ACTIVIDAD 2 Ensayo Referente A La Organización de Un Evento.

ENSAYO REFERENTE A LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO SOCIAL
MONTAJE
Es la distribución de mesas o tableros y sillas (esqueleto), así como la
colocación de muletón, mantelería, cubertería, cristalería, rótulos identificativos,
papelería, megafonía, sin olvidar materiales, documentación, acreditaciones y
registro, megafonía, imagen y sonido, mobiliario complementario, guardarropa
y cuantas instalaciones fueran necesarias para el desarrollo posterior de un
acto.
El objetivo será siempre brindar a los asistentes y comensales una experiencia

adecuada y confortable que en conjunto con la loza, los blancos del lugar, las
mesas y sillas, logren crear una sensación de armonía que surja como
resultado de la decoración del lugar y temática del evento. Todo esto sumado
al servicio que recibe el comensal serán factores importantes para su
experiencia y no solo del sabor de los alimentos, para así crear una experiencia
más integral en él.
TIPOS DE MONTEJE
Existen diferentes tipos de montajes según las necesidades. La elección de un
montaje u otro dependerá del análisis de factores claves como las dimensiones
del espacio, el número de invitados, la esencia del evento.
Entre los tipos de montaje, destacamos los siguientes:
 Teatro
 Escuela
 Mesa en U
 Mesa en Herradura
 Imperial
 Peine
 Mesas Múltiples
 Concebido para tribunas, ponencias, conferencia, presentaciones y

similares. En el montaje se diferencias dos zonas: la de la presidencia y
la de los asistentes.
La Presidencia ocupará la zona opuesta a la entrada a la sala o zona derecha
según se entra, a ser posible sobre tarima, con una mesa de igual capacidad a
las personas que la ocuparán y con un número de participantes impar, siempre
que ello sea posible. Complementariamente y a razón del tipoi de acto, se
colocará un rótulo identificativo con nombre y cargo (menos cuando se trate de
personas de alto nivel), papelería si fuera necesario, servicio de agua,
megafonía para las personas que vayan a intervenir (independientemente de
que se coloque atril a un lateral), escudo, logo o rótulo de la o las
organizaciones participantes en la parte delantera de la mesa o en la pared del
fondo, banderas (lado izquierdo según se mira las institucionales y a la derecha
las corporativas).
La colocación de la tribuna con número de participantes impares será: el centro
reservado para el anfitrión, la persona de mayor rango o para el moderador,
que será quien presida, a su derecha el homenajeado (si lo hay) o persona por
orden de importancia, después pasaremos de nuevo a la derecha y así
sucesivamente. En el caso de un número de personas par, la presidencia
ocupará de los dos lugares centrales el de la izquierda desde la posición de los
asistentes, a su izquierda el homenajeado o persona de mayor rango y por
último se irán alternado derecha e izquierda.
La zona de asistentes tendrá como único mobiliario las sillas, de ahí la
denominación de montaje en “teatro”. Estableciéndose el orden de precedencia
siguiente: la primera fila será asignada a las personas con mayor nivel y, dentro
de ellas aplicaremos las pautas siguientes: primer asiento lado izquierdo con
pasillo central (según se mira hacia la presidencia) la persona de mayor nivel,
primera silla lado derecho del pasillo central para la segunda, continuando la
colocación de izquierda a derecha.
Cumpleaños o aniversarios cumplir la mayoría de edad, un año más de vida o

un año más de relación suelen ser razones para festejar, recuerda que tu
misión sigue siendo la de generar experiencias memorables en los asistentes.
Algunos aspectos que debes tener en cuenta al momento de organizar y
planificar algún tipo de evento social.
FASES DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Para llevar a cabo adecuadamente un evento virtual o presencial, se sugiere

