TIS00090A85

UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO VALDIZAN HUÁNUCO
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y SISTEMAS
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS
SOFTWARE DE TRÁMITE DOCUMENTARIO PARA

LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PILLCOMARCA
TESIS PARA OPTAR EL TÍTULO DE

INGENIERO DE SISTEMAS
TESISTAS:
Bach. CÉSAR ANDRÉS ATACHAGUA CONTRERAS

Bach. JORGE ROBER CHACA HIDALGO
ASESOR:
Mg. ELMER CHUQUIYAURI SALDIVAR.
HUÁNUCO - PERÚ
2019
i
Dedicatoria
A nuestros padres y seres queridos por

su constante apoyo y la motivación
brindada durante toda nuestra etapa de
formación.
II
Agradecimiento
A Dios por darnos salud y fuerza para realizar este
proyecto.
A Nuestras familias que con su esmero y empuje nos
apoyaron a cada instante para seguir adelante.
A nuestro asesor por su guía durante el proyecto.
III
Resumen
El presente estudio tiene como objetivo al desarrollo e implementación de un
software de aplicación web de tramite documentario para la mejora de registro,
control y seguimiento de la documentación gestionada en las oficinas de la
Municipalidad Distrital de Pillco Marca para ello se dará inicio al diagnóstico de
la situación en la que se encuentra la gestión documentaria para definir los
procesos críticos, diseño del modelo de negocio.
Se tomará en cuenta también la elaboración del análisis de la situación problema
y el levantamiento de los procesos críticos para elaborar modelo entidad relación
y análisis de requerimientos de software que permitan el desarrollo de las
plataformas para la implementación del software de aplicación web de tramite
documentario.
Otra meta del proyecto fue la de instalar y configurar el servidor web y base
datos, módulos de registro, reportes, módulo de registro TUPA que integran los
procedimientos administrativos de manera que estos permitan tener el control de
los tiempos y costo de los requisitos de los documentos en el aplicativo web.
Para la metodología se utilizó el tipo de investigación aplicada en un nivel
explicativo y diseño experimental, para la selección de nuestra muestra se utilizó
una muestra no probabilística o dirigida, las técnicas e instrumentos de
recolección de datos fueron la de test (pretest y postest) con encuestas y para
su procesamiento se utilizó el software SPSS
Una de las herramientas que se utilizó para el desarrollo de la investigación será
la metodología RUP, está dedicada para proyectos en construcción de software.
IV
SUMARRY
This study aims to develop and implement a web application software for
document transmission to improve the registration, control and monitoring of the
documentation managed in the offices of the District Municipality of Pillco Marca
so that the diagnosis can be initiated The situation in which the document
management is to define the critical processes, design of the business model.
It is also possible to take into account the elaboration of the analysis of the
problem situation and the lifting of the critical processes to elaborate the
relationship model and analysis of software requirements that requires the
development of the platforms for the implementation of the web application
software for processing documentary film.
Another goal of the project was the installation and configuration of the web
server and the database, registration modules, reports, TUPA registration module
that integrate the administrative procedures so that they have control of the time
and cost of the requirements of the documents in the web application.
For the methodology, the type of research applied in an explanatory level and
experimental design is specified, for the selection of our sample a non-
probabilistic or directed sample is shown, the techniques and the instruments of
data collection were the test (pretest and posttest) with surveys and for
processing the SPSS software was found
One of the tools that are needed for the development of the research will be the
RUP methodology, it is intended for projects in software construction.
V
ÍNDICE
I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..........................................................................12

1.1. Antecedentes y fundamentación del problema....................................................12
1.1.1. Situación problemática ........................................................................................12
1.1.2. Antecedentes y fundamentación .......................................................................12
1.2. Formulación del problema ......................................................................................16
1.2.1. Problema general.............................................................................................16
1.2.2. Problemas específicos. ...................................................................................16
1.3. Objetivos ...................................................................................................................17
1.3.1. Objetivo general ...............................................................................................17
1.3.2. Objetivos específicos ......................................................................................17
1.4. Hipótesis ...................................................................................................................18
1.4.1. Hipótesis general .............................................................................................18
1.4.2. Hipótesis específica 1 .....................................................................................18
1.5. Variables ...................................................................................................................20
1.5.1. Variable independiente ...................................................................................20
1.5.2. Variable dependiente ......................................................................................20
1.6. Definición operacional de variables.......................................................................21
1.7. Justificación e importancia .....................................................................................22
1.7.1. Justificación ......................................................................................................22
1.7.2. Importancia .......................................................................................................23
1.8. Limitaciones..............................................................................................................23
II. MARCO TEÓRICO ..........................................................................................................24
2.1. Antecedentes ...........................................................................................................24
2.1.1. Nivel internacional............................................................................................24
2.1.2. Nivel Nacional ..................................................................................................27
2.2. Conceptos fundamentales ......................................................................................30
2.2.1. Tecnología y Sistemas de Información. ........................................................30
2.2.2. ¿Qué es un sistema de información? ...........................................................30
2.2.3. Software ............................................................................................................32
6
2.2.4. Ingeniería de software .....................................................................................33
2.2.5. RUP(Rational Unified Process) ......................................................................34
2.2.6. UML ...................................................................................................................40
2.2.7. Framework ........................................................................................................47
2.2.8. Framework Laravel ..........................................................................................48
2.2.9. Patrón MVC ......................................................................................................49
2.2.10. Bases de datos.............................................................................................51
2.2.11. Desarrollo de un software ...........................................................................51
2.2.12. Aplicaciones web .........................................................................................53
2.2.13. La Gestión Documental...............................................................................53
2.2.14. Diseño y puesta en funcionamiento del sistema de gestión de
documentos ......................................................................................................................55
2.3. Marco situacional .....................................................................................................55
2.3.1. Modelo de Gestión Documental en el Perú..................................................55
2.3.2. Marco legal y normativo ..................................................................................58
2.4. Definición de términos básicos ..............................................................................58
III. MARCO METODOLÓGICO .......................................................................................60
3.1. Nivel y tipo de investigación ...................................................................................60
3.1.1. Tipo de investigación .......................................................................................60
3.1.2. Nivel de investigación ......................................................................................60
3.2. Diseño de la investigación ......................................................................................61
3.3. Población ..................................................................................................................62
3.4. Selección de la muestra..........................................................................................62
3.5. Técnicas e instrumentos de recolección de datos ..............................................62
3.6. Procesamiento y presentación de datos ..............................................................63
IV. DESARROLLO DELA INVESTIGACIÓN .................................................................64
4.1. Datos generales de la entidad ...............................................................................64
4.2. Modelo del desarrollo de la investigación ............................................................66
4.3. Productos del estudio de la Metodología RUP ....................................................66
4.3.1. Fase 1: INICIO(INCEPCION) .............................................................................66
4.3.1.1. Modelo del negocio..........................................................................................66
4.3.1.2. Requisitos .........................................................................................................67
4.3.2. Fase 2: ELABORACION .....................................................................................67
4.3.2.1. Análisis ..............................................................................................................67
7
4.3.2.2. Diseño ...............................................................................................................67
4.3.3. Fase 3: CONSTRUCCION .................................................................................68
4.3.4. Fase 4: TRANSICION .........................................................................................68
V. RESULTADOS.................................................................................................................69
5.1. Procesamiento de datos Inicial sin el software(Pre Test): .................................69
5.2. Procesamiento de datos después de la implementación del software (Post
Test) 98
VI. DISCUSIÓN O CONTRASTACIÓN DE RESULTADOS ......................................127
Prueba de hipótesis .......................................................................................................128
Prueba de Hipótesis general ........................................................................................130
Prueba de Hipótesis específica 1 ................................................................................132
CONCLUSIONES ..................................................................................................................137
RECOMENDACIONES.........................................................................................................138
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................139
ANEXOS .................................................................................................................................141
ANEXO N° 1 MATRIZ DE CONSISTENCIA ..................................................................142
ANEXO Nº 2 DIAGNOSTICO .............................................................................................143
ANEXO N°3 ENCUESTA ...................................................................................................153
ANEXO N°4 MAPA DE PROCESOS ............................................................................156
ANEXO Nº 5 DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................157
ANEXO Nº 6 .......................................................................................................................158
ANEXO Nº7 MODELO DE NEGOCIO ................................................................................164
ANEXO Nº 8 REQUISITOS ................................................................................................166
ANEXO Nº 9 ANALISIS – DIAGRAMAS UML ..................................................................180
ANEXO Nº 10 DISEÑO-BASE DE DATOS .......................................................................184
ANEXO Nº 11 DISEÑO Y DESARROLLO DEL CODIGO..................................................189
ANEXO Nº 12 IMPLEMENTACION .................................................................................193
ANEXO Nº 13 TESTING ..................................................................................................195
ANEXO Nº 14 IMPLANTACION ......................................................................................200
ANEXO Nº 15 MANUAL DE USUARIO ...........................................................................204
8
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Variables ........................................................................................................................21

Tabla 2: TABLA RESULTADOS Nº 01 ............................................................................................69
Tabla 8:TABLA RESULTADOS Nº 07 ............................................................................................75
Tabla 10: TABLA RESULTADOS Nº 09 ..........................................................................................77
Tabla 11:TABLA RESULTADOS Nº 10 ..........................................................................................78
Tabla 14:TABLA RESULTADOS Nº13 ...........................................................................................81
9
ÍNDICE DE GRAFICOS
Ilustración 1 Fases e Hitos de un proyecto .............................................................................................34

Ilustración 2 Disciplinas RUP ...................................................................................................................34
Ilustración 3 Fases, Interacciones y disciplinas RUP ...............................................................................35
Ilustración 4 Diagrama de clases ............................................................................................................41
Ilustración 5 Diagrama objetos ...............................................................................................................42
Ilustración 6 Diagrama de casos de uso .................................................................................................42
Ilustración 7 Diagrama de casos de estado ............................................................................................ 43
Ilustración 8 Diagrama de secuencia ......................................................................................................44
Ilustración 9 Diagrama de actividades ....................................................................................................45
Ilustración 10 Diagrama de Colaboraciones ...........................................................................................46
Ilustración 11 Diagrama de Componentes .............................................................................................46
Ilustración 12 Diagrama de Distribución ................................................................................................46
Ilustración 13 : Diagrama de Distribución ..............................................................................................50
Ilustración 14 Esquema básico de una aplicación web ...........................................................................53
Ilustración 15 Esquema básico de una aplicación web ............................................................................54
Ilustración 16 Metodología de gestión de documentos ..........................................................................55
Ilustración 17 Tipo de investigación ........................................................................................................61
Ilustración 18 Prueba de Hipotesis ..........................................................................................................63
Ilustración 19: GRÁFICO DE RESULTADOS Nº 01 .....................................................................................69
Ilustración 24:GRÁFICO DE RESULTADOS Nº 06 ......................................................................................74
Ilustración 47: GRÁFICO DE RESULTADOS Nº 29 .......................................................................................97
10
INTRODUCCION
Los avances permanentes en la modernización de las tecnologías de
información y comunicación permiten que la productividad en los
trabajadores se incremente en la mayoría de las instituciones, por ello la
importancia del presente trabajo de investigación se basa al resultado de los
objetivos trazados y sus conclusiones obtenidas de un numero de encuestas
realizadas por los investigadores acerca del manejo e importancia que se da
a la implementación de un software de tramite documentario que sirva de
apoyo para realizar el registro de los documentos de una manera adecuada,
consecuentemente llevar el control y el seguimiento de dichos documentos
registrados y así poder tener acceso a vistas sencillas acerca del estado y
requisitos de los documentos gestionados por cada unidad orgánica de la
municipalidad.
La visión del presente estudio es plantear que el software de tramite llegue
a funcionar en cada unidad orgánica perteneciente a la municipalidad de
modo todo el flujo de la información sea gestionada de manera íntegra y
segura, esto generara confianza en la funcionalidad y usabilidad del software
en todo momento de la gestión documental y la confiabilidad de los registros
de una manera eficiente y segura hasta el término de la gestión documental.
Los criterios para realizar esta investigación fueron que la municipalidad no
contaba con una herramienta tecnológica de apoyo que le permita tener el
seguimiento y control de los documentos en gestión, todo se realizaba de
manera manual, esto impedía tener el acceso a la información inmediata de
los documentos perjudicando en tiempo de consulta y horas hombre en
revisar los cuadernos de control.
11
I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. Antecedentes y fundamentación del problema
1.1.1. Situación problemática
La municipalidad distrital de Pillco Marca es una entidad pública que no
cuenta con un sistema de tramite documentario a pesar que diariamente
registra entre 100 a 350 tramites entre los que competen son documentos
que son generados por cada área perteneciente a la institución y son
derivados a otra dependencia de la misma municipalidad para su atención,
de la misma manera aquellos documentos que tienen origen externo
considerado aquellos que son gestionados por el ciudadano que requiere
de un servicio o atender a una obligación afecta al trámite único de
procedimientos administrativos de la municipalidad.
1.1.2. Antecedentes y fundamentación
Los inventos disponibles en nuestro siglo permiten que un ciudadano
cualquiera pueda comunicarse con un colega del otro lado del mundo en
milésimas de segundo y con mucha eficiencia. Sin embargo, toda esta
tecnología no siempre es utilizada en países en vías de desarrollo como
Perú. En nuestros país, la falta de modernidad hace pensar que es normal
perder el tiempo haciendo trámites manuales consumiendo valiosos
recursos y provocando atrasos innecesarios en el ciudadano quienes
paradójicamente son los que pagan impuestos para mantener estos
servicios (SISTRAM, 2013, p.01).
Uno de los principales factores que impiden la superación del problema de
la burocracia en países en vías de desarrollo es la falta de empleo de
tecnología actual. En muchas instituciones gubernamentales aún persiste el

12
uso de sistemas manuales para manejar tareas importantes, tales como el
trámite documentario. La burocracia y la falta de fiscalización en países no
desarrollados origina otros problemas, siendo uno de los más graves la
corrupción (SISTRAM, 2013, p.01).
Desde hace poco más de 20 años la sociedad mundial viene experimentando
un cambio. Este cambio afecta a prácticamente todos los ámbitos de la vida,
desde cocinar hasta ir de viaje, pasando por hacer deporte o conocer a
gente, todo ello debido a los medios digitales que han ido surgiendo en estos
años. Que se mejoren el surgimiento de nuevos medios y nuevas vías de
comunicación ha hecho posible que se agilicen los procesos y las
operaciones, ya sea entre empresas o entre empresa y cliente. Acciones
como sacar dinero, trasvase de dinero u operaciones de compra y venta se
hacen en la actualidad de forma totalmente virtual. Esto hace que todo sea
más fácil y accesible agilizando el sistema económico (IEBS, Digital
Business, 2018).
El trámite documentario de toda organización representa el primer contacto
de gestión con los clientes o usuarios. Al interior de la organización, es el
medio de traslado de la documentación debidamente controlado, en el
tiempo oportuno y seguro. En la gran mayoría de instituciones públicas del
Perú, el trámite documentario se realiza en forma manual, es aquí el
frecuente problema de eficiencia, los plazos establecidos no se cumplen
debido a la falta de una plataforma que automatice los procesos. Estos
frecuentes problemas se reflejan cuando: El personal asignado a un trámite
desea revisar un expediente, debe esperar a que éste se encuentre
disponible, lo que puede tardar mucho tiempo por la existencia de una sola
13
copia del mismo, que es transportado físicamente en cada etapa del proceso,
constituyéndose en un retraso para el usuario, las respuestas no llegan en
el tiempo esperado, frustrando muchas demandas por la falta de control en
la forma de la administración de documentos. En algunas Provincias, las
personas deben concurrir físicamente a realizar su trámite y volver a ir
después de un tiempo para enterarse de los resultados, en consecuencia,
los perjudicados son los usuarios obligados a acudir físicamente y realizar
largas esperas para poder conducir su trámite. En algunos casos el usuario
debe incluso visitar las áreas internas de la organización ocasionando una
colisión. En la mayoría de las instituciones, el problema radica en que no se
manejan documentos electrónicos, la dificultad de uso e instalación y el no
poseer forma alguna de conocer el rendimiento de los procesos (Técnicas
de archivo, 2004, p.08)
La municipalidad Distrital de Pillco Marca es una institución pública
descentralizada, creada el 05 de mayo del año 2000 conforme a Ley N°
27258, cuya misión es promover el desarrollo económico, social, cultural,
institucional, local y preservación del medio ambiente, con democracia
participativa, para atender a la ciudadanía en forma eficaz, eficiente y con
respeto.
La municipalidad cuenta, entre sus diversas áreas, con una Sub Gerencia de
Orientación y Trámite Documentario que pertenece a la Gerencia General,
que es responsable de dar respuesta y orientación en aplicación de Ley de
Transparencia y trámites documentarios que ingresa a la Institución.
14
La gestión de la información entre las unidades orgánicas es relevante para
que los logros de la municipalidad en el sector administrativo se lleven de
una manera eficaz, por ende, es necesario contar con un sistema de
información eficiente que contemple el control y seguimiento desde el inicio
hasta el fin de las actividades de un proceso, esto de la mano con una
tecnología de información que permita el registro de estas mismas y realice
las operaciones de control y seguimiento.
Se llega a verificar que a diario los pobladores están disconforme con el
servicio de acceso de la información del trámite del documento en curso o
para dar inicio a un proceso administrativo, prosiguiendo esto con la
derivación respectiva de dicho documento a las distintas unidades orgánicas
competentes para su atención, actualmente se viene trabajando con
cuadernos de control por cada unidad orgánica, esto dificulta el acceso a la
información inmediata acerca del seguimiento del documento, impidiendo en
la mejora de atención acerca del tiempo y respuesta de la consulta realizada
por el usuario.
El malestar y el tiempo de atención que demanda el procesar dichos
documentos en la Municipalidad se dificultan más al no tener un sistema de
información que controle de manera óptima el acceso oportuno al estado de
sus documentos, en fecha fueron derivados y si estos están por caducar en
tiempo límite de trámite.
Se puede verificar también las deficiencias en sus procesos de tramitación
tales como: sistemas internos de trámite manuales y archivos de Excel para
el control de registro, numeraciones múltiples en un solo expediente, demora
en las atenciones y respuestas, pérdida de expedientes, desconocimiento
15
del estado y condición de la documentación, entre otros más. Lo cual los
pobladores exigen que la municipalidad sea más eficiente al respecto, ya
que como consecuencia de ello también el mismo personal que labora en
ella es perjudicado, así como todas las áreas que la conforman.
1.2. Formulación del problema
1.2.1. Problema general.
¿En qué medida el desarrollo e implementación del aplicativo web de
Trámite Documentario influye en la mejora de registro, control y
seguimiento de la documentación gestionada en las oficinas de la
Municipalidad Distrital de Pillcomarca?
1.2.2. Problemas específicos.
 ¿De qué manera nos ayuda realizar un diagnóstico de la gestión
documentaria actual a definir los procesos críticos, diseño del
modelo de negocio y elaboración la etapa inicial del desarrollo del
aplicativo web?
 ¿Cómo influye el análisis de la situación problema y el
levantamiento de los procesos críticos para la elaboración del
modelo entidad relación, diseño del modelo de negocio y el análisis
del requerimiento del software que permitirán el desarrollo de las
plataformas para la implementación del software de aplicación web
de tramite documentario?
 ¿permite la Instalación y configuración del servidor web y base
datos, módulos de registro, bandejas de documentos y reportes
tener un eficiente seguimiento de documentos?
16
 ¿Influye la Instalación del módulo de registro TUPA que integran los
procedimientos administrativos tener el control de los tiempos y
requisitos de los documentos en el aplicativo web?
1.3. Objetivos
1.3.1. Objetivo general
Desarrollar e implementar un software de aplicación web de tramite
documentario para la mejora de registro, control y seguimiento de la
documentación gestionada en las oficinas de la Municipalidad Distrital
de Pillco Marca.
1.3.2. Objetivos específicos
 Diagnosticar la situación en la que se encuentra la gestión
documentaria para definir los procesos críticos, diseño del modelo
de negocio y elaboración la etapa inicial del desarrollo del aplicativo
web.
 Elaborar el análisis de la situación problema y el levantamiento de
los procesos críticos para elaborar modelo entidad relación y
análisis de requerimientos de software que permitan el desarrollo de
las plataformas para la implementación del software de aplicación
web de tramite documentario.
 Instalar y configurar el servidor web y base datos, módulos de
registro, bandejas de documentos y reportes para seguimiento de
documentos.
 Instalar el módulo de registro TUPA que integran los procedimientos
administrativos de manera que estos permitan tener el control de los
tiempos y requisitos de los documentos en el aplicativo web.
17
1.4. Hipótesis
1.4.1. Hipótesis general
Ho: El desarrollo e implementación del software de aplicación web de
tramite documentario no influye en la mejora de registro, control y
Municipalidad Distrital de Pillco Marca.
Hi: El desarrollo e implementación del software de aplicación web de
tramite documentario influye en la mejora de registro, control y
1.4.2. Hipótesis específica 1
Ho: El diagnóstico de la situación actual en la que se encuentra la
gestión documentaria no permitirá definir los procesos críticos, diseño
del modelo de negocio y elaboración la etapa inicial del desarrollo del
aplicativo web.
Hi: El diagnóstico de la situación en la que se encuentra la gestión
documentaria permitirá definir los procesos críticos, diseño del modelo
de negocio y elaboración la etapa inicial del desarrollo del aplicativo
web.
Ho: Elaborar el análisis de la situación problema, el levantamiento de
los procesos críticos y análisis de requerimientos de software que no
permitirá elaborar modelo entidad relación y el desarrollo de las
plataformas para la implementación del software de aplicación web de
tramite documentario.
18
Hi: Elaborar el análisis de la situación problema, el levantamiento de
los procesos críticos y análisis de requerimientos de software que
permitirá elaborar modelo entidad relación y el desarrollo de las
plataformas para la implementación del software de aplicación web de
tramite documentario.
Ho: la Instalación y configuración del servidor web, base datos y
módulos de la plataforma web, no influye en la mejora del
seguimiento de documentos.
Hi: la Instalación y configuración del servidor web, base datos y
módulos de la plataforma web, influye en la mejora del registro control
y seguimiento de documentos.
Ho: la instalación del módulo de registro TUPA que integran los
procedimientos administrativos no permiten tener el control de los
Hi: la instalación del módulo de registro TUPA que integran los
procedimientos administrativos permiten tener el control de los
19
1.5. Variables
1.5.1. Variable independiente
 Desarrollo e implementación de software de aplicación web de
tramite documentario
1.5.2. Variable dependiente
 Registro, control y seguimiento de documentos gestionados.
20
1.6. Definición operacional de variables
Tabla 1 Variables
DEFINICIÓN DEFINICIÓN
VARIABLES DIMENSIONES INDICADOR ITEM INSTRUMENTOS ESCALA
CONCEPTUAL OPERACIONAL
VI = V1 Es el nivel de influencia en la
Desarrollar e implementar que el estudio de la situación Diagnostico  Cantidad de
Desarrollo e una aplicación web que actual, el análisis y el manejo documentos
1,3,5,6,15,23,29
implementación permite a la institución de las buenas prácticas de gestionados
de Software de tener seguimiento y programación de un software
Sí
aplicación web control de la ubicación no permiten tener un Cuestionario
No
de tramite física y estado actual del desarrollo profesional de una
7,8,9,10,11,
documentario documento en trámite que plataforma para el control
Análisis, desarrollo 12,16,19,22
se genera dentro de ella. documentario de la  Requerimientos
municipalidad. funcionales.
Instalación del  Conformidad 2,13,14,17,18,

