CADUCIDAD DE DOCUMENTOS

Caducidad significa acabarse, extinguirse, perder su vigor, por cualquier motivo, alguna
disposición legal, algún instrumento público o privado o algún acto judicial o extrajudicial.
a caducidad se puede producir, entre otros motivos, por la prescripción, por el vencimiento
del plazo, por falta de uso, por desaparición del documento.

Según (Cabanellas), caducidad, es el lapso que produce la pérdida o extinción de una

cosa o de un derecho. Efecto que en el vigor de una norma legal o consuetudinaria
procede el transcurso del tiempo sin aplicarlas, equiparable en cierto modo a una
derogación tacita. Ineficacia de testamento, contrato o una disposición, a causa de no
tener cumplimiento dentro de determinados plazos. Cesación del derecho a entablar o
proseguir una acción o un derecho, en virtud de no haberlos ejercitado dentro de los
términos para ello. DE LA INSTANCIA. Presunción legal de abandono de la acción
entablada o del recurso interpuesto cuando los litigantes se abstienen de gestionar la
tramitación de los autos. DE LAS LEYES. Se utiliza esta expresión para designar la forma
de decaer o perder en vigor por el no uso, las leyes promulgadas largo tiempo atrás.

Los servicios documentales pueden concernir a otras materias y el modo en el que nos
referiríamos a ellos sería “vigencia documental”.

La vida útil de la documentación es el plazo de tiempo que hay desde el momento en que
se crea y adquiere plenos efectos hasta que termina su vigencia. Para determinar ésta,
hay que ver cada documento en sí mismo. En términos generales, la vida útil de los
documentos físicos depende del tipo de documento y del área al que pertenecen, así, por
ejemplo:

 Documentos fiscales (impuestos, hacienda...) suelen tener una vigencia de 4 años,

pues son los 4 años durante los que hacienda puede reclamarlos, por lo que
generalmente tienen una vida útil de 5 años.
 Documentos contables por ejemplo pueden tener una vida útil de unos 10 años.
 Las pólizas de seguro a su vencimiento.

Es decir, dependiendo de la tipología, la norma jurídica nos dice el tiempo mínimo que hay
que conservarlos. Sin embargo, no todos los plazos vienen siempre dados por la
normativa legal. Es aquí donde debemos diferenciar entre la vigencia del propio
documento y la que marca la norma.
La póliza de un vehículo vence a los 5 años, aunque su plazo de validez esté finalizado no
se puede expurgar porque habrá que comprobar, por ejemplo, si tiene siniestros
pendientes vinculados. Este procedimiento se conoce como propuesta de expurgo y
siempre va asociada a cualquier tipo de custodia.

En Bolivia, según nuestros usos y costumbres sobre la materia, la fase de negociación

contractual regularmente no está acompañada por la suscripción de documentos. La
suscripción, por el contrario, según nuestros usos y costumbres, está más bien relegada
hacia el final, cuando ya las dos voluntades se han puesto totalmente de acuerdo y lo
plasman en un documento, documento, que puede ser privado o público, siendo en este
último una minuta pues ello encamina a los suscribientes a la obtención de uno público.

CICLO DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Este concepto se refiere al conjunto de etapas o fases que un documento atraviesa desde
su creación o adquisición hasta su disposición final. Estas etapas incluyen su creación,
organización, almacenamiento, acceso, uso, mantenimiento, disposición y preservación.

1. Creación y captura

En esta fase, los documentos son generados o adquiridos por una organización o
individuo. Pueden ser creados en formato digital o físico y es crucial establecer
métodos efectivos para la captura de la información relevante.

Esto implica la utilización de herramientas y tecnologías adecuadas, así como la

implementación de políticas claras sobre cómo y qué documentos deben ser creados
y capturados.

2. Organización y clasificación

Una vez creados, los documentos deben ser organizados y clasificados de manera
adecuada para facilitar su gestión y recuperación.

Esto implica asignar metadatos, etiquetas o palabras clave que permitan identificar y
buscar los documentos de manera eficiente. La utilización de sistemas de gestión de
documentos electrónicos (EDMS, por sus siglas en inglés) o sistemas de gestión de
contenido (CMS, por sus siglas en inglés) puede ser de gran ayuda en esta etapa.

