Informe de Seguimiento SG SST

MEMORANDO
Bogotá D.C., 30 de octubre de 2020
PARA: WILBER JIMENEZ HERNANDEZ

Coordinador Grupo de Talento Humano
DE: OFICINA DE CONTROL INTERNO
ASUNTO: Socialización Seguimiento al Sistema de Gestión de Seguridad

y Salud en el Trabajo
Cordial saludo,
En cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley 87 de 1993, del Plan Anual de

Auditoria vigencia 2020, del Decreto 648 de 2017 específicamente del Rol de Evaluación
y seguimiento, atentamente me permito remitir el seguimiento efectuado sobre el Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con corte al 30/09/2020, con el fin de que
sea socializado con su equipo de trabajo analizando su contenido y se tomen las
respectivas acciones de mejora que a su consideración apliquen para el proceso
evaluado.
Este informe se dará a conocer al señor Ministro en cumplimiento de lo dispuesto en el

Decreto 338 de 2019 “Por el cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Único
Reglamentario del Sector de Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Control
Interno y se crea la Red Anticorrupción ARTÍCULO 1. PARÁGRAFO 1. Los informes de
auditoría, seguimientos y evaluaciones tendrán como destinatario principal el
representante legal de la entidad y el Comité Institucional de Coordinación de Control
Interno y/o Comité de Auditoria y/o Junta Directiva, y deberán ser remitidos al nominador
cuando este lo requiera”.
Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

Conmutador (571) 332 34 34
www.minvivienda.gov.co
De otra parte, me permito informar que el mismo se publica en el link del Sistema de
Control Interno / Rol de Evaluación y Seguimiento / Seguimientos / Seguimiento SG-SST,
de la página web del MVCT, en los siguientes enlaces:
http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistema-
de-control-interno/auditorias-internas-independientes
Finalmente, agradecemos la disposición y colaboración de su equipo de trabajo durante el

proceso de seguimiento, reiterando nuestro compromiso de asesoría y acompañamiento a
los procesos evaluados.
Cordialmente,
OLGA YANETH ARAGON SANCHEZ

JEFE OFICINA CONTROL INTERNO
Copia: N/A
Anexos: Informe de seguimiento al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Elaboró: Alexandra Cortes – Contratista OCI

Revisó: Olga Yaneth Aragón – Jefe OCI
Fecha: 30/10/2020
Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

Conmutador (571) 332 34 34
www.minvivienda.gov.co
Versión: 7.0
FORMATO: INFORME DE SEGUIMIENTO Y/O DE LEY
Fecha: 26/07/2019
PROCESO: EVALUACIÓN, ACOMPAÑAMIENTO Y
ASESORÍA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Código: ECI-F-11
FECHA DE REALIZACION DEL INFORME DIA 26 MES 10 AÑO 2020
PROCESO
GESTIÓN ESTRATÉGICA DE TALENTO HUMANO
RESPONSABLE DEL PROCESO
Dr. Wilber Jimenez Hernández - Coordinador Grupo de Talento Humano.
TIPO DE INFORME DE SEGUIMIENTO DE LEY X
OBJETIVO
Verificar el cumplimiento de los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo - SG-SST, conforme a lo dispuesto en la Resolución 0312 del 13 de febrero de 2019
dictada por el Ministerio de Trabajo, “por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST” y demás normatividad vigente que aplique,
identificando los avances y oportunidades de mejoramiento presentados a partir del proceso de
implementación de dicho sistema en la Entidad.
ALCANCE
El seguimiento consiste en verificar el cumplimiento e implementación del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo con el resultado de la implementación de todos los
numerales de los requisitos mínimos establecidos en la Resolución 0312 de 2019 bajo los principios
del ciclo PHVA, que se encuentran compilados en las actividades programadas con corte al 30 de
septiembre de 2020.
CRITERIOS
Ley 87 de 1993, Decreto 1083 de 2015, Decreto 1072 de 2015, Decreto 648 de 2017, Resolución
0312 de 2019 que derogó la Resolución 1111 de 2017, así mismo, las Políticas, Manuales, Planes,
Procedimientos, Instructivos, Guías, Mapas de Riesgos Integrados de Gestión y Corrupción, Plan de
Acción y/o Planes Operativos asociados al SG-SST.
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Versión: 7.0
Fecha: 26/07/2019
Código: ECI-F-11
INTRODUCCIÓN
La Oficina de Control Interno –OCI- en cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley 87 de

1993, el Artículo 8 del Decreto 3571 de 2011, del Decreto 648 de 2017 en cumplimiento del Rol de
Evaluación y Seguimiento y del Plan Anual de Auditorías vigencia 2020 del MVCT, aprobado por el
Comité Institucional de Coordinación de Control Interno - CICCI en sesión no presencial del 31 de
enero de 2020, Acta No. 01, y sus posteriores modificaciones, efectúa el seguimiento al Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin verificar el estado de cumplimiento de los
requisitos mínimos establecidos en la Resolución 0312 de 2019, tomando como referencia evidencias
presentadas a la OCI por parte del proceso, de acuerdo con la solicitud de correo electrónico del día
21 de septiembre de 2020.
En el marco de lo expuesto, se elabora el presente informe, teniendo en cuenta el reporte del proceso
con corte a 30 de septiembre de la vigencia 2020.
DESARROLLO
ANALISÍS DE LA INFORMACIÓN
En cumplimiento del Plan Anual de Auditorias, en el marco del Rol de Evaluación y Seguimiento y de
los requisitos mínimos establecidos en la Resolución 0312 de 2019, se efectuó la verificación de los
55 criterios establecidos en el Capítulo III – Artículo 16, frente a las evidencias presentadas por el
proceso de Gestión Estratégica del Talento Humano, a partir del cual, se presentaron los siguientes
resultados:
A. VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO REQUISITOS MÍNIMOS SG-SST
Teniendo en cuenta que a esta Entidad aplican los estándares mínimos establecidos en el Capítulo III
– artículo 16, los cuales son definidos para empresas de más de 50 trabajadores clasificados con
riesgo I, II, III, IV o V, a continuación, se detalla para cada uno de los ítems establecidos por la
normatividad precitada, las correspondientes evidencias remitidas por el proceso y la evaluación
ejecutada por parte de la OCI, con corte al 30 de septiembre de 2020, así:
ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

