MODULO No.

UNIDAD 2

DOCUMENTOS SOPORTES CONTABLES 1

Toda operación para contabilizar debe tener como base un soporte contable

Imagen tomada de: soportes-contables.iue.over-blog.es

2.1 CONCEPTO DE DOCUMENTOS SOPORTES CONTABLES

Los documentos soportes contables, son los que resultan de las operaciones
comerciales realizadas por la empresa, tales como: compras, ventas, pagos, entradas
de dinero, consignaciones en los bancos, entradas o salidas de mercancía,
devoluciones en compra o en venta, etc.

Los soportes contables son de gran importancia no sólo por la comprobación o

justificación de la transacción, sino que además se constituyen en un elemento esencial
para el registro en la contabilidad. Son prueba integra y verificable por terceras
personas.

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Los documentos soportes contables deben contener por lo menos la siguiente
información:

 Nombre o razón social de quien lo emite.

 Nombre del documento.
 Número consecutivo.
 Ciudad y fecha de expedición.
 Nombre o razón social de con quien se hace la operación comercial.
 Valor en cifras y en letras.
 Concepto de la transacción.
 Firmas de quien elaboró, revisó, aprobó y contabilizó el documento.
 Codificación contable del documento. Una vez elaborado el documento y después
de haberse distribuido las copias a los distintos departamentos de la empresa, la
copia para contabilidad se codifica para luego registrarse en los libros
correspondientes.

Nota: Para contabilizar se debe utilizar el Plan de Cuentas.

Los principales documentos soportes contables son:

2.1.1 Recibo de caja o Comprobante de Ingreso

Es un documento que se utiliza para registrar la entrada de dinero en efectivo, en

cheque o por ventas con tarjeta de crédito o débito.

Se elabora en original y tantas copias como se necesiten de acuerdo con la

organización de la empresa, por ejemplo:

 Original para la persona que efectúa el pago.

 Una copia para el consecutivo.
 Una copia para cuentas por cobrar.
 Una copia para anexar al comprobante de contabilidad.

Ejemplo: El día 23 de Febrero del año _____, la Distribuidora Arco Iris Ltda. Nit
860.325.587-9, recibe el pago de la factura No. 1245 de su cliente Almacén Superior Nit
860.785.145-5, por valor de $2’750.320 con el cheque No. 254783 del banco Santander
sucursal Avda. Chile. La Distribuidora Arco Iris, elaboró el Comprobante de Ingreso No.
25.

Fecha: Febrero 23 de ______

Cliente: Almacén Superior COMPROBANTE DE
No. 25
NIT: 860.785.145-5 INGRESO
La suma de (en letras): Dos millones setecientos cincuenta mil trescientos
veinte pesos moneda legal. Valor: $2.750.320
Concepto: Pago factura No. 1245
Cheque No. 254783 Banco: Santander Sucursal: Avda. Chile Efectivo

Contabilización Firma y Sello

Código Cuenta Débitos Créditos

Elaboró: Revisó: Contabilizó:

Gustavo Fredy Carlos C.C. O NIT 860.325.587-9

Gómez Oso Díaz

2.1.2Consignación bancaria

Es un documento que sirve para registrar un depósito de dinero en el banco ya sea en

cuenta corriente o en cuenta de ahorros. Las consignaciones bancarias pueden ser:
 1. Locales: Son las que se efectúan en una ciudad con efectivo o cheques de la
misma ciudad.
2. Nacionales: Son las que se efectúan en una cuenta de una ciudad, desde
cualquier otra ciudad.
3. De remesas: Se conocen también como “de otras plazas”. Son las que se
efectúan en una cuenta de una ciudad con cheques de otras ciudades.
4.
Ejemplo: El día 24 de Febrero de _____, la Distribuidora Arco Iris Ltda., consigna el
cheque recibido el día 23, en el banco Caja Social sucursal Unicentro, en su cuenta
corriente No. 325-56845-9.

BANCO CAJA SOCIAL CONSIGNACIÓN LOCAL

CUENTA CORRIENTE No.

CIUDAD: DIA MES AÑO

Bogotá 24 02 ____ 3 2 5 - 5 6 8 4 5 - 9

SUCURSAL: BANCO CHEQUE No. VALOR

UNICENTRO Santander 254783 2.750.320

NOMBRE DEL TITULAR:

Distribuidora Arco Iris Ltda.
No. CHEQUES Subtotal 2.750.320
CONSIGNADOS
Efectivo
1
Irma Castro Total 2.750.320
FIRMA DEL DEPOSITANTE

2.1.3. Comprobante de egreso o de pago

Este documento se elabora cuando se efectúa un desembolso de dinero en efectivo o

en cheque. Sirve como prueba de los pagos a terceros.
A éstos comprobantes se debe anexar los soportes que justifiquen dicho pago, por
ejemplo: facturas, cuentas de cobro, copias de contratos, pagarés etc., con el sello de
PAGADO.
Se elabora en original y tantas copias se necesiten de acuerdo con la organización de la
empresa, por ejemplo: Original para contabilidad, una copia para el consecutivo y una
copia para el beneficiario del pago.

