Gestión Por Procesos Clase2 - pdf1
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Índice
1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3
2 Conceptos sobre Procesos............................................................................................................................ 3
2.1 Definición de proceso .......................................................................................................................... 3
2.2 Características de los procesos ..................................................................................................... 5
2.3 Definición de los procesos................................................................................................................ 5
2.4 Propietarios de los procesos .......................................................................................................... 6
2.5 Clasificación de los procesos .......................................................................................................... 7
2.6 Mapa de procesos ................................................................................................................................ 8
2.7 Diagrama de flujo de los procesos ............................................................................................. 9
2.8 Sistema de medida de los procesos ......................................................................................... 12
2.9 Mejora continua de los procesos ................................................................................................ 14
3 La Gestión Tradicional: Organización Funcional ............................................................................. 15
4 La Gestión por Procesos ............................................................................................................................... 17
4.1 Establecimiento de una gestión por procesos .................................................................. 18
4.1.1 La mejora de las empresas en la gestión por procesos................................. 19
5 Conclusiones ....................................................................................................................................................... 22
6 Referencias Bibliográficas ........................................................................................................................... 23
Objetivos
Conocer qué se entiende por proceso en las empresas, cómo se definen y clasifican,
qué es un mapa de procesos, cómo se representan los procesos mediante gráficos
de flujo y cómo se miden y mejoran los procesos.
Saber en qué consiste la gestión por procesos y qué ventajas presenta frente a la
organización funcional o departamental.
1 Introducción
Los resultados de un proceso pueden ser elementos de entrada del siguiente proceso.
Todo proceso incluye, por tanto, una sucesión de actividades que, necesariamente,
tienen cada una de ellas alguna actividad precedente y lógicamente tendrán otra a
continuación hasta su final. Los límites establecidos para cada proceso configuran el
ámbito del proceso.
Compras de materiales.
Recursos humanos.
Asignar los recursos que el proceso consume o necesita utilizar para poder
generar las salidas: materias primas, medios productivos (máquinas,
herramientas, etc.), información,...
Asegurar las relaciones y la eficacia y eficiencia en las interfaces con otros procesos
(coordinación con otros procesos).
Para asegurar que los “propietarios de los procesos” sean capaces de cumplir sus
responsabilidades, es muy importante elegirlos adecuadamente. Los criterios a
considerar en la nominación de los propietarios son:
Capacidad de liderazgo.
Para que los “propietarios de los procesos” puedan cumplir sus responsabilidades,
deben disponer de atribuciones sobre los recursos, los procedimientos, los integrantes,
los resultados, indicadores y medidas, y la mejora de sus procesos.
No todos los procesos de una organización tienen la misma incidencia en los resultados
Los procesos pueden ser Estratégicos, del negocio, en la satisfacción de los clientes, en la estrategia y objetivos, en los costes,
Operativos o de Apoyo.
en la imagen corporativa o en la satisfacción del personal. Además, algunos están más
enfocados a atender la visión de la empresa (lo que la empresa quiere ser) y otros a la
misión (lo que la empresa quiere hacer).
Procesos Estratégicos:
Los procesos estratégicos intervienen en la visión de la empresa. Son los que permiten
definir y desplegar las estrategias y objetivos de la organización. Hay procesos
estratégicos que son genéricos y comunes a la mayor parte de negocios (marketing,
I+D, gestión de la calidad cuando está enfocada a la prevención de errores, la
satisfacción de los grupos de interés y la mejora continua, etc.). Pero también hay
procesos que su consideración como estratégicos o de otro tipo, depende de la
estrategia de la empresa. Por ejemplo, en una empresa de consultoría que pretenda ser
reconocida en el mercado por la elevada capacitación de sus consultores, los procesos
de formación y gestión del conocimiento deberían ser considerados estratégicos. En
cambio, en otros negocios donde la preparación de los operarios no pretenda ser un
elemento diferenciador, los procesos de formación y gestión del conocimiento serían
considerados de apoyo. También se les conoce como procesos
Procesos Operativos:
También se les conoce como procesos Clave o Misionales, dado que son los que
intervienen directamente en la misión de la empresa. Constituyen la secuencia de valor
añadido con que la organización satisface las necesidades de los clientes (de ahí que
sean Clave).
Procesos de Apoyo:
El mapa de procesos debe ser claro y conciso en cuanto a la información que refleja
para cumplir con su finalidad. Todos los procesos deben constar en el mapa y deben de
estar unidos a los procesos con los que se interrelacionan.
Para visualizar fácilmente los flujos de los procesos se recurre a los diagramas de flujo o
El diagrama de flujo muestra la secuencia
flujogramas, en los que, mediante flechas que conectan unas actividades con otras, se
operativa de las actividades que constituyen representa la secuencia de las actividades del proceso.
los procesos.
El flujograma debe ser elaborado para todos los procesos y a todos los niveles de
jerarquía del proceso.
Puede ser habitual que debido a la complejidad del proceso no se pueda representar
en un único diagrama. Se puede entonces recurrir a fraccionar el proceso en varios
diagramas o representar partes del proceso en diagramas complementarios.
Ayudan a definir los puntos de control y dentro de éstos aquellos que son
especialmente críticos para conseguir los requisitos del cliente.
Definir los criterios que orientan al mismo (por ejemplo, la agilidad en la respuesta a
las reclamaciones de los clientes).
Los indicadores (Key Performance Indicators, KPI) son mediciones del funcionamiento
de un proceso. Pueden ser de eficacia o eficiencia.
Los indicadores de eficacia miden el cumplimiento con las necesidades y deseos de los
destinatarios del mismo. Por ejemplo:
Los indicadores de eficiencia miden el consumo de recursos del proceso. Por ejemplo:
Los indicadores de eficacia y los de eficiencia son los indicadores de resultados del
Los indicadores de eficiencia miden el proceso. Permiten medir las variaciones habituales que se producen en el proceso y la
consumo de recursos del proceso.
eficacia de las acciones de mejora. Se pueden aplicar al funcionamiento global del
proceso.
En los procesos también pueden existir otro tipo de medidas, pero que no se
corresponden con indicadores del proceso pues no reflejan el funcionamiento del
mismo, sino que corresponden a requisitos relativos a la forma de proceder para la
realización correcta del trabajo (por ejemplo, la temperatura que debe tener una pieza a
estampar en caliente, la densidad de la pintura para su adecuada sujeción a la pieza
metálica a pintar, o la temperatura y tiempo que tiene que estar asándose un pollo –en
el caso de un restaurante–).
Para llegar a la mejora del proceso primero, antes tiene que estar puesto en marcha. Es
decir hay que:
Asegurar que cada vez que se repita el proceso se va a desarrollar de acuerdo con el
La mejora continua de los procesos procedimiento (¿qué desviaciones se han producido respecto al procedimiento?,
optimiza su estabilidad, su eficacia y su
¿cómo pueden evitarse en próximas ocasiones?).
eficiencia.
Se esta forma se garantiza que existe una forma definida y estabilizada de ejecutar el
proceso.
La mejora continua de los procesos optimiza los procesos existentes, eliminando las
operaciones que no aportan valor y reduciendo los errores o defectos del proceso.
Una mejora es toda acción destinada a cambiar la forma en que queremos que
funcione un proceso para mejorar alguno de sus resultados. Las mejoras lógicamente
se deben reflejar en la mejora de los indicadores del proceso (por ejemplo, el indicador
de porcentaje de tornillos fuera de tolerancia estaba en un 10%, y tras realizar una
mejora el valor de este indicador ha bajado al 3%).
Para la mejora de los procesos se requiere un método: el ciclo PHVA (Planificar – Hacer
– Verificar – Actuar) o el modelo ISAMA (Identificar – Seleccionar – Analizar – Mejorar –
Actuar), herramientas (las 7 herramientas básicas de la calidad) y una estructura para
gestionar los esfuerzos individuales o de grupo.
Falta de implicación y motivación de las personas, por la separación entre “los que
piensan” y “los que trabajan” y por un estilo de dirección impositivo en vez de
participativo.
Las empresas son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayoría de las
organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia
que representa las organizaciones departamentales, con sus nichos de poder y su
inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco
común y trabajando con una visión de objetivo en el cliente.
La gestión por procesos ( Business Process Management, BPM) es una forma sistémica
de identificar, comprender y aumentar el valor agregado de los procesos de una
empresa para cumplir con la estrategia y objetivos del negocio y elevar el nivel de
La organización funcional no promueve la
satisfacción de los clientes.
implicación y motivación de los trabajadores.
La gestión por procesos percibe la organización como un sistema interrelacionado de
procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del cliente.
Supone una visión alternativa a la tradicional caracterizada por estructuras organizativas
de corte jerárquico - funcional, que en buena medida dificulta la orientación de las
empresas hacia el cliente.
Todo ello acaba incidiendo en una mayor calidad, reducción de los plazos de entrega y
costes más bajos.
En la gestión por procesos es muy importante una visión sistémica, es decir, no “ver” las
partes aisladamente sino integradas en un todo, porque las partes o procesos,
interaccionan entre sí, de tal manera que un cambio en un proceso puede afectar a otro
u otros procesos, incluso a toda la organización. Por ello es muy importante el trabajo
en equipo, no sólo dentro de cada proceso, sino además entre ellos.
La mejora de los procesos es una parte de la gestión de los procesos, cuya finalidad es
la mejora de las metas que debe alcanzar.
En el enfoque sobre procesos, la mejora continua parte del principio de que cualquier
actividad puede mejorarse si se planifica sistemáticamente su mejora, se comprende la
práctica existente, se planifican las soluciones y se ponen en práctica, se analizan los
resultados y sus causas, y se comienza el ciclo de nuevo.
Todas las empresas responden, en el fondo, al modelo de un proceso (un gran proceso
en este caso, o macroproceso): están definidas su visión, misión y objetivos, sus
entradas y salidas, los recursos necesarios, sus “propietarios” y sus indicadores de
medida. Su proceso de mejora continua es equiparable al visto para los procesos.
3. Analizar las causas "raíces" de las deficiencias (diagrama de causa y efecto, y análisis
y resolución de problemas).
4. Redefinir las metas del proceso para pasar de como es actualmente a como debería
ser.
Fue ideada por Michael Hammer y James Champy en 1993 y recogida en su libro
“Reengineering the Corporation: A manifesto for business revolution”: “ Se deberá
analizar desde cero (o desde la raíz) todos los procesos de la empresa buscando, más
que la simple mejora, un cambio profundo, con el fin de despojar a los procesos de
todo aquello que no añade valor ”.
Es la técnica más radical y es como si se diseñara por primera vez el proceso y la
La reingeniería de procesos es una forma estructura que lo soporta. El objetivo de la reingeniería es diseñar un proceso ideal y
especial de mejora de los procesos a través toma la ventaja de los agentes facilitadores más modernos (tecnología, mecanización,
de un cambio radical, en vez de un cambio
etc.).
gradual.
Cuando se aplica correctamente es capaz de alcanzar alta cota de mejora (por ejemplo
reducciones del coste y el ciclo de tiempo entre un 60-90%, y de la tasa de errores
entre un 40-70%), pero es la técnica más costoso, la que más tiempo requiere y la que
más riesgo asume. Técnicamente incluye las 4 fases siguientes:
Qué debe ser hecho desde la entrada hasta el suministro del producto o salida.
5 Conclusiones
La Gestión por Procesos es una alternativa de gestión empresarial para dar respuesta a
las deficiencias de la Organización Funcional.
Para definir los procesos es necesario determinar su misión y objetivos, sus entradas con
sus proveedores y sus salidas con sus clientes (internos o externos), los recursos que
requiere (materiales, medios y personas), las metodologías de trabajo o procedimientos,
sus “propietarios” o responsables, y los indicadores y medidas necesarios para su
control y mejora.
Para conocer en detalle la estructura de los procesos resulta muy útil la representación
gráfica del flujo de mismo mediante los diagramas de flujo.
Los procesos deben mejorarse continuamente para que resulten más competitivos. En
la mejora de los procesos debe implicarse a todos sus miembros.
La mejora de los procesos debe hacerse a partir del análisis de datos reales de ahí la
importancia de establecer indicadores de medida para evaluar la variabilidad, eficacia y
eficiencia de los procesos.
6 Referencias Bibliográficas
Beltrán Sanz, Jaime; Carmona Calvo, Miguel A.; Carrasco Pérez, Remigio; Rivas
Zapata, Miguel Ángel; Tejedor Panchón, Fernando (2009). Guía para una gestión
basada en procesos. Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestión del Instituto
Andaluz de Tecnología.
Berger, Cedric; Guillard, Serge (2001). Descripción gráfica de los procesos. AENOR.
ISO/TC 176/SC2. ISO/TC 176/SC 2/N1289. The process approach in ISO 9001:2015.
International Organization for Standardization (www.iso.org/tc176/sc02/public).
Morries, Daniel; Brandon, Joel (1995). Reingeniería. Cómo aplicarla con éxito en los
negocios. Edit. Mac Graw Hill
Pérez Fernández de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos. ESIC Editorial.
Trischler, William E. (1998). Mejora del valor añadido en los procesos. Barcelona:
Ediciones Gestión 2000.