información. Por ejemplo: cedula, nombre, apellido, edad, sexo,
dirección, teléfono.
• Registro: Es un conjunto de datos (campos) acerca de un evento, persona, o
algún otro elemento en una tabla. Ejemplo: Datos personales, datos de un
producto.

5.2 Consultas:

Es un formato especial a través el cual se puede localizar, ver, cambiar y analizar

los datos contenidos en una o más tablas. Con las consultas se puedes crear informes.
5.3 Formulario:

Es un objeto que permite adicionar, modificar o consultar información con una

presentación más agradable.
5.4 Informes:

Usados para imprimir los registros almacenados en una base de datos.

5.5 Macros:

Es un conjunto de uno o más acciones que se realizan en forma automática.

5.6 Módulos:

Es una colección de uno o más procedimientos e instrucciones en lenguaje de

programación básico.

6. DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS

Para el diseño de una base de datos se debe tener encuesta los siguientes pasos:
6.1 Determinar el propósito de la base de datos

Es el primer paso al diseñar una base de datos y consiste en establecer el objetivo

para el cual se diseñara o utilizara la base de datos. Ejemplo manejo de la nomina de
una empresa, el objetivo principal es el de mantener actualizada la información
quincenal de pagos a los empleados.
6.2 Determinar las tablas necesarias:

Es el paso más importante porque de las tablas que se diseñen depende el

almacenamiento de los datos necesarios, y segundo porque si se diseña mal pueden
presentarse datos redundantes.
6.3 Determinar los campos necesarios y sus propiedades:

Se debe pensar con respecto a cada tema, qué son los que se desean conocer en un
momento determinado. Además definir las propiedades
6.4 Determinar las relaciones entre las tablas:

2
 Se debe establecer por cuales campos se van a relacionar las tablas.
Cuando se relacionan dos tablas, los campos deben ser del mismo tipo, y por lo
menos uno de los campos debe ser la clave principal de una de ellas.

7. TIPOS DE CAMPOS

Access nos ofrece los siguientes tipos de datos:

• Texto
• Memo
• Numero
• Fecha/hora
• Moneda
• Auto numérico
• Si/No
• Objeto OLE
• Hipervínculo
• Asistente para búsqueda

8. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Cada uno de los tipos de datos ofrece la posibilidad de asignar diferentes propiedades
a los campos. Las propiedades más determinantes para configurar las estructuras del
campo son el TAMAÑO Y FORMATO. El número máximo es de 255 caracteres.
Entre las propiedades tenemos:
• Tamaño de campo
• Formato
• Mascara de entrada
• Titulo
• Valor predeterminado
• Regla de validación
• Texto de validación
• Requerido
• Indexado.

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS UTILIZANDO MICROSOFT ACCESS:

Una vez creada la base de datos, se procede a crearla en Access.
Para crear una base de datos nueva se debe realizar los siguientes pasos:
1) Abrir Microsoft Access
2) Haga clic en el icono “nuevo”
3) En la ventana que aparécela lado derecho hacer clic en crear “base de datos
en blanco”
4) Selecciono la unidad, la carpeta donde se va a guardar la base de datos y
escriba el nombre para su base de datos. Presione el botón “crear”.

3
 5) Proceda a crear las respectivas tablas.

Como crear una tabla Utilizando Diseño de Tabla

1) En la ventana de base de datos, hacer clic sobre el botón CREAR barra de
menú, luego seleccione el botón Diseño de Tabla
2) Access abrirá una ventana llamada tabla1 y por defecto le asignará un
nombre a la nueva tabla, esta ventana estará vacía y se utilizará para crear la
estructura de la tabla

Al crear una tabla

se debe
especificar a
partir de la
primera fila de la
columna nombre
de campo, los
nombres de los
campos que se
desea que
contenga la tabla.
A demás, se debe
especificar el
tipo de datos que
el campo almacenará en la columna, y opcionalmente una breve descripción en la
columna descripción.
Luego de escribir los campos, tipo de campos y su descripción, cierre la ventana
tabla, responda no a pregunta que le hacen y escriba un nombre correspondiente a la
tabla. A la pregunta que si desea crear una clave principal, responda no.

Asignar nombre, tipo y descripción a un campo

Al asignar nombre a un campo este puede tener hasta un máximo de 64 caracteres
(letras, números, espacios y símbolos, excepto punto y admiración).
Luego, al establecer el tipo de datos, Access le colocará inicialmente al nuevo campo el
tipo de datos texto. Si se desea cambiar el tipo de datos se debe dar clic sobre la flecha
que aparece a la derecha de la columna tipo de datos.
Cuando se desea que una tabla se entienda de manera más sencilla, se puede incluir una
breve descripción para cada campo en la columna descripción. Esta descripción se
mostrará en la barra de estado, cuando se introducen datos en dicho campo, al utilizar el
modo presentación hoja de datos.

Como crear una tabla Utilizando Hoja de Datos

1) En la ventana de base de datos, hacer clic sobre el botón CREAR barra de
menú, luego seleccione el botón Tabla

4
 2) Access abrirá una ventana llamada tabla1 y por defecto le asignará un
nombre a la nueva tabla, esta ventana estará vacía y se utilizará para crear la
estructura de la tabla, como se muestra en la siguiente figura.

3. Puede agregar los nuevos campos, haciendo clic en el icono nuevo campo o
insertando nuevas columnas
4. Si desea cambiar el nombre de un campo, haga doble clic sobre el encabezado de
cada columna y escriba el nombre que desee.
5. Cierre la tabla y guarde los cabios y si desea cambie el nombre de la tabla.
NOTA: Para especificar el tipo de datos que el campo almacenará en la columna, y
opcionalmente una breve descripción en la columna descripción. Se debe hacer clic
en el icono Ver de la barra de herramienta y seleccionar la opción Vista Diseño

Como agregar un nuevo campo

1. Haga clic en la opción Hoja de datos en la barra de menú.

2. Haga clic en el icono Nuevo campo
3. Aparecerá al lado derecho una ventana con el nombre plantillas de Campos
4. Para agregar los nuevos campos Haga doble clic en el nombre del capo que
desee agregar

Como insertar un campo

1. Seleccionar la fila donde se desea insertar el nuevo campo, haciendo clic en
el selector de la fila.
2. En el menú insertar seleccionar campo o bien dar clic sobre el botón insertar
fila.
3. Digitar la información correspondiente para el nuevo campo
4.

Como establecer la clave principal

1. Hacer clic en el campo que se va a establecer como clave principal.

5
 2. En el menú edición elegir clave principal.
3. Access colocará un indicador de clave principal, a la izquierda del campo.

EJERCICIO
Crear una base datos que halle el salario neto de los trabajadores de una empresa. Llame
a la base de datos EMPRESA.