Ejemplo: El día 23 de Febrero de _____, el Almacén Superior, gira el cheque

No.254783 del banco Santander sucursal Avda. Chile a favor de Distribuidora Arco Iris,
para pagar la factura No. 1245, para lo cual elaboró el Comprobante de Egreso No. 328.

Bogotá, Febrero 23 de _____ Cheque No. 254783

DISTRIBUIDORA ARCO IRIS LTDA Nit. 860.325.587-9 $2’750.320

La suma de: Dos millones setecientos cincuenta mil trescientos veinte pesos m/cte.

Stella Díaz Patiño

COMPROBANTE DE EGRESO

No. 328

Código Cuenta Débito Crédito

Concepto Cancelación factura No. 1245

Cheque No. 254783
Banco Santander Avda. Chile
Preparó Reviso Aprobó Contabilizo

Diana Díaz Fernando O. Sara Mesa Blanca Cruz

C.C. O NIT 860.325.587-9
2.1.4. Factura de venta

Es un documento que se utiliza para demostrar la transferencia de dominio de los

bienes relacionados en él. Este documento contiene una relación detallada de los
bienes o servicios que se están vendiendo.

La factura de venta la deben expedir los responsables del impuesto a las ventas, todos
los comerciantes y los profesionales.

Requisitos legales de la factura de venta:

1- Nombre o razón social de quien efectúa la venta, Cédula o Nit, Régimen (Gran
Contribuyente o Régimen común), Código de la Actividad ICA con la tarifa, dirección
y teléfono.
2- Nombre del documento “Factura de Venta”
3- Número consecutivo. (Debe ser autorizado por la DIAN).
4- Nombre o razón social del comprador de los bienes o servicios, cédula o Nit,
régimen al que pertenece, código de la actividad ICA con la tarifa, dirección y
teléfono.
5- Fecha de expedición de la factura.
6- Descripción específica de los bienes o servicios: cantidad, artículo o servicio,
referencia, valor unitario y valor total.
7- Impuesto a las ventas.
8- Valor total de la factura en cifras y en letras.
9- Firma, sello y Nit. del comprador.
10- Nombre o razón social y cédula o Nit del impresor de la factura.

Ejemplo: El día 15 de Marzo de _____, el almacén de repuestos para automotores

“Auto Repuestos Mazda” Nit 860873963-5, Régimen común, actividad ICA 204, tarifa
11,04 por mil; vende los siguientes repuestos según la factura No. 2648, a “Taller
Automotriz la Seguridad” Nit 860.314.785-2, régimen común, plazo 30 días:
REFERENCIA ARTICULO CANTIDAD VALOR UNITARIO

88158 Sello cigüeñal 1 $ 87.192

103905 Bobina encendido 1 $ 832.844

Más IVA.

Impresor: Impresos Colombia Ltda. Nit 860876321-6

AUTO REPUESTOS MAZDA

NIT: 860.873.963-5
Régimen Común FACTURA DE VENTA
Actividad ICA 204 Tarifa 11,04 por mil
Cra. 26 No.65 – 82 NO. 2648
Teléfono: 4 38 45 78 – 4 38 45 79
Resolución DIAN 190000000568
Del 2000 al 4000 Febrero 09/__

Cliente: Fecha: DIA MES AÑO

Taller Automotriz La Seguridad 15 Marzo ___
NIT: Teléfono
860.314.785-2 4 30 35 64
Dirección: Vencimiento DIA MES AÑO
Calle 63 No. 28 - 40 15 Abril ___
Régimen: Común Actividad ICA: 305

Ref. Descripción Cantidad Valor unitario Valor Total

88158 Sello cigüeñal 1 87.192 87.192

103905 Bobina encendido 1 832.844 832.844

SON: Un millón sesenta y siete mil doscientos SUBTOTAL 920.036

cuarenta y dos pesos m/cte. DESCUENTO 0
Recibí a satisfacción: IVA 147.206
Taller Automotriz La Seguridad
C.C. O NIT. 860.314.785-2 TOTAL 1.067.242
Impresos Colombia Ltda.. Nit 860876321-6
2.1.5. Nota crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la

factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías,
o cuando se ha liquidado un producto por mayor valor, se utiliza una nota crédito para
hacer la contabilización correspondiente.

Se elabora en original y tres copias y se distribuye así:

 El original para el cliente.

 Una copia para el consecutivo.
 Una copia para contabilidad.
 Una copia para cartera.

Ejemplo: Taller automotriz la seguridad, devuelve el sello cigüeñal referencia 88158

relacionado en la factura 2648 expedida por Auto Repuestos Mazda, se elaboró la Nota
Crédito No. 27, el día 19 de marzo de ______.

