INSTITUTO TÉCNICO

“INCOS BENI”

CARRERA: SECRETARIADO EJECUTIVO

SISTEMA DE ARCHIVO GEOGRAFICO PARA EL LOGRO

DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES EN LA
DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACION DEL
BENI

Proyecto de Grado para optar el título profesional de Técnico Superior en la

carrera de Secretariado Ejecutivo

POSTULANTE
Delmira Rita Guasebe Tamo

TUTOR
Tec. Yascarita Sánchez Moriba

Trinidad – Beni – Bolivia 2021

INTRODUCCION
CAPITULO I: ASPECTOS METODOLOGICOS
1.1 TEMA
SISTEMA DE ARCHIVO GEOGRAFICO PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS
INSTITUCIONALES EN LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN
DEL BENI, EN LA CIUDAD DE TRINIDAD.
1.2. DIAGNOSTICO
1.2. 1. MARCO CONTEXUAL DE LA EMPRESA / INSTITUCION
ANTECEDENTES
En la década de los años 80, el Gobierno Nacional en su afán de impulsar la
educación en el país, organizo el Servicio Educativo, en los distritos y zonas
escolares; conformado así las jefatura escolares que se componían de un jefe y de
los inspectores escolares necesarios que dependen de los técnicos
administrativos de la Dirección Nacional de Educación, en ese entonces los jefes
de distritos eran designados por el ministerio del ramo, con el único requisito de
poseer título profesional docente o por invitación pública.
No se cuenta con datos exactos sobre el inicio de las funciones de la jefatura
escolar, en ese entonces Dirección Departamental de Educación y posteriormente
se le llamo Servicio Departamental de Educación que el Art.2° párrafo VI Inc. b),
del Decreto Supremo 25060 del 2 de junio de 1998 crea los Servicios
Departamentales como estructura operativa de las Prefecturas de los
Departamentos encargados de administrar regiones específicas, con competencia
de enlace Departamental, establece que sus atribuciones y funciones deberán ser
determinadas, en caso, mediante Decreto Supremo.
En el marco de la Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia del Art.
Nro. 77 establece que la educación constituye una función suprema y de primera
responsabilidad financiera del Estado Plurinacional, que tiene la obligación
indeclinable de sostenerla, garantizarla y gestionarla.
De acuerdo al Parágrafo I del Artículo 72 de la Ley N° 070, de 20 de diciembre de
2010, de la Educación “Avelino Siñani – Elizardo Pérez”, establece que el Estado
a través del Ministerio de Educación ejerce tuición sobre la administración y
gestión del Sistema Educativo Plurinacional.
Asimismo, el Artículo 76 de esta misma Ley N° 070, determina que la estructura y
organización de la administración y gestión del Sistema Educativo Plurinacional se
constituye en el Nivel Central, Nivel Departamental y Nivel Autonómico.
La citada Ley, establece también en su Artículo 78, que el Nivel Departamental de
la gestión de Sistema Educativo Plurinacional está conformado, entre otras, por
las Direcciones Departamentales de Educación – DDE’s, como entidades
descentralizadas del Ministerio de Educación.
Por tanto, la Dirección Departamental de Educación del Beni, “D.D.E. – Beni” es
una entidad pública descentralizada dependiente del Ministerio de Educación y se
constituye en persona jurídica de derecho público, con patrimonio propio y
autonomía de gestión administrativa, financiera, legal y técnica, con sede en la
ciudad de Trinidad capital del Departamento y competencia a nivel departamental
sobre la administración y gestión de la educación.
Es en este sentido que es promulgado el Decreto Supremo Nº 0813 de
09/03/2011, con objeto de reglamentar la estructura, composición y funciones de
las Direcciones Departamentales de Educación.
UBICACIÓN GEOGRÁFICA
La Dirección Departamental de Educación del Beni, se encuentra ubicada en el
centro de la cuidad a una cuadra de la plaza José Ballivian, en la Av. Sucre Esq.
Nicolás Suarez, frente a la Unidad Educativa Nicolás Suarez y Colegio Amerinst
con el Tel: 346-24590 Tel: 346-22226 - Fax: 346-21261 y su correo Email:
soporte@ddebeni.edu.bo.
MISIÓN
Administrar, diseñar, implementar y ejecutar políticas y estrategias en la educación
pública, privada y de convenio, promoviendo el acceso y permanencia de la
educación, desde la infancia en familia comunitaria, niños y niñas, adolescentes,
jóvenes y adultos; en los subsistemas de educación regular, educación alternativa
y especial y educación superior con ejercicio pleno de derechos y obligaciones a
través de una curricular regionalizada, con la participación de los actores sociales
educativos para potenciar el desarrollo técnico, tecnológico y productivo,
construyendo una sociedad con principios y valores, sin discriminación.
VISIÓN
La Dirección Departamental de Educación del Beni, involucra y compromete a
todos los actores sociales y educativos, al desarrollo de una educación pública
productiva, técnica tecnológica, acorde al contexto sociocultural; promoviendo el
desarrollo humano desde la infancia en familia comunitaria, niños, niñas,
adolescentes, jóvenes y adultos; en los subsistemas de educación regular,
educación alternativa y especial y educación superior, en el marco de la
interculturalidad, interculturalidad y plurilingüismo, formando una sociedad con
principios y valores morales, espirituales y culturales; sin exclusión, con enfoques
de equidad de género; construyendo una sociedad digna, igualitaria para vivir
bien.
Para el cumplimiento de estas atribuciones, la DDE-BENI realiza sus actividades
en todo el Beni con una dirección departamental, tres subdirecciones, catorces
oficinas distritales,926 educativas públicas, de convenio y privadas, centros de
educación alternativas 115 y 7 en educación superior
OBJETIVO INSTITUCIONAL
Cumplir y hacer cumplir las políticas y normas educativas emitidas por el ministerio
de educación y dirigir las acciones orientadas a la implementación de la ley de
educación N° 070 “Avelino Siñani-Elizardo Pérez”
ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LA ENTIDAD
Prestar servicio al personal en el ámbito educativo; maestros, estudiantes,
técnicos nivel medio superior, etc. Con el fin de poder realizar trámites,
legalizaciones, denuncias, titulaciones y otros. Con el fin de emitir los instructivos,
circulares, memorándum, comunicados a los distritos de nuestro departamento,
Garantizando la atención empática y con responsabilidad de sus funcionarios y la
de sus superiores.
Organizar eventos académicos, educativos, deportivos, informáticos,
talleres, seminarios, etc. Asistiendo a actos cívicos, conmemoraciones,
reconocimientos, etc.
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL (ANEXO 1)
1.DIRECTOR DEPARTAMENTAL
SECRETARIA
2. SUBDIRECCION DE EDUCACION ALTERNATIVA Y ESPECIAL
SECRETARIA
3.SUBDIRECCION DE EDUCACION SUPERIOR DE FORMACIÓN
PROFESIONAL
SECRETARIA
4.SUBDIRECCION DE EDUCACION REGULAR
SECRETARIA
5. UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
SECRETARIA