3. Almacenamiento y acceso
 Esta etapa es esencial para garantizar la disponibilidad y la seguridad de los
documentos a lo largo del tiempo.
Estos deben ser almacenados en ubicaciones adecuadas, ya sea en servidores
físicos o en la nube, y es importante implementar medidas de seguridad
apropiadas, como sistemas de copias de seguridad y control de acceso. Además,
es fundamental establecer políticas claras para determinar quién tiene acceso a
los documentos y bajo cuáles condiciones.
4. Uso y mantenimiento
Durante esta etapa, los documentos son utilizados en el día a día de las
operaciones y actividades de una organización o individuo. Es importante
asegurarse de que se mantengan actualizados y sean accesibles para las
personas que los necesitan.
Además, se deben establecer procedimientos de mantenimiento para garantizar la
integridad y la legibilidad a lo largo del tiempo. Esto puede incluir la
implementación de controles de calidad y la realización periódica de revisiones y
actualizaciones.
5. Disposición y preservación
En última instancia, llega el momento en que los documentos ya no son
necesarios para las operaciones diarias y deben ser dispuestos adecuadamente.
Implica la eliminación segura y definitiva de los documentos o su traslado a un
archivo de largo plazo para su preservación histórica o legal. Es esencial cumplir
con las regulaciones y requisitos legales para la eliminación o el archivo.

¿Por qué es importante considerar el ciclo de vida de los documentos?

Es importante considerar el ciclo de vida de los documentos por varias razones:

Gestión eficiente de la información: El ciclo de vida de los documentos proporciona una

estructura y un marco para administrar de manera efectiva la información contenida en
ellos. Al comprender las diferentes etapas del ciclo, las organizaciones pueden
implementar procesos adecuados para que la información esté disponible cuando se
necesite y se pueda acceder de manera eficiente.

Cumplimiento normativo y legal: Diversos sectores y jurisdicciones tienen regulaciones

específicas que rigen la gestión de los documentos y la retención de información. Al
considerar el ciclo de vida documental, las organizaciones se aseguran de cumplir con los
requisitos legales, lo que es especialmente importante en industrias altamente reguladas,
como la salud, las finanzas y la gestión pública.

Seguridad de la información: Algunos documentos contienen información sensible o

confidencial, como por ejemplo la referente a la actividad fiscal de la empresa, que
requiere medidas de seguridad adecuadas. Al conocer su ciclo de vida, se pueden
establecer controles de acceso, cifrado y otras medidas para protegerla.

¿Cómo resguardarlo y seguirlo?

Para resguardar y seguir el ciclo de vida de los documentos, existen diversas tecnologías
y enfoques que pueden ser utilizados. Algunas más comunes incluyen:

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (EDMS): Los EDMS son aplicaciones

de software diseñadas específicamente para gestionar el ciclo de vida de los documentos.
Estos sistemas incluyen características de control de versiones, flujo de trabajo y
seguridad para garantizar una gestión eficiente y segura.

Sistemas de Gestión de Contenido Empresarial (ECM): Los ECM, o Enterprise Content

Management, son soluciones integrales que permiten la gestión de documentos, pero
también abarcan otros tipos de contenido empresarial como imágenes, videos, correos
electrónicos, etc. Suelen incluir características de gestión de registros y cumplimiento
normativo.

Automatización de Procesos de Negocio (BPM): Son soluciones que se centran en

automatizar y optimizar los procesos empresariales. En el contexto del ciclo de vida de los
documentos, los sistemas de BPM pueden ser utilizados para establecer flujos de trabajo
y reglas que guíen el manejo de los documentos a lo largo de sus diferentes etapas. Esto
permite una gestión más eficiente, consistente y controlada, incluida la asignación de
tareas, aprobaciones, notificaciones y seguimiento de las actividades relacionadas con los
documentos.

