Equilibra la calidad del proyecto y la carga de trabajo

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Existen dos tipos de actitud: el perfeccionismo y pensar "ya es suficiente". En el entorno laboral ocurre lo mismo. El objetivo es crear un producto que
refleje tus expectativas. Por otro lado, si conseguir esa meta significa que el equipo acabe agotado y el cliente frustrado, no vale la pena. Vamos a contrastar
las perspectivas de dos gestores distintos; uno más perfeccionista, y el otro con una actitud de "así ya llega y funcionará". Primero un gestor más
perfeccionista diría: "¿Por qué ofrecer algo que no satisface a la perfección los objetivos de tu proyecto y del cliente?". Ya conoces las tareas necesarias.
Verificas los requisitos, haces que todas las partes involucradas estén de acuerdo, determinas qué entiende tu cliente por "un proyecto satisfactorio",
diseñas una serie de condiciones que te permitan probar ese éxito que defines, y planeas una serie de pruebas, incluyendo una última antes de presentar
los productos al cliente. Si entiendes tu producto, que es algo que haces al principio, puedes implementar esas tareas a tu plan. Si las organizas bien y
equilibras el trabajo de tu proyecto con la gestión de calendarios, no tendrás problemas. En contraste con el perfeccionista, el estilo de "lo suficiente
funciona" puede presentar esta perspectiva opuesta. Eso queda bien en papel, pero el mundo no funciona así. Para cada tarea, yo tengo otra visión
diferente. Primero, las partes involucradas no siempre están de acuerdo. Los gestores de una organización, suelen tener necesidades y deseos muy distintos
a los de los empleados. Los gerentes quieren visibilidad para todo lo que está pasando, y procesos estándar. Los empleados quieren que su trabajo sea más
fácil y tener flexibilidad. El proceso puede ser estresante. Segundo, como todos tienen visiones distintas, su idea de proyecto satisfactorio también diferirá.
Tienes que definir quién pagará por ello y aplicar su definición de éxito. Si intentas satisfacer a otros, te volverás loco. Tu carga de trabajo será una pesadilla.
El tercer punto son las situaciones de prueba. Las necesitas. Sin embargo, no puedes probar todo. Con todas las posibilidades que podrían ocurrir, incluso
con un alcance pequeño, probar cada situación, llevaría demasiado tiempo. Y, por último, todos deberíamos hacer pruebas. Todos las hacen. Sin embargo,
no siempre funcionan bien. Te encontrarás problemas y malas percepciones. No siempre es posible corregir todo lo que surge. Tienes que buscar lo que sea
suficiente para ofrecer un producto al cliente a tiempo y dentro de presupuesto. ¿Quién gana el debate? ¿Quién tiene razón? Ambos la tienen. En la
mayoría de proyectos hay que equilibrar. Lo que produces y lo que necesita tu cliente determinan cómo gestionarás el equilibrio. Aquí tienes algunas ideas
para equilibrar el enfoque del perfeccionista y del que dice "esto es suficiente". Lo primordial es el producto. Crear un software para los controladores
aéreos exige más perfección que el nuevo lanzamiento de un software de edición de texto. Estas necesidades influirán en el equilibrio de forma significativa.
Los plazos del cliente también impactan en el equilibrio. El general Patton decía: "A veces es mejor una buena solución aplicada con vigor que tener la
solución perfecta diez minutos más tarde". Por último, priorizar los requisitos puede ser de ayuda. Como los proyectos, pueden ser impredecibles. Es bueno
saber qué hacer si no puedes conseguir todo como esperabas. Equilibrar consiste en tomar decisiones. Y si mantienes un contacto continuo con el
patrocinador y las partes involucradas, tu carga de trabajo será razonable.
Aumenta la calidad mediante los cambios