Asignar una persona que Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
cumpla con el siguiente perfil: siguientes evidencias:
Asignación de El diseño e implementación del ➢ Una (1) carpeta denominada “TORO LIGIA”, con un archivo
una persona que SG-SST podrá ser realizado formato PDF denominado “1-77”, en el cual se observa
1 diseñe e por profesionales en SST, archivo compuesto por 133 páginas que representan el
implemente el profesionales con posgrado en soporte contractual de LIGIA IRENE TORO BALLESTEROS
SG-SST SST, que cuenten con licencia quien fue nombrada mediante resolución 0062 del 23 de
en SST vigente y el curso de enero 2018 en calidad de profesional especializada código
capacitación virtual de 2028, Grado 13, Secretaria General.
cincuenta (50) horas.
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➢ Un (1) archivo formato PDF nombrado RESOLUCIÓN DE
ADOPCIÓN DEL SG-SST 0267-16, “Por la cual se adopta el
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
para el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y el Fondo
Nacional de Vivienda”. En la resolución establece dentro de
la parte resolutiva artículos 3, 4 y 5 sobre las competencias
y responsables del SG-SST, la cual permite la validación del
presente criterio, por cumplimiento con las evidencias
solicitadas y de igual forma, requisitos establecidos por la
norma.
➢ Un (1) Certificado “Certificación de capacitación. Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST)”
emitido por Positiva Compañía de Seguros S.A. mediante
registro RCO-0002 del Ministerio del Trabajo que avala el
proceso de formación acorde con la Resolución Nro. 4927
de 2016, emitido el día 12 de septiembre de 2017, con una
intensidad de 50 horas.
Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
presente criterio.
Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
siguientes evidencias:
➢ Un (1) archivo formato PDF denominado “plan y cronograma
firmado”, en el cual se evidencia el plan de seguridad y
Asignar y documentar las salud en el trabajo del MVCT, en el cual se observa en el
responsabilidades específicas numeral 5 – RESPONSABILIDADES, las obligaciones
Asignación de establecidas para el Representante legal, Líder del SG-SST,
en el SG-SST a todos los
2 responsabilidades COPASST, Jefes de área y trabajadores.
niveles de la organización,
SG-SST ➢ Un (1) archivo formato PDF nombrado RESOLUCIÓN DE
para el desarrollo y mejora
continua de dicho sistema. ADOPCIÓN DEL SG-SST 0267-16, “Por la cual se adopta el
para el MVCT y el Fondo Nacional de Vivienda”. En el plan
se establece dentro de la parte resolutiva artículos 3, 4 y 5
sobre las competencias y responsables del SG-SST, la cual
permite la validación del presente criterio.
➢ Un (1) archivo formato PDF denominado “CDP 105520”, en
el cual se observa archivo CDP registrado con fecha del
12/05/2020 por valor de $48.000.000 (cuarenta y ocho
millones de pesos); demostrando la asignación de recursos
Definir y asignar el talento financieros para la presente vigencia.
humano, los recursos ➢ Un (1) archivo formato WORD nombrado EVIDENCIA
Asignación de financieros, técnicos y ASIGNACIÓN RECURSOS SST 2020, donde se observan
3 recursos para el tecnológicos, requeridos para los pantallazos del Plan Anual de Adquisiciones, referentes
SG-SST la implementación, a los servicios de seguridad o salud ocupacional.
mantenimiento y continuidad ➢ Un (1) archivo formato EXCEL denominado “Plan de
del SG-SST. adquisiciones” donde se detalla proceso de SST.
➢ Un (1) archivo formato PDF denominado “plan y cronograma
firmado”, en el cual se evidencia el plan de seguridad y
salud en el trabajo del MVCT, en el cual se observa en el
numeral 6 – RECURSOS, en el cual se definen los recursos
del SG-SST, de carácter humano, entidades de apoyo,
físicos, tecnológicos y financieros.
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presente criterio, sin embargo, se sugiere que, para futuras
vigencias, se definan estos recursos con base en el plan de
trabajo anual del sistema.
Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de
veinticuatro (24) archivos formato Excel que describen las
planillas de pago de seguridad social del MVCT, desde el mes
de abril del 2019 hasta el mes de agosto del año 2020. Con la
evidencia anterior se constata el listado de funcionarios
Garantizar que todos los vinculados laboralmente, con su respectiva afiliación al Sistema
trabajadores, de Seguridad Social Integral y, por lo tanto, el cumplimiento del
Afiliación al independientemente de su presente criterio para los trabajadores vinculados laboralmente
Sistema de forma de vinculación o con la Entidad.
4
Seguridad Social contratación están afiliados al
Integral Sistema de Seguridad Social De otra parte, si bien el personal vinculado por prestación de
en Salud, Pensión y Riesgos servicios se encuentran a cargo del Grupo de Contratación y se
laborales. tiene conocimiento que para su contratación deben contar con
esta afiliación por ley, es importante que el líder del SG-SST,
articule las acciones necesarias para contar con la información
que al momento de recibir una visita de inspección, permita
demostrar su seguimiento como segunda línea de defensa a
este aspecto.
➢ Carpeta denominada “Convocatoria y elección” con cuatro
(4) archivos formato PDF, que contiene:
a. Copia de la Resolución 0689 de 2019, por la cual se
designan los representantes del MVCT ante el COPASST.
b. Copia de la Resolución 0818 de 2019, por la cual se
convoca a elección de los representantes de los empleados
públicos ante el COPASST vigencia 2020-2022 en el MVCT.
c. Acta de fecha 06/12/2019 en la cual se divulga el listado de
candidatos inscritos en la convocatoria de elección de
representantes de los empleados ante el COPASST.
d. Resolución No. 0047 de 2020 por la cual se conforma el
Conformar y garantizar el grupo de representantes de los empleados ante el
Conformación y funcionamiento del Comité COPASST.
5 funcionamiento Paritarios de Seguridad y ➢ Carpeta denominada ACTAS, contiene 6 archivos formato
del COPASST Salud en el Trabajo – PDF que describen las actas de reunión del comité del
COPASST. COPASST vigencia 2020, de fechas 11/03/2020,
13/04/2020, 15/05/2020, 17/08/2020 y 05/10/2020.
presente criterio, respecto al cumplimiento de la convocatoria,
elección, conformación y acta de constitución del comité en
mención, así como la vigencia del mismo.
De igual forma, se valida el cumplimiento de las funciones del
comité, respecto a las actas de comité remitidas; sin embargo,
se sugiere al líder del sistema incluir dentro de las actas de
comité, de forma explícita los compromisos establecidos dentro
de la sesión, a fin de servir como insumo de seguimiento para la
siguiente sesión mensual.
6 Capacitación de Capacitar a los integrantes del Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
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los integrantes del COPASST para el siguientes evidencias:
COPASST cumplimiento efectivo de las
➢ Un archivo formato WORD denominado “Capacitación
responsabilidades que les
nuevo COPASST Funciones y demás temas relacionados
asigna la ley.
con el COPASST”, en el cual se observan los pantallazos de
la convocatoria realizada el día 06/02/2020.
➢ Un archivo formato PDF denominado Correo_ Yina Patricia
Lominett Padilla (Se hace apertura al mismo y evidencia
asunto: Funciones del COPASST), donde se comunican las
funciones del comité en el marco del Acta del 11 de marzo
de 2020.
➢ Un archivo formato PDF, que corresponde a la Cartilla
“Gestión efectiva de la Seguridad y Salud en el trabajo”,
diseñada por la ARL Positiva.
presente criterio, respecto a la capacitación referente a las
funciones de los integrantes del Comité.
➢ Acta de fecha 28/11/2019 en la cual se aborda la
Comunicación de resultados de la elección de
representantes de los empleados públicos ante el Comité de
Convivencia laboral.
➢ Resolución No. 0089 de 2020 por la cual se designan los
responsables del MVCT en el Comité de convivencia
laboral.
➢ Resolución No. 0403 de 2020 por la cual se modifica
parcialmente el artículo 01 de la Resolución 0089 de
12/02/2020.
➢ Resolución No. 0433 de 2020 por la cual se modifica
Conformación y
Conformar y garantizar el parcialmente el artículo 01 de la Resolución 0089 de
funcionamiento
funcionamiento del Comité de 12/02/2020”
7 del Comité de
convivencia laboral de acuerdo ➢ Resolución No. 0762 de 2019 por la cual convoca a elección
Convivencia
con la normatividad vigente. de los representantes de los empleados públicos ante el
Laboral
Comité de convivencia laboral de MVCT.
➢ Resolución No. 0959 de 2019, por la cual se conforma el
Grupo de Representantes de los empleados públicos ante el
Comité de convivencia laboral del MVCT.
presente criterio, respecto al cumplimiento de la convocatoria y
conformación del comité en mención, así como la vigencia del
mismo. De otra parte, respecto a su funcionamiento y
considerando que las actas de este comité son de manejo
exclusivo del mismo, se sugiere al líder del sistema articular las
acciones necesarias para contar con la información que al
momento de recibir una visita de inspección, permita demostrar
su seguimiento como segunda línea de defensa a este aspecto.
Elaborar y ejecutar el Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
programa de capacitación siguientes evidencias:
Programa de anual en promoción y
8 capacitación prevención, que incluye lo ➢ Un (1) archivo formato Excel denominado “PROGRAMA DE
anual referente a los peligros/riesgos CAPACITACIÓN SG-SST 2020 – Expone el PROGRAMA
prioritarios y las medidas de DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO SEGURIDAD Y
prevención y control, extensivo SALUD EN EL TRABAJO 2020”.
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a todos los niveles de la ➢ Carpeta denominada “EVIDENCIA DE CAPACITACIONES
organización. Y SENCIBILIZACIONES POR PROGRAMA”, la cual
contiene 10 carpetas denominadas:
1. Actividades de promoción y prevención de
emergencias;
2. Riesgo cardiovascular y entorno laboral saludable;
3. Riesgo psicosocial;
4. Riesgo Biomecánico;
5. Riesgo contagio coronavirus;
6. Actividades integrales.
7. Emergencia;
8. Semana de seguridad y salud en el trabajo;
9. Seguridad vial;
10. Higiene y seguridad.
➢ Explorando la evidencia cada carpeta que representa un
programa sub-contiene al mismo tiempo carpetas y
documentos que evidencian mes a mes las actividades de
ejecución del plan anual de capacitación.
presente criterio, respecto a la capacitación frente a los
riesgos/peligros identificados en SST para la Entidad. No
obstante, se recomienda al proceso evaluar la posibilidad de
incluir dentro del mismo al Fondo Nacional de Vivienda –
FONVIVIENDA, dado el alcance que se da en la Resolución 267
de 2016 al momento de la adopción de este sistema para estas
dos entidades.
➢ Quince (15) archivos formato PDF donde se describe

mediante informe, las jornadas de inducción a los nuevos
Realizar actividades de
servidores públicos con miras a fortalecer los procesos de
inducción y reinducción, las
inducción de MINVIVIENDA;
cuales deben estar incluidas
➢ Formatos “GTH-F-03 Acta de Inducción 4.0” con el personal
en el programa de
de participantes conforme al programa de capacitación;
capacitación, dirigidas a todos
formato GTH-F-05 entrenamiento en el puesto de trabajo
los trabajadores
6.0 y Formato GTH-F-06 Evaluación inducción nuevos
independientemente de su
servidores 11.0;
forma de vinculación y/o
Inducción y ➢ Manual de inducción aprobado y publicado en el SIG de la
contratación, de manera previa
9 reinducción en Gestión Estratégica de Talento Humano.
al inicio de sus labores, en
SST
aspectos generales y
específicos de las actividades
presente criterio, respecto a cumplimiento para los trabajadores
o funciones a realizar que
vinculados laboralmente con la Entidad.
incluya entre otros, la
identificación de riesgos en su
De otra parte, teniendo en cuenta que, conforme a lo informado
trabajo y la prevención de
por el proceso, el proceso dirigido al personal vinculado por
accidentes de trabajo y
prestación de servicios se encuentra en proceso, es importante
enfermedades laborales.
que el líder del SG-SST, articule las acciones necesarias con los
supervisores de dichos contratos, para establecer estrategias
que permitan brindar la inducción y reinducción oportuna a este
personal y permita demostrar su seguimiento como segunda
línea de defensa a este aspecto.
10 Curso virtual de El responsable del SG-SST Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
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capacitación de realiza el curso de siguientes evidencias:
50 horas en SST. capacitación virtual de
➢ Dos (2) archivos en formato PDF donde se puede evidenciar
cincuenta (50) horas en SST
copia del certificado de aprobación del curso virtual de 50
definido por el Ministerio
horas en SST, de los líderes del sistema y apoyo Sra. YINA
Trabajo.
PATRICIA LOMINETT PADILLA y Sra. LIGIA IRENE TORO
BALLESTEROS.
Por lo anterior, esta Oficina se permite validar el cumplimiento
del presente criterio por parte del responsable del SG-SST. De
otra parte, se recomienda al líder del sistema que conforme al
artículo 16 de la Resolución 4927 de 2016 y a la Circular N°
0063 del 7 de octubre de 2020 del Ministerio de trabajo, en el
momento que se cuente con el aval y la apertura por parte de la
ARL y del Ministerio, se efectúe la respectiva inscripción y
actualización de los cursos de validación de 20 horas que
genera la convalidación del curso anterior.
Establecer por escrito la ➢ Un (1) documento en formato PDF denominado Resolución
Política de SST y comunicarla 267 de 27 de abril de 2016, por la cual “se adopta el
al COPASST. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
La política debe ser fechada y Nacional de Vivienda”, donde se observa en el artículo 2, la
firmada por el representante definición de la “Política seguridad y salud en el trabajo”, lo
legal y expresa el compromiso cual permite evidenciar que esta política se encuentra por
de la alta dirección, el alcance escrito, fechada y firmada por parte del Ministro del MVCT y
sobre todos los centros de del Director Ejecutivo del FONVIVIENDA.
trabajo y todos sus
De otra parte, se observó en el Anexo 1 de la resolución
trabajadores
mencionada, que en el numeral 4, se presenta la definición,
alcance y objetivos de la política. Así mismo, en la política se
forma de vinculación y/o
observó que el alcance y compromisos establecidos abordan los
contratación, es revisada,
aspectos requeridos por el presente criterio.
como mínimo una vez al año,
hace parte de las políticas de Adicionalmente, en esta política se establece que la misma será
gestión de la empresa, se revisada cada año, para lo cual, se estableció en la mesa de
11 Política de SST
encuentra difundida y trabajo efectuada con el proceso el día 16/10/2020, que esta
accesible para todos los política fue presentada en la sesión no presencial del Comité
niveles de la organización. Institucional de Gestión y Desempeño con fecha 06/08/2020, no
Incluye como mínimo el obstante, este punto se presentó con carácter “Informativo”, por
compromiso con: lo cual, no se estableció dentro del acta correspondiente los
resultados de la revisión de la política SST. Debido a lo anterior,
- La identificación de los se sugiere respetuosamente al líder del sistema que, al
peligros, evaluación y momento de presentar estos puntos, se efectúe la
valoración de los riesgos y con correspondiente articulación con la secretaría técnica del comité,
los respectivos controles. aclarando el objetivo de la presentación del tema ante este,
- Proteger la seguridad y salud como máxima instancia decisoria para el sistema, garantizando
de todos los trabajadores la trazabilidad de la revisión efectuada sobre la política.
mediante la mejora continua. En cuanto a la difusión y accesibilidad para todos los niveles de
- El cumplimiento de la la organización, se observó que la resolución y sus respectivos
normatividad vigente aplicable anexos se encuentran publicados en la Intranet de la Entidad, no
en materia de riesgos obstante, se recomienda al líder del sistema fortalecer los
laborales. espacios de difusión y acceso de estos lineamientos,
estableciendo de forma unificada la documentación del Sistema,
considerando su transversalidad y la importancia de que su
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información pueda ser accesible para todos los actores en la
Entidad.
➢ Un (1) documento en formato PDF denominado Resolución
267 de 27 de abril de 2016, por la cual “se adopta el
Nacional de Vivienda”, donde se observa en el Anexo 1, la
definición de los objetivos de la política seguridad y salud en
el trabajo, lo cual permite evidenciar que estos se
encuentran documentados y firmados por parte del Ministro
del MVCT y del Director Ejecutivo del FONVIVIENDA.
De otra parte, se observó en el numeral 4 del Anexo 1, la
definición de ocho (8) objetivos de la política, los cuales son
claros y cuantificables, así como son compatibles con la
Definir los objetivos del SG-
normatividad vigente. Respecto a su medición, se sugiere revisar
SST de conformidad con la
la forma en que puede medirse el objetivo 6 – “Asegurar la
política de SST, los cuales
calidad de las actividades de SST desarrolladas en el MVCT,
deben ser claros, medibles,
con el propósito de garantizar el control de las condiciones de
cuantificables y tener metas
riesgo causantes de lesiones laborales” o evaluar la posibilidad
coherentes con el plan de
de reformular este objetivo, toda vez que la medición del control
trabajo anual, compatibles con
de las condiciones de riesgo causantes de lesiones no define
la normatividad vigente, se
12 Objetivos de SST únicamente el aseguramiento de la calidad de todas las
encuentran documentados,
actividades de SST desarrolladas en el MVCT.
son comunicados a los
trabajadores, son revisados y Así mismo, se recomienda definir en los objetivos las metas
evaluados mínimo una vez al asociadas con el plan de trabajo anual, con el fin de que estos
año, actualizados de ser objetivos determinen por si mismos en su medición el impacto
necesario y se encuentran en del sistema, la cobertura lograda en cuanto a participación de los
documento firmado por el colaboradores de la Entidad y el éxito de los programas SST
empleador. implementados.
Adicionalmente, en la política se establece que la misma será
revisada cada año, para lo cual, se estableció en la mesa de
trabajo efectuada con el proceso el día 16/10/2020, que esta
política fue presentada en la sesión no presencial del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño con fecha 06/08/2020, no
obstante, este punto se presentó con carácter “Informativo”, por
lo cual, no se estableció dentro del acta correspondiente los
resultados de la revisión y evaluación de los objetivos. Debido a
lo anterior, se sugiere respetuosamente al líder del sistema que,
al momento de presentar estos puntos, se efectúe la
correspondiente articulación con la secretaría técnica del comité,
aclarando el objetivo de la presentación del tema ante este,
como máxima instancia decisoria para el sistema, garantizando
la trazabilidad de la revisión y evaluación de los objetivos.
Realizar la evaluación inicial Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
de SG-SST, identificando las siguientes evidencias:
prioridades para establecer el
Evaluación inicial
plan de trabajo anual o para la ➢ Un (1) documento en formato PDF, denominado “Evaluación
13 del Sistema de inicial ARL”, un (1) documento en formato PDF, denominado
actualización del existente.
Gestión “Formulario Evaluación inicial” y un (1) documento en
Debe ser realizada por el formato Excel, denominado “Evaluación inicial estándares
responsable del SG-SST o mínimos y plan de mejora 2020”, en los cuales se observa
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contratada por la empresa con la medición tanto de la ARL Positiva como del responsable
personal externo con licencia del SG-SST frente a los requisitos mínimos donde se
en SST. identifican oportunidades de mejora para el sistema y para
el plan de trabajo anual del mismo.
De otra parte, si bien dentro de estas evaluaciones se mide el
cumplimiento de cada uno de estos numerales, se recomienda al
líder del sistema, considerar en los siguiente ejercicios, incluir
como parte de esta evaluación inicial, los resultados de la matriz
de peligros y evaluación del riesgo, la verificación de los
controles, el análisis a los puestos de trabajo y el seguimiento
realizado a los indicadores, entre otros, como condiciones que
afectan el diagnóstico inicial y por tanto, la planeación del plan
de trabajo anual para la siguiente vigencia.
➢ Un (1) documento en formato PDF denominado “Plan y
Diseñar y definir un plan anual cronograma firmado” en el cual el Grupo de Talento
de trabajo para el Humano establece los objetivos, metas, responsabilidades,
cumplimiento del SG-SST, el recursos y el cronograma de actividades, el cual es firmado
cual identifica los objetivos, por el Coordinador del Grupo de Talento Humano y por el
Plan Anual de
14 metas, responsabilidades, responsable del SG-SST.
Trabajo
recursos, cronograma de Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
actividades, firmado por el presente criterio, respecto al cumplimiento del diseño y definición
empleador y el responsable del del plan anual de trabajo para el SG-SST. No obstante, se
SG-SST. recomienda al proceso evaluar la posibilidad de incluir dentro del
mismo al Fondo Nacional de Vivienda – FONVIVIENDA, dado el
alcance que se da en la Resolución 267 de 2016 al momento de
la adopción de este sistema para estas dos entidades.
➢ Un (1) documento en formato PDF denominado “TRD –
Grupo de Talento Humano”, en el cual se evidencia tabla de
retención documental que contiene las subseries 7401-
45.12 “Plan de Salud Ocupacional” y 7401-49.21 “Programa
Sistema Integrado de Seguridad Social y Salud en el trabajo
– SG-SST”, cual fue aprobada en la vigencia 2016.
Contar con un sistema de Teniendo en cuenta lo anterior y de conformidad con el proceso
Archivo y de actualización de dichas tablas de retención, se valida el
archivo y retención
retención cumplimiento del criterio, toda vez que, debido a las condiciones
15 documental, para los registros
documental del de aislamiento preventivo, no es posible efectuar una visita al
y documentos que soportan el
SG-SST archivo de gestión para verificar la aplicación de la tabla
SG-SST.
correspondiente.
Se recomienda al líder de la política, continuar con el
mantenimiento del sistema, garantizando la custodia de los
registros documentos que soportan el SG-SST. Así mismo, se
recomienda al proceso evaluar la posibilidad de incluir dentro del
mismo al Fondo Nacional de Vivienda – FONVIVIENDA, dado el
alcance que se da en la Resolución 267 de 2016 al momento de
la adopción de este sistema para estas dos entidades.
Rendición de Realizar anualmente la Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las