VD = V2 Parte de la Gestión
servidor web, BD y de usuarios 20,21,28
Es el nivel de satisfacción de plataforma
Documental, responsable los usuarios, respecto a la
Registro, del control eficiente y oportunidad de la información Sí
control y sistemático de la Cuestionario
y tiempo de resolución de sus No
seguimiento de recepción, emisión,  Tiempo de
trámites.
documentos despacho y seguimiento resolución de
gesitonados Instalación del 4,24,25,26,27
de los documentos. expedientes
Módulo Tupa
21
1.7. Justificación e importancia
1.7.1. Justificación
El desarrollo e implementación del software de aplicación web de
tramite documentario influirá en la mejora de registro, control y
seguimiento de la documentación gestionada mejorando la atención y
servicio al ciudadano.
Aspecto que justifican su desarrollo
• La municipalidad no cuenta con un presupuesto para la
adquisición de un software.
• no se cuenta con una data center para el alojamiento de un
servidor e instalar la plataforma que la contenga
Aspecto que justifica su implementación
• Mejora de servicio y atención al ciudadano
• Normatividad
 Plan de Implementación Política Nacional de Modernización
de la Gestión Pública 2013 – 2016.
 Decreto legislativo que aprueba la ley de prevención y
eliminación de barreras burocráticas Preliminar de la Ley N°
27444.
 Decreto supremo N° 081-2017-PCM, de alcance obligatorio
a todas las entidades de administración Publica, la
implementación de manera progresiva la infraestructura
tecnológica, software, Hardware, servicios entre otros.
 Decreto Legislativo Nº 1310 que aprueba medidas
adicionales de simplificación administrativa
22
1.7.2. Importancia
La presente investigación es importante porque le permitirá, a la
Municipalidad Distrital de Pillcomarca, disponer de un software web
que le ofrezca soluciones para los problemas en la manera en que se
gestiona un documento, mejorando la calidad de servicio de atención
al usuario.
1.8. Limitaciones
En el desarrollo del trabajo de investigación se ha considerado como un
factor limitante la poca inversión que realiza la municipalidad en adquirir y
aplicar tecnología actual a sus procesos.
En lo que respecta al software, la mayoría de las limitaciones están
relacionados con el volumen de datos, los errores por lo general se pueden
evitar.
En la parte de infraestructura la Municipalidad no cuenta con servidores para
poder realizar la instalación propiamente del software.
La velocidad del internet no es adecuada y el tendido o mapeo de redes no
es nada profesional, ya que las configuraciones por oficina están conectadas
de manera casera haciendo puentes de red por switches para la conexión
de cada terminal.
La resistencia al cambio de los personales de la municipalidad en la etapa
de transición del software.
23
II. MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes
2.1.1. Nivel internacional
 (Amaya León Sonia Haydée, 2014), diseñó un trabajo de "Propuesta
de implantación de un Sistema de Gestión Documental informatizado
en la Universidad Francisco Gavidia del El Salvador".
Su principal objetivo fue desarrollar un sistema informatizado para
gestionar la documentación generada y recibida en la Universidad
como evidencia del desarrollo de sus funciones y actividades para
mejorar el control de los documentos de forma eficiente y contribuir al
resguardo del patrimonio institucional y mejorar el servicio de sus
usuarios (alumnos, profesores y resto de la sociedad donde se
inserta).
La metodología de investigación empleada fue la descriptiva, realizó
la selección y consulta de las publicaciones, documentos, normas de
carácter general sobre gestión documental y archivo que le permitió
ampliar los conocimientos sobre este tema, efectuó un estudio de
campo basado en entrevistas a usuarios finales del sistema para
conocer la situación actual en gestión de documentos y archivos, en
donde también detalló sus necesidades y expectativas. Los resultados
de la investigación es que se pudo constatar que no existen normas
que regulen la eliminación de documentos de poca relevancia, no
existen mecanismos de validaciones de los documentos digitalizados
que garanticen su autenticidad e integridad, adicionalmente constató
que no existe un Archivo Central que conserve el patrimonio
24
documental institucional, según lo identificado estos resultados
sustentan la implantación de la propuesta planteada.
 (Ana María Adriazola Mellano, 2017), realizó un trabajo de “Propuesta
para la Gestión Documental de archivos escolares en Chile”, abordó
la organización documental del liceo Instituto Nacional General José
Miguel Carrera de Santiago, desarrollando dos herramientas críticas
para la gestión de documentos: el Cuadro de Clasificación y la Tabla
de Retención Documental, desde una visión de la archivística
integrada conceptualizando los documentos como prueba y memoria
de la organización.
Fue presentada una necesidad relevante para posibilitar el acceso a
la información pública y para el desarrollo y gestión de la institución
estudiada.
Para este fin, se recopiló la normativa relativa a la generación y
establecimiento de documentación en liceos públicos, incluyendo una
revisión histórica y actual de la reglamentación del Instituto Nacional.
Demostró un estudio de las unidades actuales de la organización,
detectando funciones y su relación con la creación, registro y
almacenamiento de documentos. Confrontó la teoría y el resultado del
estudio, generando un panorama que permite proponer un Cuadro de
clasificación de carácter orgánico funcional y una tabla de retención
documental que expone la permanencia o eliminación de la
documentación.
25
Para el desarrollo de esta propuesta, trabajó en base a la metodología
australiana DIRKS (Designing an Implementing Recordeeping
Systems) para el diseño e implementación de sistemas de gestión de
documentos.
Dicha metodología propone 8 etapas consecutivas, con algunos pasos
principales y otros que son de retroalimentación. Como objeto de
estudio se ha definido la gestión de documentos del Instituto Nacional.
 (Font Aranda Odalys, 2013), diseñó un trabajo de "Implementación de
un Sistema Documental para la Universidad Central Marta Abreu de la
Villas, Cuba", su objetivo fue Mejorar la conservación y gestión de los
documentos que se manejan en la universidad, esto con la finalidad
de contribuir en el incremento de las capacidades en la entidad en
realizar su rendición de cuentas de forma transparente y responsable.
La metodología usada fue de tipo no experimental, exploratoria
descriptiva con un enfoque cualitativo, se puede clasificar como una
investigación aplicada ya que a partir de postulados teóricos, intenta
solucionar los problemas detectados, sentando las bases para la
aplicación inmediata de los resultados obtenidos, para esto se
recopilaron un conjunto de referentes teóricos conceptuales y
metodológicos acerca de la gestión documental, se elaboraron
documentos de gestión documental como son: cuadros de
clasificación, calendarios de conservación y un manual de Normas y
Procedimientos para los archivos de gestión. Los resultados de la
implementación de la solución es que permitirá la conservación de los
documentos, dándole un flujo correcto en la atención de los mismos,
26
esto permitirá brindar un servicio eficiente con más con trol y
organización de la documentación que conllevará a desarrollar la
mejora continua de la institución y la excelencia en sus estándares de
calidad.
2.1.2. Nivel Nacional
 (Periche Vega Daniel Alfonso, 2016), realizó un trabajo de “Gestión
Documental del departamento de administración documentaria de la
Universidad de Lima”, en la cual sostiene que el análisis del
Departamento de Administración Documentaria (DAD) de la
Universidad de Lima se realizó con el uso de la norma NTP-ISO/TR
15489-2 (2005) que permitió conocer si en realidad cumplía con los
requisitos establecidos para los procesos archivísticos. También
menciona que analizo dos gestores documentales mediante una tabla
de comparación basado en lo propuesto por Raquel Gómez-Díaz, para
determinar cuál es el más óptimo para gestionar las imágenes
digitalizadas y facilitar el proceso de descripción. En sus procesos
archivísticos en el DAD son acordes a la norma empleada, sin
embargo, no se cuenta con directrices que reflejen lo realizado en la
práctica. Y el análisis de los gestores documentales sugiere la
implementación del software para agilizar el proceso de descripción
documental y facilitar las búsquedas de los documentos en físico y en
digital. La comparación con la norma NTP-ISO/TR 15489-2 también
evidenció que, si bien los procesos archivísticos se realizanacorde a
los requisitos de la norma, no se cuenta con directrices que
establezcan lo realizado en la práctica, esto dificulta el diseño de
27
procesos de mejora de los procesos archivísticos. Finalizan
mencionando que la comparación de los softwares de gestión
documental determinó como mejor opción el programa Athento, ha
sido determinante el aspecto de requisitos archivísticos donde Alfresco
obtuvo el 70,96% de cumplimiento y Athento el 83,87%, los puntos
determinantes que marcan la diferencia señalan son la descripción y
búsqueda de documentos, ambos puntos cuentan con mayores
opciones y potencialidades para el proceso de registro y acceso de
documentos.
 (Luís Gustavo García Reyna, 2016), realizó una tesis de
“Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Digitales
en OSINERGIM”, en cuyo trabajo el objetivo principal fue localizar y
capturar los documentos de la empresa (en formato físico o digital) y
organizarlos con coherencia y eficacia. Mejorando en gran medida el
acceso a la información permitiendo incrementar la eficacia de casi
todos los procesos, permitiendo a los empleados leer, compartir y
modificar el mismo documento sin la confusión que ocasiona crear
varias versiones. El archivador central de documentos se integró con
las aplicaciones ya existentes tales como el correo electrónico, la
contabilidad, y plataformas de planificación de recursos y gestión de
relaciones con los usuarios.
La implementación del sistema de gestión de tramite documentaria
permitió que la información quede asegurada de por vida, adaptada y
actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana. La
implementación del sistema de gestión de tramite documentaria
28
permitió consultar los documentos en cualquier momento a través de
distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de
escritorio. Además, pueden ser legalizados y asegurados gracias al
uso de la firma digital.
La implementación permitió compartir los documentos de manera
rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de
correo. Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se
pueden pasar a diferentes formatos como .DOC* de word y .PDF*,
extensiónes muy usada en la web.
También permitió disminuir costos de logística en envíos de
documentos, viajes, correo físico y los problemas de seguridad. Los
documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes,
rayones u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.
 (Javier Bastidas Parra), realizó una tesis denominada “Desarrollo e
Implementación del Sistema de Trámite Documentario en la
Municipalidad Provincial de Huancayo para la Atención de
Expedientes”, cuyo objetivo fue la de mejorar la gestión de trámite
documentario, con especial énfasis en las consultas realizadas antes
y durante la tramitación de documentos de importancia presentados
por los ciudadanos y recepcionados por la Unidad de Trámite
Documentario y Archivo.
En la investigación se concluyó que los tiempos en atención de
expedientes se redujo en aproximadamente un 30% con respecto al
sistema anterior, además representa el primer estudio longitudinal
29
documentado referente al desarrollo de software que se realiza en la
Municipalidad Provincial de Huancayo – Junín.
El trabajo se desarrolló empleando metodologías de desarrollo,
normas establecidas por el Estado Peruano, y estrategias de
investigación. “Lo que hoy se llama método científico no es ya una lista
de recetas para dar con las respuestas correctas a las preguntas
científicas, sino el conjunto de procedimientos por los cuales se
plantean los problemas científicos y se ponen a prueba la hipótesis
científica…” (Mario Bunge, Publicación - 1995).
2.2. Conceptos fundamentales
2.2.1. Tecnología y Sistemas de Información.
Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI)
han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A
través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los
procesos operativos, suministran una plataforma de información
necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su
implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los
rivales.
2.2.2. ¿Qué es un sistema de información?
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa
o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no
necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo,
30
en la práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información
computarizado”.1
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional,
el recurso humano, los datos o información fuente, programas
ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los
procedimientos de políticas y reglas de operación.1
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:
 Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma
los datos que requiere para procesar la información, por medio
de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas,
código de barras, etc.
 Almacenamiento de información: es una de las actividades
más importantes que tiene una computadora, ya que a través
de esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardad en la sesión o proceso anterior.
 Procesamiento de la información: esta característica de los
sistemas permite la transformación de los datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones,
lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de
decisiones genere una proyección financiera a partir de los
datos que contiene un estado de resultados o un balance
general en un año base.
1
Laudon, F&Lauron J. (1996). Sistemas de información. junio 17, 2017, de academia.edu
Sitio web: http://www.academia.edu/download/35209817/Sistemas_Informacion.docx
31
 Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las
unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores,
cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.2
Tipos y usos de los sistemas de información
Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los
siguientes objetivos:
 Automatizar los procesos operativos.2
 Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.
 Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y
uso.
2.2.3. Software
En términos generales se refiere a la información que se almacena en
algún tipo de medio digital. El software es la interfaz y la lógica abstracta
que vincula al ser humano con una tecnología tangible y/o otro
software, permitiendo una interacción y retroalimentación mutuas. En
una visión más técnica, el término se utiliza para describir una colección
de programas informáticos, algoritmos, procedimientos y la
documentación necesaria que realiza algunas tareas en un sistema,
como operar los equipos y dispositivos tecnológicos relacionados, y la
gestión de la información para la toma de decisiones.
2
Idem
32
2.2.4. Ingeniería de software
Es la disciplina ingenieril que proporciona y aplica los métodos y
herramientas necesarios para construir software de calidad, ajustado al
presupuesto, en un plazo determinado y en un contexto de constante
cambio de requisitos. Es la aplicación de un enfoque sistemático,
disciplinado y cuantificable al desarrollo, operación y mantenimiento de
software, es decir, es la aplicación de ingeniería al software. El software
en la mayoría de sistemas es, en términos de costo y complejidad, el
componente predominante, por tanto, las buenas prácticas de esta
ingeniería y las herramientas pueden hacer una diferencia sustancial,
incluso en la medida en que son la fuerza impulsora del éxito del
proyecto.3
Actualmente, esta ingeniería ha evolucionado como respuesta a los
factores del creciente impacto y costo de los grandes sistemas
software, y a su importancia cada vez mayor en aplicaciones de
seguridad crítica. En términos filosóficos, la Ingeniería de Software se
encarga de la aplicación de diferentes estrategias y disciplinas para
mejorar la capacidad de los seres humanos para enfrentar los retos de
la actual Sociedad de la Información y el Conocimiento.
[SER13] Serna, M.E. (Ed.) (2013). Manifiesto por la Profesionalización
de la Ingeniería de Software. Instituto Antioqueño de Investigación (IAI).
Red Latinoamericana en Ingeniería de Software (RedLatinaIS). 4
3
A.U.S. Gustabo Torosi(2012). Sistemas de Informacion.junio 17,2012
Sitio web: http://dsc.itmorelia.edu.mx/~jcolivares/courses/pm10a/rup.pdf
4
Idem
33
2.2.5. RUP(Rational Unified Process)
Es un proceso de desarrollo de software desarrollado por la empresa
Rational Software, actualmente propiedad de IBM.
El Ciclo de Vida del Proceso Unificado o El Proceso Unificado se repite
a lo largo de una serie de ciclos que constituyen la vida de un sistema.
Cada ciclo constituye una versión del sistema.5
Fases Cada ciclo constas de cuatro fases:
Ilustración 1 Fases e Hitos de un proyecto
Fuente: A.U.S.Gustavo Torosi (2012)Sistemas de información. junio 17, 2012 [Figura]. Pág. 5.
Cada fase se subdivide en iteraciones. En cada iteración se desarrolla
en secuencia un conjunto de disciplinas o flujos de trabajos.
Ilustración 2 Disciplinas RUP
5
A.U.S. Gustabo Torosi(2012). Sistemas de Informacion.junio 17,2012
Sitio web: http://dsc.itmorelia.edu.mx/~jcolivares/courses/pm10a/rup.pdf
34
Disciplinas Cada disciplina es un conjunto de actividades relacionadas
(flujos de trabajo) vinculadas a un área específica dentro del proyecto
total. Las más importantes son: Requerimientos, Análisis, Diseño,
Codificación, y Prueba. El agrupamiento de actividades en disciplinas
es principalmente una ayuda para comprender el proyecto desde la
visión tradicional en cascada. 6
Ilustración 3 Fases, Interacciones y disciplinas RUP
Fase de Inicio
La fase de inicio se desarrolla una descripción del producto final, y se
presenta el análisis del negocio. Esta fase responde las siguientes
preguntas:
 ¿Cuáles son las principales funciones del sistema para los
usuarios mas importantes?
 ¿Cómo podría ser la mejor arquitectura del sistema?
 ¿Cuál es el plan del proyecto y cuanto costará desarrollar el
producto?
6
Idem
35
En esta fase se identifican y priorizan los riesgos mas importantes.
El objetivo de esta fase es ayudar al equipo de proyecto a decidir cuales
son los verdaderos objetivos del proyecto. Las iteraciones exploran
diferentes soluciones posibles, y diferentes arquitecturas posibles.
Puede que todo el trabajo físico realizado en esta fase sea descartado.
La fase de inicio finaliza con el Hito de Objetivos del Ciclo de Vida. Este
hito es alcanzado cuando el equipo de proyectos y los stakeholders

7
llegan a un acuerdo sobre:
 -Cuál es el conjunto de necesidades del negocio, y que conjunto
de funciones satisfacen estas necesidades.
 Una planificación preliminar de iteraciones.
 Una arquitectura preliminar.10
Debe poder responderse las siguientes cuestiones:
 ¿Se ha determinado con claridad el ámbito del sistema? ¿Se ha
determinado lo que va a estar dentro del sistema y fuera del
sistema?
 ¿Se ha llegado a un acuerdo con todas las personas
involucradas (stakeholders) sobre los requisitos funcionales del
sistema?
 ¿Se vislumbra una arquitectura que pueda soportar estas
características?
7
Idem
36
 ¿Se identifican los riesgos críticos? ¿Se prevé forma de
mitigarlos?
 ¿El uso del producto justifica la relación costo-beneficio?
 ¿Es factible para su organización llevar adelante el proyecto?
 ¿Están los inversores de acuerdo con los objetivos?
Fase de Elaboración
Durante la fase de elaboración se especifican en detalle la mayoría de
los casos de uso del producto y se diseña la arquitectura. Las

8
iteraciones en la fase de elaboración:
 Establecen una firme comprensión del problema a solucionar.
 Establece la fundación arquitectural para el software.
 Establece un plan detallado para las siguientes iteraciones.
 Elimina los mayores riesgos.
El resultado de esta fase es la línea base de la arquitectura. En esta
fase se construyen típicamente los siguientes artefactos:
 El cuerpo básico del sw en la forma de un prototipo arquitectural.
 Casos de prueba
 La mayoría de los casos de uso (80%) que describen la
funcionalidad del sistema.
 Un plan detallado para las siguientes iteraciones.
8
idem
37
La fase de elaboración finaliza con el hito de la Arquitectura del Ciclo
de Vida. Este hito se alcanza cuando el equipo de desarrollo y los
stakeholders llegan a un acuerdo sobre:
 Los casos de uso que describen la funcionalidad del sistema.
 La línea base de la arquitectura
 Los mayores riesgos han sido mitigados
 El plan del proyecto
Al alcanzar este hito debe poder responderse a preguntas como:
 ¿Se ha creado una línea base de la arquitectura? ¿Es adaptable

9
y robusta? ¿Puede evolucionar?
 ¿Se han identificado y mitigado los riesgos más graves?
 ¿Se ha desarrollado un plan del proyecto hasta el nivel
necesario para respaldar una agenda, costes, y calidad realista?
 ¿Proporciona el proyecto, una adecuada recuperación de la
inversión?
 ¿Se ha obtenido la aprobación de los inversores?
Fase de Construcción
Durante la fase de construcción se crea el producto. La línea base de
la arquitectura crece hasta convertirse en el sistema completo. Al final
de esta fase, el producto contiene todos los casos de uso
implementados, sin embargo, puede que no esté libre de defectos. Los
artefactos producidos durante esta fase son:
9
Idem
38
 El sistema software
 Los casos de prueba
 Los manuales de usuario
La fase de construcción finaliza con el hito de Capacidad Operativa
Inicial. Este hito se alcanza cuando el equipo de desarrollo y los
stakeholders llegan a un acuerdo sobre:
 El producto es estable para ser usado
 El producto provee alguna funcionalidad de valor
 Todas las partes están listas para comenzar la transición
Fase de Transición
La fase de transición cubre el período durante el cual el producto se

10
convierte en la versión beta.
Las iteraciones en esta fase continúan agregando características al sw.
Sin embargo, las características se agregan a un sistema que el usuario
se encuentra utilizando activamente.
Los artefactos construidos en esta fase son los mismos que en la fase
de construcción. El equipo se encuentra ocupado fundamentalmente
en corregir y extender la funcionalidad del sistema desarrollado en la
fase anterior.
10
Idem
39
La fase de transición finaliza con el hito de Lanzamiento del Producto,
Este hito se alcanza cuando el equipo de desarrollo y los stakeholders
llegan a un acuerdo sobre:
 Se han alcanzado los objetivos fijados en la fase de Inicio.
 El usuario está satisfecho.
2.2.6. UML
El UML está compuesto por diversos elementos gráficos que se
combinan para conformar diagramas. Debido a que el UML es un
lenguaje, cuenta con reglas para combinar tales elementos. La finalidad
de los diagramas es presentar diversas perspectivas de un sistema, a
las cuales se les conoce como modelo. Recordemos que un modelo es
una representación simplificada de la realidad; el modelo UML describe
lo que supuestamente hará un sistema, pero no dice cómo implementar
dicho sistema. 11
A continuación, se describirán los diagramas más comunes del UML y
los conceptos que representan:
• Diagrama de Clases
Los diagramas de clases describen la estructura estática de un sistema.
Las cosas que existen y que nos rodean se agrupan naturalmente en
categorías. Una clase es una categoría o grupo de cosas que tienen
atributos (propiedades) y acciones similares. Un ejemplo puede ser la
11
J.Rumbaugh,I.Jacobson,Gravdy Booch, El Lenguaje Unificado Modelado Manual de Referencia, Madrid, (2000)
Sitio web:https://ingenieriasoftware2011.files.wordpress.com/2011/07/el-lenguaje-unificado-de-modelado-
manual-de-referencia.pdf
40
clase “Aviones” que tiene atributos como el “modelo de avión”, “la
cantidad de motores”, “la velocidad de crucero” y “la capacidad de
carga útil”. Entre las acciones de las cosas de esta clase se encuentran:
“acelerar”, “elevarse”, “girar”, “descender”, “desacelerar”. Un rectángulo
es el símbolo que representa a la clase, y se divide en tres áreas. Un
diagrama de clases está formado por varios rectángulos de este tipo
conectados por líneas que representan las asociaciones o maneras en
que las clases se relacionan entre sí.12
Ilustración 4 Diagrama de clases
Fuente: J.Rumbaugh,I.Jacobson,Gravdy Booch; Catedra de Proyecto, Diagrama UML Recuperado de

https://www.teatroabadia.com/es/uploads/documentos/iagramas_del_uml.pdf [Figura]. Pág. 2.
• Diagrama de Objetos
Los Diagramas de Objetos están vinculados con los Diagramas de
Clases. Un objeto es una instancia de una clase, por lo que un diagrama
de objetos puede ser visto como una instancia de un diagrama de
clases. Los diagramas de objetos describen la estructura estática de un
sistema en un momento particular y son usados para probar la precisión
de los diagramas de clases.
12
J.Rumbaugh,I.Jacobson,Gravdy Booch Catedra de Proyecto, Diagrama UML, (2000)
Sitio web:https://ingenieriasoftware2011.files.wordpress.com/2011/07/el-lenguaje-unificado-de-modelado-
manual-de-referencia.pdf
41
Ilustración 5 Diagrama objetos

• Diagrama de Casos de Uso
Un caso de uso es una descripción de las acciones de un sistema
desde el punto de vista del usuario. Es una herramienta valiosa dado
que es una técnica de aciertos y errores para obtener los
requerimientos del sistema, justamente desde el punto de vista del
usuario. Los diagramas de caso de uso modelan la funcionalidad del
sistema usando actores y casos de uso. Los casos de uso son servicios
o funciones provistas por el sistema para sus usuarios. 13
Ilustración 6 Diagrama de casos de uso

13
Idem
42
• Diagrama de Estados
En cualquier momento, un objeto se encuentra en un estado particular,
la luz está encendida o apagada, el auto en movimiento o detenido, la
persona leyendo o cantando, etc. El diagrama de estados UML captura
esa pequeña realidad.14
Ilustración 7 Diagrama de casos de estado

https://www.teatroabadia.com/es/uploads/documentos/iagramas_del_uml.pdf [Figura]. Pág. 7-8.
• Diagrama de Secuencias
Los diagramas de clases y los de objetos representan información
estática. No obstante, en un sistema funcional, los objetos interactúan
entre sí, y tales interacciones suceden con el tiempo. El diagrama de
secuencias UML muestra la mecánica de la interacción con base en
tiempos.15
14
Idem
15
Idem
43
Ilustración 8 Diagrama de secuencia

• Diagrama de Actividades
Un diagrama de actividades ilustra la naturaleza dinámica de un
sistema mediante el modelado del flujo ocurrente de actividad en
actividad. Una actividad representa una operación en alguna clase del
sistema y que resulta en un cambio en el estado del sistema.
Típicamente, los diagramas de actividad son utilizados para modelar el
flujo de trabajo interno de una operación.16
16
Idem
44
Ilustración 9 Diagrama de actividades
• Diagrama de Colaboraciones
El diagrama de colaboraciones describe las interacciones entre los objetos
en términos de mensajes secuenciados. Los diagramas de colaboración
representan una combinación de información tomada de los diagramas de
clases, de secuencias y de casos de uso, describiendo el comportamiento,
tanto de la estructura estática, como de la estructura dinámica de un
sistema.17
17
Idem
45
Ilustración 10 Diagrama de Colaboraciones