1.2 TRANSPARENCIA
SECRETARIA
FORMACION TECNICA Y TECNOLOGICA
PERSONAL DE SERVICIO

1.2.2. ANALISIS DE LA REALIDAD (ANEXO 2)

A través del análisis FODA se ha logrado identificar los aspectos positivos y
negativos de la realidad institucional de LA Dirección Departamental de Educación
del Beni, los cuales se reflejan a continuación:
FORTALEZA

 Cumple con las medidas de bioseguridad en este tiempo de pandemia.

 Registro de documentos recibidos y despachados
 Prevalece la confianza y el respeto entre funcionarios.
 Promueve la unificación, coordinación y el orden.
 Cuenta con buena infraestructura, con espacios adecuados para cada
funcionario.
 Realiza eventos y/o seminarios talleres sea presencial o virtual con el fin de
fortalecer el sistema educativo.
 Aporte de los practicantes, en prestar servicios de acuerdo a las necesidades
en la Dirección Departamental de Educación.

OPORTUNIDADES

 Utilizar los medios de comunicación y redes sociales a favor de la DDE-BENI

 Acceder a cursos de capacitación y Convenios interinstitucionales entre
instituciones para las prácticas laborales de estudiantes de institutos, técnicos
y tecnológicos.

DEBILIDADES

 Bajas médicas
 Documentos dispersados
 Entrega de documentación a otras unidades de manera retrasada.
 Falta de materiales de escritorio (folder, papel bond)
 Receso en el horario del almuerzo en corto tiempo.
 Uniforme no establecido como institución.
 Falta de orientación en las funciones de cada oficina.
 No cuenta con personal de mensajería para despacho y recojo de
documentos para todas las subdirecciones de la institución.
 No existe un sistema de archivo manual, ordenado de acuerdo a cada
naturaleza de documentos y aplicando la gestión documental.
  No cuenta con una agenda de registro de citas importantes o contactos que
se realizan durante la jornada.

AMENAZAS

 Pandemia covid 19.