16
cuentas Rendición de cuentas del siguientes evidencias:
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desarrollo del SG-SST, que ➢ Copia del Acta No. 5 Sesión Ordinaria no presencial CIGD
incluya a todos los niveles de agosto 6 de 2020 – (Socialización del SG-SST)
la empresa. ➢ Correo _ RENDICION DE CUENTA;
➢ INFORME DE RENDICION DE CUENTAS 2019
SEPTIEMBRE;
➢ Presentación Comité Institucional de Gestión y Desempeño
– Sesión 06 de agosto de 2020.
Teniendo en cuenta la información presentada anteriormente, se

observan registros del informe de rendición de cuenta para la
vigencia 2019, así mismo, se estableció en la mesa de trabajo
efectuada con el proceso el día 16/10/2020, que la información
para la vigencia 2020 fue presentada en la sesión no presencial
del Comité Institucional de Gestión y Desempeño con fecha
06/08/2020, no obstante, este punto se presentó con carácter
“Informativo”, por lo cual, no se estableció dentro del acta
correspondiente los resultados de la rendición de cuentas del
SG-SST.
Debido a lo anterior, se sugiere respetuosamente al líder del

sistema que, al momento de presentar estos puntos, se efectúe
la correspondiente articulación con la secretaría técnica del
comité, aclarando el objetivo de la presentación del tema ante
este, como máxima instancia decisoria para el sistema,
garantizando la trazabilidad de la revisión y evaluación de los
objetivos, dando cumplimiento al numeral 3 del artículo 2.2.4.6.8.
del Decreto 1072 de 2015.
De igual manera, conforme al numeral 2 y 3 del artículo

precitado, la rendición de cuentas parte de las responsabilidades
asignadas en el SG-SST, por lo cual, es importante vincular en
esta actividad no solo al responsable del SG-SST, sino también
al COPASST, al Comité de convivencia, a la Brigada de
emergencias, a la Alta Dirección y a los empleados, razón por la
cual, se recomienda establecer una estrategia de rendición de
cuentas donde se puntualicen los medios a utilizar (escritos,
electrónicos, verbales, entre otros) y para cada uno de los
niveles de responsabilidad, describir qué se hizo para cumplir los
objetivos propuestos e incluir recomendaciones como segunda
línea de defensa en esta materia, garantizando la
documentación, trazabilidad y socialización de esta rendición de
cuentas en todos los niveles de la Entidad.
➢ Dos (2) documentos en formato EXCEL denominados
“MATRIZ REQUISITOS 53” correspondiente al formato
Definir la matriz legal que
GTH-F-53 - Formato SST: Consulta de requisitos legales de
contemple las normas
seguridad y salud en el trabajo y el documento “MATRIZ
17 Matriz legal actualizadas del Sistema
REQUISITOS LEGALES 52”, correspondiente al formato
General de Riesgos Laborales
GTH-F-52 - Formato SST: Matriz de requisitos legales de
aplicables a la empresa.
seguridad y salud en el trabajo.
presente criterio, respecto a la consolidación de los requisitos
normativos aplicables a la entidad, incluyendo normas vigentes
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en riesgos laborales, normas técnicas de cumplimiento de
acuerdo con los peligros/riesgos y otras normas vigentes de
diferentes entidades aplicables al Ministerio.
➢ Un (1) documento PDF denominado “Manual de Imagen
Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio”
➢ Seis (6) archivos en formato Excel que exponen la
planificación y solicitud de las campañas de socialización
del SG-SST.
➢ Un (1) documento PDF denominado “CIE-F-04 Plan de
comunicaciones Talento H”, en el cual se observan las
acciones de comunicación “Dar a conocer e informar el Plan
de Capacitación-PIC, el Plan de Bienestar y el Plan Anual
Disponer de mecanismos de Trabajo de la Seguridad y Salud en el Trabajo en el
eficaces para recibir y MVCT” y “Actividades inherentes al Sistema de Gestión de
responder las comunicaciones Seguridad y Salud en el Trabajo, referentes a la prevención,
Mecanismos de internas y externas relativas a promoción y disminución de la accidentalidad”, que dan
18 cuenta de los mecanismos empleados para difundir
comunicación la SST, como por ejemplo auto
reporte de condiciones de internamente información relacionada con el sistema.
trabajo y de salud por parte de Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
los trabajadores y contratistas. presente criterio, respecto a la disposición de mecanismos para
difundir dicha información y considerando las herramientas
institucionales de gestión de comunicaciones, como son
GESDOC y el correo institucional, se establecen medios de
comunicación para recibir y responder comunicaciones internas
y externas relativas a la SST.
Sin embargo, se recomienda fortalecer este aspecto, incluyendo
mecanismos o herramientas de comunicación específica y
directa relacionados con auto reporte de condiciones inseguras,
de salud y canales de comunicación que se den a conocer en
todos los niveles de la organización, como fuente para identificar
peligros/riesgos que afecten el funcionamiento del SG-SST.
➢ Cinco (5) documentos en formato PDF denominados “Guía
rápida de Gestión contractual para proveedores en el
SECOP II”, “Manual de Ingreso a nuestra plataforma”,
“Resolución No. 0834 - Manual de Contratación” y “SECOP
II Capacitación 28-03-2019”
Establecer un procedimiento ➢ Un (1) documento en formato PDF denominado “Estudios
Identificación y para la identificación y previos finales exámenes médicos ocupacionales firmados”
evaluación para la evaluación de las ➢ Un (1) documento en formato WORD denominado
19
adquisición de especificaciones en SST de las “EVALUACIÓN TÉCNICA”, en el cual se observa la
bienes y servicios compras y adquisición de verificación de requisitos técnicos del proceso de
productos y servicios. contratación para la elaboración de exámenes médicos
ocupacionales efectuada el día 5 de junio de 2020.
presente criterio, respecto al establecimiento de criterios para
efectuar las compras del SGSST, la cual se enmarca en los
lineamientos establecidos para entidades públicas en relación a
contratación estatal.
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De otra parte, conforme al criterio establecido por la Resolución,
se hace necesario documentar de forma articulada con el
Sistema Integrado de Gestión y con el proceso de Gestión
Contractual, ya sea en un documento nuevo o incluir en un
documento existente, los aspectos que aseguren que los
productos, bienes y servicios adquiridos, que tengan incidencia
en la SST, no constituyan una fuente de peligro para los
colaboradores de la entidad, a fin de:
➢ Permitir establecer los requisitos de SST requeridos para la
compra de productos, bienes y servicios.
➢ Determinar los requisitos de compra desde el punto de vista
de SST.
➢ Comunicar a los proveedores los requerimientos en materia
de SST establecidos en la organización y verificar
periódicamente y durante el desarrollo de las actividades
objeto del contrato, el cumplimiento de la normatividad en
SST.
➢ Identificar los peligros y riesgos en los productos, bienes y
servicios recibidos garantizando que durante su desempeño
se cumpla con los requisitos en SST.
➢ Realizar las medidas de prevención y control recomendadas
por SST para las nuevas adquisiciones.
➢ Un (1) documento formato PDF denominado “Estudios
previos finales exámenes médicos ocupacionales firmado”
➢ Dos (2) archivos formato WORD denominados “Evaluación
Técnica Exámenes Médicos Ocupacionales” y “Evaluación
Técnica” en los cuales se establece la selección de
proveedores respondiendo a los parámetros generales
Establecer los aspectos de establecidos por el MINVIVIENDA.
Evaluación y
SST que podrá tener en Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
selección de
20 cuenta la empresa en la presente criterio, respecto al establecimiento de criterios para
proveedores y
evaluación y selección de evaluar y seleccionar los proveedores para una adquisición
contratistas
proveedores y contratistas. relacionada con la operación del SG-SST.
De otra parte, de igual forma que para el caso anterior, conforme
al criterio establecido por la Resolución, se hace necesario
documentar de forma articulada con el Sistema Integrado de
Gestión y con el proceso de Gestión Contractual, ya sea en un
documento nuevo o incluir en un documento existente, los
aspectos de SST que podrá tener en cuenta la entidad, a la hora
de efectuar la evaluación y selección de proveedores y
contratistas para la compra de productos, bienes y servicios.
Disponer de un procedimiento ➢ Un (1) Documento formato PDF correspondiente al
para evaluar el impacto sobre procedimiento “SIG-P-04 Planificación y gestión del cambio
Gestión del
21 la SST que se pueda generar 3.0”, el cual establece el paso a paso para manejar la
cambio
por cambios internos o gestión de cambios y el establecimiento de actividades para
externos. atender estas situaciones.
➢ Dos (2) archivos formato WORD denominados “SIG-F-13
Planificación Gestión del Cambio 2 semestre de 2020” y
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“SIG-F-13 Planificación Gestión del Cambio 08082019”,
documentos que evalúan o miden el impacto del SG-SST, la
actualización y homologación de la Resolución 0312 de
2019 Sistema de Seguridad en el Trabajo, según las nuevas
fases establecidas en la misma.