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"¡Tengo una idea!" Esto puede ser lo mejor o lo peor que le digan a un gestor de proyectos. Muchas veces, esas ideas entusiastas implican una propuesta de
cambio. Puede ser algo bueno, que contribuya positivamente al proyecto, o una distracción que cause el síndrome del lavadero. Es importante evaluar los
cambios pensando en la calidad. Además, cualquier cambio que se apruebe e incorpore al proyecto, deberá mejorar la calidad de tus productos finales.
Primero, el que solicita el cambio debe exponer cómo afectará a la calidad la alteración del alcance. Si se aplica un cambio en el alcance, deberá ser para
modificar lo que se entrega con el proyecto. Con la excepción de una reducción del alcance para ahorrar tiempo o reducir costos, los cambios deberían ser
para mejorar la calidad. Incorpora al proceso de petición de cambio varias preguntas centradas en las tres áreas de la calidad. ¿Han cambiado los objetivos
empresariales? ¿Este cambio propuesto tiene la función de satisfacer mejor los objetivos empresariales? ¿Qué aspecto del cambio propuesto mejora la
funcionalidad de los productos finales? ¿Incorporar este cambio hará que los productos finales sean más fáciles o más difíciles de manejar?, ¿por qué? Las
respuestas a estas preguntas son críticas para evaluar si se debería aprobar e implementar el cambio. En muchos casos debes evaluar el cambio con el
cliente para confirmar que están de acuerdo con las consecuencias en la calidad. Si no, podría reconsiderarse el cambio. Al ofrecer los cambios aprobados,
también debería evaluarse la información que aportan estas respuestas. Es el siguiente paso: reconocer los cambios para confirmar que la calidad de los
productos finales es la apropiada. Dependiendo de la naturaleza del producto que ofreces este reconocimiento puede tener varias formas sin embargo, las
bases del reconocimiento son las respuestas a las preguntas anteriores. ¿Se cumplió lo que esperaba el solicitante? Por ejemplo, si se pretendía conseguir
que los productos finales fueran más fáciles de manejar, ¿se cumplió ese objetivo? Confirmar que se cumple la intención del cambio en el alcance es
fundamental para verificar la calidad de los cambios. Tenemos un último aspecto que tener en cuenta sobre la calidad del proyecto. Las peticiones de
cambio pueden ser indicadores de que en el proyecto hay problemas. Para encontrar esos problemas potenciales deben estudiarse las peticiones de cambio
individualmente. Tener una serie de modificaciones en un área particular del proyecto puede indicar otros problemas de calidad como que los requisitos no
están completos, no todos los conocen o que los solicitantes del cambio no conocen el producto que estás creando. Si en un proyecto pequeño o mediano
hay más de dos o tres cambios, es un indicativo de un problema mayor en este caso, probablemente cambiarían las necesidades u ocurrieron uno de los tres
problemas que mencionamos. Como consecuencia, hay que aclarar las cosas. Cuando se recomienda un cambio, la calidad de los productos es primordial.
Evalúa todos los cambios y solicitudes para mantener el nivel correcto de calidad con los productos finales de tu proyecto. ¡Esa es una buena idea!
Equilibra la calidad y las necesidades del cliente

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Seguro que esto también te ha pasado: vas a la tienda a comprar algo y acabas comprándolo, junto con otros productos relacionados que encajan bien con
lo que ibas a comprar. Unos zapatos que van bien con esos pantalones, luces de niebla para el parachoques del auto, es común buscar lo que necesitas y
volver con lo que necesitas y algo que se te antojó. Así ocurre con los proyectos. Las partes involucradas que solo necesitan un abrigo nuevo se dan cuenta
de que quedarían muy bien con un gorro y una nueva bufanda. ¿Cómo puedes evitar la tarde de compras en la que se pueden convertir los requisitos de un
proyecto? Aquí tienes algunos consejos. Primero, empieza con una estrategia de priorización. Te recomiendo aplicar algo sencillo como una clasificación con
"Necesito", "Quiero" y "Estaría bien tenerlo". Cuestiona a las partes involucradas cuando presenten todos los requisitos como necesidades. Es probable que
necesiten el abrigo, pero pueden usar una bufanda que ya tengan. Segundo, ten en cuenta el presupuesto y el plazo del proyecto para ofrecer los productos
que piden tus clientes. Las partes involucradas casi nunca te pedirán que entregues algo más tarde, el tiempo de entrega también puede ayudar a que tus
clientes diferencien la necesidades de los antojos. Tercero, pregunta cuáles serían las consecuencias si no se entrega algo. Muchas veces, los resultados de
no conseguir ese producto nuevo y reluciente no son tan significativos. Céntrate en el objetivo original del proyecto, y todo lo que produces debería cumplir
un objetivo. Si no puedes vincular un producto a un objetivo, no es una necesidad, sino un antojo o algo que estaría bien tener. En el ciclo de vida de un
proyecto tenemos que revisar los requisitos que nos dan los clientes, pero esa no es la única fuente extra de sombreros y bufandas. Si no tienes cuidado el
equipo que crea los productos puede sentirse culpable si tiras esos cuchillos Ginsu. Puede tener buenas intenciones, pero es problemático. El equipo habla
con el cliente y alguna idea se convierte en una prestación. Ocurre de repente, sin documentación ni acuerdos, en otras palabras, se editan los procesos de
gestión del cambio. Esto puede introducir varios riesgos como: quejas de los patrocinadores que no aprobaron el alcance adicional; procesos largos y
confusos cuando aparezcan problemas inesperados por tener elementos sin documentar; conflictos en el ciclo de vida del proyecto porque algunas partes
involucradas no estarán de acuerdo con la idea que tuvo otro. Evita saltarte los procesos y conoce las necesidades y los antojos del cliente, así tu producto
tendrá la calidad apropiada. Además de estas recomendaciones, te aconsejo otras dos técnicas para que siempre tengas presente la calidad de los
productos finales. Primero, debes tener un buen proceso de gestión del cambio. Esto se relaciona con la gestión del alcance del proyecto. Segundo, educa a
tu equipo. Comunica a tu equipo que no debe dejar que los antojos del cliente