 Perdida de documentación
 Pérdida de tiempo en la búsqueda de la documentación.
 Desorden total en los archivos.
 Denuncias de centros educativos regular, alternativo, y especial.
 Desorientación al público usuario.
 Desorientación para encontrar, ubicar las oficinas.
JUSTIFICACION
La razón que motivó la realización del presente trabajo, se basa
fundamentalmente en la necesidad que tiene Dirección Departamental de
Educación del Beni, de llevar a cabo, un proceso de organización de su archivo de
gestión y la optimización del flujo documental que genera y recibe la institución;
debido al crecimiento que experimenta la entidad y el incremento de la cantidad de
documentos que se moviliza diariamente, presenta un conjunto de falencias que
están llegando a restar eficiencia a su gestión administrativa.
La institución produce gran volumen de documentos como resultado de las
decisiones y manejo administrativo; pero cuando estos no son debidamente
organizados, su administración es bastante complicada y compleja, la cual
produce cuantiosas pérdidas de información.
La implementación de un sistema de archivo, aportara en la facilidad de dar con el
documento de manera directa sin contratiempos en su búsqueda, para lograr que
el documento no se extravié o quede desordenado, aplicando los tipos y ciclos de
archivística la cual se clasificaran y organizaran de acuerdo a su etapa.
El presente proyecto de grado se realiza con la finalidad de solucionar la
deficiencia que existe en el manejo de la información, implementando un sistema
de archivo manual que permita las medidas de control adecuadas para asegurar el
logro de las metas del sistema y la protección de la información.
Es por ello que tenemos que conocer la legislación archivística boliviana, las fases
del ciclo vital de los documentos, así como otras normas que rigen el sistema
archivístico.
El Estado ha generado una serie de normas para la regulación y la administración
de los archivos administrativos. La Ley 1178 de Control Fiscal, los cuales regulan
los sistemas de Administración y Control de los Recursos del Estado, obliga a las
instituciones a diseñar estrategias y mecanismos para generar, transmitir,
preservar, accesibilidad y difundir información oficial antes, durante y después de
la ejecución de los actos administrativos.
Se han aprobado las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa,
y el Reglamento Común de Procedimientos del Poder Ejecutivo (RCP), que
establece la obligatoriedad de normar y regular el tratamiento de correspondencia,
regular el flujo documental, implantar el plan de archivo para la documentación
activa y establecer el Archivo Central para la documentación inactiva.
La Ley SAFCO, establece la obligatoriedad de organizar la documentación activa
de los Ministerios del Poder Ejecutivo, mediante la implantación de sistemas de
recepción, control, normalización y reglamentación de la documentación activa,
instruyendo la obligación de establecer archivos centrales y bibliotecas en estas
instituciones. Este instrumento normativo se convierte en una alternativa para
organismos de carácter público y privado para organizar los archivos de gestión,
con la posibilidad de normalizar las tareas de gestión documental, imprescindibles
para cualquier tipo de institución y cumplir con las responsabilidades de control
fiscal y legal y la toma de decisiones.
1.3. PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA TECNICO /
TECNOLOGICO
1.4.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Dirección Departamental de Educación no ha llevado a cabo un proceso de
organización adecuado en sus archivos; por lo que al transcurrir los días la
documentación se fue acumulando casi sin el debido orden y dispersa por las
diferentes reparticiones de la institución, ocasionando que exista, perdida de
documentos y difícil acceso y ubicación de estos al momento de ser requeridos
por los usuarios internos
Actualmente, debido al crecimiento acelerado que tiene la Institución, la
generación de documentos se incrementó en forma considerable; lo que, sumado
a la falta de personal capacitado en procedimientos archivísticos; está
ocasionando que se presente deficiencias en los procedimientos de seguimiento,
control, recuperación y acceso a la información.
Además, impide la normalización y el flujo regular de los documentos, hace que
crezca la masa documental por la duplicidad de documentos o por la repetición de
trámites, crea controversias entre las unidades por la documentación extraviada,
etc.
Todos estos problemas, según el diagnóstico preliminar realizado, tienen como
causa común a la deficiente organización y la falta de un sistema de
correspondencia que efectivice el flujo documental en el archivo de gestión, para
manejo del archivo de gestión de la Dirección Departamental de Educación con
lineamientos claros que normen y orienten los procedimientos archivísticos para el
correcto tratamiento de la documentación que recibe y genera la institución.
1.4.2. FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Por qué es necesario implementar un sistema de Archivo Geográfico para el
logro de los objetivos institucionales en la Dirección Departamental de Educación
del Beni, en la ciudad de Trinidad?
1.4. OBJETIVOS
1.4.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar un Sistema de Archivo Geográfico, para el logro de los objetivos
institucionales, en la Dirección Departamental de Educación del Beni, en la ciudad
de Trinidad.

1.4.2. OBJETIVO ESPECIFICO

 Establecer los contenidos teóricos referentes al sistema de Archivo

Geográfico y los logros institucionales.
 Determinar las características institucionales de la DDE-Beni, en cuanto a la
Organización de Archivos.
 Diseñar los parámetros de un Sistema Geográfico de Archivo

1.5. ENFOQUE METOLOGICO

CUANTITATIVO
Examinamos la realidad en la Dirección Departamental de Educación del Beni,
cual su debilidad más sobresaliente es donde no aplican un sistema y modelo para
administrar, organizar, clasificar los archivos mediante las etapas y ciclos de los
documentos.
CUALITATIVO
Mediante los conocimientos sobre los estudios de archivística y gestión de
documentos, aplicamos las características sobre la clasificación de los
documentos que manejan en la Dirección Departamental de Educación del Beni.
1.5.1. TIPO DE PROYECTO
Este proyecto de grado, tiende a dar solución a una problemática con la propuesta
para el mejoramiento en la administración de los archivos de la Dirección
Departamental de Educación del Beni, mediante el proceso de la práctica
empresarial, de acuerdo a la necesidad y debilidad de la institución.
Es una investigación Explorativa donde se pudo estudiar e identificar la
problemática con una investigación donde aplicamos las herramientas como ser
entrevista, guía de observación, encuesta y análisis foda. Así mismo donde se
implementó la organización y clasificación de documentos en base a los tipos y
ciclos vitales de la información que se utilizó en la Dirección Departamental de
Educación del Beni.
1.5.2. POBLACION Y MUESTRA (ANEXO 4)
En la Dirección Departamental de Educación del Beni, son 48 funcionarios que
realizan el trabajado funcional de la institución, cual se conforma en 4 direcciones,
Dirección Departamental, Subdirección de Educación alternativa y especial,
Subdirección de Educación Regular, Subdirección de Educación superior, así
mismo cuenta con 8 secretaria en las diferentes oficinas.
Donde la entrevista, la guía de observación, la encuesta se logró realizar a 4
funcionarios de la oficina de la Dirección Departamental, obteniendo la información
necesaria para lograr especificar las debilidades y fortalezas que obtiene la
institución.
1.5.3. METODOS Y TECNICAS DE INVESTIGACION
METODO:
 Observación
 Deductivo
TECNICAS DE INVESTIGACION:
 Guía de entrevista
 Encuesta
 Análisis FODA
 Árbol del problema
 Libro diario; agenda, nota de apunte

CAPITULO II: MARCO TEORICO CONCEPTUAL

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados entre si para lograr un
mismo objetivo. Los components de Sistema son:

 Entradas: Datos, información, insumos que ingresan al sistema.

 Procesos: Cambios que se producen a las entradas para generar salidas,
resultados del sistema.
 Salidas: Resultados de los procesos realizados en el sistema

1. ¿Qué es un sistema de archivos?

