Manual de Procedimientos

Luisa Fernanda Cruz Vasallo

Universidad Autónoma del Estado de México

Facultad de Contaduría y Administración

Licenciatura en Administración

Teoría y Diseño Organizacional

Blanca Luz Beltrán Romero

México, 2021
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Contenido
Introducción .................................................................................................................. 3

Pasos para la elaboración del manual de procedimientos: ...................................... 4

1. Objetivo ...................................................................................................................... 4

2. Alcance de los procedimientos................................................................................ 4

3. Responsables. ........................................................................................................... 4

4. Políticas. .................................................................................................................... 5

5. Diagramas de flujo. ................................................................................................... 5

6. Glosario de términos ................................................................................................ 5

7. Implantación. ............................................................................................................. 6

Manual de Procedimientos Healthy Baguettes ........................................................... 8

Comentario Final ......................................................................................................... 19

Referencias y Bibliografía .......................................................................................... 20

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Introducción

El manual de procedimientos representa una herramienta de control en la que se

incluyen las actividad, operaciones, procesos y procedimientos a realizar, estableciendo
uso de recursos, responsables, línea jerárquica y de autoridad, comunicación y relación
entre áreas, que traerá consigo beneficios como eficiencia y eficacia en la gestión de la
organización. Por lo anterior, en el presente documento se encontrarán aquellos
aspectos que conforman la estructura básica del manual de procedimientos y un ejemplo
de este de manera general para la empresa Healthy Baguettes.
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Pasos para la elaboración del manual de procedimientos:

Para la elaboración del manual de procedimientos, se debe tener en consideración

la siguiente estructura:

1. Objetivo

De acuerdo con la Coordinación de Universidad Abierta y Educación a Distancia

de la UNAM (2017), se define como “el conjunto de beneficios que se adquieren al poseer
la explicación de los procedimientos que se realizan en la organización, así como los
formatos que se utilizan en cada uno de los procedimientos”, es decir, que el objetivo del
manual de procedimientos debe anunciar qué se obtendrá con la aplicación de este,
detallando el para qué y hacia quiénes está orientado el manual.

2. Alcance de los procedimientos.

Según Palma (2020), se refiere a la “esfera de acción que cubren los

procedimientos. Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos
macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales”, es decir, que
es el campo de acción que cubre el manual de procedimientos que se está elaborando.

3. Responsables.

Franklin (1998), menciona que son el “área, unidad administrativa o puesto que
tiene a su cargo la preparación, aplicación o ambas cosas del procedimiento”, es decir,
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aquí se definirá quien elaborará el manual, quien lo aplicará y quien supervisará su

implementación.

4. Políticas.

De acuerdo con Palma (2020), en las políticas “se incluyen los criterios o
lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la
cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos”, es decir, que en esta sección se establecen las normas generales que
explicarán a detalle la aplicabilidad y el cumplimiento del manual, además, el autor
menciona que se deben definir las políticas que circunscriben el marco general de
actuación del personal para evitar incurrir en fallas, también, afirma que los lineamientos
se deben elaborar de manera clara y concisa, para que sean de fácil comprensión y
entendimiento por las personas que tengan contacto con el manual, y recomienda que
estos deben ser explícitos para evitar la continua consulta a los altos niveles jerárquicos
superiores.

5. Diagramas de flujo.

Según Franklin (1998), representan de manera gráfica la sucesión en que se

realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o materiales o
ambas cosas”, esto quiere decir, que son formas gráficas de plasmar los procedimientos,
mostrando las unidades administrativas responsables, los recursos a utilizar y los
puestos que intervienen en el procedimiento.

6. Glosario de términos.
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Palma (2020), lo define como la “lista de conceptos de carácter técnico

relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta”, es decir, que en este
apartado se clarificarán aquellas definiciones técnicas que se hayan mencionado para la
elaboración del manual de procedimientos.

7. Implantación.

De acuerdo con Franklin (1998):

“La implementación del manual representa el momento crucial para traducir

en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones
específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el
trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes
organizacionales”

Es decir, que el paso de la implantación del manual administrativo en la

organización consiste en ponerlo en práctica dentro de la misma, ejecutando las políticas
definidas, estableciendo las responsabilidades por área y por cargo y sus respectivos
indicadores de resultados, esto con el fin de traer beneficios en los procesos y
operaciones para que sean llevadas a cabo con eficiencia y eficacia. El autor también
menciona que existen cinco métodos para implementar los manuales:

• Método Instantáneo: Es el más utilizado de todos, debido a que estos en su

mayoría provienen de los altos directivos y así tienen una naturaleza casi que
obligatoria, además, si la organización no tiene un gran número de unidades
administrativas lo que implica un número menor de funciones, sistemas,
operaciones, o de otra parte, si la organización tiene una sólida infraestructura
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administrativa, esto permitirá que el manual sea implementado de manera

inmediata.

