CÒDIGO: I-05-02

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO VERSIÓN:3

DE ALMACEN EN OBRA FECHA:
Agosto 30 de 2010
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NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

Agosto 29 de
Coordinador de
ELABORÓ Constanza Mora S. 2010
Calidad
Director de Agosto 30 de
REVISÓ Juan José Leal T. Industrialización e 2010
Innovación
Agosto 30 de
Gerente de
APROBÓ Jaime Contreras V. 2010
Construcción

HISTORIAL DE CAMBIOS Y REVISIONES

VERSIÓN MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA

Creación del documento Septiembre
00 Mario Abril
25 de 2003
Introducir criterios de identificación y
almacenamiento. Nuevas responsabilidades y Carlos Andrés Enero 19 de
01
optimización del control de inventarios Solarte 2004
Salidas y entradas de almacén en SAO,
recepción de la orden de compra en almacén,
recepción y control de maquinaria y equipos, Diciembre de
02 Germán Piñeros
procedimiento de inventarios de almacén, control 2005
de materiales de segunda, liquidación del
almacén
Se actualiza la plantilla y codificación del
instructivo
Se actualiza la información de los numerales:
Definiciones, Solicitud de pedido, Recepción de Agosto 30 de
03 Constanza Mora S.
materiales y equipos, entrada de materiales, 2010
maquinaria y herramienta al almacén en el
sistema de información, entrega de materiales,
control de materiales, liquidación del almacén.
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1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para recibir, identificar, almacenar, proteger y administrar

los materiales y equipos que lleguen al Almacén de la obra de cada proyecto de
acuerdo con los lineamientos establecidos por Edificadora Gómez S.A.

2. ALCANCE

Las actividades descritas en este procedimiento aplican a todos los almacenes de las
obras desde la entrada hasta la salida del almacén de los materiales y equipos
enviados a éstos al comienzo y durante la ejecución de la obra o que son objeto de una
Orden de Compra o de alquiler emitida por Edificadora Gómez S.A.

3. DEFINICIONES

ENTRADA DE ALMACÉN: Documento mediante el cual se realiza y se soporta el

ingreso de un insumo al almacén de una obra.

SALIDA DE ALMACÉN: Documento mediante el cual se realiza y se soporta la salida

de un insumo del almacén de una obra, con destino a un ítem.

INVENTARIO: Cantidades de insumos del presupuesto y/o actividades de la obra en

construcción que se encuentran en el almacén de la obra.

SI: Sistema de información utilizado en la organización (p. ejemplo SAO - SNCO)

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

La entrada a las instalaciones del almacén estará restringida para todo el personal de
obra diferente del Almacenista y el Director de Obra. En caso de requerirse la ayuda
para la acomodación o retiro de elementos, el Almacenista con el visto bueno del
Director de Obra, definirá el personal autorizado para tal fin.

4.1 SOLICITUD DE PEDIDO

En los casos que se requiera materiales, insumos, herramientas, papelería, equipos

para la obra, el Director o Residentes de Obra, registran en el “libro de requisiciones”
(debidamente foliado) atendiendo el siguiente contenido:

VoBo.
Centro de Cantidad Cantidad Ubicación
Fecha Descripción Unidad Actividad Director
Costos solicitada Aprobada /Destino
de obra
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Con esta información el Almacenista genera la solicitud de pedido en el sistema de

información. Una vez se ha ingresado en el sistema, el Director de la obra revisa y
aprueba en el sistema la solicitud, verificando previamente si se encuentre en el
presupuesto.

El Almacenista imprime las requisiciones para controlar que se haya generado la orden
de compra.

Con la orden de compra el Almacenista es responsable de la llegada del material a la

obra y se procede a realizar las actividades descritas en los siguientes numerales.

4.2 RECEPCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

El Almacenista consulta en el (SI) que se maneje en la compañía, la Orden de Compra

emitida por el Logística y Compras o el Residente Administrativo, los materiales,
equipos y herramientas que deben llegar al almacén

4.3 RECEPCIÓN DE MATERIALES Y EQUIPOS

El Almacenista recibe los materiales y equipos y verifica físicamente lo que llega contra
lo pedido (solicitud de pedido) y la remisión o factura del proveedor y la orden de
compra. Verifica que lleguen en perfecto estado, en las cantidades determinadas y
cumpliendo las especificaciones técnicas consignadas en la orden de compra, para ello
coloca el sello de RECIBIDO en la copia que queda para el proyecto como la del
Proveedor, indicando las características como:
- Cantidad completa,
- Estado,
- Cumplimiento,
- Si anexa certificados o protocolos de calidad,
- Cumplimiento de las especificaciones

X 1
X
X 2
X
1. Cantidad recibida 250
Estebán Mejía EstebanM unidades de 500
Almacenista 2.

En los casos que no se cumpla con algún aspecto, el Almacenista marca “N” y coloca
un número consecutivo para relacionar las observaciones referentes a cada aspecto
incumplido. Al final registra el nombre y cargo de la persona que recibe.
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Cualquier diferencia entre lo recibido, lo remisionado y la orden de compra debe

colocar en la remisión del proveedor. El ingreso al (SI) se hace exclusivamente por la
cantidad física que se recibió y cumpliendo con la calidad especificada.