Un sistema de archivos es el sistema de almacenamiento de un dispositivo de

memoria, que estructura y organiza la escritura, búsqueda, lectura,
almacenamiento, edición y eliminación de archivos de una manera concreta. El
objetivo principal de esta organización es que el usuario pueda identificar los
archivos sin lugar a error y acceder a ellos lo más rápido posible. Los sistemas
de archivos también otorgan a los archivos, entre otras, las siguientes
características:

 Convenciones para nombrar a los archivos

 Atributos de archivo
 Control(es) de acceso

Asimismo, los sistemas de archivos son un componente operativo importante, ya

que actúan como una interfaz entre el sistema operativo y todos los dispositivos
conectados al equipo (internos y externos, como las memorias USB).

Para instalar un sistema de archivos, hay que formatear el soporte de datos. Los

medios de almacenamiento que se comercializan ya vienen formateados. En el
pasado, era común que el propio usuario tuviera que configurar los nuevos
soportes de datos para almacenar y administrar los archivos.

¿Qué es un sistema de archivo Geográfico?

Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que

residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto,
para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones,
estados, ciudades, provincias, etc.

Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se

usan guías divisionarias a cinco cortes en cuyas pestañas se anotan los nombres
geográficos en el orden de su división política: nación, estado, ciudad, pueblo, etc.;
ordenadas alfabéticamente, o bien, por los apellidos y nombres de los interesados
en los asuntos, empleando siempre juegos de guías y en una distribución
alfabética dentro de cada lugar.

En tales condiciones el sistema es puramente geográfico, o una combinación del

geográfico con el alfabético de nombres de personas físicas o morales, o asuntos.
Este sistema de Archivos, es directo si se contrae a los lugares geográficos en
ordenamiento estrictamente alfabéticos; pero requiere del catálogo si hay que
determinar, por los apellidos y nombres personas o instituciones y por asuntos, el
lugar en que radican. La alfabetización se hace siguiendo la regla general de la
materia.