Crear las tablas mostradas a continuación

Tabla Empleados Utilice la opción Hoja de datos

Nombre del campo Tipo de datos

Num_empleado Numérico
Apellidos Texto
Nombres Texto
Id_cargo Texto
F_ Nac. Fecha/Hora
F_contra Fecha/Hora
Dirección Texto
Ciudad Texto
Teléfono Texto
Notas Memo
Jefe numérico

Tabla horas extras trabajadas Utilice la opción Diseño

Nombre del Campo Tipo de datos

Num_empleado Numérico
Fecha Fecha/hora
H_ trabajadas Numérico

Tabla Salarios x cargos Utilice la opción que desee

Nombre del Campo Tipo de datos

Id_cargo Texto
Cargo Texto
Salario_Básico Moneda

Para la tabla empleados elija campo, número de empleados como llave principal.

6
En la tabla horas extras trabajadas colocar como llave principal los campos, número de
empleados. Esta clave principal se genera sobre dos campos porque el número de
empleados se puede repetir
En la tabla salarios por cargo elija como clave principal Id del cargo
Establecer las propiedades de los campos
Las propiedades de los campos se ven y se modifican desde el modo de ver “vista
diseño”
Para establecer las propiedades de un campo se debe:
1. abrir la tabla en el modo de ver diseño
2. elegir el campo al cual se le van a modificar las propiedades
3. en la parte inferior de la misma ventana, hacer clic en la línea donde se
encuentra la propiedad que se desea modificar.

Para disponer mas espacio al editar una propiedad se oprime las teclas mayúscula +F2,
lo cual despliega el cuadro ampliar
4. guardar los cambios hechos a la tabla

Propiedad tamaño del campo para campos tipo texto

Se puede ajustar el tamaño de los campos tipo texto y numérico. Access coloca
automáticamente el valor 255 el usuario puede modificar la longitud del campo.

EJERCICIO

Usar la tabla empleados y cambiar el tamaño de los campos nombre y apellido

utilizando un valor mas apropiado.

Propiedad tamaño de campo para campos tipo numero

Cuando colocamos byte el manejara un espacio desde 0 hasta 255 caracteres, el entero
esta en -32.000 hasta 32.767, el entero largo va desde -2.147.483.648 hasta
2.147.483.647, simple va desde -3.40823x10-38 hasta 3.40822x10308 , doble va desde
1.797.693x10308 , hasta 1.797.693x10308 .

EJERCICIO
Usando la tabla de empleados y hora extras trabajados cambiar el tamaño del campo Nº
de empleado a byte

Propiedad formato
Access permite la presentación de los campos textos, memo, numérico, fecha/hora,
si/no; en diversos formatos.
Propiedad formato para campos tipo numérico y moneda

7
Ejemplo:
Formato numero presentación
Numero general 487,5 487,5
Moneda 6438,50 $6.438,50
Fijo 4855,9 4855,90
Estándar 4855,9 4.855,90
Porcentaje 0.25 25.00%
Científico 4855,9 4,85E+03

EJERCICIO
En la tabla empleados y horas extras, cambiar el los campos tipo fecha/hora la
propiedad formato a fecha mediana.

Propiedades formato para campos tipo si/no

Para especificar que muestre verdadero o falso y activado y desactivado.

Propiedad formato para campos tipo texto y memo

• pasa todo el texto a mayúsculas
< pasa todo el texto a minúscula
@ indica que se requiere un carácter del texto
& no se necesita un carácter

Ejemplo:
• @@@-@@-@@ mostrará 244-56-78
• @@@-@@-@@; “ desconocido”; “No tiene Celular”

EJERCICIO
- En la tabla empleados cambiar la propiedad formato de los campos tipo texto,
haciendo que todos los textos digitados se pasen a mayúscula
- para el campo teléfono colocar el siguiente formato @@@-@@-@@;
“desconocido”
- colocar la propiedad “permitir longitud a cero” colocarla en “si” para el
campo teléfono.

Nota: Una cadena de longitud cero se da cuando se escribe en un campo texto,

dos comillas seguidas (“”).Para esto la propiedad, la propiedad permitir longitud
cero, debe estar en Si

Propiedades de mascara de entrada

8
La mascara de entrada controla el modo en que los usuarios escriben los datos en una
base de datos.
Ejemplo: (00)000-00-00 entrada 982123456 salida (98)212-34-56

Código función
0 digito (0-9). Introducción obligatoria.
# Digito o espacio. Introducción opcional
9 Digito o espacio. Introducción opcional. No permite signos
L letra (A-Z). Introducción obligatoria
? Letra (A-Z). Introducción opcional
A Letra o digito. Introducción obligatoria
a Letra o digito. Introducción opcional.
& Cualquier carácter o espacio. Introducción obligatoria
C Cualquier carácter o espacio. Introducción opcional
,.:;=/ marcador de posición decimal y separador de miles
< Convierte los caracteres en minúscula.
> Convierte los caracteres en mayúscula
¡ Hace que la mascara de entrada se rellene de derecha A izquierda.
/ hacer que el carácter que viene a continuación se
Presente como un carácter literal.

Propiedad de valor predeterminado

Se utiliza para establecer el valor que debe aparecer en el campo. Este valor lo introduce
el usuario cuando un campo va a tener casi siempre el mismo valor.
Ejemplo:
=FECHA() colocara la fecha actual
=AHORA() colocara el tiempo actual
=FECHA()-1 colocara la fecha del día anterior

Propiedad Titulo:

Es posible cambiar los encabezados de la columna, colocando en la propiedad el

nombre respectivo para cada campo. Esto se ve cuando se esta en ver Vista Hoja de
Datos.

Ejercicio:

Cambiar los campos de la tabla EMPLEADOS utilizando la propiedad titulo, por los
nombres deseados

Propiedad de la regla de validación

9
Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los
datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato.

Regla de validación se debe digitar en el campo

>0 un valor mayor que cero

0 o >1000 cero o un valor mayor que cero
Como”B?????” Una palabra que comience por B y tenga 6
Caracteres
<=#15/10/06# una fecha anterior a octubre 15 del 2006
<Fecha() una fecha menor a la actual
<>2000 diferente de 2000
>1000x<50000 un valor entre 1000 y 50000
<fecha() Acepta fechas menores a la del día actual

Ejercicio

No permitir texto en un campo numérico.

Propiedad de requerido

Se aplica a todos los campos menos a los de tipo contador.

Si se encuentra activado “si” no dejara que el usuario abandone un registro sin haberlo
llenado.
Ejercicio:
Usando la tabla Empleados, colocar en Si la propiedad requerido de los campos
Nombres y Apellidos

RELACIONES

10
Relaciones uno a uno
La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un
registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como Máximo un
registro asociado en la tabla A.

Relaciones uno a varios.

La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un
registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como Máximo un
registro asociado en la tabla A.

Relaciones varios a varios

La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de
un registro asociado en la tabla B y anagonalmente, un registro de la tabla B puede
tener mas un registro asociado en la tabla A.

Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurarse que
las relaciones entre registros de tablas relacionadas son validas y que no se borren o
cambien datos relacionados de forma accidental.

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas.

