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UNIDAD

1 Unidad 1

Administración para
los tiempos modernos
Administración de Empresas

Autor: Diana Mondragón

i Índice Introducción

Metodología

Desarrollo temático
Introducción Administrar es el proceso de diseñar y mantener un ambiente
para cumplir metas y objetivos con eficiencia. Por ello los ge-
rentes juegan un papel importante dentro de cada organiza-
ción, realizan diferentes funciones como, planear, organizar,
integrar el personal, dirigir y controlar. Podremos entonces
evidenciar los roles y las habilidades de cada gerente; sin em-
bargo todas las organizaciones varían dependiendo el nivel
organizacional. La meta de todos los gerentes es crear un ex-
cedente.

Esta unidad tiene como fin reconocer la importancia de la ad-

ministración, sus procesos, funciones, enfoques y los cambios
que se han generado en el siglo XXI.

Las empresas deben aprovechar las tendencias del siglo XXI, la

tecnología de la información, la globalización, el espíritu em-
presarial, creando estrategias empresariales, que le ayudarán
a posicionarse en el mercado y adquirir mayor rentabilidad,
no solo, a nivel externo, sino interno, con sus trabajadores.

Debemos resaltar que la tarea de un gerente es la más ardua;

entonces debe crear un ambiente laboral en donde los miem-
bros de la organización puedan hacer su trabajo aprovechan-
do al máximo sus capacidades y de esta manera ayudar a la
compañía en el cumplimiento de sus objetivos. Es contribuir
positivamente en encontrarle sentido y realización a su tra-
bajo. La organización logra sus metas a través de la combina-
ción de esfuerzos de personas motivadas y vehementes que
trabajan juntas.

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U1 Metodología

Para la comprensión de los temas objeto de estudio en la unidad, el estudiante debe proce-
der a leer la cartilla de ayuda, los videos de guion video conferencia y guion video resumen,
así como la consulta de libros y lecturas indicadas en el archivo lecturas complementarias,
enfocado a establecer los conceptos básicos de la administración y los fundamentos del
libro sugerido, información que le permitirá desarrollar las actividades que se establecen
dentro del archivo de guías y actividades de la unidad y el taller archivo actividad evaluativa.

Se sugiere consultar todo el material complementario de la semana, realizar exploraciones

electrónicas de portales, bases de datos, comunidades y bibliotecas virtuales, así como la
información en páginas web especializadas para desarrollar las actividades propuestas.

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U1 Desarrollo temático

Definición de Administración

Etimológicamente la palabra administración viene del latín ad (hacia, dirección, tendencia)

y minister (subordinación u obediencia), lo que significa la realización de una función bajo
la autoridad de otra persona (Koontz, H. Weihrich, H & Cannice, M). Varios autores han cons-
truido su propio significado de lo que es administración por ejemplo:
■■Mary Parker Follet, dice que la administración es “el arte de lograr que se hagan” las cosas
a través de las personas.
■■ Según Idalberto Chiavenato, la administración es “el proceso de planear, organizar, dirigir
y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”.
■■ Reinaldo O. Da Silva, define la administración como “un conjunto de actividades dirigido
a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o
varios objetivos o metas de la organización”.
Funciones de la administración

Las funciones básicas en la administración: planear, organizar, dirigir, controlar.

■■ Planear: definir objetivos y acciones que se vayan a desarrollar en cierto proyecto.
■■ Organizar: estructurar ordenadamente las tareas que se deben realizar, quién lo hará y
cómo lo hará.
■■ Dirigir: liderar, supervisar y exhortar a los miembros del equipo hacia el efectivo cumpli-
miento de objetivos ya propuestos en la planificación.
■■ Controlar: medir el desempeño real, y su correcto direccionamiento a los objetivos pro-
puestos, y si no es así, buscar solución a ello.