• Diagrama de Componentes
Un diagrama de componentes describe la organización de los
componentes físicos de un sistema.
Ilustración 11 Diagrama de Componentes

• Diagrama de Distribución
El diagrama de distribución UML muestra la arquitectura física de un
sistema informático. Puede representar a los equipos y a los
dispositivos, y también mostrar sus interconexiones y el software que
se encontrará en cada máquina. 18
Ilustración 12 Diagrama de Distribución
18
Idem
46
2.2.7. Framework
El concepto framework se emplea en muchos ámbitos del desarrollo de
software, no solo en el ámbito de aplicaciones Web. Podemos
encontrar frameworks para el desarrollo de aplicaciones médicas, de
visión por computador, para el desarrollo de juegos, y para cualquier

19
ámbito que pueda ocurrírsenos.
En general, con el término framework, nos estamos refiriendo a una
estructura software compuesta de componentes personalizables e
intercambiables para el desarrollo de una aplicación. En otras palabras,
un framework se puede considerar como una aplicación genérica
incompleta y configurable a la que podemos añadirle las últimas piezas
para construir una aplicación concreta.
Los objetivos principales que persigue un framework son: acelerar el
proceso de desarrollo, reutilizar código ya existente y promover buenas
19
Javier J Gutierrez ¿Que es un framework web?
Sitio web: http://www.lsi.us.es/~javierj/investigacion_ficheros/Framework.pdf
47
prácticas de desarrollo como el uso de patrones. Un framework Web,
por tanto, podemos definirlo como un conjunto de componentes (por
ejemplo, clases en java y descriptores y archivos de configuración en
XML) que componen un diseño reutilizable que facilita y agiliza el
desarrollo de sistemas Web.
2.2.8. Framework Laravel
Laravel es un framework de código abierto para el desarrollo de
aplicaciones web en PHP 5 que posee una sintaxis simple, expresiva y
elegante. Fue creado en 2011 por Taylor Otwell, inspirándose en Ruby
on Rails y Symfony, de los cuales ha adoptado sus principales
ventajas..
Laravel facilita el desarrollo simplificando el trabajo con tareas comunes
como la autenticación, el enrutamiento, gestión sesiones, el
almacenamiento en caché, etc. Algunas de las principales
características y ventajas de Laravel son:20
 Está diseñado para desarrollar bajo el patrón MVC (modelo - vista -
controlador), centrándose en la correcta separación y modularización
del código. Lo que facilita el trabajo en equipo, así como la claridad, el
mantenimiento y la reutilización del código.
 Integra un sistema ORM de mapeado de datos relacional llamado
Eloquent aunque también permite la construcción de consultas directas
a base de datos mediante su Query Builder.
20
Comunidad Laravel, LARAVEL the PHP Framework for Web Artisans
Sitio web: https://laravel.com/
48
 Permite la gestión de bases de datos y la manipulación de tablas desde
código, manteniendo un control de versiones de las mismas mediante
su sistema de Migraciones.
 Utiliza un sistema de plantillas para las vistas llamado Blade, el cual
hace uso de la cache para darle mayor velocidad. Blade facilita la
creación de vistas mediante el uso de layouts, herencia y secciones.
 Facilita la extensión de funcionalidad mediante paquetes o librerías
externas. De esta forma es muy sencillo añadir paquetes que nos
faciliten el desarrollo de una aplicación y nos ahorren mucho tiempo de
programación.
 Incorpora un intérprete de línea de comandos llamado Artisan que nos
ayudará con un montón de tareas rutinarias como la creación de
distintos componentes de código, trabajo con la base de datos y
migraciones, gestión de rutas, cachés, colas, tareas programadas,
etc.21
2.2.9. Patrón MVC
El modelo–vista–controlador (MVC) es un patrón de arquitectura de
software que separa los datos y la lógica de negocio de una aplicación
de la interfaz de usuario y el módulo encargado de gestionar los
eventos y las comunicaciones. Para ello MVC propone la construcción
de tres componentes distintos que son el modelo, la vista y el
controlador, es decir, por un lado, define componentes para la
representación de la información, y por otro lado para la interacción del
usuario. Este patrón de arquitectura de software se basa en las ideas
21
Idem
49
de reutilización de código y la separación de conceptos, características
que buscan facilitar la tarea de desarrollo de aplicaciones y su posterior
mantenimiento.22
Ilustración 13 : Diagrama de Distribución
Fuente: Comunidad Laravel; LARAVEL the PHP Framework for Web Artisans
https://ajgallego.gitbooks.io/laravel-5/content/introduccion.html [Figura]. Pág. 1.
De manera, los componentes de MVC se podrían definir como:
 El Modelo: Es la representación de la información con la cual el sistema
opera, por lo tanto gestiona todos los accesos a dicha información,
tanto consultas como actualizaciones. Las peticiones de acceso o
manipulación de información llegan al 'modelo' a través del
'controlador'.
 El Controlador: Responde a eventos (usualmente acciones del usuario)
e invoca peticiones al 'modelo' cuando se hace alguna solicitud de
22
Idem
50
información (por ejemplo, editar un documento o un registro en una
base de datos). Por tanto se podría decir que el 'controlador' hace de
intermediario entre la 'vista' y el 'modelo'.
 La Vista: Presenta el 'modelo' y los datos preparados por el controlador
al usuario de forma visual. El usuario podrá interactuar con la vista y
realizar otras peticiones que se enviarán al controlador.
2.2.10. Bases de datos
Las bases de datos más populares y utilizadas para el desarrollo de
aplicaciones web son las bases de datos relacionales. Hay muchas
bases de datos relacionales tanto comerciales como de software libre
como MySQL, Derby, Oracle, MS SQL Server, PostgreSQL. 23
Actualmente los sistemas de bases de datos más usados son Oracle,
SQL server y MySQL, sobre todo este último, es multiplataforma y está
desarrollado en C, tiene licencia de código abierto GPL y consta de una
herramienta interactiva para hacer consultas y crear bases de datos,
en su conjunto se ha hecho muy popular en el desarrollo web.
Las aplicaciones web tienen necesidad de escalabilidad y tolerancia a
fallos, es por esto que se está haciendo hueco una nueva familia de
bases de datos denominadas NoSQL, entre las que se encuentran
Cassandra, mongoDB, riak, redis.
2.2.11. Desarrollo de un software
La ingeniería de software está formada por un proceso, un conjunto de
métodos (prácticas) y un arreglo de herramientas que permite a los
23 Rafael Camps P,Luis Alberto Casillas S,Dolors Costal,Marc Gibert Software libre –Base de datos 2015
51
profesionales elaborar software de cómputo de alta calidad. ¿Quién lo
hace? Los ingenieros de software elaboran y dan mantenimiento al
software, y virtualmente cada persona lo emplea en el mundo
industrializado, ya sea en forma directa o indirecta. ¿Por qué es
importante? El software es importante porque afecta a casi todos los
aspectos de nuestras vidas y ha invadido nuestro comercio, cultura y
actividades cotidianas. La ingeniería de software es importante porque
nos permite construir sistemas complejos en un tiempo razonable y con
alta calidad. ¿Cuáles son los pasos? El software de computadora se
construye del mismo modo que cualquier producto exitoso, con la
aplicación de un proceso ágil y adaptable para obtener un resultado de
mucha calidad, que satisfaga las necesidades de las personas que
usarán el producto. En estos pasos se aplica el enfoque de la ingeniería
de software. ¿Cuál es el producto final? Desde el punto de vista de un
ingeniero de software, el producto final es el conjunto de programas,
contenido (datos) y otros productos terminados que constituyen el
software de computadora. 24
Pero desde la perspectiva del usuario, el producto final es la
información resultante que de algún modo hace mejor al mundo en el
que vive. ¿Cómo me aseguro de que lo hice bien? Lea el resto de este
libro, seleccione aquellas ideas que sean aplicables al software que
usted hace y aplíquelas a su trabajo.
24
Edgar Serna M Libro Blanco – De la ingeniería de software en América Latina, 2013
52
2.2.12. Aplicaciones web
Una aplicación web (web-based application) es un tipo especial de
aplicación cliente/servidor, donde tanto el cliente (el navegador,
explorador o visualizador1 ) como el servidor (el servidor web) y el
protocolo mediante el que se comunican (HyperText Transfer Protocol
(HTTP)) están estandarizados y no han de ser creados por el
programador de aplicaciones. El protocolo HTTP forma parte de la
familia de protocolos de comunicaciones Transmission Control
Protocol/Internet Protocol (TCP/IP), que son los empleados en Internet.
Estos protocolos permiten la conexión de sistemas heterogéneos, lo
que facilita el intercambio de información entre distintos ordenadores. 25
Ilustración 14 Esquema básico de una aplicación web
Fuente: Sergio Lujan, Programación en internet – clientes web,2010

Recuperado de https://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/16994/1/sergio_lujan-
programacion_en_internet_clientes_web.pdf [Figura]. Pág. 8.
2.2.13. La Gestión Documental
Se entiende por Gestión Documental que es “conjunto de tareas y
procesos técnicos orientados a obtener la mayor eficacia y rentabilidad
en el tratamiento de los documentos por parte de las unidades
25
Sergio Lujan Programación en internet – clientes web,2010
Sitio web https://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/16994/1/sergio_lujan-programacion_en_internet_clientes_web.pdf
53
administrativas productoras de la misma”; estas prácticas son usadas
para administrar el flujo de documentos de una organización, permitir
la recuperación de información, determinar el tiempo que deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
Otro concepto es el de la Norma ISO 15489-1:200113, que describe la
gestión de documentos como el "campo de la gestión responsable del
control sistemático y eficiente en la creación, recepción, mantenimiento,
utilización, preservación y evaluación de documentos, que incluye
procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las
actividades y operaciones en forma de documentos, e información
sobre éstas".26
Ilustración 15 Esquema básico de una aplicación web
Fuente: Rosa Lloveras Moreno, Articulo Norma ISO 15489,2008

Recuperado de http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-_La_norma_ISO_15489.pdf
[Figura]. Pág. 6.
26
Rosa Lloveras Moreno, Articulo Norma ISO 15489,2008
Recuperado de http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-_La_norma_ISO_15489.pdf [Figura]. Pág. 6.
54
2.2.14. Diseño y puesta en funcionamiento del sistema de gestión de
documentos
La norma ISO 15498 propone la metodología DIRKS (Designing and
Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el
diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.
Esta metodología consta de ocho etapas.27
Ilustración 16 Metodología de gestión de documentos
Fuente: Rosa Lloveras Moreno, Articulo Norma ISO 15489,2008

[Figura]. Pág. 12.
2.3. Marco situacional
2.3.1. Modelo de Gestión Documental en el Perú
En la actualidad el Perú se encuentra inmerso en un proceso de
digitalización que le permite sentar las bases de un Gobierno Digital
como lo propugna la Organización para la Cooperación y Desarrollo
Económico (OCDE), organización a la que nuestro país aspira ser
parte, y, siendo que todas las organizaciones, independientemente de
su tamaño o de su naturaleza, generan información como resultado de
27
Rosa Lloveras Moreno, Articulo Norma ISO 15489,2008
55
sus procesos de trabajo, de lo cual el ámbito público no queda excepto,
los documentos como un tipo de información son activos que forma
parte del capital intelectual de una organización. Este proceso de
digitalización inicia con la Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización
de la Gestión del Estado, de 30.ENE.2002, por la cual se declaró al 30
Estado Peruano en proceso de modernización en sus diferentes
instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos,
teniendo como principal propósito el “…mejorar la gestión pública y
contribuir en el fortalecimiento de un Estado democrático,
descentralizado y al servicio del ciudadano” ; y, en dicha línea, tiene
como finalidad fundamental “…la obtención de mayores niveles de
eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor
atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los
recursos públicos” . Actualmente, se cuenta con Políticas Nacionales
que respaldan este proceso, como la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública3 , que constituye el principal
instrumento orientador de la modernización de la gestión pública en el
Perú. Establece la visión, los principios y lineamientos para una
actuación coherente y eficaz del sector público al servicio de los
ciudadanos y el desarrollo del país, y la Política Nacional de Gobierno
Electrónico 2013-20174 , emitida con el fin de dar continuidad al
despliegue del Gobierno Electrónico en el Perú, tiene como uno de sus
objetivos impulsar la interoperabilidad y el intercambio de datos
espaciales con la finalidad de mejorar la prestación de los servicios
brindados por las entidades del Estado para la sociedad, fomentando
56
su desarrollo. En tal contexto, y en armonía con las señaladas Políticas
Nacionales, se emitió el “Plan Nacional de Simplificación Administrativa
2013 - 20165 ” cuyo Objetivo Estratégico 2º establecía como una de
sus acciones la 2.2.
Incorporar los procedimientos administrativos más demandados en la
Plataforma de Interoperabilidad del Estado Peruano – PIDE,
disponiendo como responsable de tal acción a la Oficina Nacional de
Gobierno Electrónico e Informática de la Presidencia del Consejo de
Ministros – ONGEI PCM, hoy a cargo de la Secretaría de Gobierno
Digital - SEGDI. En este punto, no debemos perder de vista la Ley Nº
29158 - Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, que establece, entre otros,
el Principio de servicio al ciudadano por el cual las “..entidades del
Poder Ejecutivo están al servicio de las personas y de la sociedad;
actúan en función de sus necesidades, así como del interés general de
la nación”. A la fecha, el proceso de digitalización para lograr un Estado
al servicio del ciudadano se consolida con la dación de un conjunto de
dispositivos, en particular, el Decreto Legislativo Nº 1310, mediante el
cual se dictan medidas adicionales de simplificación administrativa,
entre ellas, la establecida en el Artículo 8°, la cual dispone que “las
entidades de la Administración Pública deben interconectar sus
sistemas de trámite documentario o equivalentes para el envío
automático de documentos electrónicos entre dichas entidades a través
de la PIDE”, señalando que éstas deben adecuar sus sistemas de
trámite documentario o equivalentes para el envío automático de
57
documentos electrónicos con otras entidades, así como dentro de sus
áreas, órganos y unidades, hasta el 31 de diciembre de 2018. 28
2.3.2. Marco legal y normativo
 Ley Nº 27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
 Ley Nº 29158 - Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.
 Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.
 Ley N° 27806 - Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública.
 Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Único
Ordenado que sistematiza la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General.
 Decreto Legislativo Nº 1310 que aprueba medidas adicionales de
simplificación administrativa.
 Decreto Supremo N° 066-2011-PCM, que aprueba el Plan de
Desarrollo de la Sociedad de la Información en el Perú.
 Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional
de Modernización de la Gestión Pública.
 Decreto Supremo N° 081-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional
de Gobierno Electrónico 2013-2017.
2.4. Definición de términos básicos
Aplicación: Software de computadora diseñado para ayudar a los actores
en la ejecución de tareas específicas. (Salazar, 2013)
28
Estado Peruano del Peru, Modelo de Gestión Documental ,2017
Sitio web https://www.peru.gob.pe/normas/docs/1551640-1.pdf
58
Sitios web: Permite publicar información que millones de usuario pueden
ver y consultar siguiendo enlaces con diferentes sitios, mediante
navegadores de Internet como Explorer o Netscape. (Noguez, 2006).
Archivo: Es un conjunto de instrucciones de programa o datos, con un
nombre, que está en un medio de almacenamiento. (Noguez, 2006).
La gestión de los documentos: entendida como el conjunto de normas,
técnicas y conocimientos aplicados al tratamiento de los documentos desde
su diseño hasta su conservación permanente. Vega et al. (2015).
El documento: Información creada, recibida y conservada como evidencia
y como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus
actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
Aplicación web: Es una aplicación de software que se codifica en un
lenguaje soportado por los navegadores web en las que se confía la
ejecución al navegador. (Casillas, 2005).
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video, casetes,
cinta, película, microfilm, etcétera) en una que sólo puede leerse o
interpretarse por medio de una computadora. (De vega, 2015, p.51).
Trámite: Toda comunicación escrita iniciada interna o externamente que
amerita acto administrativo, acto de administración interna, decisión,
respuesta o acción con respecto a ella. (Cruz, 2011, p.31).
Sistema: Un grupo de cosas o partes que trabajan en conjunto o conectadas
de alguna manera para formar un todo. Típicamente, se emplea para
referirse al sujeto del modelo de casos de uso: el producto a construir.
(Salazar, 2013).
59
III. MARCO METODOLÓGICO
3.1. Nivel y tipo de investigación
3.1.1. Tipo de investigación
El tipo de investigación del trabajo corresponde a una investigación
aplicada, ya que se intervendrá en la Municipalidad Distrital de
Pillcomarca, los resultados que se obtengan servirán para las
conclusiones y recomendaciones pertinentes a la gestión
documentaria de la municipalidad.
La definición del tipo de investigación, lo menciona Carlos Muñoz
Razo, como un tipo de investigación, que también recibe el nombre de
investigación aplicada fundamental, investigación aplicada
tecnológica, investigación práctica o investigación empírica. Se
caracteriza por aplicar los conocimientos que surgen de la
investigación pura para resolver problemas de carácter práctico,
empírico y tecnológico para el avance y beneficio de los sectores
productivos de bienes y servicios de la sociedad.
3.1.2. Nivel de investigación
El nivel de investigación es explicativo, se pretende determinar la
influencia o impacto del aplicativo web de trámite documentario en la
mejora de registro, control y seguimiento de la Municipalidad de
Pillcomarca.
60
3.2. Diseño de la investigación
Esta investigación corresponde al diseño experimental debido a que “los
diseños experimentales se utilizan cuando el investigador pretende
establecer el posible efecto de una causa que se manipula” (Hernández y
otros, 2010, p. 122). Es de clase Cuasi experimental con dos grupos:
experimental y control, los sujetos de la muestra de estudio fueron asignados
de forma intencional. Según Hernández, Fernández y Baptista (2010) “En los
diseños Cuasi experimentales los sujetos no se asignan al azar a los grupos
ni se emparejan, sino que dichos grupos ya están formados antes del
experimento: son grupos intactos”. (p.148).
G1 -------- O1 ---------------------------O2
G2 -------- O3 ------------X------------O4
Donde:
G : Grupo o muestra
O1, O2 : Observación preprueba (Gestión de trámite documentario)
X : Software de trámite documentario
O3, O4 : Observación posprueba (PROPUESTA)
Ilustración 17 Tipo de investigación
Fuente: Roberto Hernandez Sampieri, Carlos Fernandez collado, Pilar Baptista Lucio
Metodologia de la investiagcion Pag. 119
61
3.3. Población
Para efectos de la investigación, se considera como población a los
operadores internos que interactúan con el Sistema de Tramite
Documentario (personal administrativo) 25.
3.4. Selección de la muestra
En este caso, se utilizó la muestra no probabilística o dirigida, sobre la cual
Hernández, Fernández y Baptista (2014) definen “subgrupo de la población
en la que la elección de los elementos no depende de la probabilidad, sino
de las características de la investigación” (p. 176),
siendo la muestra del personal administrativo 25 y administrados 70, se eligió
25 de los administrados porque se consideró necesario encuestar a
personas o empresas que con más frecuencia realizar trámites en la
municipalidad, debido también al tiempo y recurso que nos tomaría
encuestar a toda la población.
3.5. Técnicas e instrumentos de recolección de datos
Técnicas:
La técnica utilizada será el test (pretest y postest), mediante el cual se
evaluarán la satisfacción de los usuarios con respecto a la automatización
de los procedimientos de trámite documentario.
Otro instrumento será la encuesta, el que será estructurado en base a las
variables de estudio y una entrevista a expertos.
62
3.6. Procesamiento y presentación de datos
Se procesará con el softwar SPSS toda la información recabada por medio
del instrumento encuesta, para luego presentarlo en gráficos estadísticos
para su posterior análisis y evaluación de resultados.
Para la prueba de hipótesis se usara la prueba de Chi cuadrada y tabla de
contingencias para conceptualizar el grado de relación entre las variables y
sus dimensiones para la evaluación de efectos
Ilustración 18 Prueba de Hipótesis
Fuente: Roberto Hernandez Sampieri, Carlos Fernandez collado, Pilar Baptista Lucio
Metodologia de la investiagcion Pag. 277
63
IV. DESARROLLO DELA INVESTIGACIÓN
4.1. Datos generales de la entidad
 ENTINDAD : Municipalidad Distrital de Pillco Marca
 RUC : 20447367727
 DOMICILIO FIZCAL : Av. Juan Velazco Alvarado Nro. 1650
 VISION
Ser una Municipalidad líder que promueve el desarrollo integral de la
comunidad, con una gestión eficiente, transparente y participativa,
posicionando a Pillco Marca como un distrito ordenado, segura, moderna,
inclusiva y saludable, donde se fomente la cultura.
 MISION
Brindar servicios de calidad con transparencia y tecnología en beneficio del
ciudadano, logrando el desarrollo integral y sostenible de la ciudad, a través
de una gestión participativa e innovadora.
 Funciones Generales – giro de la entidad
En marco a la Ley Orgánica De Municipalidades conforme al capitulo I
articulo 12 al 16 corresponde a las municipalidades:
Artículo 12.- Las municipalidades, para el mejor cumplimiento de sus fines,
formulan, aprueban, ejecutan, evalúan, supervisan y controlan los Planes de
Desarrollo Locales, en concordancia con los Planes de Desarrollo Nacionales
y Regionales.
Artículo 13.- Con el fin de garantizar la continuidad de la acción municipal,
los planes de desarrollo a que se refiere el artículo anterior son aprobados o
64
modificados por el concejo municipal con el coto favorable de por lo menos
dos tercios de sus integrantes.
Artículo 14.- Las municipalidades de jurisdicciones vecinas deben coordinar
su acción en asuntos de interés común. Corresponde dicha coordinación a
los concejos provinciales dentro de sus respectivas circunscripciones.
Artículo 15.- Constituyen servicios municipales esenciales los de
saneamiento del medio ambiente, agua potable, alcantarillado, limpieza,
alumbrado público, posta sanitaria, mercado de abastos, registros civiles y
promoción cultural y turismo. Artículo 16.- Las municipalidades coordinan
con los otros organismos del sector público la mejor prestación de los
servicios de interés local.
 Organigrama institucional:
figura 19: Organigrama Institucional De Pillco Marca
65
4.2. Modelo del desarrollo de la investigación
Para ejecutar el proyecto se elaboró haciendo uso de la Metodología RUP,
esta cuenta con fases que determinan un correcto y adecuado procedimiento
para el análisis, diseño y desarrollo de un software, contemplando en su fase
final la transición que es directamente la implantación del software en
cuestión.
Durante el analisis diseño y desarrollo del software, no se dejó de realizar los
procedimientos de la metodología de investigación científica, ya que de ella
depende el análisis e interpretación de datos y conclusiones finales del
estudio.
4.3. Productos del estudio de la Metodología RUP
4.3.1. Fase 1: INICIO(INCEPCION)
4.3.1.1. Modelo del negocio
tiene como objetivos comprender la estructura, la dinámica de la
organización, problemas actuales, identificar posibles mejoras y
comprender los procesos por ende se elabora el levantamiento
de la información pertinente, dicha información se recolecta
haciendo uso de las técnicas de recolección de información:
Los productos de esta fase de Recolección de Información:
 Encuesta de Expertos - Diagnostico ANEXO 2
 Encuesta a Gerentes / Subgerentes / Asistentes (Pagina) -
> ANEXO 3
 Mapa de Procesos -> ANEXO 4
66
 Diagramas De Flujo -> ANEXO 5
 Situación Actual -> ANEXO 6
De la que se concluye en esta primera etapa, los resultados de
los informes obtenidos
ANEXO 7: Modelo de negocio
4.3.1.2. Requisitos
Una vez se obtuvo el resultado factible del desarrollo se da inicio a
disciplinas que conllevan al desarrollo de la plataforma web de
tramite documentario:
 Requisitos Del Sistema – determina los requisitos que
contempla el sistema -> ANEXO 8
4.3.2. Fase 2: ELABORACION
4.3.2.1. Análisis
Para el análisis se utilizó Metodología UML lenguaje unificado de
modelado disciplina que permite contar con un modelo de datos
relacionados la cual se utilizara como base para la construcción de la
data inicial.
Análisis – diagramas UML -> ANEXO 9
4.3.2.2. Diseño
El diseño de la base de datos relacional incluye diferentes modelos y
esquemas, como también software de gestión de la misma (SGBD), la
herramienta usada para su elaboración fue Workbench, esta genera
un scrip y conexión directa a nuestra base de datos para pruebas
optimas de test, el producto final es:
Diseño – base de datos -> ANEXO 10
67
4.3.3. Fase 3: CONSTRUCCION
Durante la fase de construcción se crea el producto. La línea base de
la arquitectura crece hasta convertirse en el sistema completo. Al final
de esta fase, el producto contiene todos los casos de uso
implementados, sin embargo, puede que no esté libre de defectos. Los
artefactos producidos durante esta fase son:
Diseño y desarrollo – Programación -> ANEXO 11
Implementación -> ANEXO 12
Testing -> ANEXO 13
manual de usuario -> ANEXO 14
4.3.4. Fase 4: TRANSICION
La fase de transición cubre el período durante el cual el producto se
convierte en la versión beta
La fase de transición finaliza con el hito de Lanzamiento del Producto,
Este hito se alcanza cuando el equipo de desarrollo y los stakeholders
llegan a un acuerdo sobre “Se han alcanzado los objetivos fijados en la
fase de Inicio”.
El usuario satisfecho genera un producto documental formal anexada
en el siguiente formato:
 Implantación -> ANEXO 14
68
V. RESULTADOS
5.1. Procesamiento de datos Inicial sin el software(Pre Test):
Procesamiento de los datos obtenidos de las encuestas aplicados a los
funcionarios y trabajadores y/o empleados de la Municipalidad distrital de
Pillco Marca, 2019.
1. Pregunta 01: ¿tiene Ud. conocimiento que la municipalidad cuenta
con un sistema de apoyo para el tramite documental?
Tabla 2: TABLA RESULTADOS Nº 01
1. ¿tiene Ud. conocimiento que la municipalidad cuenta con un sistema de

apoyo para el tramite documental?tiene Ud. conocimiento que la
municipalidad cuenta con un sistema de apoyo para el tramite documental?
Frecuenci Porcentaje Porcentaje Porcentaje
a válido acumulado
Válidos Si 11 44,0 44,0 44,0
No 14 56,0 56,0 100,0
Total 25 100,0 100,0
Fuente: Ficha de encuesta: anexo N° 03 elaboración Tesistas, marzo 2019.
Ilustración 19: GRÁFICO DE RESULTADOS Nº 01
Fuente: Tabla N° 01: marzo 2019.

