CONJUNTO RESIDENCIAL

PSI PH
NIT. 900.900.900-0

PRESUPUESTO ANUAL 2021

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¡ELABORANDO EL PROYECTO DE PRESUPUESTO
La preparación del Presupuesto tiene ocupados en esta época a muchos copropietarios y
administradores, por lo que vale la pena recordar algunos puntos esenciales y tener en cuenta las
sugerencias de los expertos en el tema.

La elaboración del Proyecto de Presupuesto es una función del Administrador, quien deberá
presentarlo para su estudio al Consejo de Administración, que a su vez será quien lo presente a la
Asamblea General de Copropietarios.

La Asamblea General es quien deberá dar su aprobación final a este presupuesto, que servirá para
fijar las "Cuotas de Administración" o "Cuotas de Aporte a las Expensas Comunes".

Todo lo referente a la elaboración, presentación, aprobación y aplicación del Presupuesto, se

encuentra reglamentado en las ley de Propiedad Horizontal, (En Colombia, Ley 675 de Agosto 3 de
2001)) y en los Reglamentos de cada copropiedad.

PRINCIPIOS BASICOS:

En el Presupuesto deben incluirse partidas o "Rubros" destinados a cubrir cada uno de los gastos
en que incurrirá la copropiedad. Estas partidas están relacionadas con la Administración,
Funcionamiento y Conservación, y agrupan "rubros" como Contabilidad, Vigilancia, Servicios
Públicos, Mantenimiento, Reparaciones Locativas, Suministros, etc.

El cálculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben
tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios
como Vigilancia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de
Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, por lo que
su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un cálculo exacto de los
respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como "Costos Fijos".

Otros rubros, como los Servicios Públicos, (Electricidad, Acueducto, Teléfono,

Gas) Suministros, (Papelería, Materiales de Aseo, Bombillos, etc.) Reparaciones
Locativas, (Plomería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.) son "Costos Variables", y su cálculo es
un poco más complicado. Debemos tener en cuenta factores como tarifas o costos actuales, índice
de Inflación esperada, necesidades específicas de la copropiedad, su edad, deterioro normal,
vencimiento de garantías, y (Muy importante) el comportamiento histórico de estos Rubros, es
decir el promedio del gasto en el pasado. Para ello, nos debemos basar en los informes de
Contabilidad, principalmente en el "Estado de Resultados" (P. & G.) y en la "Ejecución
Presupuestal". Una vez conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos
los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflación, nuevos impuestos, y
cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos
así un cálculo bastante aproximado a lo que será el gasto real.

¡DOS PRINCIPIOS BASICOS PARA NO OLVIDAR!:

1°- ¡ NO INFLAR EL PRESUPUESTO !

En algunas ocasiones, en su afán de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades de
la copropiedad, algunos administradores (Incluyendo al Consejo y el Revisor Fiscal) pueden caer
en el error de elaborar presupuestos "Inflados" o supervalorados, que dan como resultado un
incremento exagerado de la cuota de administración, y generan inconformismo entre los
copropietarios. Debe tenerse en cuenta que las Copropiedades son entidades "Sin ánimo de

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Lucro" y que los superávits, (Sobrantes) de los Ejercicios anteriores se pueden aplicar al
presupuesto para reducir los incrementos en la cuota. Naturalmente es muy conveniente poseer
un Fondo de Reserva que pueda usarse en casos de emergencia, y algunos rubros
como "Imprevistos", que permitan asumir gastos no presupuestados, pero sin exagerar.

2°- ¡ NO QUEDARSE CORTO!

Otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los
costos reales, lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto
demagógico o "político", podrá generar menos resistencia a la hora de ser revisado y aprobado por
la Asamblea, pero terminará por agotar las reservas logradas anteriormente, dejará a la
copropiedad indefensa ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generará Déficits
que se traducirán en un mal servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo obras de
mantenimiento, conservación o mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en las edificaciones,
equipos y demás bienes comunales, depreciación de la propiedad, (Que es su inversión!) y
desprestigio para la administración.