Bibliografía

1. del Castillo Guevara Jorge, Mena Mugica Mayra Marta. La gestión de documentos
de archivo en el actual contexto organizacional y la introducción a la Norma ISO
15489. ACIMED [Internet]. 2011 Mar [citado 2024 Mayo 22] ; 22( 1 ): 47-59.
Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-
94352011000100005&lng=es.
2. Sabés Turmo, Fernando. (2008). Los documentos y archivos: Una necesaria
revisión histórica para afrontar el reto de la e-administración pública. Enlace, 5(2),
31-45. Recuperado en 22 de mayo de 2024, de http://ve.scielo.org/scielo.php?
script=sci_arttext&pid=S1690-75152008000200004&lng=es&tlng=es.
3. Bonal-Zazo, José-Luis, & Ortego-de-Lorenzo-Cáceres, María-Pilar. (2020). Los
procesos de gestión de documentos en la Ley General de Archivos de México:
análisis de contenido desde una perspectiva cuantitativa. Investigación
bibliotecológica, 34(85), 179-197. Epub 28 de diciembre de
2020.https://doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2020.85.58232
 TIPOS DE INCOTERMS EN LA IMPORTACION DE VEHICULOS, MAQUINARIAS Y TELAS EN EL
DEPARTAMENTO DE LA PAZ

Para responder a lo que es un incoterm, término que proviene de "International Commercial

Terms" que en español quiere decir "Términos de Comercio Internacional", debemos saber que,
como su propio nombre indica, son los términos y requisitos de una operación de compraventa
internacional. Debido a ello, son los encargados de estipular cuándo y dónde se produce la
transmisión de los riesgos y la obligación en cuanto a los costes, así como quién corre a cargo de
ellos y otros factores en relación con este tipo de transacciones.

Estos términos no son siempre los mismos ni se mantienen estables, sino que cada cierto tiempo
(normalmente 10 años) sufren actualizaciones para poder dejar atrás términos que ya no se usan
porque tienen unas condiciones poco adaptadas al mercado de hoy en día.

En este sentido, cuando pasa ese tiempo estipulado, se renuevan y mejoran los términos con el fin
de que tengan una mayor y mejor usabilidad a día de hoy. En este sentido, los términos van a ir
acompañados siempre de un número que va a indicar el año de la actualización de ese término en
concreto. Por ejemplo, si vemos "FCA 2010" significa que es el término "Free Carrier" y que es de la
actualización del año 2010. Si, ahora en 2020 con la nueva actualización el término FCA se ha
mantenido, pero con algunos cambios, al ver "FCA 2020" sabremos que pertenece a la versión de
2020, con ciertas modificaciones.

TIPOS DE INCOTERMS

Dentro de estas cuatro categorías, hay 11 tipos diferentes de Incoterms utilizados para
transacciones comerciales internacionales.

Estos incluyen:

Grupo E

Ex Works - En Fábrica (EXW): (incluir el lugar de entrega designado)

El vendedor entrega la mercancía al comprador cuando pone lamercancía a disposición del

comprador en un lugar designado (comomuna fábrica o almacén), y ese lugar designado pueda ser,
o no, las instalaciones del vendedor. Para que ocurra la entrega, no es necesario que el vendedor
cargue la mercancía en ningún vehículo de recogida, ni es necesario que la despache para la
exportación.

Grupo F

Free Carrier - Libre Transportista - (FCA): (incluir el lugar de entrega designado) El vendedor
entrega la mercancía al comprador de dos maneras. 1ra. Cuando el lugar designado son las
instalaciones del vendedor, la mercancía se entrega cuando se carga en los medios de transporte
dispuestos por el comprador. 2da. Cuando el lugar designado es otro, la mercancía se entrega
cuando, habiendo sido cargada en los medios de transporte del vendedor, alcanza el otro lugar
designado y está preparada para la descarga desde aquellos medios de transporte del vendedor y a
la disposición del porteador o de otra persona designada por el comprador. En cualquiera de las
dos opciones que se escoja corno lugar de entrega, dicho lugar identifica dónde el riesgo se
transmite al comprador y el momento a partir del cual los costos son por cuenta del comprador.