Gestión de documentos. -
Además de ser la persona que recibe y gestiona la correspondencia de su jefe, una
secretaria escribe, lee, responde y archiva la mayoría de las cartas, notificaciones,
memorandos y correos electrónicos de su empleador.
A tal fin, conviene que maneje ciertas aplicaciones de software que le permitan
preparar con mayor agilidad y rapidez tales documentos.
La especificidad de esas competencias dependerá del tipo de trabajo que sea
requerido en el área en el que se desempeñe.
La secretaria maneja la base de datos de contactos de su jefe y archiva la
correspondencia escrita, así como las actas de asamblea y otros documentos de
interés dentro de la oficina.
Es la secretaria la que normalmente toma nota de los asuntos tratados en
reuniones importantes.
Manejo de información sensible (interna y externa). -
Entre las funciones que distinguen a una buena secretaria figura manejar
adecuada y eficientemente toda información sumamente importante para la
operación de la empresa o institución en la que trabaja.
Por ejemplo, debe tener el control de los documentos legales que pueden ser
requeridos por instancias gubernamentales en cualquier momento.
También puede tener acceso a información del entorno o de cualquiera de los
actores relacionados con la empresa. Esta información debe ser gestionada de
forma discreta, eficiente y oportuna.
Organización de la oficina. -
La secretaria debe operar y mantener en operación los equipos y el mobiliario de la
oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles, archivadores,
entre otros.
Es quien lleva el control del inventario de insumos y equipos de oficina. También
mantiene en orden los sistemas de archivos físicos y electrónicos, de tal modo de
que la información esté fácilmente disponible para cuando se requiera.
La secretaria debe tener su espacio de trabajo limpio y organizado, puesto que
suele ser de las primeras cosas que ven las personas ajenas a la empresa al
entrar en sus instalaciones.
Elaboración de presentaciones. -
Normalmente un ejecutivo debe presentar sus reportes en forma de
presentaciones que resuman y jerarquicen la información. Para esta tarea suele
pedir ayuda a su secretaria.
La persona que esté en la secretaría deberá velar porque la información que allí
aparezca refleje correctamente los datos que su jefe desea compartir.
También deberá estar atenta de que sea una presentación libre de errores
ortográficos y que vaya acorde con la identidad gráfica de la empresa.
Vigilancia administrativa. -
También es responsabilidad de una secretaria estar pendiente de que se cumplan
las políticas y los procedimientos necesarios para cuidar los bienes de la empresa
o institución en la que se desempeña.
De acuerdo con el nivel jerárquico de su jefe, la secretaria puede validar la
exactitud de los datos que reflejen el detalle de las operaciones presupuestales.
Una secretaria debe ocuparse del control de gestión y la correcta administración de
los recursos dentro de la oficina.
Organización de desplazamientos. -
Si el jefe necesita viajar mucho por asuntos laborales, la secretaria tendrá como
función organizar todo lo referente al desplazamiento. Desde la adquisición de
billetes de tren o avión, la reserva del hospedaje o la contratación de un chófer o
guía local.
Comunicación con otros departamentos. -
En muchos casos, la secretaria se encarga de distribuir o recibir información de
otros departamentos antes de que pasen por su jefe. Con ello, evita una
sobrecarga de trabajo a su superior, ya que puede sintetizar las necesidades más
importantes y las que requieren más urgencia.
La secretaria virtual. -
Con el auge de los trabajos en línea, surge la figura de las secretarias online o
asistentes virtuales.
Estas secretarias hacen la mayoría de las tareas antes descritas, pero de forma
remota. En estos casos, las secretarias cobran sus servicios por hora o por
proyecto.
Tareas o actividades específicas que se realizan en la profesión
Descongestiona al ejecutivo de tareas administrativas y operativas. Para ello:
Organiza el trabajo de la oficina y maneja adecuadamente los *recursos utilizados
en el desarrollo de sus actividades.
Prepara calendarios de trabajo.
Organiza la agenda en coordinación con el jefe, concertando y confirmando citas,
coordinando reuniones y viajes.
Clasifica, ordena, codifica y archiva documentos.
Redacta reportes y documentos en base a una idea planteada por su superior.
Realiza correcciones ortográficas y gramaticales de la documentación a producir.
Digita en computador toda clase de documentos como cartas, memorándum, etc,
corrige, elimina y realiza compaginaciones obteniendo documentos de óptima
presentación haciendo uso de *editores de textos.
Elabora y traduce documentos en idioma extranjero.
Atiende y distribuye llamadas telefónicas.
Lleva a cabo la recepción, distribución, reproducción, manipulación y envío de
documentación e información vía Fax y correo electrónico.
Organiza la correspondencia a ser enviada y también la recibida, de acuerdo a
normas establecidas.
Almacena, recupera e imprime en forma computacional, información y registros de
la empresa.
Hace uso de trabajo en red e Internet.
Confecciona formularios de pagos de *imposiciones y declaración de impuestos.
Asegura la preservación de los documentos y lleva control de los archivos.
Maneja un sistema de control y seguridad de la información confidencial.
Planifica la eliminación y disposición de la documentación obsoleta e inactiva.
Opera el computador y organiza *archivos, *directorios, copia, borra, cambia de
nombre y da *formato a discos, utilizando *Sistema Operativo Windows.
Arma, modifica e imprime diferentes hojas de trabajo, ya sea de información
*financiera, de información *estadística, plantillas de cálculos *contables,
información de ventas y compras, etc., haciendo uso de *Excel.
A solicitud de su superior elabora informes, respecto de hechos o situaciones
producidas dentro y fuera de la empresa.
Atiende y da buen servicio a clientes.
Realiza actividades comunicacionales y de *relaciones públicas, manteniendo una
comunicación fluida con otras organizaciones que se relacionan con la empresa.
Desarrolla eventos y certámenes respetando un protocolo y diplomacia.
Prepara presentaciones visuales haciendo uso de *software.
Archivística. -
Mundet define a la archivística como: “el estudio teórico y práctico de los
principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los
archivos”.
Este concepto considera, tanto el archivo como tal, como el nivel de importancia
que tiene el documento como parte integrante de éste. Ya sea a las instituciones
productoras o a los ciudadanos.
La finalidad de la archivística según Mundet, es el almacenamiento de la
información y la recuperación para su uso. Le otorga un tono humano al decir que
ésta debe estar al servicio de la sociedad, ofreciendo la información.
El Reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la
Nación de Colombia, el cual expresa: "Archivo es uno o más conjuntos de
documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de
su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o
información para la persona o Institución que los produce, para los ciudadanos o
para servir de fuente de historia".
Antonia Heredia dice: “archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual
sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión,
conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información
para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de
fuentes de historia.”
Archivo. -
Conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o
institución, pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de
cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se
conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e información,
por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores.
Otra definición que encontramos en el Diccionario de Terminología Archivística
nos expresa lo siguiente: Denominamos archivo al conjunto orgánico de
documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en cualquier
soporte, incluidos los informáticos.
En esta definición podemos destacar su característica de conjunto orgánico, es
decir, los documentos son el resultado de un proceso natural fruto siempre de
unas funciones, en el caso que nos ocupa de unas funciones administrativas
encaminadas al servicio público.
Se entiende el espacio físico donde se conservan los documentos y la oficina en
donde se organizan para ponerlos al alcance de los ciudadanos y de la propia
institución.
Archivo central. -
Es el lugar donde se conservan los documentos transferidos desde los diferentes
archivos de gestión de las distintas unidades, oficinas regionales y las
reparticiones que dependen de ellas, una vez que han finalizado su trámite y
cuando la consulta es poco frecuente.
Dentro del ciclo vital de los documentos el archivo central es la instancia que
coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión.
Archivo de gestión. -
Mundet dice documentos en fase de tramitación, así como los de uso frecuente
para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo
directo de las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido como
archivo de oficina.”
