Ensayo Archivos

INTRODUCCION
Los documentos son archivos de suma importancia para la empresa ya que con
ellos la empresa se comunica, paga, son un medio de comunicación y son
archivos que deben ser cuidados y asegurados
Su conservación depende del conjunto de medidas que se tiene con el archivo en

si estas pueden asegurar su cuidado y conservación y su preservación permite
que estos puedan usarse a largo plaza de esta forma, preservando su uso e
integralidad física.
También hay factores de deterioro que son causados de forma natural, biológica,
biótica y antropológicamente
Los factores de deterioro ambiental son causados por la humedad, luz y el polvo
del ambiente una de las más comunes e importantes es la humedad ya que
muchos documentos a estar expuestos a bajas temperaturas sufren de estos
deterioros de humedad ya que muchas partículas pueden generar oxidación.
Los factores bióticos son los organismos que se adveren al documento, es decir,
seres que puede de una u otra manera pegarse al documento y causar daños
físicos en él, también tenemos los de factor antropológico que son causados por el
mismo hombre. Los desastres, accidentes Etc. Para esto tenemos los servicios de
primeros auxilios del documento debido al deterioro de los mismos eliminando
suciedad, polvo y elementos metálicos.
Las empresas tienen normas de seguridad de la información las cuales son

creadas con el fin de asegurar la información de los documentos estas son de
origen obligatorio en toda empresa, estas son diseñadas para su cumplimiento a
mediano plazo como ejemplo de estas tenemos:
 Creación de contraseñas
 Vigencia de las contraseñas
 Código de usuarios únicos
 Identificación y creación de usuarios
DESARROLLO
Continuando se puede decir que los documentos son de información privada y

especifica, estos deben contar con normas según el manual de seguridad de la
información este dice que la seguridad de la información esta hecha por la cámara
de comercio la cual gestiona de desarrollo de la gestión de seguridad de la
información para conocer estas normas es esencial la definición de:
confidencialidad, integridad, disponibilidad, y auditabilidad.
Los documentos deben pasar por un proceso de preparación entre ellos está la
limpieza que es la eliminación de polvo, partículas, y demás problemas tipo físicos
de los documentos este proceso se hace con su debido cuidado y su debido
personal y su seguridad de trabajo, también tenemos la eliminación de materiales
metálicos que básicamente es el proceso de quitar materiales metálicos que están
sujetos al documento estos pueden ser: ganchos, clips, legajadores entre otros
luego se enumeran pagina por pagina o proceso de foliación, luego el proceso de
amarre y por ultimo el proceso de transportar los documentos vía por tierra esto se
hace de manera descendiente.
Los documentos deben estar e un ambiente favorable como el manejo de la

humedad, ventilación, iluminación, y contaminantes atmosféricos estas son las
medidas:
Temperatura de 15 a 20 ºc con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºc.

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5%
entre valores máximos y mínimos
Hay especificadores técnicos como los son de la caja, unidad de conservación y

carpetas en este articulo dice que hay normas para la seguridad de los archivos
regida por la ley general de archivos 594 de 2002, la caja es donde se guardan
todos los documentos desde cartas, carpetas Etc. Esto sirve para guardar y
asegurar que los documentos no se dañen por el polvo o por causas del ambiente,
las carpetas es donde se guarda toda la documentación es el medio de protección
de los mismo.
CONCLUCION
En conclusión de lo dicho anteriormente creo que todos estos conceptos o

investigaciones nos sirven para prepararnos y conocer cuales son los
componentes, reglamentaciones de archivo, documentos, que nos sirven para
cuando tengamos una empresa o trabajemos en una. todos estos factores son de
mucha importancia y debido cuidado y todo esto también nos sirve para
prepararnos como asistente administrativo.

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Su conservación depende del conjunto de medidas que se tiene con el archivo en

Las empresas tienen normas de seguridad de la información las cuales son

Continuando se puede decir que los documentos son de información privada y

Los documentos deben estar e un ambiente favorable como el manejo de la

Temperatura de 15 a 20 ºc con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºc.

Hay especificadores técnicos como los son de la caja, unidad de conservación y

En conclusión de lo dicho anteriormente creo que todos estos conceptos o

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