11
Actualizar registros en cascada: hace que cuando se cambie el valor del campo de la
tabla principal, automáticamente cambiaran los valores de sus registros relacionados en
la tabla secundaria.

Eliminar registros en cascada: cuando se elimina un registro en la tabla principal se

borraran también los registros relacionados en la tabla secundaria.

Índice:
Un índice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de
forma más rápida, además de proporcionar una relación distinta a la natural de las
tablas.

Valor de la propiedad Explicación

indexado

NO No se crea ningún índice para este campo, o borra el

existente
SI(Con duplicado) Crea un índice para este campo permitiendo valores
duplicados
SI(Sin duplicado) Crea un índice para este campo, no permite valores
duplicados

Campos que no se pueden indexar:

No se pueden indexar los campos tipo memo, contador y ole.

Ver y editar índices:

1. Abrimos la tabla, menú diseño.
2. Pulsamos sobre el botón del índice de la barra de herramientas
apareciendo el cuadro de índices.
3. Modificar índices
4. Guardar archivo.

Índices múltiples
Un índice múltiple esta formado por varios campos y puede ser definido con duplicado
o sin ellos. La única diferencia es que el orden se establece por la combinación de varios
campos, en lugar de uno solo.
Crear índices múltiples
1. abrimos la tabla, menú diseño.

12
2. pulsamos sobre el botón índice de la barra de herramientas apareciendo
el cuadro de índices.

1. En una nueva línea escribimos el nombre del índice Ej:”triple”, y a

continuación seleccionamos los campos que formarán ese índice.

2. Pulsamos de nuevo sobre el nombre del índice y cambiamos a la parte

inferior del cuadro donde establecemos las características del índice.

13
 3. Seleccionaremos que no va a ser la clave principal en la primera opción.
Seleccionamos que Sí debe ser un índice único (sin duplicados), e indicamos
que si puede haber valores nulos en el índice en previsión de que falte algún
dato en alguno de estos campos.
Guardamos los cambios en el diseño de la tabla, y para probarlo podemos intentar
añadir un nuevo cliente con el mismo nombre apellidos y teléfono que otro que exista.

Colocar las propiedades a una tabla

1. Abrir la tabla en el menú presentación diseño

2. en el menú ver elegir propiedades.
3. hacer clic en la, propiedad que se desea establecer.
• Descripción
• Regla de validación
• Texto de validación
• Filtro
• Ordenar por
4. escribir el valor de la propiedad
5. hacer clic en el botón propiedades
6. guardar la tabla
7.

Regla de validación

Su función es limitar los datos introducidos en un registro a los valores que cumplan
con la regla específica.

Ordenar una tabla

14
 1. pulsemos en modo diseño
2. pulsemos con el Botón derecho del Mouse en cualquier parte de la
cuadricula de diseño; aparecerá un menú emergente el en que elegiremos la
opción propiedades
3. en el campo ordenar por escribamos código provincia, localidad, dirección.
4. pasemos nuevamente al modo hoja de datos; se nos pedirá autorización para
guardar los cambios de diseño constaremos si y veremos los datos de la tabla
ordenados de acuerdo con los parámetros específicos.
5.

Ver relaciones de tablas

Para ver las relaciones entre tablas se hace lo siguiente

1. acceder a la ventana de relaciones seleccionando la opción relaciones del
menú herramientas, o haciendo clic sobre el botón relaciones de la barra
de herramientas.

Crear una relación

Las relaciones entre tablas se establecen en la ventana de relaciones haciendo el

procedimiento siguiente.
1. situar el puntero del ratón sobre el campo común a ambas tablas de la tabla
principal.

2. pulsar el botón izquierdo del rato y, sin soltarlo, arrastrar el campo hasta el
campo común de la tabla relacionada

15
 3. soltar el botón del ratón. Aparecerá el cuadro de dialogo que muestra la figura
siguiente.

4. hacer clic sobre el botón crear para establecer la relación. En la ventana de

relaciones aparecerán ambas tablas unida a través de una línea, cuyos
extremos se sitúan frente a los campos de unión y en ellos se muestra el tipo
de relación que hay entre las tablas.

Agregar tablas a la ventana de relaciones

1. abrir la ventana de relacione haciendo clic sobre el icono de la barra de

herramientas.
2. Aparecerá el cuadro de dialogo mostrar tablas
3. añadir las tablas necesarias

16
 4. cerrar el cuadro de dialogo y automáticamente aparecerá en la ventana de
relaciones la tabla agregadas

La línea gruesa al final de la relación indica que se esta exigiendo la integridad

referencial

Editar relaciones existentes

1. Hacer clic sobre la línea de la relación que se quiere modificar, esta se

visualizara con un trazo mas grueso indicando que esta seleccionado.
2. seleccionar la opción modificar relación del menú relaciones. Se muestra el
mismo cuadro de dialogo que aparecería al crear la relación.
3. realizar la modificaciones necesarias
4. hacer clic sobre el botón aceptar

Eliminar relaciones

Para eliminar una relación, basta con seleccionar la relación que se va a eliminar y
pulsar la tecla suprimir.

Ocultar una tabla de la ventana de relaciones.

1. abrir la ventana de relaciones

2. hacer clic en el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción ocultar tabla
desaparecerá de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella.

17
Ejercicios
1. En la tabla empleados cambiar la propiedad formato de los campos tipo texto,
haciendo que todos los textos digitados se pasen a mayúscula
2. En la tabla empleados, sobre los campos fecha de nacimiento, fecha de
contratación, colocar una mascara de entrada utilizando el asistente para
mascaras
3. Cambiar la propiedad titulo de todos los campos de la tabla empleados,
utilizando el encabezado deseado.
4. En el campo fecha de la tabla horas extras trabajadas, hacer que aparezca
como valor predeterminado el día anterior
5. En el campo fecha de la tabla horas extras trabajadas colocar una regla de
validación que acepte fechas menores al día actual
6. Usando la tabla empleados colocar en si, la propiedad requerido nombre y
apellidos.
7. Crear un indica múltiple que ordene la tabla empleados por lo campos
apellido y nombre.
8. Crear las relaciones entre las tablas creadas exigiendo la integridad
referencial.

NOTA: Para llenar las tablas, primero hay que llenar las tablas que tenga la relación
“Uno”.