PUNTOS PARA RECORDAR:

*- La copropiedad está obligada a tener un seguro: En la actualidad se consiguen pólizas que

cubren incendio, terremoto, conmoción civil, asonada, explosión, actos malintencionados de
terceros, responsabilidad civil, y otros muchos amparos. Estas pólizas integrales diseñadas
especialmente para las copropiedades, con precios módicos, permiten cumplir lo dispuesto en la
ley, y dan tranquilidad a la comunidad. Incluya estos Seguros en su presupuesto.

*- No trate de economizar contratando empresas piratas: Además del riesgo que eso siempre ha
representado, ahora con las nuevas disposiciones legales la copropiedad y su administrador
pueden recibir drásticas y millonarias sanciones. Investigue con la Superintendencia de Vigilancia y
Seguridad Privada, antes de contratar su vigilancia.

*- Igualmente al contratar la Administración cuídese de las empresas "fantasmas", de los

"improvisados", de los empíricos, y asegúrese de contratar con una entidad seria, con suficiente
experiencia COMPROBADA, con idoneidad y solvencia MORAL y MATERIAL. Para lograrlo, exija
el Certificado de existencia y representación legal que expide la "Cámara de Comercio", verifique
las referencias, etc.

*- Recuerde que la "Cartera Morosa" puede acabar con las buenas intenciones de cualquier
administración y convertirse en un grave problema si se deja avanzar: Es mejor pagar un poco más
por una Administración profesional, que pueda ofrecer asesoría jurídica, acceso a las bases de
datos, (COVINOC, DATACREDITO, etc. ) y que no tenga compromisos con ninguno de los
copropietarios, que pretender ahorrar delegando la administración en empíricos o en residentes
que seguramente tendrán graves dificultades para cobrar a tiempo y como es debido.

¡PRESENTANDO EL "PROYECTO DE PRESUPUESTO"......

Si usted forma parte de los Órganos Administrativos de una copropiedad, recuerde que no todos
los copropietarios están familiarizados con estos principios ni conocen los mecanismos empleados
para fijar las Cuotas de Administración. Por eso, usted encontrará resistencia a cualquier
incremento, por justificado que sea, y se enfrentará a argumentos empíricos, poco sólidos y a
veces francamente infantiles, como este:

"Por qué en el Edificio "XXX", donde vive mi madre, (o Hermana, Tío, Amigo, etc.) pagan
Muchíisiiiisimo menos administración que aquí, siendo que el conjunto es Muchísimo más grande
que éste" ???? !!!!!!

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Para enfrentar estas situaciones, sea didáctico. Destine unos minutos para explicar a la Asamblea,
(Antes de presentar el Proyecto de Presupuesto) los principios fundamentales de la Propiedad
Horizontal, la forma en que se elabora el presupuesto, los criterios que se tienen en cuenta para
ello, los factores que inciden en el valor de la Cuota, etc. Si Usted lo hace bien, (Cosa que no
dudamos) posiblemente deje sin "argumentos" a la oposición.

(Si a pesar de ello algún despistado le hace la pregunta anterior, tómese otros minutos para
recordarle que el edificio "XXX" donde vive la madre, (Hermana, tío, Amigo, etc) tiene 400
apartamentos, (no los 20 que tiene su edificio) por lo que los gastos se reparten en una proporción
"ligeramente" diferente. Recuérdele además, que el Edificio "XXX" no tiene ni piscina, ni sauna, ni
ascensores, ni campo de golf, y que está ubicado en una zona de estrato 2. Al final, después de la
reunión, invítele a un café y trate de consolarlo del "Oso" en aras de la buena convivencia....)

Recuerde además, que la ley exige que el proyecto de Presupuesto sea anexado a la Citación de
la Asamblea, (Quince días antes de su realización) y acompáñelo con información suficiente, como
unas notas de sustentación y cuadros o gráficos comparativos que muestren las variaciones en
cada uno de los rubros, entre el presupuesto pasado y el nuevo proyecto. Así facilitará su
comprensión y análisis y reducirá el tiempo de debate en la reunión.