presente criterio, respecto al establecimiento de un
procedimiento para evaluar el impacto de los cambios internos o
externos y generar acciones para implementación del cambio.
No obstante, es importante establecer de forma articulada con el
Sistema Integrado de Gestión, ya sea en un documento nuevo o
incluir en el procedimiento existente, los aspectos del Sistema de
Gestión de SST, que se articulan con el SIG, y ampliar el
alcance de dicho procedimiento, a la hora de evaluar el impacto
de dichos cambios particularmente sobre este sistema, tales
como:
➢ Cambio en las instalaciones o instalaciones en mal estado.
➢ Cambio en el desarrollo de actividades que implique
modificar procedimientos, instructivos, registros, etc. y
alteración de parámetros técnicos, por ejemplo, para
equipos de extinción, entre otros.
➢ Personal nuevo o reasignado a un proyecto o frente de
trabajo.
➢ Operación en condiciones anormales y retorno a
condiciones originales o normales.
Recolectar la siguiente
información actualizada de Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
todos los trabajadores del siguientes evidencias:
último año: la descripción socio
➢ Un (1) archivo formato EXCEL denominado “Reporte
demográfica de los
Encuesta Demográfica lo que responde a los requerimientos
Descripción socio trabajadores y el diagnóstico
solicitados.
demográfica y de condiciones de salud que
➢ Un (1) Documento formato PDF denominado “Informe
Diagnóstico de incluya la caracterización de
22 Condiciones de Salud Ministerio de Vivienda, Ciudad Y
las condiciones sus condiciones de salud, la
Territorio Contrato Final”.
de salud de los evaluación y análisis de las
trabajadores estadísticas sobre la salud de Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
los trabajadores tanto de presente criterio, respecto al establecimiento de la descripción
origen laboral como común y socio demográfica para las vigencias 2019 y 2020, así como el
los resultados de las correspondiente diagnóstico de las condiciones de salud de los
evaluaciones médicas trabajadores de la Entidad.
ocupacionales.
Desarrollar las actividades de siguientes evidencias:
medicina del trabajo,
Actividades de prevención y promoción de la ➢ Un (1) documento en formato WORD denominado
medicina del salud y programas de “Programa de Medicina Preventiva y del Trabajo del
trabajo y de vigilancia epidemiológica Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio”,
23 ➢ Un (1) documento en formato WORD denominado “GTH-I-
prevención y requeridos, de conformidad
promoción de la con las prioridades 03. Instructivo SST- Exámenes Médicos Ocupacionales”,
salud identificadas en el diagnóstico ➢ Tres (3) documentos en formato WORD denominados
de condiciones de salud y con “GTH-P-19. SST-Programa de vigilancia epidemiológica en
los peligros/riesgos prioritarios. riesgos cardiovascular”, “GTH-P-20. SST-Programa de
vigilancia epidemiológica en riesgo biomecánico” y “GTH-P-
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25 SST Riesgo psicosocial”, los cuales fueron publicados en
la página web de la Entidad.
➢ Una (1) carpeta denominada “Soporte de actividades”, en la
cual se observan las evidencias, organizadas mes a mes
para la vigencia 2020, referentes a las actividades de cada
programa (Riesgo Cardiovascular, Riesgo psicosocial,
Riesgo biomecánico, Riesgo contagio coronavirus y
Actividades integrales).
presente criterio, respecto al desarrollo de las actividades de
medicina del trabajo, prevención y promoción de la salud y
programas de vigilancia epidemiológica. Finalmente, se
recomienda al proceso evaluar la posibilidad de incluir dentro del
alcance de dichos programas, al Fondo Nacional de Vivienda –
FONVIVIENDA, dado el alcance que se da en la Resolución 267
de 2016 al momento de la adopción de este sistema para estas
dos entidades.
➢ Documento formato PDF denominado “PERFILES DE
CARGO MANUAL DE FUNCIONES”, en el cual se observa
la “Resolución 0142 del 10 de marzo 2020 - por la cual se
Informar al médico que realiza
ajusta, adiciona y compila el Manual Específico de
las evaluaciones
Funciones y de Competencias Laborales de los empleos de
ocupacionales los perfiles de
la Planta de Personal del Ministerio de Vivienda, ciudad y
24 Perfiles de cargos cargos con una descripción de
territorio”.
las tareas y el medio en el cual
se desarrollará la labor Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
respectiva. presente criterio, respecto al establecimiento de los perfiles de
actividades para cada uno de los cargos. No obstante, es
importante que se cuente con la trazabilidad de la remisión de
estos perfiles al médico que realiza las evaluaciones
ocupacionales conforme al criterio, para una futura visita de
inspección.
Realizar las evaluaciones Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
médicas de acuerdo con la siguientes evidencias:
normatividad y los
peligros/riesgos a los cuales se ➢ Tres (3) carpetas denominadas “RELACIÓN DE
encuentre expuesto el EXÁMENES MÉDICOS LABORALES”, “SOPORTE DE
trabajador. REMISION A EXÁMENES” y “REMISIÓN
RECOMENDACIONES CONFORME RESULTADOS DE
Definir la frecuencia de las EXAMENES A TRABAJADORES” en las cuales se observa
evaluaciones médicas el consolidado de las condiciones generales de salud del
Evaluaciones
ocupacionales periódicas personal de MINVIVIENDA e informe en formato PDF que
25 médicas
según tipo, magnitud, detalla dichas condiciones, las diferentes bases de datos y
ocupacionales
frecuencia de exposición a notificaciones a las respectivas remisiones de exámenes y
cada peligro, el estado de las recomendaciones médicas efectuadas a los
salud del trabajador, las colaboradores.
recomendaciones de los
sistemas de vigilancia
epidemiológica y la legislación
vigente. Considerando el derecho a la confidencialidad de la información,
esta oficina se permite validar el cumplimiento del presente
Comunicar por escrito al criterio, respecto a la ejecución de las evaluaciones médicas de
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trabajador los resultados de las acuerdo con la normatividad y los peligros/riesgos a los cuales
evaluaciones médicas se encuentre expuesto el trabajador, su frecuencia y
ocupacionales los cuales comunicación por escrito.
reposarán en su historia
clínica.
➢ Tres (3) archivos formato PDF denominados “ESTUDIOS
PREVIOS FINALES EXAMENES MEDICOS
OCUPACIONALES FIRMADO”, “ACEPTACIÓN DE
Tener la custodia de las OFERTA final exámenes médicos No. 723-2020” y “ACTA
historias clínicas a cargo de DE INICIO CONTRATO 723 de 2020”. Dentro de los
Custodia de las una Institución prestadora de documentos aportados se puede evidenciar que la IPS
26 EVALUA SALUD SAS acepta la oferta contractual No. 723
historias clínicas servicios en SST o del médico
que practica las evaluaciones de 2020, donde se establece que será la IPS la que se
médicas ocupacionales. encarga de realizar las valoraciones médicas pre
ocupacional o de ingreso y post ocupacional o de egreso, al
igual que la administración y custodia de la información.

presente criterio, respecto a la custodia de las historias clínicas
de los trabajadores de la Entidad.
Cumplir las restricciones y ➢ Un (1) archivo formato EXCEL denominado “BASE DE
recomendaciones médico REPORTE DE CONDICIONES DE SALUD POR
laborales realizadas por parte SISTEMAS”, en el cual se observan las recomendaciones
de la Empresa Promotora de de seguridad y salud en el trabajo propuestas por la entidad,
Salud (EPS) o Administradora y las intervenciones llevadas a cabo para cada uno de los
de Riesgos Laborales (ARL) colaboradores.
prescritas a los trabajadores ➢ Una (1) carpeta denominada “SOPORTES DE ACCIONES
para la realización de sus TOMADAS”, la cual contiene la Resolución 037 de 2020, por
funciones. la cual se establece la reducción del horario de trabajo a
Adecuar el puesto de trabajo, una servidora pública por recomendación médica laboral y
Restricciones y reubicar al trabajador o realizar la Resolución 094 del 13 de febrero 2020 – por la cual se
27 recomendaciones la readaptación laboral cuando selecciones los funcionarios que desempeñarán sus
médico laborales se requiera. funciones bajo la modalidad de teletrabajo suplementario en
el MVCT”.
Entregar a quienes califican en ➢ Una (1) carpeta denominada “Soporte de envío”, que
primera oportunidad y/o a las contiene cinco (5) archivo PNG en los cuales se observan
Juntas de Calificación de las diferentes recomendaciones de salud efectuadas a los
Invalidez los documentos que colaboradores de la Entidad.
son responsabilidad del
empleador conforme a las Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
normas, para la calificación de presente criterio, respecto a la toma de acciones y la remisión de
origen y pérdida de la recomendaciones a los trabajadores de la entidad conforme a
capacidad laboral. sus condiciones de salud.
Elaborar y ejecutar un Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las

