Gestion de Archivos

Qué es la gestión de archivos?
Según la definición del Consejo Internacional de Archivos, la gestión de archivos es el estudio

teórico práctico de los principios y procedimientos concernientes a las funciones de archivos. En
una definición más amplia, podemos decir que la gestión de archivos está relacionada con la
buena y controlada administración de la información de una organización.
¿Para qué implementamos la gestión de archivos?
Sirve para facilitar el trabajo con la documentación que se produce en la empresa. Cada uno de los
involucrados con los documentos del archivo debe saber qué documentos guardar, cuándo, cómo
y dónde. Así mismo debe saber donde esta la documentación en el momento de necesitarla.
Nos ayuda a tener accesibilidad y transparencia en la información, además de esto también nos
proporciona el intercambio y la reproducción de los recursos, evitando duplicados, información
innecesaria o pérdida de la información.
Podremos mantener viva la memoria de la organización, como dijo Atherton, en 1983: “salvo la
paz permanente, nada podría contribuir más a alcanzar los fines de las sociedades en desarrollo y
hacer éste un mundo mejor para vivir, que una transferencia de información científica y
tecnológica efectiva y de alcance mundial”.
Funciones de la gestión de archivos
Función de la gestión de archivos
La principal función de la gestión de archivos es proporcionar una visión lógica de la organización

de los datos. Entre otras funciones encontramos:
Identificar y localizar un archivo.
Controlar el acceso de varios usuarios a los archivos.
Bloquear el uso de archivos.
Ubicar archivos en bloques libres.
Administrar el espacio libre.
Permitir la transferencia de datos de unos usuarios a otros.
Facilitar a los usuarios la posibilidad de estructurar los archivos de la manera más efectiva.
Para entender mejor la información consignada en este artículo, repasemos algunos conceptos
básicos de la gestión de archivos:
¿Qué es un archivo?
En un grupo de información organizada de la misma clase o que están relacionados entre sí. Éste
se almacena en cualquier computadora y debe identificarse con un nombre.
¿Qué son los directorios?
En los directorios se guardan grupos de información relacionados entre sí, dentro de estos
directorios encontramos otros llamados subcarpetas. Sirven para el mejoramiento organizado de
los archivos.
¿Qué es un campo?
Es el espacio donde se almacena un elemento de datos básico y su valor no cambia. Estos campos
se utilizan como herramientas de identificación. Su longitud varía, puede ser fija o variable.
¿Qué es un registro?
Un registro habla de campos unidos y relacionados entre sí, que representan un mismo conjunto o
unidad de dato.
¿Qué es una base de datos?
Conjunto de datos que pertenecen a un mismo contexto y se almacenan sistemáticamente para su

uso posterior.
Más allá de proteger nuestra información, no solo de gestión, sino de memoria histórica de
nuestra empresa, veamos de manera más detallada la importancia de la gestión de archivos.
¿Qué importancia tiene para mi empresa la gestión de archivos?
Qué importancia tiene para mi empresa la gestión de archivos
Para empezar, es importante que la gestión mantenga algún orden y control sobre los mismos,
siendo este el punto más importante en que se ve involucrada la gestión de archivos, debido a que
en algún momento durante el desarrollo de la actividad comercial, se presentará la necesidad de
recurrir a vieja información, ya sea con el fin de planificar diferentes estrategias, consultar cuáles
son aquellas que han tenido un impacto positivo en el mercado y para hacer diferentes consultas
con el objetivo de mejorar la capacidad de desarrollo de la empresa.
Para finalizar, debemos tener en cuenta que muchas veces se presentan situaciones en las que las
empresas se enfrentan a problemas de tipo legales y fiscales. Si llevamos una adecuada gestión de
archivos, tenemos la plena seguridad de que la información estará disponible en el momento que
la necesitemos, y por tanto, podemos hacerle frente a este tipo de eventualidades, presentando a
tiempo los documentos solicitados por las diferentes entidades.
Gestión de archivos: Conoce las ventajas que puede traerle a tu empresa
ventajas que puede traerle las empresas la gestión de archivo
Siempre es importante tener un sistema de gestión de archivos, aunque a simple vista pareciera
que no es uno de los puntos de mayor importancia para nuestra organización. Sin embargo, es un
beneficio significativo obtener un sistema de esta magnitud, ya que por medio de este todos los
documentos de la empresa estarán controlados y centralizados.
Algunas empresas no solo tienen operaciones dentro del territorio nacional, sino que mantienen
negocios con otros países, en todos los casos es absolutamente necesario contar con un buen
sistema de organización documental que nos facilite las operaciones administrativas, fiscales y
judiciales.
Ante la duda acerca de la implementación de la gestión de archivos, formulamos las siguientes