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 CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA
DIPLOMADO EN PROPIEDAD HORIZONTAL
TALLER DE PRESUPUESTO

Usted ha sido elegido como Administrador del El Conjunto Residencial PSI PH, para recibir
los bienes comunes esenciales (Art 24 Ley 675 /01), Recibo de bienes comunes generales
(Art 24 Ley 675 /01), recibo de administración (Art. 52 Ley 675/01), igualmente debe
preparar el presupuesto anual de gastos para el cual cuenta con la ayuda del Consejo de
Administración, con miras a que sea aprobado por la Asamblea Anual de Propietarios.
A continuación se presenta dos escenarios para que Usted elabore el presupuesto del
periodo.

Primer Escenario: Usted le recibe a la empresa constructora la unidad residencial y una

vez realizada la labor de evaluar las necesidades del Conjunto Residencial Usted ha
definido las siguientes necesidades junto con sus respectivos costos. (Ver Notas al
Presupuesto)

Segundo Escenario: En este escenario la Unidad residencial ya tiene varios años de haber
sido construida, la cuota de administración tendrá un incremento a partir del 1º de enero
de 2020, del 7% porcentaje equivalente a lo decretado por el Gobierno Nacional para el
Salario Mínimo Legal Vigente (S.M.L.V.). Dando cumplimiento a lo acordado en la
Asamblea anual Ordinaria de Copropietarios, según Acta No. 13 del 13 de octubre de
2013. En la que se estableció el aumento automático en la cuota de administración en el
mismo porcentaje en que se incrementara el salario mínimo, a partir del 01 de enero de
2014 y de los años subsiguientes. El valor de la cuota ejecutada en año 2016 fue de
$1.394.476.992.

NOTAS AL PRESUPUESTO 2017

INGRESOS DE ACTIVIDAES ORDINARIAS

1. CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN
La cuota de administración es un pago o canon obligatorio, con la cual se contribuye al
funcionamiento, mantenimiento, reparación y ejecución de obras necesarias para el
sostenimiento de la copropiedad.

2. DESCUENTO POR PRONTO PAGO

Los descuentos por pronto pago tienen como objetivo estimular a los propietarios y
residentes que realizan el pago de sus obligaciones con un descuento del 10% sobre el
valor de la cuota plena otorgando un plazo de 15 días calendario según lo establece el
Reglamento de Propiedad Horizontal.

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3. GANANCIAS: Este rubro está Constituido por partidas correspondientes a multa
por inasistencia a la asamblea de copropietarios, fichas de ingreso, intereses por mora,
sanciones de convivencia, cuotas de administración salones comunales, comisiones por
eventos. Se ha presupuestado unos ingresos de $7.000.000 anuales por inscripciones para
el evento del día delos niños, $6.995.000 de recaudo anual por las cuotas de
administración de los salones comunales y $600.000 por el evento a realizarse el 7 de
diciembre día de las velitas. Se tiene aprobado que estos ingresos por ganancias sean
utilizados para el desarrollo normal de la Propiedad.

GASTOS

4. HONORARIOS:
Los Honorarios a cancelar por la P.H., serán los correspondientes al Contador Público por
valor de $1.284.000, mensuales, se presupuestan honorarios por asesoría jurídica por
valor de $2.500.000 anuales, por Revisoría Fiscal se tienen presupuestados la suma de
$1.451.303 mensuales y por asesoría Técnica, la suma de $2.520.000 anuales. Para los
incrementos en periodos posteriores se podrán realizar siguiendo los parámetros
establecidos por el Gobierno Nacional, por ejemplo el % correspondiente al incremento en
el Salario Mínimo, y sobre el IPC, teniendo en cuenta la fecha de su renovación y/o
iniciación.

5. POLIZA AREAS COMUNES y AREAS PRIVADAS:

Este seguro tiene un costo anual de $111.255.772 Y actualmente la copropiedad se
encuentra asegurada por la compañía XYZYZY SEGUROS COLOMBIA S.A. Organización de
seguros líder a nivel mundial que presta sus servicios en más de 1.300 países.

Bienes Comunes: Bienes del conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal

pertenecientes en proindiviso a todos los propietarios de bienes privados, que por su naturaleza o
destinación permiten o facilitan la existencia, estabilidad, funcionamiento, conservación,
seguridad, uso, goce o explotación de los bienes de dominio particular. Los bienes comunes
constituyen el 75% de la copropiedad.