Diccionario de terminología archivística. Madrid, Dirección de Archivos Estatales,
1995.
Documentos de archivo. -
Documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de tipo material o formal. Es por ello que
decimos que los documentos son testimonio material de un hecho o un acto que
realizan, en el tema de interés que nos ocupa las oficinas municipales, como
consecuencia de las funciones que tienen encomendadas por una normativa
jurídica.
Valor de los documentos. -
Los documentos tienen un valor propio, desde el momento de su creación, ya que
han sido elaborados con un fin determinado, este valor, es conocido como valor
primario. Por otro lado, el documento tiene un valor secundario, que va a
determinarse por el uso que se pueda dar a los mismos posteriormente, este valor
puede ser de tipo histórico o cultural. En el valor secundario los documentos no
prescriben.
Antonia Heredia define los valores de los documentos de la siguiente manera: “el
valor primario es aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual se ha
producido, valor secundario que obedece a las otras motivaciones que no son
propias de la finalidad del documento”.
Por otro lado, Cruz Mundet hace referencia al valor de los documentos
expresando que éstos, poseen un valor primario desde de su creación, ya que su
principal objetivo será el plasmar la información de determinadas actividades. La
información plasmada de manera escrita en un documento, como derivado de una
actividad administrativa, se le conoce como valor administrativo o valor primario.
Con el tiempo este valor va perdiendo fuerza, desde el punto de vista
administrativo, va comportándose como un valor paralelo, el cual puede ser
informativo, legal, jurídico, probatorio, entre otros. Estos documentos tienen
diferentes plazos de vencimiento que varían en pocos años, para algunos
documentos, mientras que otros pueden ser imprescriptible.
Antonia Heredia. ¿Qué es archivo?
Cruz Mundet, José Ramón. Manual de archivística. 2da. Ed. Madrid, fundación
Germán Sánchez Ruipérez: Pirámide, 1994.
Habiendo cumplido ya con un plazo determinado en el proceso administrativo, el
documento va adquirir un nuevo valor de vital importancia, que con el tiempo se irá
desarrollando, el cual será utilizado como fuente para futuras investigaciones de
tipo histórica y para la labor cultural. Este valor se le conoce como valor
secundario o valor histórico.
Gestión de documentos. -
El Diccionario de Terminología Archivística editado por el Consejo Internacional de
Archivos define el término Gestión de Documentos como un aspecto de la
administración general relacionado con la búsqueda de la economía y eficacia en
la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos.
Dicho de manera más clara es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a
lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por
parte de las administraciones.
Ciclo de vida de los documentos. -
La información registrada tiene una vida similar a la de un organismo vivo, en el
sentido que nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere
(fase de conservación histórica o eliminación.
James B. Rhoad ha establecido que un programa completo debe estructurarse en
fases representativas del ciclo de vida de los documentos:
Fase de creación de documentos: Se estudiará el diseño de los formularios, la
preparación y la gestión de la correspondencia, el desarrollo de sistemas de
gestión de la información y la aplicación de las modernas tecnologías a estos
procesos.
Fase de mantenimiento y uso de los documentos: En esta fase se desarrollará un
completo sistema de archivos y recuperación de los documentos, gestión de
archivos de oficina, desarrollo y mantenimiento de programas de documentos
esenciales y de planificación contra desastres, creación de archivos intermedios y
aplicación de sistemas de análisis, automatización y reprografía a estos procesos.
Fase de disposición de los documentos (conservación o eliminación): incluye la
identificación y descripción de las series, desarrollo de cuadros de valoración con
el fin de eliminar o transferir los documentos al Archivo Histórico.
La normativa de 1989, de amplia base científica, declara de utilidad y necesidad
nacionales a las documentaciones públicas y define su carácter de acuerdo al
ciclo vital del documento. Con esta norma se reconocen en Bolivia tres edades del
documento:
Activa: Las que se producen diariamente y se encuentran en uso actual para el
cumplimiento de las funciones y actividades de las entidades.
Inactiva: Las que han ingresado en receso, no siendo ya necesarias para el uso
administrativo y son transferidas a los archivos centrales.
Suele emplearse con frecuencia el término “semi - activa” que no es otra cosa que
una denominación de la documentación que ingresaron en receso es decir en
inactividad.
Permanente: Las que ya han sido transferidas a los archivos públicos por haberse
reconocido su valor para la investigación científica.
Documentos fiscales Documentos legales que pueden formar parte de una historia
laboral, de un contrato, de un proceso.
Expediente
Es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente
y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas
a ejecutar. El diccionario de terminología archivística define expediente como
unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y
funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Los
expedientes incluyen diferentes tipos documentales, así nos encontraremos con
instancias, informes, certificaciones, acuerdos, etc. Estos documentos se
denominan esenciales o de contenido esencial.
Transferencia documental
Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al
histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas". Es el
procedimiento mediante el cual se hace el traslado controlado de los documentos.
Actividad administrativa
Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites reglada por las normas de
procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se
materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones
asignadas.
Administración de archivos
Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la: planeación,
dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios
de todos los archivos de una institución.
Clasificación documental
Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada
agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura
orgánico-funcional de la entidad. Niveles de descripción
Fondo Conjunto
de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la
estructura de un organismo (institución), en el ejercicio de sus competencias.
Sección
Es la subdivisión orgánica/funcional del subfondo, que corresponden a sub
divisiones administrativas (oficinas o áreas específicas) que originan series
documentales.
Sub sección Subdivisión de la sección
en función de la estructura orgánica se entiende como organismo productor cada
unidad orgánica-funcional de las oficinas.
Serie documental
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
Sub serie documental
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, se jerarquizan
e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales
que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto
CAPITULO III: PROPUESTA DE INNOVACION O SOLUCION DEL PROBLEMA
3.1. ESTRUCTURA GENERAL DE LA PROPUESTA
Implementar el sistema de archivo en los documentos para su organización e
identificación en el acceso rápido de la información, facilitando su ordenamiento y
búsqueda eficiente y eficaz de los documentos.
3.1.1. OBJETIVO GENERAL
Aplicar un sistema de archivo documental, para facilitar la búsqueda e
identificación de la información de los documentos en el proceso de la gestión en
la institución de la Dirección Departamental de Educación del Beni, donde los
archivos se clasifican mediante los ciclos y etapas documentales.
3.1.2. PLAN DE ACCION
OBJETIVO: mejorar el sistema de archivo mediante su organización y
clasificación de documentos en la Dirección Departamental de Educación del
Beni
N° ACTIVIDADES TAREAS RESPONSABLES RECURSOS
1 Realizar un Identificar los Delmira Rita  Block de nota
diagnóstico de documentos no Guasebe Tamo  Agenda
los documentos registrados y  Lapicero
no registrados y hacer la  Folder
perdidos. observación  Clic
correspondiente.
2 Organizar los  Seleccionar Delmira Rita  Folder
archivos los Guasebe Tamo  Hoja de papel
mediante un documentos boom
sistema para de acuerdo a  Lapiceros
facilitar la su naturaleza  Lápiz
identificación y organizarlo  Clic
de los mediante el  Pestañas de
documentos. sistema de identificación
archivos que  Engrampadora
aplicaremos  Perforadora
 Archivar los  Resaltador
documentos  Tijera
de acuerdo al  Registro de
sistema de nota
aplicación y a  Separador de
la fases del carpeta
ciclo vital.
3 Capacitar a la  Realizar un Delmira Rita Materiales del
secretaria en la cronograma Guasebe Tamo tema
oficina para obtener Archivador
aplicando el el tiempo en Nota de apunte
método de la poder elaborar Lapicero
práctica del y enseñar el Folder
sistema de manejo del Separador de
archivo de sistema de carpeta
manejo en los archivo. Resaltador
documentos.  Poner en
práctica todos
los
conocimientos
 que se le
transmitió a la
secretaria.