Ejemplo: El campo Jefe no se deja llenar, si no se ha llenado la tabla “salario x Cargo”

Cuando en una consulta aparecen los registros duplicados, es porque se anexo el

campo que esta indexado(si con duplicados)

18
19
Empleados
Nº
APELLIDOS NOMBRES ID_CARGO F_NACIMIENTO F_CONTRATACION DIRECCIÒN CIUDAD TELEFONO NOTAS JEFE
EMPLEADO
1 ORTIZ ALBERTO C1 21/04/1963 04/03/1980 CL 8 Nº 3-27 OCAÑA 561-28-73 UNO DE LOS J1
AGUILAR LUIS TRABAJADORES
MAS PUNTUALES
2 GOMEZ PEDRO SG1 22/07/1964 01/11/1985 CL 9 Nº 7-29 CUCUTA 571-92-03 SOBRESALE POR J2
GARCIA SU
COLABORACION
3 RUIZ LOPES FELIPE S1 12/08/1972 12/06/1990 CR 12 Nº 8- OCAÑA 562-44-82 TODOS LOS DIAS J3
ANDRES 32 LLEGA TARDE
4 MOLINA ROBERTO G1 02/12/1970 17/05/1989 CL 11 Nº 6- B/MANGA 563-27-85 ES EL HIJO DE EL J4
CARLOS 23 DUEÑO
5 PARIS NATALIA A1 05/11/1967 10/03/1985 CR 11 Nº 7- CUCUTA 571-23-05 J5
CORDOBA 49
6 FUENTES DEXY S1 03/06/1982 20/09/2000 CL 8 Nº 2-35 CUCUTA 573-27-85 SALE CON EL J3
GOMEZ AUXILIAR
CONTABLE
7 SANTAMARIA CARMENZA S1 25/11/1965 03/02/1991 CR 6 Nº 5- B/MANGA 564-98-03 J3
ALVAREZ 26
8 AREVALO GLADIS A1 30/05/1974 20/07/1993 CL 10 Nº 21- OCAÑA 561-10-84 ES LA MAS FACIL J5
PERES PRINCE 34 DE TODAS
9 VELASQUEZ MAURICIO G1 20/01/1971 03/09/1994 CL 9 Nº 7-25 OCAÑA 561-35-29 ES EL SOBRINO J4
CONTRERAS ANDRES DEL DUEÑO
10 AREVALO MANUEL G1 01/11/1964 15/08/1982 CR 11 Nº CUCUTA 571-13-17 ES EL HERMANO J4
NAVARRO FERNANDO 10-36 DEL DUEÑO
11 MANZANO MELANY A1 17/02/1973 30/06/1993 CL 7 Nº 9-75 B/MANGA 564-65-70 SALE CON EL J5
RODRIGUEZ PATRICIA HIJO DEL DUEÑO
12 SANTIAGO JHON C1 02/12/1962 24/07/1983 CL3 Nº 27- B/MANGA 563-70-96 DUERME EN J1
CONTRARAS EDINSON 47 HORAS DE
TRABAJO
Empleados
Nº
APELLIDOS NOMBRES ID_CARGO F_NACIMIENTO F_CONTRATACION DIRECCIÒN CIUDAD TELEFONO NOTAS JEFE
EMPLEADO
13 RODRIGUEZ JOSE LUIS C1 07/10/1968 09/04/1979 CR 9 Nº 2- CUCUTA 571-58-24 J1
QUINTERO 96
14 FUENTES MAYID SG1 10/04/1971 09/04/1992 CL 12 Nº 6- OCAÑA 561-56-47 J2
ORTEGA ZURELY 74
15 ALVAREZ YUREIDY SG1 12/08/1975 21/06/1993 CL 11 Nº 35- B/MANGA 564-29-67 PELEAS CON
JAIME TATIANA 76 MELANY
PATRICIA
Salarios x cargos
Id del cargo cargo salario básico
A1 AUXILIAR CONTABLE $ 1.400.000,00
C1 CELADOR $ 450.000,00
G1 GERENTE $ 3.000.000,00
S1 SECRETARIO(A) $ 850.000,00
SG1 SERVICIOS GENERALES $ 430.000,00

Horas extras trabajadas

nº empleado fecha horas trabajada
13 17/12/1985 7
5 02/05/1986 6
1 30/04/1987 8
12 14/05/1987 4
2 07/05/1989 8
13 19/01/1991 9
7 29/12/1992 10
10 13/05/1998 10
12 01/06/1998 5
7 14/02/1999 9
14 18/02/1999 5
5 16/08/2001 10
6 25/03/2004 5
5 08/08/2005 13
6 25/09/2006 7
CUESTIONARIO
1. Es el componente de una tabla que contiene un elemento específico de
información?
Campo
2. Conjunto de datos acerca de un evento, persona, u otro elemento de una tabla
Registro
3. Que diferencia hay entre una base de datos y una base de datos relacional?
Que la base de datos esta conformada por una tabla y en la base de datos
relacional intervienen 2 o mas tablas
4. es un campo o un conjunto de campos que permiten identificar de manera
única un registro
Llave principal
5. Es una colección de datos acerca de un tema en particular
Una tabla
6. Es un formato especial a través del cual se puede localizar, ver, cambiar y
analizar los datos de una tabla.
Consultas
7. Es un objeto que permite adicionar, modificar o consultar información con
una presentación mas agradable
Formulario
8. Se utiliza para imprimir los registros almacenados en una base de datos
Informes
9. Son los pasos para diseñar una base de datos
Para crear una base de datos nueva se debe realizar los siguientes pasos:
• Determinar el propósito
• Determinar las tablas
• Determinar los campos y sus propiedades.
• Determinar las relaciones
10. Se utiliza para establecer el valor que debe aparecer en el campo
Valor predeterminado
11. Los campos que no se pueden indexar son
No se pueden indexar los campos tipo memo, contador y ole.
12. cuando se relacionan dos tablas se debe tener en cuenta
• que los campos a relacionar sean del mismo tipo
• que uno de los dos campos sea llave principal
• que el indexado debe ser si(con duplicados)
13. cuando no se puede duplicar el campo llave principal
Cuando a través del campo se ha establecido una relación entre tablas
14. si una tabla no contiene llave principal no se pueden hacer
Relaciones
15. es la propiedad que no permite que un campo quede vació
Requerido
16. para que se utiliza la propiedad texto de validación
 Es un msj de error que aparece cuando el valor no cumple con la regla de
validación
17. a las columnas de una base de datos se les llama
Campos
18. a las filas de una base de datos se les llama
Registros
19. cuales son los elementos de una base de datos de Access
• Tablas
• Consultas
• Formulario
• Informes
• Macros
• Módulos
20. escriba 4 títulos de campos en Access
Texto, Numérico, Si/No, Memo
21. Los textos largos son de tipo
Memo
22. Es la propiedad que se utiliza para evitar errores al restringir los valores que
se introducen
Regla de validación
23. Es la propiedad para que la computadora rellena automáticamente una campo
Valor predeterminado
24. es la propiedad que se utiliza para introducir los valores permitidos
Regla de validación
25. para que se utiliza la propiedad indexado
Acelera la búsquela y ordenamiento de un campo. Permite decidir si vamos a
introducir datos duplicados o no
26. Es un método que permite asociar registros de una tablas con otras.
Relaciones
27. para que se utilizan los siguientes formatos tipo texto y memo:
• pasa todo el texto a mayúsculas
< pasa todo el texto a minúscula
@ indica que se requiere un carácter del texto
& no se necesita un carácter de texto
28. No puede contener valores nulos, ni duplicados
Clave principal
1. las propiedades de los campos se ven y se modifica desde
Modo de ver diseño
2. se utiliza para asegurar que todos los valores que se van a introducir en un
campo tengan la misma presentación
Mascara de entrada
3. es quien permite que aparezca un msj que indique que esta sucediendo
Texto de validación
 4. permite garantizar que las relaciones entre los registros de dos tablas sean
validas.
Integridad referencial
5. que significa cada uno de los tipos de relaciones
• Relaciones uno a uno
La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo
un registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como Máximo un
registro asociado en la tabla A.
• Relaciones uno a varios.
La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas
de un registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como Máximo
un registro asociado en la tabla A.
• Relaciones varios a varios

