Manual Office365 Actualizado ÚltimaVersión

Migración
office 365

Manual de Usuario Técnico Migración Office 365
Elaboró: Ramón Pérez Moraga Aprobó: Sebastián Menares Perez

N° Versión: 1.0
Fecha: 15/05/2017 Fecha:
Elaboro: Juan Carlos Molina Aprobó:
N° Versión: 2.0
Fecha: 10/07/2017 Fecha:
Requerimientos de Instalación Cuenta

O365 y Office 2016
Requerimientos de migración.
- Windows Update: Todos los PC donde se realice la configuración de una cuenta
O365 debe estar actualizado a la fecha, debido a que se requieren parches de
seguridad y calidad para estabilidad y funcionamiento.
Últimos Parches de Seguridad Windows:
\\10.19.61.78\software_academicos\WIN UPDATE
- Instalación de Office 2016: Se debe instalar la última versión de Office 2016 ubicada
en repositorio de SW \\10.19.61.78\, además se deben añadir las últimas
actualizaciones de office de forma manual (parches ubicados en repositorio).
Para equipos con baja performance se recomienda utilizar la versión de 32 Bits
Ubicación Office 2016:

\\10.19.61.78\software_academicos\MICROSOFT\OFFICE_2016_Professional
Ubicación Parches Office 2016:

\\10.19.61.78\software_academicos\Actualizaciones OFF 2016
- Carga de Libreta Manual: Con el archivo CSV que contiene parte de la Libreta de
direcciones (GALmodSM.csv) Nombre, Mail y Anexo. Se debe importar
manualmente luego de migrada la cuenta en el perfil de correo. (Se debe informar
al usuario que al finalizar el proceso de migración se actualizara la libreta de
direcciones, esta libreta es de tipo “temporal”).
P á g i n a 1 | 18

Actualizaciones (WinUpdate)
Proceso de Actualización
Ingresar con Perfil de TI (Soporte Técnico)
Ejecutar -> buscar Actualizaciones (en caso de errores en la búsqueda se debe reintentar)
Descargar e Instalar Actualizaciones detectadas
Finalizado el proceso aparecerá un mensaje indicando el estado del equipo.
P á g i n a 2 | 18

Respaldo Buzón Exchange (Correo)
Crear respaldo de casilla de correo.
Abrir Outlook
Ir a Pestaña Archivo/ Abrir y exportar / Importar o exportar
Seleccionar la opción “Exportar a un archivo” (siguiente)
Seleccionar “Archivo de datos Outlook (.pst)” (siguiente)
P á g i n a 3 | 18

Seleccionar cuenta de usuario (Ej. rperez@udla.cl) (siguiente)
Seleccionar “Examinar”, dar nombre y ubicación al backup, marcar la opción “No

exportar elementos duplicados” (Finalizar)
El proceso requiere de una contraseña antes de realizar el backup, (se sugiere

Udla2017)
P á g i n a 4 | 18

Proceso de Backup (Respaldo)
Finalizado el proceso, quedara el respaldo en una PST (ubicación por defecto Mis
Documentos/Archivos de Outlook)
P á g i n a 5 | 18

Crear Nuevo Perfil (agregar)
Ir a panel de control / Correo / Mostrar perfiles.
Seleccionar “Agregar” dar nombre y guardar (se sugiere el nombre AD ej. jcofre2017)
Dar nombre a perfil nuevo
Marcar “usar siempre este perfil” y seleccionar el perfil creado recientemente.
P á g i n a 6 | 18

Eliminar archivos alojados en la carpeta : (archivos con XML antigua configuracion de
perfil, realizar antes de abrir outlook)
C:\Users\Perfil\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
Configuracion Cuenta O365 (previamente a la ejecucion de

outlook)
Ingresar al portal - portal.office.com – con la cuenta del usuario se debe ingresar al
portal y cambiarla (se recomienda ingresar la misma contraseña AD) (en caso que la
contraseña actual no califique en el portal se recomienda ingresar Udla2017)
P á g i n a 7 | 18

Dentro del portal, se debe seleccionar el app “CORREO” y configurar el idioma y la
zona horaria, esto se debe realizar para que el buzon O365 quede en español en el
outlook del usuario (por default queda en ingles si no se cambia)
Configuracion de Buzon
Buzon Configurado
P á g i n a 8 | 18

Configuracion de cuenta O365 en Outlook
Iniciar cliente Outlook 2016 (siguiente)
Marcar Opción “SI” (siguiente)
Detectada la cuenta, continuar (siguiente)
P á g i n a 9 | 18