Free Alongside Ship - Libre al costado del barco (FAS): (incluir el puerto de embarque designado)

El vendedor entrega la mercancía al comprador cuando la mercancía se coloca al costado del

buque (por ejemplo, en el muelle o en una barcaza) designado por el comprador en el puerto de
embarque designado o cuando el vendedor procura la mercancía así ya entregada. El riesgo de
pérdida o daño de la mercancía se transmite cuando la mercancía está al costado del buque, y el
comprador corre con todos los costos desde ese momento en adelante.

Free on Board - Libre a Bordo (FOB): (incluir el puerto de embarque designado)

El vendedor entrega la mercancía al comprador a bordo del buque designado por el comprador en
el puerto de embarque designado o procura la mercancía así ya entregada. El riesgo de pérdida o
daño de la mercancía se transmite cuando la obstante, debe contratar el transporte de la
mercancía desde la entrega hasta el destino acordado.

Grupo C

Costo y flete (CFR): (incluir el puerto de embarque designado)

El vendedor entrega la mercancía al comprador a bordo del buque o procura la mercancía así ya
entregada. El riesgo de pérdida o daño de la mercancía se transmite cuando la mercancía está a
bordo del buque, de modo que se considera que el vendedor ha cumplido su obligación de
entregar la mercancía tanto si está realmente llega a su destino, o no, en buen estado, en la
cantidad estipulada, o incluso si no llegara. En CFR, el vendedor no tiene ninguna obligación ante el
comprador de obtener una cobertura de seguro: se aconseja al comprador, por tanto, que obtenga
alguna cobertura para sí mismo.

Costo, Seguro y Flete- CIF: (incluir el lugar de destino designado)

El vendedor entrega la mercancía al comprador a bordo del buque o procura la mercancía así ya
entregada. El riesgo de pérdida o daño de la mercancía se transmite cuando la mercancía está a
bordo del buque, de modo que se considera que el vendedor ha cumplido su obligación de
entregar la mercancía tanto si está realmente llega a su destino, o no, en buen estado, en la
cantidad estipulada, o incluso si no llegara.

CPT: El vendedor paga el transporte hasta la llegada de la mercancía al destino.

CIP: El vendedor paga, además del flete, el seguro hasta la llegada de la mercancía al lugar de
destino.

Grupo D

DAP: (incluir el lugar de destino designado)

El vendedor entrega la mercancía y transmite el riesgo al comprador cuando la mercancía se pone

a disposición del comprador en los medios.

DPU-ENTREGA EN LUGAR DSCARGADA

(incluir el lugar de destino designado) El vendedor entrega la mercancía y transmite el riesgo al
comprador cuando la mercancía, una vez descargada de los medios de transporte de llegada, se
pone a disposición del comprador en un lugar de destino designado o en el punto acordado en ese
lugar, si se acuerda tal punto. El vendedor corre con todos los riesgos que implica llevar la
mercancía hasta el lugar de destino designado y descargarla. En esta regla lncoterms, por tanto,
entrega y llegada a destino son lo mismo. DPU es la única regla lncoterms que exige al vendedor
que descargue la mercancía en destino. El vendedor, por tanto, debería asegurarse de que está en
condiciones de organizar la descarga en el lugar designado. Si la intención de las partes fuera que
el vendedor no corra con el riesgo y el costo

DDP - Entregado Derechos Pagados (incluir el lugar de destino designado) El vendedor entrega la
mercancía al comprador cuando la mercancía se pone a disposición del comprador, despachada
para la importación, en los medios de transporte de llegada, preparada para la descargo, en el
lugar de destino designado o en el punto acordado en ese lugar, si se acuerda tal punto. El
vendedor corre con todos los riesgos que implica llevar la mercancía hasta el lugar de destino
designado o hasta el punto acordado en ese lugar. En esta regla Incoterms, por tanto, entrega y
llegada a destino son lo mismo.

PROCESO DE IMPORTACION DE VEHICULOS

VEHICULOS PERMITOS EN LA IMPORTACION

En el caso de Bolivia no sólo el ingreso por persona es bajo, sino que en este país se tiene una
población comparativamente pequeña. La combinación de pocos habitantes y pobreza es fatal
para la formación de mercados internos. Peor aún si se espera hacer florecer una industria textil,
que por muy largo tiempo más tiene que competir con las industrias de los países asiáticos,
particularmente con la de China.