Bienes privados: Inmuebles debidamente delimitados, funcionalmente independientes, de

propiedad y aprovechamiento exclusivo, integrantes de un conjunto sometido al régimen de
propiedad horizontal. Los bienes privados constituyen el 25% de la copropiedad.

6. CONTRATO DE ASEO:
Contamos con personal idóneo y capacitado que cumple un proceso de selección y que
recibe todos los beneficios laborales y algunos incentivos adicionales para que su trabajo
siempre sea comprometido y de alta calidad con principios éticos para garantizar el
cumplimiento del servicio. A continuación presentamos la discriminación por este servicio
para el año 2020:

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 SERVICIO DE ASEO VALOR VALOR ANUAL
MENSUAL
5 operarias de servicios generales
2 toderos $11.951.526 $143.418.312
1 jardinero

7. VIGILANCIA HUMANA:
Este rubro tendrá un valor anual de $460.818.720 discriminados así:

SEGURIDAD PRIVADA VALOR VALOR ANUAL

MENSUAL
5 Servicios de vigilancia 24 horas
$38.401.560 $460.818.720
1 Servicio de jefe de seguridad 12 horas

8. VIGILANCIA ELECTRONICA:
Se firmó contrato cuyo costo mensual será de $5.261.517, el cual corresponde al centro
de monitoreo y asistencia técnica.
9. SERVICIOS PÚBLICOS:
Con base en los análisis realizado para los servicios públicos que requiere la copropiedad
como son: Energía Eléctrica, Gas Natural, Acueducto y alcantarillado, servicios telefónicos
y celular se proyecta un incremento teniendo en cuenta que cada una de las entidades de
servicios cuanta con un alza mayor a la establecida por IPC y SMMLV así:

VALOR VALOR ANUAL

SERVICIOS PUBLICOS
MENSUAL
Energía eléctrica 8.400.000 100.800.000
Gas Natural 3.537.405 42.448.858
Acueducto y alcantarillado 1.850.000 22.200.000
Teléfono Monitoreo 60.000 720.000
Teléfono e internet Administración 139.100 1.669.200
Celular Administración 80.000 960.000

Igualmente la copropiedad tiene asignación mensual para pago de la administración del

conjunto residencial la suma de $5.838.990 mensuales y para los encargados de la
administración del Club House la suma de 3.959.000

10. ASCENSORES:
Comprende el mantenimiento mensual por un valor de $8.371.051 y la suma de
$13.200.000 anuales para ejecutar la obra requerida (1ª fase) por la Normatividad y para
la certificación de ascensores se presupuesta por un valor de $6.000.000.

11. EQUIPOS DE PRESION:

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Se requiere el mantenimiento mensual a los equipos de presión, cambio de 2 tanques
hidroacumuladores de presión y reparaciones correctivas a las flautas que presentan
deterioro (no tuvieron garantía). A continuación presentamos la descripción para la
ejecución de este rubro:

EQUIPOS DE PRESION AÑO

Mantenimiento equipos de presión 6,984,000
Cambios de flauta torre 2 5,568,000
Cambios de flauta torre 4 5,568,000
Cambio de flauta torre 5 5,568,000
2 Tanques hidroacumuladores torre 4 4,000,000
Mantenimiento válvulas reguladoras 2,312,000
Total 30.000.000

12. PUERTAS:
A continuación se presenta en detalle los rubros que se requieren para el mantenimiento
de las puertas y su ejecución en el año 2020:

PUERTAS AÑO
Mantenimiento puertas generales 5,760,000
Mantenimiento Pintura puertas de madera 4,900,000
Electroimanes puertas de madera 2,210,000
Brazos vehiculares 6,800,000
Tarjetas, brazos ptas. madera y de vidrio, cerraduras 2,500,000
Total mantenimiento y repuestos puertas 22.170.000

13. REPARACIONES LOCATIVAS:

Se proyecta un valor de $18.000.000 para ejecutar los mantenimientos necesarios como:
Limpieza de cañuelas, cajas negras, Pintura y arreglos parciales de los puntos fijos de cada
una de las torres, salones sociales, zonas perimetrales, reparaciones de ductos, pintura de
sótanos, demarcación de parqueaderos, reparaciones puntuales en trabajos de alturas,
senderos peatonales y las demás que requiera la Copropiedad para la ejecución del año
2020.
A su vez se proyecta un valor de $22.130.421 para la compra de materiales necesarios
para ejecutar los anteriores mantenimientos.
Para arreglos ornamentales se presupuestan $2.000.000 anual. El mantenimiento del
adoquín en la zona de rodadura se presupuesta $2.000.000 anuales, para el
mantenimiento de tuberías la suma de $6.000.000 y para amueblamiento de salones la
suma de $1.200.000 anuales.

