Galeria Del Arte MPP

GALERÍA DEL ARTE MPP
EQUIPO DE CRUZ ROJA BOLIVIANA
GESTIÓN 2021
NOTA ACLARATORIA
El ejemplo de Galería del Arte del MOF es el mismo para el MPP, la diferencia es la relevancia de la
información para analizar funciones versus los procesos y procedimientos, el enfoque cambia en las
preguntas que se realizarán a la persona entrevista, en el primer documento se detonará mayor
Página | enfoque
2 de preguntas relacionadas a las funciones mientras que en el segundo documento se
desarrollará mayores preguntas respectos a los procesos y procedimientos detallando los flujos y
diagramas del cómo funciona y el cómo tiene que funcionar (análisis retrospectivo y análisis
prospectivo).
INSTRUMENTO 1: ANALISIS ORGANIZACIONAL
INSTRUCTIVO
Ustedes están participando en el análisis retrospectivo (o prospectivo) de la “Estructura
Organizacional”. Su contribución es muy importante, por ello se recomienda seguir las instrucciones.
DINÁMICA GRUPAL PARA “ROMPER EL HIELO”: ¿CÓMO ME SIENTO AL INTERIOR DEL
PROYECTO?
Objetivo. Obtener percepciones de los funcionarios de la institución respecto a cultura y clima
organizacional e imagen institucional interna.
Materiales. Papel sábana tamaño pliego y marcadores negros.
Instrucciones. Cada funcionario debe dibujar en un cuarto de papel sábana pliego, su percepción
gráfica de cómo se siente al interior de la institución, para luego proceder a pegar su “percepción
gráfica” en el espacio señalado por los facilitadores. La explicación de los mismos será de carácter
voluntario.
Duración. 30 minutos.
GALERÍA DE ARTE
Objetivo. Obtener percepciones gráficas y escritas de los funcionarios sobre la estructura actual y
futura del Proyecto, en función a los siguientes aspectos relativos a la organización administrativa:
Servicios a los usuarios. Se evalúa fundamentalmente sí:
 Los servicios o bienes que presta el Proyecto han satisfecho las necesidades de los
usuarios internos y externos.
 La cantidad y/o calidad de los servicios que presta el Proyecto cumplen con los parámetros
de medición predeterminados como ser: eficacia en la atención al público usuario,
expresada en términos de tiempo, oportunidad, exactitud, transparencia, etc.; y número y
frecuencia de los reclamos con relación a los servicios que presta.
Procesos. Se analizan los procesos que se llevan a cabo en la institución para satisfacer las
necesidades de sus usuarios internos y externos, estableciendo sí:
 En los procesos se tienen claramente identificados los objetivos para los cuales han sido
diseñados.
 Las actividades u operaciones componentes de cada proceso están correctamente
asignadas a las áreas y unidades organizacionales.
Página | 3  Los resultados esperados de cada proceso son cuantificables y medibles en términos reales.
 Los recursos humanos, materiales y económicos para desarrollar los procesos han sido
correctamente asignados y utilizados.
 Los procesos del Proyecto son eficaces y eficientes y sí se realizan al costo predeterminado.
 Los procesos están formalizados en el Manual de Procesos.
Áreas y unidades organizacionales. Se determina sí la conformación de las áreas y unidades

organizacionales del Proyecto han constituido un medio eficaz y eficiente para el logro de los
objetivos de gestión y estratégicos. En las áreas organizacionales, se analiza sí:
 Están conformadas por unidades cuyas funciones se encuentran relacionadas entre sí y

responden a los procesos establecidos.
 El ámbito de competencia está claramente delimitado.
 En las unidades organizacionales, se evalúa sí:
 Las funciones asignadas responden a los procesos determinados.
 No existe duplicidad o dispersión de funciones.
 Tienen delimitado claramente su ámbito de competencia.
 La unidad está ubicada en el nivel jerárquico que le corresponde, definido por el o los
procesos.
 El grado o tipo de autoridad está claramente establecido.
Canales de comunicación e instancias de coordinación. Se evalúa básicamente sí:
 Están formalmente establecidos.

 Son utilizados en forma eficaz y eficiente facilitando el flujo de información y coordinación
institucional e interinstitucional.
 Se acomodan a las características de información: oportuna, clara, pertinente, verificable y
consistente que requiere el Proyecto.
 Las instancias de coordinación se conforman respetando el conducto regular.
Flexibilidad de la estructura organizacional. Se analiza el grado de flexibilidad de la estructura

organizacional frente a los cambios internos y del entorno y ante contingencias que influyeron en el
logro de los objetivos propuestos por la institución.
Otros aspectos inherentes a la estructura organizacional. Tales como desconcentración de
atribuciones, tramo de control, medios de comunicación, etc.
2.2. Materiales
Papelógrafos para graficar las percepciones sobre la estructura organizacional actual y futura del
Proyecto, proporcionados por los facilitadores.
 Revistas con material gráfico.