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Figura 1. Funciones de la administración

Fuente: Harold Koontz, Heinz Weihrich, Mark Cannice, (2008). Administración una perspectiva global y Empresarial, Mc Graw Hill pp6

Importancia de la administración ■■Habilidades de conceptualización y de

diseño: utilizadas al nivel de gerencia
La administración nace como un elemen-
media.
to esencial para cualquier organización,
porque los gerentes tienen la responsabili- ■■Habilidades humanas: son útiles en la in-
dad de tomar acciones que contribuyen al teracción con los subordinados.
cumplimiento de los objetivos del grupo; ■■Habilidades técnicas: son de mayor im-
es el gerente el que diseña y mantiene un portancia a nivel supervisor.
ambiente donde el personal trabaja junto
y cumplen metas de manera eficiente. La
administración se aplica a organizaciones
grandes y pequeñas, empresas lucrativas y
no lucrativas, a industrias de manufacturas y
de servicios; sin lugar a dudas todas las em-
presas necesitan ser administradas.
Habilidades gerenciales
Según Robert L Katz, existen tres tipos de
habilidades para los administradores:

Figura 2. Habilidades generales

Fuente: Katz, Robert L. “ Skills of an Effective Administrator”, Harvard Business Review, (1955).pp33

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 Proceso administrativo Organización: es la sistematización de la es-
tructura, ya sea de jerarquías, disposición,
El proceso administrativo consta de dos eta- correlación y agrupación de actividades con
pas: la mecánica y la dinámica. el fin de realizarlas y así simplificar funcio-
nes en el grupo.
La primera fase, la mecánica, es la teoría la
cual se divide en tres segmentos: la previ- Dinámica
sión, la planeación y la organización
Control: medir y corregir el desempeño in-
En cambio, la segunda etapa (dinámica) se dividual y organizacional para el logro de
direcciona en el organismo social y se divide sus objetivos.
en: control, dirección e integración.
Dirección: guiar correctamente y con recur-
sos el plan que se desarrolló en un principio,
con una constante supervisión.

Integración: es alcanzar y articular los ele-

mentos humanos y materiales que la orga-
nización y la planeación señalan como ne-
cesarios para el adecuado funcionamiento
de un organismo social.

Factores que influyen en el am-

biente del administrador
La administración de una organización es
un sistema que interactúa con su ambiente
específico, y además depende del mismo,
pero permanece siempre al tanto de las in-
fluencias potenciales de un ambiente gene-
ral. En la siguiente sección hemos trabajado
Figura 3. Proceso administrativo, Fuente: Propia.
sobre los componentes en ambientes tanto
especifico como generales, pero solo men-
Mecánica cionaremos los específicos porque están
Previsión: la previsión administrativa se más relacionado con la organización que
apoya en experiencias pasadas, propias o con la propia administración, mostraremos
de otros. como los ambientes pueden restringir las
selecciones disponibles para los administra-
Planeación: fija el procedimiento que ha de dores.
seguirse, para cumplirle en una secuencia
en tiempos, operaciones y números deter- Ambiente específicos
minados para realizarlo.

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Proveedores Competidores

proveedores de una organización, por lo Todas las organizaciones tienen uno o más
general se piensa en empresas que pro- competidores. Ninguna administración
veen materias primas y equipos, pero este puede darse el lujo de ignorar a sus com-
término también incluye los que propor- petidores. Cuando lo hacen, pagan un pre-
ciona insumos financieros y mano de obras. cio muy alto. Los competidores se pueden
Accionistas, bancos, compañía de seguros, ver desde el punto de vista de los precios,
fondos de pensión, y otras instituciones si- ofrecimiento de servicios, de adquisición de
milares que son necesarias para asegurar productos nuevos y similares. Representan
un flujo continuo de capital. La administra- una fuerza ambiental importante que la ad-
ción trata de asegurar un flujo continuo de ministración que debe verificar, prepararse
los insumos que se necesitan, al más bajo y responder a todo esto.
costo posible. Estos insumos representan
incertidumbres, porque su falta de dispo- Gobierno
nibilidad o su retraso pueden reducir en un
gran grado importante la eficacia de la or- Los gobiernos, estadales y departamentales
ganización, es común que la administración influyen en lo que las organizaciones pue-
realice grandes esfuerzos para asegurar su den o no hacer. Ciertas organizaciones, en
flujo continuo. El hecho de que las grandes virtud de sus actividades, son controladas
organizaciones tengan departamento de por dependencias gubernamentales especí-
compra, finanzas, y personal es debido a la ficas. Por ejemplo, si su empresa fabrica pro-
importancia que la administración la asig- ductos farmacéuticos, lo que usted puede
na a la compra de insumo de maquinarias, vender queda determinado por la adminis-
equipos y capital y alquiler de trabajo. tración de alimentos y drogas. Las organiza-
ciones gastan mucho tiempo y dinero para
Clientes cumplir con las regulaciones gubernamen-
tales. Pero los efectos de estos reglamentos
Las organizaciones existen para satisfacer van más allá del tiempo y dinero.
las necesidades de los clientes, es el quien
absorbe el producto, ellos obviamente re- Ambiente general
presentan una incertidumbre potencial
para las organizaciones. Económicos