3.1.3. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS

RECURSOS HUMANOS
 Personal coordinador del proyecto
 Personal secretaria de la Dirección Departamental de Educación del Beni
RECURSOS MATERIALES
 Libro
 Hojas
 Lapiceros
 Carpetas
 Folder
 Marcadores
 Resaltadores
 Materiales del tema
3.1.4. RESULTADOS ESPERADOS E IMPACTO SOCIAL
De esa manera en la aplicación del sistema de archivo en la Dirección
Departamental de Educación del Beni, se pueda facilitar y dar con el acceso
rápido de los documentos que se solicitan para los tramites y otros. que la
secretaria logre conocer el manejo de archiveo y organizar los documentos en el
sistema que aplicaremos en la práctica de la capacitación personal.
El impacto que se logrará, que podrán reactivar el método de este sistema para
recuperar documentos e información de validez para una institución tan prestigiosa
en los conocimientos de los tramites que realizar en las labores diarias.
3.2. CRONOGRAMA DE TRABAJO
1. Inicio de la práctica laboral, 6 de mayo del 2021
2. Proceso de observación personal en la institución, del lunes 10 a 14 de
mayo
3. Diagnosticar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de la
D.D.E. – BENI, 17 y 18 de mayo.
4. Requerir la información; antecedentes, misión y visión, objetivo institucional
y organigrama de la D.D.E. – BENI.
3.3. PRESUPUESTO
ACTIVIDAD MATERIALES CANTIDAD COSTO COSTO
UNITARI TOTAL
O
Gestión y mantenimiento de folder 100 2 200
documentos fastenes 50 1 50

Eliminación y Conservación Cajas de 10 5 50

de Documentos cartones 12 1 12
Bolsas
Diagnosticar los Block de nota 1 8 8
documentos no registrado y Agenda 1 45 45
perdidos Lapicero 1 35 35
Clic 3 8 24
Verificar como está Cuaderno 1 25 25
organizado las gestión de Bolígrafo 1 6 6
archivo Regla 1 10 10

3.4. PLAN OPERATIVO DE PROYECTO

ACCION TAREAS/ RESULTADOS EQUIPO/RECURSOS RESPONSABLE

ACTIVIDADES ESPERADOS MATERIALES

Determinar Elaboración del Tener reunión Computadora Delmira Rita

las acciones plan de acción con director de Data show Guasebe Tamo
que de diseño e la DDE- Beni
permitan la innovación de Pedro Tanaca
puesta en documentos Lens
marcha del
proyecto
Involucrar a Diseñar y Que todos Salón auditorio Delmira Rita
todo el elaborar los obtengan el Refrigerio Guasebe Tamo
personal en talleres de mayor Computadora
general que innovación conocimientos Data show
sea participe acerca de la
del proyecto innovación
Fortalecer la Realizar el Que se cumplan Cuaderno de registro Delmira Rita
exploración seguimiento y a cabalidad lo Bolígrafo Guasebe Tamo
de los las acciones del planificado Celular
intereses proyecto
personal de
DDE – Beni
Definir Reunión del Mayor Salón de auditorio Delmira Rita
estrategias equipo de la conocimiento Computadora Guasebe Tamo
de dirección y las acerca del
seguimiento subdirección y proyecto
y evaluación áreas de
 trabajo

CAPITULO IV: RESULTADOS ESPERADOS

Alcanzar los objetivos trazado que puedan mejorar en los documentos de gestión
de archivos y que exista mayor control en la entrega y salida de la documentación
de la Dirección Departamental De Educación Del Beni
CAPITULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
Mediante el transcurro de la implementación de la practica existieron algunos
problemas en el manejo de los archivos y documentos, por la cual aplicamos los
conocimientos de archivística y organización de archivos de acuerdo a su
clasificación y tipo de documentos, que se logró ordenar y organizar de manera
oportuna en el periodo de la practica laboral siendo una de las necesidades para
la institución aplicar este método de sistema de archivo.
1.3. RECOMENDACIONES
Implementar los conocimientos de organización y administración de documentos
para ejecutar en las labores y funciones de secretaria, para el sistema de archivo
pueda ser unos de los accesos mas solicitados y utilizados en el transcurso de las
siguientes gestiones para la institución de la Dirección Departamental de
Educación del Beni.
FUENTES DE INFORMACION Y BIBLIOGRAFIA
 https://www.123test.com/es/profesiones/profesion-secretario-ejecutivo/
 https://secretarias.pe/2020/09/14/el-nuevo-perfil-de-las-secretarias-
ejecutivas/
 https://secretarias.pe/2020/09/14/secretaria-ejecutiva-perfil-habilidades-
necesarias-y-funciones/
 https://secretarias.pe/2021/06/07/el-rol-de-las-secretarias-para-el-exito-
empresarial/
 https://www.123test.com/es/profesiones/profesion-secretario-ejecutivo/
 https://neuvoo.es/neuvooPedia/es/secretario-ejecutivo/
 https://www.nosequeestudiar.net/carreras/secretariado-ejecutivo/por-que-
estudiar-secretariado-ejecutivo/

Cultura Dinero (2015). Las 4 funciones principales de la secretaria. Recuperado

de: comofuncionaque.com

Pymex (2016). Funciones y responsabilidades de la Secretaria Administrativa.