Página | 4  Tijeras y pegamento para pegar los gráficos seleccionados.
 Tres formularios para expresar las percepciones sobre el “ES”, el “DEBE SER” y las
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del funcionamiento de la estructura
organizativa del Proyecto.
2.3. Instrucciones
Se conformarán equipos de trabajo compuestos por 5 a 7 integrantes, que trabajaran sobre la
descripción de la realidad actual en los ámbitos establecidos en el objetivo; es decir, el “ES” y el
“DEBE SER” de la estructura organizacional del Proyecto. Cada grupo debe designar un Secretari@
relator.
Los equipos deberán trabajar tomando en cuenta lo establecido en el Plan Estratégico Institucional
de la institución actual; además, sobre los criterios de organización señalados en el presente
instructivo.
Cada equipo debe recortar de las revistas y pegar en los papelógrafos proporcionados, las imágenes
gráficas que mejor reflejen el estado de la actual (“ES”) y futura (“DEBE SER”) estructura de su área
o unidad organizacional, tomando en cuenta los criterios establecidos en el punto 2.1. del presente
instructivo.
Finalizada la fase anterior, deben anotar sus percepciones sobre la actual estructura o el “ES”
(análisis retrospectivo), en el Formulario 1, tomando en cuenta los criterios señalados en el punto
2.1.
Elaborado el “ES”, deben anotar sus percepciones sobre el rediseño de la estructura o el “DEBER
SER” (análisis prospectivo), en el Formulario 2.
Concluida la percepción sobre “EL DEBE SER”, cada equipo de trabajo debe graficar el organigrama
de su área o unidad organizacional en el Formulario 2, utilizando el reverso de la hoja u hojas
adicionales, en caso de ser necesario.
2.4. Duración
Lectura del Instructivo : 5 minutos
Organización del Equipo de Trabajo : 5 minutos
Montaje de la “Galería de Arte” 1 y 2 : 60 minutos
Redacción de percepciones (Formularios 1 y 2) : 15 minutos
Exposición en plenaria de las “Obras de Arte” : 10 minutos por equipo
2.5. Estímulos
El primer equipo que termine su obra de arte, recibirá un estímulo sorpresa de los facilitadores, para
lo cual el equipo que termine primero deberá aplaudir. El resto de los equipos de trabajo recibirán
premios consuelo.
Página | 5
APLICACIÓN DE ENCUESTAS A EJECUTIVOS DEL PROYECTO.
Objetivo. Obtener criterios específicos sobre aspectos relativos a la organización administrativa del
Proyecto.
Materiales. Guía de Entrevista aplicada al personal ejecutivo de la institución. (Formulario 3).
Instrucciones. Las guías de entrevista serán aplicadas en el desarrollo del taller de análisis
organizacional.
FORMULARIO 1: PERCEPCIONES SOBRE EL “ES”

Servicios a los usuarios:
Procesos y procedimientos:
Áreas y unidades organizacionales:
Canales de comunicación e instancias de coordinación:
Flexibilidad de la estructura organizacional:

Otros aspectos inherentes a la estructura organizacional:
Página | 6
Utilizar el reverso de la página u otras si fuera necesario
FORMULARIO 2: PERCEPCIONES SOBRE EL “DEBE SER”

Utilizar el reverso de la página u otras si fuera necesario

Página | 7
FORMULARIO 3: GUIA DE ENTREVISTA PARA EJECUTIVOS DEL PROYECTO

CRITERIOS SOBRE EL “ES” Y EL “DEBE SER”
“ES”:
“DEBE SER”:
“ES”:
“DEBE SER”:
“ES”:
“DEBE SER”:
“ES”:
Página | 8
“DEBE SER”:
“ES”:
“DEBE SER”:
“ES”:
“DEBE SER”:
Página | 9

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Áreas y unidades organizacionales. Se determina sí la conformación de las áreas y unidades

 Están conformadas por unidades cuyas funciones se encuentran relacionadas entre sí y

Canales de comunicación e instancias de coordinación. Se evalúa básicamente sí:

 Están formalmente establecidos.

Flexibilidad de la estructura organizacional. Se analiza el grado de flexibilidad de la estructura

 Revistas con material gráfico.

Materiales. Guía de Entrevista aplicada al personal ejecutivo de la institución. (Formulario 3).

FORMULARIO 1: PERCEPCIONES SOBRE EL “ES”

Áreas y unidades organizacionales:

Canales de comunicación e instancias de coordinación:

Flexibilidad de la estructura organizacional:

Utilizar el reverso de la página u otras si fuera necesario

FORMULARIO 2: PERCEPCIONES SOBRE EL “DEBE SER”

Áreas y unidades organizacionales:

Canales de comunicación e instancias de coordinación:

Flexibilidad de la estructura organizacional:

Otros aspectos inherentes a la estructura organizacional:

Utilizar el reverso de la página u otras si fuera necesario

FORMULARIO 3: GUIA DE ENTREVISTA PARA EJECUTIVOS DEL PROYECTO

Servicios a los usuarios:

Áreas y unidades organizacionales:

Flexibilidad de la estructura organizacional:

Otros aspectos inherentes a la estructura organizacional:

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