Durante el proceso de búsqueda solicitara las credenciales del correo ingresar cuenta
o365 y contraseña ingresada en el portal office. Ingresar, aceptar.
Finalizado el proceso de configuración en Outlook.
Finalizado el proceso de configuracion outlook, se inicializa quedando la cuenta

configurada.
P á g i n a 10 | 18

Importación de archivo .pst (backup)
ejecutar Outlook e ir a la pestaña Archivo / Abrir y exportar / Importar o Exportar e
importar el archivo que respaldamos.
Seleccionar “Importar desde otro programa o archivo”
P á g i n a 11 | 18

Seleccionar “Archivo de Datos Outlook”
Buscar la ruta en que se guardó el backup -> Examinar y seleccionar luego dejar
marcada la opción “No Importar documentos duplicados” y siguiente.
Solicitará la clave que se ingresó a la PST en el proceso de Exportación
Nota: se recomienda no cargar el backup directo en el buzón de la cuenta O365, debido

al consumo que provoca al importar datos a la cuenta directamente provoca un freeze
en Outlook. (se recomienda volcar el respaldo en un PST Local y solo dejar la última
semana en el nuevo buzón O365).
P á g i n a 12 | 18

Importación de GAL (Lista de direcciones - Temporal)
Carga manual de libreta archivo (GALmodSM.csv)
Archivo / Abrir y exportar / Importar o Exportar
Seleccionar “Importar desde otro programa o archivo”
Seleccionar “Valores Separados por comas” -> siguiente
Buscar la ubicación del archivo CSV, seleccionar “No importar elementos duplicados”
luego siguiente.
P á g i n a 13 | 18

Seleccionamos “contactos” (de la cuenta O365) y luego siguiente.
Nos aparece le cuadro de importación, donde se deben asignar los valores

manualmente arrastrando hasta los campos que serán visualizados.
Tickear checkbox “Importar “GALmodSM.csv en la carpeta: Contactos””
Asignación de Valores en Campos personalizados.
P á g i n a 14 | 18

Arrastramos de izquierda a derecha hacia los campos.
Valor: NAME Campo: Nombre
Valor: PHONE Campo: Teléfono del Trabajo
P á g i n a 15 | 18

Valor: PrimarySmtpAddress Campo: Email Address
Cargados los campos, se debe finalizar
Comienzo de importación de libreta.
P á g i n a 16 | 18

Al finalizar la carga, los contactos aparecerán en el cliente Outlook y portal office.
Se deben configurar los contactos de manera que se mantengan a la vista del usuario
modificando las opciones.
Abrir Libreta, seleccionar Herramientas luego opciones
P á g i n a 17 | 18

Modificar el orden de visualización y dejar como predeterminado los contactos
temporales.
Una vez configurada la visualización, el usuario al buscar un contacto no tendrá

problemas de agenda. (se debe informar al usuario que este es un tema “temporal” que
será normalizado una vez finalizado el proceso completo).
Se debe realizar una prueba de EYR (Envió y Recepción) desde la cuenta O365 a
Encargados. (con esto se valida el funcionamiento)
P á g i n a 18 | 18

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Ubicación Office 2016:

Ubicación Parches Office 2016:

Descargar e Instalar Actualizaciones detectadas

Finalizado el proceso aparecerá un mensaje indicando el estado del equipo.

Ir a Pestaña Archivo/ Abrir y exportar / Importar o exportar

Seleccionar la opción “Exportar a un archivo” (siguiente)

Seleccionar “Archivo de datos Outlook (.pst)” (siguiente)

Seleccionar “Examinar”, dar nombre y ubicación al backup, marcar la opción “No

El proceso requiere de una contraseña antes de realizar el backup, (se sugiere

Dar nombre a perfil nuevo

Marcar “usar siempre este perfil” y seleccionar el perfil creado recientemente.

Configuracion Cuenta O365 (previamente a la ejecucion de

Marcar Opción “SI” (siguiente)

Detectada la cuenta, continuar (siguiente)

Finalizado el proceso de configuración en Outlook.

Finalizado el proceso de configuracion outlook, se inicializa quedando la cuenta

Seleccionar “Importar desde otro programa o archivo”

Solicitará la clave que se ingresó a la PST en el proceso de Exportación

Nota: se recomienda no cargar el backup directo en el buzón de la cuenta O365, debido

Archivo / Abrir y exportar / Importar o Exportar

Seleccionar “Importar desde otro programa o archivo”

Seleccionar “Valores Separados por comas” -> siguiente

Nos aparece le cuadro de importación, donde se deben asignar los valores

Tickear checkbox “Importar “GALmodSM.csv en la carpeta: Contactos””

Asignación de Valores en Campos personalizados.

Valor: NAME Campo: Nombre

Valor: PHONE Campo: Teléfono del Trabajo

Cargados los campos, se debe finalizar

Comienzo de importación de libreta.

Abrir Libreta, seleccionar Herramientas luego opciones

Una vez configurada la visualización, el usuario al buscar un contacto no tendrá

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