La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas
de un registro asociado en la tabla B y anagonalmente, un registro de la tabla B
puede tener mas un registro asociado en la tabla A
6. Para que se utilizan las propiedades autoextendible y autocomprendible.
Se utilizan en el campo MEMO: Cuando se quiere imprimir un formulario
cuando contiene un campo tipo memo, se debe colocar en SI las propiedades
autoextendible y autocomprendible de la hoja formato.
Estas propiedades permiten que el control se extienda o se comprima en
forma automática al ser impreso, para poder mostrar todo su contenido
CONSULTAS:

Es una característica especial de algunos manejadores de base de datos entre ellos

Access que permite dar información de una a varias tablas.
Una consulta nos da información total o parcialmente de las tablas. Por ejemplo: si se
desea ver en la tabla empleados, los apellidos y nombres.
Adicionalmente, es posible solicitar la presentación de solo aquellos que se desea
consultar mediante formulación de preguntas. Ejemplo: mostrar los empleados nacidos
en Ocaña.
EN UNA CONSULTA SE PUEDE:
• Indicar específicamente que campos deben incluirse al presentar el resultado de
la consulta.
• Ver los registros en un oreen determinado
• Crear nuevos campos llamados campos calculados. Son los que contienen los
resultados de cualquier tipo de operación aritmética, los cuales no se guardan en
la base de datos. Ejemplo: para consultar el descuento por seguro social parea
cada empleado se puede crear un campo calculado que multiplique el salario de
cada empleado por un porcentaje determinado.

NOTA: El resultado de las consultas es la base para crear formularios o informes.

Clases de consultas:
• Consultas de selección: utilizando expresiones es posible obtener daos de una
o mas tablas
• Consultas con tablas de referencias cruzadas: los datos obtenidos de las
consultas se presentan en una tabla en la cual los títulos de los campos se pueden
utilizar como títulos en las en las filas o columnas
• Consultas de acciones con estas se pueden actualizar, eliminar o añadir un
grupo de registros simultáneamente.

CREAR UNA CONSULTA:

1. Estando en la ventana base de datos, hacer clic en el botón consultas o en el
menú ver seleccionar objetos de bese de datos, consulta.
2. Hacer clic en el botón nuevo, Access mostrara el cuadro de dialogo nueva
consulta.
3. Hacer clic sobre el modo de ver diseño y aceptar. Access mostrara el cuadro
de dialogo agregar tabla.
4. Seleccionar sobre que información que se desea consultar.
5. Seleccionar y agregar la tabla que contiene los datos que se desea consultar.
6. Elegir el botón cerrar.
7. Agregar los campos necesarios, especificar el tipo de orden de los registros.
Especificar criterios de selección.
8. Guardar la consulta. o ejecutar la consulta
EJERCICIO

1. Crear una consulta de selección que muestre los celadores de la base de datos
empresa.
2. Crear una consulta que incluya los campos N’ de empleados, apellidos, nombre,
fecha de contratación, teléfono, ciudad, cargo y salario básico, guarde por “datos
de los empleados”.
3. A la consulta anterior cambiar la posición de los campos de la siguiente forma:
N. empleado
Nombre
Apellidos
Cargo
Salario básico
Teléfono
Ciudad
Fecha de contratación

4. A la consulta datos de los empleados cambiar el nombre del campo “ciudad” por
sucursal.
5. Ordenar los datos de la consulta datos empleados por ciudad y fecha de
contratación
6. se quiere consultar los datos de los empleados cuyo cargo sea secretaria y la
ciudad Ocaña.

CRITERIO:
Es aquel que permite evaluar más de una condición al tiempo

CRITERIOS COMPUESTOS SOBRE UN MISMO CAMPO:

Tiene más de un criterio. Para esto se utilizan los operadores lógicos Y y O.

OPERADOR FUNCION
Y Los registros que se muestran deben cumplir al tiempo, cada uno
de los criterios para poder ser recuperados.
O Son los que cumplen por lo menos con uno de los criterios.

Ejemplo:

“Cali o Bogota”
En (Medellín; Bogota)
Entre L y N
>=1-Ene-96 y <=31-Dic-96
Entre fecha () y fecha ()-180
Entre 200000 y 400000
ESPECIFICAR CRITERIOS PARA MÁS DE UN CAMPO: MÚLTIPLE

Criterios Tipo de conector Tener en cuenta

Se deben cumplir todos Y Se deben escribir en la
misma línea
Basta con que se cumpla uno de los O Se debe escribir en
indicados diferentes líneas.

EJERCICIO
Utilizando la consulta datos de los empleados, probar las diferentes expresiones,
mostradas anteriormente.

VER Y ESTABLECER PROPIEDADES EN UNA CONSULTA

1. Abrir la consulta en el modo de presentación diseño.
2. Seleccionar el objeto de la consulta al cual se le van a establecer las
propiedades.
Para seleccionar la consulta se debe hacer clic en cualquier zona en blanco; en la
parte superior de la ventana consulta. Para seleccionar una lista de campos se debe
hacer clic sobre la lista de campos. Seleccionar un campo se debe hacer clic sobre el
campo en la cuadricula QBE
3. en el menú ver elegir propiedades
4. especificar o modificar la propiedad deseada. al oprimir las teclas mayúsculas
y f2 aparece el cuadro de zoom, el cual permite escribir con mayor
comodidad
5. cerrar la hoja de propiedades

CREAR CAMPOS CALCULADOS:

1. En una celda campo vacía, introducir la expresión que se desea calcular.

Ejemplo. [Salario básico] * 0.27; [Nombre] &” ”& [apellido]. Muestra el
nombre completo de un empleado.

EJERCICIO

1. Agregar a la consulta datos de los empleados, dos campos calculados:

Uno para la pensión, donde se multiplique el salario básico por el 2.5%; y otro para
el seguro social, multiplicando el salario básico por el 2.7%.
¿Como se calcularía el total a pagar?
2. Crear una consulta que muestre el nombre completo de un empleado en una sola
columna, el cargo y salario básico.

3. Crear una consulta que permita adicionar dos nuevos empleados. Agregando las
tablas salarios por cargos y empleados, incluir todos los campos de las dos tablas.

