Foliacion Documental..

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
Regional Antioquia
Complejo Tecnológico, Agroindustrial, Pecuario y Turístico
Hoja de trabajo evidencia
Taller N°6: Foliacion documental
Trabajo presentado por: Daniela Alejandra Furniel

Higuita
Instructor(a):Adriana Quintero Salas
Grupo de formcion: Gestion Administrativa
Numero de ficha: 2325058

FOLIACION DOCUMENTAL
1.¿Qué es la foliación de documentos y cuál es su propósito?
Acto de enumerar los folios por su cara recta, uno de sus propósitos
es controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación, y
debe anotar un número por folio, en el orden que se producen o
reciben los documentos, el último número debe corresponder al
último documento.
2. ¿Definir que es folio recto y que es folio vuelto y graficarlos?
Folio recto: Folio que en un libro o cuaderno abierto,
especialmente manuscrito, queda ala derecha.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se enumera
Graficarlos: Es una herramienta con la que se puede exponer datos
o cifras de manera gráfica, su principal función es visibilizar el
significado de las cifras que se trabajan en el documento y
comparar datos o mostrar tendencias.
3. ¿Cuál es la diferencia entre paginar y foliar? ¿Justificar?

Con solo leer los términos podemos darnos cuenta que paginar no
es lo mismo que foliar, Foliar consiste en consignar números en
orden consecutivo en el vértice superior de cada folio (hoja),y
paginar consiste en asignar numero en cada una de las paginas o
caras de la hoja
4. ¿Cuándo los documentos van a ser digitalizados será necesario
foliarlos? ¿Por qué?
Claro que es necesario foliarlos, porque en digitalización también se
debe llevar un orden de los documentos para que no se pierdan, y
poder controlar la cantidad de folios de unidades de conservación
5. ¿Al interior de la unidad de conservación como debe estar la
documentación que va a ser objeto de foliación? ¿Justificar?
La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar
previamente clasificada,
6. Las unidades de conservación simples se deben organizar por
cada año o por varios años? ¿en caso de ser anualmente como se
folia una carpeta que tiene 450 folios, explicar el proceso?
Se organiza por años, para foliar una carpeta de 450 folios, primero
se debe clasificar y ordenar los documentos y si es necesario hacer
depuración, luego se da inicio con la foliación de hojas del lado
recto en la esquina superior derecha, iniciando por el número 1
hasta llegar al 200, y luego se debe proceder a crear otra carpeta
donde se organizaran los folios faltantes, y esta iniciara desde el
201 hasta llegar al 450, y será enumera 2 de 1, es decir la carpeta
que sigue después de la primera
7. ¿Cuáles son los materiales que utilizamos para foliar?
Lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B
Esfero tinta negra insoluble.
8. ¿Qué significa h y b hablando de los materiales de foliación?
H son los lápices de grafito suave y B es de mina blanda y
son los que se utiliza para el proceso de foliación.
9. Representar mediante un gráfico la foliación recta, vuelta,
foliación en sentido horizontal, vertical y error de folio?
Folio vertical Foliación horizontal
Folio recto y vuelto

10¿En una hoja se tienen adheridos varios recibos de
compras, como debe ser la foliación?
Cuando se encuentran varios documentos de formato pequeño
adheridos a una hoja, se le deberá escribir su respectivo número de
folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de
consulta de las características del documento foliado
11¿Qué es folio testigo o cruce de referencia?
¿Justificar?
También es llamado cara vuelta, Hoja de testigo hace
referencia a un documento que permitirá el cruce de
información, para aquellos casos especiales, donde el
soporte de la información requiera un trato especial
12¿Dónde se deben guardar las radiografías o negativos,

como debe ser la foliación de estos?
Deben guardarse en un sobre de protección, y la foliación se
le hará al sobre antes de almacenar el material para así evitar
marcas, dejando constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta que tiene esta condición
13¿Qué se debe hacer cuando hay folios sueltos y en

blanco en una unidad de conservación? ¿Justificar muy
bien?
No se deben foliar ni retirar los folios
sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función
de conservación como: aislamiento de manifestación de
deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos,
grabados u otros, o para evitar migración de tintas por
contacto
14¿Cómo se hacen con los documentos en soporte
distinto al papel a la hora de foliar?
No se deben foliar documentos en soporte distinto al papel,
pero si se debe dejar una constancia de la existencia de dicho
documento y de la unidad documental a la que pertenece

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Taller N°6: Foliacion documental

Trabajo presentado por: Daniela Alejandra Furniel

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