VALORACION DOCUMENTAL, CONCEPTOS Y

METODOLOGIAS

La valoración documental es importante no solo por el tiempo de retenciones y valores,

sino que nos permite conocer el flujo de los documentos, Permite reconocer el acceso a la
información y documentos, Identificar la trazabilidad de los documentos.
El principio básico de la Valoración se enfoca en el reconocimiento, el aprecio del valor o
el mérito que ciertos elementos tienen. Desde el punto de vista archivístico y más
exactamente desde el Diccionario de Términos Archivísticos (2003) se trata de la acción
de valorar una cosa; de igual forma establece que es la fase del proceso de expurgo
destinada a descubrir, apreciar, los valores que se encuentran en los documentos y su
gradación; para ello se debe realizar sobre la base de un conocimiento de tipo general
acerca de toda la documentación de una entidad y por lo tanto no puede realizarse sobre
una base parcial; dicha función determina la eliminación eventual de los documentos
basada en su valor archivístico denominada algunas veces como evaluación, revisión,
selección o conservación selectiva; en dado caso el procedimiento permite determinar el
tiempo de conservación de los documentos de archivo. (Jordán, 2003, pág. 235).
Paralelamente a lo anterior emerge la Valoración Documental la cual explica Pedro Roig
Alvarado (2005) desde dos entornos, el primero como la versión española y el segundo
como la versión mexicana, en dado caso son las siguientes: 37 1. Fase del tratamiento
archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de
las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o
eliminación total o parcial (versión española). 2. Proceso de análisis de la información
documental desde diferentes ópticas, y que a partir de los resultados de dicho análisis se
establecen, entre otras cosas, plazos de vigencia, criterios de disposición y acciones de
transferencia documental (versión mexicana). (Alvarado, 2005, págs. 28- 29). Al respecto
y más exactamente desde el caso colombiano la NTC-15489 la define como “la labor
intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital”
(NTC, 2010, pág. 5). En esa misma línea el Reglamento General de Archivos Colombia la
define como “el proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de
los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
archivo” (RGA, 2003, pág. 45). Prosiguiendo con el tema (Pulido, 2012) comenta que: La
eliminación estará precedida de una selección de los documentos, tras una evaluación
que analice sus valores (de ahí su nombre de valoración): primario para la propia
institución que los origina y que nace en el momento de producirse el documento
archivístico (administrativos, fiscales, legales, entre otros); secundario que perdurara tras
su uso corriente para referencia e información de investigadores. Pueden existir criterios
generales para la valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el
funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su
frecuencia y las normas que regulan la producción documental.
Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semi-activa
o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS en tanto
que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS.” (Pulido,
2012, págs. 3-4). En este caso (Pulido, 2012) explica los valores de la siguiente manera:
Los valores primarios de los archivos administrativos (archivo local y archivo central) son:
Valor Administrativo: el que contiene un documento o una serie de documentos, para la
entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valor
se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u
organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son
importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación. Valor
Jurídico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el
derecho común. Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio
ante la ley. Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para Hacienda
Pública. Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos
económicos de una entidad pública. 38 Los valores secundarios del archivo permanente o
archivo histórico: Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o
reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la
historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la
comunidad que los creó y los utiliza. Algunos documentos nacen con valores
permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado
del proceso de valoración. (Pulido, 2012, págs. 5-6). Dicho proceso al realizarse de
manera sistemática en el conjunto de series documentales demuestra las siguientes
ventajas expuestas por la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de
Documentos (CAA): Permite un exhaustivo conocimiento de la documentación que genera
el organismo y ayuda a delimitar las series documentales. Derivado del anterior, se
identifican las series que contienen información esencial para la organización asegurando
de esta forma su adecuada protección, conservación y preservación; así como también
aquellos documentos que justifican derechos y deberes tanto de la propia organización
como de terceras partes. Asigna y controla el ciclo vital de los documentos producidos por
la organización (…), desde el momento de su creación hasta su desaparición o
conservación definitiva. Esta asignación se realiza mediante el estudio pormenorizado de
las series documentales del que resulta el establecimiento de los valores primarios y
secundarios de estas series. Determina el soporte más adecuado para los documentos en
función del uso y valores de la serie documental valorada. Simplifica las transferencias
documentales entre las diversas fases de archivo y permite racionalizar los costes en
infraestructuras destinadas al almacenaje y custodia de los documentos ya que estos
deben ser eliminados de forma sistemática y normalizada. Delimita en qué momento de
su ciclo vital los documentos pueden ser consultados por los ciudadanos, y bajo qué
circunstancias y condicionantes, siempre según la legislación vigente. También el hecho
de reducir el volumen de documentos, manteniendo el máximo de información, facilita el
acceso material a la documentación. Asegura la conservación a largo plazo de los
documentos que ayudarán a explicar en el futuro la evolución de una sociedad desde
diversos ámbitos (social, político, económico, tecnológico, etc.). Se cumple con la
obligación que tiene la administración (como poseedora de patrimonio documental y por
su propia organización) de recoger, conservar, organizar y poner al servicio de los
ciudadanos y de la administración la documentación tanto generada como recibida.
Se documentan todas las operaciones derivadas del proceso de valoración y eliminación
resultando un sistema transparente y fiable alineándose con los sistemas de calidad e
integrando al archivo en los sistemas de gestión de la organización. Permite a cada