Estilos de vida y programa para promover entre siguientes evidencias:
28
entorno saludable los trabajadores, estilos de
vida y entornos de trabajo ➢ Un (1) archivo formato PDF denominado “Programa De
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saludable, incluyendo Entorno Laboral Saludable y Riesgo Cardiovascular”
campañas específicas ➢ Una (1) carpeta denominada “1. RIESGO
tendientes a la prevención y el CARDIOVASCULAR Y ENTORNO LABORAL
control de la fármaco SALUDABLE”, la cual contiene las evidencias ejecutadas
dependencia, el alcoholismo y desde el mes de marzo hasta el mes de agosto; así mismo,
el tabaquismo, entre otros. en esta se encuentran cuatro (4) archivos PDF
denominados “Evidencias actividades estudiantes USTT
entorno laboral”, “Justificación de actividad de riesgo
entorno cardiovascular”, “Programa entorno laboral
saludable” y “Relación de colaboradores que han
participado en las actividades de riesgo cardiovascular de
manera virtual”.
presente criterio, respecto a la elaboración y ejecución del
programa para promover estilos de vida saludables.
Reportar a la ARL y a la EPS
todos los accidentes de trabajo Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
y las enfermedades laborales siguientes evidencias:
diagnosticadas.
➢ Una (1) carpeta denominada FURAT 2019, la cual contiene
Reportar a la Dirección los formatos FURAT de dicha vigencia y se evidencian los
Territorial del Ministerio de reportes de los accidentes de carácter laboral.
Reporte de
Trabajo que corresponda los ➢ Una (1) carpeta denominada FUREL 2019, la cual contiene
accidentes de documento formato de WORD FUREL para dicha vigencia y
accidentes graves y mortales,
29 trabajo y se evidencia el reporte y registro de enfermedades
así como las enfermedades
enfermedades laborales.
diagnosticadas como
laborales
laborales.
De igual manera, la Coordinación del Grupo de Talento Humano
Estos reportes se realizan informó a través de correo electrónico que para el 2020, no ha
dentro de los dos (2) días existido accidentes laborales al momento de entregarse las
hábiles siguientes al evento o evidencias requeridas, por lo anterior, esta oficina se permite
recibo del diagnóstico de la validar el cumplimiento del presente criterio.
enfermedad.
Investigar los incidentes, y Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
Investigación de
todos los accidentes de trabajo siguientes evidencias:
incidentes,
y las enfermedades cuando ➢ Un (1) archivo formato de WORD denominado Reporte de
accidentes de
sean diagnosticadas como accidentalidad y enfermedad laboral a la fecha, donde se
trabajo y las
30 laborales, con la participación observa que a la fecha no se han presentado siniestros en
enfermedades
COPASST, determinando las la entidad.
cuando sean
causas básicas e inmediatas y Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
diagnosticadas
la posibilidad de que se presente criterio, respecto a la investigación de incidentes,
como laborales
presenten nuevos casos. accidentes de trabajo y las enfermedades laborales.
Llevar registro estadístico de siguientes evidencias:
los accidentes de trabajo que ➢ Un (1) archivo formato de Excel denominado “Indicadores
Registro y análisis
ocurren así como de las SGSST”, el cual contiene 30 indicadores clasificados como:
estadístico de
enfermedades laborales que Resultado, Estructura y Proceso, con su respectiva
accidentes de
31 se presentan; se analiza este medición mes a mes para las vigencias 2016, 2017, 2018 y
trabajo y
registro y las conclusiones 2019.
enfermedades
derivadas del estudio son ➢ Un (1) archivo formato PowerPoint denominado “Reporte de
laborales
usadas para el mejoramiento indicadores del sistema de acciones de mejora”, en el cual
del SG-SST. se presentan los principales resultados de implementación
del sistema en la vigencia 2019-2020.
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presente criterio, respecto al registro estadístico de accidentes
de trabajo y enfermedades laborales. Sin embargo, es
importante fortalecer la matriz de reporte en los siguientes
aspectos:
➢ Definición del límite para el indicador, es decir, el valor a
partir del cual se considera que cumple o no con el
resultado esperado.
➢ Especificidad de la fuente de información, que no solo haga
alusión al SG-SST, sino al formato/documento del
sistema/procedimiento asociado.
➢ Determinación de las personas o grupos de interés que
deben conocer los resultados de esta medición, tales como
Alta Dirección, COPASST, entre otros.
➢ Un (1) archivo formato de Excel denominado “Indicadores
SGSST”, el cual contiene 30 indicadores clasificados como:
Resultado, Estructura y Proceso, con su respectiva
Medir la frecuencia de los medición mes a mes para las vigencias 2016, 2017, 2018 y
accidentes como mínimo una 2019.
(1) vez al mes y realizar la
Frecuencia de clasificación del origen del Teniendo en cuenta la información presentada anteriormente, se
32 observa la medición de la frecuencia a través del indicador
accidentalidad peligro/riesgo que los generó
(físicos, de químicos, “Índice de frecuencia de accidentes de trabajo”; así mismo, se
biológicos, seguridad, públicos, mide la frecuencia de aquellos accidentes con incapacidad, su
psicosociales, entre otros). severidad, el índice de lesiones incapacitantes y la tasa de
accidentalidad, por lo anterior, esta oficina se permite validar el
cumplimiento del presente criterio.
No obstante, se recomienda fortalecer esta medición conforme al
requisito del criterio, respecto a efectuar la clasificación del
origen del peligro/riesgo que los generó.
Medir la severidad de los
accidentes de trabajo como
medición mes a mes para las vigencias 2016, 2017, 2018 y
mínimo una (1) vez al mes y
2019.
realizar la clasificación del
Severidad de
33 origen del peligro/riesgo que Teniendo en cuenta la información presentada anteriormente, se
accidentalidad
los generó (físicos, químicos, observa la medición de la frecuencia a través del indicador
biológicos, de seguridad, “Índice de severidad de accidentes de trabajo”; así mismo, se
públicos, psicosociales, entre mide el índice de lesiones incapacitantes y la tasa de
otros) accidentalidad, por lo anterior, esta oficina se permite validar el
cumplimiento del presente criterio. No obstante, se recomienda
fortalecer esta medición conforme al requisito del criterio,
respecto a efectuar la clasificación del origen del peligro/riesgo
que los generó.
Medir la mortalidad por Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
Proporción de
accidentes como mínimo una siguientes evidencias:
34 accidentes de
(1) vez al año y realizar la
trabajo mortales
clasificación del origen del ➢ Un (1) archivo formato de Excel denominado “Indicadores
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peligro/riesgo que los generó SGSST”, el cual contiene 30 indicadores clasificados como:
(físicos, químicos, biológicos, Resultado, Estructura y Proceso, con su respectiva
de seguridad, públicos, medición mes a mes para las vigencias 2016, 2017, 2018 y
psicosociales, entre otros) 2019.
➢ Un (1) archivo formato de WORD denominado Reporte de
accidentalidad y enfermedad laboral a la fecha, donde se
observa que a la fecha no se han presentado siniestros en
la entidad.
Teniendo en cuenta la información presentada anteriormente, se
observó que, dentro de los indicadores que se manejan en la
actualidad, no es posible evidenciar la medición de la proporción
de accidentes de trabajo mortales, por lo anterior, se recomienda
fortalecer esta medición conforme al requisito del criterio,
respecto a efectuar la clasificación del origen del peligro/riesgo
que los generó.
Medir la prevalencia de la
enfermedad laboral como
mínimo una (1) vez al año y
Prevalencia de la realizar la clasificación del
2019.
35 enfermedad origen del peligro/riesgo que la
laboral generó (físicos, químicos, Teniendo en cuenta la información presentada anteriormente, se
biológicos, de seguridad, observó que, dentro de los indicadores que se manejan en la
públicos, psicosociales, entre actualidad, no es posible evidenciar el número de casos de
otros) enfermedad laboral presentes en una población en un periodo
de tiempo; por lo anterior, se recomienda fortalecer esta
medición conforme al requisito del criterio, y efectuar la
clasificación del origen del peligro/riesgo que los generó.
Medir la incidencia de la
enfermedad laboral como
mínimo una (1) vez al año y
Incidencia de la realizar la clasificación del
2019.
36 enfermedad origen del peligro/riesgo que
laboral los generó (físicos, químicos,Teniendo en cuenta la información presentada anteriormente, se
biológicos, de seguridad,observó que, dentro de los indicadores que se manejan en la
públicos, psicosociales, entreactualidad, no es posible evidenciar el número de casos nuevos
otros). de enfermedad laboral presentes en una población en un
periodo de tiempo; por lo anterior, se recomienda fortalecer esta
medición conforme al requisito del criterio, y efectuar la
clasificación del origen del peligro/riesgo que los generó
Medir el ausentismo por Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
incapacidad de origen laboral y siguientes evidencias:
común, como mínimo una (1)
vez al mes y realizar la
Ausentismo por SGSST”, el cual contiene 30 indicadores clasificados como:
37 clasificación del origen del
causa médica Resultado, Estructura y Proceso, con su respectiva
peligro/riesgo que los generó
(físicos, ergonómicos, o
2019.
biomecánicos, químicos, de
seguridad, públicos, Teniendo en cuenta la información presentada anteriormente, se
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psicosociales, entre otros). observa la medición de la frecuencia a través del indicador
“Índice de frecuencia ausentismo”; así mismo, se mide el índice
de severidad del ausentismo y porcentaje de tiempo perdido; por
lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
presente criterio. No obstante, se recomienda fortalecer esta
medición conforme al requisito del criterio, respecto a efectuar la
clasificación del origen del peligro/riesgo que los generó.
Definir y aplicar una siguientes evidencias:
metodología para la
identificación de peligros y ➢ Doc (2) archivos formato WORD denominados “GTH-P-21
evaluación y valoración de los Procedimiento SG-SST- Identificación de peligros,
riesgos de origen físico, evaluación y valoraciones de riesgos” y “GTH-P-23
ergonómicos o biomecánico, Procedimiento SST- inspecciones de higiene y seguridad
biológico, químico, de industrial”, en los cuales se define el paso a paso para la
seguridad, público, psicosocial, identificación de los peligros y riesgos en todas las sedes de
Metodología para entre otros, con alcance sobre la entidad, tanto para actividades rutinarias como no
identificación de todos los procesos, actividades rutinarias.
peligros, rutinarias y no rutinarias, Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
38
evaluación y maquinaria y equipos en todos presente criterio, respecto a la definición de metodología clara y
valoración de los centros de trabajo y aplicable a la identificación y priorización de riesgos en SST. Sin
riesgos respecto de todos los embargo, considerando las particularidades de esta matriz, es
trabajadores importante fortalecer la matriz en los siguientes aspectos:
forma de vinculación y/o ➢ Articulación de la presentación con los procesos asociados
contratación. al mapa de procesos del Sistema Integrado de Gestión.
➢ Evaluar la posibilidad de especificar la zona y lugar donde
Identificar con base en la se identifica el riesgo de forma puntual y no general para la
valoración de los riesgos, sede, con el fin de determinar el tiempo, número de
aquellos que son prioritarios. personas que podrían estar expuestas a ese peligro/riesgo
específico y su tipo de vinculación.
➢ Seis (6) documentos en formato PDF, donde se realiza
solicitudes de préstamos sobre elementos de los espacios
de trabajo, en el marco de las condiciones de trabajo en
Realizar la identificación de casa, los cuales fueron efectuados por parte de los
peligros y evaluación y colaboradores de la entidad.
valoración de los riesgos con ➢ Cinco (5) matrices en formato Excel denominados “Matriz
Identificación de participación de los Identificación de peligros y valoración de riesgos” para las
peligros y trabajadores de todos los sedes Botica – Casa imprenta, Calle 18, Fragua, Guajira y
evaluación y niveles de la empresa y Palma Real.
valoración de actualizarla como mínimo una
39 Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
riesgos con (1) vez al año y cada vez que
participación de ocurra un accidente de trabajo presente criterio, respecto a la aplicación de metodología clara y
todos los niveles mortal o un evento catastrófico aplicable a la identificación y priorización de riesgos en SST. Sin
de la empresa. en la empresa o cuando se embargo, considerando las particularidades de esta matriz, es
presenten cambios en los importante fortalecer la matriz en los siguientes aspectos:
procesos, en las instalaciones, ➢ Definir una estrategia para incluir la participación y
o maquinaria o equipos. compromiso de todos los niveles de la organización al
momento de la identificación, es decir, de forma preventiva y
no solo correctiva.
➢ Establecer en el cuadro de control de actualización
efectuada el responsable que ejecutó dicha actualización y
el control de cambios efectuado que permita identificar los
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cambios realizados.
➢ Dos (2) documentos en formato PDF denominados “Informe
de mantenimiento luminarias” e “Informe de luxometría
diciembre 2019”.
Realizar mediciones Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
ambientales de los riesgos presente criterio, respecto al mantenimiento y evaluación de los
Mediciones
40 prioritarios, provenientes de sistemas de iluminación de las zonas de trabajo para la vigencia
ambientales
peligros químicos, físicos y/o 2019, considerando que la emergencia sanitaria ha impedido
biológicos. efectuar las mediciones durante la vigencia 2020, por lo cual, se
recomienda que llegado el caso de no poderse efectuar en el
mes de diciembre, esta actividad sea reprogramada para la
vigencia 2021 y se brinden a los colaboradores
recomendaciones sobre la iluminación en la ejecución de sus
actividades bajo la modalidad de trabajo en casa y remitir estas
acciones efectuadas al COPASST.
➢ Un (1) documento en formato Word denominado
“Actualización de reporte de seguimiento de la verificación
condiciones locativas oficina sindicato”
➢ Un (1) documento en formato Word denominado
Ejecutar las medidas de “Justificación del proyecto de instalación de lavamanos al
prevención y control con base ingreso MVCT”
en el resultado de la ➢ Un (1) documento en formato EXCEL denominado
identificación de peligros, la “Requerimientos ergonómicos incluye sillas 2020”
evaluación y valoración de los ➢ Un (1) documento en formato PDF denominado “Informe de
Medidas de riesgos (físicos, ergonómicos, condiciones adecuadas para trabajo en oficinas y áreas
prevención y biológicos, químicos, de comunes”
41 control frente a seguridad, públicos, ➢ Un (1) documento en formato PDF denominado “Informe de
peligros/riesgos psicosociales, entre otros), mantenimiento de luminarias”
identificados incluidos los prioritarios y éstas ➢ Cinco (5) informes de inspección a extintores Según
se ejecutan acorde con el NTC2885 para las sedes Botica – Casa imprenta, Calle 18,
esquema de jerarquización, de La Fragua y Palma Real.
ser factible priorizar la ➢ Tres (3) documento en formato PDF denominados
intervención en la fuente y en “Conceptos técnicos de sillas ergonómicas”, “Conceptos
el medio. técnico de silla ergonómica gerencial” y “Asignación de sillas
último a diciembre 2019”
Con estos documentos se evidencia la ejecución de medidas de
prevención y control frente a los riesgos jerarquizados, en los
cuales se observan las diferentes medidas y acciones
implementadas al interior de la entidad, por lo anterior, esta
oficina se permite validar el cumplimiento del presente criterio.
Procedimientos e Elaborar procedimientos,
instructivos instructivos y fichas técnicas ➢ Un (1) documento formato PDF denominado “Protocolo de
42 internos de de seguridad y salud en el bioseguridad MINVIVIENDA septiembre 2020 final”
seguridad y salud trabajo cuando se requiera y ➢ Un (1) documento formato Excel denominado “MATRIZ DE
en el trabajo entregarlos a los trabajadores. EPP ACTUAL”
➢ Doce (12) documentos formato Word correspondientes a los
documentos del SIG con código GTH-P-18, GTH-I-03, GTH-
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P-19, GTH-P-20, GTH-P-21, GTH-P-22, GTH-P-23, GTH-P-
24, GTH-P-25 y GTH-P-26.
Con estos documentos se evidencia la definición de
procedimientos, instructivos y fichas técnicas de SST, por lo
anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
presente criterio, sin embargo, se recomienda al líder del
sistema de gestión establecer estrategias para comunicar a
todos los colaboradores esta información de forma periódica.
Elaborar formatos de registro ➢ Una (1) carpeta denominada “2020”, la cual contiene a su
para la realización de visitas vez denominadas “Higiene y seguridad industrial”,
de inspección. “Seguridad vial” y “Equipos y elementos de emergencias”,
en las cuales se alojan los registros de las inspecciones
Inspecciones a Realizar las visitas de efectuadas durante la vigencia 2020 en las sedes Botica –
instalaciones, inspección sistemática a las casa imprenta, Palma real, Calle 18, así como a los
43
maquinaria o instalaciones, maquinaria o vehículos de la entidad y a los equipos de emergencias de
equipos equipos, incluidos los la Entidad.
relacionados con la prevención
Así mismo, en la página web de la entidad se observó la
y atención de emergencias;
publicación de los formatos GTH-F-78, GTH-F-48, GTH-F-49,
con la participación del
GTH-F-50, GTH-F-51, entre otros, que permiten validar el
COPASST.
cumplimiento del presente criterio, respecto a la elaboración de
formatos de registro para inspecciones en la entidad y su
correspondiente implementación.
➢ Una (1) carpeta denominada “2020”, la cual contiene a su
Realizar el mantenimiento vez denominadas “Higiene y seguridad industrial”,
periódico de las instalaciones, “Seguridad vial” y “Equipos y elementos de emergencias”,
Mantenimiento
equipos, máquinas y en las cuales se alojan los registros de las inspecciones e
periódico de las
herramientas, de acuerdo con informes resultantes de las mismas, efectuadas durante la
instalaciones,
44 los informes de las visitas de vigencia 2020 en las sedes Botica – casa imprenta, Palma
equipos,
inspección o reportes de real, Calle 18, así como a los vehículos de la entidad y a los
máquinas y
condiciones inseguras y los equipos de emergencias de la Entidad.
herramientas
manuales y/o las fichas
Así mismo, en la página web de la entidad se observó la
técnicas de los mismos.
publicación de los formatos GTH-F-80, entre otros, que permiten
validar el cumplimiento del presente criterio, respecto a la
ejecución de los informes para inspecciones en la entidad y su
correspondiente implementación.
Suministrar a los trabajadores Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las
los elementos de protección siguientes evidencias:
personal que se requieran y ➢ Dos (2) documentos en formato PDF denominados
reponerlos oportunamente, “Protocolo de Limpieza y Desinfección” Y “Presentación
Entrega de los
conforme al desgaste y Socialización de Protocolo De Bioseguridad”
elementos de
condiciones de uso de los ➢ Tres (3) documentos en formato Word denominados
protección
45 mismos. “Entrega de elementos de bioseguridad conductores”,
personal – EPP y
capacitación en “Evidencia de compras EPP RIESGO BIOLOGICO” y
Verificar que los contratistas y “Socialización protocolo de Bioseguridad y uso de EPP sede
uso adecuado
subcontratistas entregan los temporal Guajira”.
elementos de protección
personal que se requiera a sus Teniendo en cuenta la información anteriormente expuesta, se
trabajadores y realizan la evidencia la entrega de los elementos de protección al personal
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reposición de los mismos en las vigencias 2019 y 2020, así como la socialización de
oportunamente, conforme al protocolos de bioseguridad con sus respectivas evidencias
desgaste y condiciones de fotográficas y acta de trabajo; por lo anterior, esta oficina se
uso. permite validar el cumplimiento del presente criterio.
Realizar la capacitación para el