Para el caso de equipos de alquiler o venta provenientes del depósito de Pedro Gómez
y Cía., el control de entrada se hace confrontando lo recibido físicamente con el formato
de memorando F-09-04 que actúa en este caso como remisión. El Almacenista firma y
sella la remisión o factura y entrega copia al transportador.

4.4 ENTRADA DE ALMACÉN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (SAO – SINCO)

DE MATERIALES

Una vez verificados las condiciones enunciadas en la recepción de materiales, descritas

en este instructivo, el Almacenista elabora la respectiva entrada de almacén en el (SI)
“Entrada de Almacén”, en donde debe registrar la fecha de recibo, el número de
remisión o factura, el número de orden de compra y la cantidad y descripción de los
materiales recibidos. Una vez que se haya realizado este registro, el Almacenista
imprime y firma la Entrada de Almacén y separa para presentar el movimiento diario del
almacén al Director de Obra, a más tardar a las 10:00 a.m. del día siguiente del
movimiento presentado y posteriormente archiva la entrada de almacén.

4.5 ENTRADA Y SALIDA DE ALMACÉN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (SAO –

SINCO), DE MAQUINARÍA Y HERRAMIENTA

Para maquinaría y equipos, la Entrada de Almacén en el (SI) utilizado en la

organización, debe realizarse por el módulo de “Equipos”, “alquiler de maquinaria o
préstamo de herramienta”, ingresando la información solicitada.

En los casos que el código no este creado envía correo electrónico a Logística y
Compras para que cree el código del equipo o maquinaria

A la maquinaria y herramientas no se le puede hacer Salida de Almacén en el (SI) al

momento de entregarla a obra o a algún contratista. Siempre debe permanecer en el
inventario del almacén. Las salidas y entradas de herramienta se hacen por medio del
formato F-05-38 “Préstamo diario de herramienta” y posteriormente ingresa esta
información en el Sistema de información de la organización. Las entradas y salidas de
maquinaria y equipos se realizan por medio de un memorando firmado por el
contratista, el Almacenista y el Director de Obra. Solamente se hace la salida en el (SI)
cuando el equipo sale definitivamente del almacén, ya sea para el Depósito de Pedro
Gómez y Cía., para darle de baja o para devolvérselo al proveedor que es un tercero.
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4.6 CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

Cuando el Director de Obra haga los pedidos de materiales debe tener en cuenta el
control que el Almacenista lleva sobre las entradas de materiales por tipo de material,
siguiendo el orden cronológico de la construcción, para evitar que se compren varias
veces los mismos materiales para el mismo destino.

Es responsabilidad del Almacenista de Obra con la supervisión del Director de Obra

recibir los materiales, equipos y herramientas del proveedor, identificarlos,
almacenarlos, cuidarlos y entregarlos a los contratistas, con el visto bueno del Director
de Obra.

4.7 ALMACENAMIENTO DE MATERIALES Y EQUIPOS

El Almacenista acopia los materiales o equipos recibidos en un lugar previamente

asignado de tal manera que puedan ser desalojados fácilmente cuando deban salir del
almacén y puedan ser contados para efectos de inventarios totales o parciales. El
almacenamiento de materiales de primera debe estar claramente separado de los
materiales de segunda. En lo posible los materiales deben ser agrupados de acuerdo a
su uso (enchapes, pinturas, etc)

Los materiales que requieran un almacenamiento especial por su costo, deben

permanecer en un sitio que cumpla con la seguridad necesaria.

Los materiales deben estar plenamente identificados. Igualmente debe haber un área
identificada de materiales No conformes o rechazados y otra área de materiales
obsoletos, si los hay.

El almacenamiento se realiza en estantes, dando una buena distribución y acceso a

cualquier producto, con corredores suficientes para su manejo en cualquier momento. A
criterio del Almacenista será designada la ubicación de los materiales de acuerdo al
tamaño, valor, uso, o cualquier característica de dicho insumo. Si se requiere, y el
producto no se va a ver afectado, el Almacenista puede almacenar elementos en el
suelo, con su identificación respectiva.

Es responsabilidad del Almacenista de la obra, bajo la supervisión del Director de Obra,

el velar por la seguridad del almacén estableciendo rutinas de revisión en las
instalaciones del almacén y sus alrededores para detectar puntos vulnerables. Si se
detectan deberá presentar al Director de Obra las alternativas de solución. Será
responsabilidad del Director de Obra decidir e implementar la solución más
conveniente.
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Así mismo el Almacenista de Obra velar por la Seguridad Industrial del Almacén en
coordinación con el Jefe y/o inspector SISOMA, solicitando los elementos que requiera
como extintores, manilas, bases, soportes, reflectores y cualquier otro elemento que
garantice la seguridad al interior y exterior del mismo

4.8 ENTREGA DE MATERIALES

El Almacenista entrega a los contratistas los materiales para ser utilizados en la obra
mediante el diligenciamiento del formato F-05-01 “Salida de Almacén”. La salida de los
materiales de Almacén debe ser autorizada por el Residente de Obra con su firma y
éste complementa la información, colocando los códigos de los ítems de destino por
cada insumo. También deben firmar este formato el Almacenista y el Solicitante.
Entrega la copia al Solicitante y deja la original para el Almacén, separa para presentar
el movimiento diario del almacén al Director de Obra, a más tardar a las 10:00 a.m. del
día siguiente del movimiento presentado y posteriormente archiva la entrada de
almacén.