AUTO REPUESTOS MAZDA NOTA CREDITO

NIT: 860.873.963-5 NO. 27

Cliente: NIT: Fecha:

Taller automotriz la seguridad 860.314.785-2 Marzo 19/___
Dirección: Teléfono:
Calle 63 No. 28 - 40 4 30 35 64
Descripción Valor
Estamos abonando a su cuenta por concepto de devolución
de la siguiente mercancía:
SELLO CIGÜEÑAL REF. 88158 87.192

IVA 13.951
Total 101.143
Valor (en letras): Ciento un mil ciento cuarenta y tres pesos m/cte.
Código Descripción Débito Crédito
2.1.6. Nota débito

Este documento se elabora para registrar un producto dejado de relacionar en una

factura, o para corregir un menor valor cobrado.

Se elabora en original y tres copias y se distribuye así:

 Original para el cliente.

 Una copia para el consecutivo.
 Una copia para contabilidad.
 Una copia para cartera.

Ejemplo: En la factura 2648, el valor de la bobina de encendido es de $932.844 y se

había registrado por $832.844. Se elaboró la Nota Débito No. 05, el día 25 de marzo
de ______.

AUTO REPUESTOS MAZDA NOTA DEBITO

NIT: 860.873.963-5 No. 05

Cliente: NIT: Fecha:

Taller automotriz la seguridad 860.314.785-2 Marzo 25 / ___
Dirección: Teléfono:
Calle 63 No. 28 - 40 4 30 35 64
Descripción Valor

Estamos cargando a su cuenta por concepto de un menor

valor registrado en la factura No. 2648, en la siguiente
mercancía:
BOBINA DE ENCENDIDO REF. 103905

Valor correcto 932.844

Menos valor registrado - 832.844
Diferencia 100.000
IVA 16.000
Total 116.000
Valor (en letras): Ciento dieciséis mil pesos m/cte.
Código Descripción Débito Crédito
Nota:

Existen también las Notas Crédito Bancarias y Notas Débito Bancarias.

Notas Crédito Bancarias. Son documentos elaborados por el banco en los cuales le
informan al cliente que le han efectuado un depósito a su cuenta corriente por
conceptos tales como: préstamos bancarios aprobados, consignaciones nacionales,
intereses, etc.

Notas Débito Bancarias. Son documentos elaborados por el banco en los cuales le
informan al cliente que le han descontado de su cuenta corriente valores por conceptos
como: chequera, intereses por sobregiro, abonos a préstamos, cheques devueltos,
comisiones, etc.

Elabore los documentos comerciales que resultan en las siguientes

transacciones:

1- El día 28 de Enero de _____, la distribuidora de acero Distriacero Ltda. Nit.

860.528.963-4 (Gran contribuyente), le vende mercancía al depósito de materiales para
construcción El Constructor Ltda. Nit. 860.457.587-7 del régimen común, con la factura
No. 3564. Las condiciones para el pago son: $15’000.000 al recibir la mercancía y el
saldo a 30 días. La mercancía es la siguiente:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR UNITARIO

1000 Varillas de ½ corrugado ref. V-9 $ 6.500

1500 Varillas de 1’ corrugado ref. V-5 9.250
1200 Ángulos de ½ ref. A-2 4.700

2- El constructor Ltda. giró el cheque No. 123456 del Bancolombia sucursal Chicó con
el Comprobante de Egreso No. 245.

3- Distriacero Ltda. Elaboró el Comprobante de Ingreso No. 523.

4- Distriacero Ltda. Consignó el cheque recibido, en su cuenta corriente No. 264-

25847-3 del banco de Bogotá sucursal San Diego.

Con la siguiente información, elabore los documentos soportes contables que

resultan, teniendo en cuenta los requisitos legales que deben cumplir:
1- El día ____ de ______ de ______, la Fábrica de calzado “El descanso Ltda.”
(Régimen común), actividad ICA 101, vende mercancía al almacén de calzado “La
Comodidad” (Régimen común), con la factura de venta No. 7854. La forma de pago es
acordada así: $5’500.000 a la entrega de la mercancía y el saldo a 60 días. La siguiente
es la mercancía:

100 pares de calzado para hombre Ref. CH-39 a $32.500 cada par.
120 pares de calzado para dama Ref. CD-36 a $28.950 cada par.
80 pares de calzado para niño Ref. CO-30 a $21.780 cada par.
75 pares de calzado para niña Ref. CA-30 a $23.250 cada par.

2- El almacén de calzado gira el cheque No. 306090 del banco de Occidente sucursal
San Diego, para el pago de la cuota inicial de la factura No. 7854. Elabora el
Comprobante de Egreso No. 135.

3- La fábrica de calzado recibe el cheque y elabora el Comprobante de Ingreso No. 258.

4- La fábrica de calzado consigna el cheque en su cuenta corriente No. 570-45689-6 del

banco de Crédito, sucursal Chapinero, más $375.000 en efectivo.