uso de los elementos de
protección personal.
➢ Una (1) carpeta denominada “PLANES DE EMERGENCIA”,

la cual a su vez contiene la siguiente información:
- Cuatro (4) documentos en formato Word denominados
“Plan de emergencias y contingencias”, cada uno de ellos
Elaborar un plan de para las sedes Botica, Calle 18, Fragua y Guajira, que así
prevención, preparación y mismo, cuentan con un anexo en formato Excel denominado
respuesta ante emergencias “Anexo 1. Análisis de vulnerabilidad”.
que identifique las amenazas, - Un (1) documento en formato Word denominado “Anexo 2.
evalúe y analice la Procedimientos operativos normalizados”.
vulnerabilidad. - Un (1) documento en formato Word denominado “Anexo 3.
Planes de acción ante amenazas identificadas”
Como mínimo el plan debe - Un (1) documento en formato Word denominado “Anexo 4.
Plan de
incluir: planos de las Listado de brigadistas MVCT”.
prevención,
instalaciones que identifican - Un (1) documento en formato Word denominado
46 preparación y
las áreas y salidas de “Consolidado de extintores de todas las sedes”
respuesta ante
emergencia, así como la - Un (1) documento en formato Excel denominado
emergencias
señalización, realización de “Consolidado extintores todas las sedes”.
simulacros como mínimo una ➢ Una (1) carpeta denominada “SIMULACRO”, la cual
(1) vez al año. contiene la certificación del IDIGER otorgada a la Entidad
por la participación del simulacro Distrital de Evacuación
El plan debe tener en cuenta 2019 y su correspondiente registro fotográfico.
todas las jornadas de trabajo
en todos los centros de trabajo Con estos documentos se evidencia la definición de los planes
y debe ser divulgado. de prevención y preparación de respuesta a emergencias, así
como su implementación a través de simulacros institucionales,
por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del
presente criterio; sin embargo, se recomienda al líder del
sistema de gestión fortalecer esta documentación conforme al
criterio establecido en la Resolución, referente a la inclusión de
los planos de las instalaciones que identifican las áreas, salidas
de emergencia y la señalización.
Conformar, capacitar y dotar la ➢ Una (1) carpeta denominada “Conformación Brigada”, la
brigada de prevención, cual contiene cinco archivos donde se observa las
Brigada de
preparación y respuesta ante convocatorias efectuadas para conformar la brigada de
prevención,
emergencias (primeros emergencia, copia del acta de conformación de la brigada
47 preparación y
auxilios, contra incendios, de emergencia, copia del acta de capacitación y el listado
respuesta ante
evacuación, etc.), según las oficial de brigadistas de la entidad.
emergencias
necesidades y el tamaño de la ➢ Una (1) carpeta denominada “Actividades de Promoción Y
empresa. Evaluación”, en la cual se observan los formatos de entrega
de dotación para cada uno de los meses del año 2020,
hasta el mes de septiembre.
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➢ Una (1) carpeta denominada “Entrega de Botiquines”, donde
se evidencia la entrega de botiquines a mantenimiento y
entrega de botiquín a vehículos.
Con estos documentos se evidencia la conformación y operación
efectiva de la brigada de emergencias, por lo cual, esta oficina
se permite validar el cumplimiento del presente criterio.