clasificar en cuatro fases las diferentes actividades a desarrollar, ya que nos
permitirá coordinar de manera organizada las tácticas establecidas y mantener
un mayor control dentro del seguimiento.
Ideación: Que es en donde se concibe el evento y se analiza el objetivo que se
pretende alcanzar a través del mismo. Además se fija la fecha, horario y
cronograma del acto. Así mismo se debe hacer la descripción del acto, es decir
detallar todos y cada uno de los componentes que han de llevarse a cabo.
También se debe definir el número de participantes y definir detalles de
protocolo y seguridad.
Preparación: Es la parte fundamental en la organización de eventos, en
donde se hace el diseño del programa detallado. Se define cuáles serán las
actividades atendidas por la empresa, y cuáles se atenderán a través de
terceros, es decir proveedores; se determinan los desplazamientos que habrán
dentro del evento, los espacios que se utilizarán en el desarrollo del mismo, los
medios materiales, quién o qué empresa atenderá el servicio de alimentos y
bebidas, así mismo se determinará los recursos humanos que se emplearán en
la atención del evento, entre otros.
Ejecución: Es el momento mismo del desarrollo o como lo denominamos en
organización de eventos es el “Momento de la verdad”, puesto que es la etapa
en donde se desarrolla el evento aplicando todo lo que previamente se ha
definido.
Evaluación: Finalmente es la evaluación del evento, esta evaluación nos
ayudará como feedback para saber si se alcanzaron o no los objetivos
planteados, y si el evento tuvo éxito o fracaso, con miras a mejorar en la
calidad de atención de eventos.
Proveedores: Como consecuencia de que a todas luces una empresa que
ofrece servicios de eventos no puede o no le es operativo tener todo tipo de
materiales o realizar todas y cada una de las acciones que contienen un acto,
entrarán a formar parte otras unidades productivas externas.
Programa de un evento: El programa es un documento mediante el cual la
empresa organizadora de un evento comunica a los asistentes el contenido
ordenado de las actividades que se llevarán a cabo.
Al margen de todo lo anteriormente expuesto, y a modo de resumen,
destacamos: Recursos humanos, tecnología, presupuestos, instalaciones y
servicios etc.
BORRADOR QUE SE LLEVARÁ A CABO EL DÍA DEL EVENTO

Hay que considerar que la organización de un acto no tiene un orden
previamente establecido, depende del tipo de evento, lugar, cantidad de
personas, estación del año, entre otras, que se deben considerar a la hora de
la planificación de eventos; lo que si podemos destacar es actividades
secuenciales importantes que deben tomarse en cuenta en todo evento.
Variarán de acuerdo al tipo de evento, referente a los tipos de montaje, en
donde usted podrá identificar las varias formas existentes para hacer un
montaje para eventos, tome en cuenta que siempre se debe aplicar el protocolo
y que este montaje debe ir con las propuestas y necesidades del organizador
del evento.
1. Para elegir el lugar debes definir primero el tipo de evento social que vas
a organizar.
2. Tener en cuenta la capacidad del lugar tanto como de quienes asistirán
al evento, el montaje de las mesas corresponde a la disposición correcta
de todos los utensilios que vayan a ser utilizados por parte del comensal.
3. Decoración uno de los aspectos más valorados y apreciados es la
decoración y ambientación del evento, es una fiesta para niños, es muy
frecuente realizar fiesta con un tema de moda es decir de superhéroes,
caricaturas, eso depende de la edad de los niños, esto también incluye
en la decoración para que la consideres de acuerdo al tema que desees
festejar.
4. Las invitaciones deben incluir fecha, hora, lugar e indicaciones de cómo
llegar, el tipo de celebración y cómo debe ser la vestimenta, debes
aportar la información necesaria para no pasar nada por alto.
5. Servicios nos referimos a lo que se debe contratar para crear la mejor
experiencia para los invitados, ejemplos de servicios son el catering para
niños o contratar a un grupo de músicos, estos deben contratarse
teniendo en mente el tipo de evento social que estás organizando y a los
invitados.
6. La colocación de comensales se debe conocer que este es un tema de
suma importancia a la hora de la atención de un evento, en más de una
ocasión usted en calidad de asistente a un evento no ha sabido cuál es
el lugar en la mesa que le corresponde utilizar.
7. El menú es una parte muy importante en la organización de eventos,
almuerzo es la comida principal del día, la más consistente, los menús
que se ofrecen deben ser sanos, ligeros y se sirven entre las 13 y las 15
horas.
8. Entretenimiento para una fiesta de cumpleaños de niños existen muchas
opciones, los juegos son excelentes, la música o algún show de
payasos, magos.
9. Pastel de cumpleaños se consideró aparte de la comida porque es lo
más importante, la mayoría de las veces el cumpleañero querrá un
pastel, sobre todo si es amante del chocolate, se considera siempre un
pastel decorado, de acuerdo al festejo, en la actualidad también se
cambió el pastel por cup-cakes decorados, que son individuales ya dan
versatilidad al festejo.
10. Para finalizar pensar cuidadosamente en el momento que se haga el
brindis o discurso explicando el motivo de la reunión. (No más de cinco
minutos) ni abrumar a los invitados con chistes fuera de tono o con
expresiones muy solemnes o emotivas.
REFERENCIAS:
 Alcaide Hernández, F. (2007). Retos Tendencias y Oportunidades en el
Sector de los Eventos. Druk Comunicación.
 Allen, J., O`Toole, B. McDonnell, I., Harris, R. (2005) Festival and
Special Events Management. John Wiley&Sons, Inc.
 Arroyo, L. y Yus, M... (2007) Los cien errores de la comunicación de las
organizaciones. Editorial Esic. Madrid: 2007.

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El objetivo será siempre brindar a los asistentes y comensales una experiencia

 Concebido para tribunas, ponencias, conferencia, presentaciones y

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