El Almacenista entrega a los contratistas la cantidad de material registrado en la Salida

de Almacén. Una vez entregados los materiales al contratista, el Almacenista no será
responsable del manejo y cuidado de dichos materiales.

Posteriormente el Almacenista, con el original de la salida de almacén, ingresa en el

(SI), las cantidades solicitadas en cada una.

4.9 CONTROL DE MATERIALES

El Almacenista debe llevar un control sobre las entradas de materiales para el proyecto,
siguiendo el orden cronológico de la construcción, para evitar que se compren varias
veces los mismos materiales para el mismo destino. Así como verificar el estado y
conservación de los materiales en el sitio, para ello apoya al Residente Administrativo
en la elaboración de la “matriz de almacenamiento de materiales” F-05-31 y “matriz de
protección de obra ejecutada” F-05-30.

4.10 INVENTARIOS DE ALMACÉN

Para el cierre de fin de mes, el Almacenista realiza el informe de inventario en el

sistema de información, con fecha de corte y lo envía en forma magnética a la red en la
carpeta de “informe de costos EGSA” al Auditor de Control, previa revisión del Director
de Obra.

Cada tres meses el Almacenista elabora un inventario físico a la totalidad de las

referencias existentes en el almacén en el formato “Formato para inventarios en SI”.
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Este inventario se llevará a cabo con la presencia de la persona designada por el

Director de Obra.

Después de la verificación de los movimientos, se procede a relacionar los elementos

que se van a inventariar en el “Formato para inventarios en SI” y se procede a realizar
el respectivo conteo físico de los mismos y a establecer el estado en el que se
encuentran. A continuación se registran en este formato las observaciones a que haya
lugar respecto a sobrantes, faltantes y estado físico. Cada hoja de inventario realizada
debe estar firmada por el Almacenista y por la persona designada por el Director de
Obra.

Una vez terminado el inventario se procede a elaborar el acta de inventario, donde se

registran los materiales, equipos y herramientas sobrantes y/o faltantes y el estado en el
que se encuentran. El acta estará firmada por el Almacenista, la persona designada por
el Director de Obra y el éste. En esta acta se debe incluir también los productos no
conformes, productos obsoletos y materiales sin movimiento que se encuentran en el
almacén. Se aclara que los productos no conformes son aquellos que no cumplen con
las especificaciones y estándares mínimos de calidad para ser utilizados en la obra y
los productos obsoletos son aquellos que no van a tener uso en la Obra y están a
disposición de la compañía para ser evaluada su función, ubicación y valor para
establecer su destino final.

Con el acta firmada, el Director de Obra solicita autorización a la Gerencia de

Construcción para hacer los ajustes en SI. Los ajustes se deben hacer inmediatamente
o a lo sumo en los siguientes tres días hábiles. Igualmente el Director de Obra debe
decidir sobre los materiales obsoletos y sin movimiento.

4.11 CONTROL DE MATERIALES DE SEGUNDA

Los materiales de segunda que entran y salen del almacén deben estar también
controlados en el sistema de información, asignándoles un código específico como
material de segunda.

4.12 LIQUIDACIÓN DEL ALMACÉN

El Director de Obra al finalizar el proyecto realiza el inventario final del almacén, el cual
debe ir con el visto bueno de la Auditoría de Control de costos t/o Interventoría , cuando
aplique. El Director de Obra genera el Acta del inventario final y la entrega a la Gerencia
y a la interventoría, si la hay. La toma del inventario final se lleva a cabo de acuerdo al
mismo procedimiento descrito en el numeral de inventarios a almacén. El acta final del
inventario del almacén debe estar firmada por el Director de Obra, el Almacenista y el
Auditor de Costos.
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En los casos que al finalizar la obra, el almacén no se encuentre en ceros, el Director de

Obra con el Almacenista deberá seguir las siguientes actividades hasta conseguir que
quede en ceros:

- Traslado de materiales o insumos a otras obras

- Venta a Terceros (Contratistas, empleados u otros)
- Remate o venta de garaje.

A partir de la liquidación del almacén, cualquier movimiento de materiales debe ser

autorizado por Gerencia de Construcción.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

C-10-01 Caracterización del proceso de Calidad

ISO 9001 Sistemas de Gestión de Calidad - Requisitos

6. REGISTROS Y ANEXOS

F-05-01 Salida de Almacén

F-05-30 Matriz de protección de obra ejecutada
F-05-31 Matriz de almacenamiento de materiales
F-05-38 Préstamo diario de herramienta