Definir indicadores que SGSST”, el cual contiene 30 indicadores clasificados como:
permitan evaluar el SG-SST de Resultado, Estructura y Proceso, con su respectiva
acuerdo con las condiciones medición mes a mes para las vigencias 2016, 2017, 2018 y
de la empresa, teniendo en 2019.
cuenta los indicadores ➢ Un (1) archivo formato de WORD denominado Reporte de
mínimos señalados en el accidentalidad y enfermedad laboral a la fecha, donde se
Definición de Capítulo IV de la presente observa que a la fecha no se han presentado siniestros en
48 indicadores del Resolución. la entidad.
SG-SST
Tener disponibles los Teniendo en cuenta la información presentada anteriormente, se
resultados de la evaluación del observó que, dentro de los indicadores que se manejan en la
SG-SST, de acuerdo con los actualidad, no es posible evidenciar la totalidad de los
indicadores mínimos de SST indicadores mínimos de SST, conforme al Capítulo IV – artículo
definidos en la presente 30 de la Resolución 312 de 2019, por lo que es importante incluir
Resolución. los siguientes indicadores:
➢ Proporción de accidentes de trabajo mortales.
➢ Prevalencia de la enfermedad laboral.
➢ Incidencia de la enfermedad laboral.
➢ Un (1) documento en formato PDF denominado “Acta 5 DE

octubre 2020”, la cual corresponde a una sesión del
COPASST, donde se observa en el punto 5 – parágrafo g.
“Reporte de la presentación del SGSST y auditoria interna a
los miembros del COPASST”, la cual fue socializada con la
alta dirección el 6 de agosto”
➢ Un (1) documento en formato PDF denominado
Realizar una auditoría anual, la “Memorando e informe final SG-SST Informe de auditoría”,
cual será planificada con la el cual corresponde a la auditoría independiente efectuada
49 Auditoría anual participación del Comité por esta oficina en la vigencia 2019.
Paritario de Seguridad y Salud
en el Trabajo. En este sentido, si bien se observó que para la vigencia 2019 se
efectuó una auditoría, se debe resaltar que es el líder del
sistema, en conjunto con el COPASST, quienes deben
establecer el programa de auditoría donde se defina entre otros
aspectos:
➢ La definición de la idoneidad de la persona que sea
auditora.
➢ El alcance de la auditoría.
➢ La periodicidad.
➢ La metodología.
➢ La presentación de informes.
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Por lo anterior, se recomienda al líder del proceso, como

segunda línea de defensa en materia de SST, articular con el
COPASST, la ejecución de las auditorías del sistema para la
próxima vigencia, toda vez que el papel de la OCI como tercera
línea de defensa, se efectúa bajo el Rol de Evaluación y
seguimiento, en el marco de las evaluaciones independientes
establecidas en el PAA.

octubre 2020”, la cual corresponde a una sesión del
COPASST, donde se observa en el punto 5 – parágrafo g.
“Reporte de la presentación del SGSST y auditoria interna a
los miembros del COPASST”, la cual fue socializada con la
alta dirección el 6 de agosto”
➢ Un (1) documento en formato PDF denominado
“Memorando e informe final SG-SST Informe de auditoría”,
el cual corresponde a la auditoría independiente efectuada
Revisar como mínimo una (1) por esta oficina en la vigencia 2019.
vez al año, por parte de la alta ➢ Presentación Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Revisión por la dirección, el SG-SST, – Sesión 06 de agosto de 2020.
alta dirección. resultados y el alcance de la
50 Alcance de la auditoría de cumplimiento al Teniendo en cuenta la información presentada anteriormente, se
auditoría del SG- SG-SST, de acuerdo con los observan registros de la auditoría independiente de la OCI para
SST aspectos señalados en el la vigencia 2019; así mismo, se estableció en la mesa de trabajo
artículo 2.2.4.6.30. del Decreto efectuada con el proceso el día 16/10/2020, que la información
1072 de 2015. para la vigencia 2020 fue presentada en la sesión no presencial
del Comité Institucional de Gestión y Desempeño con fecha
06/08/2020, no obstante, este punto se presentó con carácter
“Informativo”, por lo cual, no se estableció dentro del acta
correspondiente como una actividad de Revisión por la Alta
Dirección.
garantizando la trazabilidad de la revisión, dando cumplimiento
al numeral 3 del 2.2.4.6.30. del Decreto 1072 de 2015.

Revisar como mínimo una (1) octubre 2020”, la cual corresponde a una sesión del
vez al año, por parte de la alta COPASST, donde se observa en el punto 5 – parágrafo g.
Planificación de la
dirección, el SG-SST y “Reporte de la presentación del SGSST y auditoria interna a
51 auditoría con el
comunicar los resultados al los miembros del COPASST”, la cual fue socializada con la
COPASST
COPASST y al responsable alta dirección el 6 de agosto”
del SG-SST. ➢ Un (1) documento en formato PDF denominado “Acta No. 5
Sesión Ordinaria no presencial CIGD - agosto 6 de 2020”
➢ Un (1) documento en formato PowerPoint denominado
“Presentación Comité Institucional de Gestión y Desempeño
– Sesión 06 de agosto de 2020”.
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➢ Un (1) documento en formato PDF denominado “Informe de
rendición de cuentas 2019 septiembre”.
Teniendo en cuenta la información presentada anteriormente y

conforme a la mesa de trabajo efectuada con el proceso el día
16/10/2020, se estableció que la información para la vigencia
2020 fue presentada en la sesión no presencial del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño con fecha 06/08/2020, no
obstante, este punto se presentó con carácter “Informativo”, por
lo cual, no se estableció dentro del acta correspondiente como
una actividad de revisión anual que generara resultados al
COPASST y al responsable del SG-SST.
garantizando la trazabilidad de la revisión, dando cumplimiento
al presente criterio.
➢ Un (1) documento en formato Excel denominado
“Evaluación inicial estándares mínimos y planes de mejora
Definir e implementar las 2020”, donde se evidencia plan de mejora sobre la
acciones preventivas y/o evaluación inicial realizada, resultados, criterios y variables
correctivas necesarias con de la evaluación y se establece de igual manera las
Acciones base en los resultados de la acciones preventivas y/o correctivas.
52 preventivas y/o supervisión, inspecciones,
correctivas medición de los indicadores Con estos documentos se evidencia la identificación e
del SG-SST entre otros, y las implementación de acciones correctivas, preventivas y/o de
recomendaciones del mejora, por lo cual, esta oficina se permite validar el
COPASST. cumplimiento del presente criterio. De otra parte, se recomienda
al líder del proceso evaluar la posibilidad de articular con el
Sistema Integrado de Gestión, el registro y seguimiento de las
acciones de mejoramiento con la herramienta institucional de
seguimiento a estas acciones.
Cuando después de la revisión “Evaluación inicial estándares mínimos y planes de mejora
por la alta dirección del SG- 2020”, donde se evidencia plan de mejora sobre la
SST, se evidencie que las evaluación inicial realizada, resultados, criterios y variables
medidas de prevención y de la evaluación y se establece de igual manera las
Acciones de
control relativas a los peligros acciones preventivas y/o correctivas.
mejora conforme
53 y riesgos son inadecuadas o
a revisión de la Con estos documentos se evidencia la identificación e
pueden dejar de ser eficaces,
Alta Dirección implementación de acciones correctivas, preventivas y/o de
la empresa toma las medidas
mejora, por lo cual, esta oficina se permite validar el
correctivas, preventivas y/o de
cumplimiento del presente criterio. De otra parte, se recomienda
mejora para subsanar lo
detectado.
seguimiento a estas acciones o establecer en su matriz la fuente
de “Revisión por la dirección” para diferenciar las acciones que
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parte de este ejercicio.
2020”, donde se evidencia plan de mejora sobre la
Definir e implementar las
evaluación inicial realizada, resultados, criterios y variables
Acciones de acciones preventivas y/o
de la evaluación y se establece de igual manera las
mejora con base correctivas necesarias con
acciones preventivas y/o correctivas.
en base en los resultados de las
investigaciones investigaciones de los Con estos documentos se evidencia la identificación e
54
de accidentes de accidentes de trabajo y la implementación de acciones correctivas, preventivas y/o de
trabajo y determinación de sus causas mejora, por lo cual, esta oficina se permite validar el
enfermedades básicas e inmediatas, así cumplimiento del presente criterio. De otra parte, se recomienda
laborales como de las enfermedades al líder del proceso evaluar la posibilidad de articular con el
laborales. Sistema Integrado de Gestión, el registro y seguimiento de las
de “Investigaciones de los accidentes de trabajo y enfermedades
laborales” para diferenciar las acciones que parte de este
ejercicio.
2020”, donde se evidencia plan de mejora sobre la
evaluación inicial realizada, resultados, criterios y variables
Implementar las medidas y de la evaluación y se establece de igual manera las
acciones correctivas producto acciones preventivas y/o correctivas.
de requerimiento o
Plan de Con estos documentos se evidencia la identificación e
55 recomendaciones de
mejoramiento implementación de acciones correctivas, preventivas y/o de
autoridades administrativas y
de las administradoras de mejora, por lo cual, esta oficina se permite validar el
riesgos laborales. cumplimiento del presente criterio. De otra parte, se recomienda
de “Requerimientos o recomendaciones de autoridades
administrativas y ARL” para diferenciar las acciones que parte de
este ejercicio.
RIESGOS Y CONTROLES IDENTIFICADOS
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En el ejercicio del Rol de Evaluación de la gestión del riesgo, la Oficina de Control Interno como
tercera línea de defensa realiza la evaluación a la efectividad de los controles establecidos en los
mapas de riesgos de gestión y corrupción establecidos para los procesos del Sistema Integrado de
Gestión de la entidad, que en la actualidad se efectúa sobre 21 procesos categorizados por
Macroprocesos, tales como estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación.
De igual manera, cabe resaltar que en la vigencia 2019, la Oficina Asesora de Planeación lideró la
actualización del mapa de procesos del ministerio, el cual fue aprobado mediante sesión virtual del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizada el día 04 de diciembre de 2019 y
documentada en el Acta N° 6 del mismo; por lo anterior, se efectuaron cambios entre los cuales se
definió como proceso Estratégico el proceso de “Gestión Estratégica del Talento Humano”.
Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, con el fin de realizar el análisis de los riesgos
asociados al objeto de evaluación, se consultó el mapa de riesgos del proceso “Gestión del Talento
Humano”, donde se identificaron los siguientes riesgos relacionados, así:
ZONA DE RIESGO
TIPO Y CLASE DE RIESGO DESCRIPCIÓN
INHERENTE RESIDUAL
BAJA BAJA
Incumplimiento de los requisitos
2. RIESGO GESTIÓN - del Sistema de Gestión de Una vez analizado el nivel de exposición al riesgo, se observa que
CUMPLIMIENTO Seguridad y Salud en el este se encuentra clasificado en una Zona de Riesgo Inherente
Trabajo. “BAJA”, por lo anterior, se insta al proceso a continuar con la
ejecución de sus controles para impedir que la probabilidad de
materialización aumente.
EVIDENCIA DEL CONTROL /
DESCRIPCION CONTROL EVALUACION DE LA OCI
PERIODICIDAD
1. Verificar la actualización de la Matriz de requisitos legales / 16/08/2020: Realizada la evaluación, se verificó la remisión por parte
normatividad aplicable al SGSST Mensual. del proceso de tres (3) formatos (Excel) "GTH-F-52 MATRIZ DE
REQUISITOS LEGALES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO" correspondientes a los meses de abril, mayo y junio de
2020 de acuerdo a lo establecido en la evidencia del control, lo cual
permite corroborar la operatividad del control, sin embargo se
observa en dichos documentos que la revisión de los requisitos se
realiza en una periodicidad distinta a la establecida en su diseño y en
algunos casos por fuera del periodo de monitoreo como es el caso
de los soportes remitidos para el mes de junio de 2020. Por lo
anterior se recomienda fortalecer la cultura de autocontrol de
acuerdo a lo establecido en la metodología para la administración del
riesgo.
2. Validar la valoración y Matriz de peligros, informe y 16/08/2020: Realizada la evaluación, se verificó la remisión por parte
evaluación de peligros por medio formatos de inspección./ del proceso de tres documentos (PDF) de inspecciones a puestos de
de las inspecciones planeadas Semestral. trabajo correspondiente a los meses de abril, mayo y junio de 2020
de acuerdo al monitoreo realizado por la primera línea de defensa.
No obstante, para el mes de mayo de 2020 se observó cuatro (4)
formatos (Excel) denominados "GTH-F-46 - SST- IDENTIFICACIÓN
DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS RIESGOS"
ajustadas de acuerdo a la situación actual del COVID-19 de las
sedes SEDE BOTICA Y CASA IMPRENTA, CALLE 18, SEDE LA
FRAGUA, ZONA RURAL GUAJIRA Y Edificio Palma Real; La
primera sede relacionada con fecha de actualización 12/05/2020 y
las siguientes con fecha de actualización 13/05/2020. De acuerdo a
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lo anterior, se corrobora la operatividad del control y por lo tanto su