Elaboración: Tesistas
69
Análisis e interpretación
En el gráfico N.º 1 respecto a la pregunta 1 de la encuesta se observa un total
del 56% refiere no conocer, mientras que un 44% manifiesta que si.
De esto se concluye que más del 50% de trabajadores encuestados no conoce
trabajar con un sistema de apoyo para el tramite documental y el 44% usan como
apoyo cuadernos de control y archivos Excel.
2. Pregunta 02: ¿Los proceso que se realizan actualmente para el registro de
documentos permite una rápida y oportuna atención?
2.¿Los proceso que se realizan actualmente para el registro de documentos

permite una rápida y oportuna atención?
Frecuencia Porcentaje Porcentaje Porcentaje
válido acumulado
Válidos Si 4 16,0 16,0 16,0
No 21 84,0 84,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

En el gráfico de resultados N.º 02 respecto a la pregunta 2 de la encuesta se
observa un total del 84% que el registro de documentos permite una rápida y
oportuna atención, mientras que un 16% manifiesta que si
70
De esto se concluye que se requiere mucho tiempo en cada oficina para realizar
el registro de cada documento.
3. Pregunta 03: ¿Los procesos que se realizan actualmente para el control y
seguimiento de un documento permite una rápida y oportuna atención?
3.¿Los procesos que se realizan actualmente para el control y seguimiento

de un documento permite una rápida y oportuna atención?
válido acumulado
Válido Si 5 20,0 20,0 20,0
s No 20 80,0 80,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

observa un total del 80% manifestar que el control y seguimiento de documentos
no permite una oportuna y rápida atención y el 20% manifiesta que si existe una
rápida y oportuna atención debido a que en estas áreas tienen registros Excel
que les permite realizar búsquedas de documentos en gestión.
71
De esto se concluye que es necesario implementar mecanismos de control que
dificulten el control y seguimiento de los documentos en gestión.
4. Pregunta 04: ¿el tiempo de respuesta a un trámite del sistema de gestión
documental actual permite una rápida y oportuna atención al personal
administrativo o al usuario?
4.¿el tiempo de respuesta a un trámite del sistema de gestión documental

actual permite una rápida y oportuna atención al personal administrativo o
al usuario?
válido acumulado
Válidos Si 7 28,0 28,0 28,0
No 18 72,0 72,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

observa un total del 72% que respondieron que no y el 28% que sí.
De esto se concluye que no se le brinda al usuario una atención rápida y oportuna
debido a que respuestas de las consultas del documento en gestión son las
72
adecuadas, que se requiere de una herramienta de apoyo que agilice el registro
y el seguimiento y control de los documentos.
5. Pregunta 05: ¿Es optima la disponibilidad de la información en el sistema
de control actual?
5.¿Es optima la disponibilidad de la información en el sistema de control

actual?
válido acumulado
Válidos SI 8 32,0 32,0 32,0
NO 17 68,0 68,0 100,0
Total 25 100,0 100,0


Del gráfico de resultados N.º 05 respecto a la pregunta 5 de la encuesta se
observa un total del 68% que respondieron No, el 32% que sí.
De esto se concluye que la disponibilidad de la información el sistema de control
actual es mala, se necesita un mecanismo que le permita ejecutar búsquedas
inmediatas entre el registro de documentos gestionados por la oficina.
73
6. Pregunta 06: ¿Esta Ud. satisfecho con el modo en el que se lleva acabo el
trámite documentario en la municipalidad?
6.¿Esta Ud satisfecho con el modo en el que se lleva acabo el trámite

documentario en la municipalidad?
válido acumulado
Válido Si 4 16,0 16,0 16,0
s No 21 84,0 84,0 100,0
Total 25 100,0 100,0
Ilustración 24:GRÁFICO DE RESULTADOS Nº 06

observa un total del 84% que respondieron no estar satisfecho, mientras el 16%
si están satisfechos.
De esto se concluye que existe una mayor parte de trabajadores que manifiestan
el grado de insatisfacción con respecto al modo en que se lleva acabo el tramite
documentario actual.
74
7. Pregunta 07: ¿Cuenta el sistema actual de gestión documentaria con
mecanismos para el registro de usuarios?
Tabla 8:TABLA RESULTADOS Nº 07
7.¿Cuenta el sistema actual de gestión documentaria con mecanismos para

el registro de usuarios?
válido acumulado
Válidos Si 3 12,0 12,0 12,0
No 22 88,0 88,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

observa un total del 88% que respondieron no, el 12% que sí.
De esto se concluye que los trabajadores manifiestan en su mayoría que no se
cuenta con un sistema actual de gestión documentaria que les permita hacer un
registro de los usuarios atendidos.
75
8. Pregunta 08: ¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con
la opción de registro de Documentos y requisitos?
8.¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con la opción de

registro de Documentos y requisitos?
Frecuencia Porcentaj Porcentaje Porcentaje
e válido acumulado
Válidos Si 7 28,0 28,0 28,0
No 18 72,0 72,0 100,0
Total 25 100,0 100,0
Fuente: Ficha de encuesta: anexo N° 03 elaboración Tesistas, marzo 2019

observa un total de 72% que respondieron no y el 28% que sí.
De esto se concluye que los trabajadores manifiestan en su mayoría que no se
cuenta con un mecanismos o herramientas que le permitan y faciliten el registro
de los documentos y sus requisitos.
76
9. Pregunta 09. ¿Considera Ud. seguro el registro de la información a
su control actual de documentos?
9.¿Considera Ud. seguro el registro de la información a su control actual de

documentos?
válido acumulado
Válidos Si 7 28,0 28,0 28,0
No 18 72,0 72,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

De esto se concluye que el registro de la información en los cuadernos de control
y los archivos Excel que manejan no seguro, ya que estos se pueden perder con
su deterioro o en caso de los archivos de control en las computadoras pueden
ser perdidas en caso de averías o sustracción de los bienes o en otros casos
como incendios y derrumbes ocurridos en la oficina.
77
10. Pregunta 10: ¿Tiene Usted acceso al estado de sus documentos a
través del sistema de tramite documentario actual?
10.¿Tiene Usted acceso al estado de sus documentos a través del sistema

de tramite documentario actual?
e válido acumulado
Válidos Si 4 16,0 16,0 16,0
No 21 84,0 84,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

De esto se concluye que no se cuenta en totalidad con un sistema de gestión
documental que controle los estados del documento en gestión, pero de que si
es necesario ya que con ella podremos sabes que si nuestros documentos están
pendientes o ya fueron atendidos en las áreas correspondientes para su
atención.
78
la opción de derivación de expedientes administrativos?

derivación de expedientes administrativos?
e válido acumulado
Válidos Si 9 36,0 36,0 36,0
No 16 64,0 64,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

De esto se concluye que en la mayoría de los casos de las herramientas de
apoyo para el tramite documentario actual no se cuenta con una opción de
derivar documentos lo que dificulta ya que no se tiene un registro de la atención
del documento en la otra oficina, a excepción del cargo del documento
79
12. Pregunta 12: ¿el sistema actual permite manejar el fácil acceso a las
dependencias y los responsables de ellas para su exacta derivación
de documentos?
12.¿el sistema actual permite manejar el fácil acceso a las dependencias y

los responsables de ellas para su exacta derivación de documentos?
Frecue Porcentaj Porcentaje Porcentaje
ncia e válido acumulado
Válidos Si 7 28,0 28,0 28,0
No 18 72,0 72,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental no gestiona
dependencias y sus responsables, lo que dificulta con exactitud se el documento
será enviado al receptor correspondiente sin equivocación.
80
13. Pregunta 13: ¿El sistema de tramite documentario actual permite
verificar las fechas de trámite del documento?
Tabla 14:TABLA RESULTADOS Nº13
13.¿El sistema de tramite documentario actual permite verificar las fechas

de trámite del documento?
Frecuenc Porcentaj Porcentaje Porcentaje
ia e válido acumulado
Válido Si 11 44,0 44,0 44,0
s No 14 56,0 56,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual tiene en
promedio el control de fechas, conforme a los resultados obtenidos de que si
hacen uso de registros y control de fechas, lo adecuado deberá de ser acoger
este manejo a todas las oficinas y disponer de una herramienta que haga filtros
de consultas con fechas.
81
consultas que permitan visualizar la hoja de ruta del expediente?
14.¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con consultas que

permitan visualizar la hoja de ruta del expediente?
Frecuenci Porcentaj Porcentaje Porcentaje
a e válido acumulado
Válidos Si 7 28,0 29,2 29,2
No 17 68,0 70,8 100,0
Total 24 96,0 100,0
Perdidos Sistema 1 4,0
Total 25 100,0

observa un total de 70.83% que respondieron no y el 29.17% que sí.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental no cuenta con una
hoja de ruta adecuada para el seguimiento y control del documento, por
consiguiente, no se puede realizar una consulta adecuada para ver por qué
oficinas la gestionaron y le dieron atención, ni en donde se encuentra
actualmente, ni el estado.
82
15. Pregunta 15: ¿Qué tan confiable es para Ud. la información que brinda
del sistema de tramite documentario actual?
15.¿Es confiable para Ud. la información que brinda del sistema de tramite
documentario actual?
a válido acumulado
Válidos Si 8 32,0 32,0 32,0
No 17 68,0 68,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

observa un total de 68% que respondieron nada confiable y el 32% que sí.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual maneja
información nada confiable ya que está inmerso a ser manipulable, los cuadernos
de control pueden ser sustraídos fuera de las oficinas e ingresarles cualquier
información errónea o mal intencionada ya que solo se usa un lapicero para el
registro.
83
16. Pregunta 16: ¿El manejo de la información del sistema documentario
actual tiene un respaldo de seguridad si esta se llega a perder o
alterar?
16.¿El manejo de la información del sistema documentario actual tiene un

respaldo de seguridad si esta se llega a perder o alterar?
Frecuenc Porcentaj Porcentaje Porcentaje
ia e válido acumulado
Válido Si 1 4,0 4,0 4,0
s No 24 96,0 96,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

observa un total de 96% que respondieron nada confiable y el 4% que sí.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual no tiene un
respaldo de seguridad si la información se llegara a perder o alterar, se necesitan
mecanismos de control o herramientas que permitan que la información se
salvaguarde o se recupere en su versión anterior si es necesario.
84
17. Pregunta 17: ¿Cuenta con un soporte tecnológico que le permita
realizar el registro, control o seguimiento de los documentos
gestionados por su oficina?
17.¿Cuenta con un soporte tecnológico que le permita realizar el registro,

control o seguimiento de los documentos gestionados por su oficina?
válido acumulado
Válido Si 7 28,0 28,0 28,0
s No 18 72,0 72,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

De esto se concluye que la municipalidad no cuenta con un sistema general de
tramite documental que le permite hacer el registro y control de los documentos
en gestión, es necesario contar con una herramienta de apoyo para este control
85
y registro por ende se recomienda una implementación de un sistema de
información que gestione dichos documentos.
18. Pregunta 18: ¿El sistema cuenta con reportes que informen la hoja de
ruta de atención, verificación de fechas y estados de atención de los
documentos en trámite?
18.¿El sistema cuenta con reportes que informen la hoja de ruta de

atención, verificación de fechas y estados de atención de los documentos
en trámite?
Válido Si 3 12,0 12,0 12,0
s No 22 88,0 88,0 100,0
Tota 25 100,0 100,0
l

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual no cuenta con
reportes, de modo que no se pueden generar el listado de los documentos
atendidos por día, ni el seguimiento específico de los documentos en gestión.
86
19. Pregunta 19. ¿El sistema de tramite documentaria que usa en la
oficina cuenta con interfaces de usuario amigable?
19.¿El sistema de tramite documentaria que usa en la oficina cuenta con

interfaces de usuario amigable?
Válido No 25 100,0 100,0 100,0
s

observa un total de 100% que respondieron no contundentemente.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual no es nada
amigable para su interacción con el usuario que maneja dichos instrumentos que
le ayudan a gestionar los documentos atendidos por sus oficinas.
87
20. Pregunta 20: ¿en el sistema documentario actual se puede visualizar
la lista de documentos pendientes y documentos para atender de
manera amigable?
20.¿en el sistema documentario actual se puede visualizar la lista de

documentos pendientes y documentos para atender de manera amigable?
Válido Si 8 32,0 32,0 32,0
s No 17 68,0 68,0 100,0
Tota 25 100,0 100,0
l

observa un total de 68% que respondieron si y 32% no.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual no visualiza de
una manera amigable los documentos pendientes y los documentos para
atender, esto dificulta que se realice una buena gestión para la respectiva
atención de sus documentos.
88
21. Pregunta 21: ¿en el sistema documentario actual se puede visualizar
la lista de documentos archivados y enviados a las distintas
dependencias?

documentos archivados y enviados a las distintas dependencias?
válido acumulado
Válidos Si 10 40,0 40,0 40,0
No 15 60,0 60,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

observa un total de 60% que respondieron no y 40% que sí.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual gestiona la
lista de documentos archivados ni enviados, el control de estas solo se realizan
por los documentos existentes en los archivadores de la oficina, mas no se tiene
un registro de estas en un orden adecuado.
89
22. Pregunta 22: ¿los procesos de recepción, atención de derivar o
archivar son los adecuados actualmente en su oficina?
22.¿los procesos de recepción, atención de derivar o archivar son los

adecuados actualmente en su oficina?
válido acumulado
Válidos Si 15 60,0 60,0 60,0
No 10 40,0 40,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual los procesos
de recepción, atención, derivar o archivar no cumplen con parámetros o normas
dentro de la institución de manera similar, cada oficina es dependiente del
manejo del sistema de información, algunos hacen uso de sus cuadernos de
control, otros se apoyan de archivos Excel.
90
23. Pregunta 23: ¿Crees que, con la instalación de un soporte tecnológico
de apoyo sirva sistema de trámite documentario para el administrado,
mejorará su productividad?
23.¿Crees que, con la instalación de un soporte tecnológico de apoyo sirva

sistema de trámite documentario para el administrado, mejorará su
productividad?
Válido Si 23 92,0 92,0 92,0
s No 2 8,0 8,0 100,0
Tota 25 100,0 100,0
l

observa un total de 92% que respondieron si y 8% que no.
De esto se concluye que el personal sugiere el uso de un sistema de información
que le ayude a gestionar los documentos que se atienden en su oficina.
91
24. Pregunta 24: ¿El sistema actual de tramite documentario valida el
cumplimiento de los requisitos establecidos en el TUPA?
24.¿El sistema actual de tramite documentario valida el cumplimiento de los

requisitos establecidos en el TUPA?
Frecuencia Porcentaje Porcentaj Porcentaje
e válido acumulado
Válidos Si 9 36,0 36,0 36,0
No 16 64,0 64,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual no valida en
su gran mayoría los requisitos establecidos en el TUPA, esto dificulta que no se
tiene control de adecuado para la verificación de los cumplimientos de los
documentos que estén relacionados con un trámite único de procedimiento
administrativo.
92
25. Pregunta 25: ¿El sistema actual de tramite documentario tiene
establecido los tiempos establecidos en el TUPA para su atención del
documento en trámite?
25.¿El sistema actual de tramite documentario tiene establecido los tiempos

establecidos en el TUPA para su atención del documento en trámite?
e válido acumulado
Válidos Si 9 36,0 36,0 36,0
No 16 64,0 64,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual no contempla
los tiempos establecidos en el TUPA, mas solo es refencia, no existe una alerta
que le permita saber al usuario si el tiempo para atender algún documento este
culminando el limite de fecha.
93
26. Pregunta 26: ¿Cuenta el sistema actual con la verificación de los
costos por requisitos establecidos en el TUPA?
26.¿Cuenta el sistema actual con la verificación de los costos por requisitos

establecidos en el TUPA?
Válido Si 7 28,0 28,0 28,0
s No 18 72,0 72,0 100,0
Tota 25 100,0 100,0
l

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual no contempla
los costos por requisitos establecidos en el TUPA, mas solo es referencia, no
existe una alerta que le permita saber al personal si el usuario realizo o adjunto
su pago, de modo este documento siga su trámite habitual en las oficinas
pendientes para su atención.
94
27. Pregunta 27: ¿se cumplen los tiempos establecidos por el TUPA para
la atención de documentos en la municipalidad?
27.¿se cumplen los tiempos establecidos por el TUPA para la atención de

documentos en la municipalidad?
válido acumulado
Válidos Si 10 40,0 40,0 40,0
No 15 60,0 60,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual no se adecua
y no permite el adecuado control de tiempo por tramite, ya que no se establecen
los plazos desde el inicio del procedimiento y se tiene que recurrir al documento
físico del TUPA para poder realizar la consulta de los días que se establecen
para la atención del documento.
95
28. Pregunta 28: ¿cuenta el sistema de gestión documentario actual con
un notificador o alertas de atención de documentos?
28.¿cuenta el sistema de gestión documentario actual con un notificador o

alertas de atención de documentos?
Frecuencia Porcentaje Porcentaj Porcentaje
e válido acumulado
Válidos Si 1 4,0 4,0 4,0
No 24 96,0 96,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

observa un total de 96 % que respondieron no y 4% que sí.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual no cuenta con
un notificador de alerta para la atención de documentos, lo que dificulta medir los
tiempos para la atención del documento en gestión.
96
29. Pregunta 29: ¿Cómo calificaría Ud. la disponibilidad de la información
de los procedimientos administrativos y sus requisitos para su atención
en el sistema de tramite documentario actual?
29.¿es buena la disponibilidad de la información de los procedimientos

administrativos y sus requisitos para su atención en el sistema de tramite
válido acumulado
Válidos Si 7 28,0 28,0 28,0
No 18 72,0 72,0 100,0
Total 25 100,0 100,0

observa un total de 72 % respondieron no, y 28% que sí.
De esto se concluye que la disponibilidad de la información con respecto al TUPA
institucional es baja en su mayor parte, siendo este un problema fundamental ya
que los documentos en su mayoría son ingresados por mesa de partes y estas
son ligados a un TUPA para su atención.
97
5.2. Procesamiento de datos después de la implementación del
software (Post Test)
1. Pregunta 01: ¿tiene Ud. conocimiento que la municipalidad cuenta
con un sistema de apoyo para el tramite documental?
1. ¿tiene Ud. conocimiento que la municipalidad cuenta con un sistema de

apoyo para el tramite documental?tiene Ud. conocimiento que la
municipalidad cuenta con un sistema de apoyo para el tramite documental?
Frecuencia Porcentaj Porcentaj Porcentaje
e e válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0
Fuente: Ficha de encuesta: anexo N° 03 elaboración Tesistas, noviembre 2019.
Fuente: Tabla N° 31: noviembre 2019.

En el gráfico N.º 44 respecto a la pregunta 1 de la encuesta se observa un total
del 100% refiere conocer que la municipalidad cuenta con un sistema de apoyo
para el tramite documental
98
2. Pregunta 02: ¿Los proceso que se realizan actualmente para el registro de
documentos permite una rápida y oportuna atención?
2.¿Los proceso que se realizan actualmente para el registro de documentos

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

observa un total del 100% que el registro de documentos permite una rápida y
oportuna atención.
99
3. Pregunta 03: ¿Los procesos que se realizan actualmente para el control y
3.¿Los procesos que se realizan actualmente para el control y

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0
Ilustración46: GRÁFICO DE RESULTADOS Nº 33

observa un total del 100% manifestar que el control y seguimiento de
documentos permite una oportuna y rápida atención
100
4. Pregunta 04: ¿el tiempo de respuesta a un trámite del sistema de gestión
documental actual permite una rápida y oportuna atención al personal
administrativo o al usuario?
4.¿el tiempo de respuesta a un trámite del sistema de gestión documental

actual permite una rápida y oportuna atención al personal administrativo o
al usuario?
válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

observa un total del 100% que sí.
De esto se concluye que se le brinda al usuario una atención rápida y oportuna
debido a que respuestas de las consultas del documento en gestión son las
adecuadas.
101
5. Pregunta 05: ¿Cómo usted calificaría la disponibilidad de la información en
el sistema de control actual?
5.¿Es optima la disponibilidad de la información en el sistema de control

actual?
Válido Si 25 100,0 100,0 100,0
s

observa un total del 100% respondieron si.
De esto se concluye que la disponibilidad de la información el sistema de control
actual optima,
102
6. Pregunta 06: ¿Usted qué tan satisfecho se siente con el modo en el que
se lleva acabo el trámite documentario en la municipalidad?
6.¿Esta Ud satisfecho con el modo en el que se lleva acabo el trámite

documentario en la municipalidad?
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

observa un total del 100% que respondieron que se sienten satisfechos.
De esto se concluye que existe una mayor parte de trabajadores que manifiestan
el grado de satisfacción es positiva con respecto al modo en que se lleva acabo
el tramite documentario actual.
103
7. Pregunta 07: ¿Cuenta el sistema actual de gestión documentaria con
mecanismos para el registro de usuarios?
7.¿Cuenta el sistema actual de gestión documentaria con mecanismos para

el registro de usuarios?
válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

observa un total del 100% que respondieron que sí.
De esto se concluye que los trabajadores manifiestan en su mayoría que se
cuenta con un sistema actual de gestión documentaria que les permita hacer un
registro de los usuarios atendidos.
104
8. Pregunta 08: ¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con la
opción de registro de Documentos y requisitos?

registro de Documentos y requisitos?
válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0
Fuente: Ficha de encuesta: anexo N° 03 elaboración Tesistas, noviembre 2019

observa un total de 100% que respondieron que sí.
De esto se concluye que los trabajadores manifiestan en su mayoría que si se
cuenta con un mecanismos o herramientas que le permitan y faciliten el registro
de los documentos y sus requisitos.
105
9. Pregunta 09. ¿Considera Ud. seguro el registro de la información a su
control actual de documentos?
9.¿Considera Ud. seguro el registro de la información a su control actual de

documentos?
válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que el registro de la información en el sistema es seguro.
106
10. Pregunta 10: ¿Tiene Usted acceso al estado de sus documentos a través
del sistema de tramite documentario actual?
10.¿Tiene Usted acceso al estado de sus documentos a través del sistema

de tramite documentario actual?
válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

observa un total de 100% que respondieron no que sí.
De esto se concluye que si se cuenta en totalidad con un sistema de gestión
documental que controle los estados del documento en gestión.
107
11. Pregunta 11: ¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con la
opción de derivación de expedientes administrativos?

derivación de expedientes administrativos?