4. Eliminar el campo jefe de la base de datos

CALCULAR TOTALES EN LAS CONSULTAS:

Para crear una consulta de totales se debe:

1. crear una consulta de selección que incluya todos los campos sobre los cuales
se van a calcular totales.
2. Estando en el modo de presentación diseño, del menú ver, elegir la opción
total. Access mostrara una nueva fila en la cuadricula QBE., llamada total y
de forma predeterminada aparecerá la función agrupar por, en la celda total,
situada debajo de cada campo.
3. en la celda total bajo cada campo, se debe indicar el tipo de total que se desea
calcular, haciendo clic sobre la flecha a la derecha de la celda total para
seleccionarlo, la celda total no puede estar vacía, debe contener alguna
función permitida por Access.
4. ver el resultado de la consulta haciendo clic en el botón presentación hoja de
datos.
5. Guardar la consulta, colocándole un nombre lo bastante descriptivo.

EJERCICIOS:

1. Se desea conocer el número total de empleados y el promedio de salario.

2. Se quiere saber el número de empleados y la sumatoria de sueldos mensuales
agrupados por cargos.
3. Se quiere encontrar la suma de los salarios agrupados por ciudad y cargo,
pero solo para empleados cuyo cargo sea celador o secretaria.
4. se necesita consultar cuantas horas extras trabajaron y cual es el valor a pagar
por horas extras durante un mes determinado.
5. suponga que se trabajan 48 horas a la semana y un aumento del 25% por
hora, para este ejercicio utilice la siguiente expresión suma ([horas trabajada )
*(salario básico]/192)*1.25

CREACIÓN DE TABLAS CON REFERENCIAS CRUZADAS UTILIZANDO EL

ASISTENTE DE CONSULTAS
1. hacer clic en el botón consultas y luego en nuevo.
2. elegir la consulta de referencias cruzadas.
3. seleccionar la tabla o consulta en la cual se va ha basar la nueva consulta.
Hacer clic en el botón siguiente
 4. seleccionar los campos que se va a colocar como encabezado de fila y hacer
clic en el botón “>” hacer clic en el botón siguiente.
5. especificar en titulo de columna y hacer clic en siguiente.
6. especificar los cálculos a realizar. y sobre que campos
7. colocarle un nombre a la consulta. Hacer clic en el botón finalizar.

EJEMPLO:

Se necesita crear una consulta que muestre el número de empleados que hay en cada
ciudad y por cada tipo de cargo

CREACIÓN DE TABLAS CON REFERENCIAS CRUZADAS SIN USAR EL

ASISTENTE DE CONSULTAS:
1. hacer clic en el botón consultas y luego en nuevo.
2. seleccionar vista de diseño.
3. seleccionar las tablas o consultas.
4. colocar en la cuadricula QBE los campos deseados, con sus criterios
5. en el menú consultas elegir tabla de referencias cruzadas
6. utilizar el campo que se desea como encabezado de fila y hacer clic en la
celda tablas de referencias cruzadas y seleccionar la opción encabezado de
filas.
7. utilizar el campo que se desea como encabezado de columnas y hacer clic en
la celda tablas de referencias cruzadas y seleccionar la opción encabezado de
columnas.
8. hacer clic en la celda tablas de referencias cruzadas del cual se van a extraer
los datos resumen y seleccionar la opción valor.
9. ver el resultado de la consulta
10. guardar la consulta

EJERCICIOS

1. se necesita crear una consulta de tablas de referencias cruzadas que permita

ver el total de salarios por cargos y por ciudad.
2. se necesita crear una consulta de tablas de referencias cruzadas que muestre
el número total de horas extras trabajadas por ciudad y cargo sin usar el
asistente.
3. se desea consultar el total de sueldos por ciudades y por cargos, pero sin
incluir el cargo del gerente.

Nota: entrar al cuadro propiedades de la consulta y en la propiedad títulos de

columna escribir los cargos para los cuales se desean ver los datos. Sepárelos por
coma o punto y coma. Trabajar con las tablas empleados y salarios por cargos.
CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN
Para crear una consulta de actualización se debe:
1. crear una consulta, agregando las tablas o consultas que contengan los
campos que se deseen actualizar.
2. del menú consulta elegir, actualizar.
3. llevar a la cuadricula QBE el campo o campos que se vallan a actualizar
1. en la celda actualizar de los campos, escribir la expresión o el valor que se
desea utilizar para actualizar los campos.
2. opcionalmente se puede pasar al modo de presentación hoja de datos, para
verificar que la consulta si está utilizando los datos que se quiere actualizar.
Para ellos hacer clic en el botón de la barra de herramientas presentación
hoja de datos.
3. para ejecutar la consulta, del menú consulta, desde el modo de presentación
diseño, elegir ejecutar. Access mostrara mediante un msj., cuantos registros
se actualizaran
4. para finalizar y actualizar los registros elegir aceptar.

EJERCICIOS:
1. se necesita modificar en la tabla empleados, el campo ciudad de Cúcuta por
Bogota.
En la celda criterios de la cuadricula QBE se coloca la palabra Bogota debajo del
campo ciudad. En la celda actualizar a, se coloca el valor por el cual se desea
modificar la ciudad.
2. crear una consulta de actualización que permita aumentar el sueldo de todos
los empleados en un 18% excepto para el gerente.

FORMULARIOS:

Es un objeto de Access que permite introducir, modificar, ver e imprimir datos.

Los formularios se usan para:
1) Presentar los datos en forma atractiva
2) Dar una presentación similar a la utilizada en los formularios impresos
usados con frecuencia como facturas, remisiones, comprobantes de
egreso, etc.
3) Generar totales
4) Mostrar gráficos e ilustraciones que hagan mas atractiva la presentación
del formulario
5) Mostrar datos de varias tablas al tiempo
6) Mostrar en forma atractiva los datos obtenidos a través de una consulta

Los formularios contienen una serie de elementos llamados controles.

Un control es cualquier objeto dentro del formulario, como texto, campo, recuadro o
grafico que se lo haya agregado al formulario.
Entre los controles tenemos:

• Cuadros de texto
• Las etiquetas
• Líneas y rectángulos
• Casillas de verificación
• Botones de opción

CREACIÓN DE FORMULARIOS:

Los formularios se pueden crear de varias formas utilizando el autoformulario, el

asistente para formularios, utilizando el icono de autoformulario(seleccione primero la
tabla o consulta) y desde el botón del formulario.
Se pueden crear varios tipos de formularios:
• Formularios de columna simple
• Formulario tabular
• Formulario principal/subformulario
• Gráficos

EJERCICIO:
1. Crear un formulario utilizando el icono autoformulario a la consulta datos de
los empleados.
2. Crear un formulario utilizando el botón formulario, en columnas, tabular u
hoja de datos

Pasos:
• clic en el botón formulario
• clic nuevo
• seleccionar autoformulario (columna, tabular, hoja de datos)
• seleccionar la tabla o consulta que se desea