organización diseñar una correcta política de preservación digital. La evolución constante
de los diversos programas informáticos no hace aconsejable basar la conservación de
documentos confiando en mantenerlos con el software con el que fueron producidos
originariamente. Es una convención entre el sector de las tecnologías de la información
que los formatos de los documentos electrónicos permiten su lectura con el formato
original por un plazo no superior a cinco años, por tanto, la conservación de documentos
con plazos de vigencia superior ha generado la necesidad de buscar soluciones a esta
situación. 39 En este punto la valoración muestra su utilidad ya que la asignación de
plazos de conservación para los documentos nos permite ajustar y definir estrategias de
conservación de documentos electrónicos. Por ejemplo, una serie que tenga un plazo de
eliminación de tres años, sabemos que no debería generar ningún problema de
conservación o interpretación de esa información. En el caso de que nos encontremos
frente a series documentales con plazos de conservación superiores sabemos que la
organización deberá adoptar políticas explícitas de conversión o migración de sus
documentos digitales. (Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de
Documentos, 2011, págs. 218-219). Con respecto a este último punto del anterior párrafo,
se sobre entiende que existe la Valoración Documental Electrónica. Para efectos del
presente texto Daza (2012) delinea el siguiente aspecto: La Archivística (…) para su
estudio pueden reconocerse tres dimensiones, a saber: los archivos, los documentos y la
información. Sobre los dos últimos pesa la idea tradicional de la individualidad en virtud de
la naturaleza física de los dos soportes. La discusión se inicia al tratar de entender los
documentos electrónicos, pues el soporte y la información no están ligadas entre sí
permanentemente, pues la versatilidad de los procesos tecnológicos de “fijación” y
migración de la información a uno u otro soporte, o bien a cientos de ellos al mismo
tiempo, así como la posibilidad de transformar la información sin perder la esencia, hace
que esté ligamen sea solo virtual. Esta idea genera a su vez una serie de interrogantes
sobre el tratamiento archivístico de los documentos contenidos en los soportes
electrónicos, pues la metodología tradicional señala el ciclo de vida como fundamento de
la Valoración Documental; es decir, el origen, utilidad y finalización (o conservación) del
documento, el cual, es visto luego de que este se haga gestado y analizado los valores. El
record continuum (registro continuado) como propuesta metodológica, se basa en la idea
de la gestión de documentos como un proceso continuo (no intervenido, sin etapas) desde
el momento de la concepción, pero observable en cuatro dimensiones: la del
acontecimiento, la del registro documental, la del riesgo y la del impacto social. En este
orden, desde el punto de vista archivístico se obliga a valorar previo a gestar el
documento, pues la decisión fundamental recae en expectativas del soporte en cuanto a
conservación, accesibilidad y autenticidad a largo plazo, algo aún más sensible cuando el
documento por considerar es de valor permanente. En tal sentido, Jordi Serra propone
una clasificación de primer orden del fenómeno del documento electrónico para su mejor
entendimiento y tratamiento. Propiamente, considera desarrollar estrategias de valoración
independientes para los documentos ofimáticos, los correos electrónicos, el ambiente web
y las bases de datos. Así mismo, describe diez principios y aplicaciones puntuales que
van desde establecer tablas de plazos hasta los sitios de custodia que correspondan.
Siendo este aporte recomendable para su análisis. (Pulido, 2012, págs. 11-12). 3.6 Marco
Legal y Normativo. El presente marco legal integra las diversas provisiones regulatorias,
legales y normativas relacionadas con la valoración documental de los DET. Se presentan
entonces las diferentes directrices desde las cuales 40 las entidades del Estado junto con
aquellas entidades privadas que lo deseen puedan establecer una regulada gestión
electrónica de los DET. Así las cosas, se consolidan las normas nacionales inherentes a
los DET con respecto a la preservación, los sistemas de gestión, la interoperabilidad y la
firma digital, en ese mismo sentido se exhiben los lineamientos que estructuran la base
para la formulación y adopción de procesos, procedimientos y actividades conducentes a
la optimización de la gestión, el manejo, el uso, la disponibilidad, la seguridad, la
autenticidad, la confiabilidad y la inalterabilidad correspondiente a los DET. Cabe destacar
de igual manera que en el presente anexo se compilan las normas nacionales e
internacionales vigentes enfocadas a la digitalización certificada, la preservación a largo
plazo y la Interoperabilidad comprendida desde 1913 a 2016, para ello se recurre al
análisis del contexto jurídico exhibiendo de esta manera los aspectos más relevantes de
la normativa compilada. (Archivo General de la Nación, 2014)
No menos importante tenemos la normativa legal, en varios términos y condiciones en
este caso como relevante tomaremos conceptos de la normativa nacional.
NORMATIVA NACIONAL
CONSTITUCION POLÍTICA. De los principios fundamentales; en el artículo 8 que “es
obligación del estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la
nación” (Presidencia de la Republica, 1991) Fija los límites y define las relaciones entre
los poderes del Estado, así mismo regula la protección de las riquezas culturales y
naturales de la nación, desde los siguientes artículos: Artículo 70: “El Estado tiene el
deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad
de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica,
técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad
nacional. Artículo 71: “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres.
Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en
general, a la cultura. El Estado creará incentivos para personas e instituciones que
desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y
ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades.”
Todo esto va acompañado también de unas leyes:
-LEY 80 DE 1989. Establece las funciones principales del Archivo General de la Nación.
-LEY 1712 DE 2014. Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional.
-LEY 223 DE 1995. Se expiden normas sobre racionalización Tributaria y se dictan otras
disposiciones.
-LEY 527 DE 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
-LEY 594 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
-LEY 734 DE 2002. Por medio de la cual se expide el código disciplinario único.
Entre otras muchas leyes que conforman la valoración documental así también como
decretos, resoluciones, acuerdos, acuerdos, circulares y normas.

