Procedimiento para El Tratamiento de Los Pqrs
Procedimiento para El Tratamiento de Los Pqrs
Procedimiento para El Tratamiento de Los Pqrs
1. Objetivo
Brindar las disposiciones establecidas por la organización, en lo relacionado al tratamiento de las peticiones,
quejas, reclamos, sugerencias y denuncias relacionados con los servicios ofrecidos por la Cámara de
Comercio de Santa Marta para el Magdalena.
2. Alcance
El presente procedimiento aplica para todas las peticiones, quejas y reclamos en adelante PQR, y
Sugerencias y Denuncias relacionadas con los diferentes servicios ofrecidos por la Cámara de Comercio de
Santa Marta para el Magdalena, desde su presentación y/o radicación, hasta la respectiva respuesta y cierre
de la misma.
De igual manera, el procedimiento es aplicable a toda consulta y/o reclamo relacionado con la protección de
datos personales.
3. Responsable
4. Generalidades
4.1. Principios
La gestión para el tratamiento de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias llevadas a cabo
por la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena, se rigen bajo los siguientes principios:
• Accesibilidad: El proceso de tratamiento de las PQR y sugerencias será fácilmente accesible para todos
los usuarios. Estará disponible la información sobre los detalles de realización y resolución de las quejas
o reclamos.
• Eficacia (Respuesta Oportuna): La recepción de cada PQR será reconocida de manera inmediata a
través del radicado de la misma y serán tratadas garantizando los tiempos de respuestas establecidos por
la organización. Para el caso de las sugerencias, estas serán puestas en consideración por la entidad de
acuerdo con los tiempos establecidos para tal fin.
Código: RG-PC-15
PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS Y/O SUGERENCIAS Versión: 7
• Objetividad: Cada PQR y sugerencia será tratada de manera equitativa, objetiva e imparcial.
• Visibilidad: La información acerca de cómo y dónde reclamar será conocida por los usuarios y clientes.
• Asesoría: Son todas aquellas respuestas a las solicitudes de información, orientación, instrucciones,
guía, etc., realizadas a la CCSM por sus usuarios y/o clientes relacionadas con los servicios ofrecidos por
esta. La asesoría tiene como elemento esencial la interacción en tiempo real con el usuario y/ o cliente,
ya sea de manera presencial, vía chat o por teléfono.
• Cliente: Son todos aquellos usuarios que ya han tenido experiencias con los productos o servicios de la
CCSM y como han obtenido buenos resultados, regresan para adquirirlo nuevamente.
• Denuncia: Es la manifestación expresa mediante la cual se pone en conocimiento una situación ilegal o
irregular de una actuación de la entidad o sus funcionarios.
• Petición: Es todo requerimiento que demanda una acción y que se encuentre enmarcada dentro del
Derecho de Petición consagrado en la Ley 1755 de 2015, en la cual se dictan las disposiciones generales
que regulan el ejercicio de este derecho.
Así mismo una petición es el derecho que puede ejercer toda persona ante la CCSM, de obtener un
parecer, dictamen o consejo, en relación con el Registro Mercantil, el Registro Único de Proponentes,
el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro y los demás registros delegados en el artículo 166 del
Decreto Ley 019 de 2012 y en general los que versen sobre las funciones legales de las Cámaras de
Comercio en Colombia.
Son ejemplos de derecho de petición, las solicitudes de información presentadas por entidades públicas
sobre personas o nombres inscritos o no inscritos en los registros públicos, de copias, certificados
históricos, peticiones de información sobre inscritos no determinados, tipos de personas, ubicación o
actividad.
• Promesa De Valor: Es el conjunto de servicios y sus elementos diferenciadores, que ofrece la CCSM en
beneficio de los empresarios de Santa Marta y el Magdalena.
• Reclamo: Comunicación verbal o escrita, mediante la cual se presenta una exigencia de los derechos del
cliente y/o usuario relacionado con la deficiente o inadecuada prestación de los servicios que se presta
por parte de la organización.
• Recursos: Son los medios de impugnación con que cuentan los administrados frente a los actos
definitivos expedidos por las autoridades administrativas, con el objeto de que sean revisados,
modificados, adicionados, aclarados o revocados.