3. Crear un formulario utilizando el asistenta para formulario que contenga los

siguientes campos: nombre, apellidos, dirección, ciudad, cargo, salario básico

ASISTENTE PARA TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que realiza los cálculos elegidos, como por
ejemplo sumas o cuentas, entre otros basada en cómo están dispuestos los datos en la
tabla dinámica
Se denominan tabla dinámica porque es posible cambiar dinámicamente su diseño para
analizar los datos de diferentes formas
Para crear un formulario con el asistente para tablas dinámicas se debe:
1. desde la barra de herramientas, hacer clic en la flecha al lado del botón nuevo
objeto y nuevo formulario
2. hacer clic en el asistenta para tablas dinámicas, seleccionar la tabla o
consulta a utilizar y aceptar
3. seguir las instrucciones del asistente

EJERCICIO

Crear un formulario utilizando tablas dinámicas que sume los salarios de los empleados

CREAR UN FORMULARIO CON GRAFICOS:

1. Hacer clic en la flecha al lado del botón nuevo objeto y en nuevo formularios
desde la barra de herramientas
2. Hacer clic en el asistente para gráficos, seleccione la tabla o consulta a
utilizar y a continuación aceptar
3. Seleccione los datos a graficar,
4. Seleccione el tipo de grafico
5. escriba el nombre del formulario y especificar la acción a realizar una vez
generado

EJERCICIOS:

1. Crear un formulario con grafica

2. Crear un formulario en columnas para la tabla empleados usando el asistente
para formularios el formulario debe incluir todos los campos, el estilo debe
ser ocaso. Guardar con el nombre Formulario datos personales
3. modificar los formularios datos de los empleados de manera que los campos
estén distribuidos de la siguiente manera: numero de empleados, apellidos,
nombre, ID cargo, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, ciudad, fecha de
contratación y notas.
4. Crear a partir de un formulario en modo de ver diseño, un formulario para la
tabla, salario por cargos, que incluya todos los campos, y que muestre además
un cuadro de texto calculado, llamado valor horas extras, que calcule el valor
a pagar por horas extra trabajada utilizando la siguiente expresión = ([salario
básico]/ número de horas al mes) * 1.25 y por ultimo guardarlo con el nombre
formulario horas extras.
CAMBIAR ORDEN DE TABULACION:

1. abrir el formulario en modo de presentación diseño, elegir la opción orden de

tabulación del menú ver.
2. hacer clic en el botón orden automático.
3. elegir aceptar.

Se puede también crear un orden de tabulacion personalizado:

1. abrir el formulario en modo de presentación diseño, elegir la opción orden de
tabulación del menú ver.
2. hacer clic en el botón orden automático.
3. hacer clic en el selector correspondiente al nombre del control que se desea
mover.
4. con un clic sostenido sobre el control seleccionado, arrastrar el control hasta
la posición deseada en la lista.
5. elegir aceptar

EJERCICIO

1. Cambiar el orden de tabulacion al formulario datos personales

2. coloque el nombre de la institución como encabezado del formulario, como
encabezado de página su nombre, como pie de página el número de página y
como pie de formulario la fecha.

PROPIEDADES DE LOS CONTROLES EN LOS FORMULARIOS

Un cuadro de texto dependiente hereda las propiedades del campo de la tabla o consulta
adjunta.
Para cambiar las propiedades de un control se bebe hacer clic derecho sobre el y
seleccionar la opción propiedades

EJERCICIO
1. Se desea insertar al formulario datos personales la fecha actual en la sección
encabezado del formulario.
2. usando el formulario horas extras cambiar el formato de presentación del
campo valor hora extra a moneda y al texto de la barra de estado agregarle el
mensaje “valor a pagar por concepto de hora extras”.
3. usando el formulario horas extras utilice la regla de validación que no acepte
valores iguales a $20000.
4. al campo memo cambiar la propiedad autoextendible y autocomprimirle del
formulario datos personales.
5. en el formulario llamado datos personales, generar una lista para el campo
del cargo que tome los valores del campo del cargo de la tabla salarios por
cargos.
 6. crear el siguiente formulario

EVALUACION:
Crear un formulario tabular con los siguientes campos Nº del empleado, horas trabajada,
total suma horas trabajadas, fecha. Hacer que se calcule la suma total a pagar, por
concepto de horas extras trabajadas para todos los empleados.

LISTA DE PAGOS Y DESCUENTOS

Nº Nomb. Ciudad Salario Salud Pensión Total a
Emplead Complet Básico Pagar
o o
2 Carlos Medellí $1.270.000.0 $30.700.0 $32.4000 137.600.0
M. n 0 0 0 0
Torrado
5 Alberto Calí
González
……. ……….. …….
T. Salario
T. Salud
T.
Pensión
T. a Pagar

FORMULARIOS

Cuando en un formulario se incrusta un objeto, este aparecerá dentro de un control

llamado “marco de objeto” gráficos que se pueden crear en un formulario:
Marco teóricos independientes y los dependientes.
Los objetos gráficos trabajan con la técnica OLE (vinculación e incrustación de objetos)
la diferencia entre incrustar y vincular consiste básicamente en el lugar donde se
almacena el objeto. Al incrustar el objeto, el objeto se almacena en el archivo de la base
de datos y al vincular, el objeto se almacena en la aplicación objeto (por ejemplo Saint
Brush)

MARCOS DE OBJETOS INDEPENDIENTES

Para crear un objeto e incrustarlo en un marco de objeto independiente siga los

siguientes pasos.
1. abrir el formulario presentación diseño
 2. hacer clic en el botón marco de objeto en la caja de herramientas
3. hacer clic en el lugar donde se desea colocar y arrastrarlo hasta que el
marco del objeto tenga el tamaño deseado
4. seleccionar el botón crear nuevo. Seleccionar el tipo de objeto incrustar,
elegir aceptar
5. crear el objeto
6. elegir salir del menú archivo. Si sale un mensaje elegir si.

Para incrustar o vincular un objeto existente en un marco de objeto independiente, se

debe:
1. abrir el formulario presentación diseño
2. hacer clic en el botón marco de objeto en la caja de herramientas
3. hacer clic en el lugar donde se desea colocar y arrastrarlo hasta que el
marco
4. seleccionar el botón crear desde archivo. También se puede elegir el
botón examinar
5. si se quiere es vincular el objeto en lugar de incrustarlo seleccionar la
casilla vincular
6. elegir aceptar

MARCOS DE OBJETOS DEPENDIENTES

Access permite almacenar objetos OLE en las tablas de la base de datos, por ejemplo,
en la tabla empleados se podría crear un campo tipo ole llamado foto que almacenara la
foto de cada uno de los empleados.
Para crear un marco de objeto dependiente, se debe:
1. abrir el formulario en modo de diseño
2. del menú ver elegir la opción lista de campos o desde la barra de
herramientas hacer clic en el botón lista de campos
3. arrastrar el campo donde esta o donde se va almacenar el objeto OLE
4. ajustar el tamaño del marco.
5. para incrustar o vincular el objeto que se desee, esté puede ya estar
creado. Por ejemplo, la foto de cada empleado debe estar almacenado
en un archivo objeto. Luego deben ejecutarse los siguientes pasos:
1. abrir la aplicación del objeto y luego abrir el archivo que contiene el
objeto que se desee incrustar o vincular
2. seleccionar la parte del objeto deseada
3. en el menú edición, elegir copiar
4. pasar a Access y abrir el formulario en el modo de presentación
formulario. Situarse en el registro donde se desea insertar el objeto y
seleccionar el marco de objeto dependiente
5. para incrustar el objeto elegir del menú edición la opción pegar. Para
vincular, elegir del menú edición la opción pegar especial. seleccionar
el botón pegar vinculo. En la sección como seleccionar la opción
insertar como un objeto vinculado la selección
6. elegir aceptar.
EJERCICIO

Crear en Saint un logotipo para insertarlos en los diferentes formularios creados

Hasta el momento y colocar el logotipo en la sección encabezado del formulario.


AJUSTAR OBJETOS Y MARCO DE OBJETOS:

1. abrir el formulario en modo de presentación diseño, seleccionar el marco de

objeto y ajustar el tamaño del mismo
2. del menú ver, elegir propiedades
3. modificar la propiedad modo cambiar tamaño de la siguiente forma:

Recortar: presenta dentro del marco lo que quepa del objeto.

Extender: ajusta el tamaño del objeto al tamaño del marco. Esta opción puede
distorsionar la imagen o cambiar sus proporciones.
Zoom: ajusta el tamaño del objeto al marco pero sin cambiar las proporciones de la
imagen.

Subformularios: son formularios dentro de otros formularios.

Crear un formulario/subformulario con asistente:

1. en la ventana base de datos hacer clic en el botón formulario.

2. hacer clic en el botón nuevo
3. hacer clic en el botón asistente para formulario. Seleccione una
tabla o consulta que contenga los datos que desea colocar en el formulario y en
el subformulario .repetir este proceso para el subformulario
4. hacer clic en el botón siguiente.
5. seleccionar la opción formulario con subformulario.
6. continuar con las instrucciones dadas por el asistente.

Ejercicio

Crear un formulario/subformulario utilizando el asistente para formulario, el formulario

principal debe mostrar los datos personales básicos del empleado y el subformulario la
fecha y el número de horas trabajadas.

Crear un formulario subformulario, con las siguientes especificaciones: el formulario

principal debe mostrar los datos de la tabla salario por cargos y el subformulario debe
mostrarlos datos personales de cada empleados dependiendo del tipo de cargo mostrado
pro el formulario principal

INFORMES:

Es un conjunto de información de la base de datos que se organizan según determinados

criterios. Es usado para recuperar, ver y presentar datos:
CREAR UN INFORME CON LA HERRAMIENTA AUTOINFORME

1. estando en la base de datos hacer clic en el botón informes

2. hacer clic en el botón nuevo
3. seleccionar autoinforme (tabular o en columnas) Y el nombre de la tabla o
consulta en la cual se basara el informe. Hacer clic en aceptar.

EJERCICIOS

Crear un informe con los datos personales de los empleados

CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE PARA INFORMES:

1. hacer clic en el botón nuevo

2. elegir asistente para informes
3. elegir la tabla o consulta que contiene los datos
4. seguir los pasos del asistente

CREAR UN INFORME SIN EL ASISTENTE PARA INFORMES

1. hacer clic en el botón nuevo

2. hacer clic sobre el botón modo de ver diseño
3. seleccionar la tabla o consulta
4. para ver la lista de campos hacer clic en el botón lista de campos de la barra de
herramientas.
5. agregue los campos

EJERCICIO:

Crear un informe en el modo de ver diseño que incluya los campos número del
empleado, apellidos, nombre, fecha de contratación, teléfono, ciudad, cargo y salario
básico
Se desea saber la retención en la fuente de los empleados, siendo la retención en la
fuente el 8% del salario.

MACROS

Las macros permiten realizar de forma automática, una tarea o una serie de tareas. Cada
tarea se denomina una acción

CREACIÓN DE UNA MACRO:

1. en la ventana base de datos hacer clic en el botón macro

2. hacer clic en el botón nuevo
Access abrirá una ventana llamada macro donde se deben definir las acciones que
realizara la macro.
DESCRIBCION DE LA VENTANA MACRO

Nombre de la macro: permite identificar la macro

Condición: permite especificar una condición a cumplir para que se ejecute la macro.

Acción: agregar las acciones que realizara la macro

Comentario: agregar un comentario alusivo a la función realizada por la macro

AGREGAR ACCIONES A UNA MACRO:

1. estando en la ventana macro, hacer clic en la celda vacía de la columna acción

2. hacer clic en la flecha a la derecha de la celda, y de la lista desplegable escoger
la acción deseada
3. si se desea, se puede introducir un comentario para la acción
4. especificar los argumentos necesarios para la acción.

Para agregar una acción arrastrando un objeto desde la ventana base de datos, se debe:

1. colocar la ventana macro y la ventana base de datos de forma que ambas sea
visibles en la pantalla.(se puede usar la opción mosaico del menú ventana)
2. activar la ventana base de datos, si aun no lo esta y hacer clic en el botón
correspondiente al tipo de objeto que se desea convertir en una acción de la
macro.
3. de la lista de objetos presentada arrastrar el objeto deseado hasta una celda de
acción de la ventana macro.

Ejemplo:

1. Crear una macro en forma automática la tabla empleados. Arrastrar la tabla

hasta la ventana macro
2. Crear una macro que abra la base de datos empleados para ver solo los datos
de los empleados de la ciudad de Cúcuta. Active la acción aplicar filtro
Where: cuidad = “Cúcuta”
3. crear una macro que permita abrir la tabla horas extras trabajadas, de manera
que solo se pueda consultar los datos, guárdela con el nombre presentación
horas extras

COMO CREAR UN BOTON DE COMANDO:

1. se debe crear con anterioridad en la ventana macro, la macro que abra la tabla
horas extras trabajadas. Guardar la macro y cerrar la ventana macro.
2. abrir el formulario al cual se le va crear el botón de comandó en el modo
presentación diseño
3. acomodar la ventana base de datos y la ventana formulario de tal manera que se
puedan visualizar las dos al tiempo.
4. desde la ventana base de datos, y habiendo seleccionado el botón macros, con
clic sostenido arrastrar la macro llamada presentación horas extras hasta el pie
del formulario.
También se puede crear un botón de comando utilizando el botón de la caja de
herramienta, llamado botón de comandos. Los pasos son:
1. verificar que el botón asistente para controles en la caja de herramientas
no este seleccionado
2. en la caja de herramientas hacer clic en el botón de comandos
3. hacer clic en el lugar del formulario, donde se desee insertar el botón
4. abrir la hoja de propiedades del botón de comandos
5. modificar las propiedades necesarias

EJERCICIOS:

1. Crear un botón de comandos que visualice todos los registros de la tabla hora
extra trabajadas.
2. Crear un botón de comando en la sección pie de formulario del formulario
datos personales que abra el formulario pagos y descuentos, visualizando
solamente la información del empleado