INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S.

GPR-PR01
GESTIÓN DE PROYECTOS Version 02
02/01/2023
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

1. OBJETO.
Definir el documento para establecer las disposiciones para la elaboración de los planes de Gestión
requeridos por el cliente, con el fin de garantizar la calidad y entrega oportuna de las obras ejecutadas en los
diferentes proyectos derivados de los procesos operativos de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S.

2. ALCANCE
El presente documento es aplicable a las actividades de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., a fin de
garantizar la calidad y entrega oportuna de las obras ejecutadas en los diferentes proyectos.

3. DEFINICIONES
 Aprobación: Aceptación a un documento que garantiza su aplicación desde el punto de vista de recursos y
coherencia con el Sistema de Gestión Integrado diseñado.
 Coordinación Técnica: Estudio de todos los aspectos técnicos de los Proyecto involucrados dentro de una
obra con el fin de asegurar la suficiencia, claridad, precisión, veracidad y correspondencia de la
documentación elaborada previamente a la construcción de la obra, para facilitar la ejecución de la misma
anticipando factores críticos dentro del proceso de construcción y garantizando una completa
racionalización y cumplimiento de metas.
 Constructor: Entidad profesional responsable de la materialización y construcción de un Proyecto.
 Especificación de Construcción: Documento que establece requisitos técnicos y de procedimiento
constructivo particular, con que debe cumplir una parte de una obra.
 Interventoría: Conjunto de procesos de verificación y control desarrolladas por una entidad profesional
sobre la ejecución de obra, basado en el cumplimiento de los requisitos del Proyecto y los procedimientos
administrativos de construcción, en procura de sus objetivos de Gestión y eficiencia de costos y tiempos.
 Plan de Gestión: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,
quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, o producto. El proveedor del
servicio contratado encuentra en el plan de Gestión, la herramienta para la definición, implementación,
medición y seguimiento de las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del cliente. Entre tanto
el cliente encuentra en el plan de Gestión, la herramienta adecuada para verificar y dar satisfacción de los
requisitos definidos.
 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita y obligatoria
 Supervisión: Acción emprendida por parte de los supervisores o responsable encargado, para revisar y
aprobar una actividad de obra ejecutada por parte de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. asignado
a los sectores de los trayectos definidos.
 Verificación: Actividad desarrollada por parte de los supervisores de obra, encaminada al control y
seguimiento de los constructores, en temas técnicos, ambientales, seguridad industrial y programas de
trabajo entre otros.

4. GENERALIDADES
1.1 PLANIFICACIÓN.
Este plan busca normalizar los procedimientos administrativos, técnicos y operativos, mejorando la
productividad y la eficiencia de los procesos internos, mejorar el desempeño de los servicios que se están
prestando a los clientes, garantizar la reducción de costos operativos, garantizar la prestación del servicio con
profesionales y mano de obra calificados y la calidad de los materiales, equipos y herramientas utilizados en la
prestación del servicio.

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PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

El Plan de Gestión presenta una breve descripción de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. y como se
desarrollan sus procesos. Se hace referencia a procedimientos documentados y a los registros que sustentan
el Sistema de Gestión Integrado, abarca todas las áreas y actividades asociadas con el desarrollo completo
del contrato, la planificación, realización y control de los procesos.

Este Plan de Gestión, junto con sus revisiones, será emitido en forma controlada y estará bajo la
responsabilidad de los Ingenieros del proyecto darlo a conocer a las personas que participen en la ejecución
de este

1.2 OBJETO Y ALCANCE DEL PLAN DE GESTIÓN

El Plan de Gestión debe incluir todas las actividades que afecten o puedan afectar la calidad del proyecto,
orientado al control y vigilancia de los aspectos contractuales, técnicos, legales y financieros.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., establece en los planes cómo se desarrollan los procesos para
lograr la conformidad con los requisitos establecidos para la realización de los trabajos solicitados por el
cliente. Asegura que todos los procesos de realización del producto se operen de forma eficaz y de acuerdo
con lo establecido.

Se cuenta con el manual de operación donde se explican los procedimientos operaciones técnicas y
prestación del servicio, los cuales se encuentran reunidos bajos las áreas de ingeniería civil y Urbanística. En
el anexo adjunto (desarrollo del plan de Gestión) se observa cómo se controlan las diferentes actividades
ofertadas

1.3 GENERALIDADES
 INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe establecer, documentar y mantener un sistema de gestión
de la calidad que proporcione una herramienta de gestión para la dirección, ejecución y control de la
construcción de la obra que les corresponda conforme a los requisitos del presente documento,
asegurándose que las actividades desarrolladas satisfagan las necesidades y expectativas de INTEGRAR
BIENES Y SERVICIOS S.A.S.
 INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe incluir en el plan de Gestión los procesos necesarios para
la ejecución de las obras, con los cuales se asegure el cumplimiento de los requisitos contractuales
establecidos por el INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., para lo cual presentará un mapa de
procesos para el proyecto. Así mismo, anexo al mapa de procesos, incluirá en el plan de Gestión para cada
uno de los procesos, las actividades secuenciales que constituyen el marco general del proceso, procesos
que serán implementados durante la ejecución de las obras.

Para cada una de las actividades de los procesos, INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe detallar
cada una de las entradas – proceso proveedor interno y salidas – proceso cliente interno de cada actividad de
los procesos, de tal forma que esto permita describir la interacción de estas actividades con los demás
procesos de la organización implementados en el proyecto. Las actividades de cada proceso, las entradas y
proveedor interno o externo, las salidas y cliente interno o externo, los responsables de cada actividad y el
responsable del proceso, deben ser presentados en una caracterización del proceso.
5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES.
5.1. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Para el cumplimiento de encontrar el contexto de la organización es posible utilizar diversas herramientas
tales como las 5 fuerzas de Porter, la matriz DOFA, matriz de evaluación de factores internos o externos,
entre otras. En el plan de Gestión se debe incluir el Contexto de la Organización definido previamente a la
ejecución del Contrato (Misión, Visión, Política y Objetivos)

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5.2. COMPRENDER LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS.

Debido al impacto o potencial impacto en la capacidad de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., para
suministrar de forma coherente productos y/o servicios que satisfagan al cliente y los requisitos legales y
reglamentarios aplicables, Se debe diligencia el formato Listado de Requisitos Contractuales (GCA-MT01),
mediante el cual se verifique el cumplimiento de los mismos con la frecuencia establecida en cada Plan de
Gestión.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe revisar y controlar la información acerca de tales partes
interesadas y sus requisitos relevantes.