• Satisfacción Del Cliente CCSM: Percepción del cliente sobre el grado en que se cumplen las promesas
de valor ofrecidas por la CCSM.
• Servicio Al Cliente CCSM: Es el conjunto de acciones que buscan que nuestros usuarios vivan de
manera integral una experiencia agradable en la obtención del servicio o producto que necesitan en el
momento justo, con las especificaciones normativas y de calidad requeridas, y con el sello de calidez
humana que caracteriza a la CCSM como entidad, brindando valor agregado para asegurar la
permanencia y lealtad de los clientes.
• Sugerencia: Es una recomendación realizada a la CCSM por un usuario o cliente, con el ánimo de
contribuir a mejorar el servicio.
4.3. POLÍTICAS
El documento estará disponible para la consulta de los interesados en los siguientes medios:
La CCSM dentro de su sistema de gestión al cliente y usuario y/o para cualquier persona interesada, dispone
de los siguientes canales como medio para presentar un PQR o una sugerencia:
• Página web
• Línea telefónica.
• Presencial a través del CAE y sedes de la CCSM.
• Página web.
• Línea telefónica.
• Buzón de sugerencia ubicado en las instalaciones de las sedes de la entidad.
• Página web.
• Presencial a través del CAE y sedes de la CCSM.
• En caso de que sea una petición: La recibe por parte de un peticionario, a través de los canales
previstos para tales fines, comprometiéndose a través de su radicado y en virtud de lo consagrado en el
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en la ley 1755 de 2015 y al
principio de Enfoque al Cliente previsto en el presente procedimiento, a darle el respectivo trámite para su
respuesta.
• En caso de que sea un queja o reclamo: La recibe por parte de un usuario o cliente, a través de los
canales previstos para tales fines, comprometiéndose a través de su radicado, y en virtud de los principios
de Enfoque al Cliente y de Objetividad, previstos en el presente procedimiento, a darle el respectivo
trámite para su respuesta.
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Etapa Nro.2: Análisis, Preparación, Emisión y Gestión y Trámite Externo de la respuesta al PQR:
• En caso de que sea una petición: La analiza detalladamente, prepara el contenido y envía la respectiva
respuesta al usuario.
• En caso de sea una queja o reclamo: La analiza detalladamente, determina el responsable, investiga
las causas que le dieron origen, prepara el contenido y envía la respectiva respuesta al cliente o usuario.
Así mismo, es la etapa en la cual la CCSM determina si adicional al comunicado de respuesta adelanta
otro tipo de acciones para reparar la insatisfacción manifestada, si es del caso.
• En caso de que sea una petición: Verifica y se asegura de que todas las peticiones recibidas han sido
respondidas, identifica que respuestas no fueron recibidas por el peticionario y, realiza la publicación en
su sitio web y en las carteleras de acceso al público durante el tiempo establecido para tales fines.
• En caso de sea una queja o reclamo: La analiza para identificar las acciones correctivas y preventivas
que conduzcan a la mejora continua y satisfacción del usuario o cliente.
La gestión para el tratamiento de las sugerencias se realiza a través del buzón de sugerencias, el cual, de
manera periódica es aperturado para analizar todas las observaciones y/o retroalimentaciones en pos de la
mejora que el cliente o usuario haya identificado para la entidad.
La CCSM haciendo buen uso de su criterio de análisis, determinará la conveniencia de aplicación de las
sugerencias recibidas.
Serán analizadas objetivamente y se investigan las causas que originaron la denuncia, ésta será confidencial,
el usuario obtendrá una respuesta sobre su denuncia.
Nota: En el informe de seguimiento de los estados de PQRS, publicados en nuestra página web, con la
finalidad que los usuarios puedan saber su estado, aparecerán así: pendiente y resuelto.
Todas las PQRS recibidas deberán ser respondidas al peticionario, usuario o cliente, según sea el caso, en el
término máximo a continuación relacionado:
Para los casos de las peticiones que exigen la preparación de una respuesta con unas especificaciones
especiales y que en algunos casos requiera un tiempo superior al arriba señalado, el responsable de dar dicha
respuesta deberá antes del vencimiento del tiempo, comunicarle al cliente, usuario o peticionario esta
situación y proceder lo antes posible a enviar la respectiva respuesta a la petición presentada, lo anterior, en
los términos establecidos en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 y demás normas que lo complementen,
sustituyan o modifiquen.