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que en todos aquellos que hacen uso del sistema de tramite
tienen la opción de derivación de documentos.
108
12. Pregunta 12: ¿el sistema actual permite manejar el fácil acceso a las
dependencias y los responsables de ellas para su exacta derivación de
documentos?
12.¿el sistema actual permite manejar el fácil acceso a las dependencias y

los responsables de ellas para su exacta derivación de documentos?

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental si gestiona
dependencias y sus responsables, lo que dificulta con exactitud se el documento
será enviado al receptor correspondiente sin equivocación.
109
13. Pregunta 13: ¿El sistema de tramite documentario actual permite verificar
las fechas de trámite del documento?
Tabla 43:TABLA RESULTADOS Nº43
13.¿El sistema de tramite documentario actual permite verificar las fechas

de trámite del documento?

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual tiene en
promedio el control de fechas.
110
consultas que permitan visualizar la hoja de ruta del expediente?
14.¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con consultas que

permitan visualizar la hoja de ruta del expediente?

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental si cuenta con una
hoja de ruta adecuada para el seguimiento y control del documento
111
Pregunta 15: ¿es confiable para Ud. la información que brinda del sistema de
tramite documentario actual?
15.¿Es confiable para Ud. la información que brinda del sistema de tramite
válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

observa un total de 100% que respondieron confiable.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual maneja
información confiable.
112
16. Pregunta 16: ¿El manejo de la información del sistema documentario actual
tiene un respaldo de seguridad si esta se llega a perder o alterar?
16.¿El manejo de la información del sistema documentario actual tiene un

respaldo de seguridad si esta se llega a perder o alterar?
válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual si tiene un
respaldo de seguridad si la información se llegara a perder o alterar.
113
17. Pregunta 17: ¿Cuenta con un soporte tecnológico que le permita realizar el
registro, control o seguimiento de los documentos gestionados por su
oficina?
Tabla47:TABLA RESULTADOS Nº 47
17.¿Cuenta con un soporte tecnológico que le permita realizar el registro,

control o seguimiento de los documentos gestionados por su oficina?
válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que la municipalidad si cuenta con un sistema general de
tramite documental que le permite hacer el registro y control de los documentos
en gestión.
114
18. Pregunta 18: ¿El sistema cuenta con reportes que informen la hoja de ruta
de atención, verificación de fechas y estados de atención de los documentos
en trámite?
18.¿El sistema cuenta con reportes que informen la hoja de ruta de

atención, verificación de fechas y estados de atención de los documentos
en trámite?

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual cuenta con
reportes, de modo que no se pueden generar el listado de los documentos
atendidos por día, el seguimiento específico de los documentos en gestión.
115
19. Pregunta 19. ¿El sistema de tramite documentaria que usa en la oficina
cuenta con interfaces de usuario amigable?
19.¿El sistema de tramite documentaria que usa en la oficina cuenta con

interfaces de usuario amigable?

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

observa un total de 100% que respondieron sí.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual cuenta con
interfaces amigables para su usabilidad.
116
20. Pregunta 20: ¿en el sistema documentario actual se puede visualizar la lista
de documentos pendientes y documentos para atender de manera
amigable?

documentos pendientes y documentos para atender de manera amigable?

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0
Ilustración61:GRÁFICO DE RESULTADOS Nº 50

observa un total de 100% que respondieron si.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual visualiza de
una manera amigable los documentos pendientes y los documentos para
atender.
117
21. Pregunta 21: ¿en el sistema documentario actual se puede visualizar la lista
de documentos archivados y enviados a las distintas dependencias?

documentos archivados y enviados a las distintas dependencias?

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual gestiona la
lista de documentos archivados y enviados.
118
22. Pregunta 22: ¿los procesos de recepción, atención de derivar o archivar son
los adecuados actualmente en su oficina?
22.¿los procesos de recepción, atención de derivar o archivar son los

adecuados actualmente en su oficina?

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual los procesos
de recepción, atención, derivar o archivar si cumplen con parámetros o normas
dentro de la institución de manera similar.
119
23. Pregunta 23: ¿Crees que, con la instalación de un soporte tecnológico de
apoyo sirva sistema de trámite documentario para el administrado, mejorará
su productividad?
23.¿Crees que, con la instalación de un soporte tecnológico de apoyo sirva

sistema de trámite documentario para el administrado, mejorará su
productividad?
e válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

120
24. Pregunta 24: ¿El sistema actual de tramite documentario valida el
cumplimiento de los requisitos establecidos en el TUPA?
24.¿El sistema actual de tramite documentario valida el cumplimiento de los


válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual si valida en su
gran mayoría los requisitos establecidos en el TUPA.
121
25. Pregunta 25: ¿El sistema actual de tramite documentario tiene establecido
los tiempos establecidos en el TUPA para su atención del documento en
trámite?
25.¿El sistema actual de tramite documentario tiene establecido los tiempos

establecidos en el TUPA para su atención del documento en trámite?

e válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual si contempla
los tiempos establecidos en el TUPA.
122
26. Pregunta 26: ¿Cuenta el sistema actual con la verificación de los costos por
26.¿Cuenta el sistema actual con la verificación de los costos por requisitos

establecidos en el TUPA?

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

observa un total de 100% que respondieron sí.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual si contempla
los costos por requisitos establecidos en el TUPA.
123
27. Pregunta 27: ¿se cumplen los tiempos establecidos por el TUPA para la
atención de documentos en la municipalidad?

válido acumulado
Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual se adecua y
permite el adecuado control de tiempo por tramite, ya que se establecen los
plazos desde el inicio del procedimiento.
124
28. Pregunta 28: ¿cuenta el sistema de gestión documentario actual con un
notificador o alertas de atención de documentos?

Válidos Si 25 100,0 100,0 100,0

observa un total de 100 % que respondieron que sí.
De esto se concluye que el sistema de gestión documental actual si cuenta con
un notificador de alerta para la atención de documentos.
125
29. Pregunta 29: ¿es buena la disponibilidad de la información de los
procedimientos administrativos y sus requisitos para su atención en el
sistema de tramite documentario actual?
29.¿es buena la disponibilidad de la información de los procedimientos

administrativos y sus requisitos para su atención en el sistema de tramite
a válido acumulado
Válido Si 25 100,0 100,0 100,0
s

observa un total de 76 % buena, 24% muy buena.
De esto se concluye que la disponibilidad de la información con respecto al TUPA
institucional es muy buena ya que todos tienen acceso a la información del tupa
y pueden realizar el cumplimiento de los requisitos por tramite gestionado.
126
VI. DISCUSIÓN O CONTRASTACIÓN DE RESULTADOS
Del resultado de las encuestas podemos realizar nuestra prueba de hipótesis la

cual se verificará de la siguiente manera:
Tabla 60 comparativa de resultados del antes y después de la implementación
1ra
Encuesta 2da Encuesta
si no si no
1. ¿tiene Ud. conocimiento que la municipalidad cuenta con un sistema de apoyo para el tramite
11 14 25 0
documental?
2.¿Los proceso que se realizan actualmente para el registro de documentos permite una rápida y
4 21 25 0
oportuna atención?
3.¿Los procesos que se realizan actualmente para el control y seguimiento de un documento permite
5 20 25 0
una rápida y oportuna atención?
4.¿el tiempo de respuesta a un trámite del sistema de gestión documental actual permite una rápida y
7 18 25 0
oportuna atención al personal administrativo o al usuario?
5.¿Cómo usted calificaría la disponibilidad de la información en el sistema de control actual? 8 17 25 0
6.¿Usted qué tan satisfecho se siente con el modo en el que se lleva acabo el trámite documentario en
4 21 25 0
la municipalidad?
7.¿Cuenta el sistema actual de gestión documentaria con mecanismos para el registro de usuarios? 3 22 25 0
8.¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con la opción de registro de Documentos y
7 18 25 0
requisitos?
9.¿Considera Ud. seguro el registro de la información a su control actual de documentos? 7 18 25 0
10.¿Tiene Usted acceso al estado de sus documentos a través del sistema de tramite documentario
4 21 25 0
actual?
11.¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con la opción de derivación de expedientes
9 16 25 0
administrativos?
12.¿el sistema actual permite manejar el fácil acceso a las dependencias y los responsables de ellas
7 18 25 0
para su exacta derivación de documentos?
13.¿El sistema de tramite documentario actual permite verificar las fechas de trámite del documento? 11 14 25 0
14.¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con consultas que permitan visualizar la hoja de
7 18 25 0
ruta del expediente?
15.¿Qué tan confiable es para Ud. la información que brinda del sistema de tramite documentario
0 25 25 0
actual?
16.¿El manejo de la información del sistema documentario actual tiene un respaldo de seguridad si
1 24 25 0
esta se llega a perder o alterar?
17.¿Cuenta con un soporte tecnológico que le permita realizar el registro, control o seguimiento de
7 18 25 0
los documentos gestionados por su oficina?
18.¿El sistema cuenta con reportes que informen la hoja de ruta de atención, verificación de fechas y
3 22 25 0
estados de atención de los documentos en trámite?
19.¿El sistema de tramite documentaria que usa en la oficina cuenta con interfaces de usuario
0 25 25 0
amigable?
20.¿en el sistema documentario actual se puede visualizar la lista de documentos pendientes y
8 17 25 0
documentos para atender de manera amigable?
21.¿en el sistema documentario actual se puede visualizar la lista de documentos archivados y
10 15 25 0
enviados a las distintas dependencias?
22.¿los procesos de recepción, atención de derivar o archivar son los adecuados actualmente en su
15 10 25 0
oficina?
23.¿Crees que, con la instalación de un soporte tecnológico de apoyo sirva sistema de trámite
23 2 25 0
documentario para el administrado, mejorará su productividad?
24.¿El sistema actual de tramite documentario valida el cumplimiento de los requisitos establecidos
9 16 25 0
en el TUPA?
25.¿El sistema actual de tramite documentario tiene establecido los tiempos establecidos en el TUPA
9 16 25 0
para su atención del documento en trámite?
26.¿Cuenta el sistema actual con la verificación de los costos por requisitos establecidos en el TUPA? 7 18 25 0
27.¿se cumplen los tiempos establecidos por el TUPA para la atención de documentos en la
10 15 25 0
municipalidad?
28.¿cuenta el sistema de gestión documentario actual con un notificador o alertas de atención de
1 24 25 0
documentos?
29.¿Cómo calificaría Ud. la disponibilidad de la información de los procedimientos administrativos y
8 17 25 0
sus requisitos para su atención en el sistema de tramite documentario actual?
127
Prueba de hipótesis
Para nuestra prueba de hipótesis utilizaremos la prueba estadística chi cuadrada ya que
tenemos la prueba de asociación de dos variables y sus dimensiones
Como pudimos observa en la tabla 60 las preguntas planteadas en el cuestionario son

preguntas cerradas
Ilustración 55 Relación de Variables y sus dimensiones según la tabla el Definición operacional de variables
Variable I Dimensión 1 : diagnostico

Software de documental?
aplicación web 3.¿Los procesos que se realizan actualmente para el control y seguimiento de un documento permite
de tramite una rápida y oportuna atención?
documentario 5.¿Cómo usted calificaría la disponibilidad de la información en el sistema de control actual?
6.¿Usted qué tan satisfecho se siente con el modo en el que se lleva acabo el trámite documentario en
la municipalidad?
15.¿Qué tan confiable es para Ud. la información que brinda del sistema de tramite documentario
actual?
29.¿Cómo calificaría Ud. la disponibilidad de la información de los procedimientos administrativos y sus
requisitos para su atención en el sistema de tramite documentario actual?
Dimensión 2: elaboración del modelo entidad relación y desarrollo de la plataforma
7.¿Cuenta el sistema actual de gestión documentaria con mecanismos para el registro de usuarios?
8.¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con la opción de registro de Documentos y
requisitos?
9.¿Considera Ud. seguro el registro de la información a su control actual de documentos?
actual?
administrativos?
16.¿El manejo de la información del sistema documentario actual tiene un respaldo de seguridad si esta
se llega a perder o alterar?
amigable?
oficina?
Dimensión 3: registro control y seguimiento
Variable D 2.¿Los proceso que se realizan actualmente para el registro de documentos permite una rápida y
oportuna atención?
Registro, 13.¿El sistema de tramite documentario actual permite verificar las fechas de trámite del documento?
control y 14.¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con consultas que permitan visualizar la hoja de
seguimiento de ruta del expediente?
la 17.¿Cuenta con un soporte tecnológico que le permita realizar el registro, control o seguimiento de los
documentación documentos gestionados por su oficina?
gestionada en 18.¿El sistema cuenta con reportes que informen la hoja de ruta de atención, verificación de fechas y
las oficinas de estados de atención de los documentos en trámite?
la 20.¿en el sistema documentario actual se puede visualizar la lista de documentos pendientes y
Municipalidad documentos para atender de manera amigable?
Distrital de 21.¿en el sistema documentario actual se puede visualizar la lista de documentos archivados y
Pillco Marca enviados a las distintas dependencias?
documentos?
Dimensión 4: control de tiempo de atención y requisitos del tupa
4.¿el tiempo de respuesta a un trámite del sistema de gestión documental actual permite una rápida y
oportuna atención al personal administrativo o al usuario?
24.¿El sistema actual de tramite documentario valida el cumplimiento de los requisitos establecidos en
el TUPA?
26.¿Cuenta el sistema actual con la verificación de los costos por requisitos establecidos en el TUPA?
municipalidad?
128
Tabla 61: resultado de las encuestas según a las preguntas de respuestas cerradas con valores si (1) y no (0)
Desarrollo e implementación de Software de aplicación web de tramite documentario

Diagnostico Analisis UML
P1 P3 P5 P6 P15 P23 P29 P7 P98 P9 P10 P11 P12 P16 P19 P12
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
0 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1
Registro, control y seguimiento de la documentación gestionada en las oficinas
de la Municipalidad Distrital de Pillco Marca
Instalación del servidor web, BD y plataforma Tiempos y Requisitos TUPA
P2 P13 P14 P17 P18 P20 P21 P28 P4 P24 P25 P26 P27
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
0 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1
129
Prueba de Hipótesis general
Resultados obtenidos de la herramienta SPSS Static

Resumen del procesamiento de los casos
Casos
Válidos Perdidos Total
N Porcentaje N Porcentaje N Porcentaje
Desarrollo e 25 100,0% 0 0,0% 25 100,0%
implementación sistema de
tramite documentario *
registro control y
seguimiento
Tabla de contingencia sistema de tramite documentario * registro control y seguimiento

Registro, control y seguimiento Total
11 13
Recuento 1 0 1
Desarrollo e implementación 14 Frecuencia esperada ,0 1,0 1,0
sistema de tramite
documentario Recuento 0 24 24
16
Frecuencia esperada 1,0 23,0 24,0
Recuento 1 24 25
Total
Pruebas de chi-cuadrado
Valor gl Sig. asintótica Sig. exacta Sig. exacta
(bilateral) (bilateral) (unilateral)
25,000 a 1 ,000
Chi-cuadrado de Pearson
Corrección por continuidadb 5,740 1 ,017
a. 3 casillas (75,0%) tienen una frecuencia esperada inferior a 5. La frecuencia mínima esperada es ,04.
b. Calculado sólo para una tabla de 2x2.
Interpretación
Como el nivel de significancia es menor que 0.05 (0.000<0.05) rechazamos
la hipótesis nula y aceptamos la Hipótesis alternativa luego podemos
concluir para un nivel de significancia para un nivel de 0.05, El desarrollo e
implementación del software de aplicación web de tramite documentario
influye en la mejora de registro, control y seguimiento de la documentación
gestionada en las oficinas de la Municipalidad Distrital de Pillco Marca.
130
H0 H0
se acepta se rechaza
Interpretación del gráfico:
Con un nivel de significancia del 5%, con grados de libertad de 1 y según la tabla
de valores de chi cuadrado tenemos un valor límite 3.841, y según la tabla
arrojada por el spss del chi cuadrado calculado en el experimento de valor 25
podemos concluir que rechaza la hipótesis nula(H0) debido a que el valor del chi
cuadrado esta fuera del rango de aceptación.
Para corroborar interpretamos el coeficiente de contingencias
Medidas simétricas
Valor Sig. aproximada
Nominal por nominal Coeficiente de contingencia ,707 ,000

N de casos válidos 25
Como el coeficiente de contingencia es menor que 0.05 (cc= 0.000<0.05)

rechazamos la hipótesis nula y aceptamos la Hipótesis alternativa luego
podemos concluir para un nivel de significancia para un nivel de 0.05, existe
una relación fuerte entre El desarrollo e implementación del software de
aplicación web de tramite documentario influye en la mejora de registro,
control y seguimiento de la documentación gestionada en las oficinas de la
131
Prueba de Hipótesis específica 1

Casos
sistema de tramite 25 100,0% 0 0,0% 25 100,0%
documentario * diagnostico
Tabla de contingencia sistema de tramite documentario * diagnostico

Diagnostico Total
6 7
Recuento 1 0 1
sistema de tramite
16
Recuento 1 24 25
Total
Chi-cuadrado de Pearson 25,000a 1 ,000
Interpretación

concluir para un nivel de significancia para un nivel de 0.05, El diagnóstico de
la situación actual en la que se encuentra la gestión documentaria permitirá
definir los procesos críticos, diseño del modelo de negocio y elaboración la
etapa inicial del desarrollo del aplicativo web.
Medidas simétricas
Como el coeficiente de contingencia es menor que 0.05 (0.000<0.05)

una relación fuerte entre El diagnóstico de la situación actual en la que se
132
encuentra la gestión documentaria y la definición de los procesos críticos,
diseño del modelo de negocio y elaboración la etapa inicial del desarrollo del
aplicativo web.

Casos
Desarrollo e 25 100,0% 0 0,0% 25 100,0%
implementación sistema de
tramite documentario *
elaboración del modelo
entidad relación y desarrollo
de la plataforma
Tabla de contingencia sistema de tramite documentario * elaboración del modelo entidad relación y
desarrollo de la plataforma
elaboración del modelo entidad Total
relación y desarrollo de la
plataforma
8 9
Recuento 1 0 1
sistema de tramite
16
Recuento 1 24 25
Total
Interpretación
concluir para un nivel de significancia para un nivel de 0.05, Elaborar el
análisis de la situación problema, el levantamiento de los procesos críticos y
análisis de requerimientos de software permitirá elaborar modelo entidad
relación y el desarrollo de las plataformas para la implementación del software
de aplicación web de tramite documentario.
133
Medidas simétricas

una relación fuerte entre Elaborar el análisis de la situación problema, el
levantamiento de los procesos críticos y análisis de requerimientos de
software permitirá elaborar modelo entidad relación y el desarrollo de las
plataformas para la implementación del software de aplicación web de tramite
documentario.

Casos
Mejora registro control y 25 100,0% 0 0,0% 25 100,0%
seguimiento * Instalación
del servidor web, BD y
plataforma
Tabla de contingencia registro control y seguimiento * Instalación del servidor web, BD y plataforma
Instalación del servidor web, BD y Total
plataforma
7 8
Recuento 1 0 1
11
Mejora de registro control y Frecuencia esperada ,0 1,0 1,0
seguimiento Recuento 0 24 24
13
Recuento 1 24 25
Total
134
Interpretación
concluir para un nivel de significancia para un nivel de 0.05, La Instalación y
configuración del servidor web, base datos y módulos de la plataforma web,
influye en la mejora del registro control y seguimiento de documentos.
Medidas simétricas
una relación fuerte entre La Instalación y configuración del servidor web,
base datos y módulos de la plataforma web y la mejora del registro control y
seguimiento de documentos.

Casos
registro control y 25 100,0% 0 0,0% 25 100,0%
seguimiento * Instalación
del Módulo Tupa
Tabla de contingencia registro control y seguimiento * Instalación del Módulo Tupa
Instalación del Módulo Tupa Total
4 5
Recuento 1 0 1
11
registro control y Frecuencia esperada ,0 1,0 1,0
seguimiento Recuento 0 24 24
13
Recuento 1 24 25
Total
135
Interpretación
concluir para un nivel de significancia para un nivel de 0.05, la instalación del
módulo de registro TUPA que integran los procedimientos administrativos
permiten tener el control de los tiempos y requisitos de los documentos en el
aplicativo web.
Medidas simétricas