5.3. REQUISITOS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA:

Los procedimientos, instructivos y formatos del sistema de gestión de la calidad aplicados durante la ejecución
del proyecto se deben referenciar en el Listado Maestro de Documentos (GCA-FT02), que debe ser incluido
en el Plan de Gestión.

Estos procedimientos son dependientes de la complejidad del trabajo a realizar, de los métodos utilizados y de
las habilidades y entrenamiento necesarios para el personal encargado de llevar a cabo la actividad a la que
se refiere. El Listado Maestro de Documentos (GCA-FT02) debe incluir como mínimo el nombre del
documento, código (si aplica) y versión del documento.

Todos los contratistas deben incluir el mecanismo para controlar los Documentos, a la entrega del Plan de
Gestión. La última versión de este listado debe ser adjuntada en el Informe de gestión mensual entregado por
cada contratista.

5.3.1. Control de documentos.

Para evitar el uso inadvertido de documentos incorrectos, obsoletos o inadecuados, INTEGRAR BIENES Y
SERVICIOS S.A.S. debe referenciar en el Plan de Gestión el procedimiento para la Elaboración y Control de
Documentos (GCA-PR01) y la Edición de Documentos (GCA-IN01) desarrollados y utilizados en el
proyecto (en cualquier medio: impreso, magnético, etc.) y los solicitados en la presente guía de requisitos para
la gestión de la calidad del proyecto.

En este procedimiento se debe incluir el control de los documentos de origen externo, como documentos
contractuales, normas aplicables y especificaciones y los generados por el proyecto para el control de los
aspectos técnicos y de prestación del servicio, financieros, legales, tales como informes mensuales, informes
técnicos, actas de comité, etc.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe incluir en el Plan de Gestión el mecanismo determinado,
establecido y definido por la organización para controlar la distribución de los documentos externos durante la
ejecución del proyecto. Documentos externos como planos y especificaciones que serán entregadas por parte
del ente externo para la ejecución de las obras, con el fin de asegurar que el personal responsable de ejecutar
las actividades en campo cuenta con los documentos vigentes para realizar tales actividades

5.3.2. Aprobación y edición de Documentos.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe establecer en el plan de Gestión las disposiciones a ser
desarrolladas durante la ejecución del contrato para la revisión y aprobación de los documentos del Sistema
de Gestión e informes solicitados por antes de ser entregados como parte del cumplimiento de sus
obligaciones contractuales.

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5.3.3. Cambios en los documentos

En el Plan de Gestión, INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe establecer y determinar cómo
asegura la vigencia de los documentos y cómo asegura el uso no propuesto de documentos obsoletos o
inválidos que han sido retenidos en el proyecto para preservar información relevante, por ejemplo, planos del
proyecto obsoletos.

En caso de ser necesario el cambio de alguno de los documentos usados para la ejecución del proyecto,
éstos deben ser revisados y aprobados nuevamente por los mismos cargos que efectuaron la revisión y
aprobación de los documentos originales, asegurando que los colaboradores usan los documentos vigentes y
no toman decisiones con documentos obsoletos y que quienes los utilizan conozcan los cambios presentados
en los documentos.

5.3.4. Control de los Registros

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe referenciar en el Plan de Gestión el procedimiento
documentado para el Control de los Registros (GCA-PR02), desarrollados en el Contrato para el control de
los parámetros del proceso y características de Gestión de cada una de las actividades desarrolladas, así
como los registros utilizados en el sistema de gestión de la calidad, evitando que la prueba documental de
conformidad con los requisitos especificados sea irrecuperable.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe poner a disposición un Listado Maestro de Registros
(GCA-FT03), que debe incluir como mínimo: la identificación del registro indicando el nombre del registro,
código de identificación (si aplica), fecha de vigencia del formato (si aplica), el lugar exacto de
almacenamiento (carpeta que los contiene y lugar de archivo), la recuperación de los registros (la
recuperación está definida como la forma en que se clasifica y se indiza cada registro para su adecuado
archivo y localización posterior), el tiempo de retención en el lugar de almacenamiento y disposición final de
los registros una vez transcurrido el tiempo de conservación de los registros definidos. Dicho listado se
entregará actualizado en el Informe de gestión mensual.

Los registros de Gestión de los subcontratistas a su cargo, deben formar parte de este control, así como los
documentos contractuales y demás registros desarrollados para el control del desarrollo del contrato de
construcción.

Adicionalmente los registros de Gestión de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. deben estar
disponibles para durante el término de duración del Contrato y al final de este, el contratista debe informar a
las acciones a tomar con estos registros.

5.4. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN:

5.4.1. Compromiso de la Dirección.
La Gerencia debe incluir en el Plan de Gestión, el mecanismo como va a comunicar a todo el personal a su
cargo la importancia de cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, aplicables para la buena ejecución
del contrato.

Debe definirse la frecuencia de estas actividades, la cual no podrá ser superior a un mes, garantizando con
ello que todo el personal involucrado en el proyecto sea consciente de la importancia para la gerencia del
cumplimiento del plan de Gestión y de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios.

Así mismo, el compromiso de la dirección respecto a la calidad del objeto del Contrato se evidencia a través
de la comunicación formal por parte de la Gerencia.
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5.4.2. Política del Sistema de Gestión

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. definirá, publicará y difundirá su Política del Sistema de Gestión
(PDE-PO05), a través de un medio que le permita asegurar que sea entendida por todos los integrantes de la
organización que participan en el Contrato. La máxima dirección de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS
S.A.S., debe determinar e incluir en el Plan de Gestión el mecanismo por el cual va a asegurar que la política
de Gestión es comunicada y entendida por toda la organización que integra su equipo para el desarrollo del
proyecto, incluyendo el personal subcontratado.

Para asegurar el entendimiento de la política de Gestión y los objetivos de Gestión a todo el personal de la
organización que desarrolla el contrato, la dirección realizará evaluaciones escritas sobre este entendimiento
de la política de Gestión y evaluará los resultados alcanzados en estas evaluaciones para tomar acciones
posteriores que garanticen un perfecto entendimiento por parte de los miembros que integran la organización
del contratista y que ejecutan el contrato con el INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S.

La Política de Gestión debe incluir el compromiso de cumplir con los requisitos contractuales establecidos en
términos de referencia y en el contrato y en las especificaciones técnicas de construcción, y el compromiso de
mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de Gestión.

La Política del Sistema de Gestión (PDE-PO05), debe dirigir a sus colaboradores hacia un compromiso
concreto respecto de la calidad, brindándoles una base firme para las acciones que ejecutan y las decisiones
que toman.