5. Flujograma de Operaciones
Tiempo de
Ítem Actividades Responsable
Ejecución
Recibir y Radicar el PQR Asesor
Especializado
1. Una vez recibido el PQR, de manera inmediata es radicado en 5 – 20 Minutos
el Sistema de Gestión Documental de acuerdo con su medio y Coordinador de
forma de presentación: Sede
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4. Objeto de la petición.
1755/2015).
5.2. Procedimiento para el análisis, preparación, emisión y gestión trámite de la respuesta al PQR
Tiempo de
Ítem Actividades Responsable
Ejecución
Analizar el contenido de la PQR. Director de
Registros
Para las peticiones: Delegados y VUE
* Se analiza detalladamente el contenido y dependiendo de esta Jefe de
1. se prepara y emite la respuesta. Operaciones 1 – 2 Horas
Registrales y VUE
* Una vez emitida la respuesta de la Petición ésta deberá ser
enviada al peticionario de acuerdo con el medio por el cual la Responsable de
presentó. No obstante, esta respuesta también se puede dar por Proceso o
medio diferente si así lo manifiesta el peticionario. Servicio
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Involucrado
Físico (Correo Postal)
Abogado de
Se radica la respuesta de la petición en Gestión documental, Registro
para que ellos procedan con el respectivo envío al peticionario.
Asesor RUP, RNT
Virtual (Correo Electrónico) y RUNEOL
Tiempo de
Ítem Actividades Responsable
Ejecución
Confirmar la recepción de la petición:
Cerrar la PQR
Responsable de
Una vez recibida la confirmación de entrega, se da por cerrada Proceso o
la petición, queja o reclamo. Servicio
2. Involucrado 5 – 20 Minutos
Para el caso de las peticiones que se evidencie que no han sido
entregadas al peticionario o no han sido recibidas por este, se Generalista
debe realizar la publicación en el sitio web de la entidad y/o Documental
en las carteleras de acceso al público.
Monitorear la PQR
Asesor
3. Se debe monitorear que la petición haya sido efectivamente 5 – 20 Minutos
Especializado
respondida y enviada al peticionario dentro del tiempo en
eficiencia operativa.
6. Registros
Identificación Almacenamiento
Lugar y Tiempo de Protección Recuperación Disposición
Código Registro
medio Retención
Carpeta- Atención
N/A Volante de sugerencias 10 años Cronológico Eliminar
Físico Empresarial
Formato devolución de Carpeta Virtual
RG-FR-01 10 años Contabilidad Cronológico Eliminar
dinero y Física
Formato de presentación Archivo de Gestión Código del
RG-FR-09 10 años Eliminar
de peticiones Gestión y Documental Documento
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Digital
Formato para la
Gestión
RG-FR-10 presentación de solicitud Físico/Digital 10 años Cronológico Eliminar
Documental
de revocatoria directa
7. Registro de modificaciones
4.3.4. Del estado Se les cambia el nombre a los estados del trámite, además se
de los PQR. le agrega una nota.
4.3.5. De los
plazos de
5 10/07/2020 Se le adiciona soporte técnico y se le agrega una nota.
respuesta de los
PQRS
5.1. Procedimiento Actividad No 1, se adiciona la norma bajo la cual se debe
para el recibo, proceder.
radicación y
Actividad No. 2, se cambian los nombres de los responsables
gestión y tramite
de la misma forma que el numeral 3 y se le adiciona texto
interna de un PQR
aclaratorio.
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5.2. Procedimiento
para el análisis,
preparación,
Modificación en los nombres de los responsables.
emisión y gestión
tramite de la
respuesta al PQR
5.3. Procedimiento
para el control,
En el ítem No. 5, se simplifica la descripción.
monitoreo y cierre
de PQR.
4.3.3.5 De los
plazos de
respuesta de los Se elimina la nota de revisión del instructivo Sistema de
PQRS Peticiones Verbales.
6 21/09/2020
5.3. Procedimiento
para el control, En el ítem No. 2, se adiciona un responsable.
monitoreo y cierre
de PQR