• Método del proyecto piloto: En este caso, el manual se implementará

únicamente en una sola parte de la organización, esto con el fin de evaluar la
viabilidad y para medir los resultados que supondría aplicarlo dentro de la
organización.

• Método de implantación en paralelo: Es empleado cuando los manuales son de

cobertura amplia, que incluyen mucha información y que con los cambios pueda
generar confusiones en los usuarios internos y externos de la organización, por
ello, este método toma en cuenta la operación simultánea, por un periodo
determinado, del ambiente de trabajo actual y del que se tendrá una vez
implementado el manual, por lo que la realización de cambios no creará conflictos
porque las nuevas condiciones operarán paralelamente a las antiguas.

• Método de implementación parcial o por aproximaciones sucesivas: Es de

alta utilidad cuando la implementación de los manuales incluya modificaciones
sustanciales en la operación normal, por esto, este método consiste en
implementar el manual en partes o áreas específicas para no producir grandes
cambios ni alteraciones, y una vez se hayan consolidado de manera exitosa se
procede a implementarlo en otra área o en toda la organización.

• Combinación de métodos: Consiste en emplear más de un método de

implementación de acuerdo con los requerimientos técnicos de la organización.
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Manual de Procedimientos Healthy Baguettes

A continuación, se plasman los conceptos anteriormente vistos en el manual de

procedimientos para Healthy Baguettes:

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Año: 2021

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Luisa Cruz Luisa Cruz Luisa Cruz

Clave: HB.GG.001.21
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Índice

Portada 1
Introducción 3
Objetivo 4
Alcance de los procedimientos 5
Responsables 6
Políticas 7
Diagramas de flujo 8
Glosario 10
Implantación 11

Elaboró: Revisó: Autorizó:

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Clave: HB.GG.001.21
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Introducción

El presente manual de procedimientos general de la empresa Healthy Baguettes, tiene

el objetivo de informar el conjunto de operaciones y actividades a realizar por cada
colaborador de la organización que se ve involucrado en la producción y
comercialización del baguette de pollo saludable, empezando por la solicitud de
materia prima e insumos, inspección de calidad, proceso productivo y atención al
cliente.

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Objetivo

El presente manual de procedimientos tiene como objetivo principal, proporcionar y

servir como una herramienta que contribuya a que Healthy Baguettes cumpla con
eficiencia y eficacia, su misión, sus objetivos y sus políticas organizacionales.

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Alcance de los procedimientos

Este manual de procedimientos general va dirigido a todos los empleados de Healthy

Baguettes de todas las áreas de la organización, con el objetivo de capacitarlos y
entrenarlos para que desempeñen sus funciones eficaz y eficientemente de cada uno
de los procedimientos que permitan alcanzar las metas de la compañía.

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Responsables

La elaboración del presente manual de procedimientos general está a cargo de la

Gerencia General de Healthy Baguettes, debido a que está es quién conoce las
operaciones de la compañía y cómo se deben desarrollar, de igual manera, le
corresponde a esta gerencia su supervisión y su implementación.

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Políticas

Healthy Baguettes ofrece productos de calidad a sus clientes, garantizando que desde
la elección de materias primas hasta su elaboración se guardan altos estándares de
calidad para entregar el mejor baguette de pollo saludable, por lo que se enfocan los
esfuerzos en las siguientes áreas:

• Gestión de los proveedores

• Proceso productivo con estándares de higiene y seguridad industrial
• Gestión de calidad en producto terminado
• Atención y gestión efectiva de los clientes

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Diagrama de Flujo

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Diagrama de Flujo: Simbología utilizada

Comi enzo de l a s a ctivi da des

Inicio del Proceso enca mi na da s a l a producci ón y
comerci a l i za ci ón del Ba guette.

Indi ca el orden en l a ejecuci ón

Línea de Flujo
de l a s opera ci ones

Repres enta l a veri fi ca ci ón o

s upervi s i ón de l a ca l i da d en
Inspección y medición
ma teri a s pri ma s , i ns umos y
proces os i ndus tri a l es .