una relación fuerte entre la instalación del módulo de registro TUPA que
integran los procedimientos administrativos y el control de los tiempos y
requisitos de los documentos en el aplicativo web.
136
CONCLUSIONES
 El desarrollo y la implementación del software como propuesta para la
mejora de registro, control y seguimiento de los documentos gestionados en la
municipalidad se considera de vital importancia, ya que esta influye
considerablemente en su mejora, una tecnología que brinde un acceso inmediato
y adecuado basándose a desarrollo web, haciendo usos de las ultimas
herramientas tecnológicas tanto en el servidor como en la programación esto sin
duda es una ayuda pertinente y eficiente que se llevó acabo en la municipalidad
 El diagnóstico de la situación nos facilitó obtener fácilmente el modelo de
negocio y los requisitos del sistema.
 La elaboración del Análisis de la situación problema y diagramas de
arquitecturas del modelado UML y ejecución del proyecto de construcción del
software haciendo uso de la metodología RUP sin duda herramienta fundamental
para la construcción del producto en transición, fue transcendental ya que
obtuvimos la manera más eficaz y rápida de contrastar datos relacionales que
tengan que ver con el modelado.
 La configuración rápida y fácil de intuir fue un logro más al momento de la
producción del software, fue una característica mas lograda ya que los módulos
resultaron amigables, fueron fáciles de darle usabilidad y proyecto de software
en construcción.
 La instalación de los módulos del TUPA, los avisos generados por el
sistema y los reportes de atención en el nivel administrativo es una mejora que
se puso en producción para poder controlar la gestión dentro de la municipalidad.
137
RECOMENDACIONES
 Debido a que el software es escalable, robusto y con miras a cero papeles se
recomienda modificar las normas establecidas en el TUPA ya que no están
acordes a un modelo de gestión documental cero papeles, esto con el fin de
adecuarse a las normas de la ley 27444 que con decreto hace merito a la
simplificación administrativa, adicionalmente el decreto Nº 1310 que aprueba
medidas adicionales de simplificación administrativa y modelo de gestión
documental definida por Gobierno Electrónico facilitando el uso de datos de
otras instituciones mediante interoperabilidad con miras a un futuro de brindar
un buen servicio simplificado al ciudadano.
 Continuar con los tramites de solicitud de permisos de uso de datos de Reniec
y Sunat.
 Capacitar a las áreas faltantes de su registro al sistema para su uso total,
incluyendo sedes y usuarios externos.
 Concientizar y capacitar a los ciudadanos a realizar su inicio de trámite por el
modulo del ciudadano y de esa manera se estarían recortando brechas para
el ingreso de documentos.
 Implementar las tecnologías de información en la oficina de informática ya que
en el estudio del presente proyecto se encontraron deficiencias que
dificultaron la implantación del software, cabe mencionar el principal
inconveniente el tendido de la red tradicional, inconsistente y poco fluido para
la web.
138
BIBLIOGRAFÍA
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Séptima edición, Madrid, España. Editorial: Person Addison Wesley sello de
Pearson Educación S.A.
Abud, M. A. (2012). Calidad en la Industria del Software. La Norma ISO-9126.
Universidad Nacional Autónoma de México, Mexico.
Abadal, E. (2004). Gestión de proyectos en información y documentación.:
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Lapiedra, R., Devece, C. & Guiral, J. (2011). Introducción a la gestión de
sistemas de información en la empresa. Castellon de la Plata, España: Editorial
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Mark Otto, a. (2016). CSS · Bootstrap. Getbootstrap.com. Recuperado: el 15 de
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(2016). Laravelcollective.com. Recuperado: el 27 de Diciembre de 2016, de
https://laravelcollective.com/docs/5.0/html
Periche, D. (2016). Gestión documental del Departamento de Administración
Documentaria de la Universidad de Lima (Tesis para optar el Título). Universidad
Nacional Mayor de San Marcos, Perú.
Pró, Luzmila (2010). Fundamentos de Ingeniería de la Web: Ontologías, Web
Semántica y Agentes de Software. Revista de Investigación de Sistemas e
Informática, RISI 7(1), 77 – 89, Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
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139
Por qué la usabilidad web es tan importante en una plataforma digital:
https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2015/09/por-que-usabilidad-tan-
importante-plataforma-digital/
Vilca, J. & Alfarez, R. (2014). Aplicación Web de trámite documentario para la
mejora y agilización de trámite en el edificio administrativo de la Universidad
Nacional del Altiplano (Tesis para optar el Título). Universidad Nacional del
Altiplano - Puno, Perú.
140
ANEXOS
141
ANEXO N° 1 MATRIZ DE CONSISTENCIA
MÉTODOS Y POBLACIÓN Y
DISEÑO DE
TÍTULO PROBLEMA OBJETIVOS HIPÓTESIS VARIABLES DIMENSIONES INDICADOR TÉCNICAS DE MUESTRA DE
INVESTIGACIÓN
INVESTIGACIÓN ESTUDIO
Problema general Objetivo general Hipótesis general VI = V1 Experimental Métodos: Población:
¿En qué medida el desarrollo y la Desarrollar e implementar un El desarrollo e implementación Desarrollo e De clase: - Inferencial 46 operadores
implementación del aplicativo web software de aplicación web de del software de aplicación web de implementación Cuasi - Analógico internos
de Trámite Documentario influye en tramite documentario para la tramite documentario influye en la de Software de experimental - Estadístico
la mejora de registro, control y mejora de registro, control y mejora de registro, control y Diagnostico  Oportunidad de
aplicación web Muestra:
seguimiento de la documentación seguimiento de la seguimiento de la documentación de tramite la información Técnicas:
gestionada en las oficinas de la documentación gestionada en gestionada en las oficinas de la documentario 25 operadores
Municipalidad Distrital de las oficinas de la Municipalidad Municipalidad Distrital de Pillco De muestreo.
internos
Pillcomarca? Distrital de Pillcomarca. Marca
Objetivos específicos Hipótesis específica
 Modelos de  Estadística
Problemas específicos Tipo de muestra:
caso de uso
 Diagnosticar la situación actual  El diagnóstico de la situación Análisis De recolección
 ¿De qué manera nos ayuda actual en la que se encuentra la  Requerimientos de datos. Intencional o por
en la que se encuentra la UML
realizar un diagnóstico de la gestión documentaria actual gestión documentaria permitirá funcionales. conveniencia
situación actual en la que se para definir los procesos definir los procesos críticos,  Encuesta por estratificada
encuentra la gestión críticos, diseño del modelo de diseño del modelo de negocio y cuestionario
documentaria para definir los negocio y elaboración la etapa elaboración la etapa inicial del
procesos críticos, diseño del inicial del desarrollo del desarrollo del aplicativo web.
modelo de negocio y elaboración aplicativo web.  Elaborar el análisis de la VD = V2 De
la etapa inicial del desarrollo del  Elaborar el análisis de la situación problema, el procesamiento.
“SOFTWARE DE
aplicativo web? situación problema y el levantamiento de los procesos
TRÁMITE Registro,
 ¿Cómo influye el análisis de la levantamiento de los procesos críticos y análisis de  Porcentajes
DOCUMENTARIO control y
situación problema y el críticos para elaborar modelo requerimientos de software que  Chi
PARA LA levantamiento de los procesos permitirá elaborar modelo seguimiento de
entidad relación y análisis de cuadrado
MUNICIPALIDAD críticos para la elaboración del entidad relación y el desarrollo documentos
requerimientos de software gestionados
DISTRITAL DE modelo entidad relación, diseño de las plataformas para la
que permitan el desarrollo de
PUILLCOMARCA” del modelo de negocio y el implementación del software de Instalación
las plataformas para la  Conformidad
análisis del requerimiento del implementación del software aplicación web de tramite del servidor
software que permitirán el documentario. de usuarios
de aplicación web de tramite web, BD y
desarrollo de las plataformas para documentario.  La Instalación y configuración
plataforma
la implementación del software de  Instalar y configurar el servidor del servidor web, base datos y
aplicación web de tramite web y base datos, módulos de módulos de la plataforma web,
documentario? registro, bandejas de no influye en la mejora del
 ¿permite la Instalación y documentos y reportes para seguimiento de documentos.  Tiempo de
configuración del servidor web y seguimiento de documentos.  La instalación del módulo de resolución de
base datos, módulos de registro,  Instalar el módulo de registro registro TUPA que integran los Instalación expedientes
bandejas de documentos y TUPA que integran los procedimientos administrativos del Módulo
reportes tener un eficiente procedimientos permiten tener el control de los Tupa
seguimiento de documentos? administrativos de manera que tiempos y requisitos de los
estos permitan tener el control documentos en el aplicativo web
 ¿Influye la Instalación del módulo de los tiempos y requisitos de
de registro TUPA que integran los los documentos en el aplicativo
procedimientos administrativos web.
tener el control de los tiempos y
requisitos de los documentos en el
aplicativo web?
142
UNIVERSIDAD NACIONAL
HERMILIO VALDIZAN
FASE 1 RUP:: DIAGNOSTICO
MUNICIPALIDAD DEL DISTRITO DE CODIGO VERSION FECHA PAGINA
PILLCOMARCA – SISTEMA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO MP - 001 1.0 15/05/2019 143 de 224
ANEXO Nº 2
DIAGNOSTICO
SOFTWARE TRAMITE DOCUMENTARIO

DIAGNOSTICO
Versión Fecha Descripción de la modificación Páginas
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
 CHACA HIDALGO JORGE

ROBER ELMER CHUQUIYAURI
 ATACHAGUA CONTRERAS
SALDIVAR
143
HERMILIO VALDIZAN FASE 1 RUP:: ENCUESTA DE EXPERTOS -
DIAGNOSTICO
DOCUMENTARIO DIAG - 001 0.0 22/03/2019 144 de 224
CESAR ANDRES
Fecha: Fecha: Fecha:
Contenido
1. OBJETIVOS ......................................................................................................................... 145

2. ALCANCE ............................................................................................................................ 145
3. ETAPA DIAGNOSTICO ..................................................................................................... 145
4. SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ................................................................... 145
5. GESTION DE RECURSOS ................................................................................................ 148
6. SERVICIO AL CIUDADANO / TUPA ............................................................................... 150
7. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 152
144
DIAGNOSTICO
1. OBJETIVOS
Identificar los procesos críticos que dificultan el registro, control y seguimiento de

los documentos tramitados por las dependencias y/o unidades orgánicas
(documentos internos) y documentos que están relacionados con los usuarios
(documentos externos) que solicitan un servicio de atención (procedimientos
administrativos).
2. ALCANCE
Tener los indicadores que permitan poder identificar el problema de la situación

actual en la municipalidad mediante encuestas a la muestra de nuestra población
y juicio de expertos de personas encargadas del registro control y seguimiento de
los documentos en trámite.
3. ETAPA DIAGNOSTICO
Como punto de partida, se debe analizar en qué medida el sistema de tramite

documentario actual genera dificultad desde su registro hasta el proceso final de
atención del documento.
En esta etapa se realizará la contrastación y verificación de los procesos
realizados por cada área, unidad orgánica u oficina mediante una encuesta, esto
sin duda nos ayudara a definir cuáles son los puntos débiles y las fortalezas de la
manera en la que se viene gestionando el trámite de los documentos,
Esta etapa es un paso importante antes de adentrarse en el desarrollo e
implantación del sistema de tramite documentario. Mediante la realización del
diagnóstico previo, la organización llega a comprender el conjunto actual de
actividades y de herramientas con las que afronta cada día su labor y los
problemas asociados.
También le permite conocer los puntos fuertes y débiles respecto a los requisitos
de la norma. Además, la realización de un diagnóstico previo y la elaboración de
un posterior informe permiten conocer el punto de partida de la implantación del
sistema y servir como referencia del esfuerzo y dedicación que serán precisos. Por
ello, es importante que la puntuación de las respuestas refleje de forma realista la
situación de la organización en relación con la gestión de tramite documentaria
que se realiza en cada dependencia de la municipalidad.
4. SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO
4.1. GENERALES SI NO NA EVIDENCIAS/ OBSERVACIONES
145
DIAGNOSTICO
¿Existe una herramienta tecnología La municipalidad NO cuenta con

que permita gestionar el tramite X un sistema de tramite
documentario en la Municipalidad? documentario
¿Se encuentran identificados los La municipalidad NO ha

procesos del trámite documentario X identificado sus procesos con
en la municipalidad? referencia al trámite documentario.
¿Se identifican y controlan los No se han establecido controles a

X los procesos que intervienen.
procesos de tramite?
4.2. DOCUMENTACIÓN EVIDENCIAS/ OBSERVACIONES
SI NO NA
4.2.1. Generalidades
¿Existe algún documento que No se cuenta con un documento
establezca los procesos y formal donde se encuentran
procedimientos para realizar el X definidos los procesos y
trámite documentario en la procedimientos del trámite
municipalidad? documentario en la municipalidad.
¿Existe un documento guía que les

permita realizar el control de los Usan la guía general
X
procedimientos para el tramite
documentario?
No se han estandarizado ni
¿Existen procedimientos diseñado procedimientos
documentados exigidos por la norma documentados para el soporte del
X
y necesarios para el desarrollo del trámite documentario en la
sistema? municipalidad
4.2.2. Manual de tramite EVIDENCIAS/ OBSERVACIONES

SI NO NA
documentario
¿Existe un manual de tramite No cuentan con un manual de

X tramite documentario
documentario?
No se cuenta con un manual para
¿la municipalidad cuenta con algún
brindar la atención de los
manual que les permita realizar la
X procedimientos administrativos que
atención de los procedimientos
se realizan en un trámite
administrativos correlacionados al
documentario
trámite documentario?
¿El manual incluye el alcance de los No se cuenta con un manual de

procesos principales con referencia X tramite documentario.
al trámite documentario?
146
DIAGNOSTICO
¿El manual tiene los temas

No se cuenta con un manual de
específicos que conllevan a una X tramite documentario.
buena ejecución de un trámite
documentario?
¿El manual incluye o cita a todos los X tramite documentario.
procedimientos documentados?
¿El manual de tramite incluye la X tramite documentario
interacción de los procesos?
4.2.3. Registro, Seguimiento y EVIDENCIAS/ OBSERVACIONES
SI NO NA
Control de documentos
No cuentan con una herramienta
tecnológica de apoyo pero si con
¿Existe un procedimiento o cuadernos de control en cada
herramienta tecnológica dependencia de cada oficina / es
documentada para el registro, X inseguro, no tienen estándares de
control y seguimiento de los registro, conlleva más tiempo de
documentos en trámite? atención, no está relacionado a
brindar un seguimiento exacto de la
ruta de atención del documento
¿Existe una metodología No existe una metodología

documentada que indique como documentada que indique como
X realizar el seguimiento de estados
realizar el seguimiento de estados
de un documento en trámite? de un documento en trámite
¿El seguimiento y control de los No existen un seguimiento y control

documentos son legibles e X de documentos
identificables?
No se ha establecido una
¿Se han identificado documentos de metodología para controlar
origen externo y se controlan y X documentos de origen
distribuyen adecuadamente? interno/externo
¿Los listados de documentos No existen documentos

existentes se encuentran X estandarizados
correctamente actualizados?
4.2.4. Registro, Seguimiento y
Control de registros de un SI NO NA EVIDENCIAS/ OBSERVACIONES
documento
¿Existe alguna herramienta Se cuenta con archivos en
X
tecnológica documentada para el formato Excel de apoyo para el
147
DIAGNOSTICO
control de registros del trámite control de registros del trámite

documentario? documentario
¿Existe un procedimiento No existe un procedimiento para

documentado para el control y flujo X controlar registros de usuarios
de comunicación?
¿Existe algún procedimiento para la
identificación, almacenamiento, No existen documentos/registros
X estandarizados
protección, recuperación y
disposición de los registros?
¿Es seguro el almacenamientos de
los registros con las herramientas es inseguro,
tecnológicas actuales?
NO tienen estándares de registro,
¿Se manejan estándares o formatos conlleva más tiempo de atención,
en el ingreso de registros de los X no está relacionado a brindar un
documentos? seguimiento exacto de la ruta de
atención del documento .
¿El procedimiento describe la No existe un procedimiento para

conservación y protección de X controlar registros
registros en formato digital?
No se ha establecido una
¿Se realizan copias de seguridad se metodología para salvaguardar la
X información
los registros informáticos?
5. GESTION DE RECURSOS
EVIDENCIAS/
6.1. Provisión de recursos SI NO NA OBSERVACIONES
La municipalidad no cuenta con

los recursos necesarios COMO
¿Dispone la organización de los PRESUPUESTO E
recursos necesarios para mantener X INFRAESTRUCTURA para la
el sistema de tramite documentario? implementación de un sistema
de gestión de tramite
documentario.
6.2. RECURSOS HUMANOS EVIDENCIAS/

SI NO NA OBSERVACIONES
6.2.1. Generalidades
148
DIAGNOSTICO
¿Es el personal competente para la

realización de sus trabajos en las
X Es personal lo es
oficinas donde se maneja el sistema
de tramite documentario?
EVIDENCIAS/
6.3. INFRAESTRUCTURA SI NO NA OBSERVACIONES
NO Cuentan con la
¿Se encuentra definida la
infraestructura necesaria para el
infraestructura necesaria y es la
desarrollo de sus actividades ya
adecuada para la instalación y X
que no cuenta con Servidores ni
gestión del sistema de tramite
una IP publica para brindar el
documentario?
servicio al ciudadano.
¿Existen planes o rutinas de

No se ha definido un programa
mantenimiento preventivo para cada
X de mantenimiento preventivo de
uno de los quipos y salvaguardar la
las unidades.
información de los documentos?
¿Existen registros de las acciones Se evidencian registros de

de mantenimiento correctivo y X mantenimiento correctivos y
preventivo realizadas? preventivos.
¿Existe una metodología definida No se ha establecido una

para la realización de estas tareas X metodología para Gestionar el
de mantenimiento? mantenimiento
EVIDENCIAS/
6.4. AMBIENTE DE TRABAJO SI NO NA OBSERVACIONES
Las condiciones de trabajo son

¿Las condiciones específicas de
X adecuadas en algunas
trabajo son adecuadas?
dependencias y no en otras
149
DIAGNOSTICO
6. SERVICIO AL CIUDADANO / TUPA

7.1. PLANIFICACION DE LA EVIDENCIAS/
ATENCION AL CIUDADANO
¿Dispone la Municipalidad de la La Municipalidad tiene bien
documentación de los definida la lista de procedimientos
X
Procedimientos Administrativos y administrativos en el documento
sus requisitos? de gestión TUPA
La municipalidad NO cuenta con

¿Dispone la municipalidad de un
un sistema de apoyo para la
sistema de apoyo para la gestión de X
gestión procedimientos
los procedimientos administrativos?
administrativos
7.2. PROCESOS RELACIONADOS

CON EL TUPA EVIDENCIAS/
7.2.1. Determinación de los
Requisitos relacionados con el
Procedimiento
¿Se encuentran documentados los Si se encuentra documentado en

requisitos del procedimiento X el TUPA institucional de la
administrativo? municipalidad
¿Se tiene definido los tiempos de

atención de la municipalidad por X Se tienen definidos en el TUPA
procedimientos y sus requisitos?
¿se tiene definido quien realiza la
atención de los procedimientos X Se tienen definidos en el TUPA
administrativos?
¿Dispone la municipalidad de una No se cuenta con una
herramienta tecnológica que le Herramienta tecnológica para
permita controlar los tiempos X
determinar los tiempos de
exactos de la atención de atención
documentos?
¿Dispone la municipalidad de una No se cuenta con una
herramienta tecnológica que le Herramienta tecnológica para
permita determinar que X determinar la dependencias
dependencia de la entidad se encargadas de la atención del
encarga de la atención de los procedimiento
procedimientos?
150
DIAGNOSTICO
7.2.2. Revisión de los requisitos EVIDENCIAS/

relacionados con el Servicio al SI NO NA OBSERVACIONES
ciudadano
Si se encuentra establecido, toda

¿se encuentras establecidas los solicitud será realizada en la
procedimientos para que el X oficina de mesa de partes
ciudadano pueda solicitar un servicio adjuntando los requisitos
a la municipalidad? establecidos por el tupa
EVIDENCIAS/
7.2.3. Comunicación con el cliente SI NO NA OBSERVACIONES
¿Existe el procedimiento para que el Todos los documentos son

cliente(ciudadano, empresa u enviados en primer instancia a
entidad pública) realice los procesos X mesa de partes y derivadas a la
de tramite documentario con la dependencia registrada en el
municipalidad? TUPA para su respectiva atención
¿Existe alguna herramienta

tecnológica para que el
cliente(ciudadano, empresa u X NO herramienta tecnológica
entidad pública) realice los procesos
de tramite documentario con la
municipalidad?
7.3 Diseño y desarrollo
EVIDENCIAS/
7.3.1 Planificación del diseño y SI NO NA OBSERVACIONES
desarrollo
¿Existe alguna comisión para

planificar la elaboración de un NO existe una comisión encarga
X
proyecto de software de tramite del diseño y desarrollo
documentario?
¿La planificación incluye etapas del NO existe una comisión encarga

X
diseño, verificación y validación? del diseño y desarrollo
¿Están definidos los criterios de

NO existe una comisión encarga
revisión de cada una de las etapas X
del diseño y desarrollo
del diseño?
151
DIAGNOSTICO
7.5.2 Validación de los procesos EVIDENCIAS/

para la atención del servicio SI NO NA OBSERVACIONES
Si existen procesos para validar, ¿se

No existe procesos para validar
han definido los requisitos para esta X
los servicios
validación?
¿Existen registros de la validación No existe procesos para validar

X
de los procesos? los servicios
7. CONCLUSIONES
En la elaboración del diagnóstico integral basado a expertos de la Municipalidad de

Pillcomarca, concluimos:
 La Municipalidad no cuenta con la documentación requerida, procesos críticos
definidos, ni con una herramienta tecnológica, esto dificulta tener un buen
registro, control y seguimiento de los documentos en trámite, documentos
gestionados por las dependencias, así como aquellos generados a solicitud del
ciudadano del distrito de Pillco Marca u otra empresa externa que lo requiera.
 La gestión de recursos humanos indica que se cuenta con el personal idóneo
para la atención de documentos mas no se cuenta con la infraestructura
necesaria para la instalación de un sistema de gestión de tramite documentario.
 A pesar de que la municipalidad cuenta con el documento de gestión de Tramite
Único de Procedimientos Administrativos donde están definidas todas las
características de estas mismas, este no lleva el control adecuado de la gestión
de tiempos y la atención del procedimiento por dependencias debido a que
carece de un sistema de información o una herramienta
tecnológica(SOFTWARE DE TRAMITE DOCUMENTARIO) que le permita
realizar la consulta inmediata del estado del documento en trámite del
ciudadano y/o entidad que realice una solicitud con la Municipalidad de Pillco
Marca.
152
HERMILIO VALDIZAN
FASE 1 RUP::MAPA DE PROCESOS
ANEXO N°3
ENCUESTA
documental? (se especifica por sistema de apoyo a todo tipo de metodología que se pueda usar
para el control de documentos)
a. Si
b. No
2. ¿Los proceso que se realizan actualmente para el registro de documentos permite una rápida y
oportuna atención?
a. Si
b. No
3. ¿Los procesos que se realizan actualmente para el control y seguimiento de un documento
a. Si
b. No
4. ¿el tiempo de respuesta a un trámite del sistema de gestión documental actual permite una rápida
y oportuna atención al personal administrativo o al usuario?
a. Si
b. no
5. ¿es buena la disponibilidad de la información en el sistema de control actual?
a. Si
b. No
6. ¿esta Ud. satisfecho se siente con el modo en el que se lleva acabo el trámite documentario en la
municipalidad?
a. Si
b. No
7. ¿Cuenta el sistema actual de gestión documentaria con mecanismos para el registro de usuarios?
a. Si
b. no
8. ¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con la opción de registro de Documentos y
requisitos?
a. Si
b. no
9. ¿Considera Ud. seguro el registro de la información a su control actual de documentos?
a. Si
b. no
153
DIAGNOSTICO
actual?
a. Si
b. no
administrativos?
a. Si
b. no
a. Si
b. no
13.¿El sistema de tramite documentario actual permite verificar las fechas de trámite del documento?
a. Si
b. No
14.¿El sistema de tramite documentario actual cuenta con consultas que permitan visualizar la hoja
de ruta del expediente?
a. Si
b. No
15.¿Es confiable es para Ud. la información que brinda del sistema de tramite documentario actual?
a. si
b. no
16.¿El manejo de la información del sistema documentario actual tiene un respaldo de seguridad si
esta se llega a perder o alterar?
a. Si
b. no
17.¿Cuenta con un soporte tecnológico que le permita realizar el registro, control o seguimiento de los
documentos gestionados por su oficina?
a. Si
b. no
18.¿El sistema cuenta con reportes que informen la hoja de ruta de atención, verificación de fechas y
estados de atención de los documentos en trámite?
a. Si
b. no
amigable?
a. Si
b. no
20.¿en el sistema documentario actual se puede visualizar la lista de documentos pendientes y
documentos para atender de manera amigable?
a. Si
b. no
21.¿en el sistema documentario actual se puede visualizar la lista de documentos archivados y
enviados a las distintas dependencias
a. Si
b. no
oficina?
154
DIAGNOSTICO
a. Si
b. no
a. Si
b. no
24.¿El sistema actual de tramite documentario valida el cumplimiento de los requisitos establecidos
en el TUPA?
a. Si
b. no
a. Si
b. no
26.¿Cuenta el sistema actual con la verificación de los costos por requisitos establecidos en el TUPA?
a. Si
b. no
municipalidad?
a. Si
b. no
documentos?
a. Si
b. no
29.¿es buena la disponibilidad de la información de los procedimientos administrativos y sus
requisitos para su atención en el sistema de tramite documentario actual?
a. Si
b. No
155
DIAGNOSTICO
ANEXO N°4
MAPA DE PROCESOS
156
HERMILIO VALDIZAN
FASE 1 RUP::DIAGRAMA DE FLUJO
ANEXO Nº 5
DIAGRAMA DE FLUJO
157
HERMILIO VALDIZAN
FASE 1 RUP::SITUACION ACTUAL
ANEXO Nº 6
SITUACIÓN ACTUAL
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PILLCO MARCA
158
HERMILIO VALDIZAN
SITUACIÓN ACTUAL
ASPECTO DE INSTITUCIONAL
Las Municipalidad Distrital de Pillco Marca es una institución pública del estado a nivel de
gobierno local, realiza sus labores diarias en la AV. Juan Velasco Alvarado N° 1650, siendo
esta la sede central, también cuenta con oficinas mencionadas o atribuidas como sedes las
cuales están ubicadas dentro de la jurisdicción del distrito: seguridad ciudadana, municipalidad
del centro poblado de andabamba, cayhuaynita y yanag; la municipalidad contempla una
estructura orgánica que le permite interaccionar distintas tareas y funciones dentro de la
municipalidad y esta organización está plasmada dentro del instrumento de gestión ROF-
2016, dicha estructura orgánica es la siguiente:
ESTRUCTURA ORGANICA DE LA MUNICIPALIDAD DE PILLCO MARCA
159
HERMILIO VALDIZAN
ASPECTO DE TALENTO HUMANO

 Identidad y compromiso con La Unidad: El personal que se encuentra laborando
dentro de esta unidad es el adecuado para hacer el cumplimiento laboral descrito en
el MOF y el ROF con el adecuado uso de normas y directivas atribuidas a cada
actividad, pero debido a las constantes modificaciones y actualizaciones de los
sistemas de información.
El Personal está distribuido mediante el siguiente cuadro de asignación de personas
CODIGO DEPENDENCIA PERSONAL
1 ALCALDIA LIDGARDO VARA ESTRADA
1.01 PROCURADURIA PUBLICA MUNICIPAL AVELINO MEJIA CAMPO
2 GERENCIA MUNICIPAL TITO GROVER SILVESTRE

ORIHUELA
2.01 GERENCIA DE SECRETARIA GENERAL ALBERTO BUSTILLOS CUBA
02.01.01 SUB GERENCIA DE IMAGEN INSTITUCIONAL FRESIA MERCEDES ÑAUPA

PEÑA
02.01.02 SUB GERENCIA DE ORIENTACION Y TRAMITE NARDA NÉLIDA LÓPEZ
DOCUMENTARIO PAJUELO
02.01.03 SUB GERENCIA DE ARCHIVO MUNICIPAL RUTH ESTHER MORY MORI
2.02 GERENCIA DE ADMINISTRACION DAVID VILCA RODRIGUEZ
02.02.01 SUB GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS YELTSIN DE LA VEGA

AMBROSIO
02.02.01.01 PROCESOS ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO ALBERTO BUSTILLOS CUBA
02.02.02 SUB GERENCIA DE TESORERIA DANITZA NAZAR ESPINOZA
02.02.03 SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD YELTSIN DE LA VEGA