¿Por qué valoramos?

Porque se producen demasiados documentos. Es el mismo archivo el que dictamina
aquello que se debe conservar y aquello que puede ser eliminado. Argumenta Bonal Zazo
(2013) que el Archivo General de Simancas, tardo más o menos dos siglos en llenarse de
documentos y que en yuxtaposición el Archivo General de la Administración (AGA) creado
en 1969 y que en su momento fue el tercer archivo más grande del mundo, hoy se
encuentra colapsado, se encuentra lleno en menos de 40 años.

¿Para qué valoramos?

-Fijar plazos y transferencias (se decide cuándo es apropiado)
- Definir plazos de acceso
- Decidir la conservación
- Decidir la eliminación (como resultado posible)

¿A qué se encuentra sujeta la valoración?

-La teoría de las tres edades: la cual se sustenta en la actividad, semiactividad e

inactividad de los documentos, y cuyo resultado se integra los elementos de espacio y
tiempo.
-La teoría australiana (record continuo) que supone que a medida que pasa el tiempo el
DET adquiere otras dimensiones dadas por la integración de diversos elementos que
además de enriquecerlo también lo trasforman.

¿Cuál es el objeto de la valoración?

Valoramos series documentales. Las series son definidas como el conjunto de
documentos elaborados por uno o varios agentes, los cuales son testimonio continuado
de una o diversas actividades o procesos. (Bonal Zazo, 2013) La serie documental
también puede entenderse como un vestigio, una prueba, un testimonio, una evidencia y
es precisamente ese carácter, el que le otorga su carácter documental, continuado,
repetitivo y por lo tanto seriado. Es el resultado de un proceso y queda registrado en un
expediente, con lo cual se repite a lo largo del tiempo.

Selección + Disposición + Eliminación =Valoración