Gestiona los problemas de calidad

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¡Me encanta cocinar!, sobre todo si tenemos invitados a cenar. Me gusta la simplicidad de compartir una comida con los amigos, y cuando les gusta lo que
preparé, la experiencia es mucho mejor. Conseguir que alguien sonría me parece muy importante. Sin embargo, una cena también puede ser estresante. A
veces, a pesar de mi esfuerzo, no sale todo según lo previsto. Puede que un plato tenga una apariencia extraña, o peor, un sabor raro. Para lidiar con un
plato raro tengo tres posibilidades, y son las mismas que cuando nos enfrentamos a algún problema que aparece en nuestro proyecto. Primero, arreglar el
plato ya preparado o el producto final. Segundo, sustituir el producto por otra cosa. Y, tercero, encontrar un forma de evitar ese producto. Vamos a ver
algunos problemas comunes de calidad que se pueden solucionar con estos métodos. En el entorno de la tecnología de la información, es frecuente tener
que arreglar un producto final. A veces, un módulo no funciona como el cliente esperaba o la pantalla no se distribuye de la mejor forma. Muchas veces
estos problemas pueden solucionarse de manera rápida y directa con productos tangibles como un celular. Las correcciones pueden ser más difíciles y caras,
pero no imposibles. Un cambio en el color, la forma o el diseño entre un prototipo y la versión final puede mejorar la calidad. La segunda medida es sustituir
el producto final por otra cosa. Suele pasar cuando has buscado algo como parte de tu proyecto. A veces, un producto adquirido como parte de tu producto
no va bien o no cumple las especificaciones de la solicitud. En este caso, la mejor solución puede ser trabajar con el vendedor para que sustituya el producto
o elegir otro proveedor. En otros casos, puedes reemplazar el producto final o parte del producto si el proyecto desarrolla un sustituto. Esto suele ocurrir
cuando al intentar hacer algo complejo surgen dificultades. En este caso, tú y tu equipo reemplazan el componente con una alternativa más simple y directa,
pero muchas veces esto presenta una reducción en el alcance. Producir este sustituto no es mala idea, pero lo mejor sería hablar con el cliente sobre esa
alternativa con antelación. En algunos casos, quizás encuentras otra forma alternativa para que el producto tenga la calidad suficiente. Por ejemplo, cuando
no puedes corregir un producto rápidamente, pero sí implementar pasos en el proceso para producir un buen resultado hasta que se corrija el problema de
calidad del producto. Un ejemplo es colocar candados temporalmente en salas donde haya información sensible hasta que se instale un sistema de acceso.
Estas respuestas a los problemas de calidad pueden ir bien o no. Para planificarlas, es importante aplicar la gestión de riesgos y mantener una buena
comunicación. Así, si la torta no sube, tendrás otro plan para el postre.