efectividad. Por lo anterior se recomienda a la primera línea de
defensa fortalecer el monitoreo realizado mensualmente teniendo en
cuenta la periodicidad con la cual debe operar el control conforme a
lo establecido en su diseño.
3. Verificar mensualmente la Matriz de presupuesto. / 16/08/2020: Realizada la evaluación, se verificó que la evidencia
ejecución de los recursos Mensual aportada por el proceso no es suficiente para determinar la
asignados al SGSST operatividad del control para los meses de abril, mayo y junio de
2020, debido a que no se evidencian las matrices de seguimiento a
la ejecución presupuestal, conforme con el monitoreo realizado por
parte de la primera línea de defensa, se recomienda fortalecer la
cultura de autocontrol referente al reporte de evidencias que
permitan verificar el cumplimiento la ejecución presupuestal durante
el periodo evaluado. Así mismo se recomienda a la segunda línea
continuar la realización del seguimiento conforme a los criterios
establecidos en la metodologia para la administración de riesgos.
Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, se recomienda al líder del proceso evaluar la

posibilidad de articular esta identificación con la realizada para los peligros y riesgos de SST, que se
puedan manejar de forma transversal en la Entidad.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Al verificar los Planes de Mejoramiento del MVCT y de FONVIVIENDA, suscritos con la Contraloría
General de la República, se puede evidenciar que el proceso no tiene pendiente de cumplimiento
hallazgos relacionados con el objeto de evaluación del presente informe. De otra parte, al verificar el
Plan de Mejoramiento del SIG, se observó se puede evidenciar que el proceso tiene pendiente de
cumplimiento las siguientes acciones de mejora relacionadas con el objeto de evaluación, así:
ITEM NO CONFORMIDAD ACTIVIDAD FECHA FIN RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN ESTADO
Actualizar y socializar los formatos:

- GTH-F-45 FORMATO SST-HOJA 15/03/2020: El Realizada la evaluación se verificó la remisión de un correo
Revisar el estudio de DE VIDA E INSPECCIÓN DE electrónico de fecha 17/09/2019 en el cual se informa a los integrantes del
puestos de trabajo llevado EXTINTORES Y GABINETES DE proceso la actualización de la documentación y se remiten cuatro documentos
a cabo para la EMERGENCIA. Excel, no obstante, las evidencias no son suficientes para verificar la socialización
determinación de riesgos - GTH-F-46 FORMATO SST- conforme a lo establecido en el presente plan. Por lo anterior, no es posible dar
de incidentes y IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, cierre a la actividad hasta tanto no se soporte su cumplimiento.
enfermedades laborales, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN
12 02/10/2019 VENCIDA
con el enfoque de DE RIESGOS. De igual manera, se recomienda al proceso solicitar la ampliación de la fecha de
afectación de la operación - GTH-F-50 FORMATO SST- finalización de la actividad, de ser necesario, en cumplimiento de lo establecido en
de los procesos y INSPECCIÓN DE HIGIENE Y el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05), en
afectación de la SEGURIDAD INDUSTRIAL. su numeral 6. RESPONSABILIDADES: "(...) y en caso de presentarse alguna
conformidad de los - GTH-F-51 FORMATO SST- modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado
productos y servicios. INSPECCIÓN ERGONÓMICA DE ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a
PUESTOS DE TRABAJO CON través de correo electrónico por parte del Líder del proceso.
VIDEOTERMINAL.
Al respecto es importante precisar, que de acuerdo con lo establecido en la Directiva

Presidencial No. 01 de 2015, la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República,
considera como Posible Acto de Corrupción “el incumplimiento al Plan de Mejoramiento”.
RELACION CON PAI Y PEI APLICA X NO APLICA
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Al verificar el Plan de Acción Institucional y el Plan Estratégico de la vigencia 2020, el proceso de

Gestión Estratégica del Talento Humano tiene asociada una (1) meta estratégica y un (1) indicador
asociados al objeto del presente seguimiento, los cuales corresponden a la dimensión estratégica
Institucional con sus respectivas actividades, en versión 6 de la matriz publicada por la OAP en la
página web de la Entidad, así:
META DIMENSIÓN INDICADOR

ACTIVIDAD
ESTRATÉGICA MIPG PEI
1. Formular y ejecutar el Plan de trabajo anual en Seguridad y salud en el trabajo.
2. Realizar jornadas de inducción a los empleados del MVCT
3. Auditorías
4. Evaluación Diagnóstica inicial y final
5. Revisión por la Dirección
6. Ejecución del plan de mejoramiento como resultado de la auditoría del 2019
7. Indicadores
8. Actualización mensual de la normatividad inherente al SG-SST
9. Condiciones de salud
10. Intervención prevención y promoción, subprograma de riesgo psicosocial.
11. Intervención prevención y promoción, subprograma de riesgo biomecánico.
Formular e
Avance del 12. Intervención prevención y promoción, subprograma de entorno laboral
implementar los Gestión
Plan Anual de saludable y riesgo cardiovascular.
planes de talento estratégica del
Seguridad y
humano definidos Talento 13. Intervención en prevención y promoción higiene y seguridad.
Salud en el
en el Decreto 612 Humano
Trabajo 14. Actualización programa orden y aseo, prevención y promoción.
de 2018.
15. Inspecciones locativas y planeadas.
16. Actualizaciones matrices de peligros sedes Ministerio
17. Prevención y promoción en actuación en situación de emergencia, para
brigadas.
18. Convocatoria y conformación de brigada.
19. Simulacros
20. Actualización documental referente al plan estratégico de seguridad vial.
21. Inspecciones a vehículos
22. Intervención en prevención y promoción en condiciones de salud, riesgo
biomecánico, riesgo cardiovascular, riesgo psicosocial.
23. Intervención interdisciplinaria en prevención y promoción de acuerdo a los
subprogramas del SG-SST.
Fuente: Herramienta de Monitoreo y Seguimiento PEI-PAI / septiembre de 2020.
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RECOMENDACIONES
De acuerdo con la evaluación efectuada, la OCI realiza las siguientes recomendaciones:
➢ Continuar con el fortalecimiento de la cultura de autocontrol en la realización de las diferentes

actividades inherentes al monitoreo permanente del Plan Anual de Trabajo del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como del Plan de Mejoramiento del SIG del
proceso, Plan de Acción Institucional y Plan Estratégico Institucional a fin de asegurar el
cumplimiento de acuerdo con las fechas establecidas.
➢ Atender las recomendaciones efectuadas en cada uno de los ítems que componen el presente
seguimiento, con el fin de garantizar el cumplimiento de los criterios establecidos en la Resolución
312 de 2019 y fortalecer el mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo.
➢ Evaluar la pertinencia de formular las acciones en articulación con el Sistema Integrado de
Gestión, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y el COPASST, que permitan al sistema
posicionarse conforme a su importancia al interior de la Entidad.
PAPELES DE TRABAJO
➢ Informe de auditoría SG-SST – Vigencia 2019.

➢ Plan de mejoramiento del SIG del proceso Gestión Estratégica del Talento Humano.
➢ Plan de mejoramiento de la Contraloría General de la República – CGR para el MVCT y para
FONVIVIENDA.
➢ Los papeles de trabajo se encuentran en medio magnético en la siguiente ruta de la carpeta

compartida establecida de la Oficina de Control Interno:
https://minviviendagovco-
my.sharepoint.com/:f:/g/personal/acortes_minvivienda_gov_co/Emt60PJsHv1BoJIQoAPADigB
B6NxbFMzfQdOfnxw3fsUcA?e=J2MycF
CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS DE AUDITORIA Y LIMITACIONES
Página 30 de 31
Versión: 7.0
Fecha: 26/07/2019
Código: ECI-F-11
Para la realización de esta evaluación, se aplicaron Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas,

teniendo en cuenta las pruebas realizadas mediante muestreo selectivo, por consiguiente, no se
cubrió la verificación de la efectividad de todas las medidas de control del proceso, igualmente se
aplicaron los principios de integridad, objetividad, confidencialidad, competencia y conflicto de
intereses, y en el desarrollo de este no se presentaron limitaciones.
FIRMAS:
___________________________________ __________________________________
OLGA YANETH ARAGÓN SÁNCHEZ ALEXANDRA CORTES PARRA
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO AUDITOR OCI
Página 31 de 31

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MEMORANDO

Bogotá D.C., 30 de octubre de 2020

PARA: WILBER JIMENEZ HERNANDEZ

DE: OFICINA DE CONTROL INTERNO

ASUNTO: Socialización Seguimiento al Sistema de Gestión de Seguridad

En cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley 87 de 1993, del Plan Anual de

Este informe se dará a conocer al señor Ministro en cumplimiento de lo dispuesto en el

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

Finalmente, agradecemos la disposición y colaboración de su equipo de trabajo durante el

OLGA YANETH ARAGON SANCHEZ

Anexos: Informe de seguimiento al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Elaboró: Alexandra Cortes – Contratista OCI

Calle 18 No. 7 – 59 Bogotá, Colombia

FECHA DE REALIZACION DEL INFORME DIA 26 MES 10 AÑO 2020

GESTIÓN ESTRATÉGICA DE TALENTO HUMANO

RESPONSABLE DEL PROCESO

Dr. Wilber Jimenez Hernández - Coordinador Grupo de Talento Humano.

TIPO DE INFORME DE SEGUIMIENTO DE LEY X

El seguimiento consiste en verificar el cumplimiento e implementación del Sistema de Gestión de

La Oficina de Control Interno –OCI- en cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley 87 de

A. VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO REQUISITOS MÍNIMOS SG-SST

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

➢ Quince (15) archivos formato PDF donde se describe

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

Rendición de Realizar anualmente la Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

Teniendo en cuenta la información presentada anteriormente, se

Debido a lo anterior, se sugiere respetuosamente al líder del

De igual manera, conforme al numeral 2 y 3 del artículo

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del

Elaborar y ejecutar un Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

Por lo anterior, esta oficina se permite validar el cumplimiento del

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

Realizar la capacitación para el

➢ Una (1) carpeta denominada “PLANES DE EMERGENCIA”,

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

Realizada la evaluación de la OCI, se verificó la remisión de las

➢ Un (1) documento en formato PDF denominado “Acta 5 DE

ITEM CRITERIO RES 312/2019 EVALUACION OCI

Por lo anterior, se recomienda al líder del proceso, como