Ma ntener l os productos o
Almacenamiento ma teri a pri ma en el a l ma cén
pa ra cua ndo s e requi era .

Repres enta cua l qui er tipo de

Proceso
opera ci ón

Rea l i za r una opera ci ón de forma

Operación manual
ma nua l

Fi n del fl ujo de l a s a ctivi da d

Fin del proceso enca mi na da s a l a producci ón y
comerci a l i za ci ón del ba guette.

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Glosario de términos

1. Baguette: Según la RAE (s.f.), es una barra de pan estrecha y alargada.

2. Materia Prima: Caballero (2015), afirma que es todo bien que es transformado
durante un proceso de producción hasta convertirse en un bien de consumo.

3. Insumos: El portal sifgnificados.com, los define como los objetos, materiales y

recursos usados para producir un producto o servicio final.

4. Seguridad Industrial: La ARL SURA (s.f.), afirma que:

“El patrón estará obligado a observar, de acuerdo con la naturaleza de su

negociación, los preceptos legales sobre higiene y seguridad en las
instalaciones de su establecimiento, y a adoptar las medidas adecuada para
prevenir accidente en el uso de las máquinas, instrumentos y materiales de
trabajo, así como a organizar de tal manera éste, que resulte la mayor garantía
para la salud y la vida de los trabajadores, y del producto de la concepción,
cuando se trate de mujeres embarazada. Las leyes contendrán al efecto, las
sanciones procedentes en cada caso”.

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Implantación

El presenta manual creado en el año 2021, será implementado con el método

instantáneo, debido a que es una organización pequeña, no maneja mucha
información, sus áreas funcionales tienen claras sus funciones y como se relacionan
con las demas, además el manual fue elaborado por la gerencia general que conoce
el funcionamiento de la organización y por lo que le da una naturaleza de obligatorio
cumplimiento e inmediata implementación.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

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Comentario Final

El manual de procedimientos es importante para garantizar eficacia y eficiencia en

las operaciones, actividad, procesos y procedimientos desempeñados por cada persona
dentro de una organización sin importar cual sea el giro social de esta, puesto que,
gracias a este documento se detalla el paso a paso que se debe seguir, los recursos
necesarios, cómo se deben realizar los procedimientos y quién es responsable de
realizarlos y con qué áreas se relaciona en el camino del procedimiento. Además, este
manual sirve como herramienta de consulta por parte de los colaboradores para despejar
dudas que se generen en las operaciones sin la necesidad explicita de elevar la consulta
a los altos mandos, así de esta manera se tiene claridad en las funciones y a su vez esto
se convierte en un método para medir la gestión por áreas y el desempeño por persona
de acuerdo con el procedimiento realizado.
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Referencias y Bibliografía

- ARL SURA. (s. f.). La seguridad industrial. . . Que importante es. Recuperado 26 de
octubre de 2021, de
https://www.arlsura.com/index.php/component/content/article?id=766%3Asp-16500

- Caballero, F. J. (2015, 16 noviembre). Materia prima. Economipedia. Recuperado 26 de

octubre de 2021, de https://economipedia.com/definiciones/materia-prima.html

-Coordinación de Universidad Abierta y Educación a Distancia de la UNAM (2017). Lic.

en Administración. El Manual de Procedimientos Unidad de Apoyo para el Aprendizaje.
Recuperado 25 de octubre de 2021, de
https://programas.cuaed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/1232/mod_resourc
e/content/2/contenido/index.html

-Franklin. (1998). Organización de empresas. Análisis diseño y estructura. McGraw-Hill.

-Palma, J. (2020, 28 noviembre). Cómo hacer un manual de procedimientos paso a paso,

estructura y utilidad. gestiopolis. Recuperado 25 de octubre de 2021, de
https://www.gestiopolis.com/creacion-de-un-manual-de-procedimientos/

-Procem Consultores. (2020, 26 febrero). Elementos que conforman un manual de

procesos [Vídeo]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=ltd-iPaCWho
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- RAE. (s. f.). baguette | Diccionario de la lengua española. «Diccionario de la lengua

española» - Edición del Tricentenario. Recuperado 26 de octubre de 2021, de
https://dle.rae.es/baguette

- Significados.com. (2017, 29 diciembre). Significado de Insumos. Significados.

Recuperado 26 de octubre de 2021, de https://www.significados.com/insumos/