AMBROSIO
02.02.03.01 CONTROL PATRIMONIAL CATHERINE JIREY TRUJILLO
PALOMINO
02.02.04 SUB GERENCIA DE LOGISTICA LOLI RAMOS AZUCENO
02.02.05 ALMACEN CLEMENTE ROBLES

ESPINOZA
2.03 GERENCIA DE ASESORIA JURIDICA ANIBAL PERCY VALENCIA
MIRANDA
2.04 GERENCIAL DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO GUSTAVO LUIS MORALES
VILLARREAL
02.04.01 OFICINA DE PROGRAMACION DE INVERSIONES YESQUEL BARTOLO
SANTAMARIA
02.04.02 ESPECIALISTA EN PRESUPUESTO SINDY JULISSA CAYCO
NIETO
02.04.03 ESPECIALISTA EN PLANIFICACIÓN Y RACIONALIZACIÓN TONY JUNIOR TOLENTINO
CARLO
2.05 GERENCIA DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA MANUEL RAMOS SANTIAGO
02.05.01 SUB GERENCIA DE RECAUDACION TRIBUTARIA DELIA ROMULA CABALLERO

ROSALES
02.05.02 SUB GERENCIA DE FISCALIZACION TRIBUTARIA MELVA BERNUY BLANCO
160
HERMILIO VALDIZAN
02.05.03 SUB GERENCIA DE EJECUCION COACTIVA ROCIO ESPAÑA CHAMORRO
2.06 GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL Y ECONOMICO LENING LLANOS DOSANTOS
02.06.01 SUB GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL Y BIENESTAR RICARDO HUARANGA

PADILLA
02.06.01.01 PROMOTOR SOCIAL CIAM ABRHAM HUAYANOY
PONCIANO
02.06.01.02 PROMOTOR OMAPED ANA MARIA BERROSPI
GOPIA
02.06.01.03 PROGRAMA VASO DE LECHE (PVL) FRANKLIN FELIX ROJAS
GORA
02.06.01.04 ESPECIALISTA EN SALUD SONIA MERCEDES VENTURA
VALLE
02.06.01.05 ESPECIALISTA EN EDUCACION CULTURA Y DEPORTE NANCI OLIMBO RODRIGUEZ
02.06.02 SUB GERENCIA DE REGISTRO CIVIL ELMO NEYER SOLORZANO

ELIAS
02.06.03 SUB GERENCIA DE DESARROLLO ECONOMICO ROSAS AUGUSTO TACUCHE
MARIÑO
02.06.03.01 TURISMO ARTESANAL Y EMPRESARIAL JEYSON CASTILLO PEREZ
02.06.04 SUB GERENCIA DE SEGURIDAD CIUDADANA E FELIZ PALACIOS ORBEZO

INSTITUCIONAL
02.06.05 SUB GERENCIA DE DEMUNA DALIA MERY RIVERA
SANTIAGO
02.06.05.01 PSICOLOGA SAMMY PAMELY ESPINOZA
SOTO
02.06.06 SUB GERENCIA DE TRANSPORTE Y SEGURIDAD VIAL RONAR APELO SILVESTRE
02.06.07 UNIDAD LOCAL DE EMPADRONAMIENTO (ULE) JAWERLAN IVAN SANCHEZ

GONZALES
2.07 GERENCIA DE MEDIO AMBIENTE KHATERIN ESTHEAFANY
ESPINOZA VALENZUELA
02.07.01 SUB GERENCIA DE LIMPIEZA PUBLICA YANINA BERTHA GARAY
SANCHEZ
02.07.02 SUB GERENCIA DE PARQUES Y JARDINES LUIS CABRERA PEREZ
02.07.03 AREA DE GESTIÓN AMBIENTAL JESSENIA HUATA CORREA
02.07.04 AREA DE SEGREGACIÓN EN LA FUENTE PERCY SOTO LAVADO
2.08 GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y DESARROLLO ABDIEL MORENO ROJAS

TERRITORIAL
02.08.01 SUB GERENCIA DE ESTUDIOS Y PROYECTOS JORGE ALEJANDRO

ALMERCO PALACIOS
02.08.02 SUB GERENCIA DE OBRAS Y LIQUIDACIONES ABDIEL MORENO ROJAS
02.08.03 SUB GERENCIA DE DESARROLLO URBANO RURAL Y KARLA YANINA SANCHEZ

CATASTRO ALBORNOZ
02.08.04 SUB GERENCIA DE DEFENSA CIVIL ESTEFANY ROJAS SEBASTIAN
161
HERMILIO VALDIZAN
ASPECTO DE CONTROL
 Manejo de Sistema de Gestión Documental:La Municipalidad de Pillco Marca cuenta

con un sistema de gestión documental que contempla técnicas o practicas basadas a
uso de cuadernos de control, archivos Excel como herramienta de apoyo para el
registro y seguimiento de los documentos internos y externos, esta metodología es
practicada por cada una de las gerencias, sub gerencias y oficinas involucradas en la
gestión documental dentro de la institución, el modelo de sistema de tramite
documentario actual genera dificultad desde su registro hasta el proceso final de
atención del documento, seguimiento y ubicación del documento, generando
incomodidad, pérdida de tiempo y malestar en el usuario beneficiario.
 Manejo del software SEACE (Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado):

Software que es derivado de la OSCE (organismo supervisor de las contrataciones del
estado), la cual permite realizar el intercambio de información y difusión sobre las
Contrataciones del Estado, así como el seguimiento de la ejecución de las
contrataciones públicas y la realización de las transacciones electrónicas.
 Manejo del software SIGA (Sistema Integrado de Gestión Administrativa): La

Unidad viene haciendo uso del Módulo de Logística, Sub-Módulo de Adquisiciones
para la generación de órdenes de servicio y la conformidad de servicios; Sub-Módulo
de Viáticos y Pasajes, para la gestión de las Planillas de viáticos y para la autorización
y consolidación de órdenes de pasajes.
 Manejo del software SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera): Se

hace uso del módulo administrativo solo con fines de consulta, la concordancia del
monto establecido en el SIGA debe concordar con la del presupuesto obtenido en el
SIAF.
Funcionalmente está distribuida de la siguiente manera:
ASPECTO DE LA INFRAESTRUCTURA
 Cuenta con 115 equipos de cómputo: Adecuados para el desarrollo de sus

actividades no de última tecnología, pero lo suficiente para realizar el uso del software
con los que trabajan.
 Distribución inadecuada de la red: Se cuenta con swichts para la distribución interna

que no es la óptima ya que se debería de trabajar con puntos de red dedicados, porque
actualmente su funcionamiento es lento, lo cual perjudica el desarrollo de las labores
que se realizan en el SEACE, SIGA Y SIAF.
162
HERMILIO VALDIZAN
 Distribución inadecuada de energía eléctrica El cableado se encuentra con

instalaciones domesticas las cuales son perjudiciales para los equipos debido a que
puede haber interferencias y averías de los equipos así como también incomodidad ya
que los cables son de energía están sobre el suelo de la oficina.
 Espacio reducido: No permite trabajar cómodamente al personal, las instalaciones

de los módulos de oficina de trabajo se encuentran muy consecuentes que dificulta a
los usuarios caminar y realizar el seguimiento de su información.
ASPECTO DE LA ARQUITECTURA DE REDES Y COMUNICACIONES
 Internet: Distribución interna de red no es fibra óptica, velocidad que abarca

entre 5 a 10 mbps.
 Redes: la distribución de las redes es pésima no cuenta con una configuración
estable, no cuenta con puntos dedicados de red, conexión puente mediante
Reuters, switchs y Acces points.
 Mapeo de la red: no se tiene mapeado la red
 El cableado: es inadecuado para una comunicación estable.
 Fluidez: la señal de internet no es óptima debido a que en horas punta se corta
la señal.
163
HERMILIO VALDIZAN FASE 1 RUP:: INICIO - MODELO DE
NEGOCIO
ANEXO Nº7
MODELO DE NEGOCIO
MODELO DE NEGOCIO
164
HERMILIO VALDIZAN
MODELO DE NEGOCIO ARQUITECTONCO ACTUAL
MODELO DE NEGOCIO ARQUITECTONCO DESEADO
165
HERMILIO VALDIZAN FASE 1 RUP::INICIO - REQUISITOS DEL
SISTEMA
ANEXO Nº 8
REQUISITOS
166
HERMILIO VALDIZAN FASE 1 RUP::INICIO - REQUSITOS DEL
SISTEMA
TÉRMINOS DE REFERENCIA
CONTRATACION DE UNA CONSULTORIA PARA EL ANAILSIS, DISEÑO Y

DESARROLLO DEL APLICATIVO INFORMATICO “SISTEMA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO PARA LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PILLCOMARCA-
HUANUCO - 2019”
1. INTRODUCCIÓN
La Municipalidad Distrital de Pillco Marca es una institución pública del estado a nivel
de gobierno local.
En el marco de una mejora de atención al usuario y optimizar los tiempos de trámites
realizados por los usuarios y el personal de las oficinas, se tiene como uno de sus
componentes a la optimización de los procesos de atención; el cual cuenta, entre otras,
tramite documentario, control, seguimiento y el manejo del modelo de gestión
documental, que sirve de sustento para la elaboración de los presentes Términos de
Referencia para la contratación de un Consultor, para la implementación del sistema
de Tramite Documentario..
2. ANTECEDENTES
Actualmente se viene trabajando sin un software de control que permita que los
procesos se estén llevando de una manera adecuada para los tramites de los procesos
que se desarrollan en la entidad y los procesos que se realizan para los tramites que
tengan que ver con servicios al usuario como son: tramite documentario control y
seguimiento.
Muchas entidades públicas del estado hacen uso de softwares como Sisgedo,
Gesmuni o Sismuni y otros ya conocidos y poco amigables sin escala a nivel de uso
de cero papel y firma electrónica, con seguimiento de documentos nada amigables y
entendibles, en algunos casos estos softwares son solo de uso interno a excepción del
Sisgedo que si tiene consultas vía web.
Basándose a la norma del estado de Modelo de Gestión documental, La Ley 27444-
Ley Del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 27658 - Ley Marco de
Modernización de la Gestión del Estado y el Decreto Legislativo N° 1310-Modelo de
Gestión Documental, se toma como referencia fundamentación legal para la
elaboración de los requisitos primordiales que establece el estado y que el software de
tramite debe de considerar en su fase de elaboración.
Aspecto de Control Actuales
 Carencia del Módulo de Gestión de Tramite Documentario: Este módulo

permitiría al personal encargado del control y verificación de documentos
gestionarla de una manera ordenada y con respuesta inmediata al estado de los
documentos, asi mismo también permitirá tener una comunicación directa con los
167
SISTEMA
usuarios que habrían solicitado algún tipo de servicio y tengan el control y

seguimiento de sus documentos en trámite.
 Carencia del Módulo de Control y Seguimiento: Este módulo permitiría generar
reportes de seguimientos de los distintos indicadores por procesos realizados en
las gerencias y Sub Gerencias de modo que se tenga información necesaria y
exacta para la toma de decisiones.
SISTEMA A DESARROLLAR:
 Sistema de tramite documentario: es un sistema encargado de gestionar los

documentos en trámite de aquellos usuarios que hayan solicitado algún tipo de
servicio establecido por la municipalidad en el instrumento de gestión
TUPA(Tramite Único de Procedimientos Administrativos), de tal modo este trámite
solicitado siga su flujo de comunicación según la ley, normas y directivas internas
establecidas por la entidad o normas nacionales, permitan tener el flujo de transito
de dicho documento a las oficinas correspondientes.
 El sistema también controla la gestión de usuarios internos, ciudadanos y las
entidades que deseen dar inicio a un trámite documental, así mismo se también
se podrá realizar los eventos de asignaciones de cargos a las distintas gerencias,
Sub gerencias y oficinas que.
DESARROLLO DEL SISTEMA:
 El sistema debe ser para uso de entorno web, empleando arquitectura

Cliente/Servidor, desarrollado en Lenguaje de Programación PHP 7.2, HTML 5,
JavaScript.
 El motor de Base de Datos en MySQL 5.7, Servidor web apache 2.4 las cuales
son una de las herramientas más poderosas para gestión de datos a nivel
organizacional y no dependen de una comercial para su uso.
 Para el motor de base de datos en la fase del diseño se hizo uso de la herramienta
WorkBech 8.0 la cual genera un Script SQL para la creación de tablas y carga de
datos para los BackUps
 Para el desarrollo del código para la plataforma se utilizo los framework:
 Laravel 5.5 para el backend que nos permite el majeo personalizado de
herramientas necesarias para generar un código profesional, seguro y rápido,
robusta en manejo de datos y escalable a nivel de programación para integrarlo
con otras tecnologías.
 VueJs 2.0 para el Frontend con un diseño responsive design, el cual permite
visualizar el sistema en móviles o tablets sin errores de diseño.
 Para el la generación de reportes se utilizo plugin JavaScrip PDF y Excel
 Para la seguridad del lenguaje en código se hace uso de las herramientas con la
que cuenta el framework Laravel
168
SISTEMA
 Para la comunicación entre el la base de datos y la plataforma se usara el ORM

Elocuent, herramienta que viene configurada dentro del paquete del framework de
Laravel
 En la parte del servidor se debe realizar una instalación y configuración del
servidor Ubunto 16.04 server configurado para generar Bacukps automáticos
programados.
 Los archivos del sistema de tramite estarán almacenados en la Nube con
tecnología S3 Digital Ocean, el cual garantiza su disponibilidad y seguridad. El
motivo por el cual se opta por un proveedor externo de hosting VPS es por la
municipalidad no cuenta con un servidor propio y por la eficiencia del manejo de
datos respuesta del cliente que nos ofrece Digital Ocean.
REQUISITOS DEL SISTEMA
1. SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO:

1.1 ADMINISTRACION DE ENTIDADES
Modulo que permite gestionar el CRUD(Crear, Leer, Actualizar y Borrar) de las
entidades a nivel nacional sean públicas o privadas, los datos que se deben
considerar en el registro al sistema son:
- Tipo de entidad->obligatorio
- Nombre de la entidad->obligatorio
- Dirección
- Ruc->obligatorio
- Abreviatura
- Cargar el logotipo (archivo de imagen)
1.2 ADMINISTRACION DE DEPENDENCIAS
Modulo que permite gestionar el CRUD(Crear, Leer, Actualizar y Borrar) de las
dependencias a de cada entidad registrada en el sistema, los datos que se deben
- Seleccionar a que entidad pertenece la dependencia->obligatorio
- Seleccionar si esta depende de alguno otra dependencia->obligatorio
- Tipo de dependencia (*depende del rof *no depende del rof)
- Nombre de la dependencia->obligatorio
- Abreviatura (sirve para configurar el código del documento)->obligatorio
- Cargar el logotipo (archivo de imagen)
1.3 ADMINISTRACION DE USUARIO
Modulo que permite gestionar el CRUD(Crear, Leer, Actualizar y Borrar) de los
usuarios registrados en el sistema, los datos que se deben considerar en el
registro al sistema son:
- Tipo de documento (Documento Nacional De Identidad*Carnet de
extranjería*Pasaporte).
- Numero de Documento->obligatorio.
169
SISTEMA
- Nombres->obligatorio.
- Apellidos->obligatorio.
- Dirección->obligatorio.
- Teléfono->obligatorio.
- Email
1.3.1 ASIGNACIÓN DE CARGO
Modulo que permite gestionar el CRUD(Crear, Leer, Actualizar y Borrar) de la
asignación de usuarios registrados en el sistema, los datos que se deben
- Para asignar un cargo al personal tendrá la opción de seleccionar si la
asignación de la persona es a una dependencia interna de la institución o si
es un ciudadano o si es un usuario perteneciente a una entidad externa
- Dependencia donde será asignado el personal.
- Descripción del Cargo->obligatorio.
- Documento sustentario->obligatorio.
- Fecha de inicio del contrato->obligatorio.
- Fecha final del contrato->obligatorio.
- Rol->obligatorio.
- Estado->obligatorio.
- Tabla que contenga la lista de asignaciones que se realizado al usuario
ordenada por fecha
1.4 ADMINISTRACIÓN TUPA
1.4.1 PROCEDIMIENTOS
Modulo que permite gestionar el CRUD (Crear, Leer, Actualizar y Borrar) del
registro de procedimientos administrativos de la municipalidad:
- Registro de un nuevo trámite único de procedimiento administrativo
- Asignar un modulo->obligatorio.
- Asignar la calificación->obligatorio.
- Descripción del procedimiento(nombre)
- Asignar la nota->obligatorio.
- Base legal->obligatorio.
- Y el plazo a resolver en días.
- Asignación de responsables por tramite único de procedimiento
administrativo ->obligatorio.
- En la asignación se podrá elegir el tipo de recurso que se le asigna al
responsable por la acción. ->obligatorio.
1.4.2 REQUISITOS
Modulo que permite gestionar el CRUD (Crear, Leer, Actualizar y Borrar) del
registro de requisitos de un tramite único de procedimientos administrativos de
la municipalidad:
170
SISTEMA
- Registro de un nuevo requisito relacionado directamente a un trámite único

de procedimiento administrativo. ->obligatorio.
- Descripción del requisito(nombre) ->obligatorio.
- Costo del requisito->obligatorio.
1.5 ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
1.5.1 MESA DE PARTES
Modulo que permite visualizar una tabla que contenga los documentos
ingresados por el administrador o encargado de mesa de partes esta lista debe
contener las siguientes columnas:
- expediente del documento
- Registro del documento
- Dependencia que emite el documento
- Dependencia que hará la recepción el documento
- Tipo de documento tramitado
- El asunto del documento
- El contenido del documento
- Anexos del documento
- Proveído de atención
- Folios
- Prioridad
- Fecha de envió
- Fecha de recepción
- Tramite
- Fecha de tramite
1.5.2 NUEVO DOCUMENTO - ADMINISTRADOR
Modulo que permite realizar el registro de los datos del documento al sistema:
- Documento referencia (anexa un documento por el número de registro)
- Emisor del documento
o Origen (interno o externo o ciudadano) ->obligatorio.
o Si es interno -> elegir tipo de dependencia (depende del ROF o no
depende del ROF) ->obligatorio.
o Si es externo -> seleccionar la entidad ->seleccionar la
dependencia-> verificar al responsable de la dependencia-
>obligatorio.
o Si es ciudadano ->escribir el número de DNI->verificar son los
datos de la persona->obligatorio.
- Detalles del documento
o Fecha->obligatorio.
o Prioridad
o Forma de recepcion
o Documento (simple o multiple)
171
SISTEMA
o Tipo de documento
o Asunto->obligatorio.
o Contenido
o Anexos
o Numero de folios->obligatorio.
- Destino del documento
o Si es un destinatario interno la lista de dependencia vendrán
cargadas por defecto las que pertenezcan a la entidad.
o Si el destinario es de otra entiudad buscar entre la lista de
entidades y después seleccionar la dependencia a la que se desea
enviar la información
o Si es a un ciudadano seleccionar un check o caja de selección
para buscar al usuario por DNI
o Mostrar una tabla que muestre una lista de destinatarios
1.5.3 NUEVO DOCUMENTO – USUARIO INTERNO
Modulo que permite realizar el registro de los datos del documento al sistema:
- Documento referencia (anexa un documento por el número de registro)
- Emisor del documento
o Origen (interno o externo o ciudadano) ->obligatorio.
o Si es interno -> elegir tipo de dependencia (depende del ROF o no
depende del ROF) ->obligatorio.
o Si es externo -> seleccionar la entidad ->seleccionar la
dependencia-> verificar al responsable de la dependencia-
>obligatorio.
o Si es ciudadano ->escribir el número de DNI->verificar son los
datos de la persona->obligatorio.
- Detalles del documento
o Fecha->obligatorio.
o Prioridad
o Forma de recepcion
o Documento (simple o multiple)
o Tipo de documento
o Asunto->obligatorio.
o Contenido
o Anexos
o Numero de folios->obligatorio.
- Destino del documento
o Si es un destinatario interno la lista de dependencia vendrán
cargadas por defecto las que pertenezcan a la entidad.
172
SISTEMA
o Si el destinario es de otra entidad buscar entre la lista de

entidades y después seleccionar la dependencia a la que se desea
enviar la información
o Si es a un ciudadano seleccionar un check o caja de selección
para buscar al usuario por DNI
o Mostrar una tabla que muestre una lista de destinatarios
1.5.4 DOCUMENTOS PENDIENTES

- Muestra la lista en una tabla documentos en estado “pendiente”
contemplando los siguientes datos por columna:
o expediente del documento
o Registro del documento
o Dependencia que emite el documento
o Tipo de documento tramitado
o El asunto del documento
o El contenido del documento
o Anexos del documento
o Proveído de atención
o Folios
o Prioridad
o Fecha de envió
- Acciones
o Recepcionar: acción que permite cambiar de estado al
documento de pendiente a recepcionado, al ejecutarce la acción
captura la fecha de recepción.
1.5.5 DOCUMENTOS PARA TRAMITAR
- Muestra la lista en una tabla documentos en estado “para tramitar”
o Folios
o Prioridad
o Fecha de envió
o Fecha de recepción
- Acciones
173
SISTEMA
o Derivar: Primero: ejecuta un formulario de datos para donde se

enviarán los documentos. Segundo: acción que permite cambiar
de estado al documento de para tramitar a derivado, al
ejecutarse la acción captura la fecha de derivación.
o Devolver: acción que permite cambiar de estado al documento
de para tramitar a pendiente, y borra la fecha de recepción.
o Archivar: acción que permite cambiar de estado al documento de
para tramitar a archivado, y borra la fecha de archivo y
ingresando una observación del motivo de archivo del
documento.
1.5.6 DOCUMENTOS ENVIADOS
- Muestra la lista en una tabla documentos en estado “enviado”
o Folios
o Prioridad
o Fecha de envió
- Acciones
o Editar: permite hacer la edición de los documentos enviados a
otras dependencias las cuales aun no tengan fecha de recepción
en el sistema
o Archivo: acción que permite cargar el documento digitalizado si
es necesario a la base de datos
1.5.7 DOCUMENTOS ARCHIVADOS
- Muestra la lista en una tabla documentos en estado “enviado”
174
SISTEMA
o Folios
o Prioridad
o Fecha de envió
- Acciones
o Desarchivar: acción que permite cambiar el estado de archivado
a pendiente.
1.5.8 SEQUIMIENTO DE DOCUMENTO
1.6 REPORTES
- Listar documentos por dependencias-origen-tipo-entre fechas-estado
- Muestra la lista en una tabla documentos en estado seleccionado
o Folios
o Prioridad
o Fecha de envió
1.7 CONFIGURACION
2. ROLES DE USUARIO
2.1 SUPER ADMINISTRADOR
El usuario administrador tendrá acceso a todos los modulos y acciones que
contemple el sistema
2.2 ADMINISTRADOR
El administrador tendrá acceso a los siguientes modulos
175
SISTEMA
2.3 USUARIO INTERNO (PERSONAL)

El administrador tendrá acceso a los siguientes módulos
2.4 USUARIO EXTERNO (CIUDADANO O EMPRESA)

3. SGD SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

son las gráficas estadísticas de los reportes
176
SISTEMA
4. SEGURIDAD
- Acceso
o Login usuario - contraseña
- Codigo
o Helper
o Elocuent
o Midlewares
- Base de datos
o Login usuario - contraseña
o Backups programados
5. REPOSITORIO DE ARCHIVOS DIGITALIZADOS

En este módulo se gestionará la lista de documentos digitalizados por dependencia-origen-
tipo-
6. FIRMA DIGITAL
anexar al documento la firma digital o certificado digital que autentifica la originalidad del
documento y la legalidad para tramitar documentos o procedimientos legales, esta firma es
netamente equivalente a un documento firmado a pulso
7. CERO PAPEL
Modulo que permite contener todos los formatos de los distintos documentos que se
realizan en la municipalidad
8. INTEROPERABILIDAD
El software permite una comunicación entre entidades públicas y privadas a nivel nacional
expuestas a realizar un trámite con la municipalidad
MODO DE INGRESO DE DATOS:
Para el ingreso de datos se usarán ventanas dinámicas que se accederán desde Internet, así como
también el uso de gráficos para mejorar la interacción entre el sistema y los usuarios. Cabe destacar
que el sistema contará con niveles de acceso para usuarios y contraseñas para mayor seguridad y
facilitar el proceso de monitoreo de la data.
TIEMPO DE ENTREGA:
Dado que el sistema aún se encuentra en una etapa de REQUERIMIENTOS y no se tiene un alcance
definido, estimar un tiempo es relativo. Pero se podría calcular gracias a experiencia propia en un
tiempo no mayor de 3 MESES. Esto depende de la data proporcionada por el cliente.
GARANTÍA:
El Sistema tiene una garantía total, libre de errores, incluyendo, virus Informáticos. No nos hacemos
responsables de las posibles pérdidas de datos por:
177
SISTEMA
 Inestabilidad en suministro del fluido, eléctrico.