Recuperado de: pymex.pe
Windermere, Anna (s/f). ¿Cuáles son las funciones de una secretaria como
asistente de un gerente? Recuperado de: pyme.lavoztx.com

https://www.lifeder.com/funciones-secretaria/.

https://www.mi-carrera.com/es/index.php/talento/ver/id/464/secretariado-ejecutivo

CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de Tratamiento de Archivos

Administrativos. Madrid, España: Dirección de Archivos Estatales, 1992.
CUBA QUISPE, Simón. Manual de gestión Documental y Administración de
Archivos. La Paz, Bolivia, 2011.
CRUZ MUNDET, José Ramón. Archívese: Los documentos del poder, el poder de
los documentos. Madrid, España. Alianza, 1999.
CRUZ MUNDET, José Ramón. La gestión de documentos en las organizaciones /
Madrid: Ediciones Pirámide, 2006.
CRUZ MUNDET, José Ramón. Información y documentación administrativa.
Segunda Edición. Madrid: Editorial Tecnos, 2006
DUPLA DEL MORAL, Ana. Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Madrid,
España.: Marcial Pons, 1997
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. Sevilla.
Diputación Provincial de Sevilla, España. 1988.
HEREDIA HERRERA, Antonia. ¿Qué es archivo?. Asturias: Ediciones Trea, 2007.
OPORTO ORDOÑEZ, Luis. Archivos y Archivistas. La Paz, 1990. MUSEF.
RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivo en los
sistemas de la gestión de documentos y archivo en los sistemas nacionales de
información. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia, 1995.
VÁZQUEZ, Manuel. Administración de documentos y archivos: planteos para el
Siglo XXI.1ed.-Buenos Aires: Alfagrama, 2004.
ANEXOS
 ANEXO 1
ORGANIGRAMA

DIRECCION
DEPARTAMENTAL
DE EDUCACION

RELACIONES AUXILIAR
PUBLICAS SECRETARIA

GABINETE CHOFER MENSAJERO

PSICOLOGOSOCIAL

ASESORIA ASISTENTE
SECRETARIA
JURIDICA JURIDICO

TRANSPARENCIA AUXILIAR

SUBDIRECCION DE SUBDIRECCION DE SUBDIRECCION DE

EDUCACION SUBDIRECCION DE
EDUCACION EDUCACION EDUCACION SUPERIOR
REGULAR ALTERNATIVA Y SUPERIOS
ESPECIAL

FUENTE: DE ELABORACION PROPIA

 ANEXO 2
DOCUMENTO DE ANALISIS FODA

FORTALEZA OPORTUNIDAD
 Cumple con las medidas de  Utilizar los medios de
bioseguridad en este tiempo de comunicación y redes sociales a
pandemia. favor de la DDE-BENI.
 Registro de documentos recibidos  Acceder a cursos de capacitación
y despachados y Convenios interinstitucionales
 Prevalece la confianza y el respeto entre instituciones para las
entre funcionarios. prácticas laborales de estudiantes
 Promueve la unificación, de institutos, técnicos y
coordinación y el orden. tecnológicos.
 Cuenta con buena infraestructura,
con espacios adecuados para
cada funcionario.
 Realiza eventos y/o seminarios
talleres sea presencial o virtual con
el fin de fortalecer el sistema
educativo.
 Aporte de los practicantes, en
prestar servicios de acuerdo a las
necesidades en la Dirección
Departamental de Educación.

DEBILIDAD AMENAZA
 Bajas médicas  Pandemia covid 19.
 Documentos dispersados  Perdida de documentación
 Entrega de documentación a otras  Pérdida de tiempo en la búsqueda
unidades de manera retrasada. de la documentación.
 Falta de materiales de escritorio  Desorden total en los archivos.
(folder, papel bond)  Denuncias de centros educativos
 Receso en el horario del almuerzo regular, alternativo, y especial.
en corto tiempo.  Desorientación al público usuario.
 No cuenta con personal de  Desorientación para encontrar,
mensajería para despacho y recojo ubicar las oficinas.
de documentos para todas las
subdirecciones de la institución.
 No existe un sistema de archivo
manual, ordenado de acuerdo a
cada naturaleza de documentos y
aplicando la gestión documental.

FUENTE: DE ELABORACION PROPIA

 ANEXO 3
ARBOL DEL PROBLEMA

ACOMODO INADECUADO DE
ACUERDO A SU CLASIFICACION RETRASO EN ORDENAR
GEOGRAFICA LOS DOCUMENTO

DESORGANIZACION DE
LOS ARCHIVOS

PERDIDA DE DOCUMENTACION
DOCUMENTACION DESORDENADA

FUENTE: DE ELABORACION PROPIA

 ANEXO 4
POBLACION Y MUESTRA

DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACION DEL BENI

UNIDAD DE ASUNTOS
ADMINSTRATIVOS

SECRETARÍA

FUNCIONARIOS
SUBDIRECCIONES

FUENTE: DE ELABORACION PROPIA

 ANEXO 5
TABLA ESENCIAL ARCHIVISTICA
Valores Genéricos Valores Prescripción Fases del Tipos de Plazos de
Documental Legal del Valor Ciclo Vital Archivo Conservación
Archivística
PRIMARIOS Administrativo 2 años Activa Gestión 2 años

Fiscal 5 años Activa Gestión 5 años

Legal 10 años Inactiva Central 15 años

SECUNDARIOS Informativo 00 Inactiva Intermedio 35 años

Histórico 00 Permanente Histórico 00