Los gustos del consumidor pueden cambiar. El ambiente económico no solo le interesa a
Estos pueden quedar insatisfechos con el los negocios cuya misión, es la producción
producto o servicio de la organización. En y la distribución de bienes y de servicio que
general esperaríamos que los compradores la población desea y por lo que puede pa-
representen mayor incertidumbre para los gar. Pero también es de la mayor importan-
administradores de cualquiera nivel. cia para otros tipos de empresas organiza-
das. Algunos de los factores económicos en
el ambiente general que puede afectar las
prácticas administrativas en una organiza-
ción, son: las tasas de intereses, porcentaje
de inflación, cambios en el ingreso dispo-
nible, índices del mercado laboral, y el ciclo
económico general

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Capital: todas las clases de organizaciones productividad, estándares más altos de
necesitan capital: maquinaria, edificios, in- vida. Mayor tiempo de descanso y una ma-
ventario de bienes, equipo de oficina, he- yor variedad de productos.
rramienta de todo tipo y efectivo. Parte de
todo esto lo puede producir la propia orga- Relaciones humanas
nización, sin embargo, las empresas organi-
zadas generalmente resuelven sus necesi- Las relaciones existen porque nos necesi-
dades de capital con diversos proveedores, tamos unos a otros para recibir apoyo y al-
cuyo trabajo es producir los materiales y canzar nuestras metas. Las relaciones repre-
otros bienes de capital que requiere la or- sentan un aspecto generalizado de la vida
ganización para operar. Esto significa que de orden moral. Constantemente estamos
todas las clases de operaciones dependen diciendo como conservarla y alimentarla,
de la disponibilidad y de los precios de los estas decisiones reflejan nuestros valores y
bienes de capital que se necesitan. nuestro interés por la vida. Así como deci-
mos que la administración trata de relacio-
Trabajo: otro insumo importante del medio nes estamos afirmando que cuenta con un
económico es la disponibilidad, la calidad y importante componente de la ética.
el precio de la fuerza laborar. En algunas so-
ciedades quizás se cuente con gran número Los administradores tienen la responsabi-
de trabajadores comunes carentes de ca- lidad de crear un ambiente organizacional
pacitación y haya escasez de mano de obra que fomente la toma de decisiones median-
altamente entrenada. El precio de la mano te la institucionalización de la ética.
de obra también es un factor económico
Esto significa aplicar e integrar los concep-
importante para una empresa, aunque la
tos éticos a las acciones diarias. Para ellos se
automatización disminuye su alto costo.
sugieren tres alternativas:
Niveles de precios: la parte de insumos de
Establecer una política apropiada para la
una empresa recibe la clara influencia de los
compañía o un código de ética.
cambios de los niveles de precios. Si estos
suben suficientemente rápido, los trastor- Utilizar un comité de ética formal.
nos en el medio económico, tanto de in-
sumo como en la producción, pueden ser Enseñar la ética en los programa de desarro-
graves. La inflación no solo desequilibra a llo gerencial.
las empresas, sino que también distorsiona
todo tipo de organizaciones por sus efectos La forma más común de institucionalizar la
sobre los costos de la mano de obra, los ma- ética es establecer un código de ética, que
teriales y otros artículos. es una declaración de políticas, principios o
reglas que guíen el comportamiento. El sim-
Tecnológicos ple hecho de exponer un código de ética no
es suficiente por lo tanto la creación de un
Uno de los factores de mayor efecto sobre comité de ética se considera algo esencial
el ambiente es la tecnología. La ciencia pro- para la institucionalización del comporta-
porciona los conocimientos y la tecnología miento ético.
lo usa. El término tecnología se refiere a la
suma total del conocimiento que se tiene
de las formas de hacer las cosas. Algunos
beneficios de la tecnología son: mayor

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 Los administradores sus roles y habilidades

Comportamientos específicos que se esperan de un gerente, están agrupados en torno a las

relaciones interpersonales, la transferencia de información y la toma de decisiones.