 Desperfecto en el Hardware (parte física).
 Sabotaje y virus informáticos que afecten a la información.
 Disponibilidad de Internet o su baja velocidad.
El tiempo de prueba del sistema será de 60 días, tiempo en la que se podrá corregir todos aquellos
posibles errores que tenga el sistema.
REQUERIMIENTOS PARA LA USABILIDAD DEL SOFTWARE:
Si se desea que el sistema rinda a una capacidad a más del 90% se recomienda, como mínimo lo
siguiente:
HARDWARE
 Computadoras con acceso a Internet, Procesador Pentium 4 a posterior, memoria RAM de

1GB como mínimo.
 Velocidad de Internet de 10Mb.
SOFTWARE
 Sistema Operativo Windows 7 a posterior, Navegador de Internet FIREFOX, actualizado.
EL SISTEMA INCLUYE:
 Instalación y configuración del sistema.

 Una Copia de Seguridad.
 Script del código y Base de Datos.
COSTO:
El programa desarrollado en su totalidad tendrá un costo de S/. 35 000.00 (treinta y cino Mil Soles),
cuyo pago se realizará, del 50% al inicio del contrato, el 30% al término del sistema de encuestas y 20%
al final de todos los módulos especificados.
Cabe recalcar que este precio está fijado estrictamente por todos los módulos y funcionalidades
mostrados en esta proforma. Podría aumentar si se agregan nuevos módulos. Esto queda a criterio
según previo acuerdo.
ESTRUCTURA DE COSTOS POR MODULOS:
A continuación, se muestra los precios por niveles de acceso. Cada nivel de acceso tiene las
funcionalidades detalladas previamente. No incluye Dominio ni Hosting.
178
SISTEMA
MODULOS DE SOFTWARE
DESCRIPCION CANTIDAD COSTO COSTO
MODULO ENTIDAD 1 S/. 3 000.00 S/. 3 000.00
MODULO DEPENDENCIA 1 S/. 3 000.00 S/. 3 000.00
MODULO DE DOCUMENTOS 1 S/. 14 000.00 S/. 14 000.00
MODULO TUPA 1 S/. 5 000.00 S/. 5 000.00
REPORTES 1 S/. 1 000.00 S/. 1 000.00
SGD 1 S/. 2 000.00 S/. 2 000.00
CONFIGURACION 1 S/ 2 000.00 S/ 2 000.00
SERVIDOR 1 S/ 5 000.00 S/ 5 000.00
TOTAL S/. 35 000.00
REGISTRO DE DOMINIO (OPCIONAL):
Dominio .gob.pe, el cual tiene que encontrarse disponible, la renovación es anual.
Una vez cancelado el monto se proporcionara los datos de acceso de los servicios del servidor. Se
recomienda este servidor por el nivel de seguridad que posee, la disponibilidad que ofrece y el gran
flujo de tráfico que puede soportar.
179
HERMILIO VALDIZAN FASE 3 RUP::ELABORACION- ANÁLISIS -
DIAGRAMAS UML
ANEXO Nº 9
ANALISIS – DIAGRAMAS
UML
180
DIAGRAMAS UML
FASE 3 RUP::ELABORACION- ANÁLISIS - DIAGRAMAS UML

1. Modelado del negocio
1.1. Diagrama de CUN – documento externo
Requerir informacion de tramite

Usuario
(from CUN)
(f rom Actores del negocio)
Crear Nuevo Documento

(from CUN)
Presenta el documento Recepcionar y Verifica el Documento

(from CUN) (from CUN)
Personal Mesa de Partes
(f rom trabajadores del negocio)
Asignar Tupa
(from CUN)
Deriva Documento
(from CUN)
Atender el Documento
(from CUN)
Servidor Publico
(f rom trabajadores del nego...
Consultar Seguimiento Archiva Documento

(from CUN)
(from CUN)
1.2. Diagrama de CUN – documento interno
Crear Nuevo Documento

(from CUN)
Deriva Documento
(from CUN)
Servidor Publico
(f rom trabajadores del nego...
Recepcionar y Verifica el Documento

(from CUN)
Atender el Documento
(from CUN)
Archiva Documento
(from CUN)
181
DIAGRAMAS UML
1.3. Actores del negocio
Usuario
1.4. Trabajadores del Negocio
Personal Mesa de Partes Sistema SysDoc Servidor Publico
1.5. Casos de uso del negocio
Requerir informacion de tramite Crear Nuevo Documento
Presenta el documento
Recepcionar y Verifica el Documento Asignar Tupa
Deriva Documento
Atender el Documento Archiva Documento Consultar Seguimiento
182
DIAGRAMAS UML
1.6. Entidades del negocio
Documento Cargo del Documento

Reporte de Documentos
Boleta de Pago Expediente o Registro

Requisitos TUPA
cuaderno de cargos SGD
183
HERMILIO VALDIZAN
FASE 2 RUP::DISEÑO – BASE DE DATOS
ANEXO Nº 10
DISEÑO-BASE DE DATOS
184
HERMILIO VALDIZAN
 DISEÑO DE LA BASE DE DATOS COMPLETA – uso de la herramienta Workbech
185
HERMILIO VALDIZAN
Módulo de Gestión de Dependencias: Diseño que contiene la estructura de los datos requeridos por
una entidad y sus dependencias
Módulo de Gestión de TUPA: Diseño que contiene la estructura de los datos requeridos por Tramite
Unico de Procedimiento administrativos, sus requisitos y su dependencias encargadas de su atencion
186
HERMILIO VALDIZAN
187
HERMILIO VALDIZAN
188
HERMILIO VALDIZAN
FASE 4 RUP::TRANSICIÓN - TESTING
ANEXO Nº 11
DISEÑO Y DESARROLLO
DEL CODIGO
189
HERMILIO VALDIZAN
1. CARACTERÍSTICAS DE LAS HERRAMIENTAS USADAS PARA EL

DESARROLLO
 El sistema debe ser para uso de entorno web, empleando arquitectura

Cliente/Servidor, desarrollado en Lenguaje de Programación PHP 7.2, HTML 5,
JavaScript.
 El motor de Base de Datos en MySQL 5.7, Servidor web apache 2.4 las cuales
son una de las herramientas más poderosas para gestión de datos a nivel
organizacional y no dependen de una comercial para su uso.
 Para el motor de base de datos en la fase del diseño se hizo uso de la herramienta
WorkBench 8.0 la cual genera un Script SQL para la creación de tablas y carga de
datos para los BackUps
 Para el desarrollo del código para la plataforma se utilizó los framework:
 Laravel 5.5 para el backend que nos permite el majeo personalizado de
herramientas necesarias para generar un código profesional, seguro y rápido,
robusta en manejo de datos y escalable a nivel de programación para integrarlo
con otras tecnologías.
 VueJs 2.0 para el Frontend con un diseño responsive design, el cual permite
visualizar el sistema en móviles o Tablet sin errores de diseño.
 Para la generación de reportes se utilizó plugin JavaScrip PDF y Excel
 Para la seguridad del lenguaje en código se hace uso de las herramientas con la
que cuenta el framework Laravel
 Para la comunicación entre el la base de datos y la plataforma se usará el ORM
Elocuent, herramienta que viene configurada dentro del paquete del framework de
Laravel
 En la parte del servidor se debe realizar una instalación y configuración del
servidor Ubunto 16.04 server configurado para generar Bacukps automáticos
programados.
 Los archivos del sistema de tramite estarán almacenados en la Nube con
tecnología S3 Digital Ocean, el cual garantiza su disponibilidad y seguridad. El
motivo por el cual se opta por un proveedor externo de hosting VPS es por la
municipalidad no cuenta con un servidor propio y por la eficiencia del manejo de
datos respuesta del cliente que nos ofrece Digital Ocean.
190
HERMILIO VALDIZAN
A) Para el desarrollo de la plataforma web MVC se contempló el uso de dos

Frameworks
 framework laravel (backend)
 framework Vue.js(frontend) es un marco de JavaScript de código abierto para

construir interfaces de usuario y aplicaciones de una sola página.
191
HERMILIO VALDIZAN
CONFIGURACION ROLES DE USUARIO
8.1 SUPER ADMINISTRADOR

El usuario administrador tendrá acceso a todos los módulos y acciones que
contemple el sistema
8.2 ADMINISTRADOR
El administrador tendrá acceso a los siguientes modulos
8.3 USUARIO INTERNO (PERSONAL)

8.4 USUARIO EXTERNO (CIUDADANO O EMPRESA)

192
HERMILIO VALDIZAN
ANEXO Nº 12
IMPLEMENTACION
193
HERMILIO VALDIZAN
B) INSTALACION DEL SERVIDOR

Se contrató un servicio web hosting de Digital Ocean para almacenar nuestra data y nuestra
plataforma
C) ALOJAMIENTO DE LA PLATAFORMA
Se alojó la plataforma en GITHUB (plataforma de desarrollo colaborativo) para alojar

proyectos utilizando el sistema de control de versiones Git. Se utiliza principalmente para la
creación de código fuente de programas de ordenador.
194
HERMILIO VALDIZAN
ANEXO Nº 13
TESTING
1. Pruebas de Caja Blanca y Flujo de Control
Se buscó probar los procesos a un alto nivel de detalle; ya que lo que se busca son
los pasos a cumplir para determinado resultado entre el código, el algoritmo, acciones
de los componentes y los resultados obtenidos de estas.
195
HERMILIO VALDIZAN
Las pruebas realizadas en el proyecto fueron:
1.1. Pruebas de Caminos Básicos

Es un test sencillo para ubicar los posibles caminos independientes por donde puede
darse en un determinado proceso, para esta prueba de caminos el framework Laravel
establece un formato de la siguiente manera
El formato para la ejecución de las acciones de las rutas que se configuran en el

framework Laravel, estas establecen los siguientes criterios para su usabilidad viable
y eficaz de las acciones establecidas:
1.2. Branch Testing:

También conocidas como pruebas de bifurcación, son esenciales para procesos que
derivan en más de dos acciones o resultados posibles. Las mismas se aseguran que
cada punto de decisión ejecute una respuesta.
Esta prueba también se encarga de el tiempo de ejecución de eventos.
Para el caso de nuestro software la herramienta que se uso es el google Chrome
196
HERMILIO VALDIZAN
1.3. Pruebas de flujo de datos:

También llamadas de flujo de control; estas permiten la exploración de las secuencias
de eventos, por lo que se exploran también todas las variables de respuesta.
Herramienta usada: Navegador google Chrome
197
HERMILIO VALDIZAN
1.4. Pruebas de cliente - servidor
Para las respuestas de tiempo cliente - servidor se hizo uso de un software(Webserver Tool)
la cual nos genera un reporte de datos:
Respuestas por cada evento click del cliente click
Enrutamiento IP y respuesta del evento de login
Webserver Stress Tool - Logfile for User #1

12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: Waiting for global click delay: 20s
12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: HTTP request & TCP/IP socket creation: 9
ms
12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: ** Click #1 started, used URL #1
(http://157.245.14.206/login), Username:22506690, from IP=0.0.0.0
12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: Request 1 HTTP State: Initialized (0 ms)
12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: Request 1 HTTP State: DNS Lookup begin (0
ms)
12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: Request 1 HTTP State: DNS Lookup done (0
ms)
12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: Request 1 HTTP State: Connected (174 ms)
12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: Request 1 HTTP State: Waiting for header
(174 ms)
12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: Request 1 HTTP State: Receiving Header
(363 ms) (=Time to First Byte)
12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: Request 1 HTTP State: Waiting for body
198
(364 ms)
12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: Request 1 HTTP State: Done (364 ms)
12/12/2019 10:04:36: User #1 Click #1: CLICK-Request 1: Time=366 ms, TFB=363 ms,
Bytes=1,779, HTTP-StatusCode=200 (OK)
HERMILIO VALDIZAN
Tiempo de respuesta del servidor Login - Plataforma
199
HERMILIO VALDIZAN FASE 4 RUP::TRANSICION
IMPLANTACION
ANEXO Nº 14
IMPLANTACION
200
IMPLANTACION
Paso 1: Para llevar a cabo la implantación del software de tramite documentario y por ser una entidad
pública se tomó como medida de respaldo y salvaguardo de la información registrada por los usuarios
un formato de declaración jurada:
201
IMPLANTACION
Paso 2: para garantizar la conformidad del usuario en este caso la entidad se elboro un formato de
“ACTA DE ENTREGA, RECEPCION Y CONFORMIDAD”
202
IMPLANTACION
203
HERMILIO VALDIZAN FASE 4 RUP::TRANSICION- MANUAL DE
USUARIO
ANEXO Nº 15
MANUAL DE USUARIO
204
HERMILIO VALDIZAN
FASE 4 RUP::TRANSICION MANUAL DE USUARIO
DOCUMENTARIO MU - 001 0.0 12/10/2019 205 de 224
MANUAL PARA PERSONAL

ADMINISTRATIVO
USUARIO ADMINISTRADOR
1. OBJETIVOS
Este módulo permitira efectuar las siguientes acciones:
1. Acceder al sistema de tramite documentario

2. Autentificacion o Login de Usuario.
3. Administrar datos personales y contraseña personal.
4. Creacion y envio del documento para su tramite.
5. Recepcion, atencion, derivacion y archivo de documento en
tramite.
6. Seguimiento y control de documentos en tramite.
7. Reportes.
205
HERMILIO VALDIZAN
2. ACCESO AL SISTEMA
a) Acceder al portal de la institución “munipillcomarca.gob.pe”– hacer click en el botón
“Tramite Documentario”
botón de acceso al link del sistema de

3. AUTENTIFICACIÓN tramite documentario (link
157.245.14.206)
b) Rellene los campos como indica el formulario
SELECCIONE MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE PILLCOMARCA
EL USUARIO ES EL NUMERO DE
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
LA CONTRASEÑA ES EL NUMERO DE
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
(EL USUARIO TIENE LA OBLIGACION DE

CAMBIAR CONTRASEÑA UNA VES
INGRESADO AL SISTEMA - PERFIL)
LA DEPENDENCIA ES EL CARGO DEL

PERSONAL ASIGNADO A LA MUNICIPALIDAD
206
HERMILIO VALDIZAN
c) Primera vista del acceso al sistema
4. ADMINISTRACIÓN DE DATOS PERSONALES

d) Presionamos el botón “Perfil” ubicada en la Barra de lateral izquierda.
e) El Formulario mostrado permite actualizar los datos personales y la contraseña de acceso al

sistema de trámite.
207
HERMILIO VALDIZAN
5. MODULO ENTIDADES
Este módulo permite crear las sedes pertenecientes a la entidad, administrar la lista de entidades
con las que se podrá comunicar la institución (entidades públicas y privadas o mixtas).
También permite el registro y organizar las sedes pertenecientes a la institución.
Administra la edición y eliminación de entidades registradas en el sistema.
f) Registrar entidad
1. Botón Nuevo( )
Permite desglosar el modulo para registrar una
nueva entidad
 Rellenar el formulario con los datos pertenecientes a la entidad nueva
2. Botón guardar( )
Permite registrar en la data una nueva entidad
208
HERMILIO VALDIZAN
g) Editar entidad
1. 1. Botón Editar( )
2. permite desglosar el modulo con
los datos actuales de la entidad
 Se rellenan los campos con la información actualizada en el formulario siguiente
2. Botón Actualizar( )
permite cambiar los datos de una entidad
209
HERMILIO VALDIZAN
6. DEPENDENCIAS
h) Registrar dependencia
1. Botón Nuevo( )
permite desglosar el modulo para
registrar una nueva dependencia
 Rellenar el formulario con los datos pertenecientes a la d nueva
3.Botón Guardar( )
permite registrar en la data una nueva
entidad
210
HERMILIO VALDIZAN
i) Editar dependencia
3. 1. Botón Editar( )
4. Permite desglosar el modulo con los
datos actuales de la dependencia
2. Botón Actualizar( )
permite cambiar los datos de una
Dependencia
211
HERMILIO VALDIZAN
7. MODULO USUARIOS
j) Registrar usuario
1. Botón Nuevo( )
Permite desglosar el modulo para
registrar un Nuevo Usuario
2. Botón Guardar( )
Acción que registra en la data un nuevo usuario
212
HERMILIO VALDIZAN
8. CREACION DE DOCUMENTO Y ENVÍO

k) Presionamos el botón “Documentos” ubicada en la Barra de lateral izquierda.
l) Pulsamos el botón de “Nuevo Documento”
m) Ingresamos los datos necesarios del documento para su tramite
 Referencia del documento: Ingresar referencia solo si se desea que el documento tome
como referencia algún otro documento que este registrado en el sistema
1.Digita el documento que se desea incluir
como referencia y se carga una vista rápida del
documento que se tomara como referencia
 Emisor del documento: se toma como partida inicial el origen de donde se enviará el
documento:
213
HERMILIO VALDIZAN
 ORIGEN::INTERNO – Son aquellos documentos que tomaran como origen de partida a una dependencia
dentro de la municipalidad
*Elegimos el tipo de dependencia para cargar todas aquellas que se encuentran registradas en el
sistema y se visualizara un combo de la lista de dependencias:
*Dependencias desglosa aquellas dependencias a las cuales estrictamente se les asigno un

usuario y seleccionamos aquella que iniciara el tramite.
*Al seleccionar la dependencia se mostrará automáticamente los datos de la persona que está
asignada actualmente al cargo de la dependencia.
214
HERMILIO VALDIZAN
 ORIGEN :: ENTIDAD EXTERNA son aquellos documentos que tomaran origen de

partida una entidad no relacionada con la municipalidad
* Elegimos en la lista de selección la entidad que será la que inicie el procedimiento de
tramite documentario
* Dependencias desglosa aquellas dependencias a las cuales estrictamente se les asigno

un usuario y seleccionamos aquella que iniciara el tramite.
*al seleccionar la dependencia se mostrará automáticamente los datos de la persona

que está asignada actualmente al cargo de la dependencia.
 ORIGEN :: CIUDADANO es cuando los documentos que se registran son de

usuarios que requieren algún servicio de la municipalidad
*
215
HERMILIO VALDIZAN
n) Ingresamos los datos necesarios del documento para su tramite
o) Añadimos la dependencia destino o los destinos a los que se enviaran el documento y el

“Proveído de atención” del documento
216
HERMILIO VALDIZAN
botón que nos permite añadir una vez

seleccionado el destino del documento
Lista de destinatario del

documento
p) Una vez verificado los datos y el destino del documento se envía el documento con el botón
“ENVIAR”
217
HERMILIO VALDIZAN
q) Para verificar que el documento se envió de una manera correcta verificamos la bandeja de
los documentos enviados ubicada en el menú parte lateral izquierda
218
HERMILIO VALDIZAN
9. RECEPCION, TRAMITE, DERIVACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTO
En esta sección veremos detalladamente las bandejas que contienen los documentos por estado del
documento.
RECEPCION
a) Para recepcionar los documentos que fueron enviados de otras dependencias a la oficina
nos dirigimos en el menú “Pendientes” y presionamos el botón “Recepcionar”
IMPORTANTE
SE RECEPCIONARA: SI EL DOCUMENTO HAYA

LLEGADO FÍSICAMENTE A LA MESA DE RECEPCIÓN
DE DOCUMENTOS Y CONSTATANDO QUE EL
DOCUMENTO CONTENGA LOS DATOS IGUAL A LOS
DATOS DEL SISTEMA
TRAMITE, DERIVACION Y ARCHIVO

b) Para dar atención o tramite a los documentos recepcionados a la oficina nos dirigimos al
menú “Tramitar”
219
HERMILIO VALDIZAN
c) Se dará tramite de “Derivar” al documento si es que se desea adjuntar y reenviarlo a otra

dependencia:
220
HERMILIO VALDIZAN
d) Para realizar la Derivación del documento solo se presiona el botón “Derivar”

e) Se dará tramite de “Archivar” si es que el documento culmina su flujo de información
correcta o atención final.
f) Para verificar si los documentos fueron archivados correctamente se verificará en el menú

Archivados
221
HERMILIO VALDIZAN
10. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE DOCUMENTOS EN TRAMITE
Para realizar el seguimiento del trámite del documento en cuestión solo es necesario tener el
número del expediente con el cual fue registrado en el sistema el documento:
IMPORTANTE
RECUERDE LA INFORMACIÓN INGRESADA DENTRO DEL SISTEMA ES DE

RESPONSABILIDAD ASIGNADA AL USUARIO, SIENDO ESTA MISMA
VERIFICADA Y CONTROLADA POR EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
PARA PROTEGER LA INFORMACIÓN CONTRA USO DESAUTORIZADO O
INCORRECTO, AÚN DESPUÉS QUE HAYA TERMINADO LA RELACIÓN
LABORAL CON LA INSTITUCIÓN.
222
UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO
VALDIZAN
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CODIGO VERSION FECHA PAGINA
MUNICIPALIDAD DEL DISTRITO DE PILLCOMARCA –
SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO
MP - 001 1.0 15/05/2019 223 de 224
223
IMPLANTACION
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UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO VALDIZAN HUÁNUCO

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y SISTEMAS

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS

SOFTWARE DE TRÁMITE DOCUMENTARIO PARA

TESIS PARA OPTAR EL TÍTULO DE

Bach. CÉSAR ANDRÉS ATACHAGUA CONTRERAS

Mg. ELMER CHUQUIYAURI SALDIVAR.

A nuestros padres y seres queridos por

A Dios por darnos salud y fuerza para realizar este

A Nuestras familias que con su esmero y empuje nos

apoyaron a cada instante para seguir adelante.

A nuestro asesor por su guía durante el proyecto.

El presente estudio tiene como objetivo al desarrollo e implementación de un

software de aplicación web de tramite documentario para la mejora de registro,

control y seguimiento de la documentación gestionada en las oficinas de la

Municipalidad Distrital de Pillco Marca para ello se dará inicio al diagnóstico de

la situación en la que se encuentra la gestión documentaria para definir los

procesos críticos, diseño del modelo de negocio.

Se tomará en cuenta también la elaboración del análisis de la situación problema

y el levantamiento de los procesos críticos para elaborar modelo entidad relación

y análisis de requerimientos de software que permitan el desarrollo de las

plataformas para la implementación del software de aplicación web de tramite

procedimientos administrativos de manera que estos permitan tener el control de

los tiempos y costo de los requisitos de los documentos en el aplicativo web.

Para la metodología se utilizó el tipo de investigación aplicada en un nivel

explicativo y diseño experimental, para la selección de nuestra muestra se utilizó

una muestra no probabilística o dirigida, las técnicas e instrumentos de

recolección de datos fueron la de test (pretest y postest) con encuestas y para

su procesamiento se utilizó el software SPSS

Una de las herramientas que se utilizó para el desarrollo de la investigación será

la metodología RUP, está dedicada para proyectos en construcción de software.

document transmission to improve the registration, control and monitoring of the

documentation managed in the offices of the District Municipality of Pillco Marca

management is to define the critical processes, design of the business model.

relationship model and analysis of software requirements that requires the

development of the platforms for the implementation of the web application

software for processing documentary film.

and cost of the requirements of the documents in the web application.

experimental design is specified, for the selection of our sample a non-

probabilistic or directed sample is shown, the techniques and the instruments of

processing the SPSS software was found

RUP methodology, it is intended for projects in software construction.

I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..........................................................................12

Tabla 1 Variables ........................................................................................................................21

Ilustración 1 Fases e Hitos de un proyecto .............................................................................................34

Los avances permanentes en la modernización de las tecnologías de

información y comunicación permiten que la productividad en los

trabajadores se incremente en la mayoría de las instituciones, por ello la

importancia del presente trabajo de investigación se basa al resultado de los

objetivos trazados y sus conclusiones obtenidas de un numero de encuestas

realizadas por los investigadores acerca del manejo e importancia que se da

a la implementación de un software de tramite documentario que sirva de

apoyo para realizar el registro de los documentos de una manera adecuada,

consecuentemente llevar el control y el seguimiento de dichos documentos

requisitos de los documentos gestionados por cada unidad orgánica de la

La visión del presente estudio es plantear que el software de tramite llegue

a funcionar en cada unidad orgánica perteneciente a la municipalidad de

modo todo el flujo de la información sea gestionada de manera íntegra y

segura, esto generara confianza en la funcionalidad y usabilidad del software