El compromiso de la Dirección General del contratista respecto al cumplimiento del Plan de Gestión deberá
manifestarse claramente y por escrito y debe ser incluido en el Plan de Gestión.

5.4.3. Planificación
INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe incluir en el Plan de Gestión, la estrategia a desarrollar para
implementar los requisitos establecidos en el Plan de Gestión para garantizar la sostenibilidad del sistema de
gestión de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., durante toda la duración del proyecto.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe incluir en el Plan de Gestión la política de Gestión definida
para la ejecución del contrato y los objetivos que evidencien el cumplimiento de esta política. Los objetivos de
Gestión deben ser medibles y deben estar acordes con cada una de las directrices establecidas en la política
de Gestión. El cumplimiento de estos objetivos de Gestión debe ser incluido en el Informe de gestión mensual.

Dentro de los objetivos de Gestión incluidos en el Plan de Gestión entregado, INTEGRAR BIENES Y
SERVICIOS S.A.S. debe incluir uno que evalúa el porcentaje de cumplimiento mensual de las
especificaciones técnicas de construcción aplicables mediante la implementación del Plan de ensayos (anexo
al presente documento).

Así mismo un objetivo con el cual se evalúe el cumplimiento de los requisitos contractuales establecido entre
las partes. El cumplimiento de las especificaciones técnicas de construcción, debe medirse según el Plan de
Inspección del Proyecto (GPR-PL02) y el Plan de Ensayos del Proyecto (GPR-PL03) anexo al presente
documento y debe ser incluido en el Informe de gestión mensual.

5.4.4. Responsabilidad, autoridad y comunicación

 Responsabilidad y Autoridad

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La responsabilidad global de la construcción del tramo correspondiente recae sobre la Dirección General de
INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., por lo tanto, en el Plan de Gestión, la Dirección General de
INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe establecer, determinar y documentar la responsabilidad, la
autoridad y la competencia (ver numeral 4.2 de recursos humanos) de cada uno de los cargos que desarrolla
actividades propias en relación al cumplimiento de las responsabilidades asignadas en las presentes reglas de
participación.

Esto hace que los colaboradores del proyecto de construcción no tengan duda respecto de los resultados que
se espera alcancen durante el desarrollo del proyecto, las decisiones que tienen derecho a tomar y a quién
deben dirigirse para presentar los resultados de sus actos y decisiones.
Se entiende por competencia, la educación, la experiencia y la formación necesaria para el buen desempeño
y cumplimiento de las responsabilidades asignadas.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe documentar en un organigrama el personal requerido para el
desarrollo de las actividades objeto del Contrato. Este organigrama debe ser incluido en el plan de Gestión.
Así mismo, incluirá en el plan de Gestión las responsabilidades (tareas específicas diarias, semanales,
mensuales) y autoridades (decisiones que puede tomar y decisiones que debe consultar) de cada uno de los
cargos de la organización establecidos en el organigrama.

 Representante de la Gerencia
El representante de la Dirección General de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. para el sistema de
Gestión, como se señala en este documento, deberá contar con autoridad amplia y suficiente, para asegurar
que se establece, se implementa y se mantiene el sistema de gestión de Gestión durante la ejecución del
proyecto, para informar a la dirección el desempeño del sistema de gestión de Gestión del proyecto y
promover la toma de conciencia del personal del proyecto hacia el cumplimiento de los requisitos del cliente
(compromisos contractuales y especificaciones técnicas de construcción) establecidos en el contrato por parte
del INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. para las actividades de construcción.

Así mismo, en el Plan de Gestión, la Dirección General debe establecer y determinar cómo este representante
de la dirección tendrá la autoridad delegada para suministrar los recursos necesarios para las actividades que
demande el sistema de gestión de la calidad y cuáles serán las estrategias para promover el compromiso en
todos los miembros de la organización de cumplir con los requisitos del INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS
S.A.S.

 Comunicación interna y externa

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. deberá definir en el plan de Gestión, los mecanismos (como y
frecuencia) de comunicación interna entre el personal que hará parte del contratista para comunicar el avance
del proyecto, los problemas presentados y determinar una clara asignación de responsabilidades durante la
ejecución del contrato.

Se debe establecer en el plan de Gestión, el mecanismo a utilizar por parte de la organización del contratista
para el control de las comunicaciones escritas recibidas por parte de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS
S.A.S., mecanismo establecido a través del cual el contratista asegura que las cartas y comunicados recibidos
sean contestados oportunamente por el personal autorizado para tal fin.

Establecer adicionalmente dentro del plan de Gestión, los cargos de la organización de INTEGRAR BIENES Y
SERVICIOS S.A.S. que tienen comunicación directa la Gerencia y otros grupos de Interés, incluyendo el
medio y la información que pueden comunicar.

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5.4.5. Revisión por la Gerencia

La Dirección General de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe revisar la conveniencia, adecuación
y eficacia del sistema de gestión de Gestión implementado en el proyecto, entendiéndolo como un todo. Así
mismo, debe verificar si es adecuado y efectivo para la construcción en aras del cumplimiento de cada una de
las responsabilidades contractuales, con el fin de identificar oportunidades de mejora y tomar acciones para
llevarlas a cabo.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe realizar la revisión del sistema de gestión de Gestión por
parte de la Dirección General con una frecuencia semestral mínima. El plan de Gestión debe incluir las
actividades a revisar por parte de la dirección para evaluar el cumplimiento y desempeño del sistema de
gestión implementado en el proyecto y los responsables de entregar la información necesaria para la
realización de dicha revisión.

La revisión por la dirección debe incluir como mínimo los requisitos establecidos en el Procedimiento
Liderazgo y Compromiso Gerencial (PDE-PR02).

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe incluir en el plan de Gestión el formato a ser implementado
en la revisión por parte de la dirección del proyecto de construcción el sistema de gestión de la calidad
desarrollado a través de la implementación de las disposiciones definidas en este documento. El Acta de
Revisión Gerencial (PDE-FT16), debe asegurar la revisión de cada uno de los requisitos exigidos. Así
mismo, el formato debe asegurar que se tomen las decisiones y acciones para la mejora de cada uno de los
elementos que entraron en la revisión, los recursos requeridos y los responsables de llevar estas acciones
encaminadas a la mejora.

La actividad de revisión por parte de la dirección general debe ser registrada en el formato definido e incluido
en el plan de Gestión presentado, estas actas o registros de la revisión por parte de la dirección y los
resultados de las auditorías internas deben adjuntarse al Informe de gestión mensual.
5.5. GESTIÓN DE LOS RECURSOS:
5.5.1. Provisión de los recursos
En el Plan de Calidad, la Dirección General de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe determinar y
establecer detalladamente los recursos necesarios para implementar y mantener el sistema de gestión de
calidad según los requisitos definidos en el presente documento y demás requisitos establecidos por la
organización, asegurando que está equipado y tiene la capacidad necesaria para cumplir con los
compromisos definidos en su política de calidad y en el presente documento. Cada uno de los recursos
relacionados en el Plan de Calidad debe incluir la descripción de sus requisitos, lo anterior como parte
fundamental de la planeación inicial del proyecto.

5.5.2. Recursos Humanos

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe documentar en el Plan de Calidad la competencia del
personal que intervendrá en la ejecución del contrato, definiendo para cada uno de los cargos establecidos en
el organigrama su experiencia (experiencia especifica en actividades que aseguren la buena ejecución de sus
responsabilidades), educación mínima formación (eventos de educación continua que permitan un mejor
desempeño de los miembros del equipo del contratista conforme a los requisitos establecidos en los requisitos
contractuales o especificaciones técnicas de construcción), así como la responsabilidad o tareas propias de
cada cargo, autoridad y autonomía para ejercer sus responsabilidades.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., se compromete a garantizar que el personal responsable de cada
etapa y sus respectivas actividades cumplirá como mínimo con la competencia establecida en el plan de

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calidad, ya sea porque la persona tiene la formación requerida o porque se le impartirá durante la ejecución
del contrato.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe identificar las necesidades de entrenamiento desde el inicio
del contrato a desarrollar para CLIENTE y durante la ejecución de este. Se debe asegurar el entrenamiento a
cada uno de los responsables de la aplicación, supervisión y control de las actividades especificadas.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe incluir en el Plan de Calidad, las actividades sobre las
cuales realizará entrenamiento que mejore la competencia técnica (formación, educación y experiencia) del
personal referenciado en este documento y el organigrama para el buen desarrollo del contrato.
Así mismo, INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe referenciar en el Plan de Calidad el registro que
evidencia el entrenamiento realizado al personal involucrado en el desarrollo del contrato y las acciones a
tomar después de cada formación para verificar la eficacia del entrenamiento efectuado.

En el Informe de gestión mensual se relacionarán las actividades desarrolladas por INTEGRAR BIENES Y
SERVICIOS S.A.S., para incrementar la competencia del personal involucrado en el proyecto o satisfacer las
necesidades de entrenamiento determinadas, y los resultados obtenidos con estas actividades, así mismo
asegurar el buen desempeño del proyecto

5.5.3. Infraestructura
INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe definir en el Plan de Calidad, la infraestructura necesaria
para la ejecución del contrato, la infraestructura incluye:

a. Equipo para la prestación del servicio (maquinaria, equipos de cómputo, equipos de medición).
b. Servicios de apoyo como software específico, transporte y comunicaciones.

Se debe incluir en el plan de calidad para cada elemento que compone la infraestructura establecida para el
desarrollo del contrato, las actividades de mantenimiento que se llevarán a cabo y la frecuencia de las mismas
de modo que se garantice su permanente disponibilidad operativa durante la ejecución del contrato.

El contratista debe establecer en el plan de calidad la frecuencia para la realización de los back-up o copias
de seguridad de los equipos de cómputo existentes en la organización y los cuales interactúan con la
ejecución del proyecto.

5.6. REALIZACIÓN DEL PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN:

5.7.1. Procesos relacionados con el cliente
 Determinación de los requisitos para la construcción
Como parte de la planificación y conocimiento de sus responsabilidades, INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS
S.A.S., debe establecer y determinar en el Plan de Calidad, cuáles son los requisitos y obligaciones
contractuales según la oferta mercantil y todos sus anexos a cumplir en la Matriz de Requisitos
Contractuales (GCA-MT01) (modelo anexo al presente documento), y cuáles son los procedimientos
aplicables para el seguimiento y control de todas y cada una de las actividades definidas.

Así mismo, debe establecer en el Plan de Control la frecuencia de control, el responsable del control y el
registro que evidencia el cumplimiento de cada compromiso contractual. El cumplimiento de la Matriz de
Requisitos Contractuales (GCA-MT01) debe ser adjuntado al Informe de gestión mensual.

Así mismo como parte de los requisitos, INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe cumplir el Plan de
Inspección del Proyecto (GPR-PL02) y el Plan de Ensayos del Proyecto (GPR-PL03) (anexos al presente
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documento) en el cual se establecen las actividades, materiales y ensayo, frecuencia y criterios de aceptación
de cada una de las actividades a ejecutar. El seguimiento al cumplimiento del plan de inspección y ensayo
debe ser evaluado y revisado por la Dirección del contratista mensualmente en la revisión del cumplimiento
del Plan de Calidad e incluirlo en el Informe de gestión mensual.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe establecer, determinar e incluir en el Plan de Calidad las
actividades a ser desarrolladas para la entrega final del proyecto y las actividades posteriores a la entrega del
mismo para dar feliz término del contrato hasta la vigencia de las pólizas suscritas con el CLIENTE. Estas
actividades definidas deben estar claramente descritas y definidas con sus respectivos criterios de aceptación
en el plan de calidad entregado.

 Modificaciones del contrato

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe establecer en el Plan de Calidad cómo se realizarán las
modificaciones al contrato, tales como alcance, ampliación de plazo y precios, ampliación de la vigencia de las
pólizas exigidas, necesarias para los nuevos requerimientos del servicio. Las modificaciones van desde su
solicitud al CLIENTE hasta la evaluación e implementación en el proyecto asegurando de manera que todo el
personal del proyecto sea consciente de los cambios a implementar y ha evaluado y planificado el impacto de
estas modificaciones.
Así mismo, debe establecer en el plan de calidad cómo se informará al personal involucrado en su ejecución
sobre las nuevas actividades necesarias para el buen desarrollo del mismo, resultado de las modificaciones
del contrato.

 Comunicación
INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe incluir en el plan de calidad el mecanismo a ser
implementado por parte de la organización para el manejo y tratamiento de cada una de las quejas y acciones
de mejora solicitadas en campo presentadas durante la ejecución del contrato. Dichas quejas y no
conformidades deben ser incluidas en la revisión por parte de la dirección del sistema de gestión de la calidad
mensualmente y deben ser incluidas en el informe de gestión mensual.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe incluir en el plan de calidad el formato a implementar para el
manejo, control y tratamiento de las quejas y no conformidades por el CLIENTE o la Interventoría. Las quejas
y solicitud de acciones de mejora pueden ser recibidas y detectadas a partir de comunicación oral o escrita. La
relación del tratamiento dado a las quejas y a las solicitudes de acciones de mejora recibidas se incluirá en el
Informe de gestión mensual.

5.7.2. Compras
 Generalidades
La organización de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe referenciar en el Plan de Calidad, la
metodología que utilizará, para asegurar que los servicios o los productos comprados para la ejecución del
contrato cumplan con las especificaciones necesarias para el buen desarrollo del Contrato de construcción.

 Evaluación, selección y re-evaluación de Subcontratistas y proveedores:

i. INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe establecer y determinar en el Plan de Calidad los
criterios para evaluar y los criterios para seleccionar a los proveedores con base en la capacidad de estos
para cumplir con los requisitos de la orden de compra o subcontrato realizados a éstos, como resultado
de la ejecución del Contrato. Los criterios de evaluación deben ser cuantitativos según el impacto en el
servicio ofrecido por parte del proveedor o subcontratista en la calidad del contrato. Así mismo, deben
evitar las compras con proveedores de los que no se dispone evidencia que demuestre su capacidad para
cumplir.
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ii. Debe incluir en el Plan de Calidad cuáles son los servicios o productos para comprar durante la ejecución
del contrato.
iii. Para verificar el cumplimiento por parte del proveedor de las características establecidas en la orden de
compra o subcontrato durante o al final de la compra, se debe establecer y determinar en el Plan de
Calidad los criterios cuantitativos a reevaluar y controlar por parte del contratista luego de la realización
de la compra o subcontrato. Así mismo, se debe establecer en el Plan de Calidad la frecuencia con la cual
se realizan las reevaluaciones a sus proveedores y subcontratistas.

En el Informe de gestión mensual se incluirá un consolidado de las reevaluaciones realizadas a los

proveedores y de las acciones tomadas a partir de las mismas. Lo anterior con el fin de evaluar el desempeño
de los proveedores durante la prestación de los servicios contratados o los materiales e insumos
suministrados.

 Datos de compras
Los documentos usados para oficializar la realización de la compra a los proveedores y subcontratistas se
deben referenciar en el Plan de Calidad y deben contener los siguientes aspectos mínimos, cuando sea
aplicable:

i. Características de calidad para aprobar la compra realizada,

ii. Criterios de calificación de personal, equipos y
iii. Características del mismo necesarios para la prestación del servicio comprado,
iv. Especificaciones técnicas que deben cumplir y
v. Requisitos establecidos por la organización del contratista para determinar la aceptabilidad de los
suministros o servicios que proporcionan los proveedores y/o subcontratistas.

 Verificación del producto comprado

Para las actividades que son suministradas por proveedores o subcontratistas durante la ejecución del
proyecto, INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe incluir, establecer y determinar en el Plan de
Calidad los métodos de análisis, simulaciones, comparaciones aplicables y/o inspecciones a realizar y
responsable para la inspección en el Plan de Calidad suministrado con la Propuesta.

Para el caso de materiales de construcción, cuyo proveedor realice los ensayos o pruebas necesarios para
demostrar su conformidad con los requisitos, deben ser solicitados los resultados de los mismos y adjuntarlos
a los documentos para la liberación de los tramos de construcción a ser entregados al CLIENTE en los cortes
de obra.

5.7.3. Producción y prestación del servicio

 Control de la producción y prestación del servicio
El Contratista debe referenciar en el Plan de Calidad el (los) procedimiento (s) necesarios para el desarrollo
de la construcción bajo condiciones controladas y que su ausencia pueda afectar adversamente la calidad del
Contrato con el CLIENTE el cumplimiento de los requisitos contractuales establecidos entre las dos partes.
Dichos procedimientos deben ser conocidos por el personal que dirige, ejecuta y verifica las actividades que
afectan la calidad del contratista.

Como parte del control de la construcción, la Dirección del contratista mensualmente evaluará el cumplimiento
del Plan de Inspección del Proyecto (GPR-PL02) y el Plan de Ensayos del Proyecto (GPR-PL03),
adjuntando al Informe de gestión el porcentaje de cumplimiento.

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Por último, INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe adjuntar al Informe de gestión mensual, el avance
de las obras ejecutadas de acuerdo con el Programa de obra entregado por el contratista, el cual debe estar
en un todo de acuerdo con los plazos contractuales del programa general del contrato.

El contratista debe entregar semanalmente el programa de trabajo a ser desarrollado en cada uno de los
frentes de obra en ejecución o a ser ejecutados, según formato anexo al presente documento. El cumplimiento
de estos programas de trabajo semanales debe ser incluido en el Informe de gestión mensual.

Para el recibo de las obras ejecutadas y elaboración de las correspondientes actas de pago, el contratista
debe solicitar la liberación de las obras ejecutas. Esta solicitud se realizará de forma escrita y debe llegar a las
oficinas de CLIENTE un día antes de hacer dichas liberaciones.
 Identificación y Trazabilidad
INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe establecer en el Plan de Calidad, el método necesario para
identificar las actividades y materiales usados durante el desarrollo del contrato desde el recibo de los
materiales en el proyecto, durante el almacenamiento de estos hasta la instalación en el proyecto para la
ejecución de actividades, sobre el seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades contractuales,
entrega y finalización del contrato.

La identificación se debe registrar por medios adecuados. Se deben incluir en el Plan de Calidad, los
materiales y actividades que serán sometidos a trazabilidad sean estos los resultados finales del seguimiento
de las responsabilidades contractuales del contratista o a las partes constitutivas para el desarrollo de estas
actividades.

 Propiedad del cliente

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe describir en el Plan de Calidad la metodología a desarrollar
para identificar, verificar, proteger y salvaguardar lo(s) productos(s) (planos e información) suministrado(s) por
CLIENTE antes de la incorporación de éste en el proyecto, evitando la pérdida, daño o deterioro del producto
que no es propiedad de la organización del contratista, así como su uso inadecuado. En el alcance al producto
suministrado por el cliente se debe tener en cuenta aquel que es de carácter intelectual necesario para el
desarrollo del proyecto.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe presentar un informe al CLIENTE sobre el resultado de la
verificación realizada a los productos suministrados por el CLIENTE luego de transcurridos diez (10) días
calendario de entregada la información, ya sea al inicio del proyecto o durante su desarrollo.

 Preservación del producto

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe incluir en el plan de calidad una matriz a través de la cual la
organización establece las condiciones a tener en cuenta para el adecuado almacenamiento de los materiales
usados por la organización para la ejecución del contrato. En esta matriz se debe incluir todos y cada uno de
los materiales a ser usados para la ejecución del proyecto, así mismo se debe determinar las condiciones
para el adecuado almacenamiento, manipulación y embalaje de los materiales antes de ser usados para la
ejecución del proyecto. Así mismo debe incluir las acciones para la protección de la obra ejecutada evitando
su deterioro antes de la entrega al CLIENTE.

5.7.4. Control de los dispositivos de seguimiento y medición

 Generalidades
INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe referenciar en el plan de calidad la documentación necesaria
para el control y calibración de los equipos de inspección, medición y ensayo utilizados para demostrar que
los resultados de las actividades de construcción cumplen con lo establecido en el contrato y en las
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especificaciones técnicas de construcción, evitando que se usen dispositivos para la verificación y ensayos de
las actividades del proyecto que no den lugar a resultados precisos ni exactos.

Los equipos de inspección, medición y ensayo o referencias comparativas (de propiedad de INTEGRAR
BIENES Y SERVICIOS S.A.S. o subcontratistas), deberán ser comprobados periódicamente para demostrar
que tienen capacidad de verificar la aceptabilidad del proceso, actividad o material de manera precisa y
exacta. Se debe incluir en el Plan de Calidad un plan metrológico en el cual registre la siguiente información:

 Medición por realizar,

 Precisión requerida,
 Nombre del equipo a usar,
 Exactitud del equipo a usar,
 Código de identificación única,
 Frecuencia de la comprobación,
 Método por usar para la realización de la comprobación,
 Criterios de aceptación de las comprobaciones realizadas,
 Formato para el registro de la comprobación y
 Responsable de la ejecución de las comprobaciones.

Cada cuatro (4) meses el contratista realizará la calibración de los equipos, ésta se debe realizar contra
patrones reconocidos internacional o nacionalmente; en los casos en que no existan tales patrones, se deberá
documentar la base utilizada para la calibración. Si al realizar las comprobaciones de los equipos de
inspección, medición y ensayo se evidencia que no se encuentran satisfactorios estos equipos, el contratista
debe evaluar la validez de los resultados realizados desde la última comprobación satisfactoria realizada e
informar a la dirección general qué equipos no cumplen con los requisitos de aceptación definidos,
recomendando las acciones a que haya lugar.

Los registros de las comprobaciones deben estar fácilmente disponibles para cuando el Ingeniero del
Proyecto asignado lo solicite. En el Informe de gestión mensual se deberán entregar los certificados de las
calibraciones vigentes de los equipos utilizados para realizar las mediciones. Así como los registros de las
comprobaciones realizadas a los mismos durante el periodo.

5.8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA:

5.6.1. Satisfacción del Cliente
El contratista debe incluir en el Plan de Calidad cada uno de los aspectos a ser evaluados por CLIENTE,
sobre su percepción del desarrollo del Contrato y el cumplimiento por parte del INTEGRAR BIENES Y
SERVICIOS S.A.S. Esta evaluación debe ser tenida en cuenta por el contratista en la revisión por la dirección,
aplicable del cumplimiento del plan de calidad y debe ser tenido en cuenta como uno de los objetivos de
calidad para controlar y dirigir el desempeño del proyecto.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe incluir en el plan de calidad, el formato para el registro
(encuesta) de la percepción de CLIENTE y el representante de este, el supervisor del contrato en cuanto al
cumplimiento de los requisitos, especificaciones técnicas y compromisos contractuales definidos. Las
evaluaciones de satisfacción del cliente (Concesión), deben realizarse como mínimo cada dos (2) meses.

En el Informe de gestión mensual se relacionarán las acciones tomadas para mejorar los resultados
alcanzados a partir de los resultados sobre la satisfacción del cliente según la evaluación realizada por parte
del CLIENTE o por parte de la interventoría

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5.6.2. Auditorías Internas

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe referenciar en el Plan de Calidad el procedimiento
documentado para la planificación y ejecución de auditoría interna de calidad, evitando la disminución de la
capacidad de la organización de cumplir con los compromisos contractuales. Las auditorías internas de
calidad deben ser efectuadas por personal entrenado y calificado para el cumplimiento de la competencia
necesaria para el desarrollo de las actividades de auditoría y actividades desarrolladas por contratista. La
competencia del auditor interno debe estar definida y determinada en el Plan de Calidad; los auditores
internos de calidad deberán ser independientes de las actividades auditadas.

Así mismo INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe incluir en el Plan de Calidad la programación de
las auditorías internas al proyecto de construcción, las cuales se deben realizar cuando menos cada dos (2)
meses. El programa de auditorías internas a incluir en el plan de calidad debe contener, pero no limitarse a la
siguiente información:

 Fecha de la auditoria,
 Nombre del auditor responsable,
 Nombre del auditado,
 Elemento o actividad auditada.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe presentar para aprobación del CLIENTE, la(s) hoja(s) de vida
de (los) responsable(s) de la ejecución de las auditorías internas, así como los registros de soporte que
evidencian el cumplimiento de los requisitos mencionados para ser auditor.

Igualmente, se debe referenciar en el Plan de Calidad los registros resultantes de las auditorías realizadas.
Los resultados de las auditorías internas de calidad deben ser parte integral de la revisión del sistema de
calidad por parte de la Gerencia General. Los resultados de auditorías internas deben adjuntarse al Informe
de gestión mensual, así como las acciones tomadas por parte de la dirección de construcción para la mejora
de los hallazgos encontrados.

5.6.3. Seguimiento y medición de los procesos

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe describir dentro de las caracterizaciones de los procesos, las
mediciones a implementar en cada proceso para determinar la gestión realizada por el responsable. El
desempeño de cada proceso debe ser evaluado cada mes por parte de la dirección en la revisión de la
implementación del plan de calidad.

5.6.4. Seguimiento y medición del producto o servicio

Se entiende como medición del producto, la evaluación sobre el cumplimiento de las obligaciones
contractuales de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. y el cumplimiento de las especificaciones
técnicas de construcción de las actividades y materiales usados para la ejecución del contrato y evaluados y
controlados a través de los planes de autocontrol y planes de control desarrollados a partir de los presentes
requisitos.

Los registros de calidad deben demostrar si la actividad evaluada en el plan de ensayos (especificaciones
técnicas de construcción) o planes de control (Compromisos contractuales) han pasado o fallado las
inspecciones o ensayos realizados, identificando la autoridad responsable por la inspección y la liberación del
resultado de la actividad. En los casos en los que el resultado de la actividad no pase cualquier inspección y/o
ensayo, el contratista debe aplicar los procedimientos establecidos para el control de no conformidades.

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Así mismo, el contratista debe solicitar la liberación y aceptación de su producto u obras ejecutadas. El
soporte entregado por el contratista debe estar en todo de acuerdo con el protocolo de especificaciones
técnicas de construcción establecido por el equipo de diseño. No se dará por liberado o aceptado una etapa
hasta que no se hayan cumplido todas y cada una de las especificaciones establecidas en el protocolo
establecido, así como en el plan de ensayos (anexo al presente documento) entregado con el plan de calidad.

Los mecanismos de liberación, las etapas, tiempos y responsabilidades se establecen en el transcurso de las
actividades constructivas. El cual será entregado oportunamente a cada contratista.

5.6.5. Control de no conformidades

 Generalidades
INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe referenciar en el Plan de Calidad el procedimiento
documentado para asegurar la prevención del uso no propuesto, o la operatividad del resultado del producto
no conforme con los requisitos especificados en el Contrato de construcción. El procedimiento, debe ser
implementado por todos los procesos que participan en la ejecución del contrato y según lo definido en el
mapa de procesos, para garantizar el mejoramiento continuo de la organización. Se debe establecer
claramente en el Plan de Calidad qué constituye un evento no conforme.

Una relación de las no conformidades halladas debe ser relacionada en el Informe de gestión mensual junto
con el tratamiento dado a los mismos.

 Revisión y disposición de las no conformidades

En el Plan de Calidad se debe establecer y determinar la responsabilidad por la revisión de las no
conformidades y la autoridad para la disposición de las mismas. En el evento de presentarse una no
conformidad, esta puede ser: reprocesada para que cumpla con los requisitos de calidad establecidos por el
CLIENTE, reclasificada para aplicaciones alternativas o rechazada, en el evento de ser necesario la
derogación de un producto o servicio (actividades o materiales) que no cumple con las obligaciones
contractualmente establecidas, estos deben ser informados al CLIENTE, para la autorización directa de este.

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe incluir en el plan de calidad el formato para el registro de un
evento no conforme en un formato adecuado a las necesidades de su organización, la descripción de la no
conformidad que se haya detectado y las disposiciones tenidas en cuenta para que los resultados del servicio
o proceso cumplan con los requisitos de las especificaciones técnicas de construcción o los compromisos
contractuales establecidos, deben ser registradas en dicho formato.

Una vez implementadas las disposiciones para la reparación del servicio no conforme, éste debe ser
inspeccionado nuevamente y INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., deberá dejar registro de tal actividad
inspeccionada nuevamente y cada una de las características de calidad establecidas en las especificaciones
técnicas de construcción, normas de calidad aplicables o los requisitos contractuales.

5.6.6. Acción Correctiva y Preventiva

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S. debe referenciar en el Plan de Calidad el procedimiento
documentado para aplicar acción correctiva y/o preventiva que evite la recurrencia de no conformidades
reales identificadas y la ocurrencia de no conformidades potenciales.

5.6.7. Acción correctiva y preventiva

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En el Plan de Calidad, INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., deberá incluir el formato a ser
implementado para el registro de acciones correctivas y/o preventivas, este formato debe permitir los
siguientes elementos a ser registrados:

a. Registro de los resultados de las investigaciones de las causas del evento o eventos no conformes
detectados en el desarrollo del servicio.
b. Determinar la responsabilidad para la ejecución de la acción correctiva necesaria para eliminar la causa o
causas de la no conformidad detectada.
c. Referenciar los controles para asegurar que la acción aplicada ha sido eficaz.
d. Referenciar las fuentes adecuadas de información para el desarrollo de acciones preventivas y así
detectar, analizar y eliminar las causas de no conformidades potenciales.

En el Informe de gestión mensual, INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., debe relacionar las acciones
correctivas y preventivas identificadas durante el desarrollo del contrato.

5.6.8. Mejora continua

El contratista debe incluir en el Informe de gestión mensual las acciones para la mejora del proyecto a partir
del análisis de los datos incluidos en el informe. Así mismo incluirá las acciones requeridas por el CLIENTE
para apoyar la buena ejecución del contrato.

5.7. GESTIÓN SST Y AMBIENTAL

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., cuida que su personal ejecute las actividades del proyecto de
forma segura y ambientalmente sostenible. Para el cumplimiento de este compromiso:

a. Se identifican los impactos ambientales en la ejecución de sus obras,

b. Se previene, controla y mitiga al máximo los riesgos y los efectos adversos que se presenten sobre la
salud del empleado.
c. Se implementan los mecanismos de control requeridos que aseguren el cumplimiento de los requisitos
legales para una adecuada Gestión SST.

5.8.1. Identificación, valoración y determinación de controles

 Aspectos ambientales
Teniendo en cuenta el procedimiento Identificación de aspectos ambientales, valoración de controles y
evaluación de impactos (GAM-PR01), y los documentos que el cliente entrega mediante las Licencias
Ambientales aprobadas por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo sostenible con el respectivo “estudio de
impacto ambiental – EIA” y “Plan de manejo ambiental – PMA” o Guía Ambiental Sectorial, en los cuales se
aplican matrices de identificación y valoración de impactos, los contratistas deben elaborar la matriz de
valoración de impactos ambientales para las obras específicas a realizar en mantenimiento rutinario. Para los
Impactos Críticos y Altos identificados en la matriz se deben elaborar los análisis de trabajo seguro y
sostenible - ATS. De igual forma el personal SSTA elabora la matriz de valoración de impactos para las
oficinas de INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S.

Con esta matriz, el Coordinador SGI verifica que las actividades del proyecto sean compatibles con las
reportadas en los documentos elaborados por los contratistas, en caso de que exista una actividad que no se
encuentre contemplada dentro de las definidas, se solicita la modificación de la matriz de valoración para
incluirlas. Se procede al diligenciamiento formato “Desempeño SST para contratistas” para las obras en
ejecución. Con el cual realiza el seguimiento mensual a la aplicación de los controles propuestos para el
manejo de los impactos identificados.

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5.8.2. Peligros y valoración de riesgos

Antes de iniciar cualquier actividad se procede con la identificación de los peligros y valoración de los riesgos,
el responsable es el Coordinador SGI quien utiliza la Matriz IPVCER (GST-MT01), dentro de la cual se
definen los controles a implementar para la salud y seguridad de los trabajadores. La metodología para
elaborar esta matriz está definida en el procedimiento Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y
Valoración de Controles (GST-PR05).

5.8.3. Programas
Los programas de gestión adoptados por el INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., incorporan aquellas
mediciones que se consideran convenientes para evaluar el desempeño SST del proyecto, y corresponden a
lo definido en la legislación nacional vigente. Los programas se listan a continuación:

 Programa de SST
 Inspección Gerencial
 Medicina laboral
 PVE Osteomuscular
 PVE Auditivo
 Gestión Ambiental
 Incentivos
 Mantenimiento de Instalaciones y Equipos
 Mantenimiento de Equipos
 Inspecciones
 Manejo de Residuos Sólidos
 Programa de Ahorro del Agua
 Programa de Ahorro de Energía
 Control de Calidad del Aire
 Simulacros
 Suministro de Agua Potable
 Suministro de Alimentación

El Coordinador SGI tiene la responsabilidad de implementar cada uno de los programas, tanto en Oficina
como en las actividades de construcción del proyecto, a través de seguimiento e inspección verifica que en las
obras los subcontratistas cumplan con las actividades necesarias para llevar a cabo estas actividades, se
realiza un cronograma el cual se controla y actualiza mensualmente. Los programas garantizan el
cumplimiento de la Política y los objetivos.

5.8.4. Control operacional

En el Área Administrativa, el control operacional consiste en la implementación de los programas y
seguimiento de las inspecciones según el instructivo “inspecciones SST”. Para el control de las actividades
operativas, el cual se lleva a cabo a través de los proveedores o contratistas, el responsable de
mantenimiento rutinario debe informar al Coordinador SGI sobre los nuevos contratos en el proyecto, el
inspector en mención debe llevar a cabo las siguientes actividades de control:
 Divulgar el Plan de Gestión del Proyecto (GPR-PL01).
 Elaborar la Matriz IAVCEI (GAM-MT01).
 Elaborar la Matriz IPVCER (GST-MT01).
 Verificar que las actividades descritas en la matriz sean ejecutadas
 Revisar los informes entregados en las frecuencias determinas.

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 Atender las visitas de entes ambientales y otros, en conjunto con el cliente.

 Coordinar y controlar la implementación de los programas SST.
 Realizar seguimiento permanente de las actividades desarrolladas mediante visitas a campo.

Al finalizar la obra, se debe solicitar la entrega del DOSSIER, el cual debe contener información Ambiental y
SST, de acuerdo con las actividades ejecutadas en el Proyecto. El informe debe ser revisado y aprobado por
el Coordinador SGI de acuerdo con los criterios establecidos contractualmente.

5.8.5. Preparación y respuesta ante emergencias

INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., adopta Planes de emergencia, conforma brigadas, Planifica y
ejecuta simulacros, con el fin de preparar y dar respuesta a las posibles emergencias que se lleguen a
presentar.

El Coordinador SGI debe verificar que los documentos contemplen la metodología a ser aplicada ante las
contingencias de seguridad y ambientales. Las posibles amenazas para el proyecto se encuentran en el
documento del Plan de Emergencias del Proyecto

6. CONTROL OPERACIONAL Y DE GESTIÓN

6.7. CONSIDERACIONES DE CALIDAD.
 Utilice y diligencie adecuadamente los formatos establecidos para registrar sus actividades.
 Aplique los documentos establecidos para cada actividad. En caso de requerirse una mejora, deberá
informarlo para que se aplique lo antes posible.
 Archive en el lugar indicado los registros y/o documentos aplicables a la gestión de su cargo.
 En caso de envíos digitales, proteja los documentos en Formato PDF o asígnele una protección con
contraseña.

6.8. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO.

 Revisar de forma periódica los hábitos de trabajo para detectar posibles actos inseguros que puedan
generar riesgos.
 Las salidas, zonas de paso, vías de evacuación y espacios de trabajo deberán mantenerse siempre
despejados de objetos y líquidos o sustancias resbaladizas
 Inspeccionar equipos y herramientas a utilizar que estén en buen estado y bien asegurados.
 El área de trabajo y muebles deberán quedar ordenadas y recogidas al finalizar la jornada. Guarda los
objetos cortantes o punzantes tan pronto termines de utilizarlos.
 Mantener un extintor en el sitio en buen estado y con recarga vigente. Tener en el lugar: una camilla, un
botiquín y un vehículo en caso de que se llegue a presentar una emergencia.
 Usar los equipos de protección personal que sean necesarios para protegerte de los riesgos a que estés
expuesto (Cabeza, Cara, Visual, Auditiva, Manos, Pies y Cuerpo).

6.9. CONSIDERACIONES DE SALUD EN EL TRABAJO.

 Cumpla con las recomendaciones médicas generadas en sus Exámenes Ocupacionales.
 Reportar oportunamente las condiciones de salud o causas de su ausentismo.
 Cumplir con las recomendaciones ergonómicas generadas para la ejecución de sus labores.
 Participe en los programas de Promoción & Prevención ejecutados por la empresa.

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6.10. CONSIDERACIONES DEL MEDIO AMBIENTE.

 El material que pueda ser reutilizado será recuperado.
 Ubicar bolsa o contenedor en el color adecuado para la recolección y separación del residuo.
 Aplicar las medidas establecidas para el ahorro de los recursos (Agua, energía y papel).
 Los elementos de protección defectuosos se deberán ser entregados a bodega de materiales para su
recolección, clasificación y disposición final

7. DOCUMENTOS Y FORMATOS ASOCIADOS

Código Documento y/o Formatos Aplicables Responsable Frecuencia
GCA-FT02 Listado Maestro de Documentos Coordinador SGI Ocasión
GCA-FT03 Listado Maestro de Registros Coordinador SGI Ocasión
GCA-PR01 Elaboración y Control de Documentos Coordinador SGI Ocasión
GCA-PR02 Control de los Registros Coordinador SGI Ocasión
GCA-IN01 Edición de Documentos Coordinador SGI Ocasión
GPR-PL01 Plan de Gestión del Proyecto Coordinador SGI Ocasión
GPR-PL02 Plan de Inspección del Proyecto Coordinador SGI Ocasión
GPR-PL03 Plan de Ensayos del Proyecto Coordinador SGI Ocasión
GAM-MT01 Matriz IAVCEI Coordinador SGI Ocasión
GST-MT01 Matriz IPVCER Coordinador SGI Ocasión
GCA-MT01 Matriz de Requisitos Contractuales Coordinador SGI Ocasión
PDE-PO05 Política del Sistema de Gestión Coordinador SGI Ocasión
PDE-FT16 Acta de Revisión Gerencial Coordinador SGI Ocasión

8. GESTIÓN DEL CAMBIO

Versión Fecha Descripción del Cambio
01 01/08/2022 Emisión Inicial del Documento.
02 02/01/2023 Ajuste y actualización de este documento.

9. APROBACIÓN DE DOCUMENTO
NOMBRE COMPLETO CARGO FIRMA

ELABORÓ HENRY E. CAICEDO R. ASESOR SGI

APROBÓ CAMILO ADOLFO GALLEGO P. GERENTE

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