14. ZONAS VERDES:

Se destina para la vigencia 2017, un valor de $7.400.000 para los siguientes conceptos:

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 ZONAS VERDES AÑO
Gasolina para guadaña 720,000
Nylon para guadaña 160,000
Aceite para guadaña 144,000
Escobas de esparto 48,000
Rastrillos 48,000
Tijeras grandes y pequeñas 80,000
Careta para guadañar 44,000
Mto. Jardines anual 6,156,000
Total anual zonas verdes 7.400.000

Igualmente se presupuesta para la compra de plantas y tierras el valor de $4.800.000 y

para gastos varios relacionados con el mantenimiento de esta zona el valor de
$2.195.0000

15. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES: A este rubro corresponde al

mantenimiento preventivo bimestral de los equipos y maquinarias de la piscina y zonas
húmedas (Baño turco y el sauna) por valor de $4.000.000 anuales, igualmente la
estimación de los repuestos para el mantenimiento correctivo de los elementos del sauna,
la piscina y la caldera, que se presupuesta con base en un concepto técnico por parte del
contratista por valor de $4.800.000 anuales, según norma establecida por la secretaria de
salud se debe realizar cada 2 meses el control biológico del estado del agua de la piscina
estimado por valor de $1.200.000 anuales. Igualmente el mantenimiento de los equipos
del GYM tiene un valor anual de $3.600.000, para el mantenimiento de la planta eléctrica
y el lavado y desinfección de tanques se tiene presupuestado anualmente un valor de
$6.200.000 y $6.100.000 respectivamente. Para el mantenimiento de la guadaña un valor
anual de $3.000.000, para el mantenimiento del circuito de citofonía un valor anual de
$4.800.000 y para el mantenimiento del equipo de computación, $840.000 pesos anuales
y página Web y software un valor de $600.000 anuales, el mantenimiento y recarga de
los extintores tiene un valor anual presupuestado de $780.000 y para la adquisición de
tarjetas de acceso y el circuito cerrado de TV $1.200.000 anuales.

16. ADECUACIONES ELECTRICAS: Este rubro está conformado por el

mantenimiento de instalaciones eléctricas, bombillería, iluminación LED por valor de
$4.000.000, $3.000.000 y $2.400.000 anuales respectivamente.

17 DIVERSOS: Dentro de los rubros de Diversos se encuentran las siguientes

partidas:

Diversos AÑO
ELEMENTOS DE ASEO 15.000.000
CAFETERIA 1.800.000
UTILES, PAPELERIA 1.500.000

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 FOTOCOPIAS 600.000
TAXIS Y BUSES 480.000
NAVIDAD TRABAJADORES 3.600.000
Día del niño-Recursos inscripciones 7.000.000
Día del niño-Recursos presupuesto 6.366.658
DECORACION NAV Y EVENTO 4.800.000
AVISOS Y SEÑALIZACION 1.440.000
GASTOS ASAMBLEA 3.200.000
CELEBRACIONES ESPECIALES 1.500.000
TOTAL DIVERSOS 47.286.658

18. ACTIVIDADES SOCIALES:

Se presupuestan las actividades como: Asamblea General, día del niño, noche de velitas,
coctel de bienvenida, navidad trabajadores, Lo anterior buscando fortalecer los lazos de
convivencia.

19. FONDO DE IMPREVISTOS:

Por Ley se apropia el 1% del total del presupuesto anual de gastos.

20. GASTOS LEGALES:

Para gastos legales se presupuesta el valor de $ 367.628 anuales.

21. GASTOS FINANCIEROS:

Para gastos financieros se presupuesta el valor de $2.356.000 anuales.
Hasta aquí se describen las Notas al Presupuesto del Conjunto
Residencial PSI P.H., para 2021

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