preguntas que podemos hacernos para resolver nuestra indecisión:
¿Qué información (archivo, documentos) necesitamos para administrar nuestra empresa?
¿Cuál es la mejor forma de almacenar nuestra información?
¿Cuál es la manera más práctica de identificar y recuperar los documentos cuando sea necesario?
¿Somos cuidadosos con nuestros sistemas de información, con nuestros metadatos y con la
clasificación de los documentos?
¿Cuál es el tiempo de almacenamiento que necesita cada clase de información?
¿Qué política empleamos para la destrucción de los documentos que ya no usamos?

¿Cuál sería la consecuencia de una falla en los sistemas que contienen los datos, información y
documentos de la empresa, y cómo hacemos frente a esta situación?
¿Qué tan seguros son nuestros documentos o información importante?
¿Qué tan rápida es nuestra respuesta ante una catástrofe que afecte la información de nuestra
empresa?
¿Estamos seguros de estar cumpliendo con nuestras obligaciones legales y normativas con
respecto a nuestro archivo y la gestión del mismo?
Llegados a este punto, veamos la importancia de un sistema de gestión de archivos en nuestra

organización.
Ventajas de la gestión de archivosVentajas de la gestión de archivos
Evitamos la pérdida de documentos, ya que están seguros en su totalidad en un servidor

documental central.
Evitamos la pérdida del tiempo, debido a que cualquiera que necesite la información puede tener
acceso a ella desde su lugar de trabajo y sin intermediarios.
Mayor acceso a la información de manera segura y estructurada al poder definir diferentes

permisos de acceso a los documentos dentro del sistema de gestión de archivos.
Control de cambios y de revisiones de los documentos.
Captura y extracción de los documentos en papel y la integración al sistema de gestión de archivos

como metadatos.
Registro de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.
Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la
empresa: ERP, CRM, WEB, EMAIL, FAX, etc.
Recuperación de los documentos en formato electrónico y también recuperación de los formatos

en físico.
Fácil distribución mediante los conectores de salida de documentos, permitiéndonos enviar por
Fax, Email, SMS, Correo electrónico, Correo postal, etc.
Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de los documentos. Por ejemplo: Automatiza
el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes de que pase a ser
contabilizada.
Ahorro de costos de la empresa: 1. Ahorramos tiempo para los empleados en las labores de
búsqueda de la documentación. 2. Ahorramos dinero al dejar de usar papel de manera excesiva.
Es posible conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de
manera inmediata.

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¿Para qué implementamos la gestión de archivos?

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Función de la gestión de archivos

La principal función de la gestión de archivos es proporcionar una visión lógica de la organización

Identificar y localizar un archivo.

Controlar el acceso de varios usuarios a los archivos.

Bloquear el uso de archivos.

Ubicar archivos en bloques libres.

Administrar el espacio libre.

Permitir la transferencia de datos de unos usuarios a otros.

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Ante la duda acerca de la implementación de la gestión de archivos, formulamos las siguientes

¿Qué información (archivo, documentos) necesitamos para administrar nuestra empresa?

¿Cuál es la mejor forma de almacenar nuestra información?

¿Cuál es el tiempo de almacenamiento que necesita cada clase de información?

¿Qué política empleamos para la destrucción de los documentos que ya no usamos?

¿Qué tan seguros son nuestros documentos o información importante?

Llegados a este punto, veamos la importancia de un sistema de gestión de archivos en nuestra

Ventajas de la gestión de archivosVentajas de la gestión de archivos

Evitamos la pérdida de documentos, ya que están seguros en su totalidad en un servidor

Mayor acceso a la información de manera segura y estructurada al poder definir diferentes

Control de cambios y de revisiones de los documentos.

Captura y extracción de los documentos en papel y la integración al sistema de gestión de archivos

Registro de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.

Recuperación de los documentos en formato electrónico y también recuperación de los formatos

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