Roles

Figura: Roles de los administradores

Fuente: Roles de los gerentes según Mintzberg. Adaptado de Mintzberg, Henry the Nature Of Managerial Work, 1ra Edicion, (1980) pp 93-94

Interpersonales: involucra personas (su- Decisorios: conlleva a la toma de decisio-

bordinados y personas ajenas a la orga- nes o elecciones.
nización). ■■Emprendedor.
■■Representante. ■■Manejo de dificultades.
■■Líder. ■■Asignación de recursos.
■■Enlace (personas externas). ■■Negociador.
Habilidades
Informativos: involucra reunir, recibir, y Conceptualización:
transmitir información.
■■ Formulación de estrategias.
■■Monitor. ■■Transmisión de un marcado sentido de
■■Difusor. visión.
■■Portavoz. ■■Planeación de la sucesión administrativa.
■■Conocimientos de economía y política
internacionales.

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Técnicas La globalización
■■Conocimiento de computación. La globalización es la segunda tendencia
■■Comercialización y ventas. más importante, en donde la mayoría de
corporaciones tiene presencia internacio-
■■Producción. nal. En 1995, se crea la Organización Mun-
dial del Comercio (OMC), con el fin de go-
Comunicación bernar el comercio internacional, a pesar de
■■Verbal. los pro y de los contra que han surgido por
la globalización. Las ganancias de la globa-
■■No verbal. lización no solo benefician a las corporacio-
nes occidentales, sino que también generan
Cambios en el siglo XXI
ingresos altos para personas de otros países
Las compañías que aprovechan la tecnolo- como China.
gía y utilizan sistemas de información hoy
en día prosperan, utilizar los sistemas de in- El espíritu empresarial
formación sofisticados permite mantenerse El Espíritu empresarial, un proceso creativo
en primera línea de ventas, la tecnología ha que se centra en identificar las necesidades
cambiado la estructura de las organizacio- del mercado y las necesidades no satisfe-
nes, en cuanto a organización, competencia chas, se enfoca en construir soluciones que
y publicidad. La red mundial e internet co- satisfacen dichas necesidades y les dan va-
nectan a personas y organizaciones a través lor a los clientes. Una organización que no
de la red mundial. Se desarrolló el comercio evidencie las necesidades del mercado no
para transacciones entre individuos de todo puede enfrentarse a los grandes retos y a
el mundo y compañías a nivel internacional. mantener su empresa en crecimiento. Por lo
anterior tiende a desaparecer.
La tecnología
La función específica de los emprendedores
Las compañías que aprovechan la tecnolo- es la capacidad para tomar los factores de la
gía y utilizan sistemas de información hoy producción -tierra, trabajo y capital- y usar-
en día prosperan. Utilizar los sistemas de in- los para producir bienes o servicios nuevos.
formación sofisticados permite mantenerse El emprendedor percibe oportunidades que
en primera línea de ventas, la tecnología ha otros ejecutivos de empresas no ven o no
cambiado la estructura de las organizacio- les interesan.
nes, en cuanto a organización, competencia
y publicidad. La red mundial e Internet co- Algunos emprendedores usan información,
nectan a personas y organizaciones a través al alcance de todos, para producir algo nue-
de la red mundial. Se desarrolló el comercio vo.
para transacciones entre individuos de todo
el mundo y compañías a nivel internacional. “Básicamente, el emprendedor detecta una
necesidad y, después, reúne la mano de
obra, los materiales y el capital que se nece-
sita para satisfacer esa necesidad.”

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En esencia, un emprendedor crea una orga-
nización como medio para ofrecer algo nue-
vo a los clientes, empleados u otros grupos
de interés.

Productividad, eficacia y eficiencia

Otro factor importante dentro de las organi-
zaciones implica elevar la productividad, la
efectividad y la eficiencia.

Productividad: la relación que existe entre

la producción de la empresa y los recursos
empleados para obtener ciertos bienes.
Este término busca satisfacer y alcanzar a su
‘target group’, investigando la calidad que
desean los clientes de una compañía.

Eficiencia: es el aprovechar los recursos es el

proceso productivo.

Eficacia: es ser productivos, asertivos, ágiles

cumpliendo con las normativas de servicio
que la empresa ofrece a sus clientes, y este
a su vez cumple con los objetivos de la or-
ganización.

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