La auditoría: se origina como una necesidad social generada por el desarrollo económico, la

complejidad industrial y la globalización de la economía, que han producido empresas

sobredimensionadas en las que se separan los titulares del capital y los responsables de la gestión.
Se trata de dotar de la máxima transparencia a la información económico-financiera que
suministra la empresa a todos los usuarios, tanto directos como indirectos.

Por medio de trabajos de auditoría, es posible llevara cabo valoraciones de todo tipo atendiendo a
criterios de análisis y medición exhaustivos.

Principalmente, una auditoría persigue localizar aspectos relacionados con la rentabilidad o la

eficiencia en los diferentes departamentos o delegaciones corporativas que conforman una
empresa.

Del mismo modo ocurre con otros conglomerados como fundaciones, ONGs e incluso instituciones
y administraciones públicas.

Toda organización es susceptible de ser controlada y vigilada sea cual sea su misión o su
naturaleza económica. El hecho de que exista una actividad auditora y de valoración ayuda a que
todo tipo de sociedades no caigan en irregularidades fiscales, legales o de muchos otros tipos.

Auditoría externa o legal. También conocida como financiera o independiente, consiste en el

examen de los estados financieros de una sociedad o entidad realizado por profesionales
competentes e independientes, aplicando normas y los PCGA, sobre la razonabilidad de si dichos
estados financieros muestran la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los
resultados de sus operaciones con el objeto de emitir una opinión en el informe.

objetivos de una auditoría pueden hacer referencia entre otras cuestiones a:

Identificar la situación actual y exacta de la empresa de manera general o en algún aspecto en

concreto.

Otorgar credibilidad y confianza a la empresa frente a posibles inversores o entidades bancarias.

Descubrir fraudes que se estén dando la empresa y que no teníamos conocimiento de ello.

Tomar nota de errores técnicos que se estén llevando a cabo.

Revisar la legalidad de todos los productos y actividades de la empresa.

Comprobar si el sistema de trabajo de la empresa esté siendo eficaz y eficiente.

Recoger la máxima información posible que nos permitirá tomar mejores decisiones que nos
ayudarán a mejorar el rendimiento y la productividad de la empresa.

Características principales de una auditoría

Todo trabajo auditor, independientemente de su naturaleza u objetivos, debe estar reglado por
una serie de aspectos esenciales:

El proceso de auditoría debe seguir unas pautas o criterios previamente establecidos.

La observación y medición de muy variados tipos de procesos organizacionales es el núcleo de esta
labor.

Deben tenerse en cuenta todo tipo de recursos materiales e inmateriales que forman parte de la
actividad económica, así como su aplicación productiva y su relevancia para la corporación.

Tras el análisis apropiado, deben emplearse los datos como base sólida. Esto, con la intención de
emitir unas conclusiones por medio de un informe de auditoría.

Al tiempo, una auditoría debe servir como punto de inflexión. Esto supone la aportación de nuevas
ideas y estrategias adaptadas a la naturaleza y recursos de la empresa analizada, de manera que
esta pueda verse beneficiada con su aplicación

Análisis de Gestión Administrativa:

Por la necesidad de las organizaciones de hoy, respecto a ser mejor cada día quiero conversar
sobre el ANALISIS DE GESTION

ADMINISTRATIVA (AGAD), basado en mi experiencia en la aplicación de esta maravillosa

herramienta administrativa y al estudio de su teoría de la mano del Dr. José Ruiz Roa en su libro
titulado “Fundamentos para el análisis de la gestión administrativa” esta herramienta sin duda
alguna aporta un gran valor a la gestión y resultados en cualquier entidad.

Para los gerentes el contar con un conocimiento actual de la organización siempre va a

representar de gran valor y muy necesario, y es que al contar con una revisión analítica total o
parcial de la entidad con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades
de mejora podrá abrir las compuertas a la innovación, a crear ventajas competitivas, mejores
procesos, aumento de la productividad y ser más efectivos. El Dr. Roa nos dice que el Análisis de
gestión administrativa es un examen de la estructura administrativa o de sus componentes para
evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la planificación,
organización, la coordinación, la dirección la ejecución y control de los objetivos trazados por la
empresa para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo
de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control. Mediante la
mejor utilización de los recursos disponibles conforme a procedimientos encuadrados dentro de
normas y políticas de la verdadera administración.

Desde el inicio de su aplicación se orienta a corregir deficiencias en la organización y claro esta

producir mejoras en el funcionamiento administrativo para optimizar los procesos, productividad,
tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.

En cuanto a los objetivos del AGAD tenemos que bucas:

Identificar las áreas donde las mejoras pueden ser substanciales.

Verificar la producción de sus servicios y los recursos de esa producción, y así ver los resultados
que se han logrado.

Determinar las debilidades en los métodos o procedimientos administrativos.

Detectar las áreas donde es posible lograr notables economías.

Y respecto a las etapas tenemos que hay:

Una etapa inicial de planificación: en la cual se llevó a cabo la reunión inicial respectiva con la alta
gerencia de la organización objeto del AGAD.

Luego se realiza un examen preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa,
Asimismo se contempla lo relativo al examen del control interno determinándose las áreas críticas.

Posteriormente se aplica un examen en profundidad de esas áreas de acuerdo a los análisis

previos.

Y Por último se redactan las conclusiones y recomendaciones que se presentaron con el Informe
final.

En cuanto a las características principales del AGAD tenemos que son Según Ruíz Roa (1995):

Que se fije como meta lograr una Administración más eficaz o funcional.

Orientar desde el punto de vista de los negocios, el presente, pasado y futuro de la entidad.

Lograr que el alcance del AGAD cubra una operación o función determinada en la entidad.

Que mida los principios de Administración de Operaciones de la entidad.

Que se base en las técnicas de la Administración de Operaciones de la entidad.

Propósito del Análisis de Gestión Administrativa:

Medición y comparación de logros. Control Interno eficaz. Cultura de responsabilidad. Necesidad

de un buen sistema de información integral.
Propósito principal de una auditoría: es el de garantizar la confianza de los usuarios de los Estados
Financieros, para ello el Auditor diseña y aplica procedimientos de auditoría que le permiten
adquirir suficiente y apropiada evidencia para obtener conclusiones razonables y emitir una opinión
independiente sobre la presentación de las cifras que se aprecian en los Estados Financieros.
Proveer a las organizaciones los medios necesarios para cumplir con los requisitos legales o
crediticios.

Proporcionar información confiable acerca de la entidad auditada para la toma de decisiones.

Determinar la correcta aplicación de los impuestos.

Para implementar políticas y procedimientos de control interno.

Detectar fraudes o errores en la preparación y presentación de los Estados Financieros.

Conocer los rendimientos y la situación financiera de la compañía.

Genera transparencia y certeza del uso de los recursos.

Ayuda a seleccionar y aplicar políticas contables importantes.

Protección para los intereses de los accionistas y acreedores

El Análisis de Gestión Administrativa, es una herramienta que permite el desarrollo de las

organizaciones, sin embargo, es necesario que posea la debida idoneidad, al realizar el análisis de
las estructuras de la organización, para determinar la eficiencia y la eficacia de la totalidad o partes
de los procesos, conque el capital humano está cumpliendo los objetivos establecidos en la
planificación, en el transcurso de la organización, la dirección, coordinación y ejecución, así como
los distintos controles, establecidos por la Directiva.

Con esta metodología se pueden corregir las deficiencias que se detectan para lograr el
mejoramiento continuo de la organización, en todos los procesos administrativos y de
productividad.

Todo esto encuadrado en la política de la empresa, se podrá utilizar los recursos disponibles de la
mejor manera
Se refiere de acuerdo al análisis y apreciación del Dr. José Ruiz Roa al: "examen de la estructura
administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se
están cumpliendo la Planificación, la Organización, la Dirección, la Coordinación, la Ejecución y el
Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran
existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta
lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles,
conforme aprocedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera
administración". (1)

Por su parte Franklin, indica que: "la auditoria administrativa es la revisión análitica total o parcial
de una organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades
de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable". (2)

Se puede apreciar entoncescomo este resulta en un tema con plena vigencia, el cual debe ser del
dominio del gerente de hoy, en el sentido de concientizar como marcha la organización desde un
punto de vista global.

Objetivodel AGAD

En un sentido general, se orienta a la corrección de deficiencias en la organización empresarial y

producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costosy
alcanzar la calidad deseada.
1.- Análisis de Gestión (AGAD)

El Análisis de Gestión es una poderosa herramienta de control, que permite analizar las decisiones
tomadas, en un lapso de tiempo determinado, si fueron correctas o no, si los datos utilizados para
caracterizar o dimensionar las actividades fueron las más acertadas. Las causas de las
discrepancias encontradas entre lo previsto y lo realmente ocurrido son muy variables, por
ejemplo: estimaciones de precios o rendimientos equivocados, problemas del entorno, entre
otros. Lo más precioso de este recurso es, la probabilidad real de evaluar las diferencias dentro de
un marco de análisis técnico y económico. Este hecho forma experiencia e información para tomar
mejores decisiones y generar mejores planes para la rentabilidad y éxito empresarial.

a. Propósito

Se orienta a la corrección de deficiencias en la organización empresarial y producir mejoras en el

funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada;
ya sea por cambio de gerencia o simplemente una etapa de mejora continua dentro de una
organización o departamento. De acuerdo con algunos autores se trata de

precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una
ventaja competitiva sustentable
b. Alcance

El alcance del análisis dependerá de los objetivos planteados en lar ealización del análisis, esto es,
la cantidad de departamentos involucrados, el personal involucrado, el tiempo que se desea
revisar o bien la profundidad del análisis dependerá del propósito u objetivos establecidos.

c. Características

Sistema Estructurado.

Estudia analiza la organización.

Evidencia áreas problemáticas dentro la empresa.

Incluye a la planificación para su aplicación y desarrollo.

Formula programas

Diferencia del AGAD y la Auditoría financiera en su alcance

El alcance de la auditoria va en función de su propósito. Por lo tanto, el análisis de gestión evalúa

la eficiencia de sus resultados, el cumplimiento de sus metas, la utilización de sus recursos
humanos, financieros, materiales, sus métodos, controles y su forma de operar, para precisar su
nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja
competitiva suficiente. En cambio, la auditoría financiera, como su nombre lo indica, se encarga de
verificar que los estados financieros se presentan de acuerdo a los principios de contabilidad
generalmente aceptados. Es decir, que el análisis de gestión usa la información financiera como un
medio para su determinar sus resultados, en cambio para la auditoría financiera la información
financiera es un todo.
Aspectos generales de análisis de gestión:

Sus antecedentes:

Hace algo más de cuarenta años se aplica en Venezuela la metodología para el análisis de gestión
administrativa. Siempre bajo la denominación más conocida “AUDITORÍA ADMINISTRATIVA”,
siendo ambas, desde el punto de vista práctico, sinónimas.

Hasta no hace mucho tiempo el análisis de gestión administrativa era una consecuencia de la
auditoría financiera como instrumento para evaluar el control interno de las organizaciones, Cada
día cobra más vigencia la Consultoría Gerencial o de Empresas como consecuencia de la
necesidad que tienen las organizaciones de optimizar sus resultados minimizando los costos,
siendo las técnicas del análisis de gestión administrativa las que proporcionan los resultados de tal
análisis y los correctivos a aplicar en las áreas débiles o críticas, bien sea en la función pública o en
la actividad privada. Estudiosos de la ciencia administrativa, como Henry Fayol, Frederick Winslow
Taylor y James Mc Kinsey sostuvieron que toda empresa debía ser, periódicamente, evaluada.

Para poder continuar con el desarrollo de las diversas temáticas y enfoques analíticos y
bibliográficos que se han venido desarrollando a lo largo del texto, es necesario tratar desde un
punto de vista documentativo, técnico y científico, aquellas definiciones de expertos, autoridades
en los temas y conocedores de los mismos, los cuales definen la gestión desde diversas
perspectivas, serán aplicadas y utilizadas como ejes conductores a lo largo del presente
documento. El mismo, se desarrollará de manera metódica, mencionando aquellos factores
preponderantes que deben hacer parte en la construcción de un concepto que posee tanta
relevancia y participación suprema e importante en la misma. Luego de la búsqueda bibliográfica
metodológica en relación al término gestión, se encontraron las siguientes definiciones, las cuales
representan el constructo base de este análisis:
Iniciando el análisis, es posible percatarse de una palabra que implica “acción”, lo cual hace pensar
no solamente en una serie de actividades que se realizan (muchas de ellas por delegación de
alguien), sino que hace un enfoque directo hacia la acción imperativa de administrar.

Ahora bien, partiendo del análisis sencillo y generalista, se prosigue relacionando otras
definiciones que relacionan a la gestión como las de Salgueiro, quien introduce este análisis ya
desde unas concepciones científicas más profundas: “conjunto de decisiones y acciones que llevan
al logro de objetivos previamente establecidos”.

Es decir, que se llama gestión (en palabras propias) a aquellas acciones relacionadas con
actividades que están dirigidas a la realización y desarrollo de objetivos que han debido
establecerse con anterioridad.

Definición de términos para el desarrollo de análisis de gestión: empresa, misión, visión

Misión; es el propósito genérico o razón que justifica la existencia de la organización. La misión

ordena y aclara “la idea de una organización”. es el propósito, razón de ser y fin de una
organización, define lo que pretende cumplir en un entorno específico. Es lo que la empresa hace
en el presente y la manera como atiende a diferentes grupos de interés, tales como accionistas,
colaboradores, consumidores, comunidad y gobierno, entre otros. El enunciado de la misión se
convierte en el marco de referencia para orientar las decisiones de uso y aplicación de los recursos
disponibles y actúa como amalgama para que la organización pueda funcionar en forma
coherente.

Visión: representa el futuro perfecto de la iniciativa empresarial. Es la declaración que señala a

donde se quiere llegar como organización en un plazo determinado. Es una mirada hacia el futuro,
que se basa en la imaginación, sueños, ambiciones y análisis lógico derivadas de las informaciones
sólidas. Es el camino al cual se dirige la empresa a mediano plazo y sirve de rumbo para orientar
las decisiones estratégicas de crecimiento, diversificación y competitividad, atendiendo a los
diferentes grupos de interés que gravitan alrededor de la organización. La visión es cualitativa,
invita a la transformación, es exigente ya que constituye una fuerza vital y poderosa para el
cambio, suele ser atemporal ya que no define una fecha específica para el cambio (podría también
establecer una época proyectada en el tiempo), pero su consecución implica una proyección
dinámica en el horizonte y guía el camino para que la misión trascienda hacia el futuro.

Gestión empresarial – es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los

recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la
organización de manera eficiente y eficaz

Gestión estratégica (o dirección estratégica o administración estratégica) podemos difinir como:

“el proceso permanentemente orientado hacia la construcción, implementación y monitorización
de una estrategia para garantizar la supervivencia y el desarrollo de la empresa a largo plazo”. Por
lo tanto, está orientada a largo plazo y centrada en los factores y las condiciones que afectan a la
empresa y que provienen tanto de su exterior, como de su interior.
James Mckinsey, considerado como otro de los pioneros de esta disciplina, escribió que toda
empresa "debe realizar una auto auditoria periódica de su funcionamiento", lo cual constituyó la
primera referencia formal sobre el tema, en la cual se observan dos elementos importantes. Por
un lado, se habla de la revisión del desempeño como una tarea intrínseca en las empresas, y por
otro lado, señala que ésta debe hacerse con alguna regularidad..

Capacidad gerencial – es el conjunto de conocimientos, experiencias, habilidades, actitudes y

aptitudes (inteligencia) que permite a las personas influir con medios no coercitivos sobre otras
personas para lograr objetivos con efectividad, eficiencia y eficacia.

Valores: son las creencias y conceptos básicos de una organización, forman la médula de su
cultura. Son las concepciones compartidas de lo que es importante y por lo tanto deseable, que al
ser aceptadas por los miembros de una organización influyen en su comportamiento y orientan
sus decisiones. Un sistema de valores es un conjunto de elementos que sirven de guía y criterio a
los individuos que integran una organización para analizar y juzgar comportamientos propios y de
los demás miembros, los cuales deben ser sancionados (conductas con valores negativos) o
reforzados (conductas con valores positivos).

Importancia del análisis de gestión administrativa:

Para los gerentes el contar con un conocimiento actual de la organización siempre va a

representar de gran valor y muy necesario, y es que al contar con una revisión analítica total o
parcial de la entidad con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades
de mejora podrá abrir las compuertas a la innovación, a crear ventajas competitivas, mejores
procesos, aumento de la productividad y ser más efectivos.

Desde el inicio de su aplicación se orienta a corregir deficiencias en la organización y claro esta

producir mejoras en el funcionamiento administrativo para optimizar los procesos, productividad,
tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.

En cuanto a los objetivos del AGAD tenemos que bucas:

Identificar las áreas donde las mejoras pueden ser substanciales.

Verificar la producción de sus servicios y los recursos de esa producción, y así ver los resultados
que se han logrado.

Determinar las debilidades en los métodos o procedimientos administrativos.

Detectar las áreas donde es posible lograr notables economías.

Al aplicar esta herramienta administrativa se debe velar para que forme parte de una estrategia de
cambio que requiere una clara decisión del más alto nivel y un consenso de voluntades destinado
a lograr que una organización adquiera capacidad para evolucionar.

Con este estudio se podrá determinar si se llevan a cabo políticas y procedimientos aceptables; si
se siguen las normas establecidas, identificando así las oportunidades de mejoras dentro de la
empresa y las acciones correctivas, también se llevará a cabo una evaluación del desempeño de
los colaboradores y, se orientará a la Administración en sus políticas y objetivos, hacia una
adecuada utilización de los recursos de forma eficaz. De igual manera, se buscará maximizar
resultados que sumen a fortalecer el desarrollo de la misma, bajo los conceptos de utilidad,
eficacia, reducción de costos, ganancias, competitividad, reducción de riesgos, entre otros.

El análisis sistemático de todos y cada uno de los aspectos involucrados en su ejecución demanda
establecer toda una infraestructura que haga posible el flujo de información suficiente, relevante
que ayude a contar en el momento adecuado de elementos de decisión y calidad esperado.

El Profesor José Ruiz Roa ha definido al análisis de gestión Administrativa de la manera siguiente:
“El examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de
eficiencia y de eficacia con el cual se están cumpliendo la Planificación, la Organización, la
Dirección, la Coordinación, la Ejecución y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para
corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma,
optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor
utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas
y políticas de la verdadera administración”.

Como definición podríamos decir que:

Análisis de gestión administrativa (AGAD) o auditoria administrativa es la revisión analítica total o

parcial de una organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar
oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable"

IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (AGAD)

El Análisis de Gestión Administrativa es importante porque mide, en los distintos niveles, la

capacidad de la Alta Administración; de esta forma, establece un método para asegurar a esa Alta
Administración que las políticas y los procedimientos que se aplican en las organizaciones en
general, son las más adecuadas para que los objetivos se logren con total eficacia. Constituye un
instrumento de desarrollo empresarial, el cual aconseja un examen de la estructura administrativa
para la evaluación del grado de eficiencia y de eficacia de las funciones de las ciencias
administrativas.

El Análisis de Gestión Administrativa se ha considerado como la técnica capaz de realizar el estudio

y evaluación de la organización, o de cada una de sus áreas y proporcionar soluciones a las
irregularidades encontradas, por lo cual se considera que el conocimiento de la misma es
indispensable para la formación académica y para el desarrollo profesional de los
Administradores.
Mediante el AGAD se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y
obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la
importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e
implantarlas. Además, este análisis y evaluación de factores, tanto internos como externos, debe
hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa si se quiere
mejorar realmente la organización.

Fundamentos para el análisis de gestión:

•Determinar debilidades de los métodos o procedimientos administrativos.

• Evaluar la adecuacidad y efectividad de los controles internos.

• Determinar el grado de utilidad de la información que los ejecutivos entregan a la Alta

administración.

• Detectar las áreas críticas y detectar las medidas para superar la crisis.

• Prestar asistencia a toda la Administración en la realización efectiva de sus funciones.

• Detectar las desviaciones en la Administración de la empresa revelando las causas y

efectos que inciden en la toma de decisiones.

• se orienta a la corrección de deficiencias en la organización empresarial y producir mejoras

en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad
deseada.

Limitaciones para el desarrollo de análisis de gestión administrativa (AGAD):

• La aplicación del AGAD requiere una gran cantidad de tiempo, por ella muchas organizaciones no
lo aplican.

• El costo para realizarlo, sin duda alguna, es muy costoso por eso no todas las organizaciones
están en capacidad para aplicarlo.

• No existe una escala de valores precisas que permita medir el grado de eficiencia y eficacia, con
el cual están cumpliendo las funciones administrativas, de allí se desprende el hecho de que la
calidad de esta evaluación